Projektverwaltung

KUMAVISION project365 Real Estate erweitert die Projektverwaltung der KUMAVISION project365 um Funktionen für die Entwicklung, Kalkulation, Vermarktung und Abrechnung von Immobilienprojekten.

Die Projektverwaltung umfasst insbesondere:

• Projektvorlagen
• Arbeitspakete
• Projektanlage
• Objektzuordnung
• Projektstrukturplan
• Objektkalkulation
• Verteilungsfunktionen

Projektvorlage

In der Immobilienentwicklung wird häufig die DIN 276 als Grundlage für Kalkulationen und Budgetüberwachung verwendet.

Aus diesem Grund empfiehlt sich die Verwendung einer Projektvorlage, deren Struktur auf den Kostengruppen der DIN 276 basiert.

Standardmäßig stellt KUMAVISION entsprechende Projektvorlagen per Datenimport bereit.

Vorsteuerseparierung in der Projektvorlage

Über die Projektvorlage kann vorgegeben werden, ob Vorsteuerbeträge für daraus erstellte Projekte auf separate Arbeitspakete umgebucht werden.

Feld	Beschreibung
Abzugsfähige Vorsteuer auf separate Arbeitspakete buchen	Steuert die Vorsteuerseparierung. Nein: Es erfolgt keine separate Umbuchung. Ja - Nettomodell: Der relevante Vorsteuerbetrag wird nachgelagert auf das am ursprünglichen Arbeitspaket hinterlegte Vorsteuer-Arbeitspaket umgebucht.
Umbuchungen für abzugsfähige Vorsteuer aggregieren	Legt fest, ob gleichartige Projektposten bei der Umbuchung zusammengefasst werden.

Die Einstellungen werden bei der Anlage eines Projekts aus der Projektvorlage übernommen und können anschließend auf dem Projekt geändert werden.

Verwendung der Arbeitspakete

Die einzelnen Kostengruppen werden über Arbeitspakete abgebildet.

Diese Arbeitspakete dienen insbesondere zur:

• Budgetierung
• Kostenerfassung
• Stundenbuchung
• Anzahlungsverarbeitung
• Projektbewertung

Die spätere Abrechnung erfolgt über Erlös-PSP-Zeilen und die zugeordneten Objekte.

Arbeitspaketstamm

Die in Projektvorlagen und Projektstrukturplänen verwendeten Arbeitspakete werden zentral im Arbeitspaketstamm verwaltet.

Zusätzliche Felder

Feld	Beschreibung
Vorgabe Budgetzeilenart	Standardwert für neu angelegte Budgetzeilen
Vorgabe Budgetzeilennr.	Standardnummer für neue Budgetzeilen
Zusatzerlöse	Freies Informationsfeld
Aufwandskontoart und -nr.	Standardkonto für Einkaufs- und Finanzbuchungszeilen
Arbeitspaket für abzugsfähige Vorsteuer	Gibt das Arbeitspaket an, auf das der zu separierende Vorsteuerbetrag umgebucht wird. Das Feld ist für jedes Arbeitspaket zu pflegen, dessen Vorsteuerbeträge im Nettomodell getrennt ausgewiesen werden sollen.

Note

Die Aufwandskontoart ist fest auf Sachkonto eingestellt.

Projektanlage

Neue Projekte können manuell oder über den Projektassistenten angelegt werden (siehe Projektverwaltung).

Zusätzlich zu den Standardfunktionen von KUMAVISION project365 stehen weitere Felder für Immobilienprojekte zur Verfügung (siehe Projektverwaltung).

Allgemein

Feld	Beschreibung
Verkaufsbeschreibung	Beschreibung für den Vertriebsprozess
Vertriebsstatus	Aktueller Vertriebsstatus
Anzahl Objekte	Anzahl der dem Projekt zugeordneten Objekte (siehe "Objekte einem Projekt zuordnen“)

Immobilien

Feld	Beschreibung
Verteilungsart	Projektintern oder projektübergreifend
Berechnungsgrundlage Verteilungsschlüssel	Grundlage der Kostenverteilung (siehe "Verteilungsschlüssel")
Berechnung Verteilungsschlüssel inkl. Gewerblich	Berücksichtigung gewerblicher Objekte
Verteilung aktiv	Aktiviert die projektinterne Verteilung
Sicherheitsleistung	Legt fest, welche Sicherheitsleistung bei der Erstellung von Verkaufsanzahlungsrechnungen verwendet wird. <leer>: Es wird keine Prüfung der Sicherheitsleistung durchgeführt. Bürgschaften: Es greifen die bestehenden Bürgschaftsprüfungen für Verkaufsanzahlungsrechnungen. Bürgschaft/Einbehalt: Zunächst werden die bestehenden Bürgschaftsprüfungen durchgeführt. Liegt bei der ersten Anzahlungsrechnung keine ausreichende Bürgschaft vor, wird automatisch ein Einbehalt auf Basis des Gesamtkaufpreises ermittelt, erfasst und gebucht. Höhe und Berechnungsgrundlage des Einbehalts werden über die entsprechenden Felder in der Debitoren & Verkauf Einrichtung gesteuert.
Abzugsfähige Vorsteuer auf separate Arbeitspakete buchen	Steuert die Vorsteuerseparierung für das Projekt. Nein: keine separate Umbuchung. Ja - Nettomodell: Umbuchung auf separate Arbeitspakete.
Umbuchungen für abzugsfähige Vorsteuer aggregieren	Fasst bei der Umbuchung Projektposten mit übereinstimmenden Merkmalen zusammen.
Vorgabe Mindestmarge %	Standardmarge zur Verkaufspreisermittlung

Note

Vererbung auf Objekte: Die am Projekt hinterlegte Sicherheitsleistung dient als Vorgabe für die zugeordneten Objekte. Ist am Objekt Sicherheitsleistung = Projektstandard eingestellt, wird die am Projekt hinterlegte Einstellung für die Verarbeitung der Verkaufsanzahlungsrechnungen verwendet.

Note

Die Funktion „Archivieren abgeschlossener Projekte“ steht innerhalb von project365 Real Estate nicht zur Verfügung.

Objekte einem Projekt zuordnen

Objekte können einem Projekt auf mehreren Wegen zugeordnet werden.

Zuordnung über die Projektkarte

Über die Funktion Objekte zuordnen können bestehende Objekte dem Projekt hinzugefügt werden.

Zuordnung über die Objektliste

Mehrere Objekte können gleichzeitig markiert und über die Funktion In Projekt übernehmen einem Projekt zugeordnet werden.

Projektobjekteinheiten

Nach der Zuordnung werden die Objekte in den Projektobjekteinheiten angezeigt.

Von dort können:

• Stammdaten eingesehen werden
• Objektkarten geöffnet werden
• Projektbeziehungen verwaltet werden

Adressübernahme

Bei der Zuordnung übernimmt das System automatisch die Projektlieferadresse.

Falls keine Projektlieferadresse vorhanden ist, wird die Verkauf-an-Adresse des Projektes verwendet.

Bautenstand für Objekte pflegen

Der Bautenstand der einem Projekt zugeordneten Objekte kann zentral über die Projektkarte gepflegt werden.
Dadurch muss der Bautenstand nicht für jedes Objekt einzeln über die jeweilige Objektkarte erfasst werden.

Die Funktion wird über folgenden Pfad aufgerufen:
Projektkarte > Start > Bautenstand für Objekte pflegen

Nach dem Aufruf werden die dem Projekt zugeordneten Objekte in einer Matrix mit dem jeweiligen Bautenstand angezeigt.
Innerhalb der Übersicht können die Objekte ausgewählt werden, für die ein gemeinsamer Bautenstand erfasst oder geändert werden soll.

Bautenstand erfassen

Je Bautenstand werden die zugehörigen Angaben, beispielsweise der erreichte Baufortschritt und das entsprechende Datum, erfasst.

Nach Bestätigung der Eingabe überträgt das System den Bautenstand auf alle ausgewählten Objekte und aktualisiert automatisch die verfügbaren Anzahlungspläne.

Important

Bereits vorhandene Bautenstandseinträge der ausgewählten Objekte sollten vor der Übernahme geprüft werden.

Verwendung

Die Funktion eignet sich insbesondere, wenn mehrere Objekte eines Projekts gleichzeitig denselben Baufortschritt erreichen.
Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:

• Fertigstellung des Rohbaus
• Herstellung der Dachflächen und Dachrinnen
• Abschluss der Rohinstallation
• Fertigstellung des Innenputzes
• Fertigstellung des Estrichs
• Bezugsfertige Herstellung
• Vollständige Fertigstellung

Die zentrale Pflege reduziert den Erfassungsaufwand und stellt sicher, dass der Bautenstand für die betroffenen Objekte einheitlich dokumentiert wird.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan bildet die zentrale Planungsebene eines Projekts.

Zusätzlich zu den Standardfeldern siehe Projektplanung stehen folgende Felder zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Keine Verteilung	Schließt die PSP-Zeile von der Verteilung aus
Abweichende Verteilung	Individuell angepasste Verteilungsregel
Zeile für Verteilungsbuchung	Zielzeile für Verteilungsbuchungen
Berechnungsgrundlage Verteilungsschlüssel	Individuelle Berechnung je PSP-Zeile
Berechnung Verteilungsschlüssel inkl. Gewerblich	Berücksichtigung gewerblicher Objekte
Einstandsbetrag umverteilt	Umverteilte Kosten
Verkaufsbetrag umverteilt	Umverteilte Erlöse

Formelberechnung

Einzelne PSP-Zeilen können über hinterlegte Formeln automatisch berechnet werden.

Dies eignet sich insbesondere für:

• Grundstücksnebenkosten
• Vertriebskosten
• Finanzierungskosten
• Prozentuale Nebenkosten

Budgetzeilen für Objekte

Für jedes dem Projekt zugeordnete Objekt können automatisch Budgetzeilen erstellt werden (siehe "Objekte einem Projekt zuordnen“).

Dabei werden automatisch übernommen:

• Objektnummer
• Dimensionen
• Zuordnungen
• Verkaufsdaten

Objektkalkulation

Die Objektkalkulation dient der Ermittlung und Verwaltung der Verkaufspreise.

Aufgerufen wird sie über:

Projektkarte > Prozess > Objektkalkulation

Wesentliche Felder

Feld	Beschreibung
Einstandsbetrag umverteilt	Umverteilte Projektkosten
Mindestmarge %	Vorgegebene Mindestmarge
Verkaufsbetrag (Mindestmarge)	Verkaufspreis auf Basis der Mindestmarge
Kalkulationsfaktor	Zusätzlicher Aufschlag
VK-Preis	Verkaufspreis
Verkaufsbetrag	Verkaufserlös
Verkauf an Debitor-Nr./Name	Zugeordneter Käufer

Berechnung des Verkaufspreises

Der Verkaufspreis setzt sich zusammen aus:

1. Umverteiltem Einstandsbetrag
2. Mindestmarge
3. Optionalem Kalkulationsaufschlag

Debitorensynchronisation

Wird ein Debitor auf dem Objekt gepflegt, übernimmt das System die Informationen automatisch in die Objektkalkulation.

Änderungen innerhalb der Objektkalkulation werden ebenfalls zurück an das Objekt synchronisiert.

Verteilungsposten

Über die Verteilungsposten kann nachvollzogen werden:

• Welche Kosten umverteilt wurden
• Aus welchen PSP-Zeilen die Kosten stammen
• In welcher Höhe die Kosten auf ein Objekt verteilt wurden

Berechtigungen

Verkaufspreise können nur von Benutzern geändert werden, die über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Dabei wird unterschieden zwischen:

• Nicht verkauften Objekten
• Bereits verkauften Objekten

Die Freigabe erfolgt über die Benutzereinrichtung.

Vorsteuer auf separate Arbeitspakete umbuchen

Bei Immobilienprojekten kann die Kalkulation abhängig vom Projekt brutto oder netto erfolgen. Im Nettomodell kann der relevante Vorsteueranteil, der zunächst zusammen mit dem Aufwand auf dem ursprünglichen Arbeitspaket gebucht wurde, nachgelagert auf ein separates Arbeitspaket umgebucht werden.

Die Umbuchung erfolgt bewusst nicht innerhalb der ursprünglichen Buchungsroutine. Sie wird durch den Bericht KVSPSAREPostSepNonDedVAT (Objekt-ID 5548205) ausgeführt und kann über die Aufgabenwarteschlange in der gewünschten Häufigkeit eingeplant werden.

Voraussetzungen

Vor der ersten Ausführung sind folgende Einrichtungen erforderlich:

1. Hinterlegen Sie an jedem relevanten Arbeitspaket im Feld Arbeitspaket für abzugsfähige Vorsteuer das Zielarbeitspaket für die Vorsteuerumbuchung.
2. Hinterlegen Sie in der Ursachencode Einrichtung den Ursachencode für die Separierung der abzugsfähigen Vorsteuer.
3. Setzen Sie auf der Projektvorlage oder direkt auf dem Projekt das Feld Abzugsfähige Vorsteuer auf separate Arbeitspakete buchen auf Ja - Nettomodell.
4. Aktivieren Sie bei Bedarf Umbuchungen für abzugsfähige Vorsteuer aggregieren.
5. Richten Sie den Bericht KVSPSAREPostSepNonDedVAT über die Aufgabenwarteschlange ein.

Important

Fehlt am ursprünglichen Arbeitspaket das zugehörige Vorsteuer-Arbeitspaket, kann für den betroffenen Posten keine ordnungsgemäße Umbuchung auf das separate Arbeitspaket erfolgen.

Beispiel

Auf das Arbeitspaket MATERIAL wird ein Aufwand von 100,00 EUR zuzüglich 19 % Vorsteuer gebucht. Davon werden 10,00 EUR als umzubuchender Vorsteuerbetrag behandelt. Als separates Arbeitspaket ist AVST hinterlegt.

Nach der ursprünglichen Buchung besteht zunächst folgender Projektposten:

Arbeitspaket	Betrag
MATERIAL	110,00 EUR

Durch die nachgelagerte Verarbeitung entstehen folgende Umbuchungsposten:

Arbeitspaket	Betrag
MATERIAL	-10,00 EUR
AVST	10,00 EUR

Damit verbleibt der Nettoaufwand auf MATERIAL, während der Vorsteuerbetrag separat auf AVST ausgewiesen wird.

Verarbeitung über die Aufgabenwarteschlange

Der Bericht berücksichtigt standardmäßig alle nicht gesperrten Projekte mit dem Status Angebot oder Offen, für die Abzugsfähige Vorsteuer auf separate Arbeitspakete buchen = Ja - Nettomodell eingestellt ist. Auf der Anforderungsseite können weitere Filter angegeben werden.

Für jedes berücksichtigte Projekt verarbeitet der Bericht Projektposten mit dem Status Offen:

• Ist keine Vorsteuer vorhanden oder aus einem anderen Grund keine Umbuchung erforderlich, erhält der Posten den Status Nicht notwendig.
• Ist eine Umbuchung erforderlich, erzeugt der Bericht einen Entlastungsposten auf dem ursprünglichen Arbeitspaket und einen Belastungsposten auf dem zugeordneten separaten Arbeitspaket.
• Die neu erzeugten Posten erhalten den Status Umbuchungsposten.
• Der ursprüngliche Posten erhält abschließend den Status Abgeschlossen. Zudem werden die laufenden Nummern der erzeugten Umbuchungsposten hinterlegt.

Dieselbe Verarbeitung erfolgt für Anzahlungsprojektposten.

Aggregierte Umbuchung

Ist Umbuchungen für abzugsfähige Vorsteuer aggregieren aktiviert, fasst der Bericht geeignete Posten zusammen. Eine Aggregation erfolgt nur, wenn mindestens folgende Merkmale übereinstimmen:

• Buchungsdatum
• Produktbuchungsgruppe
• Dimensionen
• Arbeitspaket
• HUT-Felder
• Aufgabennummern

Ist die Einstellung nicht aktiviert, wird für jeden ursprünglichen Projektposten eine eigene Umbuchung erzeugt.

Umbuchungsstatus und Verknüpfungen

Projektposten und Anzahlungsprojektposten enthalten folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Umbuchungsstatus separate abzugsf. Vorsteuer	Kennzeichnet den Verarbeitungsstand mit Offen, Nicht notwendig, Abgeschlossen oder Umbuchungsposten.
Lfd. Nummer AVSt.-Umbuchungsposten (eigenes Arbeitspaket)	Verweist auf den Umbuchungsposten, der das ursprüngliche Arbeitspaket entlastet.
Lfd. Nummer AVSt.-Umbuchungsposten (separates Arbeitspaket)	Verweist auf den Umbuchungsposten, der das separate Arbeitspaket belastet.

Nettomodell nachträglich deaktivieren

Wird Abzugsfähige Vorsteuer auf separate Arbeitspakete buchen nachträglich von Ja - Nettomodell auf einen anderen Wert geändert, prüft das System, ob bereits verarbeitete Posten oder Umbuchungsposten vorhanden sind.

Sind Umbuchungen vorhanden, erscheint eine Bestätigungsabfrage. Nach Bestätigung führt das System folgende Schritte aus:

1. Für jeden vorhandenen Umbuchungsposten wird ein ausgleichender Stornoposten erzeugt.
2. Ursprüngliche Projektposten und Anzahlungsprojektposten mit dem Status Abgeschlossen werden wieder auf Offen gesetzt.
3. Die Verweise auf die bisherigen Umbuchungsposten werden entfernt.

Die offenen ursprünglichen Posten können anschließend entsprechend der neuen Projekteinstellung erneut verarbeitet werden.

Aktualisierung von Artikelkosten

Der Bericht Update Job Item Cost ändert Projektposten mit dem Umbuchungsstatus Abgeschlossen nicht direkt. Für erforderliche Kostenänderungen wird stattdessen immer ein neuer Projektposten erzeugt. Dadurch bleiben die Verknüpfungen zwischen dem ursprünglichen Posten und den bereits erzeugten Vorsteuer-Umbuchungsposten erhalten.

Zugehörige Informationen

Über den Bereich Zugehörig stehen weitere Informationen zur Verfügung:

• Projektobjekteinheiten
• Verteilungsschlüssel
• Verteilungsposten
• Objektkalkulation
• Budgetzeilen
• Anzahlungsinformationen

Diese Informationen ermöglichen ein vollständiges Immobiliencontrolling auf Objekt- und Projektebene.

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