Zusatzfelder#

Zu Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Artikeln können weitere Informationen anhand von Zusatzfeldern definiert und hinterlegt werden. Diese Zusatzfelder sind frei definierbar und können mit mehreren Stammdaten-Tabellen verknüpft werden. Damit ist es möglich, einem Stammdatensatz zusätzliche Informationen zuzuordnen, wenn sie benötigt werden.

Bei der Einrichtung eines Zusatzfeldes kann zwischen unterschiedlichen Feldtypen gewählt werden. Über den Feldtyp entscheidet hier die Art der Information, die in dem Zusatzfeld abgebildet werden soll.

Als Feldarten stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• Text
• Datum
• Option (frei definierbar)
• Checkbox (Ja, Nein)
• Erw. Checkbox (Leer, Ja, Nein)
• Dezimal (rein numerische Werte)

Anhand der definierten Feldart werden Eingaben in den Zusatzfeldern geprüft, d.h. wurde bei einem Zusatzfeld als Art "Datum“ definiert, dann ist bei Verwendung dieses Zusatzfeldes in den Stammdaten auch nur eine Eingabe vom Typ "Datum" möglich. Gleiches gilt für die Feldart "Dezimal“. Bei der Feldart "Text“ kann zusätzlich eine "Feld Eingabeprüfung“ hinterlegt werden, so dass AnwenderInnen dazu angehalten werden können, ihre Eingabe in einem bestimmten Format anzugeben.

Beispiel:
Hinterlegung einer Prüfung, die anweist, dass die Angabe immer numerisch und 9-stellig zu erfolgen hat: Eingabeprüfung: NNNNNNNNN.

Weiter können die Feldarten "Checkbox“ bzw. "Erw. Checkbox“ verwendet werden, die dann bei der Erfassung in einer Auswahlmaske die möglichen Optionen ("Ja“ oder "Nein“ bzw. "leer“, "Ja“ oder "Nein“) anbietet.

Zusätzlich können die in der Auswahlmaske zur Verfügung stehenden Optionen in der Einrichtung frei definiert werden. Hierzu kann mittels Feldart "Option“ eine Liste der möglichen Auswahlen eingerichtet werden. Hier besteht auch die Möglichkeit, Optionswerte in Abhängigkeit zu anderen Optionen zu schalten. Damit kann zum Beispiel bei der Auswahl einer "Statistischen Hauptgruppe“, die Auswahl der nächsten Ebene "Statistische Gruppe“ und auch "Statistische Untergruppe“ jeweils in Abhängigkeit zu der Vorauswahl eingeschränkt werden.

Zusatzfeldinformationen können für den Druck auf Reports oder bei der Übermittlung der Werte durch die Prozesse (z.B. EKV, Abrechnung nach §300 oder §302) mit einem Ausgabeformat versehen werden. Dadurch ist es möglich, allein durch die Einrichtung automatisch Formatierungen mitzugeben. Beispielsweise kann für die Hilfsmittelnummer definiert werden, dass z die Ausgabe beim Druck der Rechnung nach folgendem Muster erfolgen soll: HM ##.##.##.####

Eingabebeispiel: 1234567890
Formatierte Ausgabe: HM 12.34.56.7890

Einrichtung#

Im Folgenden werden die notwendigen Einrichtungen beschrieben, um die Zusatzfelder nutzen zu können. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

• Anlage neuer Felder
• Zuordnung zu Stammdatentabellen
• Indizierung der Felder

Zusatzfelder#

Vor der Einrichtung der Zusatzfelder ist in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren.

Bei der Neuanlage oder Änderung von Zusatzfeldern wird automatisch für den Standardsprachcode der Inhalt des Feldes "Beschreibung" in die "Zusatzfeld Übersetzungen“ geschrieben. Diese Zusatzfeld Übersetzungen werden für die mehrsprachige Ausgabe von Reports benötigt.

Wird ein Zusatzfeld angelegt, wird automatisch die Beschreibung mit dem Standardsprachcode in die Übersetzungen übernommen. Weitere Sprachcodes können bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.

Auf der Seite "Zusatzfelder" werden alle Zusatzfelder angelegt, die benötigt werden. Die Zuordnung einzelner Felder zu den Stammdatentabellen erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Bei der Anlage von Zusatzfeldern können folgende Felder gefüllt werden:

Über die "Ausgabeformate" kann dann nochmals feiner spezifiziert werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen angedruckt werden sollen.

Bei Zusatzfeldern mit der Feldart "Option“ können die zur Auswahl angebotenen Werte über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Optionswerte“ hinterlegt werden.

Stammdaten Gruppierungen#

Die Stammdaten Gruppierungen dienen der sortierten Ausgabe in den Stammdatensätzen, und um zusammengehörende Zusatzinformationen thematisch zu gliedern.

Zusatzfeldern können bei der Einrichtung Gruppierungscodes zugewiesen werden. Bei der Darstellung in der Stammdatenkarte erfolgt die sortierte Ausgabe dann unter Berücksichtigung der Gruppierung.

Zusatzfelder Ebenen#

Über die "Zusatzfelder Ebenen“ können Abhängigkeiten bei der Auswahl von Optionen abgebildet werden. Die Einrichtung erfolgt über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Ebenen Werte“. Die dort möglichen Einträge beschränken sich wiederum auf die zuvor definierten Optionswerte des für die jeweilige Ebene eingetragenen Zusatzfeldes.

Ausgabeformat Zusatzfelder#

Für die Feldarten Text, Dezimal und Datum können Ausgabeformate (Aufruf "Ausgabeformate" über das Menüband der Zusatzfelder) definiert werden, durch die festgelegt werden, wie einzelne Zusatzfelder auf unterschiedlichen Belegen / in unterschiedlichen Prozessen angedruckt werden.

So können die unterschiedlichen Formatierungen für die Prozesse Rechnung und Lieferung notwendig sein.

Wird kein bestimmtes Ausgabeformat z.B. für die Ausgabe auf einem Report definiert, dann wird das als Standard gekennzeichnete Format verwendet. Ist kein Standardformat angegeben, dann wird der Wert entsprechend der Eingabe ohne zusätzliche Formatierung ausgegeben.

Anlage von Ausgabeformate#

Um die Ausgabeformate zu definieren, rufen Sie sich die "Ausgabeformate" über die Anwendersuche auf.

Für die Einrichtung von Ausgabeformaten gelten folgende Vorgaben je Feldart:

Feldart "Datum“

Feldart "Dezimal“
Als Platzhalterzeichen wird nur # erkannt. Bei der Einrichtung von Dezimal Formaten kann die Ausgabe von Dezimalwerten (mit oder ohne Nachkommastellen), sowie die Anzahl an Nachkommastellen und die Ausgabe eines Tausendertrennzeichens gesteuert werden.

Feldart "Text“
Das Ausgabemuster für Textwerte kann auch mit dem Platzhalterzeichen # vorgegeben werden. Die Verarbeitung der Platzhalter erfolgt von links nach rechts, überflüssige Platzhalter werden abgeschnitten. Überschreitet die Länge des zu verarbeitenden Werts die Länge des Musters bzw. die Anzahl an Platzhaltern, dann wird der Ausgabewert gekürzt.

Beispiele für die Umsetzung der Ausgabemuster:

Stammdaten Tabellen#

In "Stammdaten Tabellen“ können die zuvor angelegten Zusatzfelder zu den gewünschten Tabellen zugeordnet werden.

Ist die gewünschte Tabelle noch nicht in der Liste erfasst, kann sie über die Funktion "Neu“ hinzugefügt werden. Die Zuordnung der Zusatzfelder zu einer Tabelle ist über die Funktion "Zusatzfelder" möglich.

Die zuvor erstellten Zusatzfelder können nun über "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ der Stammdaten Tabelle zugeordnet werden. Neue Zusatzfelder müssen über "Prozess“, "Zusatzfelder/Suchindizes initialisieren“ initialisiert werden. Damit stehen Zusatzfelder in den entsprechenden Stammdatenkarten für die Angabe weiterer Informationen zur Verfügung.

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.

Im- / Export von Zusatzfeldern#

Zusatzfelder können via XML importiert oder exportiert werden. Wählen Sie hierzu in den "Zusatzfeldern“ die Funktion "Prozess“ und "Im-/Export Daten“ aus und anschließend, ob sie importieren oder exportieren möchten.

Zusatzfelder im Verkauf#

Für die bereits an den Stammdaten hinterlegten Zusatzfelder kann definiert werden, dass diese durch den Verkaufsprozess bis hin zum gebuchten Beleg mitgeführt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob eine manuelle Änderung im Beleg möglich sein soll oder nicht.

Zusatzfelder zu Artikeln und Ressourcen können in Geschäftsbelegen in den Zeilen mitgeführt werden, Informationen zu Debitoren werden in Geschäftsbelegen auf Belegkopfebene übernommen.

Kopfbezogene Informationen aus dem "Verk. an Deb / Rech. an Debitor":
Beim Erstellen eines Beleges werden die Zusatzfelder auf Kopfebene mitgeführt.

Zeilenbezogene Informationen:
Beim Abruf eines Artikels aus einem Vertrag im Lieferplan werden die zu dem ausgewählten Produkt gespeicherten Zusatzfelder aus dem Artikel in den Lieferplan übernommen. Enthält die Vertragsversionszeile speziellere Informationen (vertragsseitig definierte Zusatzfelder wie z.B. Abrechnungshilfsmittelnummern, Positionsnummern, usw.), gehen diese vor.

Bei der Auswahl eines Artikels in einem Geschäftsbeleg werden die Zusatzfelder als Zeile übernommen, wobei Zusatzfeldwerte im Vertrag Vorrang vor den Werten aus den Stammdaten haben. Zusatzfelder aus dem Vertrag werden immer an die Zeile übergeben und übersteuern identische Informationen aus den Stammdaten Artikel, Ressource, etc.

Für Zusatzfelder in Kopf und Zeile gilt:
Alle Felder, die in einen VK-Beleg übernommen werden, können dort manuell überschrieben werden, wenn dies entsprechend in der Einrichtung der Zusatzfelder Tabelle eingerichtet ist. Für jedes Feld wird dann ein Marker "manuell geändert“ gesetzt und es wird gespeichert, von wem die Information wann geändert wurde.

Ablauf#

Die für die Übernahme in den VK-Beleg gekennzeichnete Zusatzfelder werden bei der Anlage mit in den Beleg übernommen. Hierbei wird zwischen Kopf und Zeilen Zusatzinformationen unterschieden.

Bei der Anlage von Lieferplanzeilen werden die eingerichteten Zusatzfeldwerte aus dem Vertrag geholt und ggfs. um fehlende Werte aus den Stammdaten ergänzt.

Eingerichtete Zusatzfelder eines Artikels werden an der Zeile hinterlegt, wie bspw. die Statistische Gruppe. Bei der Änderung eines Wertes (wenn laut Einrichtung möglich), wird dies vermerkt. Die "Planzeilen Zusatzfelder“ erhalten den Wert "Ja“ in dem Feld "Geändert“ sowie die Protokollierung in den Feldern "Geändert am“ und "Geändert von“.

Wird aus dem Lieferplan ein Auftrag abgerufen, dann werden die Zusatzfeldwerte entsprechend mit in den Beleg übernommen. Wurde eine manuelle Änderung am Lieferplan hinterlegt, dann wird diese mit höchster Priorität behandelt und erhält den Vorzug vor den Werten aus den Stammdaten und dem Vertrag.

Die Zusatzfelder können im Verkaufsauftrag ebenfalls eingesehen und geändert werden.

Kopfinformationen können über den Aufruf "Aktionen“, "KUMAVISION healthcare“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden. Kopfinformationen werden mit einer Herkunftsart (Verk. an Debitor, Rech. an Debitor) gekennzeichnet.

Die Zeileninformationen (VK-Belegzeilen Zusatzfelder) können in der Registerkarte "Zeilen“ über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“, "Zusatzfelder“ aufgerufen werden.

Erfolgt nachträglich die manuelle Änderung eines Zusatzfeldwertes, dann wird diese Änderung in die damit verbundenen Vorgänge übernommen. Bei der Buchung eines VK-Belegs erfolgt ein erneuter Abgleich der Zusatzfeldinformationen, so dass eventuelle Änderungen, die nachträglich in den Stammdaten oder am Vertrag erfolgt sind, nochmals aktuell mit in den VK-Beleg überführt werden. Zusatzfeldwerte, die als "manuell geändert“ gekennzeichnet sind, werden dabei nicht überschrieben.

Zusatzfelder im Einkauf#

Die Funktion sowie Einrichtung der Zusatzfelder in Einkaufsprozessen erfolgt analog den Zusatzfeldern in den Verkaufsprozessen.

Zusatzfelder in Vertrags- und Vorgangsperiode#

Für Vertragsperioden und Vorgangsperioden können Zusatzfelder definiert werden und in den Prozessen angewendet werden.

Einrichtung#

Die angelegten Zusatzfelder, siehe Abschnitt" Zusatzfelder Einrichtung", müssen in der Einrichtung der "Stammdaten Tabellen“ über die zugehörigen "Tabellen ID“ zugewiesen werden.

Tabelle 5007239 Vertragsversionsperiode
Tabelle 5007281 Vorgangsperiode

Vorgangsperiode:
Zusatzfelder, die für die Vorgangsperiode definiert werden, sind in der Vorgangsperiodenkarte mit Werten zu ergänzen. Die Versicherungsart wird hierbei mit "Wert im Vertrag“ vorgegeben und in die Vorgangsperiode überführt.

Vertragsversionsperiode:
Für die Vertragsversionsperioden können Zusatzfelder definiert werden, die über die Zeilen auswählbar sind. Diese Zusatzfelder werden in den Lieferplan und Abrechnungsplan überführt und somit in den Prozess eingesteuert.

Stammdaten Standardfeld#

Je Stammdatenzusatzfeld kann definiert werden, ob das Zusatzfeld bei der Anlage eines neuen Datensatzes automatisch eingetragen werden soll. Zusätzlich besteht hier die Möglichkeit, einen Standardwert anzugeben, der dann mit übernommen wird.