Kurzerfassung mit Wizard (Kurzerfassungskarte KE)#
Die Kontaktkurzerfassung stellt einen eigenen Stammsatz dar, aus dem Stammdaten wie Kontakt, Debitor und Kreditor erstellt werden können. Somit wird zunächst immer ein Kontaktkurzerfassungsdatensatz erstellt, bevor der eigentliche Kontakt erstellt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Kurzerfassung unterbrochen werden kann und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden kann. Dementsprechend wird auch bei Anlage von Debitoren oder Kreditoren die Kontaktkurzerfassung genutzt und es wird immer ein Kontakt mit erstellt.
Mit der Kontaktkurzerfassung können Kontakte, sowie weitere, mit dem jeweiligen Kontakt verknüpfte Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren schneller angelegt werden. Hierbei kann die Kontaktkurzerfassung auf wesentliche Eingaben reduziert werden, indem Felder aus Konfigurationsvorlagen für die Erzeugung von Kontakten, Kreditoren und Debitoren vorbelegt werden.
Beispiel:
Bei Anlage eines Debitors aus einem Kontakt mit Hilfe von Konfigurationsvorlagen können Felder, die im Kontakt nicht vorhanden sind, automatisiert angelegt werden (z.B. Buchungscodes).
Hinweis
Bei der Anlage von Kontakten über die Kontaktkurzerfassung findet eine Dublettenprüfung statt. Einrichtung und Funktionsweise der Dublettenprüfung werden im entsprechenden Abschnitt "Dublettenprüfung" beschrieben.
Einrichtung#
KUMAVISION healthcare Einrichtung#
Die generelle Einrichtung der Kontaktkurzerfassung erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Kontaktverwaltung“.
Hierbei sind folgende Felder entsprechend einzurichten:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontakt Kurzerfassung Nummern | In diesem Feld wird die Nummernserie für die Kontaktkurzerfassung festgelegt. |
| Adresse Startdatumformel | Mit Hilfe dieser Formel wird beim Erstellen von Kontakten aus der Kontaktkurzerfassung das Startdatum für die Adresse des Kontakts berechnet. Dies ist sinnvoll, wenn einem neuen Kontakt Belege zugeordnet werden, deren Belegdaten in der Vergangenheit liegen. Dadurch wird sichergestellt, dass in den entsprechenden Belegen die richtige Adresse angezeigt wird. |
Konfigurationsvorlagen#
Um aus der Kontaktkurzerfassung effektiv Stammdaten zu erzeugen, sollten die Konfigurationsvorlagen genutzt werden. Mit Hilfe der Konfigurationsvorlagen können prozessrelevante Felder wie z.B. Geschäftsbuchungsgruppen vorgegeben werden, so dass AnwenderInnen diese Daten nicht mehr manuell pflegen müssen.
Die Konfigurationsvorlagen werden bei der Erstellung von Stammdaten (Kontakt / Debitor / Kreditor) aus der Kontaktkurzerfassung in einer bestimmten Hierarchie durchlaufen. Diese Hierarchie wird in folgendem Schaubild dargestellt.
Gemäß dem Schaubild ergeben sich für die einzelnen Vorlagen folgende Funktionen:
Vorlage für Kontaktkurzerfassung:
Durch die Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung können nicht nur Felder in der Kurzerfassung vorbelegt werden, sondern auch Rollen und Zusatzfelder voreingestellt werden. Die hier gesetzten Rollen und Zusatzfelder werden bei der Erstellung des Kontakts und weiterer Stammdaten (Debitor / Kreditor) verwendet. Weiter wird in der Vorlage für Kontaktkurzerfassungen festgelegt, welche weiteren Daten erstellt und welche Vorlagen dazu verwendet werden sollen. So kann z.B. über Vorlage Debitor erstellen = "Ja“ (siehe nächster Abschnitt) eingerichtet werden, dass aus der Kontaktkurzerfassung zusätzlich ein Debitor erstellt werden soll. Über das Feld "Debitoren Vorlagencode" kann eingestellt werden, anhand welcher Konfigurationsvorlage der Debitor erstellt werden soll.
Vorlage für Kontakte:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kontakte werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kontaktes verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kontakt-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus der Kontaktkurzerfassung an den Kontakt vererbt.
Vorlage für Debitoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Debitoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Debitors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Debitoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Debitor vererbt.
Vorlage für Kreditoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kreditoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kreditors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kreditoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Kreditor vererbt.
Hinweis
Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet wurden. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung und von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen "Konfigurationsvorlage“, "Kontakt Kurzerfassung“, "Kontakt“ und "Debitor“ eingerichtet werden.
Nachfolgend wird exemplarisch die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen für die Kontaktkurzerfassung erklärt.
Konfigurationsvorlage für Kontaktkurzerfassung einrichten#
Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Konfigurationsvorlagen" auf. In dieser Übersicht werden Ihnen alle Konfigurationsvorlagen für alle Tabellen angezeigt.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt das "Kürzel“ der Konfigurationsvorlage an. |
| Beschreibung | Gibt eine Beschreibung der Konfigurationsvorlage an. |
| Table-ID | Über das Feld "Table-ID“ erfolgt die Verknüpfung der Vorlage mit der Tabelle, die aus dieser Vorlage gefüllt werden soll. z.B. Kontaktkurzerfassung Table-ID "5007265“ |
| Tabellenname | Gibt den Namen der Tabelle im Feld "Table-ID“ an. |
| Für Außendienst sichtbar | Ist der Schalter gesetzt, kann die Konfigurationsvorlage für den Außendienst verwendet werden. |
| Aktiviert | Aktivieren Sie den Schalter, sofern die Konfigurationsvorlage in den Prozessen verwendet werden kann. |
Inforegister Zeilen#
Nachdem die Tabelle ausgewählt wurde, werden die Tabellenfelder auf dem Inforegister "Zeilen“ definiert, die durch die Vorlage automatisch in die Tabelle geschrieben werden sollen.
Inforegister KUMAVISION healthcare#
Über den Menübandaufruf "Eigene Partnerrollen“ können der Vorlage die entsprechenden Rollen zugewiesen werden, die in die Kontaktkurzerfassung kopiert werden sollen.
Über die Zuweisung der Rolle werden auch die Zusatzfelder für die zugewiesenen Rolle in der Vorlage eingeblendet und können auch schon mit Werten vorbelegt werden.
Des Weiteren kann eingerichtet werden, welche Zugeordneten Partnerrollen in der Kurzerfassung anzugeben sind.
Außerdem können auch rollenunabhängige Zusatzfelder an die Vorlage gehängt werden. Diese werden dann ebenfalls in der Kontaktkurzerfassung verwendet.
Hinweis
Zusatzfelder werden nur vererbt, wenn sie für die jeweiligen Tabellen eingerichtet worden sind. Soll also ein Zusatzfeld von der Vorlage in die Kontaktkurzerfassung, von dort aus in den Kontakt und vom Kontakt aus in den Debitor vererbt werden, so muss dieses Zusatzfeld für die Tabellen Stammdatenvorlage, Kontakt Kurzerfassung, Kontakt und Debitor eingerichtet werden.
Anlage Kontaktkurzerfassung#
Die Kontaktkurzerfassung wird immer aufgerufen, wenn ein Kontakt, Kreditor oder Debitor angelegt werden soll.
Gehen Sie hierzu in das Marketingcockpit und wählen Sie den Punkt "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ aus.
Beim Aufruf dieser Funktion erscheint eine Auswahl an Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung. Hier kann die Vorlage ausgewählt werden, anhand der die Kontaktkurzerfassung mit Tabellenfeldern, Zusatzfeldern und Rollen vorbelegt werden soll.
Nach Auswahl der entsprechenden Vorlage wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet und eine Nummer wird vergeben. Ebenso wurden die Informationen, welche Stammdaten mit welchen Vorlagen erstellt werden sollen, gezogen.
Nun kann die Erfassung weiterer Daten wie Name, Adresse und Kommunikationsdaten erfolgen.
Nachdem alle notwendigen Daten erfasst worden sind, kann die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung über die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ beendet werden. Damit wird die Pflichtfeldprüfung gestartet und anschließend werden Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt (je nach Einstellung) im Reiter Daten erzeugen. Bei Verlassen der Kurzerfassung ist der angelegte Datensatz dann in der Liste markiert und kann direkt geöffnet werden.
Hinweis
Die Pflichtfeldprüfung wird pro angelegtem Datensatz durchlaufen
Freigabe Kontaktkurzerfassung#
Wurde für die Kontaktkurzerfassung die Pflichtfeldprüfung aktiviert, so können Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor nur erstellt werden, wenn die Kontaktkurzerfassung freigegeben wurde.
Die Freigabe der Kontaktkurzerfassung bezieht sich auf den Status ihrer Datenpflege.
Hierbei sind folgende Statusoptionen möglich:
Keine Pflichtfeldprüfung:
Bei dieser Option wurde die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiviert. Das heißt, dass die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung nicht explizit abgeschlossen werden muss. Weitere Stammdaten können direkt erstellt werden.
In Arbeit:
Diese Option bedeutet, dass die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Datenpflege noch nicht abgeschlossen wurde. In diesem Pflegestatus können aus der Kontaktkurzerfassung keine weiteren Stammdaten erstellt werden.
Pflege abgeschlossen:
Diese Option wird gesetzt, wenn die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Pflege der Daten in der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde. In diesem Status können aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.
Um die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung abzuschließen und sie freizugeben, wird die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ ausgeführt.
Wurden an dieser Stelle nicht alle Daten gemäß der Pflichtfeldprüfung gepflegt, so öffnet sich die Wizard-Karte der Pflichtfeldprüfung. In der Wizard-Karte können AnwenderInnen entsprechende Korrekturen vornehmen.
Sind alle notwendigen Daten gepflegt worden, wird der Status im Feld Pflege auf "Pflege abgeschlossen“ gesetzt. Nun können auch weitere Aktionen zum Erstellen der Stammdaten ausgeführt werden.
Nachdem die Pflege der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde, wird die Karte der Kontaktkurzerfassung in einen nicht editierbaren Zustand versetzt.
Um die Daten bearbeiten zu können, muss die Kurzerfassung erneut in den Pflegestatus "In Arbeit“ versetzt werden. Dies wird über die Aktion "Kurzerfassung bearbeiten“ erreicht.
Nach dem Ausführen dieser Aktion können die Daten wieder bearbeitet werden.
Nach der Überarbeitung der Daten muss die Kontaktkurzerfassung wieder über die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ freigegeben werden.
Manuelles Erstellen der Kurzerfassung#
Ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung kann auch manuell erstellt werden. Dies geschieht aus der "Kontaktkurzerfassungs Liste“ heraus.
Um manuell einen Datensatz zu erzeugen, wird die Aktion "Neu“ im Menüband ausgeführt, dadurch wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet. Diese ist dabei leer, da hier noch keine Daten aus einer Vorlage der Kurzerfassung zugewiesen wurden.
Im nächsten Schritt wird in ein beliebiges Feld geklickt, damit KUMAVISION einen neuen Datensatz für die Kontaktkurzerfassung anlegt. Dabei wird auch eine Nummer, aus der in der KUMAVISION healthcare Einrichtung hinterlegten Nummernserie vergeben.
Nun können alle weiteren Felder in der Kontaktkurzerfassung manuell gefüllt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, welche Stammdaten aus der Kurzerfassung erzeugt werden sollen und anhand welcher Vorlagen dies passieren soll.
Alternativ kann auch hier eine Konfigurationsvorlage genutzt werden, um bestimmte Daten in der Kontaktkurzverwaltung zu füllen. Dazu wird die Aktion "Vorlage anwenden“ im Menüband verwendet.
Beim Ausführen dieser Aktion werden den AnwenderInnen die Auswahl der möglichen Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung angeboten. Die in der Vorlage definierten Felder werden gefüllt.
Übersicht vorhandener Kontaktkurzerfassungen#
Die Kontaktkurzerfassung stellt in KUMAVISION healthcare365 einen weiten Stammdatensatz dar, über den prozessrelevante Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden können.
Die bereits erstellten Datensätze in der Kontaktkurzerfassung können über die "Kontaktkurzerfassung Liste“ eingesehen werden.
Aus der Kontaktkurzerfassungsliste können neue Kurzerfassungen erstellt oder die vorhandenen bearbeitet werden.
Offene Kontaktkurzerfassungen#
Kontaktkurzerfassungen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen sind (Status Pflege "In Arbeit“), werden in der Liste "Kontaktkurzerfassung – Offen“ gesammelt und können zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.
Diese Liste befindet sich in der Kachel "Kontaktkurzerfassung – Offen“ auf der Startseite im Bereich "Kontakte und Wiedervorlagen“
Kontaktkurzerfassung mit Wizard (Pflichtfeldprüfung) starten#
Wurde in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“, auf dem Inforegister "Datenprüfung“ die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung so eingestellt, dass die Pflichtfeldprüfung beim Start und bei der Freigabe ausgeführt wird, dann kann die Datenpflege für die Kurzerfassung direkt im Wizard stattfinden.
Dies ist aber nur möglich, wenn die Erstellung der Kurzerfassung über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung ausgeführt" wird. Wird ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung manuell angelegt, so greift die Pflichtfeldprüfung erst bei der Freigabe des Datensatzes.
Zum Start der Kontaktkurzerfassung mit Wizard wird über die Kontaktliste ein neuer Datensatz über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ angelegt.
Beim Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Konfigurationsvorlage, aus der die Daten in der Kurzerfassung vorbelegt werden sollen.
Nach der Auswahl einer Vorlage wird direkt die Wizard-Karte für die Kontaktkurzerfassung geöffnet und alle notwendigen Prüfungen und Felder, die zu pflegen sind, werden angezeigt.
In der Wizard-Karte können dann alle notwendigen Daten für die Kontaktkurzerfassung gepflegt werden. Wurden alle Daten erfasst und die Wizard-Karte geschlossen, wird automatisch die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet.
Da alle notwendigen Informationen bereits in der Wizard-Karte gepflegt wurden, wird der Pflegestatus im Feld "Pflege" auf "Pflege abgeschlossen“ gestellt.
Nun können direkt aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.