Belegmerkmale#
Allgemein#
Belegmerkmale bieten die Möglichkeit, variable Berichte zu verschiedenen Vorgängen, zum Beispiel bei Verkaufslieferungen oder Verkaufsrechnungen auszudrucken. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel zu einer Verkaufslieferung eine Empfangsbestätigung drucken oder zu einer Verkaufsrechnung zugehörige Dokumentationen für die Krankenkasse mit drucken. Die automatische Einsteuerung der Belege kann abhängig vom Vertrag gesteuert werden.
Die Belegmerkmale können dabei auf Informationen zum Vorgang und zu den Stammdaten zurückgreifen und geben diese auf eine Vorlage, welche über ein Formulardesigner-Programm erstellt wurde, aus.
Hinweis
Die Belegmerkmale ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Einrichtung#
PDF Einrichtung#
Um die PDF Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf.
Die PDF Einrichtung öffnet sich auf der Sie die Einrichtung anhand der u.a. Tabelle vornehmen können:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zentrale E-Mail-Adresse | Bisher ohne Funktion |
| E-Mail Betreff | Bisher ohne Funktion |
| E-Mail Inhalt | Bisher ohne Funktion |
| Nummernserie PDF IM Dokument | Einrichten einer Nummernserie bei Archivprozessen. |
| IM Dokument Art | Festlegung der Dokumentenart. |
| Aufgabenwarteschlangen Kategoriencode | Gibt ein Filterkriterium für die Seite "Aufgabenwarteschlangen" an. |
Belegmerkmale erstellen#
Die Belegmerkmale können über die Anwendersuche aufgerufen werden.
Die Belegmerkmale-Übersicht öffnet sich auf der Sie über "Neu“ im Menüband ein neues Belegmerkmal anlegen bzw. über "Bearbeiten“ ein bestehendes Belegmerkmal bearbeiten können.
Nachfolgend werden Ihnen die Felder näher erläutert:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Vergeben Sie einen aussagekräftigen Code (Kürzel). Bei der Vergabe des Codes sollten Sie möglichst auf Sonder-/Leerzeichen verzichten. |
| Beschreibung | Vergeben Sie eine aussagekräftige Beschreibung für das Belegmerkmal. |
| Starttabelle | Das Feld "Starttabelle“ gibt an, welche Tabelle dem Belegmerkmal zugrunde gelegt werden soll. Dies ist der Datensatz, bei dem das Belegmerkmal die Abarbeitung der Zuordnungen beginnt. Beispiel: Sie wollen aus dem Debitor ein Belegmerkmal drucken, dann ist die Starttabelle die Tabelle 18. |
| Status | Der Status gibt Auskunft, ob ein Belegmerkmal freigeben wurde, oder sich derzeit noch in Bearbeitung (Status: "Offen“) befindet. Über die Aktionen "Bearbeiten“ und "Freigeben“ kann ein Belegmerkmal zur Bearbeitung geöffnet, oder zum Druck freigegeben werden. |
| Dateiname | Gibt den Dateinamen des zugehörigen PDFs, das mit Hilfe des XSD Schemas und eines AEM Form Designer erstellt worden ist, an. |
| Vorlage ist in der Datenbank vorhanden | Ist bereits die Vorlage (PDF) in das Belegmerkmal integriert, so wird die durch Aktivierung des Schalters gekennzeichnet. |
Inforegister PDF#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Encoding | Gibt die Zeichencodierungen des PDFs an. |
| Namespace | Derzeit ohne Funktion. |
| Archivierungsart | Derzeit ohne Funktion. |
| XSD Schema Dateiname | Pfad und Dateiname des XSD Schemas, welches zur Erstellung des PDF Formulars benötigt wird. |
Hinweis
Bennen Sie möglichst das "XSD Schema“ genauso wie das PDF. So ist sichergestellt, dass beide zusammengehören.
Verwenden Sie keine Leerzeichen bei der Namensgebung.
Inforegister DMS#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| DMS Feldzuordnung ID | Gibt das Fieldmapping für die Verschlagwortung im DMS-Prozess an. |
| Archivierungsart | Gibt die Art der Archivierung an. An dieser Stelle muss die Auswahl "Beim Zurückscannen“ festgelegt werden. |
Inforegister Aufbau#
Nachdem ein Belegmerkmal angelegt worden ist, müssen die zugehörigen Feldzuordnungen in dem Inforegister "Aufbau“ gefüllt werden. Diese Felder geben an, welche Daten in die entsprechenden PDF-Vorlagen gefüllt werden können, bzw. wie ein Belegmerkmal aufgebaut ist.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Über das Feld "Art“ stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: • Tabelle • Feld • Text Hinweis: Bitte wählen Sie zunächst die gewünschte Tabelle aus um anschließend das entsprechende Feld aus der Tabelle auszuwählen. |
| Suchoption | Je nach Anzahl der Datensätze kann es sinnvoll sein, die Suchoption zu nutzen. Hierdurch kann in einer Tabelle entweder ein bestimmter Datensatz aus einer Menge angezeigt werden oder eben alle. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: • leer • Alle • Ersten • Letzten |
| Tabellen-ID | Über die Tabellen-ID können Sie die gewünschten Tabellen angeben, aus der das Feld ausgegeben werden soll. Hinweis: Als erste Tabelle sollte die Tabelle des Startelements (Inforegister "Allgemein) verwendet werden. |
| Tabellenname | Gibt in Abhängigkeit des Feldes "Tabellen-ID“ den zugehörigen Namen der Tabelle an. |
| Feldnr. | Angabe der Feldnummer, die Sie zur Erstellung von Belegmerkmalen verwenden wollen. |
| Feldname | Gibt in Abhängigkeit des Feldes "Feldnr.“ den zugehörigen Feldnamen an. |
| Verknüpfung zu Tabelle | Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, eine weitere Tabelle mit der ersten Tabelle zu verknüpfen. Geben Sie die Tabellennummer der Tabelle an, mit der Sie verknüpft werden soll. |
| Verknüpfung zu Tabelle in Zeilennr. | Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, eine weitere Tabelle mit der ersten Tabelle zu verknüpfen. Geben Sie die Zeilennummer der Tabelle an, mit der Sie verknüpft werden soll. |
| Anzahl Bedingungen | Wenn Sie weitere Tabellen verknüpfen wollen, so müssen Sie eine Bedingung aufstellen. Diese wird mit einem Zahlenwert pro Zeilenbedingung angezeigt. Die Bedingung ist beispielsweise möglich, wenn ein Feld der Tabelle 1 einem Wert in der Tabelle 2 entspricht. |
| Feldnr. | Dient der Auswahl des gewünschten Feldes der zugeordneten Tabelle. |
| Feldname 2 | Gibt den Feldname des ausgewählten Feldes an. |
| Text | Hier kann ein Text eingegeben werden, wenn der Tabellenname bzw. der Feldname nicht eindeutig ist. Des Weiteren kann ein Text für Zusatzfelder oder für gefilterte Rollen eingegeben werden. |
| Anzahl Nachkommastellen | Übergabe der Nachkommerstellen bei der Erstellung der XSD-Datei. |
| Datumsformat | Übergabe des Datumformat in die XSD-Datei (z.B. DDMMYY) |
| Datumstrennzeichen | Nutzung von Datumstrennzeichen bei der Übernahme in die XSD-Datei (z.B - / usw.). |
| Zeittrennzeichen | Nutzung von Zeittrennzeichen bei der Übernahme in die XSD-Datei (z.B - / usw.). |
| Datum Zeit Trennzeichen | Nutzung von Datum-Zeittrennzeichen bei der Übernahme in die XSD-Datei (z.B - / usw.). |
| Knotenname | Den Knotenname der XSD für ein Feld zuweisen. |
| Ist Primärschlüssel | Wird zurzeit nicht genutzt. |
| Zurücklesen | Wird zurzeit nicht genutzt. |
| Anzahl Historie | Wird zurzeit nicht genutzt. |
XSD Schema generieren#
Nach Fertigstellung des Belegmerkmals, wird für die weitere Bearbeitung in einem Formulardesigner-Programm beispielsweise Adobe LiveCycle Designer / Adobe Experience Manager (AEM Forms)1 ein XSD-Schema generiert.
Hierzu legen Sie im Belegmerkmal zunächst in dem Feld "XSD Schema Dateiname“ (Inforegister "PDF“) fest, an welchen Speicherort die Datei abgelegt werden soll. Die Eintragung besteht aus dem Pfad und den Dateinamen der zu erstellenden XSD-Datei.
Über die Funktion "XSD Schema Generieren“ können Sie anschließend die Datei erzeugen.
Das generierte XSD-Schema wird auf den von Ihnen hinterlegten Speicherort abgelegt.
Diese Datei wird in dem weiteren Verlauf im Formulardesigner-Programm beispielsweise Adobe LiveCycle Designer / Adobe Experience Manager (AEM Forms)1 benötigt.
Formulardesigner-Programm#
Der Adobe LiveCycle Designer / Adobe Experience Manager (AEM Forms1) ist die empfohlene Erstellungssoftware für Formulare. Da es sich um ein Produkt eines Drittanbieters handelt, wird auf weitere Dokumentation verzichtet. Bitte wenden Sie sich hierzu direkt an den Hersteller.
Import der PDF Vorlage#
Nachdem im Formulardesigner-Programm (Adobe LiveCycle Designer / Adobe Experience Manager (AEM Forms)1) die PDF-Vorlage erstellt wurde muss diese in das dazu gehörige Belegmerkmal in KUMAVISION importiert werden.
Hierzu rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Belegmerkmale“ auf.
Die Belegmerkmale-Übersicht öffnet sich aus der Sie das gewünschte Belegmerkmal auswählen und über "Ansicht" aufrufen können.
Die Belegmerkmal-Karte öffnet sich. Um die generierte PDF-Vorlage zu importieren, ist es zwingend notwendig, dass das entsprechende Belegmerkmal sich in dem Status "Offen“ befindet. Sollte dies nicht der Fall sein, führen Sie zunächst die Funktion "Bearbeiten“ im Menüband aus.
Anschließend können Sie über die Funktion "PDF Importieren…“ die entsprechende Vorlage auswählen und importieren.
Im Feld "Dateiname“ ist nun der Dateiname der PDF-Vorlage eingetragen. Anschließend können Sie über die Funktion "Freigeben“ das Belegmerkmal freigeben.
Belegmerkmale kopieren#
Ein bereits vorhandenes Belegmerkmal kann mit Hilfe der Funktion "Belegmerkmal kopieren“ kopiert werden. Hierzu rufen Sie sich zunächst das gewünschte Belegmerkmal auf und führen die Funktion "Belegmerkmal kopieren“ im Menüband aus.
Anschließend öffnet sich eine Abfrage, in der Sie aufgefordert werden, einen neuen Namen für das Belegmerkmal anzugeben.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK“. Die Belegmerkmal-Karte des neu kopierten Belegmerkmals wird Ihnen direkt angezeigt.
Belegmerkmalsgruppen#
In den Belegmerkmalsgruppen können Sie mehrere Belegmerkmale für einen bestimmten Prozess gruppieren. Für jedes darin definierte Belegmerkmal haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Bedingungen festzulegen um im späteren Prozess je nach Treffer den richtigen Beleg anzustoßen und zu drucken.
Um die Belegmerkmalsgruppen zu definieren, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Belegmerkmalsgruppen“ auf.
Die Belegmerkmalsgruppen-Übersicht öffnet sich auf der Sie unter "Bearbeiten“ eine bereits bestehende Belegmerkmalsgruppe bearbeiten oder über "Neu“ eine neue Belegmerkmalsgruppe anlegen können.
Auf der Belegmerkmalsgruppenkarte auf dem Inforegister "Belegmerkmalsgruppenzeilen“ haben Sie in der Spalte "Belegmerkmal Code“ die Möglichkeit, die entsprechenden Belegmerkmale der Belegmerkmalsgruppe zuzuweisen.
In den Spalten "Vertragsnr.“, "Vertrag Versionsnr.“, "Debitorennr.“, "Partnerrolle“, "Ursachencode“ und "Verkaufsauftragart“ können Sie weitere Kriterien bestimmen für welche Kombination in den jeweiligen Prozess das Belegmerkmal seine Gültigkeit hat.
Belegmerkmale mit anderen Belegen "verketten“#
Über die Kommunikationsbelege haben Sie die Möglichkeit, bis zu drei verschiedene Belegmerkmale zu verketten. Hierfür rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Kommunikationsbelege“ auf.
Die Kommunikationsbelege-Übersicht öffnet sich, auf der Sie den gewünschten Kommunikationsbeleg bearbeiten oder über "Neu“ einen neuen Kommunikationsbeleg anlegen können.
Über die Felder "Anforderung Belegmerkmalsgr. 1“, "Anforderung Belegmerkmalsgr. 2“ und "Anforderung Belegmerkmalsgr. 3“ haben Sie die Möglichkeit, Belegmerkmalsgruppen zu hinterlegen, um die Belege zu verketten.