Schnellerfassung#
Die Schnellerfassungsmaske ermöglicht Kundenbestellungen, sowohl als Rezeptvorgang als auch als Direktverkauf, schneller zu erfassen.
Die Schnellerfassungsmaske ist im "Marketing Cockpit“ sowie auch in der "eBox" als zentraler Einstiegspunkt für den Bearbeitungsprozess eingebunden.
Einrichtung#
Benutzer Einrichtung#
Die Nutzung der Schnellerfassungsmaske wird benutzerspezifisch auf der "Benutzer Einrichtungskarte“ aktiviert. Die Einstellung befindet sich auf dem Inforegister "Cockpit Aktionen“. Aktivieren Sie den Schalter "Schnellerfassungsmaske verwenden", wird im Menüband auf der Seite "Marketing Cockpit“ sowie "eBox" der entsprechende Aufruf angezeigt.
Nummernserie#
Es muss eine Nummernserie für die Schnellerfassung hinterlegt werden. Legen Sie zunächst eine eigene Nummernserie an und hinterlegen diese anschließend auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassungsmaske Nummernserie“ in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“.
Verkaufsauftragsart#
Für Aufträge, die aus der Schnellerfassung über den Lieferplan generiert werden, werden die Auftragsarten aus dem Vertrag genutzt. Für die Schnellerfassung von Direktverkäufen muss in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Schnellerfassung Verkaufsauftragsart für Direktverkauf“ eine Verkaufsauftragsart hinterlegt werden.
KUMAVISION healthcare365 Einrichtung#
In der "KUMAVISION healthcare365 Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ haben Sie die Möglichkeit, die Art der Erfassung bei mehreren Artikelzeilen über Aktivierung oder Deaktivierung der Funktion "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“ vorzunehmen.
Ablauf#
Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit#
Wählen Sie im Marketing Cockpit den gewünschten Kunden aus. Sie können nun entweder bereits in der Listenansicht oder aus dem Marketing Cockpit des Kunden über "Schnellerfassungsmaske öffnen" im Menüband direkt diese öffnen.
Es öffnet sich die "Schnellerfassungsmaske Karte“. Sollte es bereits bestehende Schnellerfassungsmasken zu einem Kunden geben, so wird Ihnen eine Liste der bestehenden Schnellerfassungsmasken angezeigt. Über "Neu“ legen Sie eine neue "Schnellerfassungsmaske“ an.
Kopfdaten in der Schnellerfassungsmaske#
Sofern ein Verordner bei dem Debitor zugeordnet ist, wird dieser direkt mit in die Schnellerfassungsmaske übernommen.
Die weiteren Felder werden auf Basis des Debitors zum Teil vorgefüllt und können bei Bedarf angepasst bzw. vervollständigt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verk. an Deb.-Nr. | Das Feld wird mit der Debitorennummer des Datensatzes vorbelegt, aus dem die Schnellerfassung aufgerufen wurde. Sie haben die Möglichkeit, an dieser Stelle direkt die zugehörige Debitorenkarte aufzurufen. |
| Verk. an Name | Name des Debitors. Das Feld dient nur der Anzeige. Änderungen müssen auf dem gewohnten Weg über den Kontakt oder dem Debitor vorgenommen werden. |
| Verordner Fachberater Kontaktnr. | Das Feld wird mit der zugeordneten Partnerrolle "Arzt" beim Debitor vorbelegt. Eine abweichende Angabe für den aktuellen Beleg ist zulässig. Dann wird der eingetragene Verordner in den neuen Vorgang übernommen werden. |
| Verordner Name | Name des Verordners. |
| Verordner / Fachberater Debitorennr. | Das Feld wird mit der Debitorennummer des Verordners vorbelegt. Sie haben die Möglichkeit, an dieser Stelle auch direkt die Debitorenübersicht aufzurufen. |
| Rezeptqualität | Wenn ein Rezept vorliegt, kann hier die Qualität (Kopie oder Original) angegeben werden. Daraufhin wird eine vorhandene Informationsanforderung für die Verordnung mit der ausgewählten Rezeptqualität auf "Info OK“ gesetzt. |
| Zugeordnete Vorgangsperiode | Das Feld dient der Anzeige, ob eine Vorgangsperiode ausgewählt wurde. |
| Vorgangsherkunft | Das Feld kann in der Schnellerfassung befüllt werden und wird bei Anlage eines neuen Vorgangs an die Vorgangsperiodenkarte vererbt. |
| Rezeptdatum / Vorgangsdatum | Das Feld kann in der Schnellerfassung befüllt werden und wird bei Anlage eines neuen Vorgangs an die Vorgangsperiodenkarte vererbt. |
| Gewünschtes Lieferdatum | Das gewünschte Lieferdatum dient als Vorbelegung für die Lieferplanzeilen und wird mit den Verkaufsauftrag übergeben. Des Weiteren wird es als Startdatum für die Vorgangsperiode verwendet. |
| Versandanweisung | Die Versandanweisung wird aus den Stammdaten des Debitors vorbelegt und kann für den zu erstellenden Auftrag in der Schnellerfassung geändert werden. |
| Vorgabe Lagerort | Vorbelegt ist der Hauptlagerort gemäß Firmendaten. Dieser kann in der Schnellerfassung bei Bedarf angepasst werden. |
| Letzter Fehlertext | Trat bei der Vorgangs- oder Auftragserstellung ein Fehler auf, wird hier der jeweils neueste Fehlertext angezeigt. |
| Abgeschlossen | Das Feld wird automatisch gesetzt, wenn die Vorgangs- und Auftragsanlage erfolgreich durchgeführt wurde. |
Inforegister Kunde Vorgangsperioden#
Auf dem Inforegister "Kunde Vorgangsperioden“ werden Ihnen alle aktiven Vorgangsperioden zum Debitor angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die zugehörige Vorgansperiode zu einem bestehenden Vorgang über den Aufruf "Perioden“, "Karte“ zu öffnen.
Inforegister Schnellerfassung Zeilen#
Nachdem die Felder im Kopf der Schnellerfassungsmaske angepasst wurden, erfolgt die Erfassung der Artikel in den Zeilen. Sie haben die Möglichkeit, direkt die Artikelnummer im Feld "Artikelnr.“ zu erfassen, alternativ können Sie über den Assist Button [...] die "healthcare+ Suche“ öffnen, um den Artikel darüber zu suchen. Anschließend erfassen Sie die gewünschte Menge und bestätigen diese. Das System sucht nun zunächst nach bestehenden Vorgängen. Ist dies der Fall, werden diese angezeigt und können ausgewählt werden. Wird kein Vorgang gefunden bzw. ausgewählt, findet die Vertragssuche statt.
Je nach Menge der verfügbaren Verträge öffnet sich bei mehr als einem Vertrag eine Übersicht zu den bestehenden Vertragsversionen, in denen sich der erfasste Artikel befindet.
Wird nur ein gültiger Vertrag gefunden, so wird Ihnen kein weiteres Fenster angezeigt und der Vertrag wird direkt in die Zeile übernommen. Ist der Artikel in keinem Vertrag vorhanden, ist nur ein Direktverkauf möglich. Das System gibt die nachfolgende Meldung aus: Für mind. 1 Position konnte keine Vertragsversionszeile ermittelt werden. Diese Position(en) wurde(n) als Direktverkaufsartikel = Ja gekennzeichnet.
Erfassen Sie eine weitere Zeile mit einem Artikel, wird je nach gewählter Einrichtung, siehe Einrichtung "Schnellerfassung gleicher Vorgang ohne Rückfrage“, erneut die Vorgangs- bzw. Vertragsprüfung durchgeführt.
Die Zeilen werden auf Basis der bisher eingegebenen Daten in der Schnellerfassungsmaske sowie den Daten aus dem Vertrag erstellt. Sie haben die Möglichkeit, diese in der Zeile noch weiter anzupassen bzw. zu ergänzen z.B. Zusteller- oder Tourencode.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilennr. | Laufende Nummer der Zeile, wird automatisch vergeben. |
| Artikelnr., Beschreibung, Beschreibung 2, Einheit |
Artikeldaten, die sich aus der getroffenen Auswahl ergeben. |
| VK-Preis | Die Preisfindung erfolgt bei Direktverkauf auf Basis des beim Debitor hinterlegten Preisfindungsdebitors (in der Regel §Privat). Sie haben die Möglichkeit, den Preis manuell zu ändern, dieser wird dann mit in den Direktverkaufsauftrag übernommen. Bei Anlage zu einem Rezeptvorgang erfolgt die Preisfindung auf Basis des jeweiligen Kostenträgers sofern hinterlegt erst bei Erstellung des Rezeptvorganges. |
| Lieferungsart (neuer Vorgang) |
Zum Vertrag abweichende Vorbelegung der Lieferungsart. |
| Intervall (neuer Vorgang) |
Zum Vertrag abweichendes Intervall für die Belieferung. |
| Gew. Versorgungszeitraum (neuer Vorgang) |
Individueller, abweichender Versorgungszeitraum. |
| Gewünschtes Lieferdatum (einmalig) |
Individuelles, abweichendes Lieferdatum. |
| Zustellercode (einmalig) | Abweichender Zustellercode. |
| Zustellertransportart (einmalig) | Abweichende Zustellertransportart. |
| Tourencode (einmalig) | Abweichender Tourencode. |
| Vorgangsart Code | Wird automatisch gefüllt nach Vertragsauswahl. |
| Vorgangsnr. Vorgangsperiode |
Wird automatisch nach Rezept-Vorgangsanlage gefüllt. |
| Verkaufsauftragsart Verkaufsbeleg Verkaufsbelegnr. |
Wird automatisch gefüllt. |
| Direktverkauf | Ist das Feld gesetzt, wird ein Auftrag für den Verkauf an den Kunden ohne Rezeptvorgang und Lieferplan erstellt. |
| Lieferung gesperrt | Nach Erstellung des Vorganges wird hier angezeigt, ob die Lieferung durch eine Informationsanforderung gesperrt ist. Es ist möglich, auf das Feld abzutauchen und sich die Informationsanforderungszeilen anzuzeigen. |
| Rezeptposition | Dient der Durchnummerierung der Rezeptpositionen bei Abrechnung nach §300. |
| Lieferplanzeilennr. Lieferplaneinteilungsnr. Lieferplanzeile Abrufnr. |
Diese Felder zeigen die erzeugten Lieferplandaten an. |
| Vertragsnr. Vertragsversionsnr. Vertrag Suchbegriff Vertragsperiode Vertrag Zeilennr. Vertragsartikelnr. Vertragsartikel Beschreibung |
Diese Felder zeigen die ermittelten Vertragsdaten an. |
| Lagerortcode | Lagerort, der für die Lieferung Anwendung findet. |
| Lagerbestand | Lagerbestand auf Basis des gewählten Lagerortes. |
| Abgeschlossen/Beendet | Das Feld wird automatisch gesetzt, sobald der Auftrag erstellt wurde. |
Menüband#
Erstellen Sie nun einen Rezeptvorgang oder bei Direktverkauf einen Verkaufsauftrag. Die Aufrufe dazu befinden sich im Menüband.
Bei einem Rezeptvorgang wird zunächst der Vorgang über "1. Schnellerfassung in Vorgang abrufen“ erstellt. Die Funktion erzeugt ein Rezeptvorgang mit zugehöriger Vorgangsperiodenkarte, Lieferplan und Abrechnungsplan im Status "freigegeben".
Über den Aufruf "2.VK-Auftrag/VK-Aufträge erstellen" werden die zugehörigen Verkaufsaufträge erstellt. Sollte die Lieferung durch eine sperrende Infoanforderung z.B. Kostenvoranschlag (Genehmigung fehlt) gesperrt sein, öffnet sich eine Hinweismeldung "Lieferung gesperrt…“ und "Auftrag wurde nicht erstellt…“ zudem wird der Fehler im zugehörigen Feld "Letzter Fehlertext“ in Schnellerfassungsmaske "Kopf“ ausgegeben und der Wert in der zugehörigen Schnellerfassungszeile im Feld "Lieferung gesperrt“ steht auf "Ja". Die zugehörige Schnellerfassungszeile ist rot markiert.
Weitere Funktionen, die Ihnen im Menüband zur Verfügung stehen sind:
- Vorgangsperiode zuordnen
- Zugeordnete Vorgangsperiode entfernen
- Deb.-Artikel Statistik
- Gesamtbeträge
- Zeilen aus Stückliste einfügen
Infoboxen#
Im rechten Bereich der Seite werden Ihnen in verschiedenen Infoboxen zum Debitor bezogene Informationen zur Verfügung gestellt.
| Kundeninformation | Kundendaten sowie Anzahl der verschiedenen Lieferadressen. |
| Debitor Vorgangsarten | Beim Kunden bestehende Vorgangsarten. |
| Krankenkasse | Kostenträger des Debitors. |
| Verk. an Debitor VK-Prio Text | Beim Debitor hinterlegte VK-Prio-Texte. |
Weitere Verarbeitung nach Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske#
Aus der Schnellerfassungsmaske wird der Liefer- und Abrechnungsplan automatisch angelegt und freigegeben. Nach Erzeugen des Vorganges und ggf. Abruf des Verkaufsauftrages erfolgt die weitere Verarbeitung wie gewohnt in der Stapelverarbeitung: Warenausgänge erstellen, Aktualisierung der Informationsanforderungen, Rechnungsabruf.
Wenn alle Zeilen einer Schnellerfassungsmaske in Aufträge abgerufen werden, wird sie als "Abgeschlossen“ markiert und aus der Übersicht ausgeblendet.
Anwendung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox#
Liegt Ihnen ein MUSTER16 vor, erstellen Sie direkt aus der eBox einen neuen Rezeptvorgang über den Aufruf "Schnellerfassungsmaske öffnen“ im Menüband.
Die grundsätzliche Verarbeitung bzw. Erfassung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit heraus. Es gibt an dieser Stelle jedoch einige weitere Automatisierungen.
Es werden die gelesenen Daten der Verordnung direkt mit in die neue Schnellerfassung übernommen. Die Rezeptqualität ist automatisch mit "Original“ vorbelegt, der Verordner wird übernommen sowie das Rezeptdatum. Grundvoraussetzung ist, dass diese bereits in der eBox als gelesene Daten vorhanden sind und/oder hinterlegt wurden.
Ergänzen Sie die relevanten Daten und legen den Vorgang an. Sobald der Vorgang angelegt wurde, wurde das in der eBox vorhandene Rezept automatisch an die zugehörige Informationsanforderung archiviert und der Status auf "Info OK“ gesetzt.
Die weitere Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus dem Marketing Cockpit.
Schnellerfassung Rezeptqualität#
Wenn das Feld "Rezeptqualität" in der Schnellerfassungsmaske gesetzt ist, wird beim Erstellen des Vorganges geprüft, ob eine Rezeptanforderung mit dieser erwarteten Antwortqualität gefunden wird. Wenn ja, wird diese auf "Info OK" gesetzt. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus der eBox wird das Rezept zu der Informationsanforderung archiviert. Bei Nutzung der Schnellerfassungsmaske aus dem Marketing Cockpit muss die Rezeptkopie z. b. per Drag and Drop zur Informationsanforderung archiviert werden.
Funktion "manueller Versorgungszeitraum bei Lieferungsart Abruf“#
Sofern diese Funktion über den Vertrag eingerichtet ist, haben Sie hierüber die Möglichkeit, Abrufpositionen aus dem Lieferplan für einen bestimmten Versorgungszeitraum abzurufen. Bei Auftragserstellung öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aus verschiedenen Optionen auswählen können.
Es stehen folgende Optionen zur Verfügung:
1 = aktueller Monat
2 = aktueller Monat + 1M
3 = aktueller Monat + 2M
4 = Folgemonat
5 = Folgemonat + 1M
6 = Folgemonat + + 2M
7 = manuelle Eingabe