Allgemeine Geschäftsfunktionen#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION healthcare365 für den Bereich Allgemeine Geschäftsfunktionen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Ausgabe und Druck von Anreden#

Auf der Kontaktkarte kann ein Anredecode für den Stammdatensatz definiert werden. Hinter den Anredecodes werden Formeln hinterlegt, die beispielsweise den Andruck von Dokumenten beeinflussen.

Im Folgenden wird die Erfassung von Anreden sowie die Auswirkungen eines hinterlegten Anredecodes beim Ausdruck von Belegen dargestellt.

Einrichtung#

Anreden#

Die Neuerfassung einer Anrede erfolgt über die Seite "Anreden".

Anredeformel#

Über "Anredeformeln" im Menüband können Sie die Anredecodes für eine ausgewählte Anredezeile mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Ausgabe und Druck#

Masterbelege#

Der Andruck der Anrede wird in folgenden Belegen berücksichtigt:

• Archivierter Verkaufsauftrag
• Archiviertes Verkaufsangebot
• Verkaufsauftragsbestätigung
• Verkaufsaufträge Proforma-Rechnung
• Verkaufsangebot
• Rahmenauftrag
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrechnung
• Reklamation
• Rücksendung
• Verkaufslieferschein
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsrücklieferung
• Einkaufsreklamation
• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Info.-Anforderungen

Einmaladressen in Verkaufs-, Einkaufsbelegen und FiBu.-Mahnungen#

Für die Liefer-, Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsempfänger können jeweils eigene Stamm- und Einmaladressen angelegt werden. Bei den Debitoren und Kontakten erfolgt der Aufruf über die "Lief. an Adressen" bzw. "Rech. an Adressen". Bei den Kreditoren erfolgt der Aufruf über die "Bestell- bzw. Zahlungsempfängeradressen" (weitere Informationen finden Sie unter Adressverwaltung).

Die "Lief. an"- und "Rechn. an"- Adressen werden inkl. Anrede des verknüpften Kontaktes beim Druck von betroffenen Dokumenten übernommen. Es werden alle Stammdaten aus der jeweils angelegten abweichenden Adresse übernommen.

Sollte der Name inkl. Anrede 100 Zeichen überschreiten, wird der Name inkl. Anrede bis 100 Zeichen angedruckt und danach abgeschnitten.

Beispiel:
Wird für den Kontakt Frau Eva Müller, Musterweg 30 die abweichende Rechnungsadresse Herr Thomas Müller, Teststraße 15 angegeben, werden die Stammdaten von Herr Thomas Müller im Feld "Rechnungsadresse" in die Belege übernommen.

Info.-Anforderung#

Beim Ausdruck der Info.-Anforderungen wird die Anrede der verknüpften Kontaktnummer übernommen. Die Vorgehensweise ist identisch zu den Einmaladressen.

Relevant hierfür sind die Felder „Anf. Kontaktnr.“ und „Anf. Partnername“ in der Inf.-Anforderungskarte. Beim Ausdruck der Info.-Anforderung wird die Anrede des hier verknüpften Kontaktes übernommen.

Marketing Cockpit#

Im Marketing Cockpit werden zu einem Kontakt alle relevanten Informationen aus Marketing / CRM, Warenwirtschaft und Vorgangsmanagement auf einen Blick dargestellt.

Das Marketing Cockpit ist der Startpunkt für alle Prozesse, die von einem Kontakt (oder dem jeweils verknüpften Debitor beziehungsweise Kreditor) aus begonnen werden.

Folgende Informationen und Funktionsaufrufe können (in Abhängigkeit davon, ob mit dem Kontakt ein Debitor oder Kreditor verknüpft ist) im Marketing Cockpit eingesehen oder von dort aufgerufen werden. Diese Liste dient nur der Übersicht, die Funktionen werden an anderer Stelle beschrieben.

• Übersicht über sämtliche Daten/Aktivitäten des Kontakts und zugehörigen Debitors/Kreditors
• Debitorenbemerkungen (Priotexte)
• Warnhinweise (Diagnosewarnung)
• eigene / zugeordnete Partnerrolle(n)
• Verordner/Kostenträger
• Zusatzfelder
• Abrechnungsaufteilungspflicht/-befreiung
• Wiedervorlagen
• Lief. an / Rech. an
• Individuelle Adresssteuerung Kontakt
• Preisauskunft über Preisblatt
• Aktivität erstellen
• Aufgabe erstellen
• Ansprechpartner erstellen
• Lieferplan
• Abrechnungsplan
• Technikplan
• Schnellerfassungsmaske
• healthcare+ Suche (Kontaktsuche)
• Calls
• Manuelles Erstellen von Angeboten, Aufträgen, Anfragen, Bestellungen, Verkaufschancen

Kurzerfassung mit Wizard (Kurzerfassungskarte KE)#

Die Kontaktkurzerfassung stellt einen eigenen Stammsatz dar, aus dem Stammdaten wie Kontakt, Debitor und Kreditor erstellt werden können. Somit wird zunächst immer ein Kontaktkurzerfassungsdatensatz erstellt, bevor der eigentliche Kontakt erstellt wird. Dies hat den Vorteil, dass die Kurzerfassung unterbrochen werden kann und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden kann. Dementsprechend wird auch bei Anlage von Debitoren oder Kreditoren die Kontaktkurzerfassung genutzt und es wird immer ein Kontakt mit erstellt.

Mit der Kontaktkurzerfassung können Kontakte, sowie weitere, mit dem jeweiligen Kontakt verknüpfte Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren schneller angelegt werden. Hierbei kann die Kontaktkurzerfassung auf wesentliche Eingaben reduziert werden, indem Felder aus Konfigurationsvorlagen für die Erzeugung von Kontakten, Kreditoren und Debitoren vorbelegt werden.

Beispiel:
Bei Anlage eines Debitors aus einem Kontakt mit Hilfe von Konfigurationsvorlagen können Felder, die im Kontakt nicht vorhanden sind, automatisiert angelegt werden (z.B. Buchungscodes).

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die generelle Einrichtung der Kontaktkurzerfassung erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Kontaktverwaltung“.

Hierbei sind folgende Felder entsprechend einzurichten:

Konfigurationsvorlagen#

Um aus der Kontaktkurzerfassung effektiv Stammdaten zu erzeugen, sollten die Konfigurationsvorlagen genutzt werden. Mit Hilfe der Konfigurationsvorlagen können prozessrelevante Felder wie z.B. Geschäftsbuchungsgruppen vorgegeben werden, so dass AnwenderInnen diese Daten nicht mehr manuell pflegen müssen.

Die Konfigurationsvorlagen werden bei der Erstellung von Stammdaten (Kontakt / Debitor / Kreditor) aus der Kontaktkurzerfassung in einer bestimmten Hierarchie durchlaufen. Diese Hierarchie wird in folgendem Schaubild dargestellt.

Gemäß dem Schaubild ergeben sich für die einzelnen Vorlagen folgende Funktionen:

Vorlage für Kontaktkurzerfassung:
Durch die Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung können nicht nur Felder in der Kurzerfassung vorbelegt werden, sondern auch Rollen und Zusatzfelder voreingestellt werden. Die hier gesetzten Rollen und Zusatzfelder werden bei der Erstellung des Kontakts und weiterer Stammdaten (Debitor / Kreditor) verwendet. Weiter wird in der Vorlage für Kontaktkurzerfassungen festgelegt, welche weiteren Daten erstellt und welche Vorlagen dazu verwendet werden sollen. So kann z.B. über Vorlage Debitor erstellen = "Ja“ (siehe nächster Abschnitt) eingerichtet werden, dass aus der Kontaktkurzerfassung zusätzlich ein Debitor erstellt werden soll. Über das Feld "Debitoren Vorlagencode" kann eingestellt werden, anhand welcher Konfigurationsvorlage der Debitor erstellt werden soll.

Vorlage für Kontakte:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kontakte werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kontaktes verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kontakt-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus der Kontaktkurzerfassung an den Kontakt vererbt.

Vorlage für Debitoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Debitoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Debitors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Debitoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Debitor vererbt.

Vorlage für Kreditoren:
Aus der Konfigurationsvorlage für Kreditoren werden im Rahmen der Funktionalität der Kontaktkurzerfassung nur die Tabellenfelder bei der Erstellung des Kreditors verwendet. Zusatzfelder und Rollen, die mit einer Kreditoren-Vorlage verknüpft wurden, werden in diesem Prozess nicht berücksichtigt. Hier werden die Rollen und Zusatzfelder aus dem erstellten Kontakt an den Kreditor vererbt.

Nachfolgend wird exemplarisch die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen für die Kontaktkurzerfassung erklärt.

Konfigurationsvorlage für Kontaktkurzerfassung einrichten#

Rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Konfigurationsvorlagen" auf. In dieser Übersicht werden Ihnen alle Konfigurationsvorlagen für alle Tabellen angezeigt.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

Nachdem die Tabelle ausgewählt wurde, werden die Tabellenfelder auf dem Inforegister "Zeilen“ definiert, die durch die Vorlage automatisch in die Tabelle geschrieben werden sollen.

Inforegister KUMAVISION healthcare#

Über den Menübandaufruf "Eigene Partnerrollen“ können der Vorlage die entsprechenden Rollen zugewiesen werden, die in die Kontaktkurzerfassung kopiert werden sollen.

Über die Zuweisung der Rolle werden auch die Zusatzfelder für die zugewiesenen Rolle in der Vorlage eingeblendet und können auch schon mit Werten vorbelegt werden.

Des Weiteren kann eingerichtet werden, welche Zugeordneten Partnerrollen in der Kurzerfassung anzugeben sind.

Außerdem können auch rollenunabhängige Zusatzfelder an die Vorlage gehängt werden. Diese werden dann ebenfalls in der Kontaktkurzerfassung verwendet.

Anlage Kontaktkurzerfassung#

Die Kontaktkurzerfassung wird immer aufgerufen, wenn ein Kontakt, Kreditor oder Debitor angelegt werden soll.

Gehen Sie hierzu in das Marketingcockpit und wählen Sie den Punkt "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ aus.

Beim Aufruf dieser Funktion erscheint eine Auswahl an Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung. Hier kann die Vorlage ausgewählt werden, anhand der die Kontaktkurzerfassung mit Tabellenfeldern, Zusatzfeldern und Rollen vorbelegt werden soll.

Nach Auswahl der entsprechenden Vorlage wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet und eine Nummer wird vergeben. Ebenso wurden die Informationen, welche Stammdaten mit welchen Vorlagen erstellt werden sollen, gezogen.

Nun kann die Erfassung weiterer Daten wie Name, Adresse und Kommunikationsdaten erfolgen.

Nachdem alle notwendigen Daten erfasst worden sind, kann die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung über die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ beendet werden. Damit wird die Pflichtfeldprüfung gestartet und anschließend werden Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt (je nach Einstellung im Reiter Daten erzeugen. Bei Verlassen der Kurzerfassung ist der angelegte Datensatz dann in der Liste markiert und kann direkt geöffnet werden.

Freigabe Kontaktkurzerfassung#

Wurde für die Kontaktkurzerfassung die Pflichtfeldprüfung aktiviert, so können Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor nur erstellt werden, wenn die Kontaktkurzerfassung freigegeben wurde.

Die Freigabe der Kontaktkurzerfassung bezieht sich auf den Status ihrer Datenpflege.

Hierbei sind folgende Statusoptionen möglich:

Keine Pflichtfeldprüfung:
Bei dieser Option wurde die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiviert. Das heißt, dass die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung nicht explizit abgeschlossen werden muss. Weitere Stammdaten können direkt erstellt werden.

In Arbeit:
Diese Option bedeutet, dass die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Datenpflege noch nicht abgeschlossen wurde. In diesem Pflegestatus können aus der Kontaktkurzerfassung keine weiteren Stammdaten erstellt werden.

Pflege abgeschlossen:
Diese Option wird gesetzt, wenn die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert wurde und die Pflege der Daten in der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde. In diesem Status können aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.

Um die Datenpflege in der Kontaktkurzerfassung abzuschließen und sie freizugeben, wird die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ ausgeführt.

Wurden an dieser Stelle nicht alle Daten gemäß der Pflichtfeldprüfung gepflegt, so öffnet sich die Wizard-Karte der Pflichtfeldprüfung. In der Wizard-Karte können AnwenderInnen entsprechende Korrekturen vornehmen.

Sind alle notwendigen Daten gepflegt worden, wird der Status im Feld Pflege auf "Pflege abgeschlossen“ gesetzt. Nun können auch weitere Aktionen zum Erstellen der Stammdaten ausgeführt werden.

Nachdem die Pflege der Kontaktkurzerfassung abgeschlossen wurde, wird die Karte der Kontaktkurzerfassung in einen nicht editierbaren Zustand versetzt.

Um die Daten bearbeiten zu können, muss die Kurzerfassung erneut in den Pflegestatus "In Arbeit“ versetzt werden. Dies wird über die Aktion "Kurzerfassung bearbeiten“ erreicht.

Nach dem Ausführen dieser Aktion können die Daten wieder bearbeitet werden.

Nach der Überarbeitung der Daten muss die Kontaktkurzerfassung wieder über die Aktion "Kurzerfassungspflege beenden“ freigegeben werden.

Manuelles Erstellen der Kurzerfassung#

Ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung kann auch manuell erstellt werden. Dies geschieht aus der "Kontaktkurzerfassungs Liste“ heraus.

Um manuell einen Datensatz zu erzeugen, wird die Aktion "Neu“ im Menüband ausgeführt, dadurch wird die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet. Diese ist dabei leer, da hier noch keine Daten aus einer Vorlage der Kurzerfassung zugewiesen wurden.

Im nächsten Schritt wird in ein beliebiges Feld geklickt, damit KUMAVISION einen neuen Datensatz für die Kontaktkurzerfassung anlegt. Dabei wird auch eine Nummer, aus der in der KUMAVISION healthcare Einrichtung hinterlegten Nummernserie vergeben.

Nun können alle weiteren Felder in der Kontaktkurzerfassung manuell gefüllt werden. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, welche Stammdaten aus der Kurzerfassung erzeugt werden sollen und anhand welcher Vorlagen dies passieren soll.

Alternativ kann auch hier eine Konfigurationsvorlage genutzt werden, um bestimmte Daten in der Kontaktkurzverwaltung zu füllen. Dazu wird die Aktion "Vorlage anwenden“ im Menüband verwendet.

Beim Ausführen dieser Aktion werden den AnwenderInnen die Auswahl der möglichen Vorlagen für die Kontaktkurzerfassung angeboten. Die in der Vorlage definierten Felder werden gefüllt.

Übersicht vorhandener Kontaktkurzerfassungen#

Die Kontaktkurzerfassung stellt in KUMAVISION healthcare365 einen weiten Stammdatensatz dar, über den prozessrelevante Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden können.

Die bereits erstellten Datensätze in der Kontaktkurzerfassung können über die "Kontaktkurzerfassung Liste“ eingesehen werden.

Aus der Kontaktkurzerfassungsliste können neue Kurzerfassungen erstellt oder die vorhandenen bearbeitet werden.

Offene Kontaktkurzerfassungen#

Kontaktkurzerfassungen, deren Bearbeitung noch nicht abgeschlossen sind (Status Pflege "In Arbeit“), werden in der Liste "Kontaktkurzerfassung – Offen“ gesammelt und können zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Diese Liste befindet sich in der Kachel "Kontaktkurzerfassung – Offen“ auf der Startseite im Bereich "Kontakte und Wiedervorlagen“

Kontaktkurzerfassung mit Wizard (Pflichtfeldprüfung) starten#

Wurde in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“, auf dem Inforegister "Datenprüfung“ die Pflichtfeldprüfung für die Kontaktkurzerfassung so eingestellt, dass die Pflichtfeldprüfung beim Start und bei der Freigabe ausgeführt wird, dann kann die Datenpflege für die Kurzerfassung direkt im Wizard stattfinden.

Dies ist aber nur möglich, wenn die Erstellung der Kurzerfassung über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung ausgeführt" wird. Wird ein neuer Datensatz in der Kontaktkurzerfassung manuell angelegt, so greift die Pflichtfeldprüfung erst bei der Freigabe des Datensatzes.

Zum Start der Kontaktkurzerfassung mit Wizard wird über die Kontaktliste ein neuer Datensatz über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung“ angelegt.

Beim Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Konfigurationsvorlage, aus der die Daten in der Kurzerfassung vorbelegt werden sollen.

Nach der Auswahl einer Vorlage wird direkt die Wizard-Karte für die Kontaktkurzerfassung geöffnet und alle notwendigen Prüfungen und Felder, die zu pflegen sind, werden angezeigt.

In der Wizard-Karte können dann alle notwendigen Daten für die Kontaktkurzerfassung gepflegt werden. Wurden alle Daten erfasst und die Wizard-Karte geschlossen, wird automatisch die Karte der Kontaktkurzerfassung geöffnet.

Da alle notwendigen Informationen bereits in der Wizard-Karte gepflegt wurden, wird der Pflegestatus im Feld "Pflege" auf "Pflege abgeschlossen“ gestellt.

Nun können direkt aus der Kontaktkurzerfassung weitere Stammdaten wie Kontakt, Debitor oder Kreditor erstellt werden.

Partnerrollen#

Partnerrollen sind Funktionen, die ein Debitor, Kreditor oder Kontakt übernehmen kann. Dies kann beispielsweise die Rolle eines Arztes, eines Versicherten, einer Krankenkasse, eines Vermittlers oder eines Pflegeheims sein. Debitoren, Kreditoren und Kontakte können dabei selbst eine Partnerrolle einnehmen "eigene Partnerrollen“ und es können ihnen Rollen zugewiesen werden "zugeordnete Partnerrollen“. So kann beispielsweise einem Debitor ein Kontakt mit der Rolle "Vermittler" zugewiesen werden.

Die Partnerrollen bilden damit Funktionseinheiten ab. Pro Rolle können Informationen in Form von Zusatzfeldern zur Verfügung gestellt werden. So kann der Rolle "Arzt“ eine Zusatzinformation wie zum Beispiel die Betriebsstättennummer mitgegeben werden, die für andere Rollen nicht gebraucht wird, und die Ansicht bleibt übersichtlich.

Einrichtung#

Partnerrollen einrichten#

Vor der Einrichtung der Partnerrollen ist in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ ein Standardsprachcode zu definieren. Für den Standard Sprachcode wird automatisch bei Anlage oder Änderung von Partnerrollen der Inhalt des Feldes "Beschreibung“ in die "Partnerrollen Übersetzungen“ geschrieben.

Rufen Sie die Seite "Partnerrollen“ über die Anwendersuche auf. Hier sind bereits im Rahmen der MED-Konfiguration die für die Rezeptabwicklung notwendigen Partnerrollen angelegt. Sie haben die Möglichkeit weitere für Ihr Unternehmen notwendige Partnerrollen anzulegen.

Über das Feld "Gehört zu Partnerart“ definieren Sie für welche Stammdaten die "Partnerrollen“ angewendet werden sollen. Für die Stammsatzart "Debitor" werden in der Prüfung nur zugeordnete Partnerrollen aus der Stammdatenvorlage berücksichtigt, die auch für Debitoren vorgesehen sind. Dazu wird in der Rolle das Kennzeichen "Gehört zu Partnerart“ auf den Wert "Kontakt/Debitor“ geprüft.

Für die Stammsatzart "Kreditor" werden in der Prüfung nur zugeordnete Partnerrollen aus der Stammdatenvorlage berücksichtigt, die auch für Kreditoren vorgesehen sind. Dazu wird in der Rolle das Kennzeichen "Gehört zu Partnerart“ auf den Wert "Kontakt/Kreditor“ geprüft.

Jeder Partnerrolle können "Zusatzfelder“ zugewiesen werden. Darüber kann definiert werden, welche Zusatzinformationen mit einer Rolle verknüpft werden. In den Partnerrollen Zusatzfeldern können der in der Liste markierten Partnerrolle die bereits eingerichteten Zusatzfelder zugeordnet werden. Rufen Sie hierzu die "Zusatzfelder“ über den Aufruf "Verknüpfte Informationen“ auf.

Wird eine Partnerrolle einem Debitor/Kreditor/Kontakt zugewiesen, dann wird sie automatisch inklusive ihrer Zusatzfelder in der jeweiligen Stammdatenkarte angezeigt.

Sollen Zusatzfelder aus einer Partnerrolle entfernt werden, in denen bereits Daten hinterlegt wurden, dann erscheint ein entsprechender Hinweis, der zuvor bestätigt werden muss.

Partnerrollen Funktionszuordnungen#

Um im späteren Ablauf die Partnerrollen je nach benötigter Funktion (bspw. für die Vertragsermittlung, Preisfindung oder auch Adresssteuerung) ermitteln zu können, ist in der "Partnerrollen Funktionszuordnungen“ die entsprechende Rolle ihrer Funktion zuzuordnen.

Vorgangsbeteiligte Einrichtung#

Alle am Vorgang beteiligten Parteien werden als Vorgangsbeteiligte zur Vorgangssteuerungsart eingerichtet. Die Einrichtung hierzu erfolgt auf der Seite "Vorgangsbeteiligte Einrichtung“. An dieser Stelle ist zudem eingerichtet, ob ein bestimmter Vorgangsbeteiligter bzw. ein Stammdatensatz mit einer bestimmten Partnerrolle Abrechnungs- und/oder Vertragsrelevant ist. Sowie die Priorisierung dazu.

Über die Einstellung "Aktualisierung erlaubt“ Ja/Nein haben Sie die Möglichkeit, zugeordnete Vorgangsbeteiligte wie z.B. Verordner oder Kostenträger in bestehenden Vorgängen zu aktualisieren.

Vorbelegung Partnerrolle in Konfigurationsvorlagen#

Um einen neuen Datensatz wie z.B. Kreditor oder Debitor anzulegen, werden die Konfigurationsvorlagen verwendet. Sie haben die Möglichkeit, bereits in der Vorlage die "Eigenen Partnerrollen“ sowie die "zugeordneten Partnerrollen“ zu definieren und auch bereits mit Werten vorzubelegen.

Ablauf#

Hinterlegung von Partnerrollen#

Über die Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktkarte kann die Zuweisung der eigenen Rolle erfolgen. Nachfolgend beschriebenes gilt gleichermaßen für Debitoren, Kreditoren und Kontakte.

Über den Aufruf "Eigene Partnerrollen“ kann auf alle zur Stammsatzart (Debitor, Kreditor, Kontakt) vorhandenen Partnerrollen zugriffen werden und diese können dem Debitor zugeordnet werden.

Anhand der Vorgangsart kann die Rolle weiter spezifiziert werden, eine Rollen-Vorgangsart Kombinationen kann dabei nur einmal angelegt werden. Ist dem Debitor/Kreditor ein Kontakt zugeordnet, dann wird dieser automatisch in das Feld "Kontaktnr." übernommen.

Nachdem eine Rollenzuordnung erfolgt ist, stehen in der Stammdatenkarte die Rolleninformationen zur Verfügung und die Inhalte der Rollen-Zusatzinformationen können erfasst werden.

Über den Aufruf "Zugeordnete Partnerrollen“ können dem Debitor die Rollen anderer Debitoren/Kreditoren/Kontakte zugewiesen werden. Damit kann z.B. auf einen anderen Debitor und dessen Rolle als Krankenkasse verwiesen werden.

Mit den Angaben Start- und Enddatum kann zusätzlich ein Zeitraum für die Gültigkeit der zugeordneten Partnerrolle festgelegt werden. Damit kann bereits im Vorfeld eine Änderung der Krankenkasse zu einem bestimmten Datum in den Stammdaten gepflegt werden. Die zugeordneten Partnerrollen können dann in der Stammdatenkarte eingesehen werden.

Hinterlegung mehrerer gleicher Partnerrollen differenziert nach Vorgangsart#

Über die Vorgangsarten ist es möglich, eine Partnerrolle detaillierter zu definieren. So kann einem Debitor mehrfach eine Rolle zugewiesen werden, sofern sie sich in der Zuordnung der Vorgangsart unterscheiden. Es können so z.B. zu einem Debitor mehrere Ärzte zugeordnet werden oder verschiedene Kostenträger wie z.B. Berufsgenossenschaft und gesetzliche Krankenversicherung.

Vorgangsbeteiligte aktualisieren#

Ist die Aktualisierung erlaubt, fragt das System ab, bei hinzufügen eines weiteren Datensatzes zu einer Partnerrolle wie z.B. Ergänzung Kostenträger ab Datum x, ob die bestehenden Vorgänge aktualisiert werden soll. Wird dies mit "Ja" bestätigt, dann wird in den Vorgängen auf der aktuellen Zeile der bereits hinterlegten Partnerrolle ein Enddatum gesetzt und eine neue Zeile zur Partnerrolle mit Startdatum angelegt.

Wiedervorlagen#

Mittels der Wiedervorlagen in KUMAVISION healthcare365 lassen sich einfach und bequem Erinnerungen an offene Aufgaben erstellen und einem/einer AnwenderIn und / oder Team zuweisen. Dabei kann die Wiedervorlagenbearbeitung in KUMAVISION healthcare365 von verschiedenen Orten aus aufgerufen werden.

Einrichtung#

Teams#

Wenn mit Teams gearbeitet werden soll, muss jede/r MitarbeiterIn mindestens einem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die "Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf "Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf "Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die "Team Benutzer“ in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Wiedervorlage Aufgabe#

In den Wiedervorlagen kann mit vordefinierten Aufgaben gearbeitet werden. Um eine Aufgabe zu erstellen, rufen Sie die "Wiedervorlage Aufgabe“ auf und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag. Im Feld "Beschreibung“ wird diese Aufgabe beschrieben.

Wiedervorlagengruppen#

Mehrere Wiedervorlagenaufgaben können zu Aufgabengruppen zusammengefasst werden. Dazu wird zunächst ein Gruppencode angelegt, im Anschluss können die Aufgaben zur entsprechenden Gruppe hinzugefügt werden.

Um eine Aufgabengruppe zu erstellen, rufen Sie die "Wiedervorlagegruppeliste“ auf und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag.

In den Wiedervorlagen Aufgabenzeilen werden anschließend die Aufgaben der Gruppe hinzugefügt. Ist für die Bearbeitung ein bestimmtes Team zuständig, kann dieses bereits hier in der Wiedervorlagengruppe vorbelegt werden.

eBox Typen initialisieren#

Um Teamwiedervorlagen über die eBox zu bearbeiten ist eine Initialisierung der eBox Typen notwendig.

Rufen Sie die über die Anwendersuche die "eBox Arten“ auf und führen Sie die Funktion "eBox Typen initialisieren“ über "Aktionen“ aus. Über diese Funktion können alle umgesetzten Arten und Unterarten automatisch generiert werden.

Der Eintrag zur Verarbeitung von Wiedervorlagen wird dadurch automatisch angelegt.

Ablauf#

Erstellung von Wiedervorlagen#

Aus vielen Belegen und Stammdaten können Wiedervorlagen über die Funktion "Wiedervorlage errichten“ angelegt werden.

Wird eine neue Wiedervorlage erstellt, so wird sie mit der eigenen Benutzer ID und dem primären Team (sofern eingerichtet) vorbelegt.

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wählen Sie eine "Aufgabengruppe“ aus, sofern Sie diese im Unternehmen verwenden.

Auf dem Inforegister "Kurzinformation“ kann ein einfacher Infotext hinterlegt werden. Dieser wird Ihnen ebenfalls in der Übersicht der Wiedervorlagen angezeigt. Wählen Sie hier eine eindeutige Beschreibung, um den Inhalt möglichst einfach zu identifizieren. Auf dem Inforegister "Wiedervorlagen Aufgaben“ können Sie, falls nicht bereits durch die Verwendung einer Aufgabengruppe erfolgt, einzelne Aufgaben erfassen oder alternativ auch manuell einen Aufgabentext erfassen.

Wurden in der Wiedervorlage Aufgaben erfasst, wird auf dem Inforegister "Kurzinformation“ der Text der nächsten offenen Aufgabe angezeigt. Aus dem Inforegister "Information“ können Sie Detaildaten zum Bedarfsverursacher sehen sowie Erstell-, Änderungs- und Abschlussdaten.

Aufgabe einem Team zuweisen#

Soll die Aufgabe einem anderen Team zugewiesen werden, wird auf dem Inforegister "Allgemein“ die Teamaufgabe aktiviert. Der/die BenutzerIn wird dann automatisch entfernt und die Aufgaben können einem anderen Team zugewiesen werden. Soll die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, muss das Wiedervorlagendatum entsprechend hochgesetzt werden.

Resultierende Aufgabe erstellen#

Resultierende Wiedervorlagen können generell zu einer Wiedervorlage oder zu einer einzelnen Aufgabe einer Wiedervorlage erstellt werden. Je nach Variante wählen Sie den Funktionsaufruf "Resultierende Wiedervorlage errichten“ im Menüband oder alternativ auf dem Inforegister "Wiedervorlagen Aufgaben“ zur Zeile auf.

Bei Auswahl in der Zeile wird direkt die Aufgabe übernommen und, falls bereits angegeben, das neue Team der Aufgabe vorbelegt. In der bisherigen Wiedervorlage wird die Aufgabe automatisch auf "erledigt" gesetzt und die Nummer der resultierenden Wiedervorlage angezeigt.

Abarbeiten der Wiedervorlagen in der eBox#

Öffnen Sie die eBox über den Aufruf "eBox“ im Menüband auf der Startseite, alternativ können Sie auch die eBox über die Anwendersuche aufrufen. Wählen Sie aus der Liste der eBox Arten die Art "Wiedervorlage“ und bestätigen Sie dies mit "OK".

Es öffnet sich die "eBox“. Wählen Sie die Aktion "Abruf“ aus. Es erscheint eine Auswahl der Wiedervorlagen gefiltert nach eigener Teamzugehörigkeit.

Aus dem Arbeitsvorrat können einzelne oder mehrere Einträge ausgewählt werden, die dann für die Bearbeitung in die eBox übernommen werden.

Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie über "Ansicht“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion "In Bearbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister "Allgemein“ wird auf "in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen, aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf "Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion "Erledigt" auf "Erledigt“ und der eBox Eintrag auf den Status "Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf "healthcare“ die Funktion "Geprüft“ aus.

Der Wiedervorlagen-Datensatz wird aus der eBox entfernt. Die Wiedervorlage wird dadurch nicht gelöscht - die Wiedervorlage erscheint lediglich nicht mehr in der Liste der abzurufenden Datensätze.

Abarbeiten der Wiedervorlagen aus dem Rollencenter#

Neben der Möglichkeit, zur Bearbeitung in der eBox, können Sie die Wiedervorlagen über die einzelnen Kacheln im Rollencenter bearbeiten. Es stehen hierfür zwei verschiedene Kacheln zur Verfügung. Zum einen die "Team Wiedervorlagen“, diese sind gefiltert auf Ihrem Benutzer zugeordneten Teams und die "Eigenen Wiedervorlagen“ diese sind gefiltert auf Ihren Benutzer. Nur wenn in der Wiedervorlage "Teamaufgabe“ aktiviert ist, wird diese in der Kachel "Team Wiedervorlagen angezeigt“.

Die Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus der eBox. Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie über "Funktion“, "Anzeigen“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion "In Bearbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister "Allgemein“ wird auf "in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf "Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion "Erledigt“ auf den Status "Erledigt" und der eBox Eintrag auf den Status "Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf "healthcare“ die Funktion "Geprüft“ aus.

Automatische Wiedervorlagen bei Therapieende/-Abbruch, Vorgangsende#

Neben der manuellen Anlage von Wiedervorlagen, kann über den Prozess "Vorgangsende setzen“ aus dem Marketing Cockpit die Wiedervorlage automatisch erstellt werden (siehe hierzu Abschnitt Therapieende/ -abbruch).

healthcare+ Suche#

Über diese Schnellsuche für Stammdaten können Sie in KUMAVISION healthcare365 über alle Zusatzfelder und alle frei definierten Stammdatenfelder über die Eingabe in einem Suchfeld nach Datensätzen suchen. Dabei werden definierte verbundene Daten, wie z.B. die Artikeleinheiten und Varianten, bei der Suche nach einem Artikel mitberücksichtigt.

Verwendung#

Für die folgenden Stammdaten steht die healthcare+ Suche zur Verfügung, die über die jeweiligen Stammdatenlisten und –karten aufgerufen werden kann:

• Debitoren
• Kreditoren
• Kontakte
• Artikel
• Ressourcen
• Sachkonten / Erw. Sachkonten
• Seriennr. / Chargennr.-Infokarten
• Kontenplan

Der Aufruf der Suche erfolgt über das Menüband der jeweiligen Stammdateliste.

In der Suchergebnis-Maske kann der Datensatz über die Funktion "Anzeigen" angezeigt werden. Beim Verlassen der Maske mit "Ok" wird auf den ausgewählten Datensatz in der jeweiligen Stammdatenliste positioniert.

Die healthcare+ Suche berücksichtigt alle eingerichteten Stammdatentabellen.

Debitorensuche: Werden zu einer Suche mehrere Ergebnisse gefunden, die beispielsweise dem gleichen Debitor zugeordnet sind, so wird der erste Treffer angezeigt. Die weiteren Treffen können dann über den DrillDown im Feld "Anzahl" zusätzliche Treffer aufgerufen werden.

Suchregeln:

• Alle Begriffe, die eingegeben werden, sind automatisch mit einem UND verknüpft. Die Treffer müssen damit alle eingegebenen Begriffe enthalten.
• In der healthcare+ Suche zu Debitor, Kontakt oder Kreditor gibt es die Möglichkeit die Suche zusätzlich einzugrenzen auf die Eigene Partnerrolle des gesuchten Datensatzes.

Zusätzliche Suchfelder in der Debitoren- und Kontaktsuche

Bei einer großen Anzahl von Debitoren und/oder Kontakten kann die Performance der Debitoren- bzw. Kontaktsuche abnehmen. Dies liegt daran, dass alle konfigurierten Such- und Zusatzfelder auf Übereinstimmung geprüft werden.

Dies können Sie vermeiden, in dem Sie gezielt Ihre Suche mit den zusätzlichen Suchfeldern eingrenzen:

Die Eingabe muss jeweils mindestens drei Zeichen beinhalten. Die Angabe einer Rolle wird bei der Suche weiterhin berücksichtigt. Es erfolgt bei der Schnellsuche keine Angabe mehr, in welchem Feld der Treffer erfolgte, da dies bereits über die Eingabe eingeschränkt wird. Um eine möglichst schnelle Suche zu ermöglichen, können folgende Felder nicht gleichzeitig eingegeben werden: Nummer, Name und Telefonnummer. Hierfür kann weiterhin die Komfortsuche verwendet werden.

Artikelverfolgung#

KUMAVISION healthcare365 stellt bei Auslieferung des Systems eine Anzahl branchengängigen Artikelverfolgungen zur Verfügung die bei Neuanlage eines Artikels entsprechend zugewiesen werden kann.

Farbliche Darstellung#

Das Feld "Menge“ wird in den offenen EK-/VK-Belegzeilen, Warenausgangszeilen, Wareneingangszeilen und im Artikel Buch.-Blatt, UML Buchblatt, INV Buchblatt, Fertigung, Montage andersfarbig dargestellt, wenn es sich um eine Zeile mit einem Artikel handelt, für den eine Artikelverfolgung eingerichtet ist. Zusätzlich kann über den Lookup des Feldes direkt die Artikelverfolgung aufgerufen werden.

Dabei werden folgende farbliche Unterscheidungen getroffen:

• Rot, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber keine Zuordnung erfolgt ist
• Blau, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden sind, aber nicht vollständig zugeordnet wurden
• Grün, wenn Chargen- oder Seriennummern vorhanden und vollständig zugeordnet sind

Herstelldatum Garantiedatum, ext. Charge#

Sollte ein Artikel ein Herstelldatum haben, können Sie dies mit dem Artikelverfolgungscode definieren. Das Garantiedatum können Sie auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" über die Felder "Garantielaufzeit Kunde“ / "Garantielaufzeit Lieferant“ definieren. Darüber hinaus können auf diesem Inforegister diverse Einstellungen für den technischen Service vorgenommen werden.

Infokartenpflicht#

Damit bei Buchung automatisch eine Seriennummer/Chargennummer-Infokarte erstellt wird, muss für den Artikel die Infokartenpflicht auf der Artikelkarte durch den Schalter "Infokartenpflicht“ aktiviert werden.

Seriennr.-Informationskarte#

Die Seriennr.-Informationskarte wurde mit folgenden Felder in KUMAVISION healthcare365 erweitert:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Kreditor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. Wenn ein Gerät eingekauft oder im Rahmen des Wiedereinsatzes von einem Marktbegleiter über eine Bestellung erfasst wird, wird der Kreditor hier erfasst.

Inforegister Debitor#

Dieses Inforegister ist für den technischen Service von Notwendigkeit. In diesem Inforegister wird der/die BenutzerIn erfasst, welche/r die Einweisung in das Gerät gegeben hat.

Inforegister KUMA-Plattform#

Inforegister Eigentum-/ Besitzverhältnis#

Hier wird das Eigentumsverhältnis des Geräts dargestellt.

Solange nachzuhalten ist, wo sich das Gerät befindet, ist der Buchungscode sowie die Felder für den Lagerort und Lagerplatz der letzten Lagerbuchung gefüllt. Wird ein Gerät nur an einen Kunden verkauft, sind die Felder leer und einzig der Eigentümer und Besitzer sind eingetragen. Der Buchungscode wird im jeweiligen Prozess korrekt eingesteuert.

Funktionen im Menüband#

Betriebsstundenpflicht#

Ist ein Gerät betriebsstundenpflichtig, so wird dieses ebenfalls über den Artikelverfolgungscode gesteuert. Dafür ist eigens ein Artikelverfolgungscode (SN_BSTD) angelegt worden, welcher in der Einrichtung die Betriebsstundenpflicht hat, sodass die Betriebsstunden auf der Seriennummernkarte gepflegt und eingesehen werden können.

Warnhinweise#

Sie können zu einem Kontakt bzw. Debitoren Warnhinweise hinterlegen, die Ihnen im Marketing Cockpit angezeigt werden, wenn Sie den Kontakt öffnen. Dies können beispielsweise Warnhinweise vor Infektionskrankheiten o.ä. sein. Je nach Einrichtung werden diese Meldungen im Kopfbereich in Laufschrift und ggf. zusätzlich als eigenständige Warnung angezeigt.

Über die Schaltfläche Warnhinweise "Zugehörig > Kontakt MC Cockpit > Warnhinweise“ des Menübands kann ein Warnhinweis aus einer Liste einem Kontakt zugeordnet werden und eingestellt werden, ob eine eigenständige Warnung (über das Feld Gefahrenhinweis) oder nur die Laufschrift angezeigt werden soll.

Besondere Hinweise#

Bemerkungen für Debitoren, Kreditoren und Artikel können über einen Code als "Besonderer Hinweis“ markiert werden. In den Verkaufs-/Einkaufsbelegen werden diese Bemerkungen dann direkt in der Infobox dargestellt.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

In der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" kann auf dem Inforegister "Tour" im Feld "Code für Tour Prio-Text" ein Code hinterlegt werden, der "besondere Hinweise“ von "normalen“ Bemerkungen für das Terminplanungsbuchblatt unterscheidet. Hierbei ist zu beachten, dass der entsprechende "Bemerkungscode" vorab in den "Bemerkungscodes" und nicht wie üblich in den "Bemerkungszeilen Codes" eingerichtet wird.

Um besondere Hinweise im Verkaufsbereich von bestimmten Vorgangsbeteiligten ebenfalls in Liefer- und/oder Abrechnungsplan anzuzeigen, hinterlegen Sie auf dem Inforegister "Verkauf“ in den Feldern "VK Priotexte für Partnerrollen LP“ und/oder "VK Priotexte für Partnerrollen AP“ den entsprechenden Code. Sie haben hier auch die Möglichkeit mehrere Codes mit dem Zeichen | zu erfassen. Beispiel: VS-GK|KK-AB