Informationsmanagement (IRM)#
KUMAVISION healthcare365 stellt mit dem Informationsmanagement (IRM) ein Tool zur Verfügung, welches individuell zur Verwaltung von notwendigen Dokumenten und deren Verkettung, d.h. automatischen Ausdruck mit weiteren Belegen genutzt werden kann.
Somit wird gewährleistet, dass Lieferungen nur erzeugt werden, sobald die passende Verordnung in der korrekten Qualität (z.B. im Original) vorliegt. Oder aber auch, dass Rechnungen an die Kasse nur dann erzeugt werden, sofern die Genehmigung hierfür vorliegt.
Neben den o.g. Funktionalitäten können Einrichtungen vorgenommen werden, die eine automatische Weiterführung der Dokumente für den nächsten Prozessschritt vorsehen. Es gleicht dem Prinzip eines Mahnwesens. Somit können nicht erhaltene Dokumente angemahnt werden.
Der Informationsmanager ist das Bindeglied von Liefer- und Abrechnungsplan und der dafür benötigten Informationen.
Die jeweils benötigte Information wird in den Verträgen festgelegt und in die Vorgangsperioden übernommen. Der Informationsmanager ist direkt mit der Statusverwaltung in den Vorgängen verbunden.
Sie können optionalen Informationsbedarf einsteuern und den aktuellen Status beobachten.
Neben der Anforderung und dem Erhalt der Information ist auch deren Wiederverwertung, d.h. Ausgabe ein zentrales Element.
Einrichtung#
Belegmerkmalsgruppen#
In Verbindung mit den Kommunikationsbelegen können Belegmerkmale automatisch mit ausgedruckt werden. Um den Ausdruck zu steuern, können in den Belegmerkmalsgruppen die passenden Filterungen hinterlegt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Belegmerkmale“.
Einem Kommunikationsbeleg kann eine Belegmerkmalsgruppe zugewiesen werden. Soll das Belegmerkmal einer späteren Anforderung dienen, so muss dafür ein spezieller Kommunikationsbeleg erstellt werden.
Kommunikationspartner#
Die "Kommunikationspartner" definieren alle möglichen internen und externen Kommunikationspartner und stellen die Verbindung zur Anwendung her.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der den Partner identifiziert. |
| Beschreibung | Beschreibung, welche Personengruppe damit angesprochen wird. |
| Partnerrolle | Klassifiziert den Kommunikationspartner. Beispiel: Innerhalb der Art "Debitor“ könnte es die Partnerrollen zur Versicherung, zum Arzt und zum Vermittler geben. |
| "Erste Priorität“ "Zweite Priorität“ |
Über dieses Feld lässt sich der Kommunikationspartner auch dynamisch ermitteln. Dabei wird ermittelt, ob unter "Erster Priorität“ und dann unter "Zweiter Priorität“ eine Datenquelle angegeben ist. Liefert die Datenquelle eine Partnerrolle, wird diese verwendet. Wird bei beiden Datenquellen keine Partnerrolle gefunden, wird die in diesem Datensatz angegebene Partnerrolle verwendet. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer Partner laut Partnerrolle. Kommunikationsstufe Ermittelt die Partnerrolle aus der Adressteuerung der aktuellen Kommunikationsstufe. Vorgangsherkunft Ermittelt die Partnerrolle aus dem gleichnamigen Feld in der Vorgangsherkunft. |
Kommunikationsbelege#
Die "Kommunikationsbelege" definieren alle möglichen Belege, egal ob zur Ausgabe von Information und/oder zur Anforderung von Information. Zu jeder Belegart kann angegeben werden, wie diese angefordert und der erhaltene Beleg abgelegt wird.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der den Beleg identifiziert (zum Beispiel: IM_VO – für die Verordnung, IM_EKV - für den Genehmigungsprozess, PO_PAT – für allgemeine Patienteninformationen). |
| Beschreibung | Beschreibung des Beleges (zum Beispiel: Verordnung, eKostenvoranschlag, Patienteninformation). |
| Interne Belegart | Hierüber wird der Bezug zur intern erzeugten Belegart definiert. Dies ist z.B. notwendig, wenn der Beleg für die Verkettung verwendet wird (wie zum Beispiel: Lieferschein und Rechnung oder auch Betriebsstunden, Abliefernachweis und Kostenvoranschlag). |
| Vorgabe Methodencode | Vor allem für interne Belegarten lassen sich damit weitere Konfigurationen über den Methodencode einrichten. Hier wird definiert, wann der Beleg mit welchen Belegtexten und Adressaten angefordert wird. |
| Anforderung Belegmerkmal | Gibt an, mit welchem Belegmerkmal die Daten angefordert werden. Wenn die Belegart nicht per Belegmerkmal angefordert wird, bleibt das Feld leer. |
| Vorschau Berichts-ID | Hier wird der Report hinterlegt, der die Vorschau beim Druck anzeigt. |
| Anforderung Berichts-ID |
Gibt an, mit welchem Bericht die Daten angefordert werden, zum Beispiel: "Info Anforderung: 5007226". Wenn die Belegart nicht per Ausdruck angefordert wird, bleibt das Feld leer. |
| Anforderung Codeunit-ID | Gibt an, mit welcher Codeunit (=Schnittstelle) die Daten angefordert werden. Wenn die Belegart nicht per Schnittstelle angefordert wird, bleibt das Feld leer. Die Nutzung der Schnittstelle muss zudem auch für den Kommunikationspartner aktiviert sein. Beispiel: Ist hier eine Codeunit für den EKV eingetragen, so müssen auch die Kommunikationspartner (Krankenkassen) dafür eingerichtet sein. |
| Anforderung Datenherkunft | Das Feld gibt die Datenbasis für die Anforderung an. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Lieferplan Alle Lieferplanzeilen. Lieferplan / Gesamtmenge Alle Lieferplanzeilen mit den summierten Mengen der jeweiligen Einteilungen innerhalb der Vorgangsperiode. Abrechnungsplan Alle Abrechnungsplanzeilen. Abrechnungsplan / Gesamtmenge Alle Abrechnungsplanzeilen mit den summierten Mengen der jeweiligen Einteilungen innerhalb der Vorgangsperiode. Lieferung Alle Zeilen einer Lieferung. Diese sind verbunden mit den zugehörigen Lieferplaneinteilungen. Leer Wenn die Belegart nicht angefordert wird. |
| Verknüpfte Tabellennr. Verknüpfte Tabelle |
Hier wird der Datenursprung der Information eingerichtet. |
| Fieldmapping ID fieldmapping Printportal |
Das Fieldmapping ist für die Verknüpfung mit dem DMS notwendig. |
| DMS Barcode | Bei einer Verkettung von Belegen ist es möglich, direkt ein Dokument aus dem DMS auszuzugeben. Der DMS Barcode dieses Dokumentes wird hier angegeben. Ist ein DMS Barcode in einem Kommunikationsbeleg hinterlegt, wird dieser bei Erstellung der Verketteten Belege immer den Belegen beigefügt. Dies könnte dazu genutzt werden um z.B. ein Rückantwort-Deckblatt, die AGBs o.ä. mitzugeben. Alternativ können dazu die Belegmerkmale verwendet werden. |
| Schema | Hiermit ist es möglich, das Dokument innerhalb der Struktur im Aktenbaum anzuzeigen. |
| Ausgabeanweisecode | Der Ausgabeanweisungscode dient hauptsächlich zur Ausgabesteuerung der OMS (Office Management System) Belege. |
| eBox Nachbearbeitung | Nach der Archivierung von Dokumenten über die eBox, wird die hier definierte Seite automatisch geöffnet. leer AnwenderInnen bleiben in der eBox. Marketing Cockpit Es öffnet sich das Marketing Cockpit des zuvor bearbeiteten Kontakts. Debitor Es öffnet sich die Debitorenkarte. Vorgangsperiode Es öffnet sich die Vorgangsperiodenkarte. Info.Anforderung Die Info.Anforderung wird angezeigt. |
Kommunikationswege#
Die "Kommunikationswege" definieren alle möglichen Kommunikationswege und steuern die interne Priorisierung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der die Kommunikationswege identifiziert. |
| Beschreibung | Beschreibung des Kommunikationswegs. |
| Qualität | Das Feld gibt die grundsätzliche Art der Informationsübertragung an, wobei die Optionen qualitativ aufsteigend zu sehen sind. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: • Mündlich • Kopie • Original |
| Datenherkunft | Das Feld gibt an, woher die Kommunikationsdaten in der Anwendung stammen. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: • Telefonnr. • Faxnr. • Adresse • Codeunit-ID (=Schnittstelle) |
| Relevanz | Das Feld erlaubt eine Priorisierung innerhalb einer Art. Der höchste Wert hat die höchste Priorität. Beispiel: Eine Kopie kann per Schnittstelle, per Fax oder per Mail übertragen werden. Intern wird eine Schnittstelle bevorzugt und erhält die höchste Relevanz, vor Mail und abschließend Fax. Eine externe Präferenz des Kommunikationspartners kann die interne Präferenz übersteuern. Ein Kommunikationsweg wird in der Hierarchie ignoriert, wenn die dafür vorgesehenen Stammdaten nicht vorhanden sind. Das heißt, ist in der Einrichtung der Kommunikationsbelege keine Schnittstelle angegeben, so ist dieser Weg nicht möglich. |
Für den Kommunikationsweg mit Qualität "Kopie" ist es möglich, für Debitoren, Kreditoren, Kontakten einen bevorzugten Kommunikationsweg zu hinterlegen. Für den Adressat "Sachbearbeiter“ wird bspw. der Kommunikationsweg (Kopie) OHNE verwendet, so dass hier keine Belege gedruckt oder anderweitig versendet werden.
Kommunikationsmethoden, -stufen und –texte#
Sollen Belege versendet, erinnert bzw. gemahnt werden, können hierzu verschiedene Methoden mit zugehörigen Stufen und Texten eingerichtet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der die Kommunikationsart identifiziert. |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Max. Anzahl | Gibt die maximale Anzahl von Kommunikationsstufen an. |
| Anzahl Zeilen | Zeigt zur Kontrolle die Anzahl der eingerichteten Stufen an. |
| Abschlussaktion | Wenn nach Ablauf der Fälligkeit der letzten Kommunikationsstufe keine Antwort erhalten wurde, kann eine Aktion ausgelöst werden. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer Die letzte Stufe wird endlos wiederholt, bis die Information eintrifft. Einverständnis Keine Antwort wird als Einverständnis gewertet. Damit wird bspw. eine IA mit Info "OK" belegt. |
| Abschluss eBox Eintrag | Hier kann angegeben werden, ob beim Erreichen der letzten Kommunikationsstufe ein eBox-LOG Eintrag erzeugt wird. Dieser kann im Nachgang manuell bearbeitet werden. |
Über das Menüband können Sie über "Stufen" die Einrichtung der Kommunikationsstufen parametrisieren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Nummer der Stufe, beginnend bei "1". |
| Toleranzperiode | Diese Datumsformel gibt die Wartezeit (ab dem Basisdatum - siehe "Informationsanforderung“) bis zur Ausführung an. Beispiel: Der Wert "1W" definiert eine Wartezeit von einer Woche bis zur Versendung der Beleganforderung. Der Wert gilt somit in den weiteren Stufen als Wartezeit nach der Fälligkeit. |
| Fälligkeitsformel | Datumsformel zur Berechnung des Fälligkeitsdatums der Antwort. Beispiel: Der Wert "10T" errechnet ausgehend vom Versanddatum der Beleganforderung eine Fälligkeit in 10 Tagen. |
| Keine Adresssteuerung | Wurde über die Kommunikationsstufe die Ermittlung des Kommunikationspartners (per Umleitung an Partnerrolle) konfiguriert, kann diese hier deaktiviert werden. Dies ist z.B. bei Kostenvoranschlägen sinnvoll, wenn die Kostenvoranschlagskasse über Filtercode in den Informationsanforderungen ermittelt wird (Kostenvoranschlagsmatrix). |
| Ausgabeanweisungscode | Es kann in bestimmten Stufen Sinn machen, den Vorgabewert aus der Definition der Info Anforderung zu überschreiben. Beispielsweise wenn wie beim Kostenvoranschlag in der ersten Stufe die Beträge ausgewiesen werden sollen und in den folgenden Stufen nicht mehr. |
| Anforderung Beschreibung | Es kann in bestimmten Stufen Sinn machen, den Vorgabewert aus der Definition der Info Anforderung zu überschreiben. Damit kann die Überschrift im Druckbeleg pro Stufe unterschiedlich sein. Beispiel: 1. Stufe "Rezeptanforderung“ und 2. Stufe "Rezeptanforderung 1. Erinnerung“ |
Zu jeder Stufe ist ein Vor- und/ oder ein Nachtext einrichtbar, der über die Aufrufe "Vortext bzw. Nachtext" im Menüband geöffnet werden können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Text | Freier Text der zur jeweiligen Kommunikationsstufe ausgegeben wird. |
| Partnerrolle | Als Filter kann die Partnerrolle erfasst werden. Es können hierbei bspw. unterschiedliche Texte für die jeweiligen Adressaten angegeben werden. Bei Verordnungen bspw. "Sehr geehrtes Praxisteam“ für die Partnerrolle "Arzt" und "Sehr geehrter Kunde/Sehr geehrte Kundin“ für die Partnerrolle des gesetzlich Versicherten. |
| Fehlercode | Als Filter kann ein Fehlercode hinterlegt werden, so dass der Text nur in Verbindung mit einem Fehlercode erscheint. Fehlen auf der Verordnung Angaben wie die Unterschrift, die Diagnose o.ä., können diese Fehlercodes bei sog. Formfehlerrezepten im weiteren Beleganforderungsprozess mit angedruckt werden. Dabei wird nicht der ausgewählte Code, sondern dessen Beschreibung ausgegeben (siehe Kommunikationsfehler). |
Kommunikationsstatus#
Während einer Kommunikation gibt es verschiedene Ist-Zustände. Zu den möglichen Ist-Zuständen einer Belegart sollte jeweils ein Status definiert werden.
Dabei ist es sowohl möglich einen allgemeingültigen Status anzulegen, der von allen Belegarten verwendet wird, als auch einen eigenen Status pro Belegart.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der den Status identifiziert. |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Gesperrt | Ja/Nein-Feld das später beim Setzen des Status eine entsprechende Sperrung oder Freigabe im Liefer- bzw. Abrechnungsplan veranlasst. |
| Status | Das Feld gibt den Status an, der bei einer Verarbeitung der Info Anforderungen gesetzt wird. Zudem beachtet auch der Stapellauf zur Aktualisierung von Info Anforderungen diese Statusreihenfolge. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer Keine Empfehlung, es sollte immer ein Status gesetzt werden. Anf. erzeugt Die Info Anforderung wurde erstellt. Antw. abwarten Die Info Anforderung wurde versendet und es wird auf eine Rückantwort gewartet. Antw. Erhalten Eine Antwort wurde erhalten. Dieser Status findet Verwendung, wenn bspw. die Verordnung im Haus ist, aber noch nicht archiviert wurde. In Standardprozessen wird für gewöhnlich von einer positiven = Info OK oder negativen Antwort = Info nicht OK bzw. keine Antwort erhalten ausgegangen. Antw. nicht erhalten Dieser Status wird verwendet vom Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" – wird nach letzter Fälligkeit ein eBox LOG Eintrag generiert, steht die Info Anforderung auf diesem Status und kann manuell weiterverarbeitet werden. Info. nicht OK Der Eingangsbeleg entspricht nicht den für den Prozess notwendigen Vorgaben. Je nach weiterführender Einrichtung kann in dem Fall eine Folge Info Anforderung ausgelöst werden, die eine Korrektur des Belegs initiiert. Vertragsfreigabe Dieser Status wird vom Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" verwendet, in Abhängigkeit von den Einrichtungen der Informationsvorlagen. Info. OK Enthält ein eingehender Beleg alle für den weiteren Prozess notwendigen Informationen, gibt der Info Anforderungsstatus dies mit Info OK aus. Info. nicht notwendig Dieser Status kann zum einen manuell über die Funktion im Menüband der Info Anforderung gesetzt werden und zum anderen wird er im Stapellauf "Info Anforderungen aktualisieren" verwendet, bspw. bei der Prüfung von Kostenvoranschlägen, die erst ab einem definierten Betrag übermittelt werden müssen. |
Komm. Status Vorlagen#
Aus den angelegten Kommunikationsstatus können Vorlagen zusammengestellt werden, die anschließend den Info-Anforderungen zugeordnet werden.
Über die Anwendersuche gelangen Sie in die "Komm. Status Vorlagen". Das "+“ Symbol markiert die Funktion NEU. Mit NEU wird eine neue Komm.Status Vorlagenkarte geöffnet.
Die Einrichtung wird am Beispiel einer Verordnungsanforderung dargestellt:
| Statuscode | Beschreibung | Gesperrt | Status | Anwendungsprotokoll | Folgender Anf.code | Folgender Vorl.code | Folgender Statuscode |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 00 ANF ERZ | VO Anf. erzeugt | Ja | Notwendig | ||||
| 10 ANF GES | VO Anf. gesendet | Ja | Antw. Abwarten | ||||
| 20 ANT OK | VO erhalten | Nein | Info OK | ||||
| 50 FORM | VO Formfehler | Nein | Info nicht OK | VO FORM | FO VORM | 00 ANF ERZ | |
| 55 K ANT | VO nicht erhalten | Ja | Antwort nicht erhalten | Fehler | |||
| 60 ANFNN | Anforderun nicht notwendig | Nein | Info nicht notwendig |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Statuscode | Der jeweilige Statuscode, der für diesen Anforderungscode möglich ist. |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Gesperrt | Bedeutet, dass die Abrechnung oder Lieferplaneinteilungen in dem definierten Status gesperrt sind. Das Feld wird aus den Kommunikationsstatus übernommen und kann hier nochmals geändert werden. |
| Status | Das Feld wird nur zur Information aus dem Kommunikationsstatus angezeigt und kann nicht mehr geändert werden. |
| Anwendungsprotokoll | Dieses Feld entscheidet, ob ein Eintrag im Anwendungsprotokoll bei Erreichen dieses Status geschrieben werden soll. Dieser Eintrag kann als Fehler oder Hinweis ins Anwendendungsprotokoll geschrieben werden (eBox LOG Eintrag). |
| "Folgender Anforderungscode“ "Folgender Vorlagencode“ "Folgender Statuscode“ |
Damit kann bei der Bewertung eines eingehenden Beleges mit "Info Anforderung Nicht OK“ ein Anforderungscode, Vorlagencode und Status für die Folge Info Anforderung angegeben werden. Wird hier nichts eingetragen, startet die Folge Info Anforderung mit dem ersten Statuscode und der dem gleichen Vorlagencode wie die urspr. Info Anforderung. |
| Technik Bearbeitungsstatus | Werden die Info.Vorlagen im Zusammenspiel mit dem Bereich Technik (Call) genutzt, so kann ein Technik Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. Zum Beispiel im Wiedereinsatzprozess: Kostenvoranschlag genehmigt – wird in Technik Bearbeitungsstatus übernommen. |
Kommunikationsfehler#
Die "Kommunikationsfehler" ermöglichen die Erstellung von eindeutigen Fehlercodes. Weiterführende Informationen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt "Kommunikationsfehler Vorlagen“.
Kommunikationsfehler Vorlagen#
Die "Kommunikationsfehler Vorlagen" ermöglichen die Gruppierung von Fehlercodes, die den Informationsanforderungen über den Fehler Vorlagencode zugeordnet werden können.
Eine Vorlage beinhaltet eine Liste möglicher Fehler, die im späteren Prozess auftreten können. Beispielsweise kann dieser Fehlercode für Verordnungen verwendet werden, auf denen notwendige Informationen zur Weiterbearbeitung fehlen (Versichertendaten, Versorgungszeitraum, Mengen, Datum, Arzt Unterschrift etc.).
Bei Funktion - Info Nicht OK in der Info Anforderung bzw. über die eBox erfolgt die Auswahl des Fehlercodes. Auf Basis dieses Fehlercodes lässt sich der Vor- oder Nachtext für die Info Anforderung vorbelegen.
Die Vor- und Nachtexte sind in den Info Anforderungen unter dem Inforegister "Info Anforderungstext" ersichtlich.
Komm. Ausgabeanweisungen#
Die "Komm. Ausgabeanweisung" dienen der Steuerung der Ausgabeoptionen in der Info.-Anforderung. Hier wird definiert, welche Zeilen der Info Anforderung angedruckt bzw. im EKV übermittelt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der den Datensatz identifiziert (bspw. VO-KAUF oder KV-KAUF). |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Artikel nicht anzeigen | Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen mit Art "Artikel" nicht ausgegeben. Bei VO-KAUF sollte der Haken nicht gesetzt sein, da es auf der Rezeptanforderung sinnvoll ist, die Artikel zu listen. |
| Ressourcen nicht anzeigen | Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen mit Art "Ressource" nicht ausgegeben. Dies ist sinnvoll bei Lieferscheinen (Code LS), da hier die Ausgabe der Artikel erfolgen soll und nicht die der Ressourcen. |
| Preise nicht anzeigen | Wird der Haken gesetzt, werden keine Preisinformationen ausgegeben. Bei der Anforderung von Verordnungen ist der Haken zu setzen. Bei der Anforderung für Kostenvoranschläge sollen hingegen Preisinformationen mitgegeben werden. |
| Zeilen ohne Betrag nicht anzeigen | Wird der Haken gesetzt, werden Zeilen, die keinen Betrag enthalten bei der Ausgabe ignoriert. |
| Technik Zeilen nicht anzeigen | Wird der Haken gesetzt, werden die Technikzeilen ausgeblendet. |
| Vorgangslaufzeit anzeigen | Soll die Vorgangslaufzeit mit ausgegeben werden, wird der Haken gesetzt. |
| Gerätereferenz | Soll auf die Gerätereferenz geprüft werden, muss der Haken gesetzt sein. Nur bei Info Anforderungen mit diesem Haken wird die hinterlegte Gerätereferenz ausgegeben. |
Info. Anforderungsfilter#
Der Info Anforderungsfilter wird verwendet, sofern ein Kostenträger bspw. den Kostenvoranschlag an eine separate Kostenvoranschlagsstelle übermittelt bekommt. Die Einrichtung ermöglicht eine Adresssteuerung basierend auf verschiedenen Vorgangskriterien an einen hier definierten Kontakt.
Ursprünglich verwendet wurde der Filter zur Steuerung von Kostenvoranschlägen – auf Basis des Postleitzahlengebietes eines Versicherten – an die zuständigen Kostenvoranschlagsstellen.
Aufgrund der Nutzung des elektronischen Kostenvoranschlags ist eine Steuerung über den Info Anforderungsfilter nur noch in Ausnahmefällen notwendig.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code. |
| Beschreibung | Beschreibung des Beleges. |
Wird ein Anforderungsfilter zur Bearbeitung geöffnet können zwei Filterarten angegeben werden.
Inforegister Info. Anf. Postleitzahlenbedingung#
Auf dem Inforegister "Info. Anf. Postleitzahlenbedingung" werden Postleitzahlenbereiche definiert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der den Postleitzahlenbereich identifiziert. |
| PLZ Code von/bis | Angabe des Postleitzahlenbereichs. |
Inforegister Info. Anforderungsfilterzeilen#
Auf dem Inforegister "Info. Anforderungsfilterzeilen" kann für Debitoren, Artikel und Ressourcen ein Filter eingerichtet werden. Die Postleitzahlenbereiche lassen sich dabei optional verwenden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lfd. Nr. | Fortlaufende Nummer die automatisch vergeben wird. |
| Partnerrolle | Filter auf die Partnerrolle. |
| Debitorennr. Name |
Filter auf die Debitorennummer und Name des Debitors. |
| Art/Wert Kriterium 1 | Filter auf Artikel bzw. Ressource. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: • leer • Stat. Art HG/G/UG • Hilfsmittelnummer • Artikelnr. • Ressourcennr. • Artikelfamilie |
| Art/Wert Kriterium 2 Art/Wert Kriterium 3 Kriterium 4 |
Über diese Felder sind weitere Filterbedingungen einrichtbar. In Kriterium 4 wird der Postleitzahlenbedingungscode eingetragen. |
| Anf. Partnerrolle Anf. Partnernr. Anf. Partnername |
Wird in diesen Feldern ein Kommunikationspartner eingetragen, wird der Anforderungspartner einer Informationsanforderung damit übersteuert. |
Informationsanforderungen#
Die Informationsanforderungen sind das Kernstück und beschreiben alle unterschiedlichen Anforderungen, die in den Prozessen vorkommen können. In den Informationsanforderungen werden diejenigen Parameter zusammengefasst, die für die Informationsanforderung (Informationsvorlagen) notwendig sind. Dazu wird festgelegt von wem, mit welcher Methode, welcher Statusreihenfolge und auf welchem Weg ein Beleg angefordert wird.
Beispiel:
"Kopie einer Verordnung pro Vorgangsperiode“
- Der Beleg ist die Verordnung (Code VO)
- Der Partner kann neben dem Arzt, der Patient, der Betreuer, das Heim etc. sein (Code ALLE)
- Die Methode hat mehrere Stufen mit entsprechenden Fälligkeiten und Texten (Code VO-ANF)
- Es wird eine Kopie angefordert (Anforderung Qualität KOPIE)
- Die Anforderung soll für jede Vorgangsperiode erfolgen (Häufigkeit Immer)
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Code der die Anforderungsart identifiziert (bspw. VO, KV, BSTD, EKV). |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Anforderung Beschreibung | Diese Beschreibung wird bei der Ausgabe des Beleges angedruckt (bspw. Verordnung Anforderung, Kostenvoranschlag, Betriebsstunden Anforderung). |
| Belegcode | Gibt an, welche Information angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationsbelege. |
| Status Vorlagencode | Die hier eingetragene Statusvorlage enthält alle für diese Anforderungsart notwendigen Status. Das Feld ist ein Pflichtfeld. |
| Filtercode | Siehe Info Anforderungsfilter. Das Feld ist ein optionales Feld. |
| Partnercode | Gibt an, von wem die Information angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationspartner. Das Feld ist ein Pflichtfeld. |
| Methodencode | Gibt an, wann die Information mit welchem Text angefordert wird. Das Feld bezieht sich auf die Kommunikationsmethoden. Das Feld ist ein Pflichtfeld. |
| Fehler Vorlagencode | Siehe Fehler Vorlagencode. Diese Einrichtung ist bspw. bei Verordnungen sinnvoll (Formfehlern). Das Feld ist ein optionales Feld. |
| Ausgabeanweisungscode | Siehe Ausgabenanweisungscode. Die Ausgabeanweisung kann hier bereits vorbelegt werden. In der Regel wird dies in der Info Vorlage eingerichtet. Das Feld ist ein optionales Feld. |
| Anforderungsqualität | Gibt an, mit welcher Anforderungsqualität diese anzeigt wird. In der Regel wird dies in der Info Vorlage eingerichtet. Das Feld ist ein optionales Feld. |
| Anforderungswegecode | Gibt an, welches der Standard Anforderungsweg ist, bspw. Per Post, EKV, Mail. Das Feld ist ein Pflichtfeld. |
| Basisdatum | Das Basisdatum wird für die Berechnung der Fälligkeiten für eine Info Anforderung verwendet. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Erstellungsdatum: Das Erstellungsdatum der Info Anforderung. Sind andere Angaben nicht verfügbar, ist dies immer die Berechnungsgrundlage. Vorgangsdatum: Das Vorgangsdatum der Vorgangsperiode. Ist das Feld leer, wird die Info Anforderung sofort versendet auch, wenn eine Toleranz in der ersten Mahnstufe definiert ist. Wird das Vorgangsdatum eingetragen, wird auf dieses Datum in der ersten Stufe die Toleranz berechnet. |
| Anforderung Anforderung Intervall Anforderung Intervall Wiederholgungen |
Das Feld gibt die Häufigkeit an, mit der die Information angefordert wird. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Einmalig: Bei Anforderung Datenherkunft "Liefer- und Abrechnungsplan" nur in der ersten Vorgangsperiode. Bei Anforderung Datenherkunft "Lieferung" nur die erste Lieferung in der Vorgangsperiode. Immer: Bei jeder Vorgangsperiode bzw. jeder Lieferung. Periodisch: Anforderung laut Anforderung Intervall und Anforderung Intervall Wiederholungen. Manuell: Nur manueller Abruf möglich. |
| Anforderung Datenherkunft | Das Feld wird aus dem Kommunikationsbeleg vorbelegt und kann hier nochmals geändert werden. Das Feld ist ein Pflichtfeld. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Lieferplan Datenherkunft basiert auf den Lieferplanzeilen. Lieferplan Gesamtmenge Daten werden über den Zeitraum (Vorgangslaufzeit) aus den Lieferplanzeilen abgebildet. Abrechnungsplan Datenherkunft basiert auf den Abrechnungsplanzeilen. Abrechnungsplan Gesamtmenge Daten werden über den Zeitraum (Vorgangslaufzeit) aus den Abrechnungsplanzeilen abgebildet. Lieferung Info Anforderung wird erst beim Buchen der Lieferung auf Basis der Daten aus den Lieferplanzeilen erzeugt. In den Vertragszeilen gibt es hierfür einen entsprechenden Haken, der dafür sorgt, dass Artikel dieser Zeile keine Sperrung durch die Info Anforderung erzeugen (Vertrag – Vertragsversion – Zeilen – IA nicht notwendig bei Datenherkunft Lieferung). Hinweis: Wurde eine Info Anforderung mit Datenbasis "Lieferung" gelöscht, kann diese über den gebuchten Lieferschein "Funktion – Aktion – Informationsanforderung erzeugen" wiederhergestellt werden. |
| Anforderung freigeben | Wird eine Anforderung erstellt, muss diese zur Prüfung der Pflichtfelder freigegeben werden. Soll die Freigabe automatisch erfolgen, muss das Feld gesetzt werden. In Ausnahmefällen ist dies jedoch nicht erwünscht. In der Regel wird der Haken hier gesetzt. |
| Sperrbereich | Der Sperrbereich definiert, ob die Info Anforderung die gesamte Vorgangsperiode oder nur die jeweilige Abrechnungsperiode sperren soll. Standard ist Vorgangsperiode, Die Einrichtung Abrechnungszeitraum ist sinnvoll bspw. bei Abliefernachweisen. Dabei soll der Abliefernachweis nur den Abrechnungszeitraum sperren, für den er erstellt wurde. |
Informationsvorlagen#
Aus den verschiedenen Informationsanforderungen und Info Ausgabeanweisungen lassen sich Informationsvorlagen erstellen, um diese im Prozess vertragsbezogen zu verwenden. Rufen Sie sich hierzu die "Informationsvorlagen" über die Anwendersuche auf. Über "Neu" im Menüband können Sie eine neue Informationsvorlage anlegen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Jede Vorlage benötigt einen eindeutigen Code. |
| Beschreibung | Freie Beschreibung. |
| Anzahl Zeilen | Zeigt zur Kontrolle die Anzahl der Belege an. |
Beispiel:
| Code | Beschreibung | Erläuterung |
|---|---|---|
| KAUF10 | L:VO | Abrechnung auf Basis Kauf. Für die Lieferung ist eine Verordnung im Original notwendig. |
| KAUF42 | L:VOK R:VO-KV | Abrechnung auf Basis Kauf. Für die Lieferung ist mind. eine Verordnung als Kopie und für die Abrechnung sind die Originalverordnung sowie ein Kostenvoranschlag notwendig. |
| PAU18 | L:VOK R:VO-EKV | Abrechnung über Pauschale. Für die Lieferung ist mind. eine Verordnung als Kopie und für die Abrechnung sind die Originalverordnung sowie ein elektronischer Kostenvoranschlag notwendig. |
Information Vorlagenzeilen#
Wurde eine neue Informationsvorlage angelegt, kann diese über "Bearbeiten" mit den notwendigen Belegarten eingerichtet werden. Die Anzahl der Zeilen ist dabei nicht begrenzt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegcode | Gibt den Kommunikationsbeleg an, auf den sich die Anforderungszeile bezieht. Das Feld dient zudem als Filter für die Auswahl der Informationsanforderungen in den Feldern: "Belieferung -/Abrechnung Anforderungscode". |
| Belieferung- / Abrechnung Anforderungscode |
Ein Anforderungscode wird eingetragen, wenn ein fehlender Beleg die Belieferung bzw. die Abrechnung sperren soll. Ist die Anforderung nicht prozessrelevant, kann ein Anforderungscode hinterlegt werden, der über die Statuskette keine Sperre von Lieferplan bzw. Abrechnungsplan auslöst - mit dem die Information dennoch angefordert wird. Hinweis: Für die Rechnung wird kein Anforderungscode benötigt. Die Belegzeile wird für die Verkettung von Belegen eingerichtet. Zum Beispiel mit der Rechnung werden die Verordnung, Genehmigung und ggf. weitere Belege, die zuvor angefordert wurden, verkettet. |
| Belieferung- / Abrechnung Beschreibung |
Freie Beschreibung, die bei Auswahl des Belieferung-/Abrechnung Anforderungscode aus der Informationsanforderung vorbelegt wird. |
| Belieferung- / Abrechnung Ausgabeanweisungscode |
Siehe Komm. Ausgabeanweisungen. Das Feld ist notwendig, um die Ausgabe von Informationen auf den Belegen zu steuern. |
| Belieferung- / Abrechnung Antwort Qualität |
Die erhaltene Antwort Qualität ist von derjenigen der versendeten Qualität (Mail, Fax etc.) unabhängig. Eingehend bedarf es vielfach eine Antwort mit Originaldokument. Die Qualität ist hierbei entscheidend dafür, ob die Anforderung ausreichend erfüllt wurde und die Prozesse der Belieferung/Abrechnung fortgeführt werden können. |
| Notwendig | Dieses Feld bestimmt, ob die Info Anforderung zu diesem Beleg im Lieferplan bzw. Abrechnungsplan bei Anlage des Vorgangs erstellt wird, oder im Prozessverlauf optional (bei Bedarf) hinzugefügt werden kann. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer Es kann optional ein Beleg hinzugefügt werden. Ja Direkte Übernahme in die Vorgangsperiode bzw. in den Liefer- /Abrechnungsplan. |
| Bedingung | Sind Belege abhängig vom vorherigen Beleg (bspw. Rezept vor Kostenvoranschlag notwendig) und sind nicht parallel bearbeitbar, kann diese Information hier hinterlegt werden. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer Direkte Anforderung ohne Bedingung. Wenn Vorgänger freigegeben Ausführung erfolgt erst, wenn die Information zum direkten Vorgänger in der Liste erfolgreich erhalten wurde. Wenn alle Vorgänger freigegeben Ausführung erfolgt erst, wenn die Information zu allen Vorgängern in der Liste erfolgreich erhalten wurde. Wenn Lieferung freigegeben Ausführung erfolgt erst, wenn die Lieferung freigegeben ist. |
| Minimalbetrag | Hier kann ein Minimalbetrag angegeben werden, ab dem eine Info Anforderung ausgeführt werden soll. Wird der Minimalbetrag unterschritten, wird eine Info Anforderung zwar angelegt, jedoch beim Abruf auf "Nicht notwendig" gesetzt. Diese Funktionalität wird in der Regel Kostenvoranschlägen verwendet. |
| Freigabe übernehmen | Wird hier ein Wert eingetragen, dann wird nach dem Erstellen der Info Anforderung geprüft, ob es bereits eine positiv beantwortete Info Anforderung für denselben Kommunikationsbeleg aus einem früheren Zeitraum gibt, deren Antwort auch für diese Info Anforderung gültig ist. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Debitor Alle Info Anforderungsbelege zum Debitor werden geprüft. Vorgangsperiode Der Info Anforderungsbeleg zur vorherigen Vorgangsperiode wird geprüft. (D.h. die Option hat in der ersten Vorgangsperiode keine Funktionalität).Die Funktion ist anwendbar bspw. bei E1 : E2 Versorgungen, bei denen eine Verordnung ausreicht. Info Anforderung Diese Option ist nur gültig in Verbindung mit dem Wert aus Freigabe von Nr. Hierbei wird die Freigabeinformation einer bestehenden Info Anforderung übernommen. Die Funktion ist anwendbar bspw., wenn eine Information notwendig ist, die für alle weiteren Vorgänge gilt. Paketverfolgungsnr. Die Paketverfolgungsnummer gibt den Beleg frei. Verwendet wird dies bspw. beim Abliefernachweis. Monat, Paketv. oder Monat Paketv. oder Liefernachweis Diese Optionen werden für Abliefernachweise genutzt, da bspw. innerhalb eines Monats bei Pauschalen nicht mehr als ein Abliefernachweis erforderlich ist. Damit die automatisch bearbeiteten Abliefernachweise nicht den Status "Info. OK“ erhalten, kann im Feld "Neuer Status nach Übernahme Freigabe" der Status "Vertragsfreigabe" gesetzt werden. Dieser Status muss damit auch zwingend in den Kommunikationsstatus vorhanden sein. Beim Erzeugen eines neuen Abliefernachweises wird anhand der Einstellung in der Informationsvorlage geprüft, ob die Freigabe sofort übernommen werden kann. Damit wird je nach Einstellung entweder der vorgegebene Status oder der Status der zugrundeliegenden Info Anforderung gesetzt. Nach dem Erzeugen der Info Anforderung wird auch beim Aktualisieren der Info Anforderungen geprüft, ob die Freigabe übernommen werden kann. |
| Neuer Status nach Übernahme Freigabe | Hier kann ein Status vorgegeben werden, der bei Übernahme einer Freigabe in der Info Anforderung gesetzt wird. Beispiel: Bei einer Stomapauschale: Freigabe übernehmen = Paketverfolgungsnr. oder Monat, Neuer Status nach Übernahme Freigabe = Vertragsfreigabe |
| Freigabe nur wenn notwendig | Der Haken muss gesetzt werden, wenn Freigabe übernehmen mit Monat oder Paketv. oder Monat definiert wurde. |
| Gruppierung | Die Gruppierung wird im Rahmen der periodenübergreifenden Info Anforderungen verwendet. Im Prozess wird dies genutzt für die Übermittlung eines Kostenvoranschlags, der mehrere Perioden zusammenfasst. Hinweis: Für diese Funktionalität ist die gleichzeitige Anlage der entsprechenden Perioden zwingend erforderlich. |
Vorparametrisierte Belegcodes (Kommunikationsbelege) werden bereits in KUMAVISION healthcare365 bereitgestellt. Im nachfolgenden werden die wesentlichen näher erläutert:
IM_ABL
IM_ABL ist für das eingehende Dokument also klassischerweise für den unterschriebenen Lieferschein. Dabei kann je nach Einstellung des IRM die Paketnummer, die Info Anforderung zu diesem Belegcode auf "Info OK" setzen.
Hier kann durch die interne Belegart Abliefernachweis (Kommunikationsbeleg) ein automatischer Rückscan mit Zuordnung stattfinden. Alternativ setzt je nach Einrichtung die Paketnummer die zugehörige Info Anforderung mittels des Stapels "Info Anforderung aktualisieren" auf "Info OK". Die Datenherkunft ist in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung LIEF-N), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung im Vorgang aufgeht. Die Info Anforderung ist über die Herkunftsbelegnummer mit der gebuchten Verkaufslieferung verknüpft. Dadurch kennt der Rückscan des Lieferscheins oder die Rücklesung der Paketnummer die Info Anforderung und kann diese auf den Status "Info OK" setzen.
Da in der Regel mit dieser Info Anforderung die Abrechnung gesperrt wird, bis der Lieferscheinrücklauf oder die Paketnummer eingegangen sind, bietet es sich an, die Einrichtung in der Informationsvorlage nur auf der Abrechnungsseite einzutragen.
Wichtig ist weiterhin bei Einrichtung der Informationsanforderung, dass der Sperrbereich auf Abrechnungsperiode gestellt wird. Damit ist sichergestellt, dass die zugehörige Info Anforderung genau den Abrechnungszeitraum sperrt, für den sie gedacht ist.
Klassischerweise findet dies Verwendung bei Monatsabrechnungen wie Stoma, Kontinenz, Sauerstoff, etc., bei denen ein Liefernachweis zur Abrechnung benötigt wird.
Die Adresssteuerung für die Info Anforderung wird über den Methodencode eingerichtet. Wird weder ein unterschriebener Lieferschein noch eine Paketnummer erhalten, kann durch die Adresssteuerung der Mahnadressat definiert werden, zum Beispiel Verkäufer / Außendienst / Betreuer.
Hinweis
Der Methodencode muss bei IM_ABL zwingend anders sein als bei IM_LS.
IM_LS
IM_LS steht für das ausgehende Dokument, klassisch der ausgehende Systemlieferschein (gebuchte Verkaufslieferung). Die interne DMS Belegart im Kommunikationsbeleg ist Lieferung.
Dieser Kommunikationsbeleg findet selten Anwendung in der Informationsvorlage, sondern dient als Hintergrundeinrichtung für allgemeingültige Einrichtungen, wie z.B. Adresssteuerungen oder Belegmerkmale, die mit der Lieferung versendet werden sollen.
Anwendungsfall:
Es soll die Vorgangslaufzeit mit auf dem Lieferschein angegeben werden.
Somit kann der IM_LS in den Informationsvorlagen eingetragen werden. Die entsprechende Ausgabeanweisung definiert hierbei die Ausgabe der Vorgangslaufzeit.
Zu IM_LS wird in der Regel keine Adresssteuerung eingerichtet. Somit wird die Lieferanschrift aus dem Lieferplan oder dem Debitor und seinen Adressen eingesteuert.
IM_EB
IM_EB steht für die Empfangsbestätigung resp. Einweisung hat stattgefunden.
Auch hier ist die Datenherkunft in der Einrichtung = Lieferschein (Informationsanforderung), so dass erst mit der Lieferung die entsprechende Info Anforderung aufgeht.
Unterschied zum IM_ABL ist, dass die Info Anforderung einmalig erstellt wird. Damit muss die Einrichtung in den Informationsvorlagen auf der Abrechnungsplanseite erfolgen und nicht auf der Lieferplanseite. Der Sperrbereich in der Info Anforderung steht auf Vorgangperiode, da für die gesamte Periode die Empfangsbestätigung einmalig benötigt wird. Solange diese nicht vorhanden ist, soll der gesamte Vorgang gesperrt werden.
IM_EB wird standardmäßig in den Informationsvorlagen der Erstauslieferungsperioden (z.B. E1) eingesteuert. Klassisches Beispiel sind Gerätepauschalen, bei denen in der ersten Periode das Gerät ausgeliefert wird.
Wenn für jede Gerätlieferung (beispielsweise Tauschgeräte) eine Info Anforderung IM_EB erzeugt werden soll, dann muss dieser Belegcode in jeder Periode (Folgeperiode) vorhanden sein. Die Info Anforderung muss dann auf Anforderung = Immer stehen, so dass bei jeder Lieferung eine Info Anforderung erzeugt wird.
Hinweis
Bei dieser Einrichtung erstellt sich bei Zubehörlieferungen ebenfalls eine Info Anforderung. Dies kann unterbunden werden, indem die Vertragszeile für Zubehör im Feld "IA nicht notwendig bei Datenbasis Lieferung" mit "JA" angelegt wird. Damit werden Info Anforderungen für Zubehörlieferungen direkt auf den Status Vertragsfreigabe (Einrichtung Informationsvorlage) gesetzt.
Information Vorlagenzeilen Verkettung#
Eine Informationsvorlagenzeile kann so konfiguriert werden, dass die Ausgabe des Belegs zusammen mit weiteren Belegen erfolgen kann.
Der Aufruf für die Einrichtung erfolgt auf der Informationsvorlagenzeile stehend über "Menüband > Zeile > Verkettete Belege".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegcode | Der Belegcode gibt den Kommunikationsbeleg an, mit dem die ausgewählte Informationsvorlagenzeile verkettet werden soll. Neben allen Belegen, die über die Informationsanforderung erstellt werden, ist auch eine Verkettung für Lieferschein und Rechnung möglich. Diese müssen somit auch als Kommunikationsbelege angelegt sein und in der Informationsvorlagenzeile eingetragen werden. |
| Bereitstellungsart | Die Bereitstellungsart definiert die Optionen für die Herkunft des Beleges bei der Verkettung. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Archiv Das Dokument wird über die "DMS Nr.“ aus dem Archiv geholt. Original Das Dokument wird ausschließlich als Original manuell dem Beleg hinzugefügt. Zuerst Original Ist das Original im Haus, wird dieses manuell dem Beleg zugeordnet. Wurde das Original bereits verarbeitet, wird das Dokument aus dem Archiv hinzugefügt. |
| Richtung | Eingehend (bspw. gescannte Belege) Ausgehend (bspw. gedruckte Belege) |
| Anf.Statuscode | Filter für den Ausdruck basierend auf dem Info Anforderungsstatus. |
| Belegfilter | Filter für den Ausdruck mit den Optionen: Alle Belege Es werden alle Belege einer Info Anforderung verkettet. Erster Beleg Es wird der erste Beleg einer Info Anforderung verkettet. Letzter Beleg Es wird der letzte Beleg einer Info Anforderung verkettet. |
Einrichtung im Vertrag bzw. der Vertragsperiode#
Hinterlegung der Informationsvorlage#
Im "Vertrag > Vertragsversion > Perioden > Info Vorlage" wird derjenige Informationsvorlagencode hinterlegt, die bei Vorgangsanlage in die Vorgangsperiode übernommen wird und den Prozess belegseitig steuert.
Prozess der periodenübergreifenden Kostenvoranschläge#
Einige Kostenträger Kassen fordern die Einreichung von Kostenvoranschlägen periodenübergreifend. Das bedeutet, innerhalb einer Vorgangslaufzeit für die erste Abrechnung bspw. mit Leistungskennzeichen "08" und ab der 2. Abrechnung das Leistungskennzeichen "09". Damit dies mit einem Kostenvoranschlag erfolgen kann, wurde der Prozess des periodenübergreifenden Kostenvorschlags implementiert.
Bei diesem Prozess ist zu beachten, dass die Verlängerungsart der ersten Periode auf "Bei Anlage" steht und der Gruppencode in der Info Anforderung auf "JA" bei der Belegart für Kostenvoranschläge gesetzt wird.
Zudem muss der Gruppencode in den Perioden der Vertragsversionskarte die erste Periode der Datenbündelung als Information enthalten, bspw. E1.
Funktionalität der Informationsvorlagen im Prozess#
Vorgangserstellung#
Bei Anlage einer Vorgangsperiode wird die Informationsvorlage aus der Vertragsperiode übernommen. Auf dem Inforegister "Info Anforderung Vorlage" wird diese mitgeführt und darunter die zu erstellenden Pflicht-Info Anforderungen angezeigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anforderungscode | Anzeige des Anforderungscodes. |
| Beschreibung | Anforderung Beschreibung der Informationsanforderung. |
| Lieferung/ Abrechnung gesperrt | Zeigt an, ob mindestens eine Anforderung der Zeile die Belieferung sperrt. |
| Anz. Anforderungen | Zeigt die Anzahl der Anforderungen zur Zeile an. |
| Art | Lieferung oder Abrechnung. |
| Bedingung | Bedingung, wie in der Info.Anforderung hinterlegt. |
| Belegcode | Zeigt an, welcher Kommunikationsbeleg die Basis bildet. |
| Debitorennr. | Zeigt die aktuelle Debitorennummer an. |
| Gesendet mit Belegart / Belegnr./ Gesendet mit Tabellen-ID | Wird verwendet, wenn bspw. Verordnungen für mehrere Vorgänge bzw. Vorgangsperioden verwendet werden und das Original bereits versendet wurde. Hier wird die zugehörige Rechnung und die Rechnungsnummer angezeigt. |
| Häufigkeit | Häufigkeit aus der Einrichtung der Info Anforderung. |
| Interne Belegart | Information aus der Einrichtung der Kommunikationsbelege. |
| Anz. Arch. Anforderungen | Zeigt die Anzahl der archivierten Anforderungen zur Zeile an. Anforderungen werden automatisch archiviert, wenn bspw. eine Anforderung nicht beantwortet wurde und nun eine neue Anforderung mit höherer Kommunikationsstufe erzeugt wurde. |
| Letztes Anf.-Datum | Zeigt an, wann die letzte ausstehende Anforderung gesendet wurde. |
| Nächstes Anf.-Datum | Zeigt an, wann die nächste Anforderung gesendet wird. |
| Max. Anf.-Stufe | Zeigt die höchste Anforderungsstufe aller ausstehenden Anforderungen an. |
| Antwort Qualität | Zeigt die Antwortqualität gem. Einrichtung an. |
| Original | Zeigt an wo sich das Original befindet. Folgende Optionen werden ausgegeben: leer Nicht bekannt. Im Haus Es wurde eine Info Anforderung mit Status "Info OK" beantwortet die mit Antwortqualität "Original" angegeben wurde. Außer Haus Es wurde eine Info Anforderung über die Funktion Rezeptoriginalversand versendet. |
| Original Bewegungsdatum | Zeigt an, wann das Original zuletzt bewegt wurde. |
| Verkettete Belegposten | Zeigt an, wie viele Belege zum aktuellen Dokument verkettet wurden. |
| Vorgangsnr./ Vorgangsperiodennr. | Die Zugehörigkeit zu Vorgangsnr., Vorgangsperiodennr. wird angezeigt. |
| Vorlage Zeilennr. | Anzeige aus welcher Vorlagenzeile diese Info Anforderung gebildet wurde. |
Bei Freigabe von Lieferplan und Abrechnungsplan werden die Info Anforderungen mit Notwendig = JA erstellt und sind über den Lieferplan / Abrechnungsplan über "Info Anforderungen" ersichtlich.
Verkettete Belegposten#
Wird beim Belegausdruck beispielsweise beim Versenden des elektronischen Kostenvoranschlags die Verkettung mit der Verordnung ausgelöst, ist diese Information über die Info Anforderung des elektronischen Kostenvoranschlags über "DMS > Verkettete Belege" ersichtlich. Hier werden alle zu dem Beleg verketteten Dokumente aufgelistet.
Lieferstatus und Abrechnungsstatus in der Vorgangsperiode#
Jede Statusverwaltung in der Vorgangsperiode besteht immer aus zwei Feldern. Beide Felder sind jeweils berechnete Felder aus den Info Anforderungszeilen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| "Lieferstatus“ "Abrechnungsstatus“ |
Der Status selbst zeigt den ersten Statuscode der zugehörigen Info.-Anforderungszeilen an, der ein Kennzeichen "Gesperrt“ enthält. |
| "Lieferung gesperrt“ "Abrechnung gesperrt“ |
Das Sperrkennzeichen zeigt an, ob mindestens ein Status in den zugehörigen Info Anforderungszeilen die Freigabe verhindert. |
Beispiel:
Wird eingehend die Verordnung verarbeitet, wird der Status der Info Anforderung auf "Info OK" umgesetzt, die Lieferung bleibt gesperrt. Wird nachfolgend der Kostenvoranschlag genehmigt und die Info Anforderung auf "Info OK" gesetzt, ist der Lieferstatus "leer“ und die Lieferung nicht mehr gesperrt.
Manuelles Hinzufügen von optionalen Anforderungen#
Über die Vorgangsperiodenkarte, dem Liefer- und Abrechnungsplan ist es bei Bedarf möglich über Funktion "Optionale Info. Anforderung hinzufügen" weitere Info Anforderungen dem Prozess hinzuzufügen.
Wurden keine optionale Vorlagenzeilen konfiguriert, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.
Andernfalls öffnet sich ein Fenster aus dem eine Vorlagenzeile, die mit Notwendig = Nein eingerichtet wurde, ausgewählt werden kann.
Abruf von Einteilungen#
Dasselbe berechnete "Gesperrt“-Kennzeichen aus der Vorgangsperiodenkarte findet sich auch in den Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen (Felder: Lieferung gesperrt / Abrechnung gesperrt).
Dadurch wird der Abruf der Einteilung in den Auftrag bzw. die Rechnung gesteuert.
Informationsanforderungs-Karte#
Ist die Information zur Anforderung fällig und sind alle Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen im Status "Freigegeben" wird eine Informationsanforderungskarte angelegt.
Eine Anforderung besteht aus dem Kopf und den Zeilen. Der Kopf enthält alle notwendigen Angaben, u.a. bei wem und auf welchem Weg die Information angefordert werden soll. Die Zeilen beziehen sich je nach Einrichtung auf die Lieferplanzeilen, Abrechnungsplanzeilen oder Lieferzeilen.
Die Info Anforderung löst zum einen den Versand der Nachricht an den entsprechenden Empfänger aus und bildet zudem aber auch einen Merker darauf, dass Informationen ausstehen. Dieser Merker bildet wiederum die Basis für den Posteingang z.B.: falls Belege im Dokumenten Management System abgelegt werden (da hier die Zuordnung des eingehenden Dokumentes zur jeweiligen Info Anforderung proaktiv durchgeführt werden kann).
Dieser Merker bildet zudem die Basis für eine Erinnerung und Wiederholung der Benachrichtigung bei entsprechender Fälligkeit, sofern die Information zu einem definierten Zeitpunkt nicht eintrifft.
Inforegister Anforderung#
- Beschreibung
- Beteiligte Partner
o Fachberater
o Adressat
o Versicherter - Vorgangsinformationen
- Anforderungdefinitionen (Steuerelemente, wie bspw. Methodencode, Statuscode)
Inforegister Antwort#
- Daten zur Antwort
- Daten zur Genehmigung
- festgestellte Fehlercodes (bei Info nicht OK)
Für jede Anforderungsart können weitere Felder definiert werden, die entweder optional oder auch als Pflichtangabe notwendig sind. Bei Pflichtfeldern kann der Status "Info OK" nur gesetzt werden, wenn diese entsprechend gefüllt sind.
Inforegister Info. Anforderungstext#
Der Anforderungstext ergibt sich aus der jeweiligen Kommunikationsstufe.
Beispiel für eine Verordungsanforderung:
"Sehr geehrtes Praxisteam,
wir wurden beauftragt, Ihre/n Patient/in mit den erforderlichen Hilfsmitteln zu versorgen. …“
Über die Info Anforderungstexte können auch manuell erfasste Zeilen mit angedruckt bzw. im elektronischen Kostenvoranschlag übermittelt werden.
Inforegister Info. Anforderungszeilen#
Die Anforderungszeilen entsprechen zum großen Teil der Lieferplanzeile bzw. der Abrechnungsplanzeile je nachdem wie die Datenbasis konfiguriert wurde.
Bearbeiten des Status#
Der Eingang der Informationen erfolgt u.a. über das Einscannen von Belegen und die Zuordnung über die eBox. Weiterführende Informationen zur Zuordnung der Belege aus der eBox heraus, entnehmen Sie dem Abschnitt "eBox".
Kommunikationsweg#
Die Information ist grundsätzlich nur ausreichend für den weiteren Prozess, wenn der Kommunikationsweg gleich- oder höherwertig ist:
- Wird eine Information im Original erwartet, ist auch nur das Original gültig.
- Wird eine Information als Kopie erwartet, ist sowohl eine Kopie als auch das Original gültig.
- Wird eine Information in mündlicher Form erwartet, sind alle Wege erlaubt.
BenutzerInnen müssen bei der Antwort diese Information über die Auswahl der erhaltenen Antwortqualität mitgeben.
Abschließender Status#
Zuvor müssen BenutzerInnen entscheiden, ob die erhaltene Information der angeforderten Information entspricht.
Dies bestimmt die Auswahl der Funktion "Info. OK" bzw. "Info. nicht OK" im Menüband.
Gibt es mehrere Folgestatus zu der o.g. Auswahl, erscheint zunächst ein PopUp, um den gewünschten Folgestatus zu kennzeichnen.
Beim Status "Info. OK“:
- Wird die aktuelle Anforderung im Kopf und in allen Zeilen auf diesen Status gesetzt.
Beim Status "Info. nicht OK“:
Erscheint zunächst ein Auswahlfenster:
-
Im oberen Bereich des Fensters sind die Info Anforderungszeilen dargestellt. Diese sind im Feld Ausgewählt mit "JA" vorselektiert. BenutzerInnen können hier Zeilen "deselektieren“, damit diese auf "Info. OK" gesetzt werden. Die selektierten Zeilen werden in den angezeigten Folgestatus gebracht. Zudem kann eine abweichende Menge in der Spalte "Antw. Menge“ eingetragen werden.
-
Im unteren Bereich des Fensters können BenutzerInnen aus der Liste der möglichen Fehlercodes den zutreffenden Fehler auswählen. Dieser wird in die Folge "Info Anforderung – Antwort – Info Anforderungsfehler" sowie – je nach Definition der Info Anforderungstexte – in den Info Anforderungstext übernommen.
Beispiele zur Erzeugung von Info Anforderungen#
Stapelverarbeitung über Filter im Rollencenter#
In Abhängigkeit von den jeweils benötigten Info Anforderungen können im Rollencenter Rezeptabwicklung passende Filter für die Stapelverarbeitung angelegt werden. ("Rollencenter > Stapellauf > Info Anforderung aktualisieren")
Diese werden entweder regelmäßig manuell oder über Nachtläufe (Aufgabenwarteschlagenposten) ausgeführt.
Mit folgender Einrichtung des Stapellaufs VO werden, je nach Einrichtung und vorliegenden Status der Info Anforderungen, Rezeptanforderungen gemäß Wegecode automatisch gedruckt sowie bei fälligen Info Anforderungen die Mahnstufe umgesetzt.
- Anf. Belegcode = IM_VO
Beispiel VO-Verordnungsanforderungen:
Es existiert eine Info Anforderung für eine Verordnung. Die Info Anforderung steht im Anf. Status = Notwendig und der Anf. Wegcode = Per Post.
In diesem Fall (und, wenn es keine individuelle Adresssteuerung oder Schnittstelle zur ePOST gibt) wird die Info Anforderung gedruckt und der Anf. Status auf "Antwort abwarten" gesetzt.
Beispiel Rezeptmahnung:
Ist eine Info Anforderung im Anf. Status = Antwort abwarten "fällig“, wird diese über den Stapellauf auf "Antwort nicht erhalten" gesetzt und eine Folge Info Anforderung im Anf. Status = Notwendig erstellt. Diese enthält je nach Einrichtung bspw. die Beschreibung "Rezeptanforderung Erinnerung“.
Mit dem darauffolgenden Stapellauf wird diese dann wiederum gedruckt und auf Anf. Status = Antwort abwarten gesetzt.
Manuelles Versenden#
Die Info Anforderungen können auch manuell aus der Info Anforderungskarte versendet werden. Dies wird bei definierten Prozessen durchgeführt, bspw. einer optionalen Info Anforderung, die sofort versendet werden soll.
Versenden aus der Info Anforderungskarte:
Wird die Info Anforderungskarte aufgerufen, so kann über das Menüband "Senden nach Voreinstellung" diese gemäß dem eingerichteten Wegecode versendet werden.
-
Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩