Inventur#

Für die Inventur müssen die folgenden, vorbereitenden Maßnahmen getroffen werden:

• Die Geschäftsprozesse, in denen Ware bewegt wird, müssen abgeschlossen sein. Das bedeutet, dass
• Ware, die physisch geliefert wurde, auch buchhalterisch gebucht sein muss.
• Umlagerungsaufträge dürfen nicht auf dem Lagerort "TRANSIT“ stehen, sondern müssen komplett abgeschlossen sein.
• Ware, die geliefert wurde, müssen auch von den Lagerplätzen entnommen werden.
• Die Lagerregulierung muss durchgeführt und gebucht worden sein. Dadurch sollten alle Artikel auf "reguliert“ stehen.

Einrichtung#

Inventur Lagerorteinrichtung#

Über die "Inventur Lagerorteinrichtung“ können bereits im Vorfeld einzelne Inventurbereiche vordefiniert und einrichtet werden, in welche Inventurbuchblätter sie aufgeteilt werden sollen.

In der Einrichtung wird definiert, welcher Bereich in welches Inventurbuchblatt aufgeteilt werden soll, z.B. um vorab einen Lagerort nach gewissen Bereichen (Reihen, Gänge) aufzuteilen. Das spart vor allem bei einer Vielzahl an Artikeln langwierige Lagerbestandsberechnungen.

Die entsprechenden Inventurbuchblätter müssen im Voraus angelegt worden sein. In der "Inventur Lagerorteinrichtung“ wird der Lagerort und die Von- bzw. Bis Lagerplatzcodes eingerichtet.

Buchungssperre während der Inventur#

In der KUMAVISION healthcare Einrichtung kann im Inforegister "Lagerbestand“ die Buchungssperre während der Inventur wie folgt definiert werden:

• ob alle Lagerorte gesperrt werden sollen, sobald ein Inventurbuchblatt gefüllt wurde
• ob nur die Lagerorte gesperrt werden sollen, welche sich in allen vorhandenen Inventurbuchblättern befinden
• oder ob gar keine Buchungssperre erhoben werden soll

Prozess Stichtagsinventur#

Berechnung des Lagerbestandes#

Nachdem das entsprechende Inventur Buch.-Blatt ausgewählt wurde, wird im nächsten Schritt das Buchblatt befüllt. Dazu müssen unter "Lagerbestand berechnen“ diverse Parameter angegeben werden.

Besonders wichtig sind hierbei die Felder: Buchungsdatum, Belegnr. und Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum.

Das Buchungsdatum und die Belegnummer werden in den jeweiligen Posten mitgeschrieben. Somit kann im Nachhinein problemlos nachvollzogen werden, was in welcher Inventur beim jeweiligen Artikel gezählt wurde. Genauso wie das Datum der Inventur.

Eine weitere Möglichkeit bietet sich durch den Filter des Lagerortes und des Lagerplatzes. Über diesen Filter wird der Bereich, über den sich das Buchblatt erstrecken soll, festgelegt. Sind alle Einstellungen für das Inventurbuchblatt getätigt, kann die Berechnung mit "OK“ ausgeführt werden.

Im Feld "Menge (berechnet)“ steht der vom System kalkulierte Lagerbestand. Da die Option "Berechnung je Seriennr. / Charge / Ablaufdatum“ aktiviert war, wurde pro Seriennummer eine Zeile berechnet. Die "Inventurmenge“ wird mit dem erwarteten Wert mit samt der Artikelverfolgung vorbelegt.

Zählliste#

Die Zählliste wird über die Funktion "Drucken…“ im Menüband ausgedruckt. Im Auswahlmenü kann gesteuert werden, ob die berechneten Mengen und/oder die Artikelverfolgung angedruckt werden soll. Des Weiteren kann die Liste noch um ein Druck- und Zähldatum ergänzt werden.

Erfassung der Inventur#

Nachdem die physische Inventur abgeschlossen und die Spalte "Inventurmenge“ auf der Liste ausgefüllt wurde, wird die Liste manuell in das Inventur Buch.-Blatt übertragen.

Wenn bei einem Artikel ohne Artikelverfolgung oder einem Artikel mit Chargennummernpflicht eine Abweichung festgestellt wird, kann diese ganz normal im Feld "Inventurmenge“ erfasst werden, jedoch muss vor Erfassung der gezählten Menge die Artikelverfolgung entfernt und nach Erfassung wieder zugewiesen werden.

Wird ein Artikel mit Seriennummernpflicht gefunden, muss manuell eine neue Zeile hinzugefügt werden. Außerdem muss die dazugehörige Artikelverfolgung manuell in der Artikelverfolgungszeile zu diesem Artikel erfasst werden.

Nachzählung#

Die Nachzählung kann ebenfalls mit einer Inventurliste dokumentiert werden. Wenn der Filter entsprechend gesetzt wird, z.B. "Abweichungen <15“ oder "Menge <> 0".

Prozess der permanenten Inventur#

Berechnung des Lagerbestands#

Bei der permanenten Inventur wird üblicherweise nur eine begrenzte Anzahl von Lagerplätzen gezählt. Darum ist es sinnvoll, kleinere Abschnitte von Lagerplätzen in einem Inventurbuchblatt zu berechnen.

Diese Filterung wird unter dem Punkt "Summenberechnung einschränken auf:“ vorgenommen. Außerdem ist es wichtig, über die Inventurart zu definieren, welche Bestände berechnet werden sollen. Hierzu gibt es folgende Möglichkeiten:

• Alle (Stichtagsinventur)
• Ohne permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände ohne das Merkmal ("gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)
• Nur permanente Inventur (berücksichtigt nur Bestände mit dem Merkmal ("gezählt am/Zählbeleg Nr.“) für die perm. Inventur)

Anschließend wird der Schalter "Permanente Inventur J/N“ aktiviert. Automatisch aktiviert das System dann auch den Schalter "Lagerplatz sperren“ und "Artikel nicht auf Lager“.

Somit ist zum einen gewährleistet, dass auf den definierten Lagerplätzen keine Buchungen stattfinden und zum anderen, dass auch leere Lagerplätze inventarisiert werden.

Zählliste#

Auch bei der permanenten Inventur muss eine Zählliste erstellt werden, weiterführende Informationen können Sie dem Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Zählliste" entnehmen.

Erfassung der Inventur#

Die Erfassung der Inventur erfolgt analog des in Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Erfassung der Inventur" beschriebenen Vorgehens.

Zusätzlich müssen jedoch, unmittelbar vor dem Buchen der Inventurzeilen, die Merkmale für die permanente Inventur gesetzt werden. Den dazu benötigten Aufruf "Permanente Inventur eintragen“ finden Sie im Bereich "Aktionen“ des Menübands.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die "Zählbelegnr.“ und das "Zähldatum“ eintragen.

Die eingetragenen Daten werden dann auf alle in diesem Buchblatt berechneten Inventurzeilen übertragen. Ebenfalls werden die Merkmale in die Inventurposten geschrieben und im Lagerplatzinhalt angezeigt:

Kommt nun ein neuer Artikel auf die bereits gezählten Lagerplätze dazu und diese werden mit o.s. Parametern neu abgerufen, dann werden nur die neu hinzugekommenen Posten (= Mengen) berechnet. Alle bereits gezählten Artikel werden durch die Inventurart "ohne permanente Inventur“ abgegrenzt.

Nachzählung#

Die Nachzählung bei der permanenten Inventur ist identisch zu dem Verfahren bei einer Stichtagsinventur, weiterführende Informationen siehe im Abschnitt "Prozess Stichtagsinventur > Nachzählung".

Besonderheiten der Inventur#

Besitzer und Eigentümer#

Bei Fremdeigentum muss für die Abwicklung der Besitzer und/oder Eigentümer erfasst werden. Hierzu muss das Feld "Eigentum-/Besitzverhältnis“ entsprechend gefüllt werden.

Erfassung Anlagevermögen#

Anlagevermögen sollte entweder mit dem Buchungscode UV-AKT oder einem gesonderten Buchungscode erfolgen.

Wird ein gesonderter Buchungscode genutzt, muss mit einem FiBu-Berater abgestimmt werden, ob dieser "bewertet“ oder "unbewertet“ ist.

Wird der Buchungscode UV-AKT verwendet, muss der Posten im Anschluss an die Zugangsbuchung durch den Aktivierungslauf aktiviert werden.

Bei einer Abgangsbuchung von Anlagevermögen wird im Hintergrund die Anlagennummer mitgeschrieben, damit im Nachgang der Anlagenspiegel kontrolliert werden kann.