Artikelstammdaten#

Artikelabgabeberechtigung#

Um das Abgaberecht bestimmter Artikel zu steuern, wurde ein Berechtigungskonzept entwickelt. Dazu werden neue Zusatzfelder am Artikel und Debitor angelegt. Eine Prüfmatrix bildet die Berechtigung für die verschiedenen Debitor-Artikel-Konstellationen ab. Eine Berechtigung in der Benutzer Einrichtung steuert, ob Einstellungen für Artikel vorgenommen werden dürfen und ob diese erfasst, freigegeben oder verbucht werden dürfen.

Einrichtung#

Nachfolgend werden die notwendigen Einrichtungen für den Prozess der Artikelabgabeberechtigung beschrieben.

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Um die Funktionalität zu aktivieren, muss der Schalter "Prüfung Bezugsberechtigungsmatrix aktiv“ in der KUMAVISION healthcare Einrichtung auf dem Inforegister "Zusatzfelder" aktiviert werden.

Benutzer Einrichtung#

Wenn der Schalter "Änderung Stammdaten Bezugsberechtigung“ in der Benutzer Einrichtung aktiviert ist, dürfen Felder, welche die Abgabeberechtigung betreffen, verändert werden. Des Weiteren steuert die Berechtigung, ob BenutzerInnen bestimmte, klassifizierte Artikel erfassen, freigeben sowie buchen dürfen.

Zusatzfelder#

In KUMAVISION healthcare365 können bereits Debitor-/ Artikel-spezifische Zusatzfelder angelegt werden. Benötigt wird beispielsweise "PHARMA" für Artikel sowie "PHARMADEB" für Debitoren. Eine Einsteuerung kann über die Debitorenvorlage eingerichtet werden. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Zusatzfelder".

Beispiel:

Die möglichen Optionswerte werden bei den jeweiligen Zusatzfeldern hinterlegt.

Beispiele Optionswerte Artikel:

Beispiele Optionswerte Debitor:

Die Zusatzfelder werden auf der Seite "Stammdaten Tabellen" hinterlegt. Die grundlegenden Einrichtungen werden hierzu im Abschnitt "Zusatzfelder" beschrieben.

Um das o.g. Beispiel fortzuführen, wird in der "Tabelle 18: Debitor" das Zusatzfeld "PHARMADEB“ verknüpft. In der "Tabelle 27: Artikel" wird das Zusatzfeld "PHARMA“ verknüpft und zusätzlich der Haken "QS relevant“ gesetzt. Das Zusatzfeld wird damit auch zum Standardfeld am Artikel.

Für die Steuerung der Abgabeberechtigung, müssen die beiden Zusatzfelder nach Anlage in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung" hinterlegt werden. Dazu wird auf dem Inforegister "Zusatzfelder" im Feld "Bezugsberechtigung Artikel“ das Zusatzfeld "PHARMA“ und im Feld "Bezugsberechtigung Debitor“ das Zusatzfeld "PHARMADEB“ hinterlegt.

Klassifizierung#

Für Debitoren und Artikel müssen Klassifizierungen hinterlegt werden.

Auf der Debitorenkarte findet die Pflege des Zusatzfeldes "PHARMADEB“ mit dem jeweiligen Optionswert auf dem Inforegister "Eigene Partnerrolle/ Zusatzfelder“ in den "Zusatzinformationen“ statt.

Auf der Artikelkarte wird das Zusatzfeld "PHARMA“ und der jeweilige Optionswert auf dem Inforegister "QS“ unter "Zusatzinformationen“ gepflegt.

Prüfmatrix Bezugsberechtigung#

Über die Anwendersuche können Sie die Einrichtung "Prüfmatrix Bezugsberechtigung“ aufrufen. In der Prüfmatrix können die Berechtigungsstufen für die einzelnen Optionswerte festgelegt werden.

Hierbei geben die Kombinationen und die Prüfbedingungen an, ob der Artikel erfasst werden kann.

Empfohlen ist, dass unklassifizierte Artikel nicht abgegeben werden dürfen (=Nein), da unklar ist, welcher Berechtigungsstufe diese zuzuordnen sind.

Beispiel (unvollständig) für Einrichtung in Prüfmatrix Bezugsberechtigung

Systemprüfungen durch die Prüfmatrix#

Zunächst sollten mit Aktivierung der Matrix alle Artikel klassifiziert sein (wenn wie empfohlen leer/unklassifiziert am Artikel = Nein [Abbruch] in der Einrichtung hinterlegt ist). Das System prüft nun die vergebenen Berechtigungen an folgende Stellen:

Prüfung bei der Einrichtung#

Einrichtungen zur Pharmaklassifizierung sowie die Klassifizierungen selbst können nur berechtigte AnwenderInnen durchführen. Nicht berechtigte AnwenderInnen erhalten bei Änderungsversuchen folgende Fehlermeldung:

„Sie dürfen die Prüfmatrix Bezugsberechtigung nur ändern, wenn Sie die nötige Berechtigung in der Benutzer Einrichtung besitzen.“

Prüfung im Angebot#

Bei der Angebotserfassung kann ein klassifizierter Artikel nur durch berechtigte AnwenderInnen erfasst werden. Nicht berechtigte AnwenderInnen erhalten eine Abbruchmeldung. Im Angebot ist es durch berechtigte AnwenderInnen dennoch möglich, Artikel für einen Debitoren zu erfassen der nicht berechtigt ist, da die benötigte Bescheinigung mit dem Angebot, z.B. bei einem Neukunden, angefordert werden kann. Es erscheint eine Hinweismeldung, dass der Debitor derzeit keine Berechtigung besitzt und es kann dem Angebot einen entsprechenden Text mitgeben werden. Dieser sollte die Information enthalten, dass der Kunde für den Auftrag die entsprechende Bescheinigung zu übermitteln hat und ansonsten nur die unklassifizierten Artikel erhalten kann. Wird ein Auftrag aus dem Angebot erstellt, greift dort die Prüfung des Auftrages. Eine Kombination, die nicht in der Prüfmatrix eingerichtet ist, läuft auf Fehler. Passt die Debitorklassifizierung für den ausgewählten Artikel, erscheint keine Meldung.

Prüfung im Auftrag#

Im Auftrag kann hingegen ausschließlich durch berechtigte AnwenderInnen für einen berechtigten Debitor erfasst und freigegeben werden – sofern die Prüfbedingung der jeweiligen Konstellation als „Ja mit Benutzerrecht“ eingerichtet ist. Passt die Debitorklassifizierung für den ausgewählten Artikel, erscheint keine Meldung. Ist eine Konstellation nicht in der Prüfmatrix enthalten, folgt ein Abbruchfehler. Dasselbe geschieht bei Prüfbedingung = Nein. Nicht berechtigte AnwenderInnen können einen bestehenden Auftrag mit klassifizierten Artikeln im Status zurücksetzen, jedoch nicht wieder freigeben.

Prüfung im Lieferplan#

Wird beispielsweise hinter einer Vorgangsart als Empfänger der Lieferung die Partnerrolle "Apotheke" eingesteuert, kann ein Patient z.B. rezeptpflichtige Artikel über einen Vorgang erhalten. Hier erfolgt auch die Prüfung der Benutzerberechtigung sowie der Debitorberechtigung zum Erhalt der Ware. Die Prüfung der Benutzerberechtigung erfolgt bei Erfassung der Artikel und bei Abruf eines Auftrages. Aus nicht vorhandenen Konstellationen in der Prüfmatrix, lassen sich auch an dieser Stelle keine Aufträge generieren. Aus dem im Lieferplan erstellten Auftrag greift anschließend die Logik von "Prüfung im Auftrag" sowie bei der Buchung die Logik aus "Prüfung bei Buchung des VK- Lieferscheins".

Prüfung bei Buchung des VK-Lieferscheins#

Auch bei der Buchung des VK-Lieferscheins erfolgt eine Prüfung, da sich die Berechtigungen zwischen Angebotserfassung und Buchen der Lieferung ändern können. Somit müssen ebenso LagermitarbeiterInnen die Berechtigung in der Benutzer Einrichtung besitzen.

Es ist sinnvoll, die LagermitarbeiterInnen von den Berechtigungen so zu steuern, dass sie Aufträge nicht anlegen oder ändern dürfen und das ausschließlich eine Buchung der Lieferung erlaubt ist. Idealerweise gibt es einen separaten Lagerort für z.B. Arzneimittel mit eigenen Berechtigungen – dies würde ebenfalls einen falschen Umgang mit Rücknahmen verhindern. Aufgrund dieser Empfehlung sowie dem Ziel der Abgabeberechtigung sind Rücknahmen im Berechtigungskonzept nicht berücksichtigt und werden nicht gesondert geprüft.

Prüfung bei Rechnungen#

Bei Wertrechnungen und Wertgutschriften wird die Prüfung ignoriert, da hier keine Ware bewegt wird.

Bei Freigabe einer Rechnung (ausgenommen Wertrechnungen) wird die Prüfung normal durchlaufen – z.B. ist ein Artikel bereits in der Rechnung erfasst und wird nachträglich arzneimittelpflichtig (=Abbruch). Werden also Artikel direkt über eine Verkaufsrechnung erfasst greift die gleiche Prüfung wie im Auftrag.

Prüfung der Lieferadresse#

Auf Grund dass, Einmaladressen keine Kontaktnummer besitzen und somit keine Bezugsberechtigung überprüft werden kann, ist eine Lieferung von klassifizierten Artikeln zu Einmaladresse nicht gestattet.

Wird eine "Liefer an Adresse" eingesteuert, prüft das System, ob die Kontaktnummer der Lieferanschrift berechtigt ist den/die Artikel zu beziehen. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Abbruchmeldung im Auftrag bzw. eine Hinweismeldung im Angebot. Die Prüfung auf die Adresse erfolgt immer, wenn in der Matrix die Prüfbedingung „Ja mit Benutzerberechtigung“ oder „Nein“ eingerichtet ist.

Abverkaufsartikel#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert.

Damit Sie bei der Erfassung von Aufträgen darüber informiert sind, erhalten Sie eine Hinweismeldung. Ein Abverkaufsartikel kann entweder ein Artikel selbst oder Varianten des Artikels sein.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als ein Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister "Preise und Verkauf" können Sie durch Aktivierung des Schalters "Zum Abverkauf" den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie die Checkbox "Zum Abverkauf" bei der entsprechenden Variante aktivieren. Artikelvarianten können damit einzeln "Zum Abverkauf" gekennzeichnet werden.

Eventuell vorhandene Bestellungen für diesen Artikel werden für zum Abverkauf markierte Artikel in der Verfügbarkeitsprüfung nicht angezeigt. Geplanter Zugang wird immer auf 0 gestellt, da nicht garantiert werden kann, dass diese Bestellung noch geliefert wird.