Medical Device Regulation Dokumentenlenkung#

Allgemein#

Die Dokumentationsverwaltung ermöglicht das geordnete Verwalten von externen Dokumenten zu Stammdatensätzen. Die Ablage der Dokumente und der Zugriff auf diese erfolgt dabei im DMS. Dabei wird die Ablage der externen Dokumente und deren Zuweisung getrennt, so dass ein Dokument nur einmal im DMS vorhanden ist aber mehrfach zugewiesen werden kann.

Dazu werden MDR Dokumentenposten erstellt, die eine Verknüpfung zwischen der MDR Dokumentennummer auf der einen Seite und dem Business Central-Belegkopf oder der Business Central-Belegzeile auf der anderen Seite herstellen. Für ein MDR Dokument wird dabei pro Belegkopf und pro Belegzeile nur maximal ein Dokumentenposten angelegt, auch wenn dies nach der Einrichtung mehrfach möglich wäre. Allerdings können Dokumentenposten für dasselbe MDR Dokument sowohl für den Belegkopf und als auch für verschiedene Belegzeilen erstellt werden. Bei der Simulation zum Erstellen von Dokumentenposten werden unabhängig davon immer alle durch die Einrichtung definierten Dokumentenposten erstellt. Beim Erstellen von Folgebelegen, beispielsweise von gebuchten Verkaufsbelegen, können die Dokumentenposten vererbt und somit die MDR Dokumente mit den Folgebelegen verknüpft werden. Beim Buchen von Buch.-Blättern zu einem Fertigungsauftrag findet die Vererbung der Dokumentenposten an die erstellten Artikelposten statt.

Einrichtung#

MDR Konvertierungen#

Die Einrichtung der Konvertierung wird über "MDR Konvertierungen Übersicht“ vorgenommen, welche Sie sich über die Anwendersuche unter dem gleichnamigen Begriff aufrufen können.

In dieser Übersicht werden Ihnen alle Artikel angezeigt, für die bereits eine Konvertierung eingerichtet wurde. Über "Neu“ im Menüband können Sie weitere Einrichtungen mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

Konvertierungsablauf#

Grundsätzlich findet die Konvertierung nur für Artikel statt, deren Konvertierungsdatum am oder vor dem aktuellen Arbeitsdatum liegt.

Die Konvertierung der Artikel kann manuell von den BenutzerInnen oder automatisch über die Aufgaben-Warteschlange durchgeführt werden. Wird die Konvertierung durch den/der BenutzerIn aus dem Menü ausgeführt, dann besteht die Möglichkeit, einen Filter auf die Artikelnummer zu setzen.

Wird die Konvertierung automatisch durch den NAS über die Aufgabenwarteschlage durchgeführt, dann findet kein Dialog statt und es wird die Konvertierung für alle zertifizierten Artikel durchgeführt.

Manuelle Konvertierung durch BenutzerInnen#

Die Konvertierung können BenutzerInnen über die Anwendersuche über den Aufruf "MDR Artikel Konvertieren aus MDD“ auslösen. Es öffnet sich die Anforderungsseite zur Auswahl der zu konvertierenden Artikel. Über den DrillDown-Button kann ein Artikel aus den MDR Konvertierungen ausgewählt werden.

Bei dem Eintragen des Artikelnummern-Filters kann neben einer einzelnen Artikelnummer auch ein beliebiger gültiger Filterwert für diese angegeben werden, z. B. "<>ART_0422“, ">A“ oder "ART_0422|ART_0509“. In letzterem Fall wird die Konvertierung für die Artikel "ART_0422“ und "ART_0509“ durchgeführt. Wird kein Wert in die Anforderungsseite der Konvertierungsreports eingetragen, dann werden alle Artikel mit dem Status "Zertifiziert“ und mit dem Konvertierungsdatum vor oder an dem Arbeitsdatum konvertiert.

Wird eine Artikelnummer eingetragen, die zwar vorhanden, aber nicht zertifiziert ist, oder deren Konvertierungsdatum in der Zukunft liegt, oder für die kein Datensatz in der Konvertierungs-Einrichtung existiert, dann wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und die Eingabe wird rückgängig gemacht.

Zum Zeitpunkt der Zertifizierung ist das Feld "Alter MDD Feldwert“ für alle Zeilen leer. Dieses Feld wird während der Konvertierung gefüllt.

Die alten Werte der zu konvertierenden Felder können der Artikelkarte entnommen werden.

Der Konvertierungsreport wird gestartet und die Artikelnummer eingetragen. Nachdem die Ausführung über den "OK“-Button gestartet wurde, erscheint eine Bestätigungsmeldung, welche zwingend für die Verarbeitung bestätigt werden muss. Andernfalls wird die Verarbeitung mit einer Meldung abgebrochen.

Nach einer erfolgreichen Konvertierung erscheint nach Beendigung eine Meldung mit einer Anzahl der konvertierten Artikel.

Ist die Konvertierung für den Artikel auf einen Fehler gelaufen, dann wird der Status auf "Fehler“ gesetzt und die Fehlermeldung wird in das Feld "Fehlertext“ eingetragen.

Hat die Konvertierung für den Artikel ohne Fehler stattgefunden, dann wird dies in der Meldung ausgewiesen.

Der Status wird auf den Wert "Konvertiert“ gesetzt und die Felder "Konvertiert von“ und "Konvertiert am“ auf den jeweiligen Wert gesetzt. In den Zeilen sind die alten MDD Feldwerte eingetragen.

In der Artikelkarte sind die neuen MDR-Werte gemäß Konvertierungs-Einrichtung zu finden.

Aufgabenwarteschlange#

Damit die Konvertierung automatisch über die Aufgabenwarteschlange stattfinden kann, muss ein entsprechender Aufgabenwarteschlangenposten für die Codeunit 71076791 "MDR Job Queue Handler“ mit der Parameterzeichenfolge "convert mdd to mdr“ eingerichtet werden.

Bei der Ausführung des Warteschlangenpostens werden alle Konvertierungen selektiert, deren Status "Zertifiziert“ ist und deren Arbeitsdatum am oder vor dem aktuellen Arbeitsdatum liegen. Für diese Datensätze wird die Konvertierung durchgeführt.

Wurden die Artikeldaten gemäß Einrichtung erfolgreich geändert, dann werden, die wie bei der manuellen Konvertierung beschrieben, die Werte der Konvertierungskarte aktualisiert.

Läuft die Verarbeitung eines Datensatzes auf einen Fehler, dann wird der Status auf "Fehler“ gesetzt und die Fehlerbeschreibung in das Feld "Fehlertext“ geschrieben. Anschließend wird mit der Verarbeitung der nächsten Artikel-Konvertierung fortgefahren.

Artikel#

Im Artikelstamm wurde das Feld "Zulassungspflicht prüfen“ auf dem Inforegister "Sonstiges“ hinzugefügt. Es steuert, ob das Vorhandensein eines Zulassungsdokuments geprüft wird.

Nein:
Keine Prüfung der Zulassungspflicht

Verkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht nur für Verkaufsbelege

Einkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht nur für Einkaufsbelege

Verkauf und Einkauf:
Prüfung der Zulassungspflicht für Verkaufs- und Einkaufsbelege

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Für die DMS Integration der MDR Dokumente, werden in der KUMAVISION healthcare Einrichtung auf dem Inforegister "DMS Integration" folgende Einrichtungen benötigt:

MDR DMS Struktur Einrichtung#

Die MDR DMS Struktur Einrichtung können Sie über die Anwendersuche durch den Aufruf "MDR DMS Struktur Einrichtung“ öffnen. In dieser Liste können die zur Darstellung der Struktur benötigten Bereiche, Gruppen und Namen definiert werden.

MDR DMS Dokumentenarten#

Die "MDR DMS Dokumentenarten“ können Sie über die Anwendersuche über den gleichnamigen Aufruf öffnen. Eine Dokumentenart muss den Status "Zertifiziert“ aufweisen, um verwendet werden zu können.

MDR DMS Dokument Steuerung#

Die "MDR DMS Dokument Steuerung“ können Sie über die Anwendersuche über den gleichnamigen Aufruf öffnen. In der Dokumentensteuerung wird definiert, unter welchen Bedingungen Dokumentenposten zur Verknüpfung von Business Central-Belegen mit MDR Dokumenten erstellt werden sollen.

Inforegister Anwendungsbereich#

Über die Auswahl können Sie durch Aktivieren eines Schalters festlegen, für welche Belege die Dokumentensteuerung gilt. Zur Auswahl stehen Ihnen:

• Verkaufsangebot,
• Verkaufsauftrag,
• Rahmenauftrag,
• Verkaufsrechnung,
• Geb. VK Lieferung,
• Geb. VK Rechnung,
• Einkaufsanfrage,
• Einkaufsbestellung,
• Rahmenbestellung,
• Einkaufsrechnung,
• Fertigungsauftrag,
• Fremdarbeit Bestellung,
• Montageauftrag,
• Reparatur

Über die Aktion "Alle auswählen“ werden alle 14 Dokumente der Liste ausgewählt. Über die Aktion "Keine auswählen“ wird die Auswahl für alle 14 Dokumente aufgehoben.

Inforegister Dokumentenart Information#

In diesem Register werden die Beschreibung, der Bereich, die Gruppe und der Name der Dokumentenart mit dem jeweiligen Lookup angezeigt.

MDR DMS Dokumente Übersicht#

Die Liste der "MDR DMS Dokumente Übersicht“ können Sie über den gleichnamigen Aufruf über die Anwendersuche aufrufen und einsehen. Aus der Liste können die MDR Dokumentenkarten geöffnet oder neu erstellt werden.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zuweisungszeilen#

Menüband Start#

Status "Zertifiziert“ setzen
Der Status wird auf "Zertifiziert“ gesetzt. Nur zertifizierte Dokumente werden bei der Dokumentensteuerung berücksichtigt. Zertifizierte Dokumente sind nicht editierbar (gilt nicht für die Zuweisungszeilen) und können nicht gelöscht werden.

Soll der Status auf "Zertifiziert“ gesetzt werden, wird bei entsprechender Einstellung der Compliance-Prozess für MDR Dokumente nach Eingabe eines Compliance-Textes mit einer Meldung gestartet.

Liegt das "Gültig bis“-Datum vor dem aktuellen Tagesdatum, erscheint eine Fehlermeldung und der Status wird nicht auf "Zertifiziert“ gesetzt.

Status "In Entwicklung“ setzen
Der Status wird auf "In Entwicklung“ gesetzt. In Entwicklung befindliche Dokumente sind editierbar und werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt.

Status "Abgelaufen“ setzen
Der Status wird auf "Abgelaufen“ gesetzt. Abgelaufene Dokumente sind nicht editierbar (gilt nicht für die Zuweisungszeilen), werden bei der Dokumentensteuerung nicht berücksichtigt und können nicht gelöscht werden.

Beleg kopieren
Mit dieser Aktion können die Daten des aktuellen Dokuments in ein neu zu erstellendes DMS Dokument, optional mit Zuordnungszeilen und den Dokumentbemerkungen, übernommen werden.

Bemerkungen
Mit dieser Aktion können Bemerkungen zum MDR Dokument in die Bemerkungstabelle hinterlegt werden.

Barcodevormerkung
Mit dieser Aktion kann ein Barcode für das aktuelle Dokument vorbelegt werden.

Infoboxen#

ELO
In dieser Infobox kann das Dokument via "drag and drop“ abgelegt und anschließend angezeigt werden.

Compliance Status
In dieser Infobox werden der Compliance Status und die Compliance Historie angezeigt.

Compliance für MDR Dokumente#

Bei der Einrichtung des "Compliance Moduls“ kann in den "Compliance Tabellen" als Tabellennummer auch die Tabelle 5265309 "MDR DMS Document“ ausgewählt werden.

Für die Artikel-, Kreditor- und Debitortabelle wurde die Tabelle 5265311 "MDR DMS Doc. Assignment“ ("MDR DMS Dokument Zuweisung“) als Untertabellen hinzugefügt.

Aufgabenwarteschlange#

Soll das Prüfen und Erstellen von DMS Dokument-Erneuerungen automatisch durchgeführt werden, dann muss zu diesem Zwecke ein Aufgabenwarteschlangenposten für die Codeunit 5265441 "MDR Job Queue Handler“ mit der Parameterzeichenfolge "check renewals“ eingerichtet werden.

Übersichtlisten#

MDR Zuweisungszeilen#

Zuweisungszeilen können ungefiltert und nach Artikel, Debitor oder Kreditor gefiltert angezeigt werden.

Der Aufruf einer ungefilterten Zuweisungsliste erfolgt über den Menüpunkt "MDR DMS Dok. Zuweisungen Übersicht“. Die Felder dieser Liste entsprechen denjenigen des Registers "Zuweisungszeilen“ der "MDR DMS Dokumentenkarte".

Die gefilterten Zuweisungszeilen werden über die Aktion "MDR Zuweisungen“ der entsprechenden Stammdatenkarten ("Artikelkarte“, "Debitorenkarte“, "Kreditorenkarte“) aufgerufen.

MDR Steuerungszeilen#

Gefilterte Zuweisungszeilen können über die Aktion "MDR Steuerungen“ der entsprechenden Stammdatenkarten ("Artikelkarte“, "Debitorenkarte“, "Kreditorenkarte“) aufgerufen werden.

Dokumentenposten#

Der Aufruf der MDR Dokumentenposten erfolgt über den Menüpunkt "MDR DMS Dokumentenposten“.

Die weiteren Felder der Dokumentenposten werden aus den MDR Dokumenten und MDR Dokument-Zuweisungen übernommen und entsprechen den dort beschriebenen Inhalten.

Protokoll#

Der Aufruf des MDR Protokolls erfolgt über den Suchaufruf "MDR Protokoll“.

Ablauf#

Allgemein#

Nachfolgend wird der Ablauf der Dokumentensteuerung beschrieben. Grundsätzlich gelten die hier ausgeführten Funktionalitäten für insgesamt 1 Belege, die in der nachfolgenden Tabelle dargestellt sind.

Eine Fremdarbeitsbestellzeile ist eine Bestellzeile, die einen Eintrag in dem Feld "FA-Nr.“ aufweist.

Eine Reparaturzeile ist eine Auftragszeile, die im Feld "Kundenservice Call Nr.“ die Nummer eines Calls enthält, der "Reparatur“ als Klassifizierung eingetragen hat.

Logik zum Finden der zu einem Beleg gehörenden DMS Dokumente#

Nachfolgend sind die Suchkriterien aufgelistet, nach denen die zu einem Belegkopf und zu einer Artikel-Belegzeile gehörenden MDR Dokumente gefunden werden. Im ersten Schritt werden Datensätze in der Dokumentensteuerung nach den nachfolgenden Kriterien gesucht:

Kriterien Findung 1

1. Verkaufsbeleg:
   Die Debitorennummer der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich der Nummer des Verkaufsdebitoren ("Verk. an Deb.-Nr.“) des Belegs.
2. Einkaufsbeleg:
   Die Kreditorennummer der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich der Nummer des Einkaufskreditoren ("Eink. von Kred.-Nr.“) des Belegs.
3. Fertigungs-/Montageauftrag:
   Sowohl Debitoren- als auch die Kreditorennummer der Dokumentensteuerung sind leer.

Kriterien Findung 2

1. Bei einem Verkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich dem Lieferländercode ("Lief. an Länder-/Regionscode“) des Belegs.
2. Bei einem Einkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer oder gleich dem Einkaufsländercode ("Eink. von Länder-/Regionscode“) des Belegs.
3. Fertigungs-/Montageauftrag: Der Ländercode der Dokumentensteuerung ist leer.

Kriterien Findung 3
Der Status der Dokumentensteuerung ist "Zertifiziert“.

Kriterien Findung 4
Die Artikelnummer der Dokumentensteuerung entspricht der, der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Kriterien Findung 5
Der Artikel Versionscode der Dokumentensteuerung ist leer. Da zur Zeit der Artikel Versionscode in den Belegzeilen noch nicht implementiert ist, ist dieses Feld in den entsprechenden MDR Seiten nicht editierbar. Diese Bedingung ist somit aktuell immer erfüllt.

Kriterien Findung 6
Der Variantencode der Dokumentensteuerung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Kriterien Findung 7
Das der Belegart entsprechende Feld der Dokumentensteuerung (z. B. Auftrag oder Bestellung) muss den Wert "Ja“ haben (Haken gesetzt).

Anschließend werden für jeden der so gefundenen Datensätze der Dokumentensteuerung über die DMS Dokument Zuweisungen die zugehörigen DMS Dokumente ermittelt, die die nachfolgenden Bedingungen erfüllen:

Bedingung 1
Die Dokumentenart der Dokument Zuweisung entspricht der der Dokumentensteuerung.

Bedingung 2

1. Verkaufsbeleg: Die Debitorennummer der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich der Nummer des Verkaufsdebitoren ("Verk. an Deb.-Nr.“) des Belegs.
2. Einkaufsbeleg: Die Kreditorennummer der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich der Nummer des Einkaufskreditoren ("Eink. von Kred.-Nr.“) des Belegs.
3. Fertigungs-/Montageauftrag: Sowohl Debitoren- als auch die Kreditorennummer der Dokument Zuweisung sind leer.

Bedingung 3

1. Bei einem Verkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich dem Lieferländercode ("Lief. an Länder-/Regionscode“) des Belegs.
2. Bei einem Einkaufsbeleg: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer oder gleich dem Einkaufsländercode ("Eink. von Länder-/Regionscode“) des Belegs.
3. Fertigungs-/Montageauftrag: Der Ländercode der Dokument Zuweisung ist leer.

Bedingung 4
Der Status der Dokument Zuweisung ist "Zertifiziert“.

Bedingung 5
Die Artikelnummer der Dokument Zuweisung entspricht der der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Bedingung 6
Der Artikel Versionscode der Dokument Zuweisung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument). Da zur Zeit der Artikel Versionscode in den Belegzeilen noch nicht implementiert ist, ist dieses Feld in den entsprechenden MDR Seiten nicht editierbar. Diese Bedingung ist somit aktuell immer erfüllt.

Bedingung 7
Der Variantencode der Dokument Zuweisung entspricht dem der Belegzeile oder ist leer (für Kopfdokument).

Bedingung 8
Das relevante Belegdatum liegt in dem von den Feldern "Gültig von“ und "Gültig bis“ der Dokument Zuweisung definierten Zeitraum.

Die so gefundenen Datensätzen der MDR Dokument Zuweisungen enthalten im Feld "DMS Dokumentennr.“ die mit der aktuellen Belegzeile verknüpften MDR Dokumente.

Logik zum Bestehen der Zulassungsprüfung#

Für eine Artikelzeile in den Verkaufs- und Einkaufsbelegen wird eine Zulassungsprüfung durchgeführt, wenn eine der beiden folgenden Bedingungen erfüllt ist.

1. Die Belegzeile ist eine Verkaufsbelegzeile und das Feld "Zulassungspflicht prüfen“ im Artikelstamm hat den Wert "Verkauf“ oder "Verkauf und Einkauf“.
2. Die Belegzeile ist eine Einkaufsbelegzeile und das Feld "Zulassungspflicht prüfen“ im Artikelstamm hat den Wert "Einkauf“ oder "Verkauf und Einkauf“.

Die Zulassungsprüfung gilt als bestanden, wenn für die Belegzeile die beiden folgenden Bedingungen erfüllt sind.

1. Es existiert eine gültige Dokumentensteuerung, die im Feld "Dokument Pflicht“ den Wert "Ja“ aufweist.
2. Das über die Dokumentensteuerung und -zuweisung gefundene gültige MDR Dokument hat eine Dokumentenart eingetragen, deren Strukturfeld "Name“ in der Struktureinrichtung im Feld "Zulassungsprüfung“ den Wert "Ja“ hat.

MDR DMS Dokumente kopieren#

Neue MDR Dokumente können auch durch das Kopieren eines vorhandene MDR Dokuments erstellt werden. Dazu wird in der MDR Dokumentenkarte, die kopiert werden soll, die Aktion "Dokument kopieren“ ausgeführt. Es öffnet sich die Anforderungsseite mit drei Feldern:

Die Status-Werte des neuen MDR Dokuments und der neuen Zuweisungszeilen werden auf "Neu“ gesetzt

Prüfung der Dokumentenpflicht#

In dem Abschnitt "Logik zum Bestehen der Zulassungsprüfung“ wird beschrieben, wann eine Zulassungsprüfung notwendig ist und ob die Prüfung bestanden ist. Ist dies der Fall, dann wird der Prozess fortgesetzt. Anderenfalls erfolgt eine Aktion, die von dem Wert des Feldes "Fehlerebene (Dok. Pflicht)“ der MDR DMS Dokument Steuerung abhängig ist. Weiterhin findet die Prüfung der Dokumentenpflicht analog vor dem Buchen eines Beleges statt. Der einzige Unterschied ist die Tatsache, dass bei der Fehlerebene "Warnung“ beim Buchen kein Hinweis erscheint, um wiederholte Dialoge bei möglichen Stapelbuchungen zu vermeiden. Bei der Prüfung der Zulassungspflicht werden keine MDR Dokumentposten erstellt.

Auswirkungen der Fehlerebene#

Für einen Artikel muss für Verkaufsbelege die Zulassungspflicht geprüft werden. Hierzu ist auf der Artikelkarte das Feld "Zulassungsprüfung prüfen“ auf "Verkauf“ gepflegt.

Fehlerebene "Protokoll“#

Bei der Fehlerebene "Protokoll“ erfolgt ein Eintrag in dem MDR Protokoll und der Prozess wird ohne Meldung fortgesetzt.

Es existiert eine zertifizierte Dokumentensteuerung zur Dokumentenpflicht in Aufträgen für den entsprechenden Artikel für die Dokumentenart "ZEICHNUNG“ mit der Fehlerebene "Protokoll“.

Es existiert keine zertifizierte Dokumentenzuweisung. Ein Auftrag für den entsprechenden Artikel wurde erstellt und freigegeben.

Es erscheint kein Hinweis über eine fehlende Zulassungsprüfung, gemäß Einrichtung wurde jedoch ein Eintrag für den Auftrag im MDR Protokoll erstellt.

Fehlerebene "Warnung“#

Bei der Fehlerebene "Warnung“ erscheint ein Hinweis und es wird ein Eintrag in dem MDR Dokument erstellt. Nach dem Bestätigen der Hinweismeldung wird der Prozess fortgesetzt. In der MDR DMS Dokument Steuerung wurde die Fehlerebene auf "Warnung“ geändert.

Der Auftrag für den Artikel wurde erstellt. Bei der Freigabe des Auftrags erscheint ein Hinweis zum fehlenden Zulassungsdokument.

Nach der Bestätigung der Meldung wird der Auftrag freigegeben. Ein Protokolleintrag wurde erstellt.

Fehlerebene "Fehler“#

Bei der Fehlerebene "Fehler“ erscheint eine Fehlermeldung und der Prozess wird abgebrochen. In der MDR DMS Dokument Steuerung wurde die Fehlerebene auf "Fehler“ geändert.

Der Auftrag für den Artikel wurde erstellt. Bei der Freigabe des Auftrags erscheint ein Fehlertext zum fehlenden Zulassungsdokument.

Nach der Bestätigung der Meldung bleibt der Auftrag im Status "Offen“. Ein Protokolleintrag wird auf der Fehlerebene "Fehler“ nicht erstellt.

Drucken von MDR Dokumenten#

Das Drucken der MDR Dokumente wird in dem Feld "Dokument Druck“ der MDR DMS Dokument Steuerung eingerichtet. Grundsätzlich sind zwei Fälle zu unterscheiden. Zum einen werden bei der Verwendung des verketteten Druckens (hier am Beispiel eines Auftrags) die MDR Dokumente mit ausgegeben und zum anderen (hier am Beispiel eines Fertigungsauftrags) wird die Ausgabe über eine neue Aktion ausgeführt.

Es existiert eine zertifizierte Dokumentensteuerung zum Dokumentendruck in Verkaufs- und Fertigungsaufträgen für den entsprechenden Artikel für die Dokumentenart "ZEICHNUNG“.

Es existiert das zertifizierte MDR Dokument, für das ein Dokument im DMS (vgl. Infobox "ELO“) abgelegt wurde und für das eine zertifizierte Zuweisungszeile für den Artikel existiert.

In diesem Fall besteht das MDR Dokument aus einem Text mit der Überschrift "ZEICHNUNG“.

Ausgabe über verkettetes Drucken#

Findet beim Andruck eines Beleges verkettetes Drucken statt, dann werden die zugehörigen MDR Dokumente an die Liste der zu druckenden Dokumente angehängt und somit mit angedruckt. Dazu werden alle DMS Dokumentenposten für den aktuellen Beleg gesucht, bei denen das Feld "Dokument Druck“ den Wert "Ja“ hat.

Der neue Verkaufsauftrag für den Artikel wurde erstellt und freigegeben. Dabei wurde der Belegzeile ein MDR Dokument zugewiesen.

Die Zuweisung des MDR Dokumentes erfolgt über den bei der Freigabe des Belegs erstellten Dokumentenposten. Dieser kann in der Auftragskarte durch die Aktion "Zeige MDR Dokument Posten“ angezeigt werden.

Der Dokumentenposten enthält u. a. die Referenz auf den Belegkopf ("Datensatz ID“), die Belegzeile enthält dann das Feld "Herkunftsref.-Nr.“, die Nummer des MDR Dokumentes und die Artikelnummer (wenn zu einer Belegzeile gehörend). Das Ereignis, das zum Erstellen des Dokumentenpostens führte, findet sich im Feld "Herkunft Ereignis“. Der Wert des Feldes "Dokument Druck“ entscheidet, ob das DMS Dokument als verketteter Beleg ausgegeben wird.

Beim Ausführen der Aktion "Auftragsbestätigung drucken“ im Auftrag wird neben der eigentlichen Auftragsbestätigung auch das MDR Dokument ausgegeben.

Ausgabe über Aktion#

Beim Ausführen der Aktion "Fertigungsauftrag aktualisieren“ wurden dem Fertigungsauftrag vier MDR Dokumente (1 Dokument für den Belegkopf und 3 Dokumente für die Belegzeile) zugewiesen.

Da bei dem Drucken der Fertigungsaufträge, anders als beispielsweise bei den Verkaufsbelegen, das verkettete Drucken nicht zur Anwendung kommt, erfolgt die Ausgabe hier über die Aktion "Zeige/Drucke MDR Dokumente“.

Wird diese ausgeführt, öffnet sich zuerst ein Dialogfenster, in dem entschieden werden kann, ob die MDR Dokumente geöffnet, gespeichert oder die Aktion abgebrochen werden soll.

Nach Auswahl der Option "Öffnen“ werden die MDR Dokumente in dem installierten PDF-Reader geöffnet und können über die Druckaktion ausgegeben werden.

Unterdrücken des mehrfachen Druckens eines MDR Dokuments#

Schon beim Erstellen von Dokumentenposten wird pro Belegkopf und pro Belegzeile verhindert, dass für dasselbe Dokument mehrfache Einträge vorgenommen werden. Dokumentenposten für dasselbe MDR Dokument im Kopf und verschiedenen Zeilen ist möglich. In einem zweiten Schritt wird beim Drucken eines Beleges gewährleistet, dass kein MDR Dokument mehrfach gedruckt wird. Die Dokumentenposten bleiben dabei unverändert.

Beispiel
In der "MDR DMS Dokumentensteuerung“ sind folgende zertifizierte Dokumentensteuerungen vorhanden:

Zu den Dokumentenarten sind folgenden MDR Zuweisungen vorhanden:

Der neue Verkaufsauftrag wurde für den Verkaufsdebitor (DEB01) mit zwei Zeilen für Artikel 01 und Artikel 02 erstellt und freigegeben.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragsköpfe (keine Artikelnummer eingetragen) mit der Debitorennr "DEB01“ und dem Ländercode "DE“ zeigt, dass zwei gültige Dokument Zuweisungen für dasselbe MDR Dokument "MDR-28“ ermittelte wurden.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragszeilen für den Artikel 01 mit der Debitorennr. "DEB01“ und dem Ländercode "DE“ zeigt, dass fünf gültige Dokument Zuweisungen (eine für MDR Dokument "MDR-28“, je zwei für "MDR-18“ und "MDR-38“) ermittelt wurden.

Die Simulation der Dokumentenposten für Auftragszeilen für den Artikel "ART02“ mit der Debitorennr. "DEB01“ und dem Ländercode "DE“ zeigt, dass ebenfalls fünf gültige Dokument Zuweisungen (eine für MDR Dokument "MDR-28“, je zwei für "MDR-18“ und "MDR-38“) ermittelt wurden.

Bei der Freigabe des Auftrags werden aus jeder gültigen oben simulierten Dokument Zuweisung für den Auftragskopf ("Herkunftsref.-Nr.“ = 0) und für die Auftragszeilen ("Herkunftsref.-Nr.“ = Zeilennummer) ein Dokumentenposten erstellt. Dabei wird allerdings verhindert, dass für den Kopf und pro Zeile ein Dokumentenposten mit demselben MDR Dokument mehrfach vorkommt. So wird beispielsweise nur aus einer der beiden gültigen Dokument Zuweisung für den Auftragskopf und das MDR Dokument "MDR-28“ ein Dokumentenposten erstellt. Für jede der Auftragszeilen wird allerdings ein weiterer Dokumentenposten für dieses MDR Dokument erstellt.

Wird für den Verkaufsauftrag die Auftragsbestätigung gedruckt, so wird jedes MDR Dokument aller Dokumentenposten des Belegs (Kopf und Zeilen) nur einmal angedruckt. Zunächst wird die Auftragsbestätigung gedruckt (Seite 1 von 4).

Anschließend wird einmal das Dokument ("MDR-28“, Dokumentart "AGB-VK“) gedruckt (Seite 2 von 4).

Danach wird einmal das Dokument ("MDR-18“, Dokumentart "Zeichnung“) gedruckt (Seite 3 von 4).

Abschließend wird einmal das Dokument ("MDR-38“, Dokumentart "Kompatibilität“) gedruckt (Seite 4 von 4).

Vererben von DMS Dokumenten#

Vererbung findet grundsätzlich in zwei Prozessen statt: Buchen und Archivieren. Beim Buchen von Verkaufsbelegen, Einkaufsbelegen und Montageaufträgen können MDR Dokumente an die gebuchten Folgebelege (gebuchte VK/EK-Lieferungen, gebuchte VK/EK-Rechnungen, gebuchte Montageaufträge) "vererbt“ werden. Für die Fertigungsaufträge findet eine Vererbung beim Buchen von Buch.-Blattzeilen der Auftragsart "Fertigung“ mit eingetragener Auftragsnummer und Auftragszeilennummer. Beim Archivieren von Verkaufsbelegen (Angebote, Aufträge, Rahmenaufträge) und Einkaufsbelegen (Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen) können MDR Dokumente an die archivierten Verkaufsbelege (Verkaufsangebotsarchive, Verkaufsauftragsarchive, Rahmenauftragsarchive) und die archivierten Einkaufsbelege (Einkaufsanfragenarchive, Bestellungsarchive, Rahmenbestellungsarchive) "vererbt“ werden.

Das Vererben wird in der Dokumentensteuerung über das Feld "Dokument Vererbung“ eingerichtet.

Buchen von Montageaufträgen#

Ein Montageauftrag wurde erstellt und freigegeben. Für den Montagekopf und die Montagezeile wurde je ein MDR Dokument gefunden und zugewiesen.

Der Montageauftrag wird kommissioniert und gebucht. Dabei wurden die MDR Dokumente an den gebuchten Montageauftrag "vererbt“. Über die Aktionen "Zeige MDR Dokument Posten“ und "Zeige/Drucke MDR Dokumente“ können die zum aktuellen Beleg gehörigen Dokumentenposten angezeigt, bzw. die zugehörigen Dokumente angezeigt und gedruckt werden.

Es werden die Dokumentenposten für den Kopf und die Zeilen in einer Liste angezeigt. Im Feld "Herkunftsref.-Nr.“ ist die Zeilennummer eingetragen, ist der Wert "0“, dann gehört der Posten zum Belegkopf.

Wird ein Dokumentenposten mit einer Artikelverfolgung (Seriennummer und / oder Chargennummer) erstellt, dann wird in der Dokumentenposten Hierarchie die Anzahl der Dokumente nicht nur für die Belegzeile, sondern auch für die Seriennr.- (Herkunftsart "6504“) bzw. Chargennr.-Information (Herkunftsart "6505“) erstellt oder aktualisiert.

Dadurch ist es möglich, in den Seriennummern- und Chargennummern-Informationskarten die Anzahl der DMS Dokumente zu den Dokumentenposten für die jeweiligen Artikelverfolgungs-Informationen in der Infobox "MDR Dokumente“ anzuzeigen.

Archivieren von Anfragen#

Eine Anfrage wurde mit zwei Artikelzeilen erstellt und freigegeben. Dabei wurden insgesamt sieben Dokumentenposten für den Kopf und die Zeilen erstellt.

Die Aktion "Beleg archivieren“ in der Anfrage wurde ausgeführt und die archivierte Anfrage mit der Versionsnummer "3“ erstellt.

Die Aktion "Zeige MDR Dokument Posten“ wurde ausgeführt. Die MDR Dokumentenposten wurden an den archivierten Beleg "vererbt“. Die Werte für die Tabellennummer (Herkunftsart) und das auslösende Ereignis (Herkunft Ereignis) wurden aktualisiert.

Die Aktion "Zeige/Drucke MDR Dokumente“ wurde ausgeführt.

Die 3 MDR Dokumente der Dokumentenposten (AGB "MDR-28“, Kompatibilität "MDR-38“ und Zeichnung "MDR-18“) werden ausgegeben.

MDR DMS Dokument Erneuerungen#

Über die MDR DMS Dokument Erneuerungen kann die Beantragung und der Erhalt oder die Ablehnung ablaufender MDR Dokumente protokolliert werden. Beim Öffnen der Seite "MDR DMS Dokument Erneuerungen“ ist die Anzeige auf die Statuswerte "Neu“ und "Beantragt“ gefiltert. Der Statusfilter kann über den Drill Down geändert werden, sodass die Erneuerungen mit dem Status "Erhalten“ und "Nicht Erhalten“ angezeigt werden. Auf dem Inforegister "MDR DMS Dok. Zuweisungszeilen“ werden zur Information alle für das aktuelle MDR Dokument vorhandenen MDR Zuweisungszeilen angezeigt.

Inforegister Filter#

Inforegister MDR DMS Dokument Zuweisungszeilen#

Erstellen neuer MDR DMS Dokument Erneuerungen#

MDR DMS Dokument Erneuerungen können auf zwei Arten erstellt werden: manuell durch die BenutzerInnen über den Menüpunkt "MDR Prüfe DMS Dokument Erneuerung“ oder automatisch über die Aufgabenwarteschlange, wenn ein entsprechender Warteschlangenposten vorhanden ist. Im ersten Fall muss vor der Prüfung der Erneuerungen dies in einer entsprechenden Meldung bestätigt werden.

Zur Durchführung der Prüfung werden alle MDR Dokumente gesucht, die die nachfolgend genannten Bedingungen erfüllen:

1. Das Datumsfeld "Erneuerung am“ ist gefüllt.
2. Das Datum im Feld "Erneuerung am“ entspricht dem aktuelle Arbeitsdatum oder liegt vor diesem.
3. Der Wert des Feldes "Erneuerung aktiv“ hat den Wert "Nein“.

Für alle MDR Dokumente, die diese Bedingungen erfüllen, wird je ein Eintrag mit dem Status "Neu“ in den Dokumentenerneuerungen erstellt. Das Feld "Erneuerung aktiv“ des zugehörigen MDR Dokuments zeigt jetzt den Wert "Ja“.

Ändern des Status#

In den Zeilen kann der Status von "Neu“ auf die Werte "Beantragt“, "Erhalten“ oder "Nicht Erhalten“ geändert werden. Dabei wird abhängig vom neuen Status geprüft, welche Felder als Pflichtfelder gefüllt sein müssen.

Pflichtfelder für den Statuswechsel:

Bei dem Versuch den Status mit leeren Pflichtfeldern zu wechseln, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Wird ein fehlendes Pflichtfeld eingetragen, dann aktualisiert sich die Fehlermeldung automatisch.

Sind alle Pflichtfelder gefüllt und wird der Status auf "Erhalten“ gesetzt, dann muss der Statusfilter auf "Erhalten / Nicht erhalten“ geändert werden, um die Erneuerungszeile zu sehen.

Durch den Wechsel des Status auf "Erhalten“ erhält das Feld "Erneuerung aktiv“ den Wert "Nein“. Um zu verhindern, dass für das MDR Dokument eine weitere Erneuerung erstellt wird, wurde das Feld "Erneuerung am“ geleert.

Bei einem Wechsel auf den Status "Nicht erhalten“ müssen BenutzerInnen entscheiden, ob das aktuelle MDR Dokument aus der Erneuerungsüberwachung entfernt werden soll.

Nur wenn die Antwort "Ja“ ist, wird das Erneuerungsdatum aus dem MDR-Dokument entfernt, sodass zukünftig keine Erneuerung erstellt wird. Erneuerungen mit dem Status "Erhalten“ und "Nicht Erhalten“ können nicht mehr geändert werden.

Erstellen neuer MDR Dokumente aus DMS Dokument Erneuerung#

Für jede erhaltene MDR Dokument Erneuerungen kann aus dem zugehörigen MDR Dokument über die Aktion "Neue Dokumente erstellen“ ein neues MDR Dokument erstellt werden. Dabei werden die "Gültig von“- und "Gültig bis“-Felder des neuen MDR Dokuments aus den "Neues gültig von“- und "Neues gültig bis“-Feldern der MDR Dokument Erneuerung übernommen. Die Statusfelder des neuen MDR Dokumentes erhalten den Wert "Neu“. Die übrigen Werte werden aus den Herkunftsfeldern übernommen.

Neue MDR Dokumente werden für alle diejenigen Erneuerungszeilen erstellt, in der das Feld "Auswahl neues Dokument“ den Wert "Ja“ hat. Um diese Auswahl treffen zu können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Das Feld "Neue Dokumentennr.“ muss leer sein.
2. Das Feld "Erhalten am“ muss gefüllt sein.
3. Das Feld "Geprüft von“ muss gefüllt sein.
4. Das Feld "Neues gültig von“ muss gefüllt sein.
5. Das Feld "Neues gültig bis“ muss gefüllt sein.

Der Datensatz kann nicht ausgewählt werden, wenn die Pflichtfelder nicht gefüllt sind.

Sind die Pflichtfelder gefüllt, kann über die Aktion "Neue Dokument erstellen“ für jeden ausgewählten Datensatz ein neues MDR Dokument erstellt werden. Dabei muss zuerst ausgewählt werden, ob die Bemerkungen der MDR Dokumente ebenfalls kopiert werden sollen.

Nach dem Erstellen von einem oder mehreren neuen MDR Dokumenten erscheint eine entsprechende Hinweismeldung.

Die Nummer der erstellten MDR Dokumente wird in die entsprechende MDR Dokument Erneuerung eingetragen.

Compliance in MDR Dokumenten#

Der Compliance-Prozess für MDR Dokumente wird geprüft und gegebenenfalls gestartet, wenn bei aktiviertem Compliance-Modul versucht wird, den Status eines MDR Dokuments auf "Zertifiziert“ zu ändern. Dem Compliance Standard folgend muss dann ein Compliance Text angegeben werden. Anschließend erscheint ein Fehlertext, dass das MDR Dokument erst zertifiziert werden kann, wenn das Genehmigungsverfahren für den zugehörigen Compliance-Beleg bearbeitet worden ist. Im Weiteren folgt der Compliance-Prozess für das MDR Dokument dem Standard.

Simulation zum Erstellen von MDR-Dokumentenposten#

Die Seite "MDR DMS Simulierte Dokument Posten“ bietet die Möglichkeit, das Erstellen von Dokumentenposten zu simulieren, um die aktuelle MDR Einrichtung zu prüfen. Dabei werden das simulierte Ereignis, die Filterbedingungen und die Belegauswahl, für die, die Simulation durchgeführt werden soll, angegeben.

Nach dem Durchführen der Simulation werden alle Dokumentenposten, die nach der aktuellen MDR Einrichtung erstellt wurden, auf der Seite im Register "Simulierte neue DMS Dokument Posten“ angezeigt.

Aufbau der Simulation#

Um die Filterbedingungen und die Belegauswahl anzugeben, muss zuerst das simulierte Ereignis ausgewählt werden.

Die Optionen der Belegauswahl sind abhängig von den Werten der Debitoren- und der Kreditorennummer. Sind beide Werte leer können nur die Belege der Spalte "SONSTIGE“ (Fertigungsaufträge, Fremdarbeit Bestellungen, Montageaufträge, Reparaturen) ausgewählt werden, da für die Verkaufsbelege (Angebote, Aufträge, Rahmenaufträge, VK Rechnungen) eine Debitorennummer und für die Einkaufsbelege (Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen, EK Rechnungen) eine Kreditorennummer notwendig ist.

Inforegister Filter#

Auf diesem Register können Feldwerte für die Belege oder Belegzeilen angegeben werden, deren Freigabe bzw. Erfassen simuliert werden soll. Bei der Simulation wird dann davon ausgegangen, dass in dem simulierten Beleg diese Werte vorhanden sind. Ist in dem Feld "Artikelnummer“ kein Wert eingetragen, dann wird das Erstellen von Dokumentenposten für einen Belegkopf simuliert.

Inforegister Belegauswahl - simuliertes Ergebnis anwenden auf#

Inforegister Simulierte neue DMS Dokument Posten#

Alle weiteren Felder in diesem Register entsprechen den im Abschnitt "Dokumentenposten“ beschriebenen Feldern.

Ablauf der Simulation#

Nach der Auswahl des simulierten Ereignisses (hier "Freigabe Beleg“) wird der Beleg "Fertigungsauftrag“ ausgewählt. Es wird keine Artikelnummer eingetragen, sodass das Erstellen von Dokumentenposten für MDR Dokumente des Belegkopfes simuliert wird.

Nach dem Durchführen der Simulation werden die für die beiden MDR Dokumente ("MDR-28“, "MDR-33“) "erstellten“ Dokumentenposten im Register "Simulierte neue DMS Dokument Posten“ angezeigt. Im Titel wird die Anzahl der simulierten Dokumentenposten angezeigt.

Der Lookup auf das Feld "Dok. Steuerung lfd. Nr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundene Dokumentensteuerung dem Fertigungsauftragskopf die Dokumentenart "AGB-VK“ zugewiesen ist.

Der Lookup auf das Feld "DMS Dok. Zuweisung Zeilennr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundenen Dokumentenzuweisung der Dokumentenart "AGB-VK“ das MDR Dokument mit der Nummer "MDR-28“ zugewiesen ist.

Der Lookup auf das Feld "DMS Dok. Zuweisung Zeilennr.“ wird ausgeführt.

Der Lookup zeigt, dass in der mit den aktuellen Simulationswerten gefundenen Dokumentenzuweisung der Dokumentenart "AGB-VK“ auch das MDR Dokument mit der Nummer "MDR-33“ zugewiesen ist.

In das Filterfeld für die Artikelnummer wurde der Wert "ART02“ eingetragen und die Simulation erneut ausgeführt.

Das Ergebnis zeigt, dass ein Dokumentenposten für das MDR Dokument "MDR-18“ erstellt wurde.

Zusammenfassend haben die beiden zuvor beschriebenen Simulationen gezeigt, dass bei der Freigabe eines Fertigungsauftrags mit einer Zeile für Artikel "ART02“ und einem Fälligkeitsdatum am 31.08.2021 ("Relevantes Belegdatum“) die beiden MDR Dokumente "MDR-28“ und "MDR-33“ für den Kopf und das MDR Dokument "MDR-18“ für die Zeile erstellt würden.

Entsprechen die so ermittelten MDR Dokumente nicht der zu prüfenden Vorgabe, dann müssen die MDR Einrichtungen angepasst werden.