Vorgangsverlängerung#

Ein Vorgang besteht aus mindestens einer, jedoch beliebig vielen, zeitlich lückenlos aufeinanderfolgenden Perioden.

Im Vertrag wird dies über die Einrichtung einzelner Vertragsperioden gesteuert wobei hier die Angabe der Vorgangslaufzeit sowie die Verlängerungsart maßgebend sind, um den Vorgang in die in einzelnen Phasen zu unterteilen.

Über die Funktion der Verlängerung erfolgt die Prüfung des bestehenden, aktiven Vorgangs und die automatische Erstellung der Folgeperiode, sofern es sich um einen Vorgang handelt, der verlängert werden soll.

Im nachfolgenden wird die zugehörige Einrichtung sowie Umfang dieser Funktion beschrieben.

Einrichtung#

Einrichtung im Vertrag#

Der Stapellauf "Vorgangsperioden verlängern“ prüft alle Perioden, die in der letzten Vorgangsperiodenkarte eines Vorganges einen Wert im Feld "Verlängerungsart" gesetzt haben.

Hierbei orientiert sich das System an die Felder "Verlängerung Vorlaufzeit“ und "Verlängerungsart“. Diese werden über den Vertrag in den Vertragsperioden vorgegeben und an die Vorgangsperiodenkarte weitergegeben.

Hinweis

Eine manuelle Übersteuerung in der Vorgangsperiodenkarte ist bei Bedarf möglich.

In der Vertragsversionskarte hinterlegen Sie auf dem Inforegister "Perioden“ die Verlängerungsart sowie Vorlaufzeit.

Feld

Beschreibung

Verlängerung Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit wird als Zeitformel erfasst z.B. "4W" für 4 Wochen.

Die Vorlaufzeit gibt an, innerhalb welchen Zeitraumes vor Ablauf die Verlängerung durchgeführt wird. Damit wird sichergestellt, dass die Verlängerungen rechtzeitig erzeugt werden. Sodass bei Bedarf die entsprechenden Dokumente, wie z.B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. rechtzeitig angefordert werden. Ziel ist es, mit Beginn der Folgeversorgung alle relevanten Unterlagen vorliegen zu haben und eine lückenlose Versorgung zu ermöglichen.

Basis für die Berechnung ist das Feld "Enddatum“ in der Vorgangsperiodenkarte des aktiven Vorgangs.

Verlängerungsart

Leer
Es erfolgt keine Verlängerung.

Manuell
Der Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen erzeugt einen eBox Eintrag mit der eBox-Art "LOG", dass die Verlängerung fällig ist. Der Vorgang muss dann aus der Vorgangskarte oder dem Lieferplan heraus manuell verlängert werden.

Vollautomatisch
Der Vorgang wird automatisch durch den Lauf Filter zum Verlängern von Vorgängen verlängert.

Bei Anlage
Steuert bei Vorgangsanlage die automatische Verlängerung. Steht im Vertrag im Inforegister "Perioden" bei einer Periode der Wert "Bei Anlage“ in der Verlängerungsart, so wird direkt die Folgeperiode erzeugt (wird z.B. für einen periodenübergreifenden Gesamtmengenkostenvoranschlag verwendet).

Die eingerichteten Verlängerungen erstellen immer automatisch die nächste Periode entsprechend der Periodenreihenfolge, wobei die letzte Periode, sofern sie im Vertrag mit Verlängerung hinterlegt ist, sich beliebig oft wiederholt.

Falls erforderlich, kann diese Abfolge auch auf andere Perioden, Vertragsversionen oder komplett andere Verträge umgesteuert werden. Hinterlegen Sie hierzu die gewünschten Parameter für die Erstellung der Folgeperioden in der Vertragsversionsperiode.

Füllen Sie die Felder:

Folgende Vertragsnr.
Folgende Versionsnr.
Folgende Periode

Filter für Stapellauf zur Verlängerung#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ ist "Nachtlauffähig“. Die Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten ist zu empfehlen. Hierfür muss ein Filtercode eingerichtet sein.

Über die in der Aufgabenwarteschlange hinterlegten Parameterzeichenfolge (dies entspricht dem Filtercode) wird der jeweilige Lauf mit den dort eingerichteten Einstellungen verwendet.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung eines Aufgabenwarteschlangenposten finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag. Hinterlegen Sie einen aussagekräftigen Code mit zugehöriger Beschreibung und setzen Sie den Haken im Feld "Filteranforderung anzeigen“. Nun hinterlegen Sie die Filterkriterien über den Aufruf "Bearbeiten“.

Tragen Sie im Inforegister "Vorgangsperiode“ die Kriterien ein.

Beispiel:

Feldnr.	Feldfilter
9 Status	Freigegeben

Mit dieser Einstellung werden alle aktiven Vorgangsperioden mit dem Status "Freigegeben“ geprüft.

Hinweis

Wenn Sie neue Filter anlegen, setzen Sie immer den Haken im Feld "Filteranforderungen anzeigen“. Dies hat zur Folge, dass Ihnen bei manueller Ausführung die hinterlegten Filterkriterien vor dem Ausführen angezeigt werden und Sie diese bei Bedarf auch noch anpassen können.

Ablauf#

Funktionsumfang Stapellauf#

Der Stapellauf "Vorgänge verlängern“ dient zum einen der Erstellung von Folgeperioden sowie Beendigung von Vorgängen.

Verlängerung
Die Vorgänge werden verlängert, um einerseits notwendige neue Dokumente wie z. B. Verordnungen, Therapiepläne, etc. über die Info.Anforderungen anzufordern und zum anderen kann es auch notwendig sein, dass Lieferungen automatisiert weiter durchgeführt werden.

Beenden von Vorgängen
Der Stapellauf prüft, ob eine (Freigegebene) Vorgangsperiode komplett erledigt ist. Dann wird der Status der Vorgangsperioden von "Freigegeben" auf "Beendet" gesetzt. Dies erhöht die Performance diverser Stapelläufe aber auch die Übersichtlichkeit in den Vorgängen.

Es gelten für das Setzen des Status "Beendet" folgende Kriterien in der Vorgangsperiode:

Das Enddatum und das tatsächliche Enddatum müssen (vom Arbeitsdatum ausgesehen) in der Vergangenheit liegen.
Wenn die Vorgangsperiode auf manuelle oder automatische Verlängerung eingestellt ist, dann muss bereits eine Folgevorgangsperiode existieren. Ausnahme: Das tatsächliche Enddatum wurde durch die aktuelle Vorgangsperiode erreicht.
Es dürfen keine Lieferplaneinteilungen vom Status "Lieferung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Menge ist 0.
Es dürfen keine Abrechnungsplaneinteilungen vom Status "Rechnung" ohne gebuchte Belegnummer existieren. Ausnahme: Betrag=0 (z.B. bei Therapieende)
Es existieren keine offenen InfoAnforderungen (Status = 00, 10)

Vorgangsverlängerung über Stapellauf manuell durchführen#

Öffnen Sie die Seite "Vorgänge verlängern“ über den Aufruf im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" > "Stapellauf" oder alternativ über die Anwendersuche.

Im nachfolgenden Fenster werden die bereits angelegten Filter für die Vorgangsverlängerung angezeigt. Über die Funktion "Ausführen“ wird der Filter aufgerufen, um die Verlängerung auszuführen.

Da der Haken bei "Filteranforderung zeigen“ gesetzt ist, wird der Lauf nicht sofort ausgeführt. Es öffnet sich das Fenster "Vorgänge verlängern“. Bei Bedarf können die vorhandenen Parameter angepasst und oder weiter eingegrenzt werden.

Sind alle Parameter wie gewünscht gesetzt, wird die Durchführung der Verlängerung mit "OK“ gestartet.

Hinweis

Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Minuten dauern. Das System prüft nun alle Vorgänge entsprechend der Filterkriterien und verlängert diese sofern notwendig.

Vorgangsverlängerung durch AnwenderInnen direkt aus dem Vorgang#

In einigen Konstellationen kann es notwendig sein, eine Vorgangsperiode vor Fälligkeit manuell zu verlängern. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde aktiv vorab z.B. ein Rezept für weitere Versorgung zusendet.

Um das eingegangene Dokument bzw. Rezept an die neue Folgeperiode zu archivieren, muss diese dann vorab erzeugt werden.

Öffnen Sie die Vorgangskarte und führen die Funktion "Vorgangsperiode verlängern“ aus. Wichtig ist hierbei, dass Sie die Option "Verlängerung erzwingen“ aktivieren. Hierdurch werden die Fälligkeitsdaten ignoriert und die neue Folgeperiode wird erstellt.

Vorgangsverlängerung bei Verlängerungsart "manuell"#

Bei Vorgangsperioden mit der Verlängerungsart "manuell" wird anschließend immer die Meldung "Es wurden 0 Vorgangsverlängerungen erzeugt.“ ausgegeben. Da bei Verlängerungsart "manuell“ hier nicht direkt über den Lauf die Vorgänge verlängert werden, sondern manuell nach Prüfung durch die AnwenderInnen.

Es erfolgt zu der zu verlängernden Periode zunächst ein Eintrag im Anwendungsprotokoll der eBox. Dieser wird unter der eBox-Art "Anwendungsprotokoll“ geführt.

Prüfen und bearbeiten der erzeugten Einträge im Anwendungsprotokoll#

Nach jedem Lauf, unabhängig davon, ob die Verlängerungsart "vollautomatisch“ oder "manuell“, müssen im Anschluss die Einträge im Anwendungsprotoll in der eBox geprüft werden. Es können bei bestimmten Konstellationen auch Einträge zur Verlängerungsart "vollautomatisch“ erfolgen.

Öffnen Sie die eBox und wählen das Anwendungsprotokoll aus. Der Aufruf befindet sich auf der Startseite im Rollencenter der Rezeptabwicklung unter "Aktionen" oder alternativ über die Anwendersuche.

Zur Prüfung der erstellten Einträge können Sie bereits an dieser Stelle die "eBox Unterart“ mit der Vorgangsverlängerung vorbelegen. Über die Funktion "Abrufen“ öffnen Sie die Liste mit den Einträgen, diese ist auf Statusfilter "Fehler“ bereits vorgefiltert und zeigt somit nur die zu prüfenden Vorgangsperioden an.

Im Anwendungsprotokoll wurde nun zu jedem zu verlängerndem Vorgang ein Eintrag erstellt, sofern dieser fällig gewesen wäre jedoch nicht verlängert werden konnte.

Dies können verschiedene Ursachen sein. Nachfolgend die Erläuterung der Einträge im Anwendungsprotokoll:

Meldung	Beschreibung
"Manuelle Verlängerung notwendig“	Der Batchlauf macht darauf aufmerksam, dass eine manuelle Verlängerung aufgrund der Vorlaufzeit im Vertrag notwendig wäre.
"Keine automatische Verlängerung möglich“	Es gibt mindestens eine Lieferplanzeile, die in der neuen Vertragsperiode nicht zugeordnet werden konnte. Dies macht eine manuelle Entscheidungsfindung notwendig.
"Keine freigegebene Vertragsversion vorhanden“	Die bisherige oder zukünftige Vertragsversion wurde nicht freigegeben.
"Ein Vorgang ohne Enddatum kann nicht automatisch verlängert werden.“	Jeder Vorgang sollte ein Enddatum haben.
"In Vertrag X Version Y gibt es keine Vertragsperiode Z“	Ein Vorgang referenziert auf eine nicht vorhandene Vertragsperiode.(Sollte nicht vorkommen.)

Für die Bearbeitung werden die Posten im Anwendungsprotoll markiert und die Auswahl mit "OK" bestätigt. Hierdurch werden die Posten in Ihre persönliche eBox abgerufen.

In der persönlichen eBox werden nun die ausgewählten Einträge angezeigt. Im unteren Inforegister "Anwendungsprotokollposten“ wird der zugehörige Fehlertext zum markierten Datensatz angezeigt.

Über die Funktion "Anzeigen“ im Menüband wird die zugehörige Vorgangskarte aufgerufen.

Aus der Vorgangskarte heraus können Sie nun den Vorgang prüfen, um die Ursache zu ermitteln und falls erforderlich zu korrigieren. Handelt es sich um einen Vorgang mit der Verlängerungsart "manuell", dann können Sie nun die Verlängerung aus der Vorgangskarte heraus über den Aufruf "Vorgangsperiode verlängern“ ausführen.

Wurde die Verlängerung erzeugt, schließen Sie die Vorgangskarte und kennzeichnen den Anwendungsprotokollposten mit "Fehler korrigiert“ = JA. Bei Bedarf können Sie vorher noch eine Korrekturbemerkung hinterlegen.

Nach Kennzeichnung mit "Fehler korrigiert“ = JA wird der Vorgang aus der persönlichen eBox ausgeblendet, da der bearbeitete Datensatz mit dem Setzen des Hakens den eBox Status "Abgeschlossen“ erhalten hat und nun nur noch sichtbar ist wenn der Filter beim Abrufen entsprechend angepasst wird.

Hinweis

Befindet sich der Eintrag noch im Anwendungsprotokoll und der Bericht zur Verlängerung wird erneut ausgeführt, so wird der bestehende Eintrag entfernt und nur noch der neue Eintrag angezeigt. Es wird so immer ein aktueller Eintrag angezeigt. Unbearbeitete Datensätze sollten daher immer zurück in die Anwendungsprotokolle geschoben werden (über die Funktion "Löschen“ in der persönlichen eBox).

Keine Verlängerung notwendig#

Unter bestimmten Umständen wird ein Anwendungsprotokollposten, obwohl möglicherweise keine Verlängerung notwendig ist, erzeugt.

Eine Ursache kann beispielsweise sein, dass in der Vorgangsperiodenkarte ein Enddatum im Feld "tatsächliches Enddatum“ hinterlegt ist, und die Verlängerungsart und die Verlängerungsvorlaufzeit aus der Vorgangsperiodenkarte nicht entfernt wurde.

Entfernen Sie die Einträge in beiden Feldern. Erst wenn alle Felder für die Verlängerung leer sind, wird der Vorgang mit dem nächsten Lauf auf den Status "Beendet“ gesetzt. Der Anwendungsprotokollposten in der persönlichen eBox wird dann auf "korrigiert" gesetzt.

Zuordnung von Lieferplanzeilen#

Beim Wechsel zwischen zwei Vertragsversionen versucht das System automatisch eine Zuordnung in den Lieferplanzeilen zu treffen, wenn die Vertragsperiode der Zeile mit der Vertragsperiode der neuen Vorgangsperiode übereinstimmt.

Diese Zuordnung ist in folgenden Fällen möglich und wird wie folgt mit absteigender Priorität ermittelt:

Der Artikel ist in den Zeilen der neuen Vertragsversion mit derselben Artikelnummer und demselben Variantencode vorhanden.
In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist derselbe Vertragsartikel vorhanden. Zudem ist der aktuelle Artikel noch immer in diesem Vertragsartikel gültig enthalten.
In den Zeilen der neuen Vertragsversion ist ein anderer Vertragsfindungsartikel vorhanden. Der aktuelle Artikel ist in diesem Vertragsfindungsartikel enthalten.

Das Startdatum der Vorgangsverlängerung ist dabei die Grundlage der Gültigkeitsberechnung.

War eine Zuordnung erfolgreich, gibt es jedoch noch zweifelhafte Situationen, wenn sich die Vertragsnummer und/oder Vertragsversion und weitere Felder geändert haben.

Dies können Abweichungen in folgenden Feldern sein:

Änderung der Vertragsperiode
Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
Änderung der Menge (Menge (wenn im Vertrag kein Vertragsfindungsartikel angegeben), Einheitencode)
Änderung der Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wenn nicht alle Lieferplanzeilen dem Vertrag der neuen Vorgangsperiode zugeordnet werden können, erscheint ein Fenster, welches die Lieferplanzeilen ggfs. samt passendem Zuordnungsvorschlag angezeigt.

Dazu werden in jeder Zeile die neuen Werte und die zugehörigen alten Werte in der "Lieferplanzeileninfo“ am rechten Rand angezeigt.

Hinweis

Es ist zu beachten, dass vom System nur Positionen zugeordnet werden, deren Vertragsperiode mit der neuen Vertragsperiode übereinstimmt. Andere Positionen werden als nicht mehr relevant angesehen und nicht verlängert.

Kriterien für neue Lieferplanzeilen#

Beim Erstellen einer neuen Vorgangsperiode werden alle neuen Lieferplan- und Abrechnungsplanzeilen mit den bestehenden Zeilen abgeglichen. Sind diese identisch, so bleibt die Zeile unverändert bestehen nur das Enddatum wird auf das Enddatum der neuen Vorgangsperiode hochgesetzt.

Gründe für einen Zeilenwechsel im Lieferplan:

Änderung der Vertragsdaten (Vertragsnummer, -version, -periode, -zeilennr.)
Änderung der Abrechnungsparameter (Abrechnungsnummer)
Änderung des Artikels (Artikelnummer, Variantencode)
Änderung der Menge (Menge, Einheitencode)
Änderung des Lieferdaten (Intervall, Lieferart)

Wurde die Lieferplanzeile manuell geändert, werden Änderungen des Artikels, der Menge oder der Lieferdaten bei der Verlängerung ignoriert. Die bestehende Zeile bleibt unverändert und es wird keine zusätzliche Zeile hinzugefügt.

Anwendungsprotokoll für erzeugte Folgeperioden#

Wurde eine Periode erfolgreich verlängert und eine Folgeperiode erzeugt, erstellt das System ebenfalls einen Eintrag im Anwendungsprotokoll mit dem Protokollstatus "Hinweis". Die ausgegebene Hinweismeldung lautet dann: "Vorgang wurde automatisch verlängert".