Vorgang ersetzen#

Mit dem Modul "Vorgang ersetzen" ist es möglich, einen bereits bestehenden Vorgang ab einer bestimmten Periode durch einen neuen Vorgang zu ersetzen. Das kann notwendig sein, wenn PatientInnen bereits Lieferungen auf Basis eines Vertrages erhalten haben, sich im Nachhinein aber herausstellt, dass dies nicht der richtige Vertrag für den Vorgang gewesen ist.

Einrichtung#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Um zu verhindern, dass aus dem zu ändernden Vorgang Lieferungen und Abrechnungen erfolgen können, muss in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Verkauf“ im Feld "Fehler Vorgang ersetzen“ ein "Plan Einteilungsfehler“ eingetragen werden, mit dem die Lieferplan- bzw. Abrechnungsplaneinteilungen gekennzeichnet werden. Hierbei sollte aus dem Code direkt anhand der Beschreibung ersichtlich sein, dass dieser durch die Funktion "Vorgang ersetzen“ automatisch eingetragen wurde z.B. ERSETZT.

Der "Plan Einteilungsfehler“ muss als "Gesperrt“ = Ja, sowie mit dem "Rabattgrund“ GRATIS (100% Rabatt) eingerichtet sein.

Einrichtung im Vertrag#

Der Vertrag für den Rezeptvorgang steuert, ob eine Vorgangsänderung zugelassen ist. In der "Vertragskarte“ befindet sich auf dem Inforegister "Allgemein“ die Einstellung dazu. Dies wird über das Feld "Vorgang Ersetzen“ eingerichtet.

Wird keine Erlaubnis erteilt, ist eine Vorgangsänderung nicht möglich. Ihnen wird dann bei Ausführen der Aktion eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Ablauf#

Voraussetzungen#

Voraussetzung für eine Vorgangsänderung ist, dass ein bereits angelegter Vorgang besteht und ein passender Vertrag existiert, der die Grundlage für den neuen, geänderten Vorgang bildet.

Die Vorgangsänderung wird nur für Vorgänge angewendet, die komplett geändert werden müssen. Sind nur Details in einem Vorgang zu ändern, z.B. Preis oder Hilfsmittelnummer, müssen diese Korrekturen im bereits bestehenden Vorgang erfolgen.

Es ist nicht möglich, über eine Vorgangsänderung einen Vorgangssplit zu machen, es wird immer der komplette Vorgang ersetzt.

Funktion "Vorgang ersetzen"#

Um einen Vorgang zu ersetzen, öffnen Sie den "Lieferplan“ des zu ändernden Vorgangs und führen die Funktion "Vorgang ersetzen“ aus. Der Aufruf dazu befindet sich im Menüband.

Das System prüft zunächst, ob der dem Vorgang zu Grunde liegende Vertrag eine Vorgangsänderung erlaubt. Sofern dies der Fall ist, erscheint eine erneute Abfrage, ob die Funktion ausgeführt werden soll und der Hinweis, welcher Vorgang mit welcher Periode hier zugrundgelegt wird.

Wird diese Meldung mit "Ja“ bestätigt, öffnet sich wie bei der herkömmlichen Vorgangsanlage über die Vertragssuche das Fenster zur Auswahl des neu anzuwendenden Vertrages.

Hier kann auch die Vertragsversion ausgewählt werden, auf die sich der neue Vorgang beziehen soll. Die Vertragsperiode des neuen Vorgangs ist voreingestellt mit "E1", kann aber bei Bedarf geändert werden.

Wählen Sie den gewünschten Vertrag aus, indem Sie auf das Feld "Suchbegriff" oder "Beschreibung" klicken. Das nachfolgende Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ wird mit "OK" bestätigt. Hier erfolgen keine weiteren Eingaben. Der von Ihnen gewählte Vertrag für den neuen Vorgang wird nun grün dargestellt.

Bestätigen Sie die Vertragsauswahl mit "OK“.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen“. Es werden alle Lieferplanzeilen des "alten“ Vorgangs, die durch den neu gewählten Vertrag abgedeckt sind, automatisch in den neuen Vorgang übernommen. Hierbei können Einstellungen wie Menge, Lieferungsart oder Intervall bei Bedarf angepasst werden.

Übernahme Lieferplanzeilen#

Bestätigen Sie das Fenster "Lieferplanzeilen“ mit "OK“. Es wird nun ein neuer Vorgang angelegt und gleichzeitig der bestehende, alte Vorgang "beendet“.

Für den neuen Vorgang werden die folgenden Daten aus dem zu ändernden, "alten“ Vorgang übernommen:

• Startdatum,
• Rezeptdatum,
• Nutzungsstunden,
• Durchschn. Nutzungsstunden

Alle weiteren Daten wie z.B. Laufzeiten, Abrechnungsintervalle, Informationsanforderungen etc. werden aus dem neu ausgewählten Vertrag übernommen.

Das Startdatum der neuen Vorgangsperiode ist das Startdatum des "alten“ Vorgangs. Das Enddatum wird ebenfalls berücksichtigt. Der neue Vorgang wird so lange verlängert, bis das Enddatum erreicht bzw. überschritten ist. Daher kann es sein, dass die Anzahl der neuen Vorgangsperioden nicht identisch ist mit der Anzahl der Vorgangsperioden des alten Vorgangs. Die Verlängerung der Vorgangsperioden ist dabei funktionsgleich zu Verlängerungen von Vorgangsperioden ohne Vorgangsänderung, so dass, sofern möglich, die Lieferplaneinteilungen entsprechend übernommen werden. Dabei werden die folgenden Daten übernommen:

• Startdatum
• Gew. Lieferdatum
• Lief. an Code
• Zustellercode
• Zustellertransportartencode
• Tourencode
• Planungskennzeichen
• Lieferung über
• Kommissioniercode

Die folgenden Lieferplaneinteilungen werden ebenfalls übernommen:

• Lieferplaneinteilungen, zu denen ein Beleg existiert
  Der Link in den Belegzeilen wird automatisch auf die neuen Lieferplaneinteilungen modifiziert. Handelt es sich bei den Belegen um Lieferungen und existieren zu den Belegen Info.-Anforderungen mit der "Herkunft“ Lieferung wie z.B. Empfangsbestätigungen, Abliefernachweise, werden die Info.-Anforderungen kopiert und mit den Daten des neuen Vorgangs aktualisiert. Im DMS werden die dazugehörigen Belege ebenfalls entsprechend modifiziert.
• Alle manuellen Lieferplaneinteilungen

Mit Freigabe der Lieferplanzeilen werden die Lieferplaneinteilungen erzeugt. Sollten sich die neuen Vorgangsperioden gegenüber den Vorgangsperioden des alten Vorgangs zeitlich verschoben haben, werden die Lieferplaneinteilungen anhand des geplanten Lieferdatums automatisch in die entsprechenden Vorgangsperioden einsortiert.

Aktualisierung Seriennummern-Informationen#

Alle Seriennummern-Informationen, die dem alten Vorgang zugeordnet worden sind, werden automatisch aktualisiert, so dass sie die neue Vorgangsnummer und die neuen Vertragsdaten enthalten.

Archivierte Dokumente zu Info.-Anforderungen#

Alle Dokumente die in "Erh. Antwort Qualität“ = Original archiviert wurden, werden automatisch zurück in die eBox in den geprüften Dokumenteneingang der AnwenderInnen geschoben, die, die Funktion ausgeführt haben. Sie können dann dem neuen Vorgang zugeordnet werden. Wurden Dokumente nur in "Qualität“=Kopie archiviert, so müssen diese manuell über die Funktion "zurück in die eBox“ verschoben werden. Ausnahme: Infoanforderungen mit archivierten Dokumenten der "Herkunftsart“ Lieferung, wie zuvor beschrieben.

Ersetzter Vorgang wurde beendet#

Durch die Funktion "Vorgang ersetzen“ wird der alte, ersetzte Vorgang automatisiert wie folgt geändert.

Es werden alle Lieferplan- und Abrechnungsplaneinteilungen mit dem aus der Einrichtung hinterlegten Fehlercode (Plan Einteilungsfehler) versehen, um Lieferungen und Abrechnungen zu verhindern.

Alle Info.-Anforderungen, die den Status "Notwendig“ oder "Antw. Abwarten“ besitzen, werden automatisch auf den Status "Info. nicht notwendig“ gesetzt, um ein Senden zu verhindern. Anschließend wird der Status aller zu ändernden Vorgangsperioden auf "Beendet“ gesetzt, als Enddatum wird das Startdatum der ersten, neu angelegten Vorgangsperiode übernommen.

Die Lieferplanzeilen werden ebenfalls auf den Status "Beendet“ gesetzt und sind somit in der Standardansicht "ausgeblendet“.

Sowohl der "alte“ Vorgang, der ersetzt wurde, als auch der neu angelegte Vorgang enthalten einen Eintrag im Bemerkungsfeld der "Vorgangsperiodenkarte“ mit der Information, aus welchem bzw. in welchen Vorgang eine Änderung erfolgt ist.

Nachträgliche Änderung des geänderten Vorgangs#

Muss der geänderte Vorgang nachträglich noch einmal von "Beendet“ auf "Freigegeben“ geändert werden, um z.B. Rechnungsrückläufer zu bearbeiten, muss er anschließend wieder auf den Status "Beendet“ gesetzt werden. Dafür steht in der Vorgangsperiodenkarte im Menüband die Funktion "Status auf Beendet setzen“ zur Verfügung.