Kauf mit Rezeptabwicklung#

Nachfolgend wird die systemseitige Abwicklung eines Rezeptvorganges für den Prozess Kauf beschrieben. Sie haben grundsätzlich zwei Varianten zur Erstellung von neuen Vorgängen:

Vorgangsanlage über Vertragssuche
Vorgangsanlage mittels Schnellerfassungsmaske

Die Vorgangsanlage mittels Schnellerfassung ist im Abschnitt "Schnellerfassung“ beschrieben. Im nachfolgenden ist die Vorgangsanlage über Vertragssuche beschrieben.

Der Prozess lässt sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen.

Einzelkauf
Kauf auf Dauer
Geräte Kauf

Das Vorgehen für die Vorgangsanlage ist immer gleich, da die Unterschiede in den zugehörigen Verträgen eingerichtet sind und automatisch auf die Vorgänge angewendet werden z.B. Laufzeiten oder Buchungscode.

Einrichtung#

Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Vorganges mit Rezeptabwicklung ist die Anlage eines entsprechenden Vertrages.

Ablauf#

Vorgangsanlage#

Sie haben zwei Möglichkeiten für die Vorgangsanlage über Vertragssuche.

Zum einen können Sie einen Vorgang über den Einstieg im "Lieferplan“ vornehmen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Sie noch keine vorgangsbegleitenden Dokumente vorliegen haben. Die zweite Möglichkeit, zählt zu der gängigsten Variante. Hierbei erfolgt der Einstieg über die eBox. In dem Fall liegt Ihnen bereits eine ärztliche Verordnung in Kopie oder im Original vor oder ggf. ein anderes Dokument, welches die Vorgangsanlage initiiert.

Hinweis

Bevor Sie einen neuen Vorgang anlegen, prüfen Sie zunächst immer, ob dieser nicht bereits angelegt wurde, um Doppelanlagen und Mehrarbeit zu vermeiden.

Wählen Sie in beiden Fällen den zugehörigen Aufruf "Neue Vorgangsperiode anlegen“ oder "Vertragssuche“ im Menüband der jeweiligen Seite auf.

Je nachdem ob es sich um einen neuen Kunden im Bereich der Rezeptabwicklung handelt, oder um einen Bestandskunden öffnet sich bei einem Neukunden die Übersicht aller Vorgangsarten und bei Bestandskunden die Vertragsauswahl zu einer bereits bestehenden Vorgangsart.

Bei einem Neukunden wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Bei einem Bestandskunden prüfen Sie, ob die in der Vertragsauswahl hinterlegte Vorgangsart die passende ist. Falls dies nicht der Fall ist, öffnen Sie die Vorgangsartenübersicht, indem Sie den Assist Button [...] neben der Vorgangsart auswählen. In dem neuen Fenster "Debitor Vorgangsarten“ können Sie nun aus den bei dem Kunden vorhandenen Vorgangsarten die passende auswählen oder alternativ über den Aufruf "Neu“ eine neue hinzufügen.

Die Kriterien für die Vertragssuche werden über die nachfolgenden Felder gesteuert.

Feld	Beschreibung
Vorgangssteuerungsart	Vorbelegung auf Basis des Debitors (Kunde).
Vorgangsart	Es handelt sich um die zutreffende Vorgangsart / Rezeptart. Diese ist zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.
Vertragsperiode	Ist automatisch mit "E1" vorbelegt. E1 = Erstversorgung Muss bei Abweichung z.B. für Folgeversorgung oder Wiedereinsatz angepasst werden.
Partnerrolle	Wird automatisch auf Basis der Einrichtung vorbelegt.
Partner Debitornr.	Debitorennummer des Kostenträgers.
Suchcode	Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Hilfsmittelsuchcode	Sofern in Vertragsanlage berücksichtigt, kann diese hier als weiteres Suchkriterium hinterlegt werden.
Allgemeine Verträge anzeigen	Ist automatisch mit "Nein“ vorbelegt und kann bei Bedarf aktiviert werden.
Suchdatum	Ist automatisch mit dem Arbeitsdatum vorbelegt und kann bei Bedarf geändert werden.

Auf Basis der im Kopfbereich eingegebenen Daten erfolgt die Vertragssuche. Je nach Einrichtung Ihrer Verträge können Sie die Suche durch Angabe eines Wertes im Feld "Suchcode“ oder "Hilfsmittelsuchcode“ weiter eingrenzen.

Es werden Ihnen die aktuell gültigen Verträge zum Kostenträger im Bereich "Gefundene Vertragsversionen“ angezeigt.

Werden Ihnen keine gefundenen Vertragsversionen angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, die Suche zu erweitern auf die Anwendung von allgemeingültigen Verträgen. Aktivieren Sie hierfür den Schalter "Allgemeine Verträge anzeigen“.

Hinweis

Sollte auch dann kein Vertrag angezeigt werden, wenden Sie sich an Ihr zuständiges Team für die Vertragsanlage damit ein passender Vertrag angelegt wird. Eine Rezeptvorgangsanlage ohne gültigen Vertrag ist nicht möglich.

Wählen Sie den zutreffenden Vertrag aus, indem Sie entweder den "Suchbegriff“ oder die "Buchungsbeschreibung“ anwählen. Es öffnet sich die Übersicht "Vertragssuche Ebene 1“ mit den im Vertrag hinterlegten Vertragsfindungsartikeln. Über die Funktion "Zusatz Vertragsfindungsartikel anzeigen“ im Kopfbereich haben Sie je nach Einrichtung im zugehörigen Vertrag die Möglichkeit, sich weitere Vertragsfindungsartikel einzublenden.

Um den/die Artikel zu erfassen, öffnen Sie durch Anwahl im Feld "Nr.“, "Beschreibung“ oder "Beschreibung 2“ die zum Vertragsfindungsartikel zugehörige Artikelauswahl "Vertragssuche Ebene 2“. Je nach Menge der Artikel ist es sinnvoll die Suche erneut einzugrenzen. Sie haben hier die Möglichkeit, nach Artikelnummer oder Artikelbeschreibungen zu suchen, an dieser Stelle reichen auch Teile der Nummer oder Beschreibung.

Erfassen Sie in der Spalte "Menge“ die Anzahl. Der Haken für die erfolgte Auswahl der Artikelzeile wird automatisch gesetzt. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". Sie haben nun im Fenster "Vertragssuche Ebene 1“ erneut die Möglichkeit, weitere Artikel aus anderen Vertragsfindungsartikeln auszuwählen. Haben Sie alle Artikel ausgewählt bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK" bis sich das Fenster "Lieferplanzeilen für neuen Vorgang auswählen“ öffnet.

In der Übersicht werden Ihnen nochmal alle von Ihnen erfassten Artikel angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf noch Änderungen z.B. hinsichtlich der Mengen oder Lieferungsart vornehmen z.B. für periodische Belieferungen oder auch weitere Artikel hinzufügen. Das Hinzufügen weiterer Artikel ist möglich über den erneuten Aufruf der "Vertragssuche Ebene 1“ durch Anwahl der Zahl neben dem Feld "Anzahl Vertragszeilen“ im Kopfbereich oder alternativ ist die direkte Artikelerfassung in der nächsten leeren Zeile möglich.

Bestätigen Sie nun Ihre Erfassung mit "OK“ so wird der Vorgang angelegt und es öffnet sich die zugehörige "Vorgangsperiodenkarte“.

Die Basis für die in der "Vorgangsperiodenkarte“ hinterlegten Daten bildet der ausgewählte Vertrag. In Einzelfällen kann es erforderlich sein, bestimmte Daten anzupassen. Ändern Sie diese direkt in der Vorgangsperiodenkarte. Je nach Vorgabe in Ihrem Unternehmen müssen an dieser Stelle nun auch weitere, ergänzende Angaben wie z.B. die Vorgangsherkunft oder der Diagnoseschlüssel sofern auf der ärztlichen Verordnung angegeben, gepflegt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK“. Es öffnet sich nun der Lieferplan mit den von Ihnen erfassten zu liefernden Artikeln in der Lieferplanzeile. Aktuell befindet sich diese noch im Status "offen“, so dass Sie hier noch manuelle Anpassungen bzw. Ergänzungen wie z.B. das gewünschte Lieferdatum vornehmen können. Über die Funktion "Freigeben“ geben Sie die Lieferplanzeilen frei.

Es erzeugen sich nun die zugehörigen Informationsanforderungen für die notwendigen Begleitdokumente und je nach "Lieferungsart“ die Lieferplaneinteilungen.

Lieferungsart	Auswirkung auf die Lieferplaneinteilung
leer	Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Periodisch	Die Einteilungen werden direkt erzeugt.
Abruf	Die Einteilungen werden nicht erzeugt. Diese werden erst durch die Funktion "Abrufposition erzeugen“ erstellt.

Hinweis

Parallel dazu wurde auch der Abrechnungsplan erstellt sowie freigegeben.

Im Abrechnungsplan bilden die "Abrechnungsplanzeilen“ die Basis für die Kostenvoranschlag Erstellung sowie Abrechnungsplaneinteilung. Die Abrechnungsplanzeile enthält alle Kostenvoranschlagrelevanten Daten wie z.B. Legs, LKZ, HM-Nr, PZN in den Zusatzfeldern sowie Preise, Zuzahlung, Eigenanteil oder Aufzahlung und bilden die Basis für den Kostenvoranschlag.

Sofern Sie hier Ergänzungen oder Anpassungen vornehmen möchten, setzen Sie den Status in der Abrechnungsplanzeile auf "Offen“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und setzen den Status anschließend wieder auf "Freigegeben“. Die Zusatzfelder können sie über die Spalte "Zusatzfelder“ oder den gleichnamigen Aufruf anpassen.

Hinweis

Änderungen werden nur an die zugehörigen Info.Anforderungen weitergereicht sofern diese im Status "Notwendig“ sind.

Die "Abrechnungsplaneinteilung“ ist bei einem Vorgang zum Kauf-Prozess zunächst noch so lange leer, bis ein Auftrag über den Lieferplan erstellt wurde. Da bei einem Kaufvorgang im Gegensatz zu einer Pauschale nur die Artikel berechnet werden, die auch tatsächlich geliefert wurden.

Verarbeiten Sie nun eventuell vorhandene Dokumente über die eBox, so dass die zugehörigen Info.Anforderungen dem aktuellen Status entsprechen. Für die Bearbeitung der Dokumente steht eine separate Onlinehilfe zur Verfügung, siehe "eBox".

Sofern Ihnen die für den Kostenvoranschlag notwendigen Dokumente vorliegen und der Versand der Kostenvoranschläge nicht automatisiert in Ihrem System eingerichtet ist, versenden Sie den Kostenvoranschlag manuell über die zugehörige Info.Anforderung. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Senden nach Voreinstellung“ in der Info.Anforderung für den Kostenvoranschlag. Die Einrichtung zur Verkettung, welche mit der Vertragsanlage vorgenommen wurde, sorgt dafür, dass die Kostenvoranschlagrelevanten Dokumente wie z.B. Rezept mitgesendet werden.

Hinweis

Für weitere Detailinformationen stehen Ihnen sowohl im Liefer- als auch im Abrechnungsplan Infoboxen zur Verfügung. Diese können Sie sich über das Informationssymbol "i“ oben rechts ein- oder ausblenden. Bitte prüfen Sie, ob es besondere Hinweise bzw. Bemerkungen zum Vertrag oder zu den Vorgangsbeteiligten gibt, die evtl. zu berücksichtigen sind.

Aufteilungserstellung#

Die Auftragserstellung kann sowohl vollautomatisiert über die Einrichtung einer Aufgabenwarteschlange sowie manuell erfolgen. Nachfolgend wird die manuelle Erstellung beschrieben.

Die Basis für die Auftragserstellung bildet die "Lieferplaneinteilung“. Eine Auftragserstellung kann nur erfolgen, wenn eine "Lieferplaneinteilung“ vorhanden ist und zudem keine Liefersperre durch eine Info.Anforderung oder einem Fehlercode besteht. Die zugehörigen Spalten befinden sich in der Lieferplaneinteilung.

Bei einer Lieferplanzeile mit der Lieferungsart "Abruf“ ist es zunächst erforderlich diese in die Lieferplaneinteilung manuell abzurufen. Führen Sie hierzu die Aktion "Abrufposition erstellen“ im Menüband des Lieferplans aus.

Es öffnet sich das Fenster "Lieferplanzeilen zum Erzeugen von Einteilungen auswählen“. Ihnen werden alle Artikel angezeigt, für die ein Abruf möglich ist auf Basis des Datums im Feld "Gewünschtes Lieferdatum“. Dieses Datum kann auch manuell angepasst werden für den Fall, dass Sie in die Zukunft abrufen möchten. Eine weitere Eingrenzung nach Vorgangsart oder Vorgangsperiode kann im Kopfbereich bei Bedarf erfolgen.

Erfassen Sie die gewünschten Mengen in den jeweiligen Artikelzeilen und bestätigen Ihre Eingabe mit "OK“. Das System bietet Ihnen nun über die Meldung "Wollen Sie die Einteilungen in einen Auftrag abrufen?“ zwei Optionen an:

JA = Es wird die Lieferplaneinteilung erstellt und direkt der Verkaufsauftrag
NEIN = Es wird nur die Lieferplaneinteilung erstellt

Nein wird angewendet, wenn man z.B. noch Parameter in der Lieferplaneinteilung anpassen möchte oder mehrere Lieferplaneinteilungen hat, die dann am Ende in einem Verkaufsauftrag zusammengefasst werden sollen, sowie wenn die Auftragserstellung zu einem späteren Zeitpunkt oder ggf. über einen automatisierten Auftragsabruf erfolgen soll.

Bei den Lieferungsarten ohne "Abruf“ kann direkt der Funktionsaufruf "Aufträge aus Lieferplan abrufen“ ausgeführt werden. Dieser Abruf greift auf den Filter zum Abrufen von Aufträgen zu, der in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ hinterlegt ist.

Es öffnet sich das Fenster "Aufträge aus Lieferplan abrufen“. An dieser Stelle können sie die Vorbelegungen noch manuell anpassen und im Register "Vorgangsperiode“ auf die "Vorgangsnummer“ filtern.

In der Lieferplaneinteilung werden die Felder "Belegart“ = Auftrag und "Belegnr.“ = Auftragsnr. gefüllt. Bei Bedarf können Sie durch Anwahl der Auftragsnummer den erstellen Verkaufsauftrag öffnen.

Im Abrechnungsplan wurde nun die "Abrechnungsplaneinteilung“ erzeugt und systemseitig der Fehlercode "ABWARTEN“ hinterlegt, um eine vorzeitige Abrechnung zu unterbinden.