Tourenplanung und Technikereinsatzplanung#
Für eine Touren- oder Technikereinsatzplanung ist es notwendig, Termine mit dem Kunden zu vereinbaren, TechnikerInnen und FahrerInnen sinnvoll zu verplanen und Touren festzulegen. Nachfolgend erhalten Sie einen vollumfassenden Einblick in die Möglichkeiten der Tourenplanung mit KUMAVISION healthcare365.
Neben Wissen im Umgang mit der Tourenplanung sollten AnwenderInnen auch ein Grundverständnis über die Bedienung des Lieferplans der Rezeptabwicklung besitzen, da hier oftmals auch eingegriffen werden muss (z.B. bei der Anpassung der Artikel oder bei Prozessen der Urlaubsversorgung).
Einrichtung#
Im folgenden Abschnitt werden die Grundeinrichtungen der Tourenplanung beschrieben.
Rollencenter#
Speziell für die Tourenplanung und Technikereinsatzplanung wurde eine eigene Rolle designt. Hierbei sind die für die Tourenplanung relevanten Aufrufe direkt auf der Starseite im Rollencenter vorhanden.
Wählen Sie über "Meine Einstellungen“ die Rolle "healthcare TOUR“ aus.
KUMAVISION healthcare Einrichtung#
Rufen Sie die Seite "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ über die Anwendersuche auf.
Auf dem Inforegister "Tour" hinterlegen Sie die grundlegenden Einrichtungen für die Tourenplanung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourennummern | Nummernserie für die Tagestouren. |
| Code für Tour Aktivität | Zusätzlich kann ein Aktivitäten Code für die automatischen Aktivitätenprotokollposten, die bei der Planung erstellt werden, vorgegeben werden. Dieser Aktivitätenposten ist dann beim Kontakt im "Marketing Cockpit“ auf dem Inforegister "Informationen“ einsehbar. |
| Code für Tour Prio Text | Code für den in der Planung verwendeten Prio Text. Wird ein Text im Bemerkungsfeld zum Kunden oder Auftrag mit diesem Code erfasst, so wird dieser Text im Terminplanungsbuchblatt angezeigt. |
| Aktivitätenvorlage Terminplanung | Standardvorlage, falls eine Aktivität aus den Aktivitätenprotokollposten erzeugt wird. |
| Block Genauigkeit Morgens von | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für den Beginn am Vormittag. |
| Block Genauigkeit Morgens bis | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für das Ende am Vormittag. |
| Block Genauigkeit Nachmittags von | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für den Beginn am Nachmittag. |
| Block Genauigkeit Nachmittags bis | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für das Ende am Nachmittag. |
| Block Genauigkeit Später Nachmittag von | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für den Beginn am späten Nachmittag. |
| Block Genauigkeit Später Nachmittag bis | Zeitvorgabe für Blockplanung. Vorgabeuhrzeit für das Ende am späten Nachmittag. |
| Schrittzähler Zeilennr. für Redesign Tourenplanung |
Vorgabe der Zeilennummerierung im Planung Buchblatt. Dies ist notwendig, für den Neuaufbau der Zeilen, bei Überlauf im Buchblatt. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Aufgabenwarteschlangenposten". |
Aufgabenwarteschlangenposten#
Das Planung Buch.-Blatt vergibt die Zeilennummern mit jedem Abruf von neuem. Nach einer gewissen Zeit führt dies dazu, dass die Tabelle ihr Ende erreicht und eine Fehlermeldung erscheint. Um dies abzufangen, gibt es zum einen das Feld "Schrittzähler Zeilennr. für Redesign Tourenplanung“ in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“, zum anderen muss für die Neuvergabe der Zeilennummern eine Aufgabenwarteschlange eingerichtet werden. Diese kann z.B. einmal in der Woche am Wochenende laufen und die Zeilen im Planungsbuchblatt neu durchnummerieren.
Die Aufgabenwarteschlange muss für die Codeunit 5007256 eingerichtet werden.
Planungskennzeichen#
Das Planungskennzeichen dient der Klassifizierung des Belegs, was genau verplant wird. Zwar können generell Aufträge, Verkaufsrücknahmen, Calls, Bestellungen und Einkaufsrücksendungen verplant werden, jedoch können beispielsweise Aufträge unterschiedlichste Ausprägungen, Dringlichkeiten oder Servicezeiten haben, wie z.B. eine Erstbelieferung, Regelbelieferung, Notdienst, Betankung, usw. Damit diese verschiedenen Belege auch von entsprechenden Personen/ Teams bzw. mit der entsprechenden Priorität bearbeitet werden, gibt es Planungskennzeichen.
Rufen Sie die "Planungskennzeichen“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planungskennzeichen | Codefeld zur kurzen Beschreibung des Planungskennzeichens. |
| Beschreibung | Textfeld zur Beschreibung des Planungskennzeichens. |
| Servicezeit (Minuten) | Servicezeit beim Kunden vor Ort, diese Zeit kann als Aufenthaltszeit beim Kunden betrachtet werden, ohne Berücksichtigung von etwaigen Fahrzeiten. Die hier hinterlegte Servicezeit wird in das gleichnamige Feld ins Planungsbuchblatt geschrieben, wenn ein Beleg dorthin mit dem entsprechenden Planungskennzeichen abgerufen wird. |
Tourencode#
Tourcodes dienen der Abbildung der (Regel- oder auch Rahmen-)Touren, die die FahrerInnen bzw. TechnikerInnen fahren. Die Abbildung kann auf verschiedenster Weise erfolgen, nach Region, Wochentag und FahrerIn oder nur dem/die FahrerIn. Dies ist abhängig der Anzahl der FahrerInnen und der Verteilung der Touren.
Rufen Sie die "Touren“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Codefeld zur kurzen Beschreibung der Tour. |
| Beschreibung | Textfeld zur Beschreibung der Tour. |
| Anzahl Debitoren | Ein berechnetes Feld, welches anzeigt, wie viele Debitoren sich auf dieser Tour befinden. Durch Klick auf die Zahl im Feld "Anzahl Debitoren“ kann auf eine Liste abgetaucht werden. Diese Liste zeigt alle Debitoren an, denen dieser Tourcode zugewiesen worden ist. Sie gelten somit als auf der Tour befindlich. Dies ist die Regel bei periodischen Belieferungen eines Debitors. |
Fahrzeuge, Fahrer, Techniker#
Die Fahrer, Fahrzeuge, Techniker Seite dient der Verwaltung eben jener in KUMAVISION healthcare365. Diese werden benötigt, um im Verlauf im "Planung Buchblatt“ die einzelnen Belieferungen, Rückholungen, Services einem Fahrer, Fahrzeug oder Techniker zuzuordnen.
Rufen Sie die Seite "Fahrzeuge, Fahrer, Techniker“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband erstellen Sie einen neuen Eintrag.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Klassifizierung nach Fahrer, Fahrzeug oder Techniker |
| Code | Codefeld zur kurzen Beschreibung des Fahrers, Fahrzeugs oder Technikers. Bei Fahrzeugen sollte immer das Kennzeichen genommen werden, da es eindeutig ist. |
| Beschreibung | Textfeld zur Beschreibung des Fahrers, Fahrzeugs oder Technikers. |
| Mitarbeiternr. | Bei Klassifizierung Fahrer oder Techniker, kann dieser mit den MitarbeiterInnen in KUMAVISION healthcare365 verknüpft werden. |
| Ressourcennr. | Hier kann eine Verknüpfung mit den Ressourcen in KUMAVISION healthcare365 erfolgen. Über die Ressourcen können beispielsweise Qualifikationen verwaltet werden. |
| Inventarnr. | Falls es ein Fahrzeug ist, kann hier die Inventarnummer hinterlegt werden. |
| Anlagennr. | Falls es ein Fahrzeug ist, kann dieses mit den Anlagen in KUMAVISION healthcare365 verknüpft werden. |
| Zuständigkeitseinheitencode | Über den Zuständigkeitseinheitencode kann der Fahrer, Techniker oder das Fahrzeug einer Zuständigkeitseinheit zugeordnet werden, wie bspw. einem Gebiet oder einer Niederlassung. |
| Lagerortcode | Zuordnung des Datensatzes zu einem Lagerort. Dieser Lagerort kann dann im Beleg geändert werden. |
| Lagerhilfsmittelcode | Hierüber ist die Verknüpfung mit den Lagerhilfsmitteln möglich. |
| Benutzer-ID | Falls es ein Fahrer oder Techniker ist, kann dieser mit einem/einer festen BenutzerIn in KUMAVISION healthcare365 verknüpft werden. |
| Gesperrt | Kennzeichen, ob der Eintrag gesperrt wurde und nicht mehr zur Auswahl steht. |
| Sperrgrund | Textfeld zur Erfassung, warum der Datensatz gesperrt worden ist. |
Planung Buchblattnamen#
Je Disponenten, Team oder Region ist ein eigenes Planung Buch.-Blatt anzulegen. In dieses werden die Datensätze abgerufen, welche zu verplanen sind.
Rufen Sie das "Planung Buch.-Blatt“ über die Anwendersuche auf.
Im Kopfbereich steht der Buchblattname des aktuell geöffneten Buchblattes, über die 3 Punkte im aktuellen Buchblattnamen öffnet sich die Liste "Planung Buch.-Blattnamen Übers.“.
Die Seite befindet sich beim Öffnen zunächst im Ansichtsmodus, führen Sie die Funktion "Bearbeiten“ im Menüband aus und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag.
Filter zum Füllen von Terminplanzeilen#
Im Verlauf des Abschnitts der "Tourenplanung und Technikereinsatzplanung" wird die Funktion "Filter zum Füllen von Terminplanzeilen“ vorgestellt, um Standardfilterkriterien zu definieren, nach denen diverse Belege in das Planung Buch.-Blatt wiederholt abgerufen werden können. In diesem Abschnitt wird nun die Einrichtung der Filter beschrieben. Der Aufruf zur Pflege dieser Filter zum Füllen der Terminplanzeilen befindet sich auf der Seite "Planung Buch.-Blatt“.
Anlage Filter zum Füllen der Terminplanzeilen#
Öffnen Sie die Seite "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“ über den gleichnamigen Aufruf im "Planung Buch.-Blatt“.
Einen neuen Eintrag erstellen Sie, indem Sie in die nächste freie Zeile klicken und einen aussagekräftigen "Code“ sowie die zugehörige "Beschreibung“ hinterlegen.
Hinweis
Es ist zu empfehlen den Haken im Feld "Filteranforderung anzeigen“ zu setzen. Hierdurch wird Ihnen der angewendete Filter vor Ausführung nochmals zur Kontrolle und auch ggf. Anpassung anzeigt.
Über "Bearbeiten“ im Menüband öffnen Sie die "Filterkarte Terminplanzeile füllen“ zum jeweils markierten Code, um Ihre Einstellungen für den Filter zu hinterlegen. Sie haben zudem die Möglichkeit, über "Seite“ "vorheriger“ und "nächster“ zu blättern.
Die zur Verfügung stehenden Felder für die Einrichtung der Filter sind nachfolgend in der Onlinehilfe beschrieben.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Filtercode |
| Beschreibung | Beschreibung des Filters. |
| Filteranforderungen anzeigen | Festlegung, ob der gesamte Filter vor Ausführung nochmals zwecks Kontrolle angezeigt werden soll oder nicht. |
| Verkauf übernehmen | Abruf von Verkaufsaufträgen und Verkaufsrücknahmen. |
| Verkauf nur mit Logistikbeleg | Abruf von Verkaufsaufträgen und Verkaufsrücknahmen, bei denen der Beleg bereits in den Warenausgang abgerufen wurde. |
| Lieferstatus Filter | Filterung auf Aufträge oder Rücknahmen, welche noch nicht geliefert, teilgeliefert oder komplett geliefert worden sind. |
| Verkaufsauftragsart | Filterung der Aufträge und Verkaufsrücknahmen auf bestimmte Verkaufsauftragsarten. Eine Filterung auf mehrere Auftragsarten ist mittels (oder) möglich. |
| Vorgangsart Filter | Filterung der Aufträge und Verkaufsrücknahmen auf bestimmte Vorgangsarten (z.B. M-LOX). Eine Filterung auf mehrere Auftragsarten ist mittels (oder) möglich. |
| Einkauf übernehmen | Abruf von Einkaufsbestellungen und Einkaufsrücksendungen, bei denen noch keine Komplettlieferung getätigt oder in den Wareneingang abgerufen wurde. |
| Einkauf nur mit Logistikbeleg | Abruf von Einkaufsbestellungen und Einkaufsrücksendungen, bei denen der Beleg bereits in den Wareneingang abgerufen wurde. |
| Calls übernehmen | Abruf von Calls. |
| Lieferscheine zu VK Aufträgen mitabrufen | Abruf von gebuchten Verkaufslieferungen. Hinweis: Ist der Haken gesetzt, werden keine ungebuchten Verkaufsaufträge abgerufen. |
Inforegister Verkaufskopf#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planungskennzeichen Filter | Filterung des Abrufs auf Belege mit bestimmten Planungskennzeichen. Eine Filterung auf mehrere Tourencodes ist mittels (oder) möglich. |
| Gewünschtes Lieferdatum Filter | Filterung des Abrufs auf Belege mit einem gewünschten Lieferdatum innerhalb des definierten Zeitraums. In diesem Feld wird eine Datumsformel mit einem + eingetragen, z.B. +3T. Diese Filterung würde alle Belege mit einem gewünschten Lieferdatum vom Tag des Abrufdatums bis zu drei Tagen in der Zukunft abrufen. |
| Zugesagtes Lieferdatum Filter | Filterung des Abrufs auf Belege mit einem zugesagten Lieferdatum innerhalb des definierten Zeitraums. In diesem Feld wird eine Datumsformel mit einem + eingetragen, z.B. +3T. Diese Filterung würde alle Belege mit einem zugesagten Lieferdatum vom Tag des Abrufdatums bis zu drei Tagen in der Zukunft abrufen. |
| Tourencode Filter | Filterung des Abrufs auf Belege mit bestimmten Tourencodes. Eine Filterung auf mehrere Tourencodes ist mittels (oder) möglich. |
| Zustellercode Filter | Filterung des Abrufs auf Belege mit bestimmten Zustellercodes. Eine Filterung auf mehrere Zustellercodes ist mittels (oder) möglich. Empfehlung: Immer auf den Zustellercode für den Fahrdienst oder Techniker filtern, da es durchaus sein kann, dass es Belege mit einem Planungskennzeichen, z.B. Neuversorgung, gibt, welches jedoch über einen Versanddienstleister ausgeliefert wird. |
| Verk. an Deb.-Nr. Filter VK | Filterung des Abrufs auf Belege mit bestimmten "Verk. an Debitoren". Eine Filterung auf mehrere Debitoren ist mittels (oder) möglich. |
Inforegister Einkaufskopf#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planungskennzeichen Filter | Filterung des Abrufs auf Einkaufsbelege mit bestimmten Planungskennzeichen. Eine Filterung auf mehrere Planungskennzeichen ist mittels (oder) möglich. |
| Gewünschtes Wareneingangsdatum Filter | Filterung des Abrufs auf Einkaufsbelege mit einem gewünschten Wareneingangsdatum innerhalb des definierten Zeitraums. In diesem Feld wird eine Datumsformel mit einem + eingetragen, z.B. +3T. Diese Filterung würde alle Belege mit einem gewünschten Wareneingangsdatum vom Tag des Abrufdatums bis zu drei Tagen in der Zukunft abrufen. |
| Zugesagtes Wareneingangsdatum Filter | Filterung des Abrufs auf Einkaufsbelege mit einem zugesagten Wareneingangsdatum innerhalb des definierten Zeitraums. In diesem Feld wird eine Datumsformel mit einem + eingetragen, z.B. +3T. Diese Filterung würde alle Belege mit einem zugesagten Lieferdatum vom Tag des Abrufdatums bis zu drei Tagen in der Zukunft abrufen. |
| Eink. von Kred.-Nr. Filter EK | Filterung des Abrufs auf Einkaufsbelege mit bestimmten "Eink. von Kreditoren“. Eine Filterung auf mehrere Kreditoren ist mittels |
| Tourencodefilter Einkauf | Filterung des Abrufs auf Einkaufs-Belege mit bestimmten Tourencodes. |
Inforegister Kundenservice Call#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kundennr. Filter Call | Filterung des Abrufs auf Calls mit bestimmten Debitoren. Eine Filterung auf mehrere Debitoren ist mittels (oder) möglich. |
| Kundenservice Prozessart Filter | Filterung des Abrufs auf Calls mit bestimmten Prozessarten. Eine Filterung auf mehrere Prozessarten ist mittels |
| Bearbeitungsstatus Filter | Filterung auf Bearbeitungsstatus der Callzeile. |
| Tourencode Filter | Filterung des Abrufs auf Calls mit bestimmten Tourencodes. Eine Filterung auf mehrere Tourencodes ist mittels |
| Planungskennzeichen Filter | Filterung des Abrufs auf Calls mit bestimmten Planungskennzeichen. Eine Filterung auf mehrere Planungskennzeichen ist mittels |
| Termin bestätigt | Ist der Haken gesetzt, werden nur jene Calls abgerufen, welche bereits einen bestätigten Termin haben. |
Tourenplanung am Debitor#
Auf der Debitorenkarte können einige für die Tourenplanung relevante Felder vorbelegt werden, welche dann an die zugehörigen Verkaufsbelege vererbt werden.
Felder der Tourenplanung auf der Debitorenkarte#
Folgende dispositiven Kennzeichen können Sie auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare“ auf der Debitorenkarte hinterlegen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourencode | Auswahl einer hinterlegten Tour, die in den "Tourencode“ hinterlegt werden kann. Dieser wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Tourenplatzierung | Die Tourenplatzierung ist im Planungsbuchblatt und im Beleg eine Möglichkeit, eine Platzierung innerhalb von Zeitblöcken manuell zu vergeben. Diese Reihenfolge wird dann auch auf dem Tourenschein berücksichtigt. Je kleiner die Zahl ist, desto höher ist die Priorität. Die Vorgabe am Debitor wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Planungskennzeichen | Auswahl einer hinterlegten Tour, die in den "Planungskennzeichen“ hinterlegt werden kann. Diese wird im Anschluss in den Lieferplan (sofern im Vertrag nichts anderes vorgegeben ist) und direkt in die Belege übernommen. |
| Öffnungszeiten | Es können die Öffnungszeiten des Debitors hinterlegt werden, die bei der Planung berücksichtigt werden sollen. Die Funktion der Öffnungszeiten wird in einem der nachfolgenden Abschnitte erklärt. |
| Zufahrtsbeschränkung | Es können die Zufahrtsbeschränkungen des Debitors hinterlegt werden, die bei der Planung berücksichtigt werden sollen. Die Funktion der Zufahrtsbeschränkungen wird in einem der nachfolgenden Abschnitte erklärt. |
Öffnungszeiten#
Über die Öffnungszeiten auf der Debitorenkarte werden die Zeiten verwaltet, an denen der Kunde beliefert werden kann, z.B. nur montags und mittwochs zwischen 09:00h und 12:00h.
Durch Klick auf das Feld "Nein“ oder "Ja“ bei den Öffnungszeiten, öffnet sich die Erfassungsmaske.
In der sich öffnenden Maske können je Wochentag die Uhrzeiten definiert werden, an denen der Kunde erreichbar ist. Dazu werden jeweils Vor- und nachmittags Von- und Bis-Uhrzeiten festgelegt.
Wenn die Öffnungszeiten beim Debitor hinterlegt sind, dann werden diese bei der Terminplanung berücksichtigt und es erscheint ein Hinweis, dass es Öffnungszeiten gibt.
Wird ein Termin geplant, der außerhalb der Öffnungszeiten liegt, erscheint eine Hinweismeldung im "Planung Buch.-Blatt“.
Zufahrtsbeschränkung#
Zufahrtsbeschränkungen haben nicht die gleiche Bedeutung wie die Öffnungszeiten. Zufahrtsbeschränkungen müssen zum Beispiel dann gepflegt werden, wenn der Kunde in einer Fußgängerzone beliefert werden muss. Diese haben in der Regel einen definierten Zeitraum, an denen Fahrzeuge durch diese fahren dürfen. Auch solche Regelungen müssen bei der optimalen Tourenplanung berücksichtigt werden.
Durch Klick auf das Feld "Nein“ oder "Ja“ bei den Zufahrtsbeschränkungen, öffnet sich die Erfassungsmaske.
In der sich öffnenden Maske können je Wochentag die Uhrzeiten definiert werden, an denen der Kunde erreichbar ist. Dazu werden jeweils Vor- und nachmittags Von- und Bis-Uhrzeiten festgelegt. Zudem muss der Haken "Zufahrtsbeschränkung“ gesetzt werden.
Wenn die Zufahrtsbeschränkungen beim Debitor hinterlegt sind, dann werden diese bei der Terminplanung berücksichtigt und es erscheint ein Hinweis, dass es Zufahrtsbeschränkungen gibt.
Tourenhinweise am Debitor#
Solche Hinweise können beispielsweise "3x klingeln“, "30min vorher anrufen“ oder "Ablage in der Garage“ sein und dienen der internen Information der DisponentInnen und FahrerInnen bzw. TechnikerInnen.
Dazu wird am Debitor oder am Kontakt die Bemerkung geöffnet und in den Bemerkungen ein entsprechender Text erfasst. Über die Funktion "Editieren“ kann ein Texteditor zur Texterfassung geöffnet und genutzt werden.
Kennzeichnen Sie den Text in der Zeile mit dem Code für "Tourenhinweis“, so wird dieser im Planung Buch.-Blatt in der Infobox angezeigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Erfassungsdatum der Bemerkung/ Priotextes |
| Bemerkung | Bemerkung bzw. Hinweis. Entweder wird das Feld durch Schreiben in ebenjenes gefüllt oder über den Editor. |
| Code | Kennzeichnung, ob es ein Verkaufspriotext oder Tourpriotext ist, über die Funktionen "Als Verkaufshinweis markieren“ bzw. "Als Tourhinweis markieren“. Ist kein Code eingetragen gilt der Text als Bemerkung und wird nirgendwo angezeigt. |
| Startdatum | Beginn des Gültigkeitszeitraums, in dem der Text angezeigt werden soll. Ab diesem Datum wird der Text im Planung Buch.-Blatt angezeigt bzw. übermittelt. |
| Enddatum | Ende des Gültigkeitszeitraums, in dem der Text angezeigt werden soll. Beginn des Gültigkeitszeitraums, in dem der Text angezeigt werden soll. Ab diesem Datum wird der Text im Planung Buch.-Blatt angezeigt bzw. übermittelt. |
Hinweis
Da in den Bemerkungen beliebig viele Texte erfasst und nie alle angezeigt werden können, werden nur die ersten beiden Zeilen angezeigt.
Tourenplanung am Kreditor#
Analog zur Einrichtung der Debitoren, ist die Einrichtung für die Kreditoren möglich.
Tourenplanung am Artikelstamm#
Je nach Sortiment, welches durch den Leistungserbringer geliefert wird, ist es erforderlich einen Artikel mit einer Gefahrgutklasse zu kennzeichnen. Diese wiederum kann dann für die Disposition relevant sein, um zu entscheiden, welche Straßen befahren werden dürfen und welche nicht. Zudem müssen Lieferungen und Fahrzeuge ab gewissen Werten als Gefahrguttransporte gekennzeichnet werden.
Die Einrichtung hierzu erfolgt auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Lager" über das Feld "Gefahrgutklassencode“. Dieses Feld greift auf die dahinterliegende Seite "Gefahrgutklasse“ zu, welche dann den Artikeln zugeordnet werden. In diesen Gefahrgutklassen können zum Beispiel die ADR-Punkte hinterlegt werden.
Die Punkte und Kennzeichnung wird im Anschluss auf dem Tourenschein bzw. den zusätzlichen Gefahrgutdokumenten angedruckt.
Integration Tourenplanung im Vertrag#
Im Vertrag bzw. den Zeilen zur Vertragsversionskarte gibt es zwei Felder, welche relevant für die Tourenplanung sind und an dieser Stelle vorbelegt werden können, um diese an die aus dem Vertrag angelegten Lieferpläne und Verkaufsbelege weiterzugeben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zustellercode | Ist die Art der Zustellung immer identisch, also immer Fahrdienst, kann dies im Vertrag vorbelegt werden, sodass der richtige Zusteller im weiteren Verlauf nicht weitergeändert werden muss. Der Zustellercode wird vom Vertrag in den Lieferplan und von dort ggf. in den Auftrag vererbt. Der Zustellercode des Vertrags übersteuert den Eintrag aus dem Debitor. |
| Planungskennzeichen | Kann im Vertrag vorbelegt werden, wenn es immer identisch ist. Bei regelmäßigen Belieferungen macht die Vorbelegung nur bedingt Sinn, da sich das Planungskennzeichen zwischen der ersten Belieferung (von Erstversorgung) und den weiteren Belieferungen (auf Regelbelieferung/ Befüllung) ändern wird und dann händisch nachgearbeitet werden muss. Das Planungskennzeichen wird vom Vertrag in den Lieferplan und von dort ggf. in den Auftrag vererbt. Das Planungskennzeichen des Vertrags übersteuert den Eintrag aus dem Debitor. |
Integration Tourenplanung im Lieferplan#
Im Lieferplan gibt es die Möglichkeit, dispositive Kennzeichen für die Tourenplanung für den Auftrag und Folgebelieferungen vorzubelegen und zu steuern, wann diese aktualisiert werden sollen.
Felder der Tourenplanung im Lieferplan#
In der Lieferplanzeile sowie in den Lieferplaneinteilungen gibt es folgende Felder mit Relevanz für die Tourenplanung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourencode | Auswahl/ Eintrag eines Tourcodes. Gibt an, auf welcher Tour der Beleg gefahren wird. |
| Tourenplatzierung | Die Tourenplatzierung ist im Beleg eine Möglichkeit, eine Platzierung innerhalb von Zeitblöcken manuell zu vergeben. Diese Reihenfolge wird dann auch auf dem Tourenschein berücksichtigt. Je kleiner die Zahl ist, desto höher ist die Priorität. Die Vorgabe am Debitor wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Planungskennzeichen | Auswahl/ Eintrag eines Planungskennzeichens. Gibt an, um was für eine Art von Auftrag oder Rücknahme es sich handelt. |
| Auslieferdatum | Vereinbarter Tag, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferzeit von | Vereinbarte Startzeit, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferzeit bis | Vereinbarte Endzeit, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferung Genauigkeit | In Abhängigkeit des Feldes, wird entschieden, ob die Auslieferzeiten fixe Zeiten vor Ort sind (Option Fix) oder ob die FahrerInnen innerhalb des Zeitraums kommen (Option Block). |
| Terminplanung erledigt | Kennzeichen, ob der Termin mit dem Kunden fest vereinbart wurde oder nicht. |
Daten aus den Lieferplanzeilen werden an die Einteilungen vererbt und können dort bei Bedarf nochmals angepasst werden, ehe sie in den Verkaufsauftrag abgerufen werden.
Steuerung Tourenfelder#
Generell besteht die Möglichkeit, die Tourendaten vom Debitor, aber auch vom "Lief. an Code" an den Lieferplan und die Lieferplaneinteilungen zu vererben, auch dann, wenn der Vorgang und Lieferplan bereits angelegt worden ist und die Daten am Debitor nachträglich geändert werden. Nach Änderung der Daten erscheint folgende Abfrage:
"Sollen die zugehörigen Lieferpläne und Lieferplaneinteilungen aktualisiert werden?“
Wird diese mit "Ja“ bestätigt, werden die Daten im Lieferplan aktualisiert, bei "Nein“ findet keine Änderung im Lieferplan statt. Bei Bestätigung der Änderung findet vorab der Aktualisierung folgende Prüfung statt. Lediglich Zeilen, die einem der folgenden Kriterien entsprechen werden dann aktualisiert:
- "Lief. an Kontakt Nr.“ entspricht der zugehörigen Kontaktnr. des Debitors
- "Lief. an Code“ ist gleich (falls gefüllt)
- Enddatum der Zeile ist größer als das aktuelle Arbeitsdatum
- Individual geänderte Daten = nein
Mit dem letzten Punkt sind die Felder "Individueller Adresskontakt“, "Individuelle Tourdaten“ und "Individuelle Zustellerdaten“ gemeint, welche automatisch an der Lieferplanzeile bzw. -einteilung gesetzt werden, wenn dort die Daten manuell geändert wurden. Ist in den Feldern ein Eintrag vorhanden, so werden die Daten nicht in der entsprechenden Lieferplanzeile bzw. -einteilung aktualisiert.
Integration Tourenplanung in die Verkaufsbelege#
Sowohl in Verkaufsaufträgen als auch Verkaufsrücknahmen gibt es das eigene Inforegister "Tour“ für die Tourenplanung. Der Aufbau und Benennung sind in beiden Belegen identisch, somit wird dieses hier nur einmal exemplarisch am Auftrag erläutert.
Sämtliche der im folgenden beschriebenen Felder werden im Auftrag bzw. in der Rücknahme vom Debitor, Lieferplan oder aus dem Planung Buch.-Blatt befüllt, können aber auch in den Belegen manuell verändert werden, wobei eine manuelle Änderung immer die höchste Priorität hat.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourencode | Auswahl/ Eintrag eines Tourcodes. Gibt an, auf welcher Tour der Beleg gefahren wird. |
| Tourenplatzierung | Die Tourenplatzierung ist im Beleg eine Möglichkeit, eine Platzierung innerhalb von Zeitblöcken manuell zu vergeben. Diese Reihenfolge wird dann auch auf dem Tourenschein berücksichtigt. Je kleiner die Zahl ist, desto höher ist die Priorität. Die Vorgabe am Debitor wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Tourennr. | Belegnummer der Tagestour, mit der der Auftrag auf der Tour des Tourcodes ausgeliefert wird. |
| Planungskennzeichen | Auswahl/ Eintrag eines Planungskennzeichens. Gibt an, um was für eine Art von Auftrag oder Rücknahme es sich handelt. |
| Auslieferdatum | Vereinbarter Tag, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferzeit von | Vereinbarte Startzeit, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferzeit bis | Vereinbarte Endzeit, an dem der Auftrag oder die Rückholung ausgeführt wird. |
| Auslieferung Genauigkeit | In Abhängigkeit des Feldes, wird entschieden, ob die Auslieferzeiten fixe Zeiten vor Ort sind (Option Fix) oder ob FahrerInnen innerhalb des Zeitraums kommen (Option Block). |
| Terminplanung erledigt | Kennzeichen, ob der Termin mit dem Kunden über Disposition bereits vereinbart wurde oder nicht. |
Integration Tourenplanung in die Einkaufsbelege#
Analog zu den Verkaufsbelegen ist das Inforegister "Tour“ auch in den Einkaufsbelegen (Bestellungen, Rücksendungen) vorhanden. Der Aufbau entspricht dem der Verkaufsbelege und findet auf die Einkaufsbelege Anwendung.
Integration Tourenplanung in Calls#
Im Call ist das Inforegister "Tour“ für die dispositiven Daten für die Tourenplanung vorhanden. Hier manuell gefüllte Felder werden allesamt in die Folge-Verkaufsbelege übertragen und übersteuern alle anderen Einträge aus dem Debitor, Vertrag oder Lieferplan. Diese Felder werden im Call vom Debitor oder aus dem Planung Buch.-Blatt befüllt, können aber auch in den Belegen manuell verändert werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourencode | Auswahl/ Eintrag eines Tourcodes. Gibt an, auf welcher Tour der Beleg gefahren wird. |
| Tourenplatzierung | Die Tourenplatzierung ist im Beleg eine Möglichkeit, eine Platzierung innerhalb von Zeitblöcken manuell zu vergeben. Diese Reihenfolge wird dann auch auf dem Tourenschein berücksichtigt. Je kleiner die Zahl ist, desto höher ist die Priorität. Die Vorgabe am Debitor wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Tourennr. | Belegnummer der Tagestour, mit der der Auftrag auf der Tour des Tourcodes ausgeliefert wird. |
| Planungskennzeichen | Auswahl/ Eintrag eines Planungskennzeichens. Gibt an, um was für eine Art von Auftrag oder Rücknahme es sich handelt. |
| Terminplanung erledigt | Kennzeichen, ob der Termin mit dem Kunden durch die Disposition bereits fest vereinbart wurde oder nicht. |
Ebenfalls auf der Seite "Call“ sind im Inforegister "Allgemein“ weitere Felder für die Terminplanung vorhanden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Termin - Datum | Vereinbarter Tag, an dem der Call/ Service ausgeführt werden soll. |
| Terminart | Es gibt zwei Optionen, "Fix“ und "Block“. Je nach Einstellung, werden die folgenden Uhrzeiten als fixe Zeit oder als Zeitraum, innerhalb dessen FahrerInnen oder TechnikerInnen beim Kunden sein müssen, gesehen. |
| Block Genauigkeit | Feld hat nur Relevanz bei der Terminart = Block. Gibt an, ob der Termin vormittags, nachmittags oder am späten Nachmittag stattfinden soll. |
| Termin - Zeit von | Vereinbarte Startzeit, an dem der Service/ Call ausgeführt wird. |
| Termin - Zeit bis | Vereinbarte Endzeit, an dem der Service/ Call ausgeführt wird. |
| Termin bestätigt | Kennzeichen, ob der Termin mit dem Kunden fest vereinbart wurde oder nicht. |
Aktivitätenprotokollposten und Touren im Marketing Cockpit#
Wie zuvor beschrieben, haben Sie die Möglichkeit für die Aktivitäten im Rahmen der Tourenplanung Aktivitätenprotokollposten vom System erstellen zu lassen. Diese können Sie im Marketing Cockpit des jeweiligen Kunden einsehen.
Auf dem Inforegister "Informationen“ sehen Sie über Anzahl zu den "Aktivitäten“, ob es bereits, welche zu dem Kontakt gibt. Bei Anzahl 0 wurde noch kein Aktivitätenprotokollposten geschrieben, bei Anzahl >0 werden Ihnen diese durch Auswahl der Zahl im gleichen Inforegister rechts daneben dargestellt.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den jeweiligen Aktivitätenprotokollposten anzuzeigen, um weitere Details einzusehen.
Sofern eingerichtet, werden zu folgenden Aktivitäten Posten geschrieben:
- Der Kunde/ Auftrag wurde einer Tour zugeordnet
- Der Termin wurde bestätigt
- Ein vereinbarter und geplanter Termin wurde storniert und muss neu geplant werden
Alternativ können Sie diese Posten aus dem Marketing Cockpit heraus über das Menüband auch direkt aufrufen.
Aufbau des Planung Buchblatts#
Das "Planung Buch.-Blatt“ ist die zentrale Maske der Disponenten zur Planung von Lieferungen, Rückholungen und Serviceaufträgen. In dieses Buchblatt bzw. Buchblätter werden alle Belege nach unterschiedlichen Kriterien abgerufen, sodass abschließend eine fertige Tour erstellt und der Kunde kontaktiert werden kann. Ebenfalls kann auf Basis dessen bzw. der Belege dann mit Hilfe von externen Planungssoftwaresystemen geplant und optimiert werden.
Das Buchblatt findet zudem Anwendung bei der Nacharbeit im Falle eines Stornos.
Im Rollencenter auf der Startseite befindet sich der Aufruf "Planung Buch.-Blatt“. Alternativ kann es auch über die Anwendersuche aufgerufen werden.
Es öffnet sich das zuletzt verwendete Buchblatt oder das Standard-Buchblatt.
Planung Buchblatt Kopfbereich#
In der ersten Zeile "Buch.-Blattname“ sehen Sie den aktuellen Namen, des geöffneten "Planung Buch.-Blatt“. Sie haben die Möglichkeit das Buchblatt zu wechseln, indem Sie über die drei Punkte [...] im aktuellen Buchblattnamen die Liste "Planung Buch.-Blattnamen Übers.“ Öffnen und können ein anderes auswählen.
Der Schalter "Bestätige Zeilen ausblenden“ ermöglicht die Filterung auf das Kriterium "Termin bestätigt“. Wird das Feld aktiviert, so werden alle Zeilen aus dem Buchblatt ausgeblendet, die den Haken "Termin bestätigt“ in den Zeilen gesetzt haben.
Terminplanzeilen#
In der Spalte "Details anzeigen“ haben Sie die Möglichkeit, durch die Pfeile links neben der Überschrift die Funktion "Zwischen Erweitern, Reduzieren wechseln“ zu nutzen sofern Sie "Details anzeigen“ gesetzt haben.
Alle aufklappen
Alle Buchblattzeilen mit gesetztem Haken im Feld "Details anzeigen“ werden gleichzeitig aufgeklappt.
Alle zusammenklappen
Alle Buchblattzeilen mit gesetztem Haken im Feld "Details anzeigen“ werden gleichzeitig zugeklappt.
Nachfolgend die Erläuterung der relevanten Felder.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Details anzeigen | Wird der Haken gesetzt, besteht die Möglichkeit, sich detailliertere Informationen zur Buchblattzeile einblenden zu lassen, wie z.B. alle zugehörigen Auftrags- oder Rücknahmezeilen. |
| Belegnr. | Gibt die Belegnummer des Auftrags, Rücknahme, Call, Bestellung oder Einkaufsrücksendung an, welche geplant werden soll. |
| Verk. an Deb.-Nr. | Kundennummer des Debitors, für den der Beleg bestimmt ist. Dies muss nicht zwingend der Lieferadressat sein. Als Gegenstück gibt es auch das Feld "Eink. von Kred.-Nr.“ für Bestellungen und Einkaufsrücksendungen. |
| Gewünschtes Lieferdatum | Wird vom Auftrag und der Rücknahme befüllt und gibt den Wunschliefertermin an. |
| Belegart | Kennzeichen, um was für eine Art von Beleg (VK-Auftrag, VK-Rücknahme, Call, EK-Bestellung, EK-Rücksendung) es sich handelt. |
| Lieferungskontaktnr. | Lieferkontakt, an den die Ware geschickt bzw. von wo die Ware abgeholt werden soll. |
| Lief. an Code Kontaktnr. | Abweichende Lieferadresse, an den die Ware geschickt bzw. von wo die Ware abgeholt werden soll (insbesondere bei festen abweichenden Adressen oder Urlaubsadressen). |
| Beschreibung | Name des Debitors, bei Detailzeilen die Artikelbeschreibung. |
| Name | Name des Debitors oder der abweichenden Lieferadresse. |
| Adresse | Straßenname der Lieferadresse |
| PLZ Code | Postleitzahl der Lieferadresse. |
| Ort | Ort der Lieferadresse. |
| Öffnungszeiten | Gibt den Hinweis, ob es zum Debitor Öffnungszeiten gibt (Ja) oder nicht (Nein). Per Klick auf das Feld können die dahinterliegenden Detailinformationen eingesehen werden. |
| Zufahrtsbeschränkungen | Gibt den Hinweis, ob es zum Debitor Zufahrtsbeschränkungen gibt (Ja) oder nicht (Nein). Per Klick auf das Feld können die dahinterliegenden Detailinformationen eingesehen werden. |
| Termin | Geplanter Termin, wann der Beleg/ die Buchblattzeile gefahren werden soll. |
| Zeit von | Geplante Startzeit, an dem der Termin beginnt. |
| Zeit bis | Geplante Endzeit, an dem der Termin beginnt. |
| Tourenplatzierung | Die Tourenplatzierung ist im Beleg eine Möglichkeit, eine Platzierung innerhalb von Zeitblöcken manuell zu vergeben. Diese Reihenfolge wird dann auch auf dem Tourenschein berücksichtigt. Je kleiner die Zahl ist, desto höher ist die Priorität. Die Vorgabe am Debitor wird im Anschluss in den Lieferplan und direkt in die Belege übernommen. |
| Termin Genauigkeit | Es gibt zwei Optionen, "Fix“ und "Block“. Je nach Einstellung, werden die folgenden Uhrzeiten als fixe Zeit oder als Zeitraum, innerhalb dessen FahrerInnen oder TechnikerInnen beim Kunden sein müssen, gesehen. |
| Termin bestätigt | Kennzeichen, ob der Termin mit dem Kunden vereinbart wurde oder nicht. |
| Tourennr. | Belegnummer der Tagestour, mit der der Beleg auf der Tour des Tourcodes ausgeliefert wird. |
| Planungskennzeichen | Auswahl/ Eintrag eines Planungskennzeichens. Gibt an, um was für eine Art von Beleg es sich handelt. |
| Tourencode | Auswahl/ Eintrag eines Tourcodes. Gibt an, auf welcher Tour der Beleg gefahren wird. |
| Neuplanen | Ist der Haken gesetzt, muss dieser Beleg erneut geplant und einer anderen Tour (an einem anderen Tag) bedient werden. |
| Bemerkungen | Bei gesetztem Haken "Neuplanen“ steht hier der Grund der Neuplanung drin (z.B. Kunde nicht angetroffen). Andernfalls können hier einmalige Bemerkungen für FahrerInnen eingetragen werden, welche in die Tagestouren übermittelt werden. |
| Techniker | TechnikerInnen, welche diesen Beleg bedienen. |
| Fahrzeug | Fahrzeug, welcher diesen Beleg bedient. |
| Fahrer | FahrerInnen, welche diesen Beleg bedient. |
| Zustellercode | Art der Zustellung, z.B. Fahrdienst, Technik, ADM… |
| Servicezeit [Minuten] | Zeit, welche vor Ort verbracht wird. Das Feld kann manuell befüllt werden, ist eine Servicezeit am Planungskennzeichen gepflegt, so wird diese Zeit hier hinterlegt. |
| Artikelnr. | Zeigt die Artikelnummer in der Detailzeile an. |
| Beschreibung 2 | Zeigt eine weitere Artikel- oder Debitoren- bzw. Kontaktnummer an. |
| Seriennr. | Zeigt die Seriennummer zum Gerät in der Detailzeile an. |
| Telefonnr. | Zeigt die Telefonnummer zum Debitor bzw. Lieferkontakt an. |
| Telefonnr. 2 | Zeigt die zweite Telefonnummer zum Debitor bzw. Lieferkontakt an. |
Disposition#
Im Bereich "Disposition“ unterhalb der Buchblattzeilen befinden sich nachfolgende, informative Felder:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Planung auf Basis Lieferung | Das Feld "Planung auf Basis Lieferung“ kann durch AnwenderInnen nicht gesetzt werden. Es dient lediglich als Kennzeichen, ob es zu dem Auftrag eine gebuchte Lieferung gibt, welche verplant wird, anstelle des Auftrags. |
| Belegart | Zeigt die Art des zu planenden Beleges an. |
| Belegnr. | Durch Auswahl auf die "Belegnr.“ haben Sie die Möglichkeit, den zugehörigen Beleg direkt aufzurufen, ohne das Planung Buchblatt verlassen zu müssen. |
Inforegister Aktivitätenprotokollposten Tour#
Ebenfalls unterhalb der Buchblattzeilen gibt es ein Inforegister "Aktivitätenprotokollposten Tour", welches die gebildeten Aktivitätenprotokollposten, im Falle einer Tourerstellung, Umplanung oder Terminbestätigung anzeigt, welche ebenfalls im Marketing Cockpit sichtbar sind.
Funktionen im Planung Buch.-Blatt#
Auf der Seite "Planung Buch.-Blatt“ gibt es eine Vielzahl an Funktionen, welche im Folgenden erläutert werden.
Hinweis
Sofern die jeweilige Funktion an verschiedenen Stellen aufgerufen oder ausgeführt werden kann, so wird sie nachfolgend nur einmal beschrieben.
Nachfolgend werden die für die Tourenplanung relevanten Aufrufe und Funktionen beschrieben.
Je nach Einrichtung des Profils bzw. bei erfolgter individueller Anpassung der Seite, können sich die Aufrufe und Funktionen an verschiedenen Stellen befinden.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Filter zum Füllen der Terminplanzeilen | Öffnet die gespeicherten Filter zum Füllen der Terminplanzeilen, sodass im Folgenden ein Filter ausgewählt und ausgeführt werden kann. |
| Fülle Terminplanzeilen | Ruft, wie der Filter zum Füllen der Terminplanzeilen, Belege in das Buchblatt ab. In dieser Maske müssen die möglichen Filterkriterien allerdings jedes Mal per Hand eingetragen werden. Die Funktion wird dann genutzt, wenn man einzelne gezielte Belege/ Kunden abrufen möchte. |
| Übertragung in Buchblatt | Eine Funktion, um beliebig viele markierte Buchblattzeilen in ein anderes Buchblatt zu verschieben. Die Zeilen werden markiert, die Funktion ausgeführt und aus der sich öffnenden Maske wird das Zielbuchblatt ausgewählt. |
| Adresse | Sortiert die Buchblattzeilen nach der PLZ. |
| Zeilennummer | Sortiert die Buchblattzeilen nach der Zeilennummer (Reihenfolge des Abrufs). |
| Termin | Sortiert die Buchblattzeilen nach dem Feld "Termin“. |
| Gew. Lieferdatum | Sortiert die Buchblattzeilen nach dem gewünschten Lieferdatum |
| Weitere Lieferscheine zu Aufträgen aktualisieren | Diese Funktion ruft weitere Lieferscheine zur markierten Zeile ab. |
| Tagesauslastung | Zeigt die Tagesauslastung und Termine des Fahrers, Fahrzeugs oder Technikers an. |
| Terminplanbenachrichtigung | Druck eines Informationsschreibens an den Kunden mit den Termindaten und ggf. vom Service betroffenen Geräten. |
| Tour erstellen | Erstellen einer Tour für Buchblattzeilen, gemäß den hier definierten Filterkriterien. Das Erstellen einer Tour wird im Verlaufe der Onlinehilfe genauer erläutert. |
| Termine in Belege schreiben | Geplante Termine können mit Hilfe dieser Funktion in die Belege geschrieben werden, ohne dass eine Tour erstellt wird. |
| Kontakt | Öffnen der Kontaktkarte. |
| Marketing Cockpit | Öffnen des Marketing Cockpits zum Kontakt. |
Infoboxen#
Im "Planung Buch.-Blatt“ sind drei Infoboxen verfügbar, welche Sie sich über da Informationssymbol "i“ ein- und ausblenden können.
| Infobox | Beschreibung |
|---|---|
| Debitorinformationen Kreditorinformationen |
Hier werden zusammengefasst die für die Tourenplanung relevanten Felder angezeigt. Zudem sind hinter der jeweiligen Infobox-Beschreibung auch nochmal die Aufrufe zu den verschiedenen Seiten oder Funktionen vorhanden. |
| Partnerrollen Zusatzinformationen | Anzeige der zum Kontakt zugeordneten Partnerrollen. |
Tour Karte#
Jede im Buchblatt geplante Zeile wird einer Tourenkarte zugeordnet, die als Reihenfolge zur Bearbeitung für die TechnikerInnen oder FahrerInnen dient.
Offene Touren sind noch zu fahrende Touren und können Verkaufs-, Einkaufs oder Callbelege beinhalten. Touren werden über das Planung Buchblatt oder manuell erstellt.
Inforegister Allgemein#
Der Tourenkopf beinhaltet folgende Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fahrercode | Angabe, welche/r FahrerIn diese Tour fahren soll. |
| Abgeschlossen | Kennzeichen, ob die Tour bereits abgeschlossen, aber nicht archiviert wurde. |
| Abgeschlossen am | Datum, wann die Tour abgeschlossen/ erledigt wurde. |
| Erstellt von | BenutzerIn, der/die die Tour erstellt hat. |
| Erstellt am | Datum, wann die Tour erstellt wurde. |
| Korrigiert von | BenutzerIn, der/die letztmalig Änderungen an der Tour vorgenommen hat. |
| Korrigiert am | Datum, wann letztmalig Änderungen an der Tour vorgenommen wurden. |
Inforegister Zeilen#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Scanfeld | Das Feld "Scanfeld“ dient der Scanerfassung von Belegen und wird im weiteren Verlauf dieser Onlinehilfe beschrieben. |
| Tour Gesamtgewicht | Das Feld "Tour Gesamtgewicht“ errechnet sich anhand der Gewichte der eingetragenen Pakete. |
Folgende weitere Felder beinhaltet die Tourenzeile:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Klassifizierung des Belegs, welcher in die Zeile geschrieben wird. In Abhängigkeit der Belegart, wird das Feld "Belegnr.“ vorgefiltert. |
| Belegnr. | Angabe des Belegs, welcher in der Zeile erfasst wird. |
| Tourencode | Tourencode aus dem Beleg oder Buchblattzeile. |
| Platzierung | Tourenplatzierung aus dem Beleg oder Buchblattzeile. |
| Lief. an Name | EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Name 2 | EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Adresse | Adresse der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Adresse 2 | Adresse der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an PLZ Code | Postleitzahl des Empfängers der Ware. |
| Lief. an Ort | Wohnort der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Kontakt | Abweichende Kontaktperson. |
| Storno | Kennzeichen, wenn die Tourenzeile erneut verplant werden muss, weil der Kunde nicht erreichbar war. |
| Bemerkung | Wird über das gleichnamige Feld aus dem Buchblatt befüllt, kann hier nochmals überschrieben werden. Dient der Übermittlung von weiteren Informationen an FahrerInnen oder TechnikerInnen. |
| Für Art | Klassifizierung, für wen die Tourenzeile bestimmt ist (Debitor oder Kreditor) |
| Für Nr. | In Abhängigkeit des Feldes "Für Art“ wird hier die Debitoren- oder Kreditorennummer eingetragen. |
| Telefonnr. | Telefonnummer der WarenempfängerInnen. |
| Telefonnr. 2 | Telefonnummer der WarenempfängerInnen. |
| Auslieferungsdatum | Datum der Auslieferung. |
| Auslieferungszeit von | Uhrzeit der Auslieferung. |
| Auslieferungszeit bis | Uhrzeit, bis wann der Termin erfolgt sein muss. |
| Auslieferung Genauigkeit | Zur Auswahl stehen die Optionen "Fix“ und "Blocker“. Je nach Auswahl, sind die Auslieferungszeiten als fixe Zeiten vor Ort oder als Zeiträume vor Ort zu verstehen. |
Funktionen im Menüband#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Scanmodus An | Aktivierung des Scanfeldes, zur manuellen Erfassung der Tourzeile per Scanner. |
| Tour archivieren | Wenn die Tour nachgearbeitet ist und abgeschlossen werden soll, wird diese Funktion ausgeführt. |
| Tourenschein | Druck des Tourenscheins für FahrerInnen. Dieser beinhaltet alle Informationen aus der Tour. |
| Tourengefahrgut | Druck eines Gefahrgutbegleitscheins für die Tour. |
| Tourengefahrgut Detail | Druck eines detaillierteren Gefahrgutbegleitscheins für die Tour. |
Archivierte Tour#
In den archivierten Touren können die abgeschlossenen Touren im Nachgang eingesehen werden. Der Aufbau entspricht der offenen Tour.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tourennr. | Gibt die Tourennummer an. |
| Fahrercode | Angabe, welche FahrerInnen diese Tour ausgeführt haben. |
Inforegister Zeilen#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | Klassifizierung des Belegs, welcher in die Zeile geschrieben wird. In Abhängigkeit der Belegart, wird das Feld "Belegnr.“ vorgefiltert. |
| Belegnr. | Angabe des Belegs, welcher in der Zeile erfasst wird. |
| Tourencode | Tourencode aus dem Beleg oder Buchblattzeile. |
| Platzierung | Tourenplatzierung aus dem Beleg oder Buchblattzeile. |
| Lief. an Name | EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Name 2 | EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Adresse | Adresse der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Adresse 2 | Adresse der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an PLZ Code | Postleitzahl der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Ort | Wohnort der EmpfängerInnen der Ware. |
| Lief. an Kontakt | Abweichende Kontaktperson. |
Ablauf#
Prozess Abruf zu verplanende Belege in Buchblatt#
Das "Planung Buch.-Blatt“ wird manuell durch die zuständigen DisponentInnen befüllt, um im Anschluss die Termine zu planen.
Befüllen des Buchblatts über "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“#
Öffnen Sie das "Planung Buch.-Blatt“ und prüfen, ob Sie das gewünschte Buchblatt ausgewählt haben über die Anzeige "Buch.-Blattname“, anderenfalls ändern Sie den Buch.-Blattnamen über das Auswahlfeld neben dem Namen [...].
Um den passenden "Abruffilter“ auszuwählen, führen Sie die Funktion "Filter zum Füllen der Terminplanzeilen“ im Kopfbereich aus. Es öffnet sich die Übersicht der zur Verfügung stehenden Abruffilter. Markieren Sie den gewünschten Filter und wählen die Funktion "Ausführen“ im Menüband.
In der Regel wurde der Filter mit der Option "Filteranforderung anzeigen“ = Ja eingerichtet, somit öffnet sich nun vor dem eigentlichen Ausführen noch einmal die Seite "Planung Buch.-Blatt zeilen füllen“. Bitte prüfen Sie die Filterkriterien, ob diese auch dem entsprechend was abgerufen werden soll. Bei Bedarf können Sie hier an dieser Stelle auch Änderungen vornehmen.
Hinweis
An dieser Stelle vorgenommene Änderungen wirken sich nur einmalig auf den aktuellen Lauf aus und ändern nicht den angelegten Filter.
Starten Sie den Abruf der Belege mit Auswahl auf "OK“.
Das System ruft nun die Belege gemäß den definierten Filterkriterien in die Planungs Buchblattzeilen ab.
Befüllen des Buchblatts über "Fülle Terminplanzeilen“#
Diese Funktion ruft ebenfalls die verschiedenen Belege in das Planung Buchblatt ab wobei hier in der dann folgenden Maske alle Filterkriterien manuell per Hand eingetragen werden.
Die Funktion wird dann genutzt, wenn man einzelne gezielte Belege/ Kunden auf Zuruf abrufen möchte. Dabei wird in der Maske für die Filterkriterien im Inforegister Optionen die Grundeinstellung des Abrufs (z.B. Verkauf, Einkauf oder Calls) definiert, in den weiteren Registern "Verkaufskopf“, "Einkaufskopf“ und "Call“ kann nun je nach Belegart die weitere Eingrenzung erfolgen.
Das System ruft nun die Belege gemäß den definierten Filterkriterien in die Planungs Buchblattzeilen ab.
Prozess Planung der Touren- und Techniker im Buchblatt#
Nach Abruf der Daten können nun die Belege in neue oder bereits bestehende Touren für FahrerInnen und TechnikerInnen geplant werden.
Die Planung und Berechnung des Termins findet anhand des gewünschten Lieferdatums statt, welches aus den Belegen in das Planung Buch.-Blatt übertragen wird. Nach Ermittlung der Reihenfolge und Ankunftsdaten, sind die entsprechenden Daten im Planung Buch.-Blatt einzutragen. Dazu sind folgende, beschriebenen Felder manuell einzutragen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Termin | Ermitteltes Ankunftsdatum. |
| Zeit von/ bis | Ermittelte Ankunftszeit, kann eine fixe Uhrzeit oder ein Zeitblock sein. |
| Termin Genauigkeit/ Block Genauigkeit | Zu pflegen, wenn es sich um Terminblocker handelt. |
| Fahrer/ Fahrzeug oder Techniker | Je nachdem, ob es eine Touren- oder Technikereinsatzplanung ist. |
Im Folgenden kann der Prozess variieren, ehe eine Tour erstellt wird.
Terminklärung vorab#
Ein möglicher Termin beim Kunden wird errechnet, im Anschluss wird der Kunde kontaktiert und der Termin abgesprochen. Die Kontaktaufnahme kann per Telefon bzw. E-Mail oder über den Beleg bzw. die Funktion "Terminplanbenachrichtigung“ stattfinden.
Ist der Termin bestätigt, wird der gleichnamige Haken gesetzt, muss der Termin angepasst werden, geschieht dies über die entsprechenden Terminfelder. Ggf. ist im Anschluss dessen eine neue Routenoptimierung auszuführen.
Mit Bestätigung des Termins werden zum Kontakt die Aktivitätenprotokollposten geschrieben.
Terminvorgabe ohne Klärung mit Kunden#
Ein möglicher Termin beim Kunden wird errechnet, im Anschluss wird der Kunde kontaktiert und der Kunde dahingehend informiert. Dieses Vorgehen ist die gängige Praxis. Wie zuvor auch bestünde die Möglichkeit, dass der Kunde über die Terminplanbenachrichtigung über den Termin in Kenntnis gesetzt wird.
Optional kann auch hier das Kennzeichen "Termin bestätigt“ genutzt werden.
Prozess Erstellung einer Tour nach erledigter Planung und Terminklärung im Buchblatt#
Nachdem die Touren geplant und die Termine abgestimmt worden sind, muss eine Tour erstellt werden damit ein Tourenschein gedruckt werden kann. Zudem wird auf Basis dessen eine eventuelle Nacharbeit gesteuert.
Zum Erstellen einer Tour führen Sie im "Planung Buch.-Blatt“ die Funktion "Tour erstellen“ aus.
Da die Funktion "Tour erstellen“ alle Zeilen in eine Tour übergibt, empfiehlt sich an dieser Stelle, die Touren jeweils mit entsprechenden Filtern erstellen zu lassen, zum Beispiel nach dem Fahrzeug, Fahrer, Techniker oder Tourencode. Nach Aufruf der Funktion "Tour erstellen“ öffnet sich die Maske für die Eingrenzung auf die verschiedenen Filterkriterien.
In dieser Filter-Maske sind einige Optionen aktiviert, welche bei Bedarf deaktiviert werden können.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Adressen in Belege schreiben | Etwaige Adressänderungen werden vom Buchblatt in die Belege zurückgeschrieben. |
| Termine in Belege schreiben | Sämtliche Termindaten (Datum + Uhrzeit) werden in die Belege zurückgeschrieben. Zudem wird auch die zugehörige Lieferplaneinteilung aktualisiert. Weicht ein Termin vom gewünschten Lieferdatum ab, so wird auch das gewünschte Lieferdatum aktualisiert. |
| Nur Zeilen mit Termindatum | Nur Zeilen, welche einen Termin haben, werden bei der Tourerstellung berücksichtigt. |
Neben den oben beschriebenen Optionen werden alle weiteren Tourdaten sowie die Tourennummer in die entsprechenden Belege zurückgeschrieben. In die "Planung Buch.-Blatt-Zeilen“ wird die Tournummer zurückgeschrieben. Zusätzlich kann über das Feld in die Tour eingesehen werden.
Sofern eingerichtet, wird ein Aktivitätenprotokollposten erstellt.
Die Tour wird erstellt und alle Positionen werden der Tour zugewiesen, bei Bedarf kann diese Tour nun noch manuell nachgearbeitet werden.
Wird keine Telematikübertragung oder mobile Anwendung eingesetzt, so kann aus der Tour ein Tourenschein ausgedruckt werden.
Prozess manuelles Erstellen einer Tour#
Neben dem automatischen Erstellen einer Tour über das Planung Buch.-Blatt kann eine Tour auch manuell oder per Scan angelegt werden. Dies kann erforderlich sein, wenn ohne "Planung Buch.-Blatt“ gearbeitet wird.
Manuelles Erstellen einer Tour, händisches erfassen der Belege in den Zeilen#
Öffnen Sie die "Tourenübersicht“ über den Aufruf auf der Startseite im Rollencenter oder alternativ über die Anwendersuche.
Über "Neu" erstellen Sie eine neue Tour, unabhängig vom "Planung Buch.-Blatt“.
Es muss ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn im Kopf eingetragen werden. Die Belegnummer für die Tour wird automatisch aus der Nummernserie vergeben.
Füllen Sie nun die Zeilen in der Tour manuell.
Zu Beginn wählen Sie eine "Belegart“ aus, anschließend hinterlegen Sie über das Feld "Belegnr.“ den entsprechenden Beleg. Die Lieferadressdaten werden automatisch aus dem Beleg in die Tour gezogen.
Die Felder bzgl. der Terminierung sowie optional Tourencode und Tourenplatzierung müssen von Hand befüllt werden, sofern die Daten nicht im Beleg vorgegeben waren.
Anschließend wird der Tourenschein für FahrerInnen oder TechnikerInnen als Begleitschein zu den Lieferscheinen ausgedruckt.
Auf die oben beschriebene Weise können auch bereits erstellte Touren bearbeitet und erweitert werden.
Manuelles Erstellen einer Tour, erfassen der Belege in den Zeilen mittels Scanfunktion#
Öffnen Sie die "Tourenübersicht“ über den Aufruf auf der Startseite im Rollencenter oder alternativ über die Anwendersuche.
Über "Neu“ erstellen Sie eine neue Tour, unabhängig vom "Planung Buch.-Blatt“.
Es muss ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn im Kopf eingetragen werden, die Belegnummer für die Tour wird automatisch aus der Nummernserie vergeben.
Über die Funktion "Scanmodus An“ im Menüband, werden die Scanfelder an der Tourenzeile aktiviert, um vorhandene Papierbelege in die Tour zu scannen. Dies setzt somit voraus, dass auf allen Belegen ein Barcode mit der Belegnummer existiert. Im Feld "Scanfeld“ wird nun die Belegnummer eingescannt. Das System zieht automatisch alle Daten aus dem Beleg in die Tour hinein, sofern diese im Beleg hinterlegt sind.
Hinweis
Ein manuelles Erfassen von Zeilen ist im Scanmodus nicht möglich. Um den Scanmodus zu deaktivieren, ist die Funktion "Scanmodus Aus“ zu betätigen.
Abschließend ist auch hier der Tourenschein zu drucken.
Auf die oben beschriebene Weise können auch bereits erstellte Touren bearbeitet und erweitert werden.
Abschluss einer Tour#
Ein Abschluss der Tour findet immer statt, unabhängig davon, ob alle geplanten Termine durchgeführt werden konnten. Konnte ein Termin nicht ausgeführt werden, weil z.B. der Kunde nicht angetroffen wurde, so wird die Tourzeile storniert, die gesamte Tour wird dennoch abgeschlossen und archiviert.
Um eine Tour abzuschließen, muss zwingend ein/e FahrerIn, Fahrzeug oder TechnikerIn eingetragen sein, zudem kann auch ein Datum eingetragen werden. Der Abschluss findet über die Funktion "Tour archivieren“ im Menüband statt.
In der sich öffnenden Maske können Sie auswählen, ob ein Abschlussbeleg beim Archivieren gedruckt werden soll. Mit "OK“ wird die Tour archiviert.
Die Tour wird aus der Übersicht der offenen Touren gelöscht und in das Archiv der Touren geschoben.
Die archivierte Tourenkarte beinhaltet alle relevanten Informationen aus der offenen und abgeschlossenen Tour.
Storno einzelner Belege auf der Tour#
Da es während der Fahrt einer Tour immer wieder vorkommen kann, dass einzelne Kunden nicht angetroffen werden, besteht im Rahmen des Abschlusses einer Tour die Möglichkeit, eine Zeile entsprechend als "Storno“ zu kennzeichnen.
Öffnen Sie die betroffene Tour und setzen Sie in der Zeile zu dem Beleg den Haken im Feld "Storno“. Infolgedessen öffnet sich das Fenster "Abfrage Tourstornierung“ wo Sie den Grund eintrage, warum die Zeile neu verplant werden muss (z.B. Kunde nicht angetroffen).
Wird die Maske bestätigt, erscheint eine Abfrage, ob alle Termine aus dem Beleg und der zugehörigen Buchblattzeile gelöscht werden sollen (Option Ja) oder nicht (Option Nein). In der Regel wird an dieser Stelle "Ja“ ausgewählt, da die Position komplett neu verplant werden muss.
In der Tour wird die Zeile entsprechend markiert, der Stornogrund wird in die Bemerkung gespeichert, der vorherige Eintrag wird dabei überschrieben.
Im Planung Buchblatt wird die entsprechende Zeile ebenfalls gekennzeichnet. Im Feld "Bemerkung“ wird der Stornogrund (farblich hervorgehoben) aus der Tourenzeile geschrieben, zudem der Haken "Neuplanen“ gesetzt – die ursprünglichen Termindaten werden entfernt.
Sofern eingerichtet, wird zudem ein entsprechender Aktivitätenprotokollposten erzeugt.
Neben dem zuvor beschriebenen Stornoprozess muss ggf. auch der Auftrag und die Lieferplaneinteilung bzw. die gebuchte Verkaufslieferung bearbeitet werden. Dies hängt vom weiteren Auslieferungsprozess ab. Im Folgenden werden die Optionen kurz beschrieben.
Bearbeitung eines gebuchten Auftrags nach einem Storno#
Liefern FahrerInnen bereits gebuchte Aufträge aus, so haben diese neben dem Tourenschein auch die gebuchten Verkaufslieferungen vorliegen. Wird der Kunde nicht angetroffen, so muss der Verkaufslieferschein storniert werden, damit der Auftrag erneut abgerufen werden kann.
Wer hier zu welchem Zeitpunkt den Lieferscheinstorno durchführt und wo die nicht gelieferte Ware platziert wird, ist innerhalb des Unternehmens geregelt. Der Prozess zum Lieferscheinstorno ist ebenfalls in der Onlinehilfe abrufbar.
Bearbeitung eines ungebuchten Auftrags nach einem Storno#
Wird mit einer mobilen Anwendung gearbeitet oder im Nachgang die Lieferung gebucht, so muss die Bearbeitung im Falle eines Stornos einer Tourenzeile anderweitig erfolgen.
Erneute Planung des gleichen Belegs#
Falls es keinerlei Änderungen am Beleg gibt und der Beleg z.B. einen Tag später erneut ausgeliefert werden soll, so kann die bestehende Buchblattzeile einfach umgebucht werden.
Erneute Planung mit neuem Beleg#
Soll ein neuer Auftrag, Rücknahme oder Call genutzt werden, weil z.B. der Artikel falsch war, wenden Sie sich an den zuständigen Innendienst, für die Neuerstellung des Belegs.
Der im Planung Buch.-Blatt befindliche Beleg wird aus dem Buchblatt entfernt.
Adresssteuerung im Buchblatt#
Die im System vorhandene Adresssteuerung, welche in Abhängigkeit vom Datum flexibel die richtigen Adressen einsteuert, gilt auch für das Planung Buch.-Blatt.
Nachfolgend wird hier die Möglichkeit der Änderung der Adressen im Buchblatt und deren Auswirkung auf die Belege beschrieben.
Änderung der Adressen im Planung Buchblatt#
Im Planung Buchblatt werden die Adressen aus dem Beleg bzw. die zum Termin gültigen Adressen angezeigt. Dennoch kann es vorkommen, dass einmalig für diesen Termin die Adresse geändert werden muss.
Die Änderung kann direkt im Buchblatt für sämtliche Belege vorgenommen werden. Im Buchblatt kann zum einen ein abweichender "Lief. an Code" ausgewählt werden, welcher in die Zeile eingesteuert wird. Sofern die gewünschte, abweichende Adresse angelegt ist.
Genauso besteht die Möglichkeit, einen abweichenden Lieferungskontakt auszuwählen.
Ist die gewünschte Adresse nicht vorhanden, so kann die abweichende Adresse auch manuell in die zugehörigen Adressfelder in der Zeile des "Planung Buch.-Blatt“ erfasst werden.
Hinweis
Bei Erstellung einer Tour muss die Option "Adressen in Belege schreiben“ ausgeführt werden, wenn die abweichende Adresse in den entsprechenden Verkaufs-, Einkaufs- oder Callbeleg zurückgeschrieben werden soll.
Die abweichenden Adressen werden zudem auch in die Tour geschrieben und auf dem Tourenschein angedruckt.
Wird an der Buchblattzeile ein abweichender Liefercode gepflegt, so wird dieser ebenfalls in die Belege in den "Lief. an Code“ zurückgeschrieben. Ähnlich verhält es sich auch beim geänderten Lieferungskontakt, welcher in das Feld "Lieferungskontaktnr.“ übertragen wird.
Wird die Adresse in der Buchblattzeile manuell geändert, so wird in den Verkaufsbelegen eine Einmaladresse angelegt.
Datumsabhängige Adresssteuerung im Planung Buchblatt#
Wenn Belege sehr weit in die Zukunft abgerufen werden, kann es sein, dass für diese bereits eine neue Adresse, die erst ab einem bestimmten Datum gültig ist, geplant werden muss. Möglicherweise steht die in der Zukunft gültige Adresse auch noch nicht im zugehörigen Beleg.
Um die richtige Routenberechnung und -optimierung durchführen zu können, bietet das Planung Buch.-Blatt ebenfalls eine datumsabhängige Adresssteuerung.
Ist zu dem Kontakt eine Adresse mit einem bestimmten Startdatum hinterlegt, so prüft das System dieses im Vergleich zu Datum im Feld "Termin“.
Wird nun im Buchblatt der Termin aktualisiert, so passt sich auch die Adresse an.
Wird bereits vor Abruf der Buchblattzeilen im Beleg das gewünschte Lieferdatum aktualisiert, so aktualisiert sich im Buchblatt bereits während des Abrufs die Adresse auf das entsprechende Datum.
Weitere Hinweise zum Modul "Tourenplanung und Technikereinsatzplanung"#
Im folgenden Abschnitt werden weitere Hinweise zum Modul gegeben, welche unabhängig zu den bereits beschriebenen Prozessen sind.
Abruf Belege bei Call mit dort heraus erzeugten Verkaufsbelegen#
Im technischen Service kommt es im Fall vom Austausch im Rahmen einer Fallpauschale oder bei der Bereitstellung von Leihgeräten vor, dass sowohl ein Call als auch dort heraus ein Auftrag und im Falle von Rückholungen auch eine Verkaufsrücknahme vorhanden sind.
Da in diesen Fällen die Reparatur im Haus stattfindet und keine TechnikerInnen, sondern der Fahrdienst zwecks Rückholungen und Bereitstellung eines anderen Geräts geplant werden muss, wird in diesen Reparatur- oder Wartungsfällen nicht der Call, sondern die dort heraus erzeugten Verkaufsbelege in das Planung Buchblatt abgerufen.
Tourenplanung im Einkauf#
Die Grundlagen und Felder einer Tourenplanung im Einkauf wurden beschrieben. Von einer Beschreibung der Prozesse wurde abgesehen, da diese äquivalent zu den Prozessen im Verkauf und im Service sind.