Finanzmanagement#
Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Finanzmanagement in Microsoft Dynamics 365 Business Central1.
Debitorenbuchhaltung Mahnwesen#
Basierend auf das Mahnwesen von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 wurden nachfolgende Felder und Funktionen in KUMAVISION medtec365 ergänzt.
Zahlungen berücksichtigen bis#
Beim Erstellen des Mahnungsvorschlags besteht die Möglichkeit, im Feld "Zahlungen berücksichtigen bis" ein Datum zu erfassen, bis zu welchem Datum die gebuchten Zahlungseingänge (Kontoauszüge) berücksichtigt wurden. Dieses Datum wird bei drucken der Mahnung berücksichtigt.
Ergänzend zu den bestehenden Variablen in den Mahntexten, kann mit der Variable %13 der Datumswert für den Text "Zahlungen berücksichtigt bis" eingesetzt werden.
Anlagenaktivierung#
Hinweis
Die Anlagenaktivierung ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Buchungscode für die Anlagenaktivierung#
Folgende Einrichtungsparameter aus den Buchungscodes haben Einfluss auf die Anlagenaktivierung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anlagenbuchungsart | Mit der Option "Aktivierung" wird sichergestellt, dass nur von diesem Buchungscode eine Aktivierung von Umlaufvermögen in Anlagevermögen möglich ist. Diese Option wird auch bei Buchungscodes für eine Datenübernahme verwendet. Die Buchungscodes: UV-AKT, DÜ-AV bekommen immer diese Option. |
| Vorgabecode für Zugänge | In der Regel erfolgt die Vorbelegung mit dem Buchungscode UV (Umlaufvermögen). Wenn kein anderer Code eingetragen wird, wird ein Buchungscode mit dieser Markierung immer vorbelegt. |
| Zugang nur über Anlagenaktivierung möglich | Dieses Feld wird nur in Buchungscodes auf "JA" gesetzt, welche mit der Anlagebuchhaltung durch die Aktivierung verbunden werden (z.B. AV (Anlagevermögen)). Diese Einrichtung hilft bei Abgleich zwischen Anlagenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung und Artikel sowie auch in Folgeprozessen wie Anlagenverkauf oder Anlagenverschrottung. |
Umbuchung von Geräten aus Umlaufvermögen in Anlagevermögen#
Gerätezugang#
Wenn Geräte eingekauft werden, ist es in der Regel nicht bekannt, in welchen weiteren Prozessen wie z.B. Verkauf, Vermietung usw. diese verwendet werden.
Der Einkauf findet also in der Regel auf ein bewerteten Buchungscode wie z.B. UV (Umlaufvermögen) statt. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungscodes".
| Feld | Wert |
|---|---|
| Buchungscode | UV |
| Beschreibung | Umlaufvermögen |
| Bewertungsart | Bewertet |
| Vorgabecode für Zugänge | JA |
Aktivierungskriterium#
Muss ein Gerät in der Anlagenbuchhaltung umgebucht werden, weil es für eine langfristige Vermietung vorgesehen ist, dann erfolgt in der Regel eine Umbuchung an den Debitoren über einen Auftrag.
Bei dieser Umbuchung erfolgt über eine Lieferhierarchie ein Wechsel des Buchungscodes von UV auf UV-AKT (Umlaufvermögen zu Aktivierung). Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungslogik und Wertefluss | Buchungscodes".
| Feld | Wert |
|---|---|
| Buchungscode | UV |
| Beschreibung | Umlaufvermögen |
| Bewertungsart | Bewertet |
| Anlagenbuchungsart | Aktivierung |
Hinweis
Es sollten nur Geräte aktiviert werden, für die auch eine Einkaufsrechnung bereits gebucht wurde. Das kann sichergestellt werden, wenn vor der Buchung im "Anlagen Artikel Buchblatt" ein Filter auf "Einkaufsrechnungnr." ungleich leer gesetzt wird.
Artikel Anlagen Buchblatt#
Voraussetzung für die Aktivierung von Seriennummerngeräten ist die Seriennr.-Informationskarte, sowie die Zuordnung der jeweiligen Geräteklasse (Inforegister KUMAVISION Sonstiges) auf der Artikelkarte.
Für die Aktivierung der Geräte (Aktivtausch Umlaufvermögen -> Anlagevermögen) steht der Aktivierungsvorschlag "Anlagen Artikel Buch.-Blätter" zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Buch.-Blattnamen mehrere Aktivierungsvorschläge zu erstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass beim Vorschlag erstellen ein entsprechender Filter (z.B. auf einen bestimmten Buchungscode) eingetragen wird.
Der Report "Anlagen Artikel für Aktivierung berechnen" berücksichtigt nur Artikelposten mit Buchungscodes, die in der Einrichtung der Buchungscodes die Option Anlagen Buchungsart = "Aktivierung“ haben.
Beim Aufruf des Reports aus dem Anlagen-Artikel-Buchblatt erfolgt die Filterung auf den jeweiligen Buchungscode "UV-AKT". Gegebenfalls gibt es weitere Buchungscodes z.B. "Rückkauf".
Bei der Aktivierung wird das Startdatum AfA immer mit ersten des Monats der Aktivierung vorgeschlagen, kann aber im Vorschlag geändert werden.
Die Hinweise im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann trotz einem Warnhinweis erfolgen.
Fehler im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann nicht erfolgen.
Damit die Fehlermeldungen in Infoboxen korrekt angezeigt werden, muss auf der Seite "Anw.-Protokoll Stapellaufarten" für den Code "ANLAGENARTIKELBUCHBL" die Objektart Codeunit 71076692 KVSMTCFAItemJnlCheckLine hinterlegt werden.
Nach einer Prüfung der Zeilen sind diese zu buchen.
Die Buchung der Zeilen aus dem Anlagen Artikel Buch. -Blatt erstellen den Anlagenstamm mit dem Anlagen AfA-Buch und buchen die Anschaffungskosten. Auf die Seriennr.-Informationsliste kann über die Infobox zum Anlagenstamm zugegriffen werden. Parallel zur Aktivierung in der Anlagenbuchhaltung erfolgt in den Artikelposten eine Umlagerung. Durch die Buchung der Aktivierung erfolgt die Ausbuchung des Wertes im Umlaufvermögen und die Zubuchung im Anlagenvermögen.
Bei der Umlagerung des Artikels wird der Buchungscode geändert von UV-AKT auf AV (Anlagevermögen).
| Feld | Wert |
|---|---|
| Buchungscode | AV |
| Beschreibung | Anlagevermögen |
| Bewertungsart | Unbewertet |
| Zugang nur über Anlagenaktivierung möglich | Ja |
Hinweis
Ein Zugang über Anlagenaktivierung wird zusätzlich über den Schalter "Zugangsbuch. für alle Buchungscodes" in der Benutzer Einrichtung gesteuert.
Anlagekarte#
Wenn die Basisartikelnummer oder Seriennummer in der Anlagenkarte manuell durch ein/e BenutzerIn geändert werden, erscheint eine Hinweismeldung auf die Aktivierung.
Geräteklasse#
In den Geräteklassen werden die Vorgaben für die Aktivierung des Seriennummernartikels festgelegt.
Die Geräteklassen müssen den aktivierungsfähigen Artikeln zugeordnet werden.
Wichtigste Parameter für die Aktivierung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zielbuchungscode | AV |
| AFA Buchcode | Bsp. HGB, Steuer, IFRS |
| Anlagenbuchungsgruppe | Wichtig für die Kontenfindung |
| AFA-Methode | Bsp. Linear |
| Nutzungsdauer i. J | Anlagensachgruppe |
| AFA Buch Kopiervorgang aktivieren | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
| 2. AFA-Buch automatisch buchen bei Verkauf | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
| 2. Anlagenbuchungsgruppe | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
| 2. AFA-Methode | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
| 2. AFA Buch Nutzungsdauer i. J | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
| 2. AFA-Buch | Nur relevant, wenn mit zwei Abschreibungsbüchern gearbeitet wird. |
Geräteklassen Zuordnung#
Da nicht alle Geräte innerhalb einer Geräteklasse unbedingt den gleichen Wert haben, der Wert des SNR-Gerätes aber entscheidend ist, ob ein Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden soll oder nicht, gibt es die "Geräteklassenzuordnung", welche über die Geräteklasse aufrufbar ist.
Die Seite ist auch hilfreich, sofern sich die GWG-Grenze ändern sollte.
Sind Einträge auf der Seite vorhanden, dann berücksichtigt der Aktivierungsvorschlag den Eintrag und wechselt im Vorschlag ggf. die Geräteklasse, so dass das SNR-Geräte mit den korrekten Einstellungen aktiviert wird. Die Felder "Geräteklasse" und "Folgegeräteklasse" sind im Aktivierungsvorschlag eingeblendet, so dass diese vor der Aktivierung überprüft werden können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Aktivierung Startdatum | Ab wann soll die Zuordnung greifen. |
| Aktivierung Enddatum | |
| Operator Betrag | >= |
| Referenzbetrag | 800,01 |
| Operator Betrag | <= |
| Referenzbetrag | 99999 |
| Folgegeräteklasse | F>800 |
| Hinweis | Bsp. Afa 4 Jahre |
| Geräteklasse | Geräteklasse aus dem Artikelstamm |
Aktivierung stornieren#
Mit der Storno Funktion kann in KUMAVISION medtec365 eine versehentlich durchgeführte Aktivierung auf der einzelnen Anlage wieder rückgängig gemacht werden.
Über "Zeile stornieren" in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung" der jeweiligen Anlagenkarte kann die Aktivierung rückgängig gemacht werden.
Durch Aktivieren des Schalters "Anlage löschen" wird die erzeugte Anlagenkarte nach Ausführen der Stornierung gelöscht. Des Weiteren werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.
Sollte der Schalter "Anlage löschen" nicht aktiviert werden, bleibt in diesem Fall die Anlagenkarte erhalten. Unabhängig davon, werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.
Erfolgt dann eine erneute Aktivierung wird die bereits angelegte Anlagenkarte über die Seriennummer gefunden.
Hinweis
Bei erneuter Aktivierung der Seriennummer findet die Anlagenaktivierung die bereits vorhandene Anlagenkarte.
Aktivierte Geräte verkaufen#
Es kann vorkommen, dass aktivierte SNR-Geräte an Kunden verkauft werden. Der Anlagenverkauf erfolgt über den Verkaufsauftrag, mit der Faktura wird das Gerät im Lager wie auch im Anlagevermögen direkt ausgebucht.
Ebenso kann es vorkommen, dass solche Geräte im Rahmen einer Inventur oder unterjähriger Bestandskorrektur (Verlust, Verschrottung, etc.) über ein Artikel-Buch.-Blatt abgebucht werden.
Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät verkauft, so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls verkauft.
Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.
Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.
Zu dem Prozess erfolgt ein Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".
Rücknahme zu verkauften AV aktivierten Geräten#
Die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" kann nicht für eine Rücknahme von verkauften AV-Geräten verwendet werden. Diese Geräte dürfen nicht in das Anlagevermögen zurückgenommen werden.
Bei Rücknahme auf UV-AKT darf dabei nicht bei Aktivierung die bereits verkaufte Anlage verwendet werden.
Hinweis
Der Schalter "Zugangsbuchung für alle Buchungscode erlauben" in der Benutzer Einrichtung, darf nicht unüberlegt eingeschaltet werden. Es wird dabei keine Anlage erstellt und das Gerät kann nicht mehr verkauft werden. Es ist lediglich ein Abgang über ein Artikel Buch.-Blatt möglich.
Aktivierte Geräte verschrotten#
Ein Abgang eines Geräts mit dem Buchungscode "AV" ist grundsätzlich direkt über ein Artikelbuchblatt möglich. Bei diesem Abgang wird auch die dazugehörige Anlage abgebucht.
Die Abbuchung der Anlage findet automatisch statt, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.
Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:
- Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
- Lagerregulierung buchen
- Lagerregulierung in Anlage buchen
Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".
Report "Ausbuchung Schrottlager"#
Geräte, die verschrottet werden sollen, können auch auf einem separaten Lagerort gesammelt werden und über den Report "Ausbuchung Schrottlager" ausgebucht werden.
Die Einrichtung für diesen Prozess kann über die "Lager Einrichtung" vorgenommen werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Schrott Lagerortfilter | Hier kann ein Lagerort definiert werden, aus dem der Report "Ausbuchung Schrottlager" die Ausbuchung vornehmen soll. |
| Ausbuchung Buchblattvorlage | Hier kann die Artikelbuchblattvorlage definiert werden, über die der Report "Ausbuchung Schrottlager" die Ausbuchung vornimmt. |
| Ausbuchung Buchblattname | Hier kann der Artikelbuchblattname definiert werden, über den der Report "Ausbuchung Schrottlager" die Ausbuchung vornimmt. |
Mit Filterung auf den Buchungscode "AV", werden alle aktivierten Seriennummern-Geräte, welche sich im Schrottlager befinden, in das Artikel-Buchblatt übertragen.
Wird bei dem Report "Ausbuchung Schrottlager" der Schalter "Buchen" nicht gesetzt, dann werden die Abgänge in ein Artikelbuchblatt übertragen, welches in der "Lager Einrichtung" festgelegt wurde.
Es empfiehlt sich beim Ausführen des Reports "Ausbuchung Schrottlager" nicht direkt den Schalter "Buchen“ zu aktivieren, so können die Buchungen noch vorher im Buchblatt geprüft werden.
Beim Abgang aus dem "Schrottlager" wird auch die dazugehörige Anlage automatisch abgebucht, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.
Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:
- Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
- Lagerregulierung buchen
- Lagerregulierung in Anlage buchen
Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".
Hinweis
Wird der Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" ohne den Schalter "Buchen" ausgeführt, dann wird lediglich eine Reportausgabe erstellt.
Es muss im Rahmen der Prozesse sichergestellt werden, dass aktivierte Geräte auch periodengerecht im Anlagevermögen mit dem Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgebucht werden. Dieser muss regelmäßig (mindestens im Rahmen des Monatsabschlusses) ausgeführt werden. Der Report berücksichtigt Artikelposten mit der Art "Abgang“.
Report "Lagerregulierung in Anlage buchen"#
Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät abgebucht (Verkauf oder Abgang), so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls ausgebucht.
-
Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.
-
Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.
Aktivierung von Vorhandenen Anlagen in Datenübernahme#
Geräte, die bereits in Anlagenbuchhaltung aktiviert wurden, müssen in der Datenübernahme besonders betrachtet werden. Dafür sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:
- Geräte sollten einzeln pro Seriennummer über die Inventur auf ein Buchungscode DÜ-AV (Unbewertet) übernommen werden.
| Feld | Wert |
|---|---|
| Buchungscode | DÜ-AV |
| Beschreibung | Datenübernahme für Aktivierung |
| Bewertungsart | Unbewertet |
| Anlagenbuchungsart | Aktivierung |
- Anlagen sollten mit Verweis auf "Basisartikelnr." und "Seriennr." des Gerätes eingerichtet werden
- Nachdem Anlagen eingerichtet wurden und die Anschaffungskosten und AfA übernommen wurden, sollte eine Aktivierung für das Buchungscode DÜ-AV durchgeführt werden.
Auswertung schwimmende Ware#
Die Auswertung "Schwimmende Ware“ zeigt zu jedem Zeitpunkt, besonders aber zu Monats- und Jahresabschlussarbeiten, den Überblick über die gelieferten, nicht fakturierten Bewegungen aus den Belegen.
Basis für die Auswertung sind die Wertposten, angereichert um diverse Felder aus dem Artikel, Artikelposten, Sachposten.
Mit dem Aufruf "schwimmende Ware" über die Anwendersuche, gelangen Sie direkt in die Auswertungsmaske. Im Bereich "Optionen" haben Sie Filterkriterien, die Sie nach Belieben setzen und dementsprechend die Analysewertposten anzeigen lassen können. Durch die Ausführung der Funktion "Analysewertposten füllen“ wird die Tabelle aktualisiert.
Im Anschluss können die Daten nach Excel exportiert werden und nach den verschiedenen Werten gefiltert werden (Pivot-Tabelle).
Steuerfreie Belegtexte im Verkauf#
Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG muss auf der entsprechenden Rechnung der Hinweis vermerkt sein, dass diese Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 b), § 6 a UStG steuerbefreit ist. Die Einrichtung in Abhängigkeit der Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt.-Buchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sowie Sprachcode erfolgt in der Fußtexte Einrichtung.
Rufen Sie sich hierzu zunächst die "Fußtexte Einrichtung“ über die Anwendersuche auf. Die Seite untergliedert sich in zwei Bereiche. In den oberen Bereich werden die einzelnen Kombinationen zwischen Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt.-Buchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sowie Sprachcode gemäß der u.a. Tabelle festgelegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lfd. Nr. | Eine fortlaufende Nummer wird vom System automatisch vergeben. |
| MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe | Geben Sie eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe an, für die der Fußtext gelten soll. |
| MwSt.-Produktbuchungsgruppe | Geben Sie eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe an, für die der Fußtext gelten soll. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Geben Sie eine Geschäftsbuchungsgruppe an, für die der Fußtext gelten soll. |
| Produktbuchungsgruppe | Geben Sie eine Produktbuchungsgruppe an, für die der Fußtext gelten soll. |
| Sprachcodes | Geben Sie ein Sprachcode an, für den der Fußtext gelten soll. |
| Textbausteincode | Vergeben Sie für den Fußtext ein Textbausteincode. |
| Fußnote | Geben Sie hier die entsprechende Fußnote ein. |
Nach der Fußtext Einrichtung können Sie unter dem Inforegister "Fußtexte“ den entsprechenden Fußtext für den angelegten Fußtext eingeben.
Hinweis
Die Fußtexte erscheinen nur auf einem VK-Beleg, wenn dieser die eingerichtete Kombination aus Geschäfts-/Produktbuchungsgruppen, MWST-Geschäfts-buchungsgruppen/MWST-Produktbuchungsgruppen und Sprachcodes enthält.
Erweiterung der Sammelrechnungsnummern in den Debitorenposten#
Die Sammelrechnungsnummern und Sammelrechnungsdetailnummern wurden in die Debitorenposten übernommen und stehen dort über die Felder "Abrech. Sammelrech.-Nr.“ und "Det. Abrech. Sammelrech.-Nr.“ für den OPplus-Ausgleich zur Verfügung.