Finanzmanagement#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION medtec365 für den Bereich Finanzmanagement in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Debitorenbuchhaltung Mahnwesen#

Basierend auf das Mahnwesen von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wurden nachfolgende Felder und Funktionen in KUMAVISION medtec365 ergänzt.

Zahlungen berücksichtigen bis#

Beim Erstellen des Mahnungsvorschlags besteht die Möglichkeit, im Feld "Zahlungen berücksichtigen bis" ein Datum zu erfassen, bis zu welchem Datum die gebuchten Zahlungseingänge (Kontoauszüge) berücksichtigt wurden. Dieses Datum wird bei drucken der Mahnung berücksichtigt.

Ergänzend zu den bestehenden Variablen in den Mahntexten, kann mit der Variable %13 der Datumswert für den Text "Zahlungen berücksichtigt bis" eingesetzt werden.

Mahnbeleg drucken#

Berichtsauswahlen#

Für die Nutzung der nachfolgend beschriebenen Funktion sollte in den "Berichtsauswahlen - Mahnung/Zinsrechnung" für Mahnungen der Report VK Mahnung 5048915 ausgewählt werden.

Mahnstufe in Mahnzeilen#

Wenn unterschiedliche Mahnstufen in einer Mahnung verwendet wurden, wird im Kopfbereich die höchste Mahnstufe und bei den einzelnen Positionen die jeweiligen Mahnstufen der Belege angezeigt.

Buchungslogik und Wertefluss#

Buchungscodes#

Um die unterschiedlichen Eigentumsverhältnisse der Artikelbestände abzubilden, kann in KUMAVISION medtec365 die Bewertungsart je nach Buchungsprozess durch Buchungscodes festgelegt werden. Während des Buchungsprozesses wird die Bewertungsart intern vom Buchungscode ermittelt und im gebuchten Posten im Feld "Bewertungsart" angezeigt.

Folgende Eigentumsverhältnisse können dargestellt werden:

• Anlagevermögen welches über die Warenwirtschaft bewegt wird
• Leasingeigentum welches vom Kunden dauerhaft vermietet wird
• Fremdeigentum von Kassen, welches versendet, ein- / ausgelagert und gewartet wird
• Umlaufvermögen
• Umlaufvermögen, was in die dauernde Vermietung geht oder gebrauchte Geräte

Es besteht in KUMAVISION medtec365 grundsätzlich für jede Artikelbewegung in den Prozessen eine Buchungscodepflicht.

Buchungsgruppen Wechsel in Bestellungen#

Auf der Seite "Einkaufsbestellarten" können Sie über die "Buchungsgruppen" im Menüband die Seite "Bestellartenabh. Buchungsgr." öffnen und dort eine spezifische Umlenkung der Buchungsgruppen aus den Stammdaten für eine bestimmte Bestellart einstellen.

Buchungsgruppen im Auftrag / Serviceauftrag#

In den Verkaufsauftragsarten kann kein Buchungsgruppenwechsel vorbelegt werden. Buchungsgruppen können bei Bedarf manuell in der Auftragszeile geändert werden.

In Serviceauftragsarten findet ebenfalls keine Vorbelegung für ein Buchungsgruppenwechsel statt. Buchungsgruppen können bei Bedarf manuell in Serviceauftragszeile geändert werden.

Buchungsgruppen Wechsel im Artikel Buch.-Blatt#

Für besondere Buchungen über Artikelbuchblätter, wie z.B. Verschrottung oder Eigenbedarf Ausbuchung können eigene "Artikel Buch.-Blätter" angelegt werden.

Über die Buchblattnamen können für diese Buchungen abweichende Parameter definiert werden:

• Ursachencode ➔ Auswertungskriterium

• Produktbuchungsgruppe ➔ Möglichkeit zur Steuerung eines separaten Lagerkorrekturkontos für Verschrottungen hierfür ist eine eigens dafür vorgesehene Produktbuchungsgruppe bspw. "Verschrottung" anzulegen. Die Buchungsmatrix ist entsprechend für diese Kombination zu ergänzen.

Anlagenaktivierung#

Buchungscode für die Anlagenaktivierung#

Folgende Einrichtungsparameter aus den Buchungscodes haben Einfluss auf die Anlagenaktivierung:

Umbuchung von Geräten aus Umlaufvermögen in Anlagevermögen#

Gerätezugang#

Wenn Geräte eingekauft werden, ist es in der Regel nicht bekannt, in welchen weiteren Prozessen wie z.B. Verkauf, Vermietung usw. diese verwendet werden.

Der Einkauf findet also in der Regel auf ein bewerteten Buchungscode wie z.B. UV (Umlaufvermögen) statt. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungscodes".

Aktivierungskriterium#

Muss ein Gerät in der Anlagenbuchhaltung umgebucht werden, weil es für eine langfristige Vermietung vorgesehen ist, dann erfolgt in der Regel eine Umbuchung an den Debitoren über einen Auftrag.

Bei dieser Umbuchung erfolgt über eine Lieferhierarchie ein Wechsel des Buchungscodes von UV auf UV-AKT (Umlaufvermögen zu Aktivierung). Weiterführende Informationen finden Sie unter "Buchungslogik und Wertefluss | Buchungscodes".

Anlagen Artikel Buch.-Blatt#

Voraussetzung für die Aktivierung von Seriennummerngeräten ist die Seriennr.-Informationskarte, sowie die Zuordnung der jeweiligen Geräteklasse (Inforegister KUMAVISION Sonstiges) auf der Artikelkarte.

Für die Aktivierung der Geräte (Aktivtausch Umlaufvermögen -> Anlagevermögen) steht der Aktivierungsvorschlag "Anlagen Artikel Buch.-Blätter" zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, über die Buch.-Blattnamen mehrere Aktivierungsvorschläge zu erstellen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass beim Vorschlag erstellen ein entsprechender Filter (z.B. auf einen bestimmten Buchungscode) eingetragen wird.

Der Report "Anlagen Artikel für Aktivierung berechnen" berücksichtigt nur Artikelposten mit Buchungscodes, die in der Einrichtung der Buchungscodes die Option Anlagen Buchungsart = "Aktivierung“ haben.

Beim Aufruf des Reports aus dem Anlagen-Artikel-Buchblatt erfolgt die Filterung auf den jeweiligen Buchungscode "UV-AKT". Gegebenfalls gibt es weitere Buchungscodes z.B. "Rückkauf".

Bei der Aktivierung wird das Startdatum AfA immer mit ersten des Monats der Aktivierung vorgeschlagen, kann aber im Vorschlag geändert werden.

Die Hinweise im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann trotz einem Warnhinweis erfolgen.

Fehler im Feld "Warnung" werden in der Infobox je Zeile angezeigt. Eine Aktivierung kann nicht erfolgen.

Damit die Fehlermeldungen in Infoboxen korrekt angezeigt werden, muss auf der Seite "Anw.-Protokoll Stapellaufarten" für den Code "ANLAGENARTIKELBUCHBL" die Objektart Codeunit 71076692 KVSMTCFAItemJnlCheckLine hinterlegt werden.

Nach einer Prüfung der Zeilen sind diese zu buchen.

Die Buchung der Zeilen aus dem Anlagen Artikel Buch. -Blatt erstellen den Anlagenstamm mit dem Anlagen AfA-Buch und buchen die Anschaffungskosten. Auf die Seriennr.-Informationsliste kann über die Infobox zum Anlagenstamm zugegriffen werden. Parallel zur Aktivierung in der Anlagenbuchhaltung erfolgt in den Artikelposten eine Umlagerung. Durch die Buchung der Aktivierung erfolgt die Ausbuchung des Wertes im Umlaufvermögen und die Zubuchung im Anlagenvermögen.

Bei der Umlagerung des Artikels wird der Buchungscode geändert von UV-AKT auf AV (Anlagevermögen).

Anlagekarte#

Wenn die Basisartikelnummer oder Seriennummer in der Anlagenkarte manuell durch ein/e BenutzerIn geändert werden, erscheint eine Hinweismeldung auf die Aktivierung.

Geräteklasse#

In den Geräteklassen werden die Vorgaben für die Aktivierung des Seriennummernartikels festgelegt.

Die Geräteklassen müssen den aktivierungsfähigen Artikeln zugeordnet werden.

Wichtigste Parameter für die Aktivierung:

Geräteklassen Zuordnung#

Da nicht alle Geräte innerhalb einer Geräteklasse unbedingt den gleichen Wert haben, der Wert des SNR-Gerätes aber entscheidend ist, ob ein Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut aktiviert werden soll oder nicht, gibt es die "Geräteklassenzuordnung", welche über die Geräteklasse aufrufbar ist.

Die Seite ist auch hilfreich, sofern sich die GWG-Grenze ändern sollte.

Sind Einträge auf der Seite vorhanden, dann berücksichtigt der Aktivierungsvorschlag den Eintrag und wechselt im Vorschlag ggf. die Geräteklasse, so dass das SNR-Geräte mit den korrekten Einstellungen aktiviert wird. Die Felder "Geräteklasse" und "Folgegeräteklasse" sind im Aktivierungsvorschlag eingeblendet, so dass diese vor der Aktivierung überprüft werden können.

Aktivierung stornieren#

Mit der Storno Funktion kann in KUMAVISION medtec365 eine versehentlich durchgeführte Aktivierung auf der einzelnen Anlage wieder rückgängig gemacht werden.

Über "Zeile stornieren" in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung" der jeweiligen Anlagenkarte kann die Aktivierung rückgängig gemacht werden.

Durch Aktivieren des Schalters "Anlage löschen" wird die erzeugte Anlagenkarte nach Ausführen der Stornierung gelöscht. Des Weiteren werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.

Sollte der Schalter "Anlage löschen" nicht aktiviert werden, bleibt in diesem Fall die Anlagenkarte erhalten. Unabhängig davon, werden die dazugehörigen Posten (Artikelposten, Wertposten, Sachposten) storniert.

Erfolgt dann eine erneute Aktivierung wird die bereits angelegte Anlagenkarte über die Seriennummer gefunden.

Aktivierte Geräte verkaufen#

Es kann vorkommen, dass aktivierte SNR-Geräte an Kunden verkauft werden. Der Anlagenverkauf erfolgt über den Verkaufsauftrag, mit der Faktura wird das Gerät im Lager wie auch im Anlagevermögen direkt ausgebucht.

Ebenso kann es vorkommen, dass solche Geräte im Rahmen einer Inventur oder unterjähriger Bestandskorrektur (Verlust, Verschrottung, etc.) über ein Artikel-Buch.-Blatt abgebucht werden.

Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät verkauft, so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls verkauft.

Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.

Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.

Zu dem Prozess erfolgt ein Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".

Rücknahme zu verkauften AV aktivierten Geräten#

Die Funktion "Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" kann nicht für eine Rücknahme von verkauften AV-Geräten verwendet werden. Diese Geräte dürfen nicht in das Anlagevermögen zurückgenommen werden.

Bei Rücknahme auf UV-AKT darf dabei nicht bei Aktivierung die bereits verkaufte Anlage verwendet werden.

Aktivierte Geräte verschrotten#

Ein Abgang eines Geräts mit dem Buchungscode "AV" ist grundsätzlich direkt über ein Artikelbuchblatt möglich. Bei diesem Abgang wird auch die dazugehörige Anlage abgebucht.

Die Abbuchung der Anlage findet automatisch statt, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.

Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:

• Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
• Lagerregulierung buchen
• Lagerregulierung in Anlage buchen

Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".

Report "Ausbuchung Schrottlager"#

Geräte, die verschrottet werden sollen, können auch auf einem separaten Lagerort gesammelt werden und über den Report "Ausbuchung Schrottlager" ausgebucht werden.

Die Einrichtung für diesen Prozess kann über die "Lager Einrichtung" vorgenommen werden.

Mit Filterung auf den Buchungscode "AV", werden alle aktivierten Seriennummern-Geräte, welche sich im Schrottlager befinden, in das Artikel-Buchblatt übertragen.

Wird bei dem Report "Ausbuchung Schrottlager" der Schalter "Buchen" nicht gesetzt, dann werden die Abgänge in ein Artikelbuchblatt übertragen, welches in der "Lager Einrichtung" festgelegt wurde.

Es empfiehlt sich beim Ausführen des Reports "Ausbuchung Schrottlager" nicht direkt den Schalter "Buchen“ zu aktivieren, so können die Buchungen noch vorher im Buchblatt geprüft werden.

Beim Abgang aus dem "Schrottlager" wird auch die dazugehörige Anlage automatisch abgebucht, sofern die "Automatische Lagerbuchung" in der "Lager Einrichtung" eingeschaltet ist.

Ist die "Automatische Lagerbuchung" nicht aktiv, müssen, damit ebenso die Anlage abgebucht wird, folgende Reports durchgeführt werden:

• Lagerregulierung fakt. Einst. Preise
• Lagerregulierung buchen
• Lagerregulierung in Anlage buchen

Zu dem Prozess erfolgt ein entsprechender Eintrag in der Infobox "Anlagen Artikel Verfolgung".

Es muss im Rahmen der Prozesse sichergestellt werden, dass aktivierte Geräte auch periodengerecht im Anlagevermögen mit dem Report "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgebucht werden. Dieser muss regelmäßig (mindestens im Rahmen des Monatsabschlusses) ausgeführt werden. Der Report berücksichtigt Artikelposten mit der Art "Abgang“.

Report "Lagerregulierung in Anlage buchen"#

Wird ein in der Anlagenbuchhaltung aktiviertes Gerät abgebucht (Verkauf oder Abgang), so wird direkt oder indirekt eine dazugehörige Anlage ebenfalls ausgebucht.

• Direkter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" aktiviert wurde.

• Indirekter Anlagenabgang findet statt, wenn in der Lager Einrichtung der Schalter "Automatische Lagerbuchung" deaktiviert wurde und nachträglich der Stapellauf "Lagerregulierung in Anlage buchen" ausgeführt wurde.

Aktivierung von Vorhandenen Anlagen in Datenübernahme#

Geräte, die bereits in Anlagenbuchhaltung aktiviert wurden, müssen in der Datenübernahme besonders betrachtet werden. Dafür sollten folgende Schritte berücksichtigt werden:

• Geräte sollten einzeln pro Seriennummer über die Inventur auf ein Buchungscode DÜ-AV (Unbewertet) übernommen werden.

• Anlagen sollten mit Verweis auf "Basisartikelnr." und "Seriennr." des Gerätes eingerichtet werden
• Nachdem Anlagen eingerichtet wurden und die Anschaffungskosten und AfA übernommen wurden, sollte eine Aktivierung für das Buchungscode DÜ-AV durchgeführt werden.

Auswertung schwimmende Ware#

Die Auswertung "Schwimmende Ware“ zeigt zu jedem Zeitpunkt, besonders aber zu Monats- und Jahresabschlussarbeiten, den Überblick über die gelieferten, nicht fakturierten Bewegungen aus den Belegen.

Basis für die Auswertung sind die Wertposten, angereichert um diverse Felder aus dem Artikel, Artikelposten, Sachposten.

Mit dem Aufruf "schwimmende Ware" über die Anwendersuche, gelangen Sie direkt in die Auswertungsmaske. Im Bereich "Optionen" haben Sie Filterkriterien, die Sie nach Belieben setzen und dementsprechend die Analysewertposten anzeigen lassen können. Durch die Ausführung der Funktion "Analysewertposten füllen“ wird die Tabelle aktualisiert.

Im Anschluss können die Daten nach Excel exportiert werden und nach den verschiedenen Werten gefiltert werden (Pivot-Tabelle).

Buchen im Hauptbuch#

Kontenplan - Konto in Verwendung#

Im Kontenplan kann das Feld "In Verwendung" eingeblendet werden. Mit einem Filter auf dieses Feld lässt sich schnell ermitteln, welche Konten auf anderen Seiten, wie z.B. der Buchungsmatrix, verwendet werden.

Steuerfreie Belegtexte im Verkauf#

Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG muss auf der entsprechenden Rechnung der Hinweis vermerkt sein, dass diese Lieferung als innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1 b), § 6 a UStG steuerbefreit ist. Die Einrichtung in Abhängigkeit der Kombination aus Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt.-Buchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sowie Sprachcode erfolgt in der Fußtexte Einrichtung.

Rufen Sie sich hierzu zunächst die "Fußtexte Einrichtung“ über die Anwendersuche auf. Die Seite untergliedert sich in zwei Bereiche. In den oberen Bereich werden die einzelnen Kombinationen zwischen Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt.-Buchungsgruppe und Produktbuchungsgruppe sowie Sprachcode gemäß der u.a. Tabelle festgelegt.

Nach der Fußtext Einrichtung können Sie unter dem Inforegister "Fußtexte“ den entsprechenden Fußtext für den angelegten Fußtext eingeben.

Erweiterung der Sammelrechnungsnummern in den Debitorenposten#

Die Sammelrechnungsnummern und Sammelrechnungsdetailnummern wurden in die Debitorenposten übernommen und stehen dort über die Felder "Abrech. Sammelrech.-Nr.“ und "Det. Abrech. Sammelrech.-Nr.“ für den OPplus-Ausgleich zur Verfügung.