Adressverwaltung /-steuerung#

Die Hinterlegung der Stammdatenadresse für Debitoren, Kreditoren und Kontakte geschieht über die jeweiligen Stammdatenkarten. Da die Vorgehensweise bei allen drei Typen gleich ist, wird hier im Folgenden der Ablauf anhand eines Debitors gezeigt. Alle Felder, Menüpunkte und Aktionen der Adressverwaltung verhalten sich für die drei Stammdatentypen gleich.

Adressverwaltung in der Debitorenkarte#

Die Debitorenkarte wird über "Verknüpfungen" – "Debitor bearbeiten" zur Bearbeitung geöffnet.

1. Die Adressfelder bleiben dabei "nicht editierbar“, da die Adresspflege über die Adressverwaltung geschieht. Es wird automatisiert die aktuell gültige Adresse angezeigt.
2. Die Anzahl der Adressen in der Debitorenkarte gibt die bereits hinterlegten Adressen für den Debitoren aus. Ein Klick auf die Zahl öffnet die Adressenübersicht.
3. Über die Funktionalität "Mehr Felder anzeigen" wird unter anderem auch das Feld "Name 2" eingeblendet.
4. Über den Assist-Button neben dem Namen wird die Stammdaten Adressverwaltung für den Debitoren aufgerufen.

Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung:

1. Vorhandene Adressdaten löschen, neue Adressdaten erstellen und speichern
2. Zwischen den bereits vorhandenen Adressdaten wechseln (um diese zu bearbeiten)
3. Den Datumsbereich einer Adresse ändern
4. Die Adressdaten bearbeiten
   Diese brauchen bei bereits vorhandenen Daten nicht gespeichert zu werden. Dies geschieht automatisiert, da ein bereits in der Datenbank vorhandener Datensatz bearbeitet wird.

Anlage einer neuen Adresse (Stammdatenadresse)#

Die Anlage einer neuen, gültigen Adresse für einen Debitor, die ab sofort oder zukünftig gültig sein soll (z.B. wegen Umzug der Firma an einen neuen Standort) erfolgt über die Adressverwaltung. Der Aufruf wird über den Assist-Button neben dem Feld "Name" gestartet. Dabei muss der Debitor im Status "Pflege - In Bearbeitung" sich befinden.

Es öffnet sich die Adressverwaltung.

Über "Neu" wird eine neue Adresse angelegt. Optional können nun bereits bestehende Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten eingegeben werden.

Anschließend wird der Datensatz über die entsprechende Funktion gespeichert. Das System speichert die neue Adresse und setzt das "Bis Datum" der "alten“ Stammadresse auf den Tag vor dem Startdatum der neuen Adresse.

Wird ein Datumsbereich eingegeben, in dem bereits eine Adresse aktiv ist (Bsp.: bestehender Datensatz 01.01.-31.03. neuer Datensatz ab 15.03.), prüft das System beim Speichern oder Verlassen der Stammdaten Adressverwaltung diese Daten und schlägt vor, das Enddatum des bestehenden Datensatzes zu ändern.

Bei Verneinung dieser Abfrage kann der zu speichernde Datensatz manuell berichtigt werden.

Sollte diese Abfrage bestätigt werden, wird das "Bis Datum" des bisher bestehenden Datensatzes angepasst auf Bis Datum einen Tag vor dem Von Datum des neuen Datensatzes (Bsp.: 14.03.).

Ändern einer Adresse#

Um eine bereits vorhandene Adresse zu ändern, muss in der Stammdaten Adressverwaltung der entsprechende Eintrag auf dem Inforegister "Bereits vorhandenen Adressen" markiert werden.

Dadurch werden die Adressdaten im Reiter "Adresse bearbeiten" zur Verfügung gestellt und können dort geändert werden. Die Daten werden automatisch gespeichert, wenn der aktuelle Datensatz verlassen, eine neue Adresse in der "Bereits vorhandenen“-Liste markiert oder aber die Adressverwaltung geschlossen wird.

Löschen einer Adresse#

Um eine Adresse zu löschen, muss in der Stammdaten Adressverwaltung die entsprechende Adresse in der Liste markiert und über weitere Optionen in der Zeile gelöscht werden.

Synchronisation der Adressen in den Stammdaten#

Gemäß der Systemlogik von KUMAVISION healthcare365 können Kontakte mit dem Debitorenstamm und/oder dem Kreditorenstamm verknüpft sein. Daher kann es sich bei einem Kontakt / Debitoren um ein und dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen handeln. Aus diesem Grund ist es notwendig, auch die Adressdaten in der Adressverwaltung mit den verknüpften Stammdaten zu synchronisieren.

Die Synchronisation erfolgt automatisch. Wird in den Stammdaten (Kontakt, Debitor oder Kreditor) eine Adresse angelegt, geändert oder gelöscht, so wird diese Änderung automatisch auch an die verknüpften Stammsätze weitergegeben (Felder: Name, Name2, Adresse, etc.).

Beispiel:
Wird die Adresse im Kontakt verändert, so wird anhand der Kontakt Geschäftsbeziehungen geprüft, mit welchen anderen Stammdatensätzen (Debitor / Kreditor) dieser Kontakt verknüpft ist. Findet das System eine entsprechende Geschäftsbeziehung, so wird auch dort die Adresse entsprechend angepasst. Dabei wird die geänderte Adresse für den Debitor oder Kreditor aus dem Kontakt übernommen.

Aus dem Debitoren- oder Kreditorenstamm arbeitet die Synchronisation gleichermaßen. Hierbei wird geprüft, mit welchem Kontakt der Debitor oder Kreditor verknüpft ist und gibt die Änderungen der Adresse an diesen Kontakt und weitere verknüpfte Stammdaten weiter.

Berücksichtigt bei der Synchronisation wird grundsätzlich nur die Stammadresse (ohne Enddatum), zeitlich begrenzte Adressen bleiben davon ausgenommen.

Liefer-, Bestell- und Rechnungsadressen#

Für die Liefer-, Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsempfänger können jeweils eigene Stamm- und Einmaladressen angelegt werden. Bei den Debitoren und Kontakten erfolgt der Aufruf über die "Lief. an Adressen" bzw. "Rech. an Adressen". Bei den Kreditoren erfolgt der Aufruf über die Bestell- bzw. Zahlungsempfängeradressen.

Da die Vorgehensweise bei allen Adressarten gleich ist, wird hier exemplarisch der Ablauf anhand einer "Rech. an Adresse" eines Debitors beschrieben.

Felder, Menüpunkte und Aktionen verhalten sich auch in anderen Adressarten gleich.

Anlage einer dauerhaften Rechnungsadresse (Stammadresse)#

Um für einen Debitoren eine dauerhaft gültige "Rech. an Adresse" zu vergeben (z.B. Umzug der Firma an einen neuen Standort), werden über das Menüband die "Rech. an Adressen" des Debitors aufgerufen.

Über "Neu" im Menüband wird eine neue "Rech. an Adressen"-Karte geöffnet. Zur Identifizierung der Rechnungsadresse sollte ein aussagekräftiger Code vergeben werden, bspw. Zentrale oder Abrechnungsstelle.

Bei Verlassen des Feldes können nun optional die bereits bestehenden Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten eingegeben werden.

Als "Von Datum" wird das aktuelle Arbeitsdatum vorbelegt. Dies kann angepasst werden, sollte die Adresse bspw. erst in der Zukunft gültig sein.

Ist die Adresse gepflegt und gespeichert, wird nach Verlassen der Adressverwaltung die Adresskarte mit Code bspw. "Zentrale" angezeigt. Hier kann nun das Feld "Belegstammadresse" auf "JA" gesetzt werden, um die Adresse als dauerhaft gültig zu definieren.

In der Übersicht der "Rech. an Adressen" ist die Belegstammadresse ebenfalls ersichtlich (Einstellung "JA" im Feld "Belegstammadresse").

Anlage einer zukünftigen Adresse#

Wurde für den Debitoren die "Rechn. an Adresse" mit Code "Zentrale" angelegt, kann diese um eine zukünftig neue Adresse ergänzt werden.

Beispiel:
Ist die aktuelle Rechnungsstammadresse seit dem 01.01. gültig. Ist ab dem 01.06. bspw. eine neue Hausnummer angekündigt, kann diese Adresse im Code "Zentrale" ergänzt werden.

Es wird die "Rech. an Adressen" Übersicht des Debitors geöffnet. Die Adresszeile mit Code "Zentrale" wird markiert und über Verwalten – Bearbeiten geöffnet. Über den Assist Button neben dem Namen wird die Adressverwaltung geöffnet.

Über "Neu" wird eine neue Adresse angelegt. Optional können nun bereits bestehende Adressdaten übernommen und danach bearbeitet, oder neue Adressdaten und Gültigkeiten (bspw. ab 01.06.) eingegeben werden.

Anschließend wird der Datensatz über die entsprechende Funktion gespeichert. Die neue Adresse wird gespeichert und das "Bis Datum" der "alten“ Stammadresse wird automatisch auf den Tag vor dem Startdatum der neuen Adresse gesetzt.

Ändern einer Adresse#

Wurde für ein Debitor die "Rechn. an Adresse" angelegt, kann diese geändert werden.

Es wird die "Rech. an Adressen"-Übersicht des Debitors geöffnet. Die Adresszeile mit Code "Zentrale" wird markiert und über Verwalten – Bearbeiten geöffnet. Über den Assist Button neben dem Namen wird die Adressverwaltung geöffnet.

Die Angaben der Adresse können direkt in den Feldern angepasst werden.

Die Daten werden automatisch gespeichert, wenn der aktuelle Datensatz verlassen, eine neue Adresse in der "Bereits vorhandene Adressen“-Liste markiert oder aber die Adressverwaltung geschlossen wird.

Löschen einer Adresse#

Um eine Adresse zu löschen, wird die "Rech. an Adressen"-Übersicht des Debitors geöffnet. Über Verwalten – Löschen kann der markierte Datensatz gelöscht werden.

Einmaladressen in Einkaufs- und Verkaufsbelegen#

Einmaladressen gelten nur einmalig für den Beleg, in dem sie erfasst werden. Die Hinterlegung der Einmaladressen für Einkaufs- und Verkaufsbelege wird in der jeweiligen Belegkarte vorgenommen. Da die Vorgehensweise bei allen Belegarten gleich ist, wird im Folgenden der Ablauf anhand eines Verkaufsauftrages gezeigt.

Folgende Belegarten wurden um die Einmaladressen erweitert:

Bereich Einkauf:

• Anfrage
• Bestellung
• Rechnung
• Gutschrift
• Einkaufsreklamation

Bereich Verkauf

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung

Auswahl Einmaladresse im Verkaufsauftrag#

Im Verkaufsauftrag werden zunächst die Adressen aus der Adressverwaltung eingesteuert.

Ist der Verkaufsauftrag angelegt, können zu diesem Beleg auf dem Inforegister "Allgemein" die Anzahl der Einmaladressen angezeigt werden.

Durch Klick auf den Assist Button wird die Einmaladressverwaltung aufgerufen.

Es werden die Bereits vorhanden Adressen angezeigt. Wird eine Adresse markiert, kann diese über das Menüband bearbeitet oder gelöscht werden. Über "Neu" kann zudem eine neue Adresse angelegt werden. Hierbei gilt die gleiche Vorgehensweise, wie zuvor beschrieben. Zusätzlich dazu muss ein Anschriftssteuerungscode hinterlegt werden, der definiert, in welchen Folgebelegen diese Adresse verwendet werden soll.

Ist im Anschriftssteuerungscode beispielsweise nur die Lieferung ausgewählt, so wird im Verkaufsauftrag auf dem Inforegister "Lieferung und Abrechnung" die "Lief an Adresse" die Einmaladresse eingetragen, nicht aber unter "Rech. an Adresse". Die Lieferung erfolgt somit an die Einmaladresse und die Rechnung an die Stammadresse.

Die Einmaladresse muss zudem ein Von-/ Bis Datum erhalten in dessen Zeitraum diese zur Auswahl gültig ist.

Das Löschen und Ändern der Einmaladressen erfolgt ebenfalls über die Einmaladressverwaltung, analog den Bearbeitungsoptionen bereits zuvor beschriebener Adressen.