Sondereinzelfertigung#
Das Modul Sondereinzelfertigung (SEF) bietet eine strukturierte Darstellung des Herstellungsprozesses individuell gefertigter Hilfsmittel aus den folgenden Bereichen:
- Orthopädietechnik (OT)
- Orthopädieschuhtechnik (OST)
- Reha Sonderbau
Die Grundlage für dieses Modul ist die Montage sowie das Modul Technik & Wartung.
Der "Call-Bearbeitungsstatus" ermöglicht jederzeit die Einsicht in den Bearbeitungsfortschritt des Produkts und unterstützt eine strukturierte Aufgabenverteilung zwischen der Technikabteilung und dem Vertriebsinnendienst.
Eine Vor- und Nachkalkulation ist innerhalb dieses Moduls nicht vorgesehen.
Hinweis
Das Modul Sondereinzelfertigung (SEF) ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist. Zusätzlich muss das Modul Technik & Wartung ebenfalls lizenziert und aktiviert sein.
Einrichtung#
SEF-Planung Einrichtung#
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SEF-Auftragsnummern | Hinterlegung der Nummernserie für die SEF-Aufträge. |
| Service Call Nummern | Hinterlegung der Nummernserie der Calls. |
| Standard-Buchungscode | Gibt den Standard-Buchungscode an. Wird standardmäßig mit "UV" vorbelegt. |
| Service-In-Haus-Lagerort Service-In-Haus-Lagerplatz |
Standardfertigungslagerort bzw. -lagerplatz, welcher bei Call-Anlage übernommen wird. Ist in der Zuständigkeitseinheit bereits etwas hinterlegt, wird dieser Wert überschrieben. |
| SEF Prozessart | SEF (Falls noch nicht vorhanden, muss diese zuerst manuell angelegt werden). |
| SEF Belegart | SEF (Falls noch nicht vorhanden, muss diese zuerst manuell angelegt werden). |
Inforegister Verbrauchs Buch.-Blätter#
In diesem Inforegister werden die Buchblätter für die Verbrauchsbuchungen der Artikel im SEF-Auftrag/Montageauftrag hinterlegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Artikel Buch.-Blattvorlage | Hinterlegung der Buchblätter für die Verbrauchsbuchung der Artikel im SEF-Auftrag / Montageauftrag. |
| Artikel Buch.-Blattname | Gibt den Namen des Buchblatts an. Das Feld wird nach Auswahl der Buch.-Blattvorlage automatisch gefüllt. |
Stammdaten#
Zuständigkeitseinheit#
Unternehmen mit mehreren Standorten ordnen MitarbeiterInnen und Kunden bestimmten Zuständigkeitseinheiten zu. Diese müssen auch bei der Sondereinzelfertigung berücksichtigt werden. Sind die Zuständigkeitseinheiten gepflegt, werden sie automatisch in den Call eingesteuert. Im SEF-Auftrag können zwei Felder in der Zuständigkeitseinheit auf dem Inforegister "KUMAVISION healthcare" bearbeitet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Produktion Lagerort Lagerplatz Code |
Hinterlegen des Herstellungslagerorts und Standardlagerplatz der einzelnen Filiale. Diese Werte übersteuern die Einträge der SEF-Planung Einrichtung. |
Kundenservice Prozessarten#
In den "Kundenservice Prozessarten" werden die spezifischen Prozesse definiert, die im Rahmen der Sondereinzelfertigung angewendet werden. Die Prozessart für die Sondereinzelfertigung wird im Call ausgewählt und legt somit die weiteren vordefinierten Prozessschritte fest. Da bei der Sondereinzelfertigung ausschließlich die Prozessart "SEF" von Bedeutung ist, erfolgt an dieser Stelle keine weitere Erläuterung.
Weiterführende Informationen bezüglich der Kundenservice Prozessarten finden Sie im Abschnitt "Wiedereinsatz - Kundenservice Prozessarten".
Kundenservice Belegarten#
In den "Kundenservice Belegarten" werden die einzelnen Belege definiert, die benötigt werden, um den Prozess abzubilden. Dabei können mehrere Belegarten pro "Basis Belegart" definiert werden. Da für die Sondereinzelfertigung im Call nur der Beleg "SEF-Auftrag" relevant ist, an dieser Stelle keine weitere Erläuterung der Belegarten.
Weiterführende Informationen bezüglich der Kundenservice Belegarten finden Sie im Abschnitt "Wiedereinsatz - Kundenservice Belegarten".
Technik Bearbeitungsstatus und Informationsvorlagen#
Auf Grund der Trennung zwischen kaufmännischer und orthopädietechnischer Abwicklung einer Sondereinzelfertigung müssen einige "Technik Bearbeitungsstatus" in KUMAVISION healthcare365 gepflegt werden. Dies ermöglicht es, eine Genehmigung zur Herstellung direkt über eine Informationsanforderung dem Call und SEF-Auftrag zurückzumelden und ohne Verzögerung mit der Herstellung zu beginnen.
Der Status einer Informationsvorlage wird über die sogenannten "Komm. Status Vorlagen" abgebildet. In diesen Vorlagen können zusätzlich die Bearbeitungsstatus je Status der Informationsvorlage eingepflegt werden.
Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Informationsmanagement - Informationsvorlagen".
Technik Bearbeitungsstatus#
Jedem Prozessschritt in der "Kundenservice Prozessart" für die Sondereinzelfertigung muss einen Start- und Abschlussstatus zugewiesen bekommen. Beim Start bzw. Abschluss wird der jeweilige Status automatisch systemseitig gesetzt.
Folgende Technik Bearbeitungsstatus sind für die Call-Bearbeitungsstatusabfolge für die Sondereinzelfertigung relevant:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| 20A T-KV SCHÄTZ | Der Call erhält diesen Status direkt nach der Call-Erstellung und behält ihn bis im SEF-Auftrag die Planung abgeschlossen wird. |
| 21A T-KV ERMITTELT | Sobald die Planung im SEF-Auftrag abgeschlossen ist, erhält der Call diesen Status. |
| 31A KV GEN | Nach Versand und Rückantwort bzw. Genehmigung des Kostenvoranschlags verändert sich der Bearbeitungsstatus automatisch auf "KV genehmigt". |
Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Technik & Wartung - Technik Bearbeitungsstatus".
Informationsvorlagen#
Für die Sondereinzelfertigung ist eine separate Informationsvorlage anzulegen. Hierfür können die bereits vorliegenden Informationsanforderungen verwendet und bei Bedarf ergänzt bzw. angepasst werden.
Weitere Informationen zur Erstellung von Informationsvorlagen finden Sie unter dem Abschnitt "Informationsmanagement - Informationsanforderungen".
Artikel#
Für die Nutzung der Sondereinzelfertigung müssen Artikel für die zu herzustellenden Produkte erstellt werden, zum Beispiel eine Oberschenkelprothese. Im Folgenden werden ausschließlich die Einrichtungen beschrieben, die bei der Erstellung eines Montageartikels besonders relevant sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Inforegister Beschaffung | |
| Beschaffungsmethode | Die Beschaffungsmethode muss auf "Montage" gesetzt werden, um festzulegen, dass der Artikel gefertigt wird. |
| Buchungsmethode | Die Buchungsmethode muss auf "manuell" gesetzt werden. |
| Montagerichtlinie | Die Montagerichtlinie muss auf "Lagerfertigung" gesetzt werden. |
| Montagestückliste | Die Montagestückliste muss auf "Ja" gesetzt werden. |
| Inforegister Artikelverfolgung | |
| Artikelverfolgungscode | In diesem Feld ist zu vermerken, dass der Artikel einer Seriennummernpflicht unterliegt. |
| Seriennummern | In diesem Feld kann der Nummernkreis für die Seriennummern festgelegt werden. |
| Inforegister healthcare | |
| Technik Befundungsgruppe | Eine Technik-Befundungsgruppe kann eingetragen werden, um analysierte Defekte strukturiert zuzuordnen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Wiedereinsatz - Technik Befundungsgruppen". |
| SEF-Planung Pflicht | Der Schalter "SEF-Planung Pflicht" in Verbindung mit der Planart "SEF" im Vertrag ermöglicht es, aus dem Lieferplan heraus den Aufruf zur Erstellung des SEF-Auftrages zu generieren. |
Montagestücklisten#
Zur vollständigen Abbildung vertragsrelevanter Komponenten von individuell angefertigten Hilfsmitteln kann es bei bestimmten Vertragskonstellationen sinnvoll sein, Ressourcen mit oder ohne Arbeitstypen zu hinterlegen. Gegebenenfalls werden Techniker-Ressourcen benötigt, die entsprechend im Vertrag und in der Montagestückliste vermerkt werden müssen.
Weitere Informationen zur Ressourceneinrichtung finden Sie unter: "So richten Sie eine Ressource ein"
Vertrag#
Vertragskopf#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planart | Bei Verträgen für die Sondereinzelfertigung wird die Planart auf "SEF" gesetzt (muss bei Bedarf erst manuell angelegt werden). |
| Vorgangsart | Wird je nach Produktgruppe ausgewählt. |
| Vertragsart | Es wird empfohlen die Art "Vertrag zum Rechnungsempfänger oder Preisfindungsdebitor" zu wählen. |
Vertragsversion#
Auf dem Inforegister "Perioden" wird in der Spalte "Periode" "SEF" angegeben und die entsprechende Informationsvorlage ausgewählt.
Auf dem Inforegister "Zeilen" wird in der ersten Zeile stets der zu erstellende Artikel eingetragen. In den nachfolgenden Zeilen werden die benötigten Komponenten und Ressourcen festgelegt.
Prozessablauf#
Der Prozess beginnt mit dem Einscannen der Verordnung. Ein Lieferplan wird in Verbindung mit dem entsprechenden Vertrag erstellt. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vertragsperiode "SEF" manuell auf der Seite "Vertragsauswahl" eingetragen wird, um die relevanten Vertragspositionen anzuzeigen.
Nach Auswahl des Vertrags wird die ausgewählte Vertragszeile mit "OK" bestätigt. Der erstellte Lieferplan wird freigegeben, wodurch die Lieferplanzeilen generiert und die Infoanforderungen angelegt werden. Die Rezeptanforderung kann in diesem Fall bereits auf "OK" gesetzt worden sein, sofern das Rezept bereits über die ebox bearbeitet wurde.
Im Anschluss wird im Lieferplan über die Funktion "Call erstellen" ein Call erstellt.
Call Bearbeitung#
Auf dem Inforegister "Allgemein" des Calls wird die Prozessart "SEF" automatisch gesetzt, wenn diese als Prozessgruppe dem Vertrag zugeordnet ist und als einzige Prozessart in der Gruppe hinterlegt ist. Nicht automatisch ausgefüllte Felder können bei Bedarf entsprechend der normalen Call-Erstellung ausgefüllt werden.
In den Call-Zeilen wird der Montageartikel automatisch eingetragen. Der zugeordnete Vertrag, sofern vorhanden, kann ebenfalls hier eingesehen werden. Gegebenenfalls kann eine Befundungsgruppe hinzugefügt werden.
Im Bereich "Verknüpfte Belege" werden die erforderlichen Prozesse bzw. die dazugehörigen Belege dargestellt, welche auf Basis der Prozesse initiiert werden. Die Zeilen werden entsprechend den Prozessarten angezeigt und können jederzeit manuell bearbeitet, gelöscht oder um weitere Belegarten ergänzt werden. Bei Sondereinzelfertigungen wird ausschließlich die Belegart "SEF-Auftrag" benötigt.
Die Erstellung des Calls erfolgt im Rahmen der Lieferplan-Erstellung durch den Innendienst. Die weitere Bearbeitung des Calls erfolgt durch die Technik.
Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Technik & Wartung - Call".
SEF-Auftrag#
Der SEF-Auftrag dient zur Erfassung der geplanten und tatsächlich verbrauchten Komponenten zur Erstellung des Montageartikels. In diesem Auftrag sind keine vertrags- oder abrechnungsrelevanten Daten enthalten.
Über die Funktion "Erstelle Call Belege" im Menüband des Calls, wird ein SEF-Auftrag erstellt. Dieser kann über die erstellte Belegnummer, welche bei den verknüpften Belegen zu finden ist, geöffnet werden. Die Bearbeitung des SEF-Auftrags erfolgt durch die Technikabteilung.
Durch das Erstellen des SEF-Auftrags wird der Bearbeitungsstatus im Call auf "20A T-KV SCHÄTZ" gesetzt.
Inforegister Allgemein#
Auf dem Inforegister "Allgemein" werden die Kundendaten und Stammdaten aus dem Call angezeigt.
Inforegister SEF-Auftragszeilen#
Sobald der Technikabteilung bekannt ist, welche Passteile für die Erstellung des Montageartikels benötigt werden, können diese im SEF-Auftrag unter "Stücklistenkomponenten" ausgewählt werden, indem die jeweilige Menge eingetragen und mit "Ok" bestätigt wird.
Die eingetragenen Komponenten werden anschließend im Inforegister "Kostenvoranschlag" angezeigt.
Inforegister Kostenvoranschlag#
Mithilfe der Funktion "Lagerbestandsdatenübersicht" im Zeilenmenü können die aktuellen Lagerbestände je Zeile bzw. Komponente eingesehen und geprüft werden.
Alternativ kann ein Artikel in der Planungszeile als "Dispo. Freigegeben" gekennzeichnet werden. Dies führt dazu, dass dieser Artikel im Bestellarbeitsblatt dem Einkauf zur Bestellung vorgeschlagen wird, sofern im hinterlegten Lagerort kein Bestand vorhanden ist.
Für welchen Lagerort das Bestellarbeitsblatt generiert wird, ist einrichtungsabhängig.
Folgende Hierarchie ist hierbei gegeben:
- Falls ein Technik-Lagerort in der Zuständigkeitseinheit hinterlegt ist, wird dieser bevorzugt ausgewählt.
- Falls kein Lagerort in der Zuständigkeitseinheit hinterlegt ist, wird der im Artikel angegebene Lagerort ermittelt.
- In letzter Instanz wird der in der "SEF-Planung Einrichtung" hinterlegte Standard-Lagerort verwendet.
Nach Auswahl aller relevanten Komponenten und Prüfung der Bestände wählen Sie "Planung abschließen". Der Bearbeitungsstatus ändert sich anschließend auf "21A T-KV ERMITTELT".
Erstellung des Kostenvoranschlags#
Anhand der ausgewählten Komponenten kann der Vertriebsinnendienst nun den Kostenvoranschlag über den Abrechnungsplan erstellen.
Nach Genehmigung des Kostenvoranschlags durch den Innendienst beginnt der Herstellungsprozess mit Weitergabe an die Technik. Der Bearbeitungsstatus des Calls ändert sich auf "31A KV GEN".
Verbrauchszeilen editieren und verbuchen#
Die Technikplanzeilen können mithilfe der Funktion "Planungs- und Verbrauchszeilen übernehmen" in das Inforegister "Verbrauchszeilen Material/Ressourcen" übertragen werden.
Hier können bei Bedarf weitere Verbrauchszeilen ergänzt werden, sofern diese verbaut wurden und nicht abrechnungsrelevant sind. Auch die Mengen der Artikel können hier bei Bedarf angepasst werden.
In den Verbrauchszeilen werden je Artikel der Lagerort und Lagerplatzcode ergänzt.
Im Anschluss können, sofern notwendig, die Serien- und Chargennummern der Artikel eingetragen werden.
Hinweis
Wenn für ein seriennummernpflichtiger Artikel aus der Montagestückliste die Menge >2 in den Planzeilen (Inforegister Kostenvoranschlag) eingetragen wird, erscheint er mehrfach in den Verbrauchszeilen. So können mehrere Seriennummern hinterlegt werden.
Nach der Befüllung der Verbrauchszeilen, wird für den Montageartikel in der SEF-Auftragszeile auch ein Lagerort und Lagerplatz bestimmt. Hierdurch wird festgelegt, wo der fertige Artikel vor Auslieferung gelagert wird. Daraufhin kann dem Artikel eine Seriennummer über die Funktion "Seriennr. Vergeben" zugeteilt werden.
Nach Hinterlegung der Lagerdaten und Vergabe der Seriennummer erfolgt die Abwicklung des kaufmännischen Prozesses.
Verkaufsauftrag erstellen#
Über die Aktion "Technikauftrag – Verkaufsauftrag erstellen" im SEF-Auftrag kann der Verkaufsauftrag generiert werden. Im Hintergrund wird gleichzeitig ein Montageauftrag erstellt und freigegeben sowie die Kommissionierung erstellt und registriert.
Durch die Buchung des Montageauftrags werden alle Verbräuche der einzelnen Komponenten erfasst, wodurch die Einhaltung des Werteflusses sichergestellt wird.
Es werden sowohl für den Montageartikel als auch für die verbrauchten Stücklistenkomponenten Artikelposten gebildet.
- Postenart Montage Artikel = Montage Ausgabe
- Postenart Komponenten = Verbrauch für Montage
Zum Schluss wird die Aktion "SEF-Auftrag abschließen" manuell im SEF-Auftrag ausgelöst. Der Call kann ebenfalls beendet werden. Alternativ kann in den Kundenservice Prozessarten festgelegt werden, dass der Call automatisch geschlossen wird.
Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Technik & Wartung - Kundenservice Prozessarten".
Montageauftrag#
Der Montageauftrag wird bei Erstellung des Verkaufsauftrags automatisch generiert und dient nur zur Verbrauchsbuchung. Das Öffnen oder Bearbeiten des Montageauftrags ist nicht notwendig. Die Verbrauchsbuchung erfolgt automatisch inkl. aller notwendigen Prozessschritte.
Falls der Zugriff auf den gebuchten Montageauftrag erforderlich ist, kann dieser über die Anwendersuche über den Suchbegriff "Gebuchte Montageaufträge" aufgerufen werden.
Auslieferung und Abrechnung#
Der generierte Verkaufsauftrag steht im Lieferplan zur Lieferung bereit und kann mit dem Warenausgang geliefert werden.
Im Marketing Cockpit kann auf der Kontaktkarte nach der Lieferung des Montageartikels die gelieferte Seriennummer auf dem Inforegister "Information" unter "Seriennummer Information" eingesehen werden. Die zugehörigen Stücklistenkomponenten werden in den Artikel-/Gerätezuordnungsposten aufgelistet. Die Liste kann über die gleichnamige Funktion in der Seriennr.-Informationskarte aufgerufen werden.
Nach Erstellung und Buchung des Warenausgangs im Verkaufsauftrag muss zur Erstellung der Rechnung noch die manuelle Anpassung des Fehlercodes in der Abrechnungsplanzeile erfolgen.
Die APE wird automatisch auf Fehlercode „ABWARTEN“ gesetzt, damit die Rechnung nicht ohne finale Prüfung über den Rechnungslauf automatisch erstellt und keine vorzeitige Abrechnung erfolgt.
Über "Fehlercode setzen" kann der Fehlercode auf "FREIGABE" angepasst werden. Nun ist ein Rechnungsabruf möglich.