Kürzungsdokumentation#
Mittels der "Kürzungsdokumentation“, welche in KUMAVISION healthcare365 verfügbar ist, können Sie Retaxierungen/Absetzungen der Kostenträger zu Rechnungen verwalten, diese be- und auswerten sowie infolgedessen Maßnahmen ergreifen, um die Retaxierungs-Quote zu reduzieren.
Des Weiteren agiert die Kürzungsdokumentation direkt mit den zugehörigen Tabellen aus der Finanzbuchhaltung, so dass beim Ausziffern von Rechnungen direkt erkannt wird, für welche Rechnung kein Zahlungseingang zu erwarten ist oder auch, welche Rechnungen nicht in den Mahnlauf kommen.
Einrichtung#
Rückgabe / Aktivitäten Codes#
Rufen Sie die Seite "Rückgabe/Aktivitäten Codes“ über die Anwendersuche auf. Hinterlegen Sie die für Ihr Unternehmen passenden Rückgabegründe sowie die Aktivitäten.
Hinweis
Erfassen Sie bei den Rückgabegründen auch die "Abrechenbare Wahrscheinlichkeit“ in %.
Beispiel:
Fehlt ein abrechnungsrelevantes Kennzeichen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass der Rechnungsbetrag durch Korrektur und erneutes, korrigiertes Einreichen später voll erstattet wird. Sind Versicherte verstorben und wurden irrtümlich weiter beliefert, ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, die Kosten von der Kasse erstattet zu bekommen.
Beispieleinrichtung:
| Art | Code | Beschreibung | % |
|---|---|---|---|
| Rückgabegrund | ABR_KENNZEICHEN | Abrg.relev. Kz falsch/fehlt (LKZ, LEGS, HMV, etc.) | 100 |
| Rückgabegrund | FALSCHER BETRAG | Falscher Betrag | 20 |
| Rückgabegrund | GEN_FEHLT | Genehmigung fehlt | 90 |
| Rückgabegrund | RZ_FALSCH | Rezept falsch | 90 |
| Rückgabegrund | RZ_FEHLT | Rezept fehlt | 90 |
| Rückgabegrund | TOT | Kunde verstorben | 10 |
| Aktivität | ARZT | Arzt kontaktieren | 0 |
| Aktivität | GUTSCHRIFT | Gutschrift, keine Neuberechnung | 0 |
| Aktivität | GUTSCHRIFT_RE | Neuberechnung nach Gutschrift | 0 |
| Aktivität | KUNDE | Kunde kontaktieren | 0 |
| Aktivität | RETOUR | Erneut eingereicht ohne Änderungen | 0 |
| Aktivität | VERTRAG_INFO | Info an Vertragsabteilung | 0 |
| Aktivität | VERTRAG_KORR | Korrektur durch Vertragsabteilung | 0 |
| Aktivität | VORGANG | Vorgang korrigiert | 0 |
Fehlerbewertungen#
Rufen Sie die Seite "Fehlerbewertung“ über die Anwendersuche auf. Bitte legen Sie hier die für Ihr Unternehmen passenden Codes für die Fehlerbewertung an.
Beispieleinrichtung:
| Code | Beschreibung |
|---|---|
| F001 | Falsche Stammdaten |
| F002 | Fehlende Dokumen |
| F003 | Rezept fehlerhaft, falsch |
| F004 | Bearbeitungsfehler Kostenträger |
| F005 | Bearbeitungsfehler Rechnungsabtlg. |
Hinweis
Fehlerbewertungen als auch Aktivitäten und Rückgabegründe können jederzeit nach Bedarf im laufenden Betrieb ergänzt werden.
Abschlussaktionen#
Rufen Sie die Seite "Abschlussaktionen“ über die Anwendersuche auf. Bitte legen Sie hier die für Ihr Unternehmen passenden Codes für Abschlussaktionen an.
Beispieleinrichtung:
| Code | Beschreibung |
|---|---|
| A001 | Gutschrift, keine Berechnung |
| A002 | Gutschrift, Korrektur, Neuberechnung |
| A003 | Neueinreichung |
Kürzungsoptionen#
Rufen Sie die Seite "Kürzungsoptionen" über die Anwendersuche auf. In den Kürzungsoptionen werden Ihnen die angelegten Fehlercodes und Abschlussaktionen nochmal zusammengefasst dargestellt.
Abwarten Kennzeichen#
In Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung wird ein Code in "Gründe Abwarten“ angelegt, welcher für "Retaxierung/Absetzung“ verwendet werden soll. (Funktion: Mahnsperre in Debitorenposten)
Beispieleinrichtung:
| Code | Beschreibung |
|---|---|
| RET | Retaxierung/Absetzung |
Ablauf#
Der Best Practice Ablauf gestaltet sich wie folgt:
- Posteingang der Retaxierung/Absetzung
- Absetzungsdokument mit Barcode versehen
- Weiterleitung aller Unterlagen an die zuständigen MitarbeiterInnen im Innendienst
- Dokumenten Originalversand zu den jeweiligen Rechnungen stornieren
- Barcodevormerkung in der gebuchten Verkaufsrechnung
- Erstellung der Kürzungsdokumentation
- Wiedervorlage zur Bearbeitung an die zuständigen MitarbeiterInnen
- Einscannen des Absetzungsdokuments
- Ablage der Papierunterlagen im Ordner (Fach) "Retaxierung - Absetzung“
- Bearbeitung der Absetzung und Dokumentation in der Kürzungsdokumentationskarte
- Abschlussaktion erfassen und Kürzungsdokumentation abschließen
Wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist bzw. diesen übernimmt, ist von der Unternehmensgröße sowie Organisation der einzelnen Fachabteilungen abhängig und muss gemeinsam mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt werden.
Die einzelnen Prozessschritte innerhalb des Systems sind nachfolgend beschrieben.
Absetzungsdokument mit Barcode versehen#
Ihre Absetzung sollte digitalisiert werden, so dass Sie auch im Nachgang bei Rückfragen jederzeit nachvollzogen werden kann. Um die Absetzung im DMS zu archivieren, versehen Sie diese mit einem Barcodeaufkleber. Nutzen Sie hierfür die üblichen Barcodeaufkleber, die Sie auch für Ihre sonstigen Dokumente verwenden.
Dokumenten Originalversand stornieren#
Mit dem Erhalt einer Absetzung, befinden sich die Original-Unterlagen (Rechnungsbegleitende Dokumente wie z.B. Rezept) wieder beim Leistungserbringer im Haus und müssen somit auch auf "im Haus“ gekennzeichnet werden.
Dies erfolgt über die gleiche Funktionalität wie beim Rechnungsversand, jedoch mit der Option "Versand/Storno“=Storno (Über "Einrichtung ändern“ kann die Vorbelegung angepasst werden).
Barcodevormerkung in der gebuchten Verkaufsrechnung setzen#
Damit das Absetzungsdokument nach dem Einscannen in der gebuchten Rechnung sichtbar ist, wird zunächst eine Barcodevormerkung in der gebuchten Rechnung gesetzt.
Öffnen Sie hierzu die gebuchte Rechnung und führen die Aktion "Barcodevormerkung“ im Menüband aus. Hinterlegen Sie nun die Barcodenummer und wählen die Dokumentenart aus.
Hinweis
Wurden mit einem Absetzungsdokument mehrere Rechnungen abgesetzt, so hinterlegen Sie in allen Rechnungen den gleichen Barcode. Das Dokument wird später, trotz dass es nur einmal eingescannt wurde, in allen Belegen sichtbar sein, wo diese Barcodevormerkung enthalten ist.
Wird eine komplette Sammelrechnung abgesetzt, dann hinterlegen Sie den Barcode nur in der ersten Rechnung (kleinste Rechnungsnummer). In der Übersicht aller Kürzungen kann auf die Sammelrechnung gefiltert und auf die kleinste Rechnungsnummer sortiert werden. MitarbeiterInnen sollten informiert werden, an welcher Rechnung der Beleg ggf. zu finden ist. Alternativ kann auch hier die Barcodevormerkung zu jeder Einzelrechnung hinterlegt werden, analog dem Hinweis zuvor.
Erstellung der Kürzungsdokumentation#
Kürzungsdokumentationsübersicht#
Rufen Sie die Liste "Kürzungsdokumentationsübersicht“ über die Anwendersuche auf.
Es werden alle im System erfassten Kürzungsdokumentationen in der Listenansicht angezeigt. Die Ansicht ist vorgefiltert auf "Archivversionsnr.“=0.
Sie haben hier die Möglichkeit, alle erstellten Kürzungsdokumentationen einzusehen sowie auch neue anzulegen.
Anlegen einer neuen Kürzungsdokumentation#
Die Erstellung einer neuen Rechnungskürzungsdokumentation kann an folgenden Stellen im System erfolgen:
- über die Kürzungsdokumentationsübersicht
- über "Kürzungsdokumentation erstellen“
- direkt über die gebuchte Rechnung
- über den Debitorenposten
Führen Sie über Aktionen die Funktion "Erstelle/Öffne Dokumentation Kürzung“ aus und bestätigen die Meldung mit "Ja“.
Es öffnet sich die Kürzungsdokumentationskarte mit der Version 0.
Erfassen Sie im linken Bereich zunächst die bisher bekannten Details zur Absetzung wie:
- Fremdvorgangsnr.
- Rückgabegrund Code
- Information
- Tätigkeitscode 1
- Posteingangsdatum
- Datum der Kürzung
- Gekürzter Betrag
und setzen Sie über die Aktion "Abwarten setzen“ im Menüband das "Abwartenkennzeichen“ damit der Debitorenposten nicht angemahnt wird.
Wiedervorlage zur Bearbeitung an die zuständigen MitarbeiterInnen#
Erstellen Sie aus der Kürzungsdokumentationskarte heraus eine Wiedervorlage an die zuständigen MitarbeiterInnen bzw. das zuständige Team.
Führen Sie hierzu im Menüband die Funktion "Wiedervorlage errichten“ aus und bearbeiten die Wiedervorlage.
Über die Aufgabengruppe haben Sie zudem die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsschritte vor zu definieren, die die Bearbeitung dokumentieren.
Einscannen des Absetzungsdokuments#
Scannen Sie das Dokument mit dem Stapeltyp "Barcodevormerkung“ ein. Das Dokument wird automatisch an die zugehörigen Belege archiviert, in denen eine Barcodevormerkung mit dieser Barcodenummer gesetzt wurde.
Bearbeitung der Absetzung und Dokumentation in der Kürzungsdokumentationskarte#
Die zuständigen MitarbeiterInnen öffnen die Wiedervorlage. Über das Menüband wird über "Beleg anzeigen“ die Kürzungsdokumentation aufgerufen.
Es öffnet sich die Kürzungsdokumentationskarte und die Bearbeitung kann durchgeführt werden. Hierzu werden Informationen ggf. ergänzt, Tätigkeiten dokumentiert und Fehlerbewertung durchgeführt.
Je nach Organisation wird die Wiedervorlage noch einmal weitergeleitet an eine/n andere/n MitarbeiterIn bzw. ein anderes Team zur Erstellung der Gutschrift.
Hier erfolgt die Bearbeitung der Wiedervorlage bzw. Kürzungsdokumentation dann wie zuvor. In der Kürzungsdokumentation wird die Tätigkeit sowie die Abschlussaktion dokumentiert. Bestätigen Sie über den Haken im Feld "Korrektur erfolgt“ die Korrektur.
Über die Funktion "Vorgang abgeschlossen setzen“ wird die Bearbeitung abgeschlossen. Automatisch wird das "Abwarten Kennzeichen“ aus den Debitorenposten entfernt und die Kürzungsdokumentationskarte mit "Vorgang abgeschlossen“ = JA gekennzeichnet.
Die Wiedervorlage wird nun ebenfalls über die Funktion "Erledigt“ abgeschlossen.
Weitere Funktionen#
Abrechenbare Wahrscheinlichkeit in %#
Über die "abrechenbare Wahrscheinlichkeit %“, die in der Kürzungsdokumentationsübersicht vorhanden ist, kann beispielsweise eine Auswertung generiert werden.
Fälligkeitsdatum / Abwarten Kennzeichen setzen#
Damit keine Mahnung versendet wird, kann aus der Kürzungsdokumentationskarte über die Funktion "Fälligkeitsdatum setzen“ im Menüband die Fälligkeit im Debitorenposten verändert werden, so dass ein offener Debitorenposen nicht mit in den Mahnlauf geht.
Alternativ kann auch das "ABWARTEN-Kennzeichen“ gesetzt werden.
Belegmerkmal#
Aus der Kürzungsdokumentation können auch Belegmerkmale erstellt werden, d.h. es können standardisierte Briefe und Mitteilungen generiert werden.
Über den Aufruf "Belegmerkmale“ können Sie bei Bedarf ein angelegtes Belegmerkmal erstellen und versenden.
Archivieren einer Kürzungsdokumentation – erneute Absetzung#
Erfolgt eine erneute Absetzung zu einer Rechnung, so kann die bestehende Kürzungsdokumentation archiviert werden. Die "alte“ Version erhält dann die Versionierungsnummer "1" und die aktuelle Version die Nummer "0". Führen Sie hierzu die Funktion "Version archivieren“ im Menüband aus. Die bestehende Version wird archiviert und eine neue erstellt.
Über "Vorgang abgeschlossen zurücksetzen“ wird diese Version 0 dann für die neue Bearbeitung der Absetzung genutzt.
Kürzungsdokumentation für eine komplette Sammelrechnung erstellen#
Führen Sie die Funktion "Kürzungsdoku zu Sammelrechnung anlegen“ aus. Den Aufruf dazu finden Sie im Menüband der Kürzungsdokumentationsübersicht.
Es öffnet sich die Karte zum Erstellen der Kürzungsdokumentationen. Sie haben hier die Möglichkeit, dass das System automatisiert eine Kürzungsdokumentation zu jeder Rechnung dieser Sammelrechnung anlegt mit Ihren hinterlegten Kriterien.
Damit die Änderungen in die jeweiligen Kürzungsdokumentationen übernommen werden, müssen Sie den Haken im Feld "Ändern“ setzen.
Es wurden nun für alle Rechnungen zu dieser Sammelrechnung Kürzungsdokumentationskarten mit den zuvor hinterlegten Parametern angelegt. Diese können nun bei Bedarf einzeln bearbeitet bzw. ergänzt werden.
Änderungen, die sich auf alle zu dieser Sammelrechnung bestehenden Kürzungsdokumentationen auswirken sollen, können auch wieder mittels der Funktion "Kürzungsdoku zu Sammelrechnung ändern“ über das Menüband in der Übersicht oder in einer der Karten direkt erfasst werden.