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DMS Integration#

KUMAVISION healthcare Einrichtung#

In der KUMAVISION healthcare Einrichtung werden auf dem Inforegister "DMS Integration" spezifische DMS Einrichtungen vorgenommen.

Inforegister DMS Integration#

Feld Beschreibung
Nummernserie IM Dokument Die Nummernserie wird benutzt, wenn neue Einträge in die DI-IM Dokument erzeugt werden. Dieses ist z.B. bei der Funktion "zurück in die eBox“ der Fall.
Über ImageUtils-Dienst drucken Der Schalter steuert, ob der Ausdruck über den Dienst erfolgen soll. Die Archivierung oder Verlinkung erfolgt immer. Falls projektspezifisch in die Archivierung oder Verknüpfung eingegriffen werden soll, kann dies über bestehende Ereignisse erfolgen.

Hinweis:
Bei einer gleichzeitigen Nutzung des ImageUtils Service und einer Drittlösung (z.B. Universal Print) beachten Sie bitte die Parameterkombinationen zur Drucksteuerung.
Geschäftspapier vorhanden Es wurde ein Geschäftspapier in der KUMAVISION healthcare Einrichtung geladen. Dieses wird beim Drucken auf jede Seite des Leitdokuments gelegt.
Wasserzeichen für Leitdokument vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die KUMAVISION healthcare Einrichtung geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite des Leitdokuments gelegt. Dieses Wasserzeichen besteht in der Standardkonfiguration aus dem Wort "Kopie“ und dient dazu, dass keine Originalbelege aus dem Archiv nachgedruckt werden können.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente vorhanden Es wurde ein Wasserzeichen in die "KUMAVISION healthcare Einrichtung" geladen. Dieses wird beim Archivieren auf jede Seite der verketteten Dokumente gelegt.
Drucklog nach erfolgreichem Ausdruck löschen Bei der Vorschau, PDF-Erstellung und dem Druck wird ein Eintrag "DMS Druckauftrag“ erzeugt. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird der Eintrag nach erfolgreicher Verarbeitung wieder gelöscht. Im Fehlerfall bleibt der Eintrag immer bestehen. Die Empfehlung für Projekte im Regelbetrieb ist es den Schalter zu aktivieren. Ansonsten müssen ältere Einträge auf der Seite "DMS Druckauftrag“ regelmäßig manuell gelöscht werden.
Archivierungsart Das Feld steuert, ob beim Archivieren von Ausgangsbelegen, die ein verkettetes Dokument beinhalten, nur das Leitdokument einschließlich des verketteten Dokuments archiviert wird oder zusätzlich das Leitdokument separat archiviert wird. Diese globale Einstellung kann bei Bedarf über das gleichnamige Feld in den PrintPortal-Berichten manuell angepasst werden.
Schemafeld für das verkettete Drucken In dem Feld wird das Schemafeld aus dem DMS eingetragen, mit dem die verkettete und nicht verkettete Version der Archivierung unterschieden wird. Standardmäßig heißt das Feld "ANLAGE".

Bei der Archivierung mit Verkettung werden zwei Archiveinträge erzeugt. Der eine Eintrag enthält nur das Leitdokument und besitzt in dem Schemafeld den Wert false. Der DMS-Eintrag mit dem Leitdokument und den verketteten Dokumenten besitzt in dem Schemafeld den Wert true.

Dieses Feld wird dazu benutzt, um bei den FiBu-Mahnungen die Originalrechnung aus dem DMS-Archiv ohne verkettete Dokumente anhängen zu können.

Funktionen im Menüband#

Über den Menüpunkt "DMS“ stehen Ihnen im Menüband folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion Beschreibung
PrintPortal-Berichte anzeigen Die PrintPortal-Verarbeitung gilt nur für die Berichte, die in dieser Auflistung aufgeführt sind. Nur bei diesen (sofern nicht explizit ausgeschlossen) wird verkettet bzw. archiviert.
Geschäftspapier Über die Aktionsgruppe kann ein Geschäftspapier eingelesen bzw. das eingelesene Geschäftspapier wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für Leitdokument Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für das Leitdokument eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.
Wasserzeichen für verkettete Dokumente Über die Aktionsgruppe kann ein Wasserzeichen für die verketteten Dokumente eingelesen bzw. das eingelesene Wasserzeichen wieder gelöscht werden.

Auf der Seite "PrintPortal-Berichte" werden alle Berichte aufgelistet, die über ImageUtils gedruckt und/oder archiviert bzw. verkettet werden.

Feld Beschreibung
Berichts-ID Eindeutige Identifikation des Berichts, der über das PrintPortal verarbeitet werden soll.
Berichtsbezeichnung Bezeichnung des jeweiligen Berichts. Wird automatisch bei der Auswahl der Berichts-ID gefüllt.
Archivierung nur für Einzeldruck Die meisten Ausgangsbelege können für mehrere Datensätze auf einmal erstellt werden (z.B. Stapeldruck für Rechnungen). Damit trotzdem einzelne Belege erstellt werden, die anschließend zum jeweiligen Datensatz archiviert werden können, muss die Requestpage des jeweiligen Berichts um die Felder "KVSMEDOutputMode" und "KVSMEDPrinterName" ergänzt werden.

Soll ein Ausgangsbeleg jedoch ohne Anpassung über das PrintPortal gedruckt und archiviert werden, so kann diese Checkbox aktiviert werden. Voraussetzung für eine Archivierung ist dann die Auswahl nur eines Datensatzes in dem Bericht als Kopfelement. Eine Ablagedefinition (DMS/ECM-Interface) bzw. ein Fieldmapping (KUMAConnect) muss für die entsprechende Tabelle ebenfalls vorhanden sein.
Archivierungsart Das Feld steuert, ob beim Archivieren von Ausgangsbelegen, die ein verkettetes Dokument beinhalten, nur das Leitdokument einschließlich des verketteten Dokuments archiviert wird oder zusätzlich das Leitdokument separat archiviert wird.
Verkettung ignorieren Aktivieren Sie die Checkbox, falls Sie für die Berichte das PrintPortal verwenden, jedoch eine Verkettung ignorieren möchten. Für den Rezeptdruck sollte diese und zusätzlich die Checkbox "Keine Archivierung" aktiviert sein.
Keine Archivierung Aktivieren Sie die Checkbox, falls Sie für die Berichte das PrintPortal verwenden, jedoch keine Archivierung möchten. Für den Rezeptdruck sollte diese und zusätzlich die Checkbox "Verkettung ignorieren" aktiviert sein.

Mit den verschiedenen Parametern zur Steuerung von

  • Druck
  • Archivierung
  • Verkettung

ergeben sich folgende wesentliche Parametrierungsmöglichkeiten. Wichtiges Unterscheidungskriterium ist hierbei, ob der Druck über den ImageUtils Service oder einer Drittlösung (z.B. Universal Print) erfolgen soll.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass nur der Druck über den ImageUtils Service die Anforderungen der Schachtsteuerung bei ausgewählten verketteten Dokumenten (diverse Schachtwechsel innerhalb eines Dokuments) unterstützt.

Parametrierung Fall 1 Fall 2 Fall 3 Fall 4 Fall 5 Fall 6
Über ImageUtils drucken
(Ja/Nein, Global)		 Ja Ja Ja Nein Nein Nein
PrintPortal-Bericht
(Hinterlegung pro Bericht)		 Ja Nein Ja Ja Ja Nein
keine Archivierung
(Ja/Nein, pro Bericht)		 Nein nicht parametrierbar Ja Nein Ja nicht parametrierbar
Verkettung ignorieren
(Ja/Nein, pro Bericht)		 Nein nicht parametrierbar Ja Nein Ja nicht parametrierbar
Ausgeführte Funktion
Archivierung Ja Nein Nein Ja Nein Nein
Verkettung Ja Nein Nein Ja Nein Nein
Druck über ImageUtils Service Ja Nein Ja Nein Nein Nein
Druck über Drittlösung
(z.B. Universal Print)		 Nein Ja Nein Ja Ja Ja

ImageUtils Service#

KUMAVISION stellt mit dem ImageUtils Service eine lokale Service Komponente zur Verfügung, die folgende wesentliche Funktionsbereiche umfasst:

  • Verkettung von Dokumenten
  • PDF-Erstellung
  • Lokale Druckeransteuerung

Hinweis

ImageUtils Service ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.

Hinweis

Die Installation und Konfiguration müssen durch einen Administrator erfolgen.

Druckeinrichtung#

Um die Druckeinrichtung für die Verwendung des ImageUtils Service vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Druckerverwaltung" auf. Die Drucker für den ImageUtils Service werden über "E-Mail drucken > Einen "E-Mail-Drucker hinzufügen" im Menüband als E-Mail-Drucker angelegt.

Weiterführende Informationen finden Sie unter: Standarddrucker festlegen

Beispielkonfiguration:

Feld Wert Bemerkung
Drucker-ID WARENEINGANG_LINKS Muss identisch zur Benennung des Druckernamens sein (Windows Einrichtung)
Beschreibung Wareneingangsbereich links
Drucker-E-Mail-Adresse we_links@cronus.de
Papierformat A4 Papier (210 mm x 297 mm) Muss der Windows Einrichtung entsprechen.
Querformat Nein Einstellung wird an den ImageUtils Service übergeben.
E-Mail-Betreff Gedruckte Kopie
E-Mail-Text (optional)

Nach der erfolgreichen Einrichtung steht Ihnen der Drucker über die Druckerauswahl zur Verfügung.

Bridge-App für das Modul "DMS & ECM Interface"#

Die Bridge-App integriert das Modul "DMS & ECM Interface" in KUMAVISION healthcare365. An dieser Stelle der Onlinehilfe werden die Erweiterungen an dem Modul "DMS & ECM Interface" und KUMAVISION healthcare365 beschrieben.

Die nachfolgenden Anpassungen beziehen sich sowohl auf die Archivsystemart Microsoft1 SharePoint Online wie auch auf Hyland Saperion2 ECM.

Allgemeine Erweiterungen in KUMAVISION healthcare365#

Infobox "Dokumente"#

Folgende Seiten wurden mit der Dokumenten-Infobox aus dem Modul "DMS & ECM Interface" erweitert:

  • Bankkontokarte
  • Bankkonten
  • Info. Anforderungskarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Vorgangskarte
  • Vorgänge
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Einkaufsbestellungen
  • Verkaufsaufträge
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Seriennr.-Informationsliste
  • Reg. Bestellbestätigungsmahnung

Hinweis

Eine Infobox kann für registrierte Lieferanmahnungen nicht integriert werden.

Zurück in die eBox#

Über die Aktion "Zurück in die eBox“ können falsch zugeordnete Archiveinträge bei einem Datensatz entfernt und in die eBox des aktuellen Benutzers zurückgebracht werden, damit diese Dokumente noch einmal neu zugeordnet werden können.

Beim Aufruf der Funktion werden alle Archiveinträge zu dem aktuellen Datensatz angezeigt (dieses kann bei sehr vielen Dokumenten eine lange Zeit in Anspruch nehmen). Anschließend können Sie den oder die Einträge markieren, die wieder in die eBox zurückgebracht werden sollen. Pro ausgewählten Datensatz muss noch ein DI-Dokumententyp angegeben werden. Die Einträge in der eBox gelten dann schon als geprüft.

In folgenden Seiten ist die Aktion eingefügt:

  • Bankkontokarte
  • Rahmenbestellung
  • Rahmenauftrag
  • Kontaktkarte
  • Debitorenkarte
  • Info. Anforderungskarte
  • Artikelkarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Geb. Einkaufsgutschrift
  • Geb. Einkaufsrechnung
  • Geb. Einkaufslieferung
  • Geb. Verkaufsgutschrift
  • Geb. Verkaufsrechnung
  • Geb. Verkaufslieferung
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsgutschrift
  • Einkaufsanfragearchiv
  • Einkaufsreklamation
  • Ressourcenkarte
  • Verkaufsgutschrift
  • Verkaufsrechnung
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsauftragsarchiv
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsangebotsarchiv
  • Verkaufsrücknahme
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Kreditorenkarte
  • Reg. Bestellbestätigungsanmahnung

Barcodevormerkung#

Für ein nachgelagertes Scannen von Dokumenten wurde in einigen Fenstern die Aktion "Barcodevormerkung" eingefügt. Hierdurch wird ein Eintrag in der Tabelle "DMS Barcode“ erstellt. Beim Aufrufen der Funktion muss der Barcode eingegeben werden, der sich auf dem zu scannenden Dokument befindet und eine Dokumentenart ausgewählt werden.

In folgenden Fenstern ist die Aktion eingefügt:

  • Bankkontokarte
  • Rahmenbestellung
  • Rahmenauftrag
  • Kontaktkarte
  • Debitorenkarte
  • Info. Anforderungskarte
  • Artikelkarte
  • Marketing Cockpit
  • Gebuchte Rücksendung
  • Gebuchte Rücklieferung
  • Vorgangsperiodenkarte
  • Geb. Einkaufsgutschrift
  • Geb. Einkaufsrechnung
  • Geb. Einkaufslieferung
  • Geb. Verkaufsgutschrift
  • Geb. Verkaufsrechnung
  • Geb. Verkaufslieferung
  • Einkaufsrechnung
  • Einkaufsbestellung
  • Einkaufsanfrage
  • Einkaufsgutschrift
  • Einkaufsanfragearchiv
  • Einkaufsreklamation
  • Ressourcenkarte
  • Verkaufsgutschrift
  • Verkaufsrechnung
  • Verkaufsauftrag
  • Verkaufsauftragsarchiv
  • Verkaufsangebot
  • Verkaufsangebotsarchiv
  • Verkaufsrücknahme
  • Seriennr.-Informationskarte
  • Kreditorenkarte
Angabe Unterverzeichnis bei Barcodevormerkung#

Bei manuellen Barcodevormerkungen kann auch ein Unterverzeichnis angegeben werden, wenn dieses in der Ablagedefinition für den entsprechenden Datensatz hinterlegt ist. Bei der Archivierung des gescannten Dokuments wird dann das entsprechende Unterverzeichnis an das Verzeichnis angefügt, das in der Ablagedefinition hinterlegt ist.

Automatische Erstellung von Barcodevormerkungen#

In folgenden Fenstern befindet sich in KUMAVISION healthcare365 ein Eingabefeld für den Barcode:

  • Wareneingang
  • Ungebuchte EK-Rechnung
  • Ungebuchte EK-Gutschrift

Das Feld dient dazu einen Barcode eingeben zu können, der auf Papierdokumente vom Lieferanten aufgebracht wird (z.B. über einen Tastaturscanner) und zu einem späteren Zeitpunkt dann diese Papierdokumente zu scannen. Da in der Zwischenzeit diese Vorgänge in KUMAVISION healthcare365 bereits gebucht wurden, wird durch die HC DMS/ECM Bridge beim Buchen der obigen Dokumentenarten eine Barcodevormerkung für das gebuchte Dokument mit dem eingegebenen Barcode erstellt. Hierdurch wird dann das gescannte Dokument automatisch dem gebuchten Beleg zugeordnet.

Erweiterung KUMAVISION healthcare Einrichtung#

Die Einrichtung wurde um Felder ergänzt, mit denen der Name des Indexfeldes in dem DMS/ECM hinterlegt werden kann. Durch die HC-DMS/ECM-Bridge wird zu den Feldern ein Lookup zur Verfügung gestellt, damit der Wert ausgewählt werden kann.

Erweiterungen in DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#

Die Dokumentenablage Einrichtung wurde um das Feld "Standard Ablagedefinition“ erweitert. Es muss eine Ablagedefinition hinterlegt werden. Aus dieser Ablagedefinition wird die Dokumentenbibliothek benutzt, um den Seiten- und Bibliothekname zu ermitteln, falls beim Archivieren über das Interface keine Ablagedefinition ermittelt werden kann.

Ablagedefinitionen PrintPortal-Berichte#

Über die Einträge auf der Seite "Ablagedefinitionen PrintPortal-Berichte" kann entschieden werden, ob bestimmte Ablagedefinitionen bei der Archivierung über das PrintPortal genutzt werden sollen. Wenn ein Eintrag für einen Bericht auf dieser Seite existiert, wird die dort angegebene Ablagedefinition verwendet. Falls kein solcher Eintrag vorhanden ist, wird geprüft, ob ein Eintrag auf der Seite "Automatische Berichtsarchivierung" besteht. Wenn auch dies nicht zutrifft, werden zuerst Ablagedefinitionen mit der Art "Nur Hintergrund-Upload" für die entsprechende Basistabelle des Berichts gesucht und anschließend alle anderen Ablagedefinitionen für die Basistabelle gemäß der Logik des DMS/ECM-Interfaces.

Erweiterung Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Ablagedefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden.

Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Ablagedefinition erstellt wird. Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Ermittlung der Ablagedefinition#

Die Ablagedefinition wird nachfolgender Hierarchie ermittelt:

  • In der "Autom. Berichtsarchivierung“ (Tabelle: KVSDMSAutoReportArchiving) wird überprüft, ob es einen Eintrag für den aktuellen Report vorhanden ist und dort eine Ablagedefinition hinterlegt ist. Wenn ja, wird diese genommen. Dieses gilt nur für die Archivierung von Reports.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine Ablagedefinition mit dem Schalter "Nur für Hintergrund-Uploads“=ja gesucht.
  • Es wird anhand der Standardfunktionalität des DMS/ECM-Interface eine gesucht, wobei der Wert des Schalters "Nur für Hintergrund-Uploads“ nicht berücksichtigt wird.

Erweiterung Suchdefinition#

Die Suchdefinition wurde um das Feld "Lfd. Nr.“ erweitert. Diese laufende Nummer wird benötigt, da in KUMAVISION healthcare365 die Suchdefinitionen über einen Integerwert angesprochen werden. Das Feld wird automatisch gefüllt, wenn eine neue Suchdefinition erstellt wird.

Zusätzlich können über die Funktion "Lfd. Nummern füllen“ auch fehlende Werte nachträglich gefüllt werden.

Neue Funktionen für die Ablagedefinitionen#

Kontaktsuche Debitor#

Für die Tabellen "Sales Shipment Header“, "Sales Shipment Line“, “Sales Invoice Header”, “Sales Invoice Line”, “Sales Cr.Memo Header”, KVSMEDInfoRequestHeader und KVSMEDInfoRequestHeaderArchive wird anhand der jeweiligen Debitorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Debitoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Kontaktsuche Kreditor#

Für die Tabellen "Return Shipment Header“,“Purch. Inv. Header und “Purch. Cr. Memo Hdr.” wird anhand der jeweiligen Kreditorennummer in dem Datensatz über die Geschäftsbeziehung für Kreditoren eine zugeordnete Kontaktnummer ermittelt.

Anhand des Tabellenfeldes mit der Feldnummer 1 wird über die Geschäftsbeziehung für Debitoren versucht einen Kontakt zu ermitteln. Falls dieses nicht möglich ist, wird versucht den Kontakt über die Geschäftsbeziehungen für Kreditoren zu ermitteln.

Originalnummer#

Für die Tabellen "Sales Header“, "Sales Shipment Header“, "Sales Invoice Header” wird geprüft, ob das Feld Angebotsnummer gefüllt ist. Wenn ja, wird dieses zurückgegeben. Ansonsten der Inhalt des Feldes Auftragsnummer. Bei der Tabelle "Sales Invoice Header“ wird der Inhalt des Feldes "Nr.“ zurückgegeben, wenn die Auftragsnummer leer ist. Analog für die Tabellen "Purchase Header“, "Purch. Rcpt. Header“ und "Purch. Inv. Header”.

Dokart#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "eing. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Dokart Print#

Anhand der Kommunikationsbelege wird die "ausg. DMS Belegunterart“ zurückgegeben.

Infobox Dokumente#

In der Infobox "Dokumente" wurde für einen DMS-Eintrag im Aktionsmenü der Punkt "zurück in die eBox“ hinzugefügt. Hierdurch wird das Fenster "zurück in die eBox“ geöffnet, dass nur den Eintrag enthält, der bereits ausgewählt wurde.

Die Erweiterung des Aktionsmenüs erfolgt nur für die Anzeigeart "Standard" für die Infobox. Bei ClientAddin ist sie nicht aktiv.

Anpassungen für die Archivsystemart Microsoft1 SharePoint Online#

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Ablagedefinition Schlagworte#

Zur korrekten Formatierung von Datumswerten müssen auf der Seite "Ablagedefinition Schlagworte" alle Einträge im Feld "Formatierung" den Wert "Datum" erhalten, wenn sie im DMS-System als Datumsfeld eingerichtet sind. Hierdurch wird bei der Archivierung der Inhalt des Feldes korrekt formatiert.

Weiterführende Informationen finden Sie unter "Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen".

Anpassungen für die Archivsystemart Hyland Saperion2 ECM#

KUMAVISION healthcare365#

Zurück in die eBox#

In Saperion können zu einem DMS-Eintrag mehrere Dateien abgelegt sein. Aus dem Grund wird in dem Fenster “zurück in die eBox” kein Dateiname angezeigt, wenn "Saperion" ausgewählt wird. Es wird bei der Aktion “zurück in die eBox” pro Datei ein DI-IM Dokumenteneintrag erzeugt.

DMS & ECM-Interface#

Erweiterung Dokumentenablage Einrichtung#
Feld Beschreibung
Indexfeld für das Archivierungsdatum Ist hier ein Indexfeld angegeben, so wird dieses bei jeder Archivierung mit dem Tagesdatum gefüllt und somit als Archivierungsdatum gekennzeichnet. Wird bei der Recherche der erste oder letzte Archiveintrag gesucht, so erfolgt dieses ebenfalls über dieses Indexfeld.
Indexfelder Bereich, Akte und Kategorie Zur Abbildung der Ordnerstruktur von Kunden, die in einer Vorversion die ECMBridge eingesetzt haben, müssen hier die entsprechenden Indexfelder angegeben werden. Hierüber wird dann die zweistufige Ordnerstruktur erstellt. Bereich ist hierbei die oberste Ebene und Akte die zweite Ebene. In Kategorie ist die komplette Ordnerstruktur gespeichert.

Weiterführende Informationen zur Einrichtung finden Sie unter "Dokumentenablage Einrichtung".

  1. Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩↩

  2. Alle Hyland-Produktnamen sind eingetragene oder nicht eingetragene Marken von Hyland Software, Inc. oder seinen Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. ↩↩