Kassenfusionen#

Immer wieder ändern sich Vertragskonstellationen – Kostenträger fusionieren, Verträge laufen aus. Dies hat notwendige Einrichtungen und Änderungen zur Folge.

Mit der Auslieferung/Inbetriebnahme des Systems werden Ihnen einmalig die Kostenträger Stammdaten der gesetzlichen Kostenträger zur Verfügung gestellt. Dies umfasst neben den Adressdaten und IK-Nummern ebenfalls die zugehörigen Partnerrollen, die Preisfindungsdebitoren, die Buchungscodes für die Lagerverwaltung sowie die Einrichtung für die elektronische Abrechnung und den elektronischen Kostenvoranschlag.

Wie die einzelnen Aufgaben zu erledigen sind und welche Abhängigkeiten bestehen, wird im Folgenden beschrieben. Diese Beschreibung kann nur als ein grober Leitfaden verstanden werden und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es muss immer der Einzelfall konkret betrachtet werden.

Je nach Art der Änderungen wirken sich diese direkt auf bestehende Vorgänge aus. Die letzte Aktualisierung erfolgt beim Buchen der Rechnung. Beim Buchen der Rechnung wird beispielsweise nochmal auf die Zusatzfelder, Zuzahlung und auch Zahlungsbedingungen geprüft.

Dies kann verhindert werden durch:

• Erstellung einer neue Vertragsversion
• Setzen des Kennzeichens "Manuelle Änderung“ im Vorgang

Prozess#

Variante 01: Kostenträgerfusion, neuer Name, aber eigenständige Abrechnung#

Fusion von zwei oder mehreren Kostenträgern. Das heißt, diese erhalten einen neuen Namen, aber die verknüpften Abrechnungsstellen (Partnerrollen KK-AB) bleiben bestehen sowie die unterschiedlichen Preisfindungen bzw. Abrechnungsmodalitäten und Vertragspreise.

Notwendige Änderung:

• Der Name inkl. Suchbegriff aller betroffenen Kostenträger muss angepasst werden, sowohl KK-KV als auch KK-AB. In Name 3 hinterlegen Sie den "alten“ Namen, damit der Kostenträger über die "healthcare+ Suche“ bei Bedarf gefunden wird. Vorteil: der Name 3 wird nicht angedruckt.
• Passen Sie die Beschreibung zum Buchungscode an
• Passen Sie die Beschreibung zum Preisfindungsdebitor an

Variante 02: Kostenträgerfusion, neuer Name, nur noch eine Abrechnungsstelle, alte Verträge bleiben bestehen#

Fusion von zwei oder mehreren Kostenträgern. Das heißt, diese erhalten einen neuen Namen und die verknüpften Abrechnungsstellen (Partnerrollen KK-AB) haben sich geändert.

Notwendige Änderung:

• Der Name inkl. Suchbegriff aller betroffenen Kostenträger muss angepasst werden, sowohl KK-KV als auch KK-AB. In Name 3 hinterlegen Sie den "alten“ Namen, damit der Kostenträger über die "healthcare+ Suche“ bei Bedarf gefunden wird. Vorteil: der Name 3 wird nicht angedruckt.
• Änderung der zugeordneten Partnerrolle KK-AB bei den entsprechenden Kostenträgern.
• Preisfindungsdebitor prüfen, siehe nachfolgende Beschreibung
• Buchungscode prüfen, siehe nachfolgende Beschreibung
• Bericht "Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern“, siehe nachfolgende Beschreibung

Stammdaten (Preisfindungsdebitor)#

In den Stammdaten des Preisfindungsdebitors ist zu prüfen, ob ein neuer Preisfindungsdebitor sinnvoll ist. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn es auch neue Kostenträger-Verträge und/oder Abrechnungsmodalitäten bzw. Preisänderungen gibt. Wurden die Kostenträger bzw. Preisfindungsdebitoren bisher noch nie verwendet z.B. vor einer System-Neueinführung, ist grundsätzlich die Neuanlage zu empfehlen.

In dem Fall wird ein neuer Preisfindungsdebitor angelegt und dieser in den bestehenden Kostenträgern mit dem gültigen Startdatum ergänzt.

Bleiben Preise und Vertragskonstellationen gleich, so kann einfach die Beschreibung im Namen geändert werden.

Da eine Fusion jedoch voraussetzt, dass mindestens zwei verschiedene Kostenträger zuvor vorhanden waren, sind auch zwei verschiedene Preisfindungsdebitoren vorhanden. Bedeutet, bei einem Kostenträger (in der Regel bei dem der nicht so häufig Anwendung findet) muss der bestehende Preisfindungsdebitor auf den "neuen“ zukünftigen geändert werden. Die vorhandene zugeordnete Partnerrolle mit "altem“ Preisfindungsdebitor bekommt ein Enddatum und die neue wird mit dem gültigen Startdatum hinzugefügt.

Stammdaten (Buchungscode)#

Prüfen Sie den Buchungscode für Fremdeigentum (Kassenlager) und passen bzw. legen Sie einen neuen an.

Jeder Kostenträger hat einen eigenen Buchungscode. Über diesen werden die Lagerbestände verwaltet und somit auch das Eigentumsverhältnis definiert.

Ist ein neuer Kostenträger entstanden, ist die Empfehlung einen neuen Buchungscode anzulegen. Es wird ein neuer Buchungscode angelegt aber der alte nicht gelöscht. (Ausnahme: dieser wurde noch nie verwendet wie z.B. bei System-Neueinführung)

Legen Sie zwei neue Buchungscodes an. Buchungscode für Wiedereinsatz und für Neuverkauf. In dem neuen Buchungscode zum Wiedereinsatz wird zum einen die neue Hierarchie hinterlegt und darunter die aus dem bisherigen Buchungscode (Bestandausgleichscode des alten Kostenträgers, neuer Buchungscode neuer Kostenträger). Anschließend muss in dem "alten“ Buchungscode in der Lieferhierarchie noch im Feld "Neuer Buchungscode“ der neue Buchungscode hinterlegt werden.

Bestehende "alte“ Einrichtung der Lieferhierarchie zu den Buchungscodes:

Einrichtung der Lieferhierarchie zum neuen Buchungscode:

Anpassung der Lieferhierarchie der "alten“ Buchungscodes:

Die Empfehlung ist zudem in den bestehenden Verträgen, sofern diese weiter gültig sind (abhängig vom Preisfindungsdebitor), den alten Buchungscode auf den neuen zu ändern.

Bestehende Vorgänge mit "altem“ Buchungscode brauchen jedoch nicht geändert werden, wenn auch der alte Buchungscode in der Lieferhierarchie wie zuvor beschrieben entsprechend angepasst wurde.

EKV Partner Debitor#

Für die Übermittlung des eKV muss die Seiteekv "EKV Partner Debitor“ aktualisiert werden. Der neue Preisfindungsdebitor muss auf der Seite ergänzt werden.

Variante 03: Vertragsinformation bzw. Abrechnungsrelevante Daten ändern sich (z.B. LEGS)#

Änderungen in Vertragsversionen (z.B. LEGS)#

Zusatzfelder wie z. B. der Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) werden bis zum Buchen der Rechnung geprüft und aktualisiert sofern eine Änderung vorgenommen wurde.

Der LEGS ist in der Regel in der Vertragsversionkarte auf dem Inforegister "Zusatzinformation“ hinterlegt. Wird dieser dort geändert, wirkt sich diese Änderung direkt auf die bestehenden Vorgänge aus. Hierbei gilt jedoch, dass manuelle Eingaben, somit bewusst von AnwenderInnen vorgenommenen Änderungen, in der Liefer- und oder Abrechnungsplanzeile nicht validiert werden.

Ist die Änderung nur für neue Vorgänge gewünscht, so ist eine neue Vertragsversion anzulegen, die die neuen Informationen beinhaltet.

Weitere prozessrelevante Hinweise und Prüfungen#

Verträge#

Nicht mehr relevante Verträge beenden#

Nicht mehr relevante Verträge können mit einem Enddatum versehen werden, so können diese nicht mehr für neue Vorgänge ausgewählt werden. Tragen Sie hierzu auf der Vertragskarte im Feld "Gültig bis“ das Enddatum ein.

Ist nur in der Vertragskarte das Enddatum gesetzt, können Verlängerungen z.B. von Dauerversorgungen weiterhin, manuell und automatisch, durchgeführt werden. Wird hingegen die zugehörige Vertragsversion mit einem Enddatum im Feld "Gültig bis“ versehen, können keine Verlängerungen mehr durchgeführt werden – weder vollautomatisch noch manuell noch durch Erzwingen. Des Weiteren besteht bei beendeten Vertragsversionen keine Möglichkeit mehr, Zubehör nachträglich zu liefern.

Folgeverträge#

Wird in einer Vertragsversionskarte ein abweichender Folgevertrag hinterlegt, ist hinsichtlich der Vertragsanlage folgendes zu berücksichtigen:

Wurden Artikel im Altvertrag verwendet, die im neuen nicht vorhanden sind, kann der Vorgang nicht verlängert werden. Eine Fehlermeldung wird im Anwendungsprotokoll der eBox erstellt.

Bei bestimmten Konstellationen z.B. wenn ein fusionierender Kostenträger aus einem Verband ausscheidet und es wurde ein Verbandsvertrag angewendet, gibt es vertraglich keine Möglichkeit einen Folgevertrag zur Verlängerung zu hinterlegen. Hier muss die Änderung individuell in der Vorgangsperiodenkarte erfolgen.

Damit gibt es 3 Möglichkeiten den Folgevertrag zu bestimmen:

• Verlängerungsart in der Vertragsperiode durch die Parameter "Automatisch“ oder "Manuell“
• Verlängerungsinfos in der Vertragsperiode über die Felder: "Folgende Vertragsnr.“, "Folgende Versionnr.“ und "Folgende Periode“
• Und nun die hier beschriebene höchste Priorität der individuellen, manuellen Verlängerung in der Vorgangsperiodenkarte

Damit sind beispielsweise auch Wechsel aus Kinder- in Erwachsenenverträgen möglich. Gleichzeitig bietet dies aber auch die Möglichkeit, z.B. eine Höher oder Umversorgung aus einer Vorgangsart in eine andere zu gestalten.

Preise#

Bei Kostenträgerfusionen kommt es auch häufig zu Preisänderungen. Bitte beachten Sie die Preise zu prüfen. Je nach Konstellation müssen Sie bestehende Preise mit einem Enddatum versehen sowie neue mit einem Startdatum erfassen.

Prüfen Sie hierbei auch ob weitere Anpassungen hinsichtlich einer eventuellen Aufzahlung erforderlich sind.

Für die Erfassung der Preise bzw. Preisfindung stehen Ihnen Informationen in der Onlinehilfe zur Verfügung.

Vorgänge#

Gegebenenfalls müssen laufende Vorgänge zum Tag der Fusion beendet werden und mit neuen Verträgen oder Vertragsversionen "verlängert“ werden. Der Kostenträger gibt Ihnen dies an sofern erforderlich.

Je nach Menge an Vorgängen, kann dies sehr zeitaufwendig sein. Stimmen Sie das Vorgehen bei Bedarf mit Ihrem zuständigen KUMAVISION Consultant ab.

Bei vielen Vorgängen ist zu empfehlen, den Bericht "Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern“ auszuführen. Die Anwendung ist in der Onlinehilfe nachfolgend beschrieben.

Grundsätzliches Vorgehen#

Werden Daten oder Einrichtungen wie oben aufgeführt geändert, dann ist dies im Testsystem immer vorab zu prüfen.

Legen Sie hier besonderes Augenmerk auf:

• Auswirkung auf neue Vorgänge
• Auswirkung auf laufende Vorgänge (Verlängerung, Abrechnung)

eAbrechnung#

Durch die Fusionierung von Kostenträgern kann es vorkommen, dass zu einer Abrechnungsstelle ggf. keine Abrechnungen mehr erfolgen oder aber neue Abrechnungsstellen ergänzt werden müssen.

Aktualisieren Sie daher auch die Daten in der Einrichtung zur elektronischen Abrechnung.

Gebuchte Rechnungen werden nicht geändert und durch keinerlei Automatismus unterstützt.

Bericht "Abrechnungsdebitor in Vorgängen ändern"#

Mit diesem Bericht kann in bestehenden Vorgängen der Abrechnungsdebitor ersetzt werden.

Benutzer Einrichtung#

Der Bericht kann nur von BenutzerInnen gestartet werden die im Feld "Vertragspflege Kassenverträge“=JA in der Benutzer Einrichtung hinterlegt haben.

Aufruf#

Der Bericht befindet sich im Rollencenter Rezeptabwicklung auf der Startseite unter "Aktionen > Berichte". Alternativ können Sie diesen über die Anwendersuche aufrufen.

Eingabewerte#

Im oberen Bereich geben Sie die Parameter für die Änderungen ein:

Im nachfolgenden Inforegister haben Sie die Möglichkeit diese noch entsprechend einzugrenzen.

Anhand der Filter der Eingabemaske werden die Vorgangsperioden ermittelt. Das Startdatum der Vorgangsperioden muss dabei mindestens dem Stichtag entsprechen. D.h. die Vorgangsperiode darf nicht vor dem Stichtag gestartet worden sein. Betroffen sind nur Vorgangsperioden, die den alten Abrechnungsdebitoren verwenden.

Vorgangsbeteiligte
In den Vorgangsbeteiligten wird die Gültigkeit des bisherigen Abrechnungsdebitors einen Tag vor dem Fälligkeitsdatum beendet und der neue Abrechnungsdebitor wird zum Fälligkeitsdatum eingetragen.

Vorgangsperioden
In allen Vorgangsperioden im Filter wird der alte Abrechnungsdebitor durch den neuen ersetzt.

Info.-Anforderungen
Alle Info.-Anforderungen im Anforderungsstatus "Notwendig“ die den bisherigen Debitor verwenden werden für den neuen Debitor erstellt.

Ausgabe#

Es werden alle geänderten Vorgangsperioden in einem Excel-Blatt ausgegeben.

Checkliste / Zusammenfassung#

Bei Fusionen muss konkret der Einzelfall geprüft werden:

• Kauf auf Pauschale oder Pauschale auf Pauschale oder Pauschale auf Kauf oder Kauf auf Kauf?
• Ändern sich innerhalb der laufenden Versorgung die Preise?
• Sollen die Preise des neuen Kostenträgers verwendet werden, auch wenn dieser nur namentlich fusioniert?
• Ändern sich LEGS oder andere Zusatzfelder?
• Laufen alte Genehmigung weiter, also behalten diese ihre Gültigkeit?

Nutzen die Kostenträger noch das Kauf-Wiedereinsatz-Verfahren? Das Kassenvertragswesen muss prüfen, was mit den Geräten und den Vorgängen geschieht. Ggf. muss bei Wiedereinsatz zu Wiedereinsatz der Buchungscode in der Lieferhierarchie ergänzt werden.

Folgende Schritte sind zu beachten: 1. Namen ändern (KK-KV und KK-AB).

1. In Name 3 den alten Namen eintragen "Vormals Kasse xy“ damit die ggf, auch in der healthcare+ Suche wegen alter Rezepte noch findet, ggf. Suchbegriff ändern.

2. Prüfen, ob nur eine namentliche Fusion oder eine Fusion auch mit Übergang der Abrechnung vorliegt. Wenn ja, dann KK-AB in allen KK-KVen tauschen.

3. Prüfe Statistikgruppen und sonstige Felder zur Klassifizierung eines Debitors, sowie ggf. Abrechnungsgruppen oder sonstiges.

4. Wenn die KK-AB sich ändert, dann im Rollencenter Rezeptabwicklung den Bericht "Abrechnungsdeb in Vorgängen ändern“ anwenden.

5. Bezüglich eAbrechnung: die neuen Kostenträgerdateien einspielen. Wenn noch Rechnungen auf die alte KK-AB geschrieben worden sind, dann die Daten in die Abrechnungsposten auf der alten Stelle hochladen und entsprechend in der IK Nummer Abrechnung, Papier und Daten mit den IK Nummern für die neuen Rechnung überschreiben, so dass keine Gutschriften erstellt werden müssen.

6. Preise und Verträge: Es wird in allen KK-KVen die zum neuen Kostenträger gehören auch der PF-DE geändert auf den neuen, führenden Kostenträger.

7. In allen laufenden, betroffenen Verträgen wird der neue Vertrag bzw. die neue Version für die Verlängerung hinterlegt. Voraussetzung: Pauschale zu Pauschale. Hier klären durchs Kassenvertragswesen, mit welchem Vertrag verlängert werden soll (also ob der neue Kostenträger wieder VO und KV etc. haben will) Achtung: Wenn der Kostenträger von Kauf auf Pauschale oder Pauschale auf Kauf wechselt, dann können hier völlig neue Prozesse nötig werden.

8. Ebenfalls ggf. zugehörige Reparatur- und Wartungsverträge berücksichtigen, sofern dies keine Allgemeingültigen waren.

9. Die Vorgangsperiodenkarten müssen geprüft werden, ob dort ggf. im Vorfeld durch vorherige Konstellationen individuelle Folgeverträge hinterlegt wurden, die müssen ggf. getauscht werden auf neue Verträge oder entfernt werden, je nach Konstellation.

10. Es ist durch das Kassenvertragswesen immer zu prüfen, was mit laufenden Versorgungen ist, ob die nach altem Schema und alter Genehmigung weiter abgerechnet werden dürfen oder ob hier schon Preise LEGS etc. des neuen Kostenträgers angewendet werden sollen. Achtung: Wenn der PF-DE in den KK-KVen getauscht wird, werden sich automatisch die neuen Preise ziehen, sofern Ressource und AT gleichbleiben. Ist das nicht gewollt, dann müssen die laufenden Abrechnungsplanzeilen auf manuell gesetzt werden.

11. Wird bei einem Kostenträger das Kauf- Wiedereinsatzverfahren angewendet, dann ist durch das Kassenvertragswesen prüfen zu lassen, was mit den Geräten und Vorgängen passiert. Ggf. bei Wiedereinsatz zu Wiedereinsatz der Buchungscode in der Lieferhierarchie ergänzen.

12. Verbandsverträge: Sollte ein Kostenträger in einem Verband gewesen sein, dann muss die Zuordnung des Verbands-Debitors geprüft werden.

13. Es ist zu prüfen, ob Kostenträger vollständig fusioniert haben. Es kann möglich sein, dass das ein Kostenträger erstmal nur namentlich fusioniert und alle alten Bestandteile wie alten Verträge und Abrechnung Bestand haben. Dann sind diese Schritte nicht durchzuführen.

14. Da die Möglichkeit besteht in der Vertragsversionskarte einen festen Abrechnungsdebitor zu hinterlegen, sollte dies ebenfalls immer geprüft werden.