Pflichtfeldprüfung#
Die Funktionalität der Pflichtfeldprüfung kann genutzt werden, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es können bestimmte Werte vorgegeben werden, die nach Abschluss der Eingabe auf Vollständigkeit geprüft werden können.
Mit der Pflichtfeldprüfung können Abbruch- bzw. Hinweismeldungen für AnwenderInnen definiert werden, die durch diese bearbeitet werden müssen, bevor ein Datensatz genutzt werden kann.
Ebenso können Aktionsprüfungen erstellt werden, durch die ausgewählte Felder automatisch mit Werten belegt werden, ohne dass AnwenderInnen diese füllen oder berücksichtigen müssen.
Die Bearbeitung der Meldungen erfolgt in einem "Wizard“. Dort werden sie nacheinander angezeigt und die fehlenden Werte können ergänzt werden.
Die Pflichtfeldprüfung kann aktuell für folgende Bereiche genutzt werden:
Stammdaten:
- Kontaktkurzerfassung
- Kontakte
- Debitoren
- Kreditoren
- Artikel
- Seriennr.-Information
- Partnerrollen
Belege:
- Für alle Verkaufsbelege, die auf den Tabellen 36 Verkaufskopf und 37 Verkaufszeile basieren
- Für alle Einkaufsbelege, die auf den Tabellen 38 Einkaufskopf und 39 Einkaufszeile basieren
Hinweis
Bei der Anlage von Kontakten über die Kontaktkurzerfassung findet eine Dublettenprüfung statt. Einrichtung und Funktionsweise der Dublettenprüfung werden im entsprechenden Abschnitt "Dublettenprüfung" beschrieben.
Nachfolgend wird die Einrichtung vorgestellt, anschließend wird beschrieben, wie Prüfungen erstellt werden können.
Einrichtung#
KUMAVISION healthcare Einrichtung#
Die Einrichtung der Verarbeitungsparameter erfolgt in der "KUMAVISION healthcare Einrichtung“ auf dem Inforegister "Datenprüfung“.
Hierbei sind folgende Felder zu Berücksichtigen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Wizard Wiederholungen | Dieses Feld steuert, wie oft der Wizard in einem Verarbeitungsprozess hintereinander aufgerufen werden kann. Damit ist gemeint, dass bei nicht vollständiger Pflege automatisch nachgefragt wird, ob der Wizard aufgerufen werden soll. Bei einer Eingabe von "5“ könnten AnwenderInnen 5-mal den Wizard schließen und bekämen eine Anfrage vom System, ob die Verarbeitung fortgesetzt werden soll. Wird der Wizard zum 6. Mail geschlossen, würde der entsprechende Datensatz in den Pflege Status "In Arbeit“ gesetzt werden. Dann müssten AnwenderInnen die Pflichtfeldprüfung wieder aus der entsprechenden Karte (z.B. Debitorenkarte) starten. Hinweis: Hat dieses Feld den Wert "0“, so wird die Wizardverarbeitung nur einmal durchgeführt. Wird diese nicht vollständig abgeschlossen, wird keine weitere Systemabfrage erfolgen. AnwenderInnen müssen dann manuell die Pflichtfeldprüfung in der jeweiligen Karte wieder aufrufen. |
| Aktion Wiederholungen | In diesem Feld wird festgelegt, auf wie vielen Ebenen Aktionen ausgeführt werden. Unter Aktionen wird das automatische Füllen von Feldern auf Basis bestimmter Bedingungen verstanden. Wird in diesem Feld z.B. eine "5“ eingetragen, so würde das System nach dem ersten Ausführen von Aktionen den Prüfungsvorgang für Aktionen wiederholen. Dieser würde dann entweder 5-fach wiederholt werden, oder bis vom System festgestellt wird, dass es keine gültigen Aktionen (Aktionsbedingungen) für diesen Datensatz mehr gibt. Hinweis: Dieses Feld spielt eine große Rolle bei der Performance der Pflichtfeldprüfung. Daher sollte die Anzahl der Ebenen, in denen Aktionen aufeinander aufbauen, flach gehalten werden. Ebenso sollte in den Bedingungszeilen für Aktionen auch immer eine Ausstiegsbedingung definiert werden. |
| Datenprüfung Kurzerfassung | Über dieses Feld kann die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung aktiviert werden. Hierbei stehen folgende Optionen zur Verfügung: leer: Bei dieser Option ist die Datenprüfung für die Kontaktkurzerfassung nicht aktiv. Bei Freigabe: Bei dieser Option wird die Datenprüfung bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung ausgeführt. Bei Start & Freigabe: Bei dieser Option kann die Datenprüfung direkt beim Start der Kontaktkurzerfassung über die Funktion "Neuer Kontakt aus Kurzerfassung" angestoßen werden. Die Datenprüfung greift dann auch bei der Freigabe der Kontaktkurzerfassung. |
| Datenprüfung Kontakt | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Kontakte aktiviert werden. |
| Datenprüfung Debitor | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Debitoren aktiviert werden. |
| Datenprüfung Kreditor | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Kreditoren aktiviert werden. |
| Datenprüfung Artikel | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Artikel aktiviert werden. |
| Datenprüfung Verkaufsbelege | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Verkaufsbelege aktiviert werden. |
| Datenprüfung Einkaufsbelege | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Einkaufsbelege aktiviert werden. |
| Datenprüfung Seriennr. Information | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Seriennr. Information aktiviert werden. |
| Datenprüfung Arbeitsplatz | Über den Schalter kann die Datenprüfung für Arbeitsplätze aktiviert werden. |
Einrichtung der Tabellenprüfungen#
Die Einrichtung erfolgt über die "Pflichtfelder Einricht. Tabelle healthcare“.
In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden. Die Liste mit den entsprechenden Prüfungen pro Tabelle kann über den Aufruf "Prüfungen" aufgerufen werden.
Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden (siehe nachfolgenden Abschnitt).
Prüfungen erstellen#
In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.
Über "Neu" wird eine neue Prüfungskarte geöffnet, über "Bearbeiten“ wird die markierte zur Bearbeitung geöffnet.
Die Prüfkarte besteht aus drei Bereichen: Allgemein, Bedingungen und Vorgabewerte. Diese Bereiche und ihre Bedeutung werden nachfolgend erläutert.
Inforegister Allgemein#
Auf dem Inforegister "Allgemein“ wird die Art der Prüfung eingetragen ("Hinweis“, "Abbruch“, "Aktion“) und die Prüfung wird benannt. Weiter wird hier der Status der Prüfung gesetzt, denn nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden bei der Ausführung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt. Bearbeitet werden können Prüfungen nur im Status "Neu“ und "In Entwicklung“.
Das Setzen des entsprechenden Status erfolgt über die Funktionen "In Entwicklung, Zertifiziert und Geschlossen".
Eine Aktion für den Status "Neu“ ist nicht vorhanden, dieser wird automatisch vergeben, wenn eine neue Prüfung angelegt wird.
Nachfolgend werden Ihnen die einzelnen Felder näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Tabelle | Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. |
| Prüfcode | Im Feld "Prüfcode" wird ein eindeutiger Code vergeben, der die Prüfung identifiziert. Dieses Feld ist ein Schlüsselfeld. |
| Prüfbeschreibung | In diesem Feld kann eine Beschreibung der Prüfung eingetragen werden. Eine aussagekräftige Beschreibung gibt hier direkt Überblick über Sinn und Ziel dieser Prüfung. |
| Reihenfolge Nr. | Durch das Feld "Reihenfolge" kann gesteuert werden, in welcher Reihenfolge die einzelnen Prüfungen ausgeführt werden. Dadurch lässt sich auch die Reihenfolge in der Bearbeitung der Prüfungen im Wizard festlegen. |
| Aktion | Über das Feld "Aktion" wird gesteuert, um welche Art der Prüfung es sich handelt. Es gibt hier die drei Aktionsarten "Hinweis“, "Abbruch“ und "Aktion“: Hinweis: Wird die Prüfung als "Hinweis“ definiert, so bekommen AnwenderInnen bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Hinweismeldung. Diese Hinweismeldung beeinflusst jedoch nicht die Freigabe von Stammdaten oder Belegen. Sie ist vielmehr als Information zu sehen, mit deren Hilfe AnwenderInnen noch Daten ergänzen können, die vielleicht informativ, aber für die Prozesse nicht zwingend erforderlich sind. Abbruch: Wird eine Prüfung als "Abbruch“ definiert, so folgt mit der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung eine Abbruchmeldung. Dies bedeutet, dass die Freigabe von Stammdaten oder Belegen nicht abgeschlossen werden kann, da prozessrelevante Informationen fehlen. Aktion: Prüfungen, die als "Aktion“ definiert wurden, werden den AnwenderInnen nicht angezeigt. Sie dienen vielmehr der automatischen Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Werten. Dadurch können auf Basis gesetzter Kriterien Felder gefüllt werden, um die sich AnwenderInnen nicht mehr kümmern müssen. |
| Aktionsbeschreibung | Die Aktionsbeschreibung stellt die Meldung dar, die während der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung an die AnwenderInnen ausgegeben werden. Diese sollte möglichst aussagekräftig formuliert werden. |
| Bedingungen | Dieses Feld zeigt an, ob bereits Bedingungen für die Prüfung definiert wurden. |
| Vorgabewerte | Dieses Feld zeigt an, ob bereits Vorgabewerte für die Prüfung definiert wurden. |
| Status | Über das Feld "Status" wird bestimmt, ob eine Prüfung bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann. Nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden berücksichtigt. |
Inforegister Bedingungen#
Über die Bedingungen wird festgelegt, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Prüfung gültig ist und die Aktion (Hinweis / Abbruch / Aktion) ausgeführt wird.
Eine Bedingung setzt sich wie folgt zusammen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilennr. | Dieses Feld zeigt die Nummer der Bedingungszeile an. Es handelt sich um ein Schlüsselfeld. |
| Prüfart | Über das Feld "Prüfart" wird bestimmt, ob es sich um eine einleitende- (WENN) oder um eine ergänzende- (UND) Bedingungszeile handelt. Eine WENN-Zeile dient immer als Eintrittsprüfung. Eine UND-Zeile ergänzt die vorangehende WENN-Prüfung. Nur wenn der ganze Bedingungsausdruck bestehend aus einer einleitenden WENN-Zeile und evtl. mehreren ergänzenden UND-Zeilen erfüllt ist, gilt die Prüfung als gültig. Es können auch mehrere WENN-Zeilen in einer Prüfung definiert werden. Die einzelnen WENN-Zeilen mit ihren ergänzenden UND-Zeilen werden nach der "ODER“-Logik behandelt. Wurde die Bedingung einer von mehreren WENN-Zeilen erfüllt, so gilt die gesamte Prüfung als gültig. |
| Feldherkunft | Das Feld "Feldherkunft" gibt an, woher das Feld stammt, das geprüft werden soll. Die möglichen Optionen sind "Tabelle“ und "Zusatzfeld“. |
| Feld ID | Über die Feld ID wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft geprüft werden soll. Hinweis Bedingungen auf Primärschlüsselfelder werden aus technischen Gründen nicht unterstützt. |
| Feldname | In diesem Feld wird der Name des Feldes, das geprüft werden soll, angezeigt. |
| Rolle | Das Feld "Rolle" kann nur im Zusammenhang mit der Feldherkunft "Zusatzfeld“ genutzt werden. Es dient dazu, die genaue Herkunft für den Wert des Zusatzfeldes zu ermitteln, da bei Nutzung der Zusatzfelder ein und das gleiche Feld abhängig von der Rolle unterschiedliche Werte für einen Datensatz haben kann. |
| Bedingungstyp | Der Bedingungstyp dient als Vergleichsoperator, mit dem der Wert des Feldes im Datensatz mit dem Wert aus der Bedingung geprüft wird. Hierbei stehen folgende Vergleichsoperatoren zur Verfügung "=“, "<>“, "<“, ">“, "<=“ und ">=“. Je nach Datentyp des Feldes kann die Auswahl des Vergleichsoperators jedoch eingeschränkt sein. |
| Bedingungswert | Der Bedingungswert bestimmt den Wert, mit dem der Inhalt des Feldes im Datensatz verglichen wird. Ist der Bedingungswert leer, so geht das System von dem Initialwert des Feldes aus und vergleicht den Inhalt des Datensatzes mit dem Initialwert des ausgewählten Feldes. Hat das Feld in der Bedingung den Typ "Datum“ oder "Zeit“, so können auch Formeln genutzt werden, um die aktuelle Zeit oder ein Datum abzufragen. Für Felder des Typs "Datum“ können folgende Formeln hinterlegt werden • <TODAY> Ermittelt das aktuelle Systemdatum • <WORKDATE> Ermittelt das aktuelle Arbeitsdatum • <TODAY> • <WORKDATE> • Beispiel: <TODAY><-10J>: Diese Formel würde ein Datum zurückgeben, dass 10 Jahre vor dem Systemdatum liegt. Für Felder des Typs "Zeit“ kann als Formel <TIME> genutzt werden, um die aktuelle Systemzeit abzufragen. |
| Status | Über das Feld Status wird bestimmt, ob eine Prüfung bei der Verarbeitung der Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann. Nur Prüfungen mit dem Status "Zertifiziert“ werden berücksichtigt. |
Hinweis
Bedingungen sollten so erstellt werden, dass sie nur in den gewollten Fällen gültig sind und nicht jedes Mal, wenn der Datensatz aufgerufen wird. Dies vermeidet unnötige Prüfungen und trägt deutlich zur Performance der Pflichtfeldprüfung bei.
Beispiel
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | DHL |
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5792 Zustellertransportartencode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | STANDARD |
Würde die Bedingung nur aus der ersten Zeile bestehen, so wäre die Prüfung jedes Mal gültig, wenn als Zusteller "DHL" eingetragen wird. Auch wenn die Transportart bereits auf den Wert "STANDARD" gesetzt wurde. Erst durch die zweite Zeile wird die Bedingung hier spezifisch nur auf die Fälle abgegrenzt, in denen der Zusteller "DHL", die Transportart aber nicht "STANDARD" ist.
Inforegister Vorgabewerte#
Auf dem Inforegister "Vorgabewerte“ kann bestimmt werden, welche Felder im Wizard durch die AnwenderInnen bearbeitet werden sollen. Dabei können schon Vorgabewerte definiert werden, die im Wizard übernommen werden können. Diese Funktionalität kann für die Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ genutzt werden, bei denen die einzelnen Meldungen aus den Prüfungen durch die AnwenderInnen verarbeitet werden.
Bei der Aktionsart "Aktion“ werden hier Felder und Werte festgelegt, die automatisch in den Datensatz geschrieben werden, ohne dass AnwenderInnen diese bearbeiten müssen.
Die Zeile für einen Vorgabewert setzt sich wie folgt zusammen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeilennr. | Dieses Feld zeigt die Nummer der Vorgabezeile an und ist ein Schlüsselfeld. |
| Feldherkunft | Das Feld "Feldherkunft" gibt an, woher das Feld, das gefüllt werden soll, stammt. Die möglichen Optionen sind "Tabelle“ und "Zusatzfeld“. |
| Feld ID | Über die "Feld ID" wird bestimmt, welches Feld gem. der Feldherkunft gefüllt werden soll. |
| Feldname | In diesem Feld wird der Name des Feldes, das gefüllt werden soll, angezeigt. |
| Rolle | Das Feld "Rolle" kann nur im Zusammenhang mit der Feldherkunft "Zusatzfeld“ genutzt werden. Es dient dazu, die genaue Herkunft für den Wert des Zusatzfeldes zu ermitteln, da bei Nutzung der Zusatzfelder ein und das gleiche Feld abhängig von der Rolle unterschiedliche Werte für einen Datensatz haben kann. |
| Feldwert | Der Feldwert bestimmt den Inhalt, mit dem das ausgewählte Feld gefüllt werden soll. Bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ wird der Feldwert als Vorgabewert definiert, den AnwenderInnen im Wizard bestätigen müssen. Bei der Aktionsart "Aktion“ wird der Wert direkt in den Datensatz eingetragen. Hinweis: Bleibt der Feldwert leer, so wird das ausgewählte Feld bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ im Wizard angezeigt, jedoch kein Vorgabewert vorbelegt. AnwenderInnen müssen dann individuell entscheiden, welchen Wert dieses Feld bekommt. Ist die Aktionsart "Aktion“ und das Feld ist leer, so wird das Feld im Datensatz geleert. Die Angabe von Formeln wie auf dem Inforegister "Bedingungen" ist ebenfalls möglich. |
| Vorhandenen Wert überschreiben | Über dieses Häkchen wird gesteuert, ob ein vorhandener Wert für dieses Feld im Datensatz überschrieben werden soll. Ist dieses Häkchen gesetzt, so wird bei den Aktionsarten "Hinweis“ und "Abbruch“ das Feld im Wizard angezeigt, auch wenn es schon einen Wert hat. Hier müssen AnwenderInnen diesen Wert erneut bestätigen oder einen neuen Wert eintragen. Bei der Aktionsart "Aktion“ wird der Wert des Feldes automatisch überschrieben, sobald das Häkchen gesetzt wird. Ist das Häkchen nicht gesetzt und hat das Feld bereits einen Wert, so wird der alte Wert beibehalten. |
| Wert validieren | Durch ein Häkchen hier wird bestätigt, dass das ausgewählte Feld bei der Ausführung des Wizards und beim Eintragen der bearbeiteten Daten zurück in den Datensatz validiert wird, um dann ggf. die Prüfungen im "OnValidate“-Trigger des Feldes durchzulaufen. |
| LookUp Art | Über dieses Feld wird die Art des LookUp für das Feld aus der Vorgabezeile gesteuert. Dabei sind hier die Optionen "Standard“ und "healthcare+ Suche“ wählbar. Standard: Hier wird die Standard-LookUp-Funktionalität ausgeführt, d.h. es wird eine Auswahl für Felder mit einer eindeutigen Tabellenverknüpfung, Optionsfelder und boolesche Felder angeboten. healthcare+ Suche: Mit dieser Option wird beim Ausführen des LookUp die Maske der "healthcare+ Suche“ angezeigt. Über die "healthcare+ Suche“ kann dem Feldwert ein beliebiges Feld aus den Stammdatentabellen zugewiesen werden. Die Einrichtung, welche Stammdatentabelle und welches Feld aus dieser herangezogen werden, erfolgt über die Felder "LookUp Tabellennr." und "LookUp Feld ID". |
| LookUp Tabellennr. | Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Fall wird hier die Tabellennummer einer Stammdatentabelle eingetragen, auf die, die "healthcare+ Suche“ zugreifen soll. Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird hier die Tabellennummer der Tabelle aus dem Prüfungskopf angezeigt. |
| LookUp Feld ID | Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Fall wird hier die Feldnummer des Feldes eingetragen, dessen Wert über die "healthcare+ Suche“ geholt werden soll. Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird hier die Feld ID des Feldes aus der Vorgabezeile angezeigt. |
| LookUp Rolle | Das Feld kann nur manuell gefüllt werden, wenn im Feld "LookUp Art" der Wert "healthcare+ Suche“ eingetragen wurde. In diesem Feld kann eine Rolle vorgegeben werden, die in der "healthcare+ Suche“ als Filterkriterium genutzt wird. Hat das Feld "LookUp Art" den Wert "Standard“, so wird das Feld "LookUp Rolle" geleert. |
Prüfung Zertifizieren#
Damit eine erstellte Prüfung bei der Verarbeitung durch die Pflichtfeldprüfung berücksichtigt werden kann, muss sie zertifiziert werden. Wählen Sie hierzu den Aufruf "Status“ im Menüband und wählen "Zertifiziert“ aus.
Im Status "Zertifiziert“ kann die Prüfung nicht mehr geändert werden. Für Änderungen muss sie erneut in den Status "In Entwicklung“ gesetzt werden.
Verarbeitung der Daten vor dem Wizard-Aufruf#
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie die erstellten Prüfungen beim Ausführen der Funktion "Freigeben" für einen Datensatz geprüft werden und welche Schritte das System vornimmt, um Fehlermeldungen / Hinweise zu ermitteln und vorgesehene Aktionen auszuführen.
Dabei wird ebenfalls auf die Verarbeitung der variablen Adressen in dem entsprechenden Datenstamm eingegangen.
Ermittlung gültiger Prüfungen#
Wird die Funktion "Freigeben" / "Pflege beenden" für einen Datensatz aus einer Tabelle, für die Pflichtfeldprüfungen definiert wurden, ausgeführt, werden alle Prüfungen dieser Tabelle durchlaufen, die im Feld Status als "Zertifiziert“ gekennzeichnet wurden.
Für alle "zertifizierten“ Prüfungen analysiert das System pro Prüfung, ob die Bedingungen dieser Prüfung erfüllt sind. Sind dabei in einer Prüfung mehrere WENN-Bedingungen vorhanden, so reicht es aus, dass nur eine dieser WENN-Bedingungen erfüllt wird, damit die Prüfung als gültig anerkannt wird. (Anhand mehrerer WENN-Prüfungen können ODER-Fälle abgehandelt werden).
Sind Zeilen mit der Prüfart "UND“ an eine "WENN“ Bedingung geknüpft, so müssen alle "UND“ Zeilen für diese "WENN“ Bedingung erfüllt sein, damit die gesamte Bedingung als gültig betrachtet wird.
Wird die Prüfung als gültig anerkannt, so werden für diese Prüfung ein Prüfposten und ggfs. entsprechende Feldposten aus den Vorgabewerten erstellt.
Hinweis
Kann eine Bedingungszeile nicht geprüft werden, da vielleicht für einen Datensatz ein Zusatzfeld nicht eingerichtet wurde oder der Datentyp nicht mit dem Bedingungstyp übereinstimmt, so gilt diese Bedingungszeile als nicht gültig. Dementsprechend wird der gesamte Bedingungszweig, zu dem die Zeile gehört, als nicht gültig angesehen.
Aktionen, Prüfposten und Feldposten#
Nach dem Aufruf der Prüfungen für eine Tabelle werden zuerst alle Prüfungen der Art "Aktion“ auf ihre Gültigkeit geprüft und ausgeführt. Dabei werden aus den gültigen Aktionsprüfungen alle Vorgabewerte in den Datensatz selbst, sowie in seine Zusatzfelder eingetragen. Wurden Kaskaden bei den Aktionen aufgebaut (d.h. dass eine Aktion auf der vorherigen aufbaut), werden diese hintereinander ausgeführt, bis die Anzahl der Kaskadenaufrufe (Wiederholungen) erreicht ist. Die Anzahl der Kaskadenaufrufe wird in der "KUMAVISON healthcare Einrichtung“ im Feld "Aktion Wiederholungen" festgelegt.
Nachdem die Aktionen ausgeführt wurden, werden Prüfposten für Abbruch- und Hinweis-Meldungen ermittelt. Dazu werden alle zertifizierten Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf ihre Gültigkeit geprüft. Wird dann eine Meldung als "gültig“ durch das System erkannt, so wird ein Prüfposten mit der entsprechenden Aktionsbeschreibung generiert. Neben dem Prüfposten werden auch Feldposten gebildet. Die Feldposten entsprechen dabei den Vorgabewerten, die für diese Prüfung eingerichtet wurden.
Prüfposten und Feldposten werden dann im Wizard zur Bearbeitung angezeigt.
Arbeiten mit dem Wizard (Verarbeitung der Meldungen)#
In diesem Abschnitt wird die Verarbeitung der eingerichteten und zertifizierten Prüfungen im Wizard beschrieben. Dazu gehören Aufruf und Bedienung des Wizards, sowie Aktionen, die nach dem Beenden des Wizards durch das System durchgeführt werden. Diese Punkte werden nachfolgend beschrieben.
Aufruf des Wizard#
Der Wizard wird aufgerufen, wenn AnwenderInnen die Funktion zum Beenden der Pflege von Stammdaten oder die Freigabe von Dokumenten aufrufen. Existieren für die jeweiligen Stammdaten oder Belege zertifizierte Prüfungen, deren Bedingungen in dem Fall zutreffen, so wird der Wizard gestartet.
Aufbau des Wizards#
Im Wizard haben AnwenderInnen die Möglichkeit, die ermittelten Prüfungen zu sehen und gleich zu korrigieren. Der Wizard besteht aus zwei Hauptbereichen: der "Prüfungsmeldung“ und der "Feld Prüfung / Eingabe“.
Der Bereich "Prüfungsmeldung“ listet alle Prüfungen der Art "Hinweis“ und "Abbruch“ auf, die für den entsprechenden Datensatz gefunden wurden (Prüfposten). Die aktuelle Meldung, die zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben.
Der Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“ zeigt in einer Liste die zu der Prüfung zugehörigen Felder an, die in der Prüfung als Vorgabewerte definiert wurden (Feldposten). Auf der rechten Seite wird eine Feldgruppe angezeigt. Hier kann der Inhalt für das aktuelle Feld bei "Neuer Wert" eingetragen werden. Das aktuelle Feld, das zur Bearbeitung ansteht, wird kursiv in roter Schriftfarbe hervorgehoben und auf der rechten Seite im Feld Feldname angezeigt.
Navigation im Wizard#
Durch die einzelnen Meldungen können über die Schaltflächen "Vorheriger" und "Nächster" navigiert werden. Bei der Navigation springt dann die Markierung erst innerhalb der Felder der zu bearbeitenden Prüfung, dann, nachdem die Felder durchgelaufen sind, zur nächsten oder vorherigen Prüfung.
Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde und mit Enter bestätigt wurde, springt die Verarbeitung automatisch zum nächsten Feld / zur nächsten Meldung.
Eingabe von Feldwerten im Wizard#
Das einzige Feld im Wizard, welches eine Eingabe erlaubt, ist das Feld "Neuer Wert" im Bereich "Feld Prüfung / Eingabe“.
Wurde in der Prüfung ein Vorgabewert definiert, so wird dieser im Feld "Vorgabewert" angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Vorgabewert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.
Enthält der Datensatz für das aktuelle Feld einen Wert, so wird dieser Wert im Feld "Aktueller Wert“ angezeigt und kann neben dem manuellen Eintrag über "Aktuellen Wert übernehmen“ als neuer Wert übernommen werden.
Hinweis
Nachdem ein neuer Wert für das aktuelle Feld eingetragen wurde, wird das Feld als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Feldliste ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch in ein neues Feld. Sind alle Felder einer Meldung verarbeitet, so wird auch die Meldung als "Verarbeitet“ gekennzeichnet und aus der Prüfliste im Wizard ausgeblendet. Die Verarbeitung springt dann automatisch zu einer neuen Meldung.
Die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder können im Wizard nochmals aufgerufen und bei Bedarf korrigiert werden. Über "Filter Verarbeitet entfernen“ kann der Filter auf verarbeitete Meldungen und Felder entfernt werden. Diese werden dann wieder im Wizard angezeigt. Der Aufruf befindet sich im Menüband unter "Aufbau“. Um die Ansicht des Wizards wieder zurück auf die offenen Meldungen zu setzen, muss die Funktion "Filter Verarbeitet verwenden“ ausgewählt werden. Durch diese Aktion werden die bereits verarbeiteten Meldungen und Felder aus den Listen im Wizard ausgeblendet.
Bearbeitung im Wizard beenden#
Die Bearbeitung der Meldungen im Wizard kann zu jedem Zeitpunkt über "Bearbeitung beenden“ beendet werden.
Sind alle Meldungen abgeschlossen, wird der Wizard automatisch geschlossen.
Beim Schließen des Wizards prüft das System erneut, ob noch gültige Prüfungen (Hinweise und Abbrüche) für den Datensatz existieren. Ist das der Fall, erscheint eine Abfrage, ob diese nun bearbeitet werden sollen.
Wird diese mit "Ja“ bestätigt, wird der Wizard erneut gestartet und die Liste mit den entsprechenden Meldungen angezeigt, die nun bearbeitet werden können.
Wird diese mit "Nein“ beantwortet, so wird die weitere Bearbeitung abgebrochen und die ursprüngliche Stammdaten- bzw. Belegkarte wird angezeigt.
Dabei werden die bereits im Wizard eingetragenen Informationen in den Datensatz zurückgeschrieben.
Bestehen noch offene Abbruchmeldungen für den zu bearbeitenden Datensatz, so bleibt der Status der Pflichtfeldprüfung "Unvollständig“ und die Pflege des Datensatzes im Status "In Arbeit“.
Wurden alle Meldungen bearbeitet und werden beim Beenden des Wizards keine weiteren Prüfungen (Hinweise oder Abbrüche) gefunden, so wird im entsprechenden Datensatz der Status Pflichtfeldprüfung auf den Wert "Vollständig“ gesetzt und die Pflege in den Status "Pflege abgeschlossen“ gesetzt.
Anschließend steht der entsprechende Datensatz zur Verwendung in Prozessen bereit.
Hinweis
Wie oft das System nach dem Abschluss des Wizards prüfen soll, ob noch weitere gültige Prüfungen für den Datensatz existieren, kann in der "KUMAVISON healthcare Einrichtung“ eingestellt werden. Hierzu wird das Feld "Wizard Wiederholungen“ verwendet.
Verwendung von Prüfungen der Aktionsart "Aktion“#
Wie zuvor beschrieben können neben den Prüfungen der Aktionsart "Hinweis“ und "Abbruch“ Prüfungen der Aktionsart "Aktion“ erstellt werden. Diese Prüfungen werden nicht durch die AnwenderInnen bearbeitet, sondern automatisch durch das System ausgeführt.
Eine Prüfung der Art "Aktion“ wird vor dem Start des Wizards verarbeitet, wenn die entsprechenden Bedingungen zutreffen, aber auch nach Abschluss des Wizards, um eventuell den Datensatz zu ergänzen. Diese Funktion von Aktionsprüfungen wird nachfolgend an einem Beispiel erklärt:
Beispiel
Neben den Abbruch-Prüfungen im Debitorenstamm, dass Zusteller und Zustellertransportart gefüllt werden müssen, wurde eine Aktion definiert, die bei allen Debitoren aus den Zuständigkeitseinheiten "HAMBURG“ und "DORTMUND“ den Zusteller automatisch auf den Wert "DHL“ setzt.
Inforegister Bedingungen:
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5700 Zuständigkeitseinheit |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | HAMBURG |
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | DHL |
| 3. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5700 Zuständigkeitseinheit |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | DORTMUND |
| 4. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | DHL |
Inforegister Vorgabewerte:
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Feldwert | DHL |
| Vorh. Wert überschreiben | Ja |
| Wert validieren | Ja |
Weiter wurde eine Aktion definiert, die für alle Debitoren, die als "Zusteller“ DHL eingetragen haben, den Wert "STANDARD“ für die Transportart setzt.
Inforegister Bedingungen:
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | DHL |
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5792 Zustellertransportartencode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | STANDARD |
Inforegister Vorgabewerte:
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 31 Zustellercode |
| Feldwert | DHL |
| Vorh. Wert überschreiben | Ja |
| Wert validieren | Ja |
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5792 Zustellertransportartencode |
| Feldwert | STANDARD |
| Vorh. Wert überschreiben | Ja |
| Wert validieren | Ja |
Ebenso wurde für alle Debitoren aus den "Zuständigkeitseinheiten“ "HAMBURG“ und "DORTMUND“ festgelegt, dass bei diesen Debitoren der "Gegenlagerort“ automatisch auf "HAMBURG“ gesetzt werden soll.
Inforegister Bedingungen:
| 1. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5700 Zuständigkeitseinheit |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | HAMBURG |
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5007707 Gegenlagerortcode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | HAMBURG |
| 3. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | WENN |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5700 Zuständigkeitseinheit |
| Bedingung | = |
| Bedingungswert | DORTMUND |
| 4. Zeile | |
|---|---|
| Prüfart | UND |
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5007707 Gegenlagerortcode |
| Bedingung | <> |
| Bedingungswert | HAMBURG |
Inforegister Vorgabewerte:
| 2. Zeile | |
|---|---|
| Feldherkunft | Tabelle |
| Feld ID | 5007707 Gegenlagerortcode |
| Feldwert | HAMBURG |
| Vorh. Wert überschreiben | Ja |
| Wert validieren | NEIN |
Wird nun für einen Debitoren die Debitorenpflege beendet und dadurch die Pflichtfeldprüfung aufgerufen und die "Zuständigkeitseinheit“ des Debitors wird mit HAMBURG hinterlegt, greifen jetzt die Prüfungen mit der Aktionsart "Aktion“ die für diese Zuständigkeitseinheit eingerichtet wurden.
Daher werden dann auch in der Debitorenkarte die Felder entsprechend angepasst bei Freigabe.
Verarbeitung von Adressen aus dem Adressmanagement#
Für Debitoren, Kreditoren und Kontakte werden die Adressdaten in der "Stammdaten Adressenverwaltung“ (Adressmanagement) gespeichert und nicht mehr direkt im Datensatz.
Daher werden bei der Prüfung der Adressfelder eines Datensatzes die zugehörigen Daten aus dem Adressmanagement berücksichtigt. Für den jeweiligen Datensatz werden aus der aktuell gültigen Adresse folgende Felder gesetzt:
- Name
- Name 2
- Name 3
- Name 4
- Adresse
- Adresse 2
- PLZ-Code
- Ort
- Bundesregion
- Länder-/Regionscode
Der Aufruf für die "Stammdaten Adressenverwaltung“ befindet sich in den jeweiligen Karten hinter dem Dreipunkt-Aufruf.
Bei der Erstellung von Prüfungen müssen die Adressdaten nicht gesondert behandelt werden. Stattdessen wird eine Prüfung auf das entsprechende Tabellenfeld (z.B. Adresse oder PLZ-Code) erstellt. Handelt es sich bei der zu prüfenden Tabelle um den Debitoren-, Kreditoren- oder Kontaktstamm, so holt das System automatisch den entsprechenden Wert für das Feld aus dem Adressmanagement. Ebenso werden die bearbeiteten Werte aus den Vorgabewerten automatisch in den aktuellen Datensatz im Adressmanagement geschrieben.
Hinweis
Bei der Bearbeitung von Feldern aus dem Adressmanagement wird nur die aktuell gültige Adresse betrachtet. Alle Adressen, die vorher gültig waren oder erst in der Zukunft gültig werden, werden hier nicht beachtet.
Zugeordnete Partnerrollen in der Stammdatenprüfung#
In der Bearbeitung von Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren und Kontakten können neben den Tabellenfeldern und Zusatzfeldern für die jeweiligen Stammdaten auch die Angaben zu zugeordneten Partnerrollen notwendig sein.
Über die zugeordneten Partnerrollen in KUMAVISION healthcare365 kann das Verhältnis eines Kunden zu anderen Kunden / Kontakten dargestellt werden.
Die zugeordneten Partnerrollen entsprechen nicht einem Feld in dem Stammdatensatz, sondern stellen zusätzliche Datensätze zum jeweiligen Debitor, Kreditor oder Kontakt dar. Daher werden die Prüfungen in der Kurzerfassung (für Kontakte und Debitoren/Kreditoren) aus mehreren Datensätzen aufgebaut. Zuerst wird der Stammsatz selbst übergeben und anschließend die für den jeweiligen Stammsatz relevanten zugeordneten Partnerrollen als eigene Datensätze.
Bestimmung prüfungsrelevanter zugeordneter Partnerrollen#
Die für die Prüfung relevanten zugeordneten Partnerrollen werden in der Konfigurationsvorlage für die Kontaktkurzerfassung festgelegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich die Prüfung später auf die Kurzerfassung, auf Kontakte, Debitoren oder Kreditoren bezieht. In dem jeweiligen Stammsatz wird geprüft, aus welcher Vorlage dieser erstellt wurde (Feld: "Aus Vorlagencode"). Gemäß dieser Information wird dann für den Stammsatz die entsprechende Vorlage untersucht und die dort aufgelisteten zusätzlichen Partnerrollen für die Prüfung verwendet.
Die Prüfung erfolgt ebenfalls bei der Anlage über die Kontaktkurzerfassung von Kontakten, Debitoren und Kreditoren. Die Einrichtung der Konfigurationsvorlagen sowie Anwendung der Kurzerfassung wurde im Abschnitt "Konfigurationsvorlagen Einrichtung" sowie "Kontaktkurzerfassung" beschrieben.
Über den LookUp im Feld "Neuer Wert" können AnwenderInnen nun die healthcare+ Suche nutzen, um einen entsprechenden Kontakt passend zur Partnerrolle zu finden. Die healthcare+ Suche ist dabei gemäß der Einrichtung in der Vorgabewert-Zeile auf die jeweilige Partnerrolle vorgefiltert.
Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen#
Die Datenprüfung kann auch für Verkaufs- und Einkaufsbelege eingerichtet werden. Dadurch wird es möglich, einen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg vor seiner Freigabe auf fehlende Daten zu prüfen oder auch durch Aktionen Daten automatisch zu ergänzen.
Die Prüfungen können für alle Verkaufsbelege eingerichtet werden, die auf den Tabellen 36 "Verkaufskopf“ und 37 "Verkaufszeile“ basieren. Im Einkauf können alle Belege geprüft werden, die auf den Tabellen 38 "Einkaufskopf“ und 39 "Einkaufszeile“ basieren.
Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen handelt es sich um zusammengesetzte Prüfungen. Das heißt, dass bei der Freigabe eines Beleges sowohl der Belegkopf als auch die Belegzeilen zusammen geprüft werden und entsprechende Meldungen für diese beiden Tabellen zusammen ausgegeben werden. Die Prüfungen werden jedoch separat für die jeweilige Tabelle erstellt.
Mögliche Anwendungsbeispiele für die Einrichtung von Prüfungen auf den Verkaufsbelegen können sein:
- Prüfung auf das zugesagte Lieferdatum, dieses darf nicht kleiner als der morgige Tag sein
- Prüfung auf hinterlegter Menge und Preis sowie Feld Beschreibung 2
Hinweis
Bei der Erstellung von Prüfungen für bestimmte Belege sollte in der Prüfung selbst auch immer die "Belegart“ berücksichtigt werden, damit diese Prüfung nur für die gewünschte "Belegart“ greift.
Die Datenprüfung wird in Verkaufs- und Einkaufsbelegen ausgelöst, wenn die Belege über die Funktion "Freigeben“ freigegeben werden.
Aufgrund der Einrichtung der Pflichtfeldprüfung werden die fehlenden Daten über den Wizard angezeigt. Sobald die Meldungen bearbeitet wurden, wird der Beleg freigegeben.
Hinweis
Bei der Prüfung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen ist zurzeit nur die Prüfung auf Tabellenfelder möglich. Zusatzfelder sowie variable Adressen aus dem Adressmanagement werden nicht berücksichtigt.