Ausgabe und Druck von Anreden#
Auf der Kontaktkarte kann ein Anredecode für den Stammdatensatz definiert werden. Hinter den Anredecodes werden Formeln hinterlegt, die beispielsweise den Andruck von Dokumenten beeinflussen.
Im Folgenden wird die Erfassung von Anreden sowie die Auswirkungen eines hinterlegten Anredecodes beim Ausdruck von Belegen dargestellt.
Einrichtung#
Anreden#
Die Neuerfassung einer Anrede erfolgt über die Seite "Anreden".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Definition eines eindeutigen Kürzels, welches Aufschluss darüber gibt, um welche Anrede es sich handelt. |
| Beschreibung | Gibt eine detaillierte Beschreibung der Anrede an. |
Um eine korrekte Verwendung von Anreden mit der Anredeart "Dokument" auf Verkaufsbelegen sicherzustellen, ist es notwendig, bei der Anlage zwischen Unternehmenskontakten und Personenkontakten zu differenzieren.
Unternehmenskontakte umfassen in der Regel PatientInnen, ÄrzteInnen und Krankenkassen. Personenkontakte beziehen sich auf Ansprechpartner eines Unternehmenskontakts.
Zur Unterscheidung kann ein Präfix im Feld "Code" verwendet werden.
Beispiel Unternehmens- / Personenkontakte
Für Unternehmenskontakte wird das Präfix "U" und für Personenkontakte das Präfix "P" im Feld "Code" verwendet:
| Code | Beschreibung |
|---|---|
| P_F | Frau (Personenkontakt) |
| P_FD | Frau Dr. med. (Personenkontakt) |
| P_H | Herr (Personenkontakt) |
| P_HD | Herr Dr. med. (Personenkontakt) |
| U_F | Frau (Unternehmenskontakt) |
| U_FD | Frau Dr. med. (Unternehmenskontakt) |
| U_H | Herr (Unternehmenskontakt) |
| U_HD | Herr Dr. med. (Unternehmenskontakt) |
Für die erstellten Anredecodes müssen anschließend die entsprechenden Anredeformeln festgelegt werden. Ein Beispiel finden Sie im folgenden Abschnitt.
Anredeformel#
Über "Anredeformeln" im Menüband können Sie die Anredecodes für eine ausgewählte Anredezeile mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sprachcode | In diesem Feld kann ein Sprachcode für die Anrede definiert werden. Je Sprachcode muss eine neue Anredezeile angelegt werden. Der Sprachcode des jeweiligen Beleges, steuert die Ausgabe der Anrede. Eine Änderung des Sprachcodes in den jeweiligen Kontakten hat keine Auswirkungen auf den nachträglichen Druck. Der hinterlegte Sprachcode in der Kontaktkarte hat keine Auswirkungen auf die Anzeige der Anrede in dem Namen des Kontaktes im Marketing Cockpit. |
| Anredeart | In diesem Feld kann ausgewählt werden, um welche Form der Anrede es sich handelt. Formell Formelle Anrede inklusive Ansprache "Sehr geehrte/r…" Informell Informelle Anrede ohne Ansprache Dokument Definition zur Verwendung in Dokumenten, wie z.B. gedruckte Verkaufsbelege oder in der Kontaktkarte. Hinweis: Bei Unternehmen ist diese Anredeart leer, damit beispielweise bei der Erstellung von Krankenkassen-Rechnungen keine Anrede übernommen wird. |
| Anrede | In diesem Feld wird der Anredetext hinterlegt. Mit "%" kann eine Verknüpfung zu den nachfolgenden Spalten erstellt werden und somit die Reihenfolge und der Inhalt der Anrede definiert werden. Die Anrede im Feld muss ohne Platzhalter erfolgen. |
| Name 1, 2, 3, -- | In den folgenden Spalten kann jeweils definiert werden, welche Stammdaten des Kontaktes für die Anrede herangezogen werden sollen. Da der vollständige Name des Kontaktes bzw. Debitors in das Feld "Name 1" eingetragen wird, ist ausschließlich eine Verknüpfung des Feldes "Name 1" sinnvoll. |
Hinweis
Werden in den Belegen Sprachcodes verwendet, muss auch in der Anrede der entsprechende Sprachcode angelegt werden. Soll keine Anrede gedruckt werden, sollte dem Kontakt auch kein Anredecode zugewiesen werden.
Beispiel Unternehmens- / Personenkontakte
| Beispiel | Code | Anredeart | Anrede | Name 1 | Name 2 |
|---|---|---|---|---|---|
| Unternehmenskontakt | U_F | Dokument | Frau | ||
| Personenkontakt | P_F | Dokument | Frau %1 %2 | Vorname | Nachname |
Hinweis
Im Marketing-Cockpit erfolgt die Darstellung des Namens systembedingt wie folgt: Beschreibung aus der Seite "Anrede" + der Namen wird ebenfalls mit angezeigt.
Ausgabe und Druck#
Masterbelege#
Der Andruck der Anrede wird in folgenden Belegen berücksichtigt:
- Archivierter Verkaufsauftrag
- Archiviertes Verkaufsangebot
- Verkaufsauftragsbestätigung
- Verkaufsaufträge Proforma-Rechnung
- Verkaufsangebot
- Rahmenauftrag
- Verkaufsgutschrift
- Verkaufsrechnung
- Reklamation
- Rücksendung
- Verkaufslieferschein
- Einkaufsgutschrift
- Einkaufsrechnung
- Einkaufsrücklieferung
- Einkaufsreklamation
- Einkaufsanfrage
- Einkaufsbestellung
- Info.-Anforderungen
Einmaladressen in Verkaufs-, Einkaufsbelegen und FiBu.-Mahnungen#
Für die Liefer-, Rechnungs-, Bestell- und Zahlungsempfänger können jeweils eigene Stamm- und Einmaladressen angelegt werden. Bei den Debitoren und Kontakten erfolgt der Aufruf über die "Lief. an Adressen" bzw. "Rech. an Adressen". Bei den Kreditoren erfolgt der Aufruf über die "Bestell- bzw. Zahlungsempfängeradressen" (weitere Informationen finden Sie unter Adressverwaltung).
Die "Lief. an"- und "Rechn. an"- Adressen werden inkl. Anrede des verknüpften Kontaktes beim Druck von betroffenen Dokumenten übernommen. Es werden alle Stammdaten aus der jeweils angelegten abweichenden Adresse übernommen.
Sollte der Name inkl. Anrede 100 Zeichen überschreiten, wird der Name inkl. Anrede bis 100 Zeichen angedruckt und danach abgeschnitten.
Beispiel:
Wird für den Kontakt Frau Eva Müller, Musterweg 30 die abweichende Rechnungsadresse Herr Thomas Müller, Teststraße 15 angegeben, werden die Stammdaten von Herr Thomas Müller im Feld "Rechnungsadresse" in die Belege übernommen.
Info.-Anforderung#
Beim Ausdruck der Info.-Anforderungen wird die Anrede der verknüpften Kontaktnummer übernommen. Die Vorgehensweise ist identisch zu den Einmaladressen.
Relevant hierfür sind die Felder "Anf. Kontaktnr." und "Anf. Partnername" in der Inf.-Anforderungskarte. Beim Ausdruck der Info.-Anforderung wird die Anrede des hier verknüpften Kontaktes übernommen.