Wiedervorlagen#

Mittels der Wiedervorlagen in KUMAVISION healthcare365 lassen sich einfach und bequem Erinnerungen an offene Aufgaben erstellen und einem/einer AnwenderIn und / oder Team zuweisen. Dabei kann die Wiedervorlagenbearbeitung in KUMAVISION healthcare365 von verschiedenen Orten aus aufgerufen werden.

Einrichtung#

Teams#

Wenn mit Teams gearbeitet werden soll, muss jede/r MitarbeiterIn mindestens einem Team zugeordnet werden. Richten Sie hier über die "Vertriebsteams“ zunächst die gewünschten Teams ein. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Funktionsaufruf "Neu“, ordnen Sie nun die gewünschten MitarbeiterInnen über den Aufruf "Benutzer“ im Menüband zu. Es öffnet sich die "Team Benutzer“ in der Sie die zugehörigen BenutzerInnen über die Benutzer ID auswählen können.

Wiedervorlage Aufgabe#

In den Wiedervorlagen kann mit vordefinierten Aufgaben gearbeitet werden. Um eine Aufgabe zu erstellen, rufen Sie die "Wiedervorlage Aufgabe“ auf und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag. Im Feld "Beschreibung“ wird diese Aufgabe beschrieben.

Wiedervorlagengruppen#

Mehrere Wiedervorlagenaufgaben können zu Aufgabengruppen zusammengefasst werden. Dazu wird zunächst ein Gruppencode angelegt, im Anschluss können die Aufgaben zur entsprechenden Gruppe hinzugefügt werden.

Um eine Aufgabengruppe zu erstellen, rufen Sie die "Wiedervorlagegruppeliste“ auf und erstellen über den Aufruf "Neu“ im Menüband einen neuen Eintrag.

In den Wiedervorlagen Aufgabenzeilen werden anschließend die Aufgaben der Gruppe hinzugefügt. Ist für die Bearbeitung ein bestimmtes Team zuständig, kann dieses bereits hier in der Wiedervorlagengruppe vorbelegt werden.

eBox Typen initialisieren#

Um Teamwiedervorlagen über die eBox zu bearbeiten ist eine Initialisierung der eBox Typen notwendig.

Rufen Sie die über die Anwendersuche die "eBox Arten“ auf und führen Sie die Funktion "eBox Typen initialisieren“ über "Aktionen“ aus. Über diese Funktion können alle umgesetzten Arten und Unterarten automatisch generiert werden.

Der Eintrag zur Verarbeitung von Wiedervorlagen wird dadurch automatisch angelegt.

Ablauf#

Erstellung von Wiedervorlagen#

Aus vielen Belegen und Stammdaten können Wiedervorlagen über die Funktion "Wiedervorlage errichten“ angelegt werden.

Wird eine neue Wiedervorlage erstellt, so wird sie mit der eigenen Benutzer ID und dem primären Team (sofern eingerichtet) vorbelegt.

Auf dem Inforegister "Allgemein“ wählen Sie eine "Aufgabengruppe“ aus, sofern Sie diese im Unternehmen verwenden.

Auf dem Inforegister "Kurzinformation“ kann ein einfacher Infotext hinterlegt werden. Dieser wird Ihnen ebenfalls in der Übersicht der Wiedervorlagen angezeigt. Wählen Sie hier eine eindeutige Beschreibung, um den Inhalt möglichst einfach zu identifizieren. Auf dem Inforegister "Wiedervorlagen Aufgaben“ können Sie, falls nicht bereits durch die Verwendung einer Aufgabengruppe erfolgt, einzelne Aufgaben erfassen oder alternativ auch manuell einen Aufgabentext erfassen.

Wurden in der Wiedervorlage Aufgaben erfasst, wird auf dem Inforegister "Kurzinformation“ der Text der nächsten offenen Aufgabe angezeigt. Aus dem Inforegister "Information“ können Sie Detaildaten zum Bedarfsverursacher sehen sowie Erstell-, Änderungs- und Abschlussdaten.

Aufgabe einem Team zuweisen#

Soll die Aufgabe einem anderen Team zugewiesen werden, wird auf dem Inforegister "Allgemein“ die Teamaufgabe aktiviert. Der/die BenutzerIn wird dann automatisch entfernt und die Aufgaben können einem anderen Team zugewiesen werden. Soll die Aufgabe erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden, muss das Wiedervorlagendatum entsprechend hochgesetzt werden.

Resultierende Aufgabe erstellen#

Resultierende Wiedervorlagen können generell zu einer Wiedervorlage oder zu einer einzelnen Aufgabe einer Wiedervorlage erstellt werden. Je nach Variante wählen Sie den Funktionsaufruf "Resultierende Wiedervorlage errichten“ im Menüband oder alternativ auf dem Inforegister "Wiedervorlagen Aufgaben“ zur Zeile auf.

Bei Auswahl in der Zeile wird direkt die Aufgabe übernommen und, falls bereits angegeben, das neue Team der Aufgabe vorbelegt. In der bisherigen Wiedervorlage wird die Aufgabe automatisch auf "erledigt" gesetzt und die Nummer der resultierenden Wiedervorlage angezeigt.

Abarbeiten der Wiedervorlagen in der eBox#

Öffnen Sie die eBox über den Aufruf "eBox“ im Menüband auf der Startseite, alternativ können Sie auch die eBox über die Anwendersuche aufrufen. Wählen Sie aus der Liste der eBox Arten die Art "Wiedervorlage“ und bestätigen Sie dies mit "OK".

Es öffnet sich die "eBox“. Wählen Sie die Aktion "Abruf“ aus. Es erscheint eine Auswahl der Wiedervorlagen gefiltert nach eigener Teamzugehörigkeit.

Aus dem Arbeitsvorrat können einzelne oder mehrere Einträge ausgewählt werden, die dann für die Bearbeitung in die eBox übernommen werden.

Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie über "Ansicht“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion "In Bearbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister "Allgemein“ wird auf "in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen, aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf "Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion "Erledigt" auf "Erledigt“ und der eBox Eintrag auf den Status "Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf "healthcare“ die Funktion "Geprüft“ aus.

Der Wiedervorlagen-Datensatz wird aus der eBox entfernt. Die Wiedervorlage wird dadurch nicht gelöscht - die Wiedervorlage erscheint lediglich nicht mehr in der Liste der abzurufenden Datensätze.

Abarbeiten der Wiedervorlagen aus dem Rollencenter#

Neben der Möglichkeit, zur Bearbeitung in der eBox, können Sie die Wiedervorlagen über die einzelnen Kacheln im Rollencenter bearbeiten. Es stehen hierfür zwei verschiedene Kacheln zur Verfügung. Zum einen die "Team Wiedervorlagen“, diese sind gefiltert auf Ihrem Benutzer zugeordneten Teams und die "Eigenen Wiedervorlagen“ diese sind gefiltert auf Ihren Benutzer. Nur wenn in der Wiedervorlage "Teamaufgabe“ aktiviert ist, wird diese in der Kachel "Team Wiedervorlagen angezeigt“.

Die Bearbeitung erfolgt analog der Bearbeitung aus der eBox. Beginnen Sie mit der Bearbeitung, indem Sie über "Funktion“, "Anzeigen“ die Wiedervorlagenkarte öffnen und führen die Funktion "In Bearbeitung“ aus. Der Status auf dem Inforegister "Allgemein“ wird auf "in Bearbeitung“ geändert.

Sie haben die Möglichkeit, aus der Wiedervorlage heraus über die Aufrufe im Menüband direkt den Beleg aufzurufen aus der die Wiedervorlage erstellt wurde. Bemerkungen können über den Aufruf "Bemerkungen“ im Menüband hinterlegt werden.

Sind die Aufgaben der Wiedervorlage erledigt, wird der Status in der Wiedervorlage über die Funktion "Erledigt“ auf den Status "Erledigt" und der eBox Eintrag auf den Status "Geprüft“ gesetzt. Führen Sie hierfür über den Aufruf "healthcare“ die Funktion "Geprüft“ aus.

Automatische Wiedervorlagen bei Therapieende/-Abbruch, Vorgangsende#

Neben der manuellen Anlage von Wiedervorlagen, kann über den Prozess "Vorgangsende setzen“ aus dem Marketing Cockpit die Wiedervorlage automatisch erstellt werden (siehe hierzu Abschnitt Therapieende/ -abbruch).