Advance Payment#

Allgemein#

Die App "Advance Payment“ ist eine ISV-Speziallösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Funktionserweiterung der Standardlösung Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese ermöglicht es Ihnen, Anzahlungen im Verkauf und Einkauf gemäß den gesetzlichen Vorschriften korrekt und zuverlässig zu verwalten.

Link zum Microsoft App Source "KUMAVISION Advance Payment"

Anwendungsbereiche#

Die Applikation Advance Payment ermöglicht die Planung, Erstellung und Verwaltung von Anzahlungsrechnungen im Verkaufs- und Einkaufsbereich. Auf Basis von Aufträgen oder Bestellungen können über sogenannte Anzahlungsstränge alle relevanten Belege und Buchungen erstellt und nachverfolgt werden. Die Anzahlungsbuchhaltung ist komplett in die Standardabläufe integriert, z.B. können Anzahlungsrechnungen in das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr einfließen. Die Erfassung und Verwaltung der Daten erfolgt über die Standardoberflächen und -belege. Über neue Menüpunkte können Anzahlungsstränge zentral verwaltet und analysiert werden.

Überblick#

Die Applikation Advance Payment kann sowohl im Verkauf wie auch im Einkauf verwendet werden.

Die Basis für die Anzahlungen bildet der Anzahlungsstrang. Er gibt an, für welchen Geschäftsvorfall Anzahlungen gestellt und gebucht werden sollen. Im Verkauf ist die Grundlage für einen Anzahlungsstrang entweder der Auftrag, eine einzelne Auftragszeile oder auch ein Projekt, im Einkauf die Bestellung oder eine einzelne Bestellzeile.

Je Anzahlungsstrang kann ein Anzahlungsplan hinterlegt werden, in dem definiert wird, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Höhe Anzahlungen und Schlussrechnungen gestellt werden sollen.

Angeforderte Anzahlungen werden als Anzahlungsrechnungen gebucht. Da zu diesem Zeitpunkt noch keine Umsatz-/Vorsteuer ausgewiesen werden darf, werden Anzahlungsrechnung mit unrealisierter Steuer gebucht. Erst mit dem Eingang der Zahlung erfolgt eine Realisierung der Steuer und eine Umbuchung der angeforderten Anzahlungen auf erhaltene / geleistete Anzahlungen.

Auch die Forderungen oder Verbindlichkeiten aus den gestellten Anzahlungen werden auf separaten Konten ausgewiesen, so dass diese getrennt von den tatsächlichen Forderungen und Verbindlichkeiten dargestellt werden können.

Korrekturen zu angeforderten Anzahlungen können über Anzahlungsgutschriften gebucht werden.

Mit der Faktura des Auftrags / der Bestellung können angeforderte und geleistete / erhaltene Anzahlungen verrechnet werden. Ein Schlussrechnungsabzug kann automatisch erstellt und gebucht werden.

Über die Anzahlungsstränge kann jederzeit der aktuelle Status der Vorgänge eingesehen werden. Eine detaillierte Anzahlungsstatistik gibt Auskunft über alle zugehörigen Buchungen. Spezielle Ansichten auf die Debitoren- / Kreditorenposten ermöglichen es, zu jeder Anzahlung die offenen oder nicht schlussgerechneten Beträge einzusehen.

Einrichtung#

Für die Nutzung der Applikation müssen einige Einrichtungen vorgenommen werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche das sind und wie diese konfiguriert werden können.

Anzahlung Einrichtung#

Soll die Applikation Advance Payment genutzt werden, so muss diese zunächst für den Verkaufs- und Einkaufsbereich aktiviert werden. Erst dadurch werden alle relevanten Felder und Schaltflächen in den bestehenden Oberflächen eingeblendet, sowie neue Menüpunkte zur Auswahl angeboten. Die Aktivierung wird in der Anzahlung Einrichtung vorgenommen.

Zusätzlich wird hier angezeigt, welche Einrichtungen bereits abgeschlossen wurden oder noch vorzunehmen sind.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Einstellungen#

Inforegister Einrichtungen abgeschlossen#

Auf diesem Inforegister erhalten Sie einen Überblick, welche relevanten Bereiche bereits eingerichtet bzw. noch nicht eingerichtet worden sind.

Support-Informationen#

Auf diesem Inforegister werden Ihnen Informationen zu der App dargestellt.

Menüaufruf "Manuelle Einrichtung“#

Über die Schaltfläche Manuelle Einrichtung kann in die relevanten Einrichtungstabellen verzweigt werden. Diese werden in den nachfolgenden Abschnitten näher beschrieben.

Sachkonten und Buchungsgruppen#

Finanzbuchhaltung Einrichtung#

Anzahlungsrechnung müssen mit unrealisierter Steuer gebucht werden. Das heißt, dass die Steuer erst mit dem Erhalt der Zahlung fällig wird.

Damit dieser Sachverhalt entsprechend berücksichtigt werden kann, müssen in der Finanzbuchhaltung Einrichtung die Felder "Unrealisierte MwSt.“ und "Unrealisierte MwSt. Vorauszahlung“ auf dem Inforegister "Allgemein“ aktiviert werden.

Debitoren- / Kreditorenbuchungsgruppen#

In den Debitoren- / Kreditorenbuchungsgruppen müssen die Sammelkonten für die Anzahlungen sowie die Konten für die unrealisierten Anzahlungen hinterlegt werden:

Debitorenbuchungsgruppen#

Kreditorenbuchungsgruppen#

MwSt.-Produktbuchungsgruppen und MwSt.-Buchungsmatrix#

Für die richtige steuerliche Behandlung von Anzahlungsbelegen müssen neue MwSt.-Produktbuchungsgruppen errichtet werden, mit welchen die MwSt.-Buchungsmatrix um neue Zeilen zur unrealisierten MwSt.-Behandlung ergänzt werden.

Für die Umbuchung der unrealisierten Anzahlungen auf erhaltene / gezahlte Anzahlungen sollte ebenfalls eigene eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe angelegt werden.

Beispiel für neue MwSt.-Produktbuchungsgruppen:

Die MwSt.-Produktbuchungsgruppe AZ19 wird dabei für Buchungen mit dem Unreal. Anzahlungskonto (siehe Debitoren-/Kreditorenbuchungsgruppe) verwendet. Die Buchungsgruppe REAL_AZ19 wird für die Umbuchung der Anzahlungen verwendet.

Beispiel für eine Einrichtung der MwSt.-Buchungsmatrix:

Nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer#

Für die Abwicklung der "Nicht abziehbare MwSt.“ sind folgende Einstellungen in der MwSt. Buchungsmatrix zu berücksichtigen.

In den Zeilen für die Berechnung "Unreal. MwSt." (Feld: "Unreal. MwSt. Art" = Prozentsatz) sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

• Das Feld "Nicht abziehbare MwSt. %" muss mit dem Wert "0" gefüllt sein (wird in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard auch nicht zugelassen).
• Im Feld "Nicht abziehbare MwSt. Konto Einkauf" ist kein Konto einzurichten.
• Im Feld "Nicht abziehbare MwSt. zulassen" ist die Option "Zulassen" zu setzen.

Anzahlungsplanvorlagen#

Um die Verwaltung von Anzahlungsplänen zu vereinfachen, können Anzahlungsplanvorlagen eingerichtet werden.

Auf Basis der Felder aus den Debitoren- bzw. Kreditorenstamms und den Belegen, können Kriterien definiert werden, wann eine Anzahlungsvorlage genutzt werden soll.

Pro Anzahlungsplanvorlage kann eine beliebige Anzahl an Anzahlungsplanzeilen definiert werden.

Die Zeilen einer Anzahlungsplanvorlage können durch einen Funktionsaufruf im Anzahlungsplan eingefügt werden. Dabei wird eine Liste der verfügbaren Vorlagen angezeigt.

Der Aufruf zur Bearbeitung der Anzahlungsplanvorlagen erfolgt über den gleichnamigen Aufruf über die Anwendersuche. Über "Neu“ im Menüband kann eine neue Anzahlungsplanvorlagen erstellt werden.

Nachfolgend werden die Felder der Anzahlungsplanvorlage erläutert:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

Einbehalte Einrichtung#

Zur Abbildung von Einbehalten in der Anzahlungsbuchhaltung, sind die Arten der Einbehalte einzurichten. Die "Einbehalte“ können Sie sich mittels des gleichnamigen Suchbegriffs über die Anwendersuche aufrufen.

Nachfolgend werde Ihnen die Felder der Einbehalte näher erläutert:

Über den Menüpunkt "Dimensionen“ können je Einbehalt, Vorgabedimensionen hinterlegt werden.

Über den Menüpunkt "Übersetzungen“ können zur Abbildung mehrsprachiger Belege, Übersetzungen für die Felder "Beschreibung“ und "Beschreibung 2“ verwalten werden.

Debitorische Einrichtungen#

Einrichtung Debitoren und Verkauf#

In der Einrichtung Debitoren und Verkauf werden die grundlegenden Einstellungen für die Anzahlungen im Verkauf getroffen. Auf dem Inforegister "Anzahlung“ werden alle notwendigen Parameter und Vorgaben gesetzt. Diese werden in der nachfolgenden Tabelle näher erläutert:

Debitor#

Auf der Debitorenkarte auf dem Inforegister "Fakturierung“ können weitere zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Diese gelten dann spezifisch für diesen einen Debitoren.

Kreditorische Einrichtungen#

Kreditoren & Einkauf Einrichtung#

In der Kreditoren & Einkauf Einrichtung werden die grundlegenden Einstellungen für die Anzahlungen im Einkauf getroffen. Auf dem Inforegister "Anzahlung“ werden alle notwendigen Parameter und Vorgaben gesetzt. Diese werden in der nachfolgenden Tabelle näher erläutert:

Kreditor#

Auf der Kreditorenkarte auf dem Inforegister "Fakturierung“ können weitere zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Diese gelten dann spezifisch für diesen einen Kreditoren.

Cashfloweinrichtung#

Gebuchte Anzahlungsbelege und Anzahlungspläne dürfen nicht auf die Cashflowkonten der regulären Forderungen und Verbindlichkeiten berücksichtigt werden, sondern müssen auf separaten Cashflowkonten ausgewiesen werden. Hierfür sind folgende Cashflowkonten in der "Cashfloweinrichtung" zu hinterlegen:

Herkunftscodes#

Für die Belege der Anzahlungsbuchhaltung können eigene Herkunftscodes in der "Herkunftscode Einrichtung“ eingerichtet werden.

Berichtsauswahl#

Für die Anzahlungsbuchhaltung können eigene Belege verwendet werden, die in der Berichtsauswahl für den Verkauf und Einkauf entsprechend eingetragen werden müssen.

Folgende Berichte können für den Verkauf verwendet werden:

Folgende Berichte können für den Einkauf verwendet werden:

Anzahlungsstränge#

Der Anzahlungsstrang bildet die Basis der Anzahlungsbuchhaltung. Im Standard können Anzahlungsstränge für folgende Quellen gebildet werden:

• Verkaufsaufträge
• Verkaufsauftragszeilen
• Projekte (verkaufsseitig)
• Einkaufsbestellungen
• Einkaufsbestellzeilen

Wie in der Einrichtung beschrieben, können Anzahlungsstränge mit der Neuanlage von Belegen automatisch generiert werden. Ist der Parameter "Automatische Erstellung von AZ-Strängen für Aufträge“ in der Einrichtung Debitoren und Verkauf (bzw. "Automatische Erstellung von AZ-Strängen für Bestellungen“ in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung) gesetzt, so wird beim Erstellen eines neuen Beleges (bzw. einer neuen Belegzeile – Einstellung pro Debitor oder Kreditor im Feld "Anzahlungen auf Belegzeilenebene“) ein Anzahlungsstrang angelegt.

Die Anzahlungsstränge können Sie sich über den gleichnamigen Suchbegriff über die Anwendersuche aufrufen.

Nachfolgend werden Ihnen zunächst die Felder aus der Übersicht näher erläutert:

Über die Schaltflächen in der Menüleiste können Sie weitere Informationen pflegen oder abrufen:

Im Infobox-Bereich des Fensters wird der für den Anzahlungsstrang hinterlegte Anzahlungsplan angezeigt.

Anzahlungsstränge manuell erzeugen#

Wenn Anzahlungsstränge beim Erstellen von Belegen nicht automatisch erzeugt werden, so können diese aus den Belegen heraus manuell erzeugt werden.

Im Feld "Anzahlungsstrang“ des Verkaufsauftrags oder der Einkaufsbestellung (oder einer ihrer Zeilen) kann auf "Mit Anzahlungsstrang verknüpfen“ geklickt werden.

Die anschließende Abfrage muss dann mit der Option "Anzahlungsstrang für diesen Beleg erzeugen“ bestätigt werden.

Soll der Beleg mit einem bereits bestehenden Anzahlungsstrang verknüpft werden, so kann die Option "Mit Anzahlungsstrang verknüpfen“ gewählt werden.

Ist der Beleg bereits mit einem Anzahlungsstrang verknüpft (im Feld Anzahlungsstrang des Belegs wird eine Lfd. Nr. angezeigt), so können über den Link in diesem Feld weitere Aktionen ausgeführt werden.

Anzahlungspläne#

Im Anzahlungsplan wird festgelegt, wann welche Anzahlungsrechnungen gestellt werden müssen. In Anzahlungsplänen können auch Schlussrechnungen geplant werden. Anzahlungspläne werden je Anzahlungsstrang hinterlegt.

In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie ein Anzahlungsplan erstellt wird.

Auf Basis eines Anzahlungsstrangs kann ein Anzahlungsplan abgebildet werden. Die Anzahlungspläne können entweder aus dem Quellbeleg (über das Feld Anzahlungsstrang) oder über das Fenster Anzahlungsstränge aufgerufen werden.

Im Kopf des Anzahlungsplans werden Informationen zum Anzahlungsstrang gezeigt. Folgende Felder können geändert werden:

Die Zeilen im Anzahlungsplan bilden die einzelnen geplanten Anzahlungsrechnungen und die Schlussrechnung ab. Die Felder müssen folgendermaßen gefüllt werden:

Über die Schaltflächen im Menüband können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Anzahlungen im Verkauf#

Dieser Abschnitt zeigt einen typischen Buchungsverlauf von Anzahlungen im Bereich Verkauf. Basis für den Anzahlungsstrang ist ein Verkaufsauftrag. Ein Anzahlungsplan wurde bereits hinterlegt. Das Vorgehen für Anzahlungen auf Auftragszeilenebene oder auf der Grundlage von Projekten erfolgt analog – Ausgangspunkt ist immer ein Anzahlungsstrang.

Erstellen und Buchen einer Anzahlungsrechnung#

Die einzelnen, noch nicht abgerufenen Anzahlungsplanzeilen können in Anzahlungsrechnungen abgerufen werden. Dies kann über zwei unterschiedliche Wege erfolgen:

• Erstellen einer Anzahlungsrechnung aus dem Anzahlungsplan
• Erstellen einer Verkaufsrechnung und Abruf der Planzeilen

Aus dem Anzahlungsplan kann für eine oder mehrere Anzahlungsplanzeilen der Planungsart "Anzahlung“ automatisch eine Verkaufsrechnung erstellt werden. Dazu müssen die gewünschten Zeilen markiert werden, anschließend wird die Funktion "Erstelle AZ-Rechnung (f. markierte Zeilen)“ ausgeführt.

Der erstellte Beleg wird im Anschluss direkt geöffnet.

Zusätzlich zu den bereits bekannten Feldern sind folgende Felder für Belege mit Bezug zu Anzahlungssträngen von Bedeutung:

Debitor und Buchungsdatum werden aus der Anzahlungsplanzeile übernommen. Ebenso werden die Kennzeichen für Anzahlungen gesetzt und der Beleg mit dem Anzahlungsstrang verknüpft.

Die Anzahlungsplanzeilen werden in die Zeilen des Belegs übernommen. Dabei wird das Sachkonto aus dem Feld "Deb. Unrealisierte Anzahlungen“ aus der Debitorenbuchungsgruppe des Debitors verwendet. Wichtig ist hierbei, dass bei diesem Sachkonto eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe mit unrealisierter Steuer hinterlegt ist. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung.

Der VK-Preis ohne MwSt. wird mit dem Anzahlungsbetrag der Anzahlungsplanzeile gefüllt. Ist im Anzahlungsstrang das Feld "Preise inkl. Mwst.“ aktiviert, wird der Betrag aus dem Anzahlungsplan stattdessen in das Feld "VK-Preis inkl. MwSt.“ übernommen.

Im Anzahlungsplan wird nach Erstellung der Rechnung das Feld "Ungebuchte Rechnungsnr.“ gefüllt. Über die Schaltfläche "Erzeugte Rechnung anzeigen“ kann wieder auf die erstellte Verkaufsanzahlungsrechnung verzweigt werden.

Beim Buchen wird die nächste laufende Nummer der Nummernserie aus dem Feld Geb. Anzahlungsrechnungsnummern der Einrichtung Debitoren und Verkauf als Belegnr. verwendet. Es werden entsprechende Sachposten gebildet.

Die Forderung für diese Rechnung wird dabei auf das Sachkonto "Deb. Sammelkonto Anzahlungen“ aus der Debitorenbuchungsgruppe des Debitors gebucht.

Die MwSt.-Posten weisen den Sachverhalt der unrealisierten Steuer aus.

Auf dem Debitorenposten werden zusätzliche Informationen zur Anzahlung ausgewiesen.

Wird eine Verkaufsanzahlungsrechnung direkt erstellt, so müssen die Felder für die Anzahlungen im Belegkopf manuell gesetzt werden. Wurde ein Anzahlungsstrang ausgewählt, für den auch ein Anzahlungsplan gepflegt wurde, so können über eine Funktion, die noch nicht abgerufenen Planzeilen in den Beleg übernommen werden.

Über den Menüpunkt "Vorbereiten“ > "Anzahlungsplanzeilen abrufen“ im Menüband, kann der Anzahlungsplan geöffnet werden.

Dort können die relevanten Zeilen markiert und die Auswahl bestätigt werden. Die Zeilen werden daraufhin in die Verkaufsrechnung eingefügt.

In Belegen, die als Anzahlung markiert sind, können nur Texte und Sachkonten in den Zeilen verwendet werden.

Soll eine Verkaufsanzahlungsrechnung erstellt werden, für deren Anzahlungsstrang kein Anzahlungsplan hinterlegt wurde, so können die Belegzeilen auch manuell eingetragen werden. Wird eine Zeile mit der Art "Sachkonto“ angelegt, so wird automatisch die Nr. mit dem Sachkonto "Deb. Unrealisierte Anzahlungen“ aus der Debitorenbuchungsgruppe vorbelegt.

Zahlung einer Anzahlungsrechnung#

Beim Zahlen einer Anzahlungsrechnung bestehen die gleichen Möglichkeiten wie beim Zahlen einer normaler Verkaufsrechnung:

• Buchen einer Zahlung über ein Buch.-Blatt mit Angabe eines Ausgleichs
• Buchen eines nachträglichen Ausgleichs in den Debitorenposten

Beim Ausgleich einer Anzahlungsrechnung mit einer Zahlung werden folgende Umbuchungen vorgenommen:

• Unrealisierte Steuer an Umsatzsteuer
• Unrealisierte Anzahlung an erhaltene Anzahlung

Das Konto für erhaltene Anzahlungen wird aus der MwSt.-Buchungsmatrix (Feld Deb. Real. Anzahlungskonto) gezogen.

• Normales Forderungskonto an Forderungskonto für Anzahlungen

Diese Konten werden aus der Debitorenbuchungsgruppe ermittelt. Ausgleiche für Anzahlungsrechnungen können auch wieder aufgehoben werden. Die mit dem Ausgleich gebuchten Umbuchungen werden dann wieder storniert, so dass die Anzahlung wieder als gebucht aber nicht bezahlt geführt wird.

Diese Kursdifferenzen werden bei der Zahlung auf das realisierte Anzahlungskonto gebucht, so dass die erhaltenen Anzahlungen dem tatsächlich erhaltenen Betrag entsprechen.

Anzahlungsgutschriften#

Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie eine falsche oder zu hoch gestellte Anzahlungsrechnung gutgeschrieben wird.

Eine Gutschrift ist dann notwendig, wenn eine Anzahlungsrechnung falsch gebucht wurde. Auch für den Fall, dass die Anzahlungsrechnung nicht mehr benötigt wird, da mittlerweile eine Schlussrechnung gestellt wurde, kann eine Anzahlungsgutschrift erstellt werden.

Eine Verkaufsanzahlungsgutschrift wird zunächst als normale Verkaufsgutschrift erfasst, für die dann zusätzliche Informationen zur Anzahlung gesetzt werden:

Wird ein Anzahlungsstrang ausgewählt, so werden automatisch die offenen Anzahlungsrechnungen für diesen Anzahlungsstrang zur Auswahl vorgeschlagen. Das Fenster "Debitorenpostenausgleich“ wird geöffnet. Nach Auswahl eines Rechnungsbelegs wird das Feld "Ausgleich mit Belegnr.“ gefüllt und die Belegzeilen aus der gebuchten Rechnung werden in die Anzahlungsgutschrift kopiert.

Alternativ kann unter den Menüpunkt "Vorbereiten“ im Menüband, die Funktion "AZ-Rechnung für Gutschrift abrufen“ ausgeführt werden. Auch hier wird die Liste der offenen Anzahlungsrechnungen angezeigt, die mit der Gutschrift storniert werden können.

Für Anzahlungsgutschriften gilt in folgenden Punkten eine andere Vorgehensweise als für normale Gutschriftsbelege:

• Mit einer Anzahlungsgutschrift kann nur genau eine Anzahlungsrechnung ausgeglichen werden.
• Es ist kein nachträglicher Ausgleich von Anzahlungsrechnung und -gutschrift möglich, die Gutschrift muss direkt beim Buchen mit der Rechnung ausgeglichen werden.
• Ausgleiche zwischen Anzahlungsgutschriften und -rechnungen können nicht aufgehoben werden.

Buchen der Schlussrechnung#

Mit dem Buchen der Schlussrechnung müssen die Anzahlungen verrechnet oder storniert werden. Die Verrechnung der Anzahlung erfolgt in Form einer Gutschrift als sogenannter Schlussrechnungsabzug. Angeforderte Anzahlungen können entweder mit dem Schlussrechnungsabzug verrechnet oder gutgeschrieben werden. Das wird über die Einstellung "Schlussrechnung für Anzahlungsrechnungen“ in Einrichtung Debitoren und Verkauf geregelt. Die weiteren Einstellungen hier regeln das Erstellen der notwendigen Folgebelege (Felder Autom. Verbuchung von Schlussrechnungen, Autom. Verbuchung von Restbetragsgutschriften, Autom. Verbuchung von Realisierungsrechnungen). Diese Belege können mit dem Buchen der Schlussrechnung automatisch erstellt und ggf. gebucht werden. Ist dies nicht der Fall, so müssen die Anzahlungen manuell über Belege verrechnet werden.

Wird die Schlussrechnung gebucht und die Felder für die automatische Erstellung der Folgebelege sind gesetzt, so erscheinen entsprechende Meldungen (oder entsprechende Meldungen für das Erstellen und Buchen der Folgebelege).

Schlussrechnungsabzug#

Mit dem Schlussrechnungsabzug werden die Anzahlungen mit der Schlussrechnung verrechnet. Der Schlussrechnungsabzug bezieht sich auf einen Anzahlungsstrang, das heißt es können nur Anzahlungen zu diesem Anzahlungsstrang verrechnet werden, auch wenn für den Debitoren eventuell andere Anzahlungen vorhanden sind.

Der Schlussrechnungsabzug reduziert die Forderungen aus der gestellten Schlussrechnung um die verrechneten Anzahlungen und bucht diese aus.

Damit dies abgebildet werden kann, sind folgende Felder im Beleg relevant:

Beim Schlussrechnungsabzug muss nach der "Anzahlungsbelegart“ zunächst das Feld "Ausgleich mit Belegnr.“ gefüllt werden, wenn der Beleg manuell erstellt wird. Hier wird die Belegnummer der Schlussrechnung angegeben. Im Feld "Anzahlungsstrang“ kann dann ausgewählt werden, von welchen Anzahlungsstrang Anzahlungen verrechnet werden sollen. Nach Auswahl erscheinen automatisch die noch nicht verrechneten Anzahlungen.

Die markierten Zeilen werden dann als Belegzeilen in die Gutschrift übernommen. Als Sachkonto wird das Konto "Deb. Real. Anzahlungskonto“ aus der MwSt.-Buchungsmatrix gezogen. Dies ist auch dann der Fall, wenn es sich bei der verrechneten Anzahlung um eine noch nicht bezahlte handelt. Gestellte, nicht erhaltene Anzahlungen werden dann gutgeschrieben und als erhaltene Anzahlung neu eingebucht (siehe folgenden Abschnitt).

Auf diesem Weg können Schlussrechnungsabzüge auch manuell erstellt werden.

Mit der Buchung der Schlussrechnung und des Schlussrechnungsabzugs entstehen Debitorenposten, Rechnung und Schlussrechnungsabzug wurden dabei miteinander ausgeglichen.

Über die Oberfläche "Anzahlungsstrang“ kann dieser Sachverhalt in weiteren Oberflächen nachvollzogen werden.

Die Anzahlungsdebitorenposten zeigen detailliert die zum Anzahlungsstrang gebuchten Vorgänge und weisen aus, welcher Betrag in Rechnung gestellt wurde, ob die Rechnung bezahlt oder gutgeschrieben wurde und ob diese bereits schlussverrechnet wurde.

Auch die Anzahlungsstatistik gibt Auskunft über den aktuellen Status des Anzahlungsstrangs.

Behandlung nicht bezahlter Anzahlungsrechnungen#

Nicht bezahlte Anzahlungsrechnung müssen mit der Schlussrechnung gutgeschrieben werden. Dabei gibt es zwei Fälle, je nach Einstellung des Parameters "Schlussrechnung für Anzahlungsrechnungen“ in der Einrichtung Debitoren und Verkauf:

• Unbezahlte Anzahlungsrechnungen werden nicht mit dem Schlussrechnungsabzug verrechnet (Option: Gezahlte): es muss eine Anzahlungsgutschrift gebucht werden.
• Unbezahlte Anzahlungsrechnungen werden mit dem Schlussrechnungsabzug verrechnet (Option: alle): es muss eine Anzahlungsgutschrift sowie eine realisierte Rechnung für die erhaltenen Anzahlungen gebucht werden. Die Anzahlungsgutschrift wird analog dem Vorgehen zum Storno (Abschnitt "Anzahlungsgutschrift“) erstellt. Mit dem Buchen der Anzahlungsgutschrift werden die angeforderten Anzahlungen also wieder ausgebucht.

Dies geschieht auch dann, wenn die nicht gezahlten Anzahlungsrechnungen mit dem Schlussrechnungsabzug verrechnet wurden. Da diese dadurch aber die erhaltenen Anzahlungen bereits reduziert haben, müssen sie als realisiert neu eingebucht werden.

Bei diesem Beleg handelt es sich um eine normale Verkaufsrechnung, die mit dem Konto für erhaltene Anzahlungen aus der MwSt.-Buchungsmatrix (Feld Deb. Real. Anzahlungskonto) gestellt wird. Diese gleicht die schlussverrechnete Anzahlung des Schlussrechnungsabzug wieder aus.

Stornomöglichkeiten#

Storno einer Anzahlungsrechnung#

Anzahlungsrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, können über Anzahlungsgutschriften storniert werden (siehe Abschnitt "Anzahlungsgutschrift“).

Storno einer Anzahlungszahlung#

Wurde eine Anzahlungsrechnung mit einer Anzahlungszahlung bereits ausgeglichen, so erfolgt die Stornierung der gebuchten Anzahlungszahlung über das Aufheben des Ausgleiches und einer anschließenden Ausbuchung über ein Buch.-Blatt oder das Stornieren der Zahlungstransaktion.

Mit dem Aufheben des Ausgleichs wird das Umbuchen der Anzahlungen, Forderungen und Umsatzsteuer von unrealisiert auf realisiert wieder umgekehrt (siehe dazu auch Abschnitt "Zahlung einer Anzahlungsrechnung“).

Storno eines Schlussrechnungsabzugs#

Die Stornierung von gebuchten Schlussrechnungsabzügen erfolgt über das Aufheben des Ausgleichs von Schlussrechnung und Schlussrechnungsabzug. Dabei wird automatisch der geöffnete Schlussrechnungsabzug über eine Rechnung (mit Anzahlungsbelegart Schlussrechnungsabzug) ausgebucht. Die Belegnummernvergabe für dieses Storno wird in der Einrichtung Debitoren und Verkauf (Feld Belegnr.-Vergabe Schlussrechnungsabzugs-Storno und folgende) festgelegt.

Mit dem Aufheben des Ausgleichs wird automatisch der Stornobeleg erzeugt, es erscheint eine Meldung über den erzeugten Beleg.

In den Debitorenposten ergibt sich dann folgendes Bild: die Schlussrechnung wurde wieder komplett geöffnet, der Schlussrechnungsabzug wurde storniert und mit dem Storno ausgeglichen.

Überzahlungen#

Es kann der Fall eintreten, dass der erhaltene Anzahlungsbetrag den Betrag der Schlussrechnung überschreitet. Es wurde also mehr als 100% der Schlussrechnung angezahlt.

In den Anzahlungsdebitorenposten erkennt man einen solchen Fall anhand eines negativen offenen Anzahlungsbetrags nach der Schlussverrechnung.

Dieser Betrag kann über eine Überanzahlungs-Gutschrift automatisch ausgebucht werden. Relevant dafür sind die Einstellungen in der in der Einrichtung Debitoren und Verkauf (Feld Max. Gutschriftbetrag von Über-Anzahlungen und folgende).

Dafür muss der Posten mit der Überanzahlung ausgewählt und die Funktion "Überanzahlungs-Gutschrift“ aufgerufen werden. Es wird eine Gutschrift erstellt und geöffnet.

Die Gutschrift weist einen Bezug zum Anzahlungsstrang aus. In den Zeilen wird das Sachkonto für realisierte Anzahlungen eingetragen sowie der offene, überzahlte Betrag.

Mit dem Buchen der Gutschrift wird die zu viel bezahlte Anzahlung ausgebucht und ein offener Posten für den Debitoren gebildet. Dieser kann nun zu einer Rückerstattung oder zu einem Ausgleich mit einer anderen Rechnung herangezogen werden.

Ist bei der Gutschrift Erstellung ein Fehler unterlaufen, so kann die Gutschrift mit der Funktion Beleg kopieren (In den Optionen muss "Inklusive Kopf“ aktiviert werden) in eine Rechnung übertragen und anschließend gebucht werden.

Berechnung Cashflowplanung#

Beim Übertragen der Informationen zur Cashflowplanung in das Cashflowarbeitsblatt kann beim Aufruf der Funktion "Arbeitsblattzeilen vorschlagen“ über die nachfolgenden einzubeziehenden Herkunftsarten:

• Verkaufsanzahlungspläne
• Einkaufsanzahlungspläne
• Projektanzahlungspläne

definiert werden, welche Anzahlungspläne in die Cashflowplanung berücksichtigt werden sollen. Bei der Berücksichtigung der jeweiligen Zahlpläne fließen Verkaufsauftragszeilen, Bestellzeilen und Projekte mit Anzahlungsvorgängen nicht in die Cashflowplanung ein.

Auch wenn die oben aufgeführten Zahlpläne nicht in die Cashflowplanung berücksichtigt werden, fließen Anzahlungsrechnungen in die Cashflowplanung ein und reduzieren die Werte für die Verkaufsaufträge, Bestellungen und Projekte.

Die Kontierung auf Herkunftsarten erfolgt auf Basis der Cashfloweinrichtung.

Einbehalte#

Um Einbehalte für Anzahlungs- und Schlussrechnungen zu verwalten, besteht die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl an Einbehalten für Rechnungen zu definieren.

Bei der Erstellung von Anzahlungsrechnungen werden für die Einbehalte negative Zeilen in der jeweiligen Rechnung aufgeführt, sodass die Einbehaltsbeträge von den Rechnungsbeträgen abgezogen werden.

Beim Buchen von Rechnungen, welche Einbehalte beinhalten, wird pro Einbehalt ein zusätzlicher Rechnungsbeleg mit dem jeweiligen Einbehaltsbetrag gebucht.

Zuordnung Einbehalte im Anzahlungsplan#

Sofern Einbehalte im System hinterlegt sind, erscheint im Anzahlungsplan auf dem Inforegister "Zeilen“ der Aufruf "Einbehalte“. Sind keine Einbehalte vorhanden, wird der Aufruf automatisch vom System ausgeblendet.

Über den Menüpunkt "Einbehalte“, öffnet sich eine Ansicht, in der für die aktuell ausgewählte Anzahlungsplanzeile alle geeigneten Einbehalte (passende "Unterstützte Kostenart“ und "Unterstützte Belegart“) aufgelistet werden. Pro Einbehalt, kann nun ein prozentualer Anteil des Anzahlungsbetrags oder ein Festbetrag angegeben werden.

Wird aus dem Anzahlungsplan eine Anzahlungsrechnung erzeugt, so wird pro gewählten Einbehalt, eine zusätzliche Zeile im Rechnungsbeleg eingefügt.

Die Zeile enthält den angegebenen Betrag mit negativem Vorzeichen. Die Menge 1, ist auf das "Unrealisierte Konto“ der Einrichtung "Einbehalte“ geschlüsselt und berücksichtigt die Beschreibung aus den Einbehalten bzw. deren Übersetzungen.

Sofern an den "Einbehalten“ zusätzliche Dimensionen hinterlegt sind, werden diese ebenfalls der Zeile hinzugefügt.

Zuordnung Einbehalte in Aufträgen / Rechnungen#

Für Verkaufsaufträge, Bestellungen oder Rechnungen, welche nicht über den Anzahlungsplan erstellt werden, können im Beleg jeweils über den Menüpunkt "Einbehalte einfügen“ Einbehalte hinterlegt werden.

Beim Aufruf des Menüpunkts erscheint dieselbe Ansicht, wie beim Aufruf aus dem Anzahlungsplan, sodass dort für die gewünschten Einbehalte die Beträge hinterlegt werden können.

Beim Schließen dieser Ansicht, werden die Zeilen für Einbehalte direkt im jeweiligen Beleg (Verkaufsauftrag / Bestellung / Rechnung) eingefügt.

Buchung von Belegen#

Wird ein Beleg gebucht, so wird automatisch geprüft, ob dieser Zeilen mit Einbehalten enthält. Ist dies der Fall, wird pro Zeile mit einem Einbehalt eine zusätzliche Rechnung erzeugt und automatisch gebucht.

Der Beleg erhält dasselbe Beleg-/und Buchungsdatum und dieselbe Belegnummer wie der ursprüngliche Beleg, lediglich ergänzt um das Suffix aus der Einrichtung "Einbehalte“.

Zudem wird am Beleg die Zahlungsbedingung aus dem "Einbehalt“ hinterlegt.

Ist der ursprüngliche Beleg eine Anzahlungsrechnung, erhält auch der neu erstellte Beleg für den Einbehalt die Kennzeichnung als Anzahlungsrechnung.

Der Beleg enthält eine Zeile über das gewählte Sachkonto des Einbehalts, dem entsprechenden Betrag mit positivem Vorzeigen und der Menge 1. Auch hier werden ggf. vorhandene zusätzliche Dimensionen der Einbehalte berücksichtigt.

Bei der Buchung des Belegs wird der "Code“ des Einbehalts in den Kreditor-/Debitorenposten übertragen, ebenso in die erzeugten Projektposten bzw. Anzahlungsprojektposten. Dies dient der späteren Auswertbarkeit.

Zahlung auf Anzahlungsrechnungen#

Wird eine Anzahlungsrechnung, die für einen Einbehalt erstellt wurde, bezahlt, so findet analog zu den regulären Anzahlungsrechnungen eine Umbuchung der Nettobeträge, der Steuer und der Verbindlichkeiten/Forderungen von den "unrealisierten“ auf die "realisierten“ Konten statt.

Hierbei werden abweichend zu regulären Anzahlungsrechnungen die Nettowarenwerte vom "Unrealisierten Konto“ auf das "Realisierte Konto“ aus den "Einbehalten“ umgebucht.

Auswertungen#

In den Berichten "Kreditorenposten per“ und "Debitorenposten per“ kann beim Aufruf über das Feld "Einbehalte Filter“ gesteuert werden, ob Einbehalte in das Ergebnis einfließen sollen oder nicht.

Auswertungen#

Folgende Oberflächen können für Auswertungen oder einen Überblick über den aktuellen Status zu einem Anzahlungsstrang genutzt werden:

• Anzahlungsstatistik
• Anzahlungsdebitorenposten / Anzahlungskreditorenposten

Anzahlungsstatistik#

Die Anzahlungsstatistik zeigt eine detaillierte Übersicht über alle im Zusammenhang mit diesem Anzahlungsstrang gebuchten Geschäftsvorfälle.

Im Kopf kann über das Feld Beträge anzeigen als ausgewählt werden, ob Netto- oder Bruttobeträge angezeigt werden sollen.

In der Matrix werden links alle geplanten und gebuchten Belege aufgelistet. Die Spalten rechts davon zeigen je Buchungsdatum die einzelnen Belege und Beträge.

Anzahlungsposten#

Die Debitoren- oder Kreditorenposten für den Anzahlungsstrang weisen zusätzliche Informationen zum Status der Anzahlungen aus. Neben Betrag und Restbetrag wird in eigenen Spalten dargestellt, ob ein Betrag bezahlt oder gutgeschrieben ist oder ob dieser über einen Schlussrechnungsabzug verrechnet wurde. Die Spalte "Offener Anz.-Betrag (gezahlt, nicht schlussverrechnet)“ gibt Auskunft über noch ausstehende Buchungen.

Über die Schaltflächen können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Cashflow#

In den Darstellungen "Cashflowplanungsstatistik“ und "Cashflowverfügbarkeit nach Perioden" erfolgt ein Ausweis der folgenden Herkunftsarten:

• Anzahlungsforderungen
• Verkaufsanzahlungspläne
• Anzahlungsverbindlichkeiten
• Einkaufsanzahlungspläne
• Projektanzahlungspläne
  Hinweis
  Analog der Projekte werden auch die Projektanzahlungspläne mit Nettobeträgen dargestellt (siehe auch Cashfloweinrichtung).

Im Bericht "Cashflowdatumsübersicht" fließen die Beträge für die oben aufgeführten Herkunftsarten der Anzahlungsbuchhaltung in folgende Standard-Herkunftsarten ein:

• Forderungen
• Verbindlichkeiten
• Verkaufsaufträge
• Bestellungen
• Projekte

Anzahlungsabstimmungsposten#

Um die Abstimmung von Haupt- und Nebenbuch effizienter zu gestalten, können Sie mithilfe der Anzahlungsabstimmungsposten eine Abstimmliste für die Anzahlungsbuchhaltung erstellen. Diese ermöglicht es Ihnen, unrealistische und realisierte Anzahlungen (netto) aus den Debitoren-/Kreditorenposten bzw. Anzahlungssträngen mit den entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung abzustimmen.

Erstellung Anzahlungsabstimmungsposten#

Öffnen Sie zunächst die Seite "Anzahlungsabstimmungsposten" über das Menüband der "Anzahlungsstränge".

Über "Posten erstellen" können Sie neue Anzahlungsabstimmungsposten auf Basis der folgenden Kriterien erstellen:

Auf Basis der oben eingegebenen Filterkriterien erfolgt die Erstellung der temporären Posten mit entsprechenden Postenarten. Die Posten werden systemseitig wie folgt ermittelt:

Analyse#

Posten#

Über "Posten" im Menüband können Sie die Seite des Herkunftspostens des markierten Anzahlungsabstimmungspostens öffnen. Alternativ können Sie durch einen Klick auf "Lfd. Nr. Herkunftsposten" ebenfalls darauf zugreifen.

Druck#

Über "Druck" im Menüband haben Sie die Möglichkeit, den Bereicht "Abstimmung Anzahlungsvorgänge" auszudrucken.

Der Detailierungsgrad der Ausgabe im Berichtsaufruf wird über die folgenden Parameter festgelegt:

• Anzeige Anzahlungsplan
• Anzeige Personenkontenposten
• Anzeige Sachposten
• Anzeige MwSt. Posten

Analyseansicht#

Über den Standard Microsoft Dynamics Business Central¹ Analysemodus haben Sie ebenso die Möglichkeit, die Anzahlungsabstimmungsposten flexibel auszuwerten.

Anzahlungen im Einkauf#

Für Anzahlungen im Einkauf können Anzahlungsstränge auf Basis von Bestellungen oder Bestellzeilen erstellt werden.

Der Buchungsablauf und die entsprechenden Belege sind analog der Vorgehensweise im Bereich Verkauf (siehe Abschnitt "Anzahlungen im Verkauf“).

Nicht abzugsfähige Mehrwertsteuer#

In der Anzahlungsbuchhaltung wird im Einkauf die Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standardfunktion der "Nicht abzugsfähigen MwSt." unterstützt.

Ergänzend zur Aktivierung der Funktion "Nicht abzugsfähige MwSt." im Standard Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ sind in der Anzahlungsbuchhaltung die Einrichtungen vorzunehmen, die unter dem Abschnitt "MwSt.-Produktbuchungsgruppen und MwSt.-Buchungsmatrix" beschrieben sind.

Wie im Abschnitt "Anzahlungspläne" aufgeführt, wird der "Nicht abziehbare MwSt. %" aus der Bestellung in die Zeilen des Anzahlungsplans übertragen und von hier in die Anzahlungsrechnung und den weiteren Belegen der Anzahlungsbuchhaltung übernommen.

Was passiert nach dem Free Trial#

What happens after the free trial? from KUMAVISION on Vimeo.