Installation & Einrichtung#

Einrichtung in Business Central#

Aktivierung des Moduls#

Bevor das Modul verwendet werden kann, muss es ggfls. in der KUMAVISION Moduleinrichtung aktiviert werden. Rufen Sie hierzu die Seite KUMAVISION Moduleinrichtung z.B. über die Tell-Me-Funktionalität auf und überprüfen Sie, ob das Modul auf der Seite innerhalb der Rubrik Einstellungen aktiviert ist.

Unterstützte Einrichtung#

Sie können zur Einrichtung des DMS & ECM Interface die unterstützte Einrichtung verwenden. Rufen Sie hierzu z.B. über die Tell-Me Funktion die Seite Unterstütztes Setup auf. Hier finden Sie den Eintrag Hochladen und Abrufen von Dokumenten im DMS einrichten unterhalb der Rubrik Mit anderen Systemen verbinden. Die unterstützte Einrichtung führt Sie in einer Schritt-für-Schritt Anleitung durch die Einrichtung der Schnittstelle.

Alternativ können Sie die Manuelle Einrichtung verwenden über die alle Einrichtungsparameter ebenfalls festgelegt oder modifiziert werden können.

Bei der Verwendung der unterstützten Einrichtung empfehlen wir die Verwendung des maximierten Fenstermodus, um alle erforderlichen Informationen, gerade in Bezug auf Tabellendarstellungen, überblicken zu können.

Schritt 1: Archivsystemart und Sprachcode#

In diesem Schritt können Sie entscheiden, welche Art an Archivierungssystem Sie anbinden möchten. Zur Verfügung stehen aktuell standardmäßig die Optionen:

Microsoft¹ SharePoint Online
ELO Digital Office - REST API Service³
ELO Digital Office - Indexserver REST Schnittstelle³
Hyland Saperion ECM²

Des Weiteren können Sie in diesem Einrichtungsschritt den Standard-Sprachcode festlegen. Dieser ist u.a. bei der Kalkulation von Options- oder Enumerationswerten erforderlich, sofern ein Benutzer aus einer abweichenden Region oder mit einem anderen Sprachcode auf die Umgebung zugreift. Da die Indexbegriffe im Kontext des Benutzers generiert werden, würde es ohne den zentralen Sprachcode zu unterschiedlichen Index-Bezeichnungen für denselben Wert kommen!

Schritt 2: Anmeldeverfahren#

Je nach eingesetztem DMS- oder ECM-System sind abweichende Anmeldeverfahren für die API-Anbindung seitens der Hersteller vorgesehen. So erfolgt beispielsweise die Anmeldung am Hyland Saperion WebService² per "Basic Authentication"-Verfahren, wohingegen die MS Graph-API, die für die Anbindung an Microsoft¹ SharePoint Online verwendet wird, das Anmeldeverfahren OAuth2 voraussetzt.

Aus diesem Grund werden 2 Auswahlfelder für das Anmeldeverfahren sowie das Anmeldeverfahren für Job Queue verwendet. Wählen Sie hier aus den verschiedenen Authentifizierungsarten aus.

Generell muss es keine Unterscheidung zwischen Anmeldeverfahren und Anmeldeverfahren für Job Queue geben. Jedoch ist gerade im Bereich von OAuth 2.0 eine Unterscheidung in Anwendungsverfahren und delegierte Anmeldungen möglich. So wird im Normalfall für die SharePoint Online Anmeldung als Anmeldeverfahren die delegierte Anmeldung mittels OAuth 2.0 - Authorization Code Flow verwendet, wohingegen eine Anmeldung über die Aufgabenwarteschlange im Normalfall über eine Anwendungsauthentifizierung und somit über das Verfahren OAuth 2.0 - Client Credentials erfolgt.

Je nach gewähltem Authentifizierungsverfahren werden die benötigten Einrichtungsfelder angezeigt.

Authentifizierung über OAuth 2.0 - Authorization Code Flow#

Voraussetzung für einen OAuth 2.0 Authorization Code Flow ist die Einrichtung einer App-Registrierung für delegierten Zugriff im Azure AD.

Geben Sie anschließend im Abschnitt OAuth 2.0 Autorisierungscodeflow Einstellungen folgende Informationen an:

Feld	Beschreibung
Client-ID	Geben Sie hier die "Anwendungs-ID (Client)" an, die Ihnen innerhalb der App-Registrierung in der Übersicht angezeigt wird.
Geheimer Clientschlüssel	Fügen Sie hier den geheimen Clientschlüssel ein, den Sie im Schritt 3 der Einrichtung der App-Registrierung erstellt und kopiert haben.
API-Berechtigungen	Hier können weitere API-Berechtigungen (Scopes) für die Graph-API übergeben werden. Im Hintergrund wird der Wert https://graph.microsoft.com/.default immer als Standard-Scope übertragen, so dass dieses Feld im Normalfall leer bleiben kann.
AAD Tenant Id	Sofern Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und SharePoint Online im gleichen Azure AD betrieben werden, muss an dieser Stelle keine AAD Tenant Id übertragen werden und das Feld kann leer bleiben. Befinden sich die beiden Umgebungen jedoch in unterschiedlichen Azure AD, so muss hier die eindeutige GUID des Azure AD eingetragen werden, in dem SharePoint Online betrieben wird.

Authentifizierung über OAuth 2.0 - Client Credentials#

Voraussetzung für die Nutzung der OAuth 2.0 Client Credentials ist die Einrichtung einer App-Registrierung für Anwendungsberechtigungen im Azure AD.

Geben Sie anschließend im Abschnitt OAuth 2.0 Clientanmeldeinformationen Einstellungen folgende Informationen an:

Feld	Beschreibung
Client-ID	Geben Sie hier die "Anwendungs-ID (Client)" an, die Ihnen innerhalb der App-Registrierung in der Übersicht angezeigt wird.
Geheimer Clientschlüssel	Fügen Sie hier den geheimen Clientschlüssel ein, den Sie im Schritt 3 der Einrichtung der App-Registrierung erstellt und kopiert haben.
API-Berechtigungen	Hier können weitere API-Berechtigungen (Scopes) für die Graph-API übergeben werden. Im Hintergrund wird der Wert https://graph.microsoft.com/.default immer als Standard-Scope übertragen, so dass dieses Feld im Normalfall leer bleiben kann.
AAD Tenant Id	Sofern Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und SharePoint Online im gleichen Azure AD betrieben werden, muss an dieser Stelle keine AAD Tenant Id übertragen werden und das Feld kann leer bleiben. Befinden sich die beiden Umgebungen jedoch in unterschiedlichen Azure AD, so muss hier die eindeutige GUID des Azure AD eingetragen werden, in dem SharePoint Online betrieben wird.

Basis Authentifizierung#

An dieser Stelle können zentrale Anmeldeinformationen hinterlegt werden. Diese werden verwendet, sofern in den Benutzereinstellungen der Anwendung keine individuellen benutzerbezogenen Anmeldeinformationen hinterlegt sind.

Feld	Beschreibung
Standard Benutzername	Geben Sie an dieser Stelle den Standard-Benutzernamen an, der für die Authentifizierung per Basis Authentication Verfahren genutzt werden soll. Ist in den benutzerindividuellen Einstellungen ein separater Benutzername für die Anbindung hinterlegt, so wird der dort hinterlegte Wert anstelle des hier hinterlegten Namens verwendet.
Standard Benutzerkennwort	Geben Sie an dieser Stelle das Kennwort des Standard-Benutzers für die Authentifizierung per Basis Authentication Verfahren an. Ist in den benutzerindividuellen Einstellungen ein separater Benutzername für die Anbindung hinterlegt, so wird das dort hinterlegte Kennwort anstelle des hier hinterlegten verwendet.

Schritt 3: Zentrale Einstellungen#

Über die zentralen Einstellungen werden Grundeinrichtungsschritte definiert, die zwingend vor dem Betrieb der Schnittstelle durchlaufen werden müssen.

Feld	Beschreibung
Host Name	Zunächst muss der Hostname (die Webadresse) Ihrer DMS-Umgebung hinterlegt werden. Den Hostnamen können Sie einsehen, indem Sie eine beliebige Seite Ihrer DMS-Umgebung im Browser öffnen. Kopieren Sie nun die Adresse aus der Adressleiste Ihres Browsers in dieses Feld. In Bezug auf die Anbindung an Hyland Saperion² ist der Service im Normalfall erreichbar über den Namen gefolgt von der Anwendungskennzeichnung "/ecmservice/api".
Dateien immer per Suchdefinition anzeigen	Die anzuzeigenden Dateien, können auf zwei Wegen ausgewählt werden. Entweder kann das System ein bestimmtes Verzeichnis im Archiv abrufen und die darin enthaltenen Dateien anzeigen oder das System sucht mittels Verschlagwortungen über das Archiv die entsprechenden Einträge. Standardmäßig können beide Möglichkeiten genutzt werden. Wenn diese Einstellung aktiviert wird, wird dagegen die Auswahl per Verzeichnis unterbunden. Dies ist dann empfohlen, wenn die verwendete Archivlösung keine Verzeichnisstrukturen unterstützt oder Verzeichnisse selbstständig verwaltet, wie bspw. Shareflex oder Saperion. Andernfalls sollte die Einstellung nicht aktiviert werden.
Anzeigeart für Infobox "Dokumente"	Die Infobox "Dokumente" in den Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Datensätzen kann je nach Wunsch oder eingesetztem Archivsystem in verschiedenen Formen erfolgen. Die hier hinterlegte Anzeigeart kann pro Anzeigedefinition jeweils übersteuert werden, so dass es sich bei diesem Wert lediglich um eine Grundeinstellung handelt. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Standard (Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Seite) Hierbei wird eine Standard-Page für die Anzeige der Treffer verwendet. Der Vorteil liegt in der standardnahen Darstellung. Ein Nachteil ist der Platzbedarf des Controls aufgrund nicht einstellbarer Abstände und Formatierungen sowie die aktuell eingeschränkte Möglichkeit des Auf- und Zuklappens der Baumstruktur. (Standard BC-Fehler) Control-AddIn Das Control-Addin zeigt eine einfache Baumstruktur als TreeView-Javascript Control-AddIn an. Hierbei werden gängige Standardmechanismen aus der Web-Entwicklung eingesetzt, so dass es zu einer einfachen und schnellen Anzeigeart führt. Web-Verknüpfung des DMS Bei der Web-Verknüpfung kann das eingesetzte DMS-System selbst eine Darstellung als Web-Seite an die Schnittstelle übermitteln und somit die Anzeige als eigenständiger Frame erfolgen. Diese Lösung ist weder bei Saperion noch bei SharePoint aktuell umgesetzt und wird voraussichtlich erst mit der Anbindung an ELO Digital Office³ verwendet werden.
Dokumentenverknüpfung Anzeigeart	Wird ein Dokument zur Anzeige geöffnet, so kann über die "Dokumentenverknüpfung Anzeigeart" festgelegt werden, welcher Viewer für die Anzeige verwendet werden soll. Die hier hinterlegte Anzeigeart kann pro Anzeigedefinition jeweils übersteuert werden, so dass es sich bei diesem Wert lediglich um eine Grundeinstellung handelt. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Interne Dokumentenansicht Bei der internen Dokumentenansicht wird der Datenstrom des Dokumentes in eine HTML5-Anzeige "verpackt" und mittels des Standard BC-WebBrowser AddIns angezeigt. Hierüber sind je nach Dokumentenart unterschiedliche Einbindungen möglich, so dass beispielsweise Bild-Dokumente anders interpretiert werden als PDF-Dokumente. Externe Link-Verknüpfung Bei der externen Link-Verknüpfung wird der Link, der über das DMS-System übertragen wird, anstelle des Dokumentes selbst aufgerufen. Damit öffnet sich z.B. das Dokument extern in SharePoint anstatt in BC. Wichtig ist hierbei, dass gerade in Bezug auf Domänen-übergreifende Systeme Berechtigungen entsprechend hinterlegt werden müssen!
Gebuchte Belege per Aufgabenwarteschlange archivieren	Bei der Buchung von Belegen kann über die Belegarchivierung vorgesehen werden, dass die entsprechenden erstellten Dokumente automatisch archiviert werden. Legen Sie über diesen Schalter fest, ob die Archivierung in dem Fall über eine Hintergrundverarbeitung der Aufgabenwarteschlange erfolgen soll. Ist dieser Schalter nicht aktiviert bzw. ist es in dieser Sitzung nicht möglich, Aufgaben zu erstellen, so erfolgt die Archivierung im Rahmen der Vordergrundsitzung.
Autom. Dateiaktualisierung bei Verkaufsbuchung	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll, sofern eine Verkaufsbuchung erfolgt und der ursprüngliche Beleg (z.B. der Verkaufsauftrag) anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die neue Dokumentenart (z.B. Gebuchte Verkaufsrechnung) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einem Auftrag zugeordnet waren in die daraus folgende Rechnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Verkaufsbelegfreigabe	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten bei der Freigabe von Verkaufsbelegen verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: " In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe nach erfolgter Freigabe aktualisiert.
Autom. Dateiaktualisierung bei Mahnungsregistrierung	Legen Sie fest, wie mit Mahnungen verfahren werden soll, sofern eine Mahnung registriert wird und der ursprüngliche Beleg anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die registrierte Mahnung eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einer Mahnung zugeordnet waren in die daraus folgende registrierte Mahnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Einkaufsbuchung	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll, sofern eine Einkaufsbuchung erfolgt und der ursprüngliche Beleg (z.B. die Einkaufsbestellung) anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die neue Dokumentenart (z.B. Gebuchte Einkaufsrechnung) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einer Bestellung zugeordnet waren in die daraus folgende Rechnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Einkaufsbelegfreigabe	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten bei der Freigabe von Einkaufsbelegen verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe nach erfolgter Freigabe aktualisiert.
Autom. Dateiaktualisierung bei FA-Statuswechsel	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll wenn sich der Status eines Fertigungsauftrags ändert. Da der Status eines FA zum Primärschlüssel des Vorgangs gehört sind Dokumente unter Umständen aus BC nach der Statusänderung nicht mehr abrufbar. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend umbenannt wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für den neuen Status (z.B. Freigegebener FA) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einem geplanten FA zugeordnet waren in den daraus folgenden freigegebenen FA. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!

Schritt 4: Auswahl der Seiten#

Im Verlauf dieses Schritts werden seitens der Schnittstelle alle Seiten aus dem DMS abgefragt und hier als Liste angezeigt. Innerhalb der Liste kann nun definiert werden, welche Seiten für die Schnittstelle verwendet werden sollen.

Hinweis

Da es in Bezug auf das DMS-System Hyland Saperion ECM² keine Seiten gibt, wird an dieser die statische "Seite" mit der Bezeichnung "Saperion" angezeigt.

Schritt 5: Auswahl der Dokumentenbibliotheken#

Im Schritt 5 werden die Dokumentenbibliotheken / Archive zu der jeweiligen Seite bezogen und zur Auswahl angezeigt. An dieser Stelle kann ausgewählt werden, welche Bibliotheken / Archive für die Schnittstelle vorgesehen sind.

Des Weiteren ist an dieser Stelle für jeden ausgewählten Datensatz ein eindeutiger Dokumentenbibliothek Code zu hinterlegen. Dieser dient in der weiteren Verarbeitung innerhalb von BC als eindeutiger Schlüssel der Verwaltung und Zuordnung.

Schritt 6: Schlagworte#

Wählen Sie in diesem Schritt alle Schlagworte aus, die anhand von Daten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ befüllt oder zur Suche von Belegen verwendet werden sollen.

Darüber hinaus muss pro ausgewähltem Schlagwort ein eindeutiger Code hinterlegt werden, mittels dem das entsprechende Schlagwort innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ referenziert wird.

Daneben können vordefinierte Schlagworte wie Debitornr. oder Projektnr. in der entsprechenden Spalte zugeordnet werden. Die vordefinierten Schlagworte werden in den folgenden Schritten des Assistenten für weitere Einrichtungen verwendet. Bitte wählen Sie für die ausgewählten Schlagworte jeweils das passende vordefinierte Schlagwort - wenn keines der vordefinierten Schlagworte passt, so hinterlegen Sie keines.

Möglicherweise werden in der Spalte Warnung Probleme angezeigt wie z.B. Das Schlagwort existiert nicht in den Bibliotheken: xxx. Dies ist lediglich ein Hinweis, dass Sie Schlagworte verwendet haben, die nicht in jeder Bibliothek vorhanden sind und daher ggfls. nicht übergreifend eingesetzt werden können.

Schritt 7: Einrichtung von Anzeigedefinitionen#

Bereits in diesem Schritt können Anzeigedefinitionen definiert werden. Hierzu teilt sich der Schritt in die folgende Absätze auf:

Gruppierung
Standardmäßig wird die Liste der Dokumente die in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ angezeigt werden gemäß der Ordnerstruktur des Archivsystems sortiert und gruppiert. Alternativ können jedoch auch Schlagworte definiert werden, anhand denen die Dokumente sortiert und gruppiert werden sollen.

Zusätzliche Spalten
In der Liste der Dokumente innerhalb der Infobox werden bei Verwendung von SharePoint Online immer die Dateinamen der Dokumente angezeigt. Sie können an dieser Stelle bereits weitere Spalten angeben, die in den Listen angezeigt werden sollen.

Wichtig

Setzen Sie ein anderes System als SharePoint Online für die Archivierung ein, so müssen Spalten ausgewählt werden, da der Dateiname dort zum Zeitpunkt der Anzeige noch nicht bereitsteht.

Weitere Anzeigedefinitionen
Wenn Sie unterschiedliche Einstellungen für unterschiedliche Arten von Daten nutzen möchten, so können an dieser Stelle bereits weitere Anzeigedefinitionen festgelegt werden die in den weiteren Einrichtungen verwenden werden können. Weitere Einstellmöglichkeiten der Anzeigedefinitionen können dem Einrichtungsschritt Anzeigedefinitionen entnommen werden.

Schritt 8: Auswahl der Ablagedefinitionen#

Die Ablagedefinitionen geben an, wo hochgeladene Dokumente abgelegt werden sollen und welche Schlagworte diesen zugewiesen werden sollen.

In der Liste des Einrichtungsschrittes erscheint eine Reihe vorbereiteter Ablagedefinitionen aus der die Ablagedefinitionen ausgewählt werden können, mit denen Dokumente abgelegt werden sollen. Diese Liste ist nicht vollumfänglich abschließend sondern kann durch eigene Ablagedefinitionen ergänzt werden, die im nächsten Schritt des Assistenten hinzugefügt werden können.

Schritt 9: Pflege der Ablagedefinitionen#

In der Liste sind die ausgewählten Ablagedefinitionen aufgeführt. Zu jedem Eintrag müssen die jeweils gewünschte Dokumentenbibliothek für die Ablage sowie, je nach eingesetztem DMS-System, das Verzeichnis für die Ablage hinterlegt werden.

Das Verzeichnis kann Platzhalter beinhalten die automatisch mit den Daten aus dem BC-Datensatz befüllt werden, wenn ein Dokument hochgeladen wird. Einige vorgeschlagene Platzhalter wurden automatisch ergänzt. Bei Bedarf können beliebige weitere Platzhalter ergänzt und verwendet werden.

Des Weiteren können auch beliebige weitere Einstellungen der Ablagedefinitionen geändert werden. Wenn Schlagworte ohne vordefinierte Schlagwortart verwendet werden, so müssen diese manuell ergänzt und mit den jeweiligen Datenquellen versehen werden.

Wenn die Einstellungen für eine Ablagedefinition fertiggestellt sind, so können diese mit dem Kenner \"Aktiv\" aktivieren werden. Um eine Ablagedefinition verwenden zu können, muss der "Aktiv"-Schalter unbedingt gesetzt sein.

Weitere Details zur Erstellung und Anpassung der Ablagedefinitionen können dem Einrichtungsschritt Ablagedefinitionen entnommen werden.

Schritt 10: Einrichtung der Suchdefinitionen#

Standardmäßig zeigt diese App zu jedem Datensatz diejenigen Dateien an, welche direkt mit eben diesem Datensatz verknüpft sind. In vielen Fällen sind aber auch andere Dateien von Interesse. Wenn beispielsweise die Dateien für einen Debitoren eingesehen werden, so sind nicht nur die, mit diesem Debitoren direkt verknüpften, Dateien relevant, sondern auch solche, die mit Rechnungen oder Projekten des Debitoren verknüpft sind. Um diese einsehen zu können, können Suchdefinitionen eingerichtet werden. Diese nutzen die Verschlagwortung über die Indexbegriffe um alle Dateien zu suchen, bspw. indem alle Dateien, die mit einer bestimmten Debitorennummer verschlagwortet sind, angezeigt werden.

In der nachfolgenden Liste werden alle Tabellen angezeigt, für die es eine Ablagedefinition gibt. Pro Tabelle kann ein Schlagwort eingetragen werden, anhand dessen Dateien gesucht werden sollen - wenn dies für eine Tabelle nicht gewünscht ist, kann das Schlagwort einfach leer gelassen werden. Zudem kann über die Spalte "Standard" festgelegt werden, ob die Dateien standardmäßig anhand des Schlagworts gesucht werden sollen - in diesem Fall wird Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ automatisch beim Öffnen einer Seite die Dateien anhand dieser Suchdefinition anzeigen. Wenn Sie mehr als eine Suchdefinition für eine Tabelle nutzen wollen, so können Sie im nächsten Schritt des Assistenten weitere Suchdefinitionen selbstständig anlegen.

Schritt 11: Pflege der Suchdefinitionen#

In diesem Einrichtungsschritt erfolgt die Fertigstellung der Suchdefinitionen.

Über die Liste der erstellten Suchdefinitionen können die vorbelegten Einstellungen bei Bedarf verändern werden.

Wenn Schlagworte ohne vordefinierte Schlagwortart hinterlegt wurden, so muss für diese jeweils die Datenquelle angeben werden.

Sofern die Einstellungen für eine Suchdefinition fertiggestellt wurden, kann diese über die Spalte "Aktiv" aktiviert werden. Um eine Suchdefinition verwenden zu können, muss der "Aktiv"-Schalter unbedingt gesetzt sein.

Weitere Details zur Erstellung und Anpassung der Suchdefinitionen können dem Einrichtungsschritt Suchdefinitionen entommen werden.

Schritt 12: Automatische Berichtsarchivierung#

Neben dem manuellen Upload von Dokumenten zu einem Stammsatz oder Vorgang können Dokumente im Zuge der Erstellung aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ auch automatisch integriert werden. Dies bezieht sich z.B. auf die Belege und Berichte, die aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ erzeugt werden.

In diesem Einrichtungsschritt können Belege und Berichte aus einer vorbereiteten Liste ausgewählt werden, die für einen automatischen Upload in das DMS-System verwendet werden, sobald der jeweilige Beleg generiert wird.

Weitere Berichte können bei Bedarf im nächsten Einrichtungsschritt hinzugefügt werden.

Schritt 13: Einrichtungen der automatischen Berichtsarchivierung#

Pro gewähltem Bericht kann eine Ablagedefinition zugeordnet werden die z.B. definiert, mit welchen Schlagworten der Bericht im DMS-System gespeichert werden soll. Wird an dieser Stelle keine Ablagedefinition zugeordnet, so wird zur Laufzeit eines Berichtes aufgrund des jeweiligen Datensatzes die bestmögliche Ablagedefinition auf Grund der Sortierungsreihenfolge und möglicher eingesetzter Tabellenfilter verwendet.

Außerdem kann aus der Liste der Unterverzeichnisse der jeweiligen Ablagedefinition ein Eintrag für die Speicherung des Dokumentes gewählt werden. Des Weiteren muss der gewünschte Dateiname hinterlegt werden. Hierbei ist die Nutzung von Platzhaltern der jeweiligen Ablagedefinition für die dynamische Generierung der Dateinamen möglich.

Mit diesem Schritt ist die unterstützte Einrichtung abgeschlossen. Generell kann diese unterstützte Einrichtung immer wieder aufgerufen werden. Jeder einzelne Schritt der Einrichtung ist ebenfalls über die Manuelle Einrichtung zu erreichen.

Manuelle Einrichtung#

Die manuelle Einrichtung des DMS & ECM Interface ist sowohl über die Erweiterten Einstellungen als auch über die Seite Manuelle Einrichtung und Auswahl des Eintrags DMS- und ECM-Interface einrichten oder über die Tell-Me-Suche nach Dokumentenablage Einrichtung zu finden.

Dokumentenablage Einrichtung#

In der Dokumentenablage Einrichtung werden die Grundeinstellungen für die Anbindung des jeweils eingesetzten DMS- oder ECM-Systems vorgenommen. Im Folgenden werden alle einzelnen Bestandteile der Einrichtung beschrieben.

Allgemein#

Im Bereich Allgemein werden grundlegende Einstellungen zum eingesetzten DMS- / ECM-System und zur Konnektivität hinterlegt.

Feld	Beschreibung
Archivsystemart	Geben Sie hier an, welche Art an Archivierungssystem Sie anbinden möchten. Zur Verfügung stehen aktuell standardmäßig die Optionen: Microsoft¹ SharePoint Online ELO Digital Office³ Hyland Saperion ECM²
Host Name	Der Hostname bezeichnet die Webadresse Ihrer DMS-Umgebung über die eine Anbindung erfolgt. Sofern Sie Microsoft¹ SharePoint Online als Archivsystem einsetzen, können Sie den Hostnamen einsehen, indem Sie eine beliebige Seite Ihrer DMS-Umgebung im Browser öffnen. Kopieren Sie nun die Adresse aus der Adressleiste Ihres Browsers in dieses Feld. In Bezug auf die Anbindung an Hyland Saperion ECM² wird an dieser Stelle die Adresse der ECMService-API eingetragen. Der Service ist im Normalfall erreichbar über den Namen des Servers gefolgt von der Anwendungskennzeichnung "/ecmservice/api".
Sprachcode	Der hier hinterlegte Sprachcode ist u.a. bei der Kalkulation von Options- oder Enumerationswerten erforderlich, sofern ein Benutzer aus einer abweichenden Region oder mit einem anderen Sprachcode auf die Umgebung zugreift. Da die Indexbegriffe im Kontext des Benutzers generiert werden, würde es ohne den zentralen Sprachcode zu unterschiedlichen Index-Bezeichnungen für denselben Wert kommen.
Anmeldeverfahren	Geben Sie hier das zu verwendende Anmeldeverfahren für die Authentifizierung der Benutzer an dem DMS- / ECM-System an. Je nach gewähltem Authentifizierungsverfahren werden die benötigten Einrichtungsfelder in separaten Bereichen angezeigt. Zur Auswahl stehen hier standardmäßig die Werte: Keine Authentifizierung In diesem Fall werden die Anfragen an das Archivsystem nicht mit einer Authentifizierung angereichert. Diese Option sollte verwendet werden, wenn der Zugriff auf das Archivsystem über andere Ansätze abgesichert und nicht per Anmeldung geschützt wird. OAuth 2.0 - Authorization Code Flow Verwenden Sie diese Option, um eine delegierte Anmeldung an dem Archivsystem per Autorisierungscodeflow zu ermöglichen. Dieses Verfahren wird standardmäßig für den benutzerbezogenen Zugriff auf Microsoft¹ SharePoint Online verwendet. Hierzu wird über eine Autorisierungsabfrage ein s.g. Bearer-Token von der Autorisierungsstelle bezogen, mittels dem die eigentliche Abfrage durchgeführt wird. Weitere Informationen zu diesem Verfahren können Sie dem folgenden Link entnehmen: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/v2-oauth2-auth-code-flow OAuth 2.0 - Client Credentials Bei dem OAuth 2.0 Client Credentials Flow handelt es sich um ein Verfahren, bei dem nicht der eigentliche Benutzer, sondern eine Anwendung wie z.B. ein WebService autorisiert wird, sich an einer anderen Anwendung anzumelden. Dieses Verfahren wird standardmäßig für den anwendungsseitigen Zugriff auf Microsoft¹ SharePoint Online ohne direkte Benutzerinteraktion verwendet. Auch bei diesem Verfahren wird über eine Autorisierungsabfrage ein s.g. Bearer-Token von der Autorisierungsstelle bezogen, mittels dem die eigentliche Abfrage durchgeführt wird. Weitere Informationen zu diesem Verfahren können Sie dem folgenden Link entnehmen: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/v2-oauth2-client-creds-grant-flow Basis Authentifizierung Bei diesem Verfahren werden ein Benutzername und ein zugehöriges Kennwort in einem Base64-codierten Text in einer Header-Information der Web-Anfrage mitgegeben und für die Anmeldung am Zielsystem verwendet. Dieses Verfahren wird beispielsweise standardmäßig für die Autorisierung an dem API-Service von Hyland Saperion ECM² verwendet.
Anmeldeverfahren für Job Queue	Geben Sie hier das zu verwendende Anmeldeverfahren für die Authentifizierung von Hintergrundprozessen an dem DMS- / ECM-System an. Diese Informationen werden lediglich bei Aktionen verwendet, die über die Aufgabenwarteschlange vorgenommen werden und bei denen kein interaktiver Benutzereingriff möglich ist. Je nach gewähltem Authentifizierungsverfahren werden die benötigten Einrichtungsfelder in separaten Bereichen angezeigt. Zur Auswahl stehen hier standardmäßig die Werte: Keine Authentifizierung In diesem Fall werden die Anfragen an das Archivsystem nicht mit einer Authentifizierung angereichert. Diese Option sollte verwendet werden, wenn der Zugriff auf das Archivsystem über andere Ansätze abgesichert und nicht per Anmeldung geschützt wird. OAuth 2.0 - Authorization Code Flow Verwenden Sie diese Option, um eine delegierte Anmeldung an dem Archivsystem per Autorisierungscodeflow zu ermöglichen. Dieses Verfahren wird standardmäßig für den benutzerbezogenen Zugriff auf Microsoft¹ SharePoint Online verwendet. Hierzu wird über eine Autorisierungsabfrage ein s.g. Bearer-Token von der Autorisierungsstelle bezogen, mittels dem die eigentliche Abfrage durchgeführt wird. Weitere Informationen zu diesem Verfahren können Sie dem folgenden Link entnehmen: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/v2-oauth2-auth-code-flow OAuth 2.0 - Client Credentials Bei dem OAuth 2.0 Client Credentials Flow handelt es sich um ein Verfahren, bei dem nicht der eigentliche Benutzer, sondern eine Anwendung wie z.B. ein WebService autorisiert wird, sich an einer anderen Anwendung anzumelden. Dieses Verfahren wird standardmäßig für den anwendungsseitigen Zugriff auf Microsoft¹ SharePoint Online ohne direkte Benutzerinteraktion verwendet. Auch bei diesem Verfahren wird über eine Autorisierungsabfrage ein s.g. Bearer-Token von der Autorisierungsstelle bezogen, mittels dem die eigentliche Abfrage durchgeführt wird. Weitere Informationen zu diesem Verfahren können Sie dem folgenden Link entnehmen: https://learn.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/develop/v2-oauth2-client-creds-grant-flow Basis Authentifizierung Bei diesem Verfahren werden ein Benutzername und ein zugehöriges Kennwort in einem Base64-codierten Text in einer Header-Information der Web-Anfrage mitgegeben und für die Anmeldung am Zielsystem verwendet. Dieses Verfahren wird beispielsweise standardmäßig für die Autorisierung an dem API-Service von Hyland Saperion ECM² verwendet.

OAuth 2.0 Autorisierungscodeflow Einstellungen#

Der Bereich ist nur sichtbar, sofern das Anmeldeverfahren oder das Anmeldeverfahren für Job Queue auf den Wert OAuth 2.0 - Authorization Code Flow eingestellt wurden!

Voraussetzung für einen OAuth 2.0 Authorization Code Flow ist die Einrichtung einer App-Registrierung für delegierten Zugriff im Azure AD.

Geben Sie anschließend im Abschnitt OAuth 2.0 Autorisierungscodeflow Einstellungen folgende Informationen an:

|Client-ID |Geben Sie hier die "Anwendungs-ID (Client)" an, die Ihnen innerhalb der App-Registrierung in der Übersicht angezeigt wird.| |Geheimer Clientschlüssel |Fügen Sie hier den geheimen Clientschlüssel ein, den Sie im Schritt 3 der Einrichtung der App-Registrierung erstellt und kopiert haben.| |API-Berechtigungen |Hier können weitere API-Berechtigungen (Scopes) für die Graph-API übergeben werden. Im Hintergrund wird der Wert https://graph.microsoft.com/.default immer als Standard-Scope übertragen, so dass dieses Feld im Normalfall leer bleiben kann.| |AAD Tenant Id |Sofern Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und SharePoint Online im gleichen Azure AD betrieben werden, muss an dieser Stelle keine AAD Tenant Id übertragen werden und das Feld kann leer bleiben. Befinden sich die beiden Umgebungen jedoch in unterschiedlichen Azure AD, so muss hier die eindeutige GUID des Azure AD eingetragen werden, in dem SharePoint Online betrieben wird.|

OAuth 2.0 Clientanmeldeinformationen Einstellungen#

Der Bereich ist nur sichtbar, sofern das Anmeldeverfahren oder das Anmeldeverfahren für Job Queue auf den Wert OAuth 2.0 - Client Credentials eingestellt wurden!

Voraussetzung für die Nutzung der OAuth 2.0 Client Credentials ist die Einrichtung einer App-Registrierung für Anwendungsberechtigungen im Azure AD.

Geben Sie anschließend im Abschnitt OAuth 2.0 Clientanmeldeinformationen Einstellungen folgende Informationen an:

Feld	Beschreibung
Client-ID	Geben Sie hier die "Anwendungs-ID (Client)" an, die Ihnen innerhalb der App-Registrierung in der Übersicht angezeigt wird.
Geheimer Clientschlüssel	Fügen Sie hier den geheimen Clientschlüssel ein, den Sie im Schritt 3 der Einrichtung der App-Registrierung erstellt und kopiert haben.
API-Berechtigungen	Hier können weitere API-Berechtigungen (Scopes) für die Graph-API übergeben werden. Im Hintergrund wird der Wert https://graph.microsoft.com/.default immer als Standard-Scope übertragen, so dass dieses Feld im Normalfall leer bleiben kann.
AAD Tenant Id	Sofern Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ und SharePoint Online im gleichen Azure AD betrieben werden, muss an dieser Stelle keine AAD Tenant Id übertragen werden und das Feld kann leer bleiben. Befinden sich die beiden Umgebungen jedoch in unterschiedlichen Azure AD, so muss hier die eindeutige GUID des Azure AD eingetragen werden, in dem SharePoint Online betrieben wird.

Basis Authentifizierung Einrichtung#

Der Bereich ist nur sichtbar, sofern das Anmeldeverfahren oder das Anmeldeverfahren für Job Queue auf den Wert Basis Authentifizierung eingestellt wurden!

In diesem Bereich werden die Einstellungen für die Basis Authentifizierung vorgenommen. Diese werden verwendet, sofern in den Benutzereinstellungen der Anwendung keine individuellen benutzerbezogenen Anmeldeinformationen hinterlegt sind.

Feld	Beschreibung
Standard Benutzername	Geben Sie an dieser Stelle den Standard-Benutzernamen an, der für die Authentifizierung per Basis Authentication Verfahren genutzt werden soll. Ist in den benutzerindividuellen Einstellungen ein separater Benutzername für die Anbindung hinterlegt, so wird der dort hinterlegte Wert anstelle des hier hinterlegten Namens verwendet.
Standard Benutzerkennwort	Geben Sie an dieser Stelle das Kennwort des Standard-Benutzers für die Authentifizierung per Basis Authentication Verfahren an. Ist in den benutzerindividuellen Einstellungen ein separater Benutzername für die Anbindung hinterlegt, so wird das dort hinterlegte Kennwort anstelle des hier hinterlegten verwendet.

Dateianzeige#

In diesem Bereich werden Grundeinstellungen zur Anzeige von Dateien vorgenommen.

Feld	Beschreibung
Dateien immer per Suchdefinition anzeigen	Die anzuzeigenden Dateien, können auf zwei Wegen ausgewählt werden. Entweder kann das System ein bestimmtes Verzeichnis im Archiv abrufen und die darin enthaltenen Dateien anzeigen oder das System sucht mittels Verschlagwortungen über das Archiv die entsprechenden Einträge. Standardmäßig können beide Möglichkeiten genutzt werden. Wenn diese Einstellung aktiviert wird, wird dagegen die Auswahl per Verzeichnis unterbunden. Dies ist dann empfohlen, wenn die verwendete Archivlösung keine Verzeichnisstrukturen unterstützt oder Verzeichnisse selbstständig verwaltet, wie bspw. Shareflex oder Saperion. Andernfalls sollte die Einstellung nicht aktiviert werden.
Anzeigeart für Infobox "Dokumente"	Die Infobox "Dokumente" in den Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Datensätzen kann je nach Wunsch oder eingesetztem Archivsystem in verschiedenen Formen erfolgen. Die hier hinterlegte Anzeigeart kann pro Anzeigedefinition jeweils übersteuert werden, so dass es sich bei diesem Wert lediglich um eine Grundeinstellung handelt. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Standard (Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Seite) Hierbei wird eine Standard-Page für die Anzeige der Treffer verwendet. Der Vorteil liegt in der standardnahen Darstellung. Ein Nachteil ist der Platzbedarf des Controls aufgrund nicht einstellbarer Abstände und Formatierungen sowie die aktuell eingeschränkte Möglichkeit des Auf- und Zuklappens der Baumstruktur. (Standard BC-Fehler) Control-AddIn Das Control-Addin zeigt eine einfache Baumstruktur als TreeView-Javascript Control-AddIn an. Hierbei werden gängige Standardmechanismen aus der Web-Entwicklung eingesetzt, so dass es zu einer einfachen und schnellen Anzeigeart führt. Web-Verknüpfung des DMS Bei der Web-Verknüpfung kann das eingesetzte DMS-System selbst eine Darstellung als Web-Seite an die Schnittstelle übermitteln und somit die Anzeige als eigenständiger Frame erfolgen. Diese Lösung ist weder bei Saperion noch bei SharePoint aktuell umgesetzt und wird voraussichtlich erst mit der Anbindung an ELO Digital Office³ verwendet werden.
Dokumentenverknüpfung Anzeigeart	Wird ein Dokument zur Anzeige geöffnet, so kann über die "Dokumentenverknüpfung Anzeigeart" festgelegt werden, welcher Viewer für die Anzeige verwendet werden soll. Die hier hinterlegte Anzeigeart kann pro Anzeigedefinition jeweils übersteuert werden, so dass es sich bei diesem Wert lediglich um eine Grundeinstellung handelt. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Interne Dokumentenansicht Bei der internen Dokumentenansicht wird der Datenstrom des Dokumentes in eine HTML5-Anzeige "verpackt" und mittels des Standard BC-WebBrowser AddIns angezeigt. Hierüber sind je nach Dokumentenart unterschiedliche Einbindungen möglich, so dass beispielsweise Bild-Dokumente anders interpretiert werden als PDF-Dokumente. Externe Link-Verknüpfung Bei der externen Link-Verknüpfung wird der Link, der über das DMS-System übertragen wird, anstelle des Dokumentes selbst aufgerufen. Damit öffnet sich z.B. das Dokument extern in SharePoint anstatt in BC. Wichtig ist hierbei, dass gerade in Bezug auf Domänen-übergreifende Systeme Berechtigungen entsprechend hinterlegt werden müssen!

Dateiarchivierung#

Im Bereich Dateiarchivierung können Grundeinstellungen zur automatischen Archivierung und zu dem Verhalten bei bestimmten Geschäftsprozessen vorgenommen werden.

Feld	Beschreibung
Gebuchte Belege per Aufgabenwarteschlange archivieren	Bei der Buchung von Belegen kann über die Belegarchivierung vorgesehen werden, dass die entsprechenden erstellten Dokumente automatisch archiviert werden. Legen Sie über diesen Schalter fest, ob die Archivierung in dem Fall über eine Hintergrundverarbeitung der Aufgabenwarteschlange erfolgen soll. Ist dieser Schalter nicht aktiviert bzw. ist es in dieser Sitzung nicht möglich, Aufgaben zu erstellen, so erfolgt die Archivierung im Rahmen der Vordergrundsitzung.
Autom. Dateiaktualisierung bei Verkaufsbuchung	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll, sofern eine Verkaufsbuchung erfolgt und der ursprüngliche Beleg (z.B. der Verkaufsauftrag) anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die neue Dokumentenart (z.B. Gebuchte Verkaufsrechnung) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einem Auftrag zugeordnet waren in die daraus folgende Rechnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Verkaufsbelegfreigabe	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten bei der Freigabe von Verkaufsbelegen verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe nach erfolgter Freigabe aktualisiert.
Autom. Dateiaktualisierung bei Mahnungsregistrierung	Legen Sie fest, wie mit Mahnungen verfahren werden soll, sofern eine Mahnung registriert wird und der ursprüngliche Beleg anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die registrierte Mahnung eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einer Mahnung zugeordnet waren in die daraus folgende registrierte Mahnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Einkaufsbuchung	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll, sofern eine Einkaufsbuchung erfolgt und der ursprüngliche Beleg (z.B. die Einkaufsbestellung) anschließend gelöscht wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend gelöscht wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für die neue Dokumentenart (z.B. Gebuchte Einkaufsrechnung) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einer Bestellung zugeordnet waren in die daraus folgende Rechnung. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!
Autom. Dateiaktualisierung bei Einkaufsbelegfreigabe	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten bei der Freigabe von Einkaufsbelegen verfahren werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe nach erfolgter Freigabe aktualisiert.
Autom. Dateiaktualisierung bei FA-Statuswechsel	Legen Sie fest, wie mit Dokumenten verfahren werden soll wenn sich der Status eines Fertigungsauftrags ändert. Da der Status eines FA zum Primärschlüssel des Vorgangs gehört sind Dokumente unter Umständen aus BC nach der Statusänderung nicht mehr abrufbar. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: "" (Leer) In diesem Fall bleiben die Dokumente unberührt zu dem "ehemaligen" Datensatz im DMS bestehen. Es erfolgende keine weiteren Aktionen. Schlagworte aktualisieren Bei Verwendung dieser Option werden die Indexbegriffe noch einmal aktualisiert. Da der Ursprungsdatensatz aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ anschließend umbenannt wird, können somit letztmalig die Indexbegriffe mit den aktuellen Vorgangsinformationen aktualisiert werden. Dateien verschieben & Schlagworte aktualisieren Sofern für den neuen Status (z.B. Freigegebener FA) eine Ablagedefinition besteht, werden über diese Option die Dokumente vom Ursprungsdokument in das Verzeichnis des Zieldokumentes verschoben und gleichzeitig die Indexbegriffe aktualisiert. Somit gelangen z.B. automatisch über die Hintergrundverarbeitung die Dokumente, die einem geplanten FA zugeordnet waren in den daraus folgenden freigegebenen FA. Wichtig: Das Verschieben von Dokumenten setzt voraus, dass das DMS-System dies zulässt!

Dokumentenbibliotheken#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung kann über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Dokumentenbibliotheken aufgerufen werden. Dort werden die hinterlegten und eingerichteten Dokumentenbibliotheken bzw. Archive aufgelistet. Soll eine neue Dokumentenbibliothek hinzugefügt werden, so kann in der Liste ein neuer Eintrag mit einem eindeutigen Code hinterlegt und über die Spalten Seitenname und Bibliothek Name die Referenzierung auf das Archivsystem hergestellt werden.

Archivierungstags#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung kann über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Archivierungstags aufgerufen werden. In der Liste werden alle Schlagworte aus den Archiven angezeigt, die für eine Übertragung aus Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ eingerichtet wurden. Sofern ein neues Schlagwort für die Schnittstelle verwendet werden soll, kann in der Liste ein neuer Datensatz angelegt werden. Das Schlagwort muss dabei eindeutig sein. Die Felder Vordefiniertes Schlagwort, Tabellennr. und Feldnr. können hier belegt werden, um eine Vordefinition des Schlagwortes vorzunehmen, sind aber nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist hingegen die Auswahl des entsprechenden zuzuordnenden Indexbegriffes aus dem Archivsystem mittels des Feldes DMS Feldcode. Hier wird das Feld aus dem Archivsystem hinterlegt, das mit dem jeweiligen Schlagwort verknüpft werden soll.

Über die Spalte SharePoint einschränkbare Eigenschaft kann eine "refinable"-Variable zugeordnet werden (z.B. "refinableString01"), die für die übergreifende Suche nach Eigenschaften verwendet werden soll, sofern zu viele Treffer für eine Filterung gefunden wurden. Detailinformation dazu werden in Abschnitt Crawled Properties vs. Managed Properties erläutert.

In der Spalte Mehrfachwert-Feld kann festgelegt werden, ob die entsprechende Metadaten-Information im DMS die Hinterlegung von Mehrfachwerten unterstützt. Ist dies der Fall, so kann durch Aktivierung dieses Feldes zugelassen werden, dass bei zugeordneten Tabellenfeldern in der Ablagedefinition eine Zuordnung mittels mehrfacher Tabellenfelder möglich ist.

Ablagedefinitionen#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung kann über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Ablagedefinitionen aufgerufen werden.

Generelle Informationen zu Ablagedefinitionen können dem entsprechenden Kapitel Ablagedefinitionen entnommen werden.

Allgemein - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden allgemeine Basisinformationen für die Ablagedefinition angezeigt.

Feld	Beschreibung
Code	Dieses Feld bezeichnet den eindeutigen Code der Ablagedefinition.
Beschreibung	Das Feld Beschreibung kann verwendet werden, um eine Beschreibung der Ablagedefinition für eine einfache Zuordnung und Erklärung zu hinterlegen.
Für Tabelle ID	Über die Für Tabelle ID wird die eindeutige Tabellennummer aus der Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Objektliste hinterlegt, die für die entsprechende Ablagedefinition als Ursprungsdatenbereich dienen soll. Soll die Ablagedefinition beispielsweise für Dokumente eines Debitoren verwendet werden, so ist die Für Tabellen ID auf den Wert 18 für die Debitoren-Tabelle einzustellen. Über die LookUp-Schaltfläche kann die Objektliste für Tabellen geöffnet werden, um eine komfortable Auswahl der gewünschten Tabelle zu ermöglichen.
Für Tabelle Name	Das Feld Für Tabellen Name enthält jeweils die Objektbezeichnung der, im Feld Für Tabelle ID gewählten, Tabelle. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar.
Tabellenfilter	Über den Tabellenfilter können Filter hinterlegt werden, um beispielsweise Ablagedefinitionen zu ein und derselben Tabelle detaillierter voneinander zu unterscheiden. Beispielsweise basieren die Verkaufsdokumente Angebot und Auftrag auf derselben Tabelle (36). Unterschieden werden dabei die Dokumente durch das Feld Belegart der Tabelle. Sollen nun für Angebote und Aufträge unterschiedliche Ablagedefinitionen verwendet werden, so kann an dieser Stelle ein entsprechender Filter hinterlegt werden. Im Fall des Angebotes würde dabei über die Schaltfläche des Feldes der Filterdialog geöffnet und ein Filter auf das Feld Belegart mit dem Wert Angebot hinterlegt werden.
Kein Dateiupload erlaubt	Über dieses Feld können Sie festlegen, dass für die entsprechende Ablagedefinition ein Upload über die Infobox deaktiviert wird. Die Upload-Funktionalität in der Infobox des Datensatzes wird damit unterbunden, so dass lediglich ein lesender Zugriff auf die archivierten Dokumente möglich ist.
Nur für Hintergrund-Uploads	Sofern dieses Feld aktiviert ist, steht die entsprechende Ablagedefinition nicht innerhalb der Infobox Dokumente des Datensatzes zur Verfügung. Stattdessen wird diese Ablagedefinition nur verwendet, um Dokumente im Hintergrund z.B. beim Druck von Dokumenten oder beim Buchen eines Beleges an das Archivsystem zu übergeben.
Anzeigedefinition Code	An dieser Stelle kann die Anzeigedefinition gewählt werden, die im Rahmen der Ablagedefinition für die Spaltenanzeige und Sortierung verwendet werden soll. Weitere Erläuterungen zu Anzeigedefinitionen können Sie dem Kapitel Anzeigedefinitionen entnehmen.
Sortierungsnr.	Zu einer Tabelle können mehrere Ablagedefinitionen mit unterschiedlichen Merkmalen und Einrichtungen hinterlegt werden. Über die Sortierungsnr. können Sie festlegen, wie die Definitionen sortiert werden sollen, wenn nach einer gültigen Ablagedefinition zu einem bestimmten Szenario gesucht wird.
Aktiv	Der Schalter Aktiv kennzeichnet, ob eine Ablagedefinition für die Verwendung aktiviert ist. Sofern Änderungen an den Einstellungen vorgenommen werden sollen, muss die Definition zuerst deaktiviert werden. Nach erfolgten Änderungen hingegen wird die Definition aktiviert und steht damit für die Verwendung auch in Hintergrundprozessen bereit.

Verzeichnis - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden Informationen zu dem Archiv und Verzeichnis hinterlegt, das für die Dokumente dieser Ablagedefinition verwendet werden soll.

Feld	Beschreibung
Dokumentenbibliothek Code	Über das Feld Dokumentenbibliothek Code wird festgelegt, in welchem Archiv Dateien auf Basis der aktuellen Ablagedefinition abgelegt werden sollen. Über die LookUp-Schaltfläche werden die eingerichteten Dokumentenbibliotheken zur Auswahl angezeigt.
Dokumentenbibliothek Name	Das Feld Dokumentenbibliothek Name enthält den Namen der Bibliothek, die im Feld Dokumentenbibliothek Code gewählt wurde. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar.
Verzeichnispfad	Der Verzeichnispfad enthält den individuellen Pfad innerhalb des Archivsystems für die Ablage von Dokumenten. Er wird nur benötigt, sofern das zu Grunde liegende Archivsystem die Verwendung von Verzeichnissen unterstützt. Innerhalb der Pfadangaben können Platzhalter verwendet werden, die eine dynamische Zuordnung von Werten auf Basis der Feldwerte aus dem Microsoft Dynamics 365 Business Central¹-Datensatz ermöglichen. So kann beispielsweise ein Platzhalter für die Debitorennummer verwendet werden, wodurch ein Verzeichnis mit dieser Angabe erstellt wird. Die Verschachtelung von Verzeichnissen und dynamischen Platzhaltern wird ebenfalls unterstützt. Die zur Verfügung stehenden Platzhalter können über das Feld Platzhalter erfasst und eingesehen werden.
Platzhalter	Platzhalter dienen der dynamischen Zuordnung von Verzeichnispfaden aufgrund von Feldwerten eines Datensatzes in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Um diese Platzhalter variabel gestalten zu können, kann über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes die Seite Ablagedefinition Platzhalter aufgerufen werden. Innerhalb dieser Seite sind beliebig viele Platzhalter definierbar, wobei folgende Informationen zur Definition bereitstehen: Nr. Geben Sie an dieser Stelle die Nr. ein, unter der der jeweilige Platzhalter beschrieben werden soll. Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummerierung wodurch die Verwendung im Verzeichnispfad über %1, %2, %3... erfolgt. Datenquelle Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung des Platzhalters aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: - Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Informationen aus der Basistabelle der Ablagedefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. - Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für den Platzhalter nicht aus der Basistabelle der Ablagedefinition sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt dabei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. - Funktion Diese Platzhalter-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. - Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn die Platzhalter-Information statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. - Manuell Die Auswahl der Option Manuell ist an dieser Stelle nicht möglich, da sie eine Benutzerinteraktion bedingen würde, die innerhalb des Prozesses nicht gegeben ist. Datenquellfunktion Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus. Tabellennr. Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt. Tabellenname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar. Tabellenrelation Kette Sofern als Datenquelle die Option Verknüpfte Tabelle gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Feldnr. Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll. Feldname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar. Fester Wert / Parameter Sofern als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für den jeweiligen Platzhalter verwendet werden soll. Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird. Transformationsregel Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Platzhalter noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Platzhalter-Wert vor der Nutzung umzuformen. Bei Verwendung der Transformationsregel Linksseitiger Text geben Sie bitte im Feld Fester Wert / Parameter die Anzahl der gewünschten Stellen an.

Unterverzeichnisse - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden Einstellungen zu den Unterverzeichnissen für die Dokumentenablage und den Wahlmöglichkeiten des Benutzers angezeigt.

Feld	Beschreibung
Hochladen in Unterverzeichnis erlauben	Durch das Aktivieren dieses Feldes kann festgelegt werden, dass Dateien auch im Hauptverzeichnis der jeweiligen Ablagedefinition gespeichert werden dürfen. Ist dieses Feld deaktiviert, ist lediglich eine Ablage in einem Unterverzeichnis möglich. Sofern das eingesetzt DMS- oder ECM-System nicht mit Verzeichnisstrukturen arbeitet, ist dieser Schalter obsolet und wird nicht ausgewertet.
Manuell angelegte Unterverzeichnisse erlauben	Ist dieses Feld aktiviert, so wird vor der Anzeige eines Auswahldialoges für die Verzeichnisauswahl zuerst eine Abfrage der existierenden Verzeichnisstruktur in dem Hauptverzeichnis durchgeführt. Somit ist es möglich, auch Ordner auszuwählen, die nicht über die Schnittstelle, sondern über alternative Ablagemechanismen in dem DMS-System erstellt wurden. Sofern das eingesetzt DMS- oder ECM-System nicht mit Verzeichnisstrukturen arbeitet, ist dieser Schalter obsolet und wird nicht ausgewertet.
Ablagedefinition Unterverzeichnisse	Über die tabellarische Auflistung der Unterverzeichnisse kann sichergestellt werden, dass Dateien und Dokumente immer in einer festgelegten Struktur abgelegt werden und der Anwender lediglich aus den, hier vordefinierten, Unterverzeichnissen auswählen kann. Sofern ein Benutzer eine Datei manuell hochlädt, werden die hier angegebenen Unterverzeichnisse entsprechend berücksichtigt. Ebenfalls werden diese Verzeichnisse in den Einstellungen zur Berichtsarchivierung zur Auswahl angeboten. Beschreibung Über dieses Feld kann eine freie Beschreibung des Unterverzeichnisses erfolgen. Sofern zum Zeitpunkt der Eingabe noch kein Unterverzeichnis Pfad hinterlegt ist, wird standardmäßig der hier eingetragene Wert ebenfalls als Unterverzeichnis Pfad vorgesehen, kann jedoch unabhängig von dieser Angabe verändert werden. Unterverzeichnis Pfad Dieses Feld beinhaltet den Pfad, der verwendet werden kann. Dieser ist immer als Unterverzeichnis zu dem Verzeichnispfad aus der jeweiligen Ablagedefinition zu betrachten. Standard Durch Aktivierung dieses Feldes kann definiert werden, dass es sich bei dem jeweiligen Pfad zu einem Unterverzeichnis um einen gewünschten Standard-Pfad handelt, der entsprechend in Auswahldialogen vorgeblendet wird. Die Liste der Unterverzeichnisse zu einer Ablagedefinition kann nur einen Standard-Wert aufweisen.

Ablagedefinition Schlagworte - Felder und Informationen#

In diesem Bereich erfolgt das Mapping der Schlagworte des jeweiligen Archives zu den Feldern oder Funktionen aus BC. Durch diese Zuordnung werden die Werte definiert, die bei der Ablage von Dokumenten als Indexbegriffe zur Verschlagwortung verwendet werden sollen.

Feld	Beschreibung
Code	Das Feld Code definiert das jeweilige Schlagwort, das für die Ablagedefinition vorgesehen werden soll. Nicht jedes vorhandene Schlagwort muss innerhalb einer Ablagedefinition vorgesehen werden. Wählen Sie aus der LookUp-Liste den jeweiligen Indexbegriff aus, um ihn für die Ablage vorzusehen und die Zuordnung der Daten zu bestimmen.
Beschreibung	Dieses Feld beinhaltet eine erklärende Beschreibung für das jeweilige Schlagwort. Standardmäßig wird nach Auswahl eines Code automatisch die Beschreibung mit der Schlagwortbeschreibung vorbelegt. Der Wert ist jedoch nach Bedarf anpassbar und dient der Verdeutlichung der jeweiligen Zuordnung.
Datenquelle	Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung von Werten zu dem jeweiligen Schlagwort aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Informationen aus der Basistabelle der Ablagedefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für das Schlagwort nicht aus der Basistabelle der Ablagedefinition sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt hierbei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. Sofern das, im Feld Code gewählte, Schlagwort selber die Eigenschaft Mehrfachwert-Feld aufweist, werden alle verknüpften Datensätze der Tabelle für die Metadateninformation verwendet. Handelt es sich nicht um ein "Mehrfachwert-Feld", so wird der erste gefundene Datensatz verwendet. Funktion Diese Datenquelle-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn die Schlagwort-Information statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. Manuell Die Auswahl der Option Manuell definiert, dass der Wert der Schlagwort-Zuordnung über eine manuelle Benutzerinteraktion gewählt werden soll. Hierzu liegen verschiedene Vorgehensweisen vor, um dem Benutzer die Angabe eines validen Wertes zu vereinfachen. Wurde als Datenquelle der Wert Manuell gewählt, so können über die Felder Manueller Wert Datentyp, Manueller Wert Auswahlliste, Manueller Wert erforderlich sowie Manuell: Ersatzwert für Hintergrundprozesse weitere Einstellungen vorgenommen werden. Weitere Informationen zu diesen Feldern sind den entsprechenden Absätzen zu entnehmen.
Datenquellfunktion	Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus.
Fester Wert / Parameter	Sofern als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für die jeweiligen Zuordnung zu einem Schlagwort bei der Ablage eines Dokumentes verwendet werden soll. Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird.
Tabellennr.	Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt.
Tabellenname	Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar.
Tabellenrelation Kette	Sofern als Datenquelle die Option Verknüpfte Tabelle gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Der Wert des Feldes ist daher nicht editierbar.
Feldnr.	Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll.
Feldname	Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar.
Manueller Wert Datentyp	Sofern das Feld "Datenquelle" den Wert "Manuell" aufweist, kann über dieses Feld definiert werden, um welchen Datentyp es sich bei dem manuellen Wert handeln soll. Diese Information wird verwendet, um einen entsprechenden Auswahldialog zu ermöglichen und die Werte bereits vor der Übergabe an das DMS-System validieren zu können. Zur Auswahl stehen dabei: Freier Text Definiert, dass es sich um ein Textfeld handelt, das mit beliebigen, manuell erfassten Angaben gefüllt werden kann. Datum Definiert, dass es sich bei dem manuellen Wert um ein Datum handelt, das in der Erfassungsmaske über einen Datumauswahldialog zugeordnet werden kann. Anzahl Gibt an, dass der Wert eine Zahl, entweder als Ganzzahl oder als Dezimalzahl, darstellt. Auswahlliste Legt fest, dass es sich bei dem Feld um einen Eintrag aus einer Auswahlliste handelt. In diesem Fall ist über das Feld Manueller Wert Auswahlliste die entsprechende Auswahlliste zu hinterlegen. Auswahllisten können hierbei verwendet werden, um dem Benutzer lediglich eine vorgefertigte Auswahl zu ermöglichen und freie Texte zu unterbinden. Bei dieser Option ist die Auswahl einer Option aus der Auswahlliste möglich. Auswahlliste (Mehrfachauswahl) Legt fest, dass es sich bei dem Feld um einen Eintrag aus einer Auswahlliste handelt. In diesem Fall ist über das Feld Manueller Wert Auswahlliste die entsprechende Auswahlliste zu hinterlegen. Auswahllisten können hierbei verwendet werden, um dem Benutzer lediglich vorgefertigte Auswahlen zu ermöglichen und freie Texte zu unterbinden. Bei dieser Option ist die mehrfache Auswahl von Optionen aus der Auswahlliste möglich. Die gewählten Werte werden hierbei komma-separiert an das DMS-System übergeben.
Manueller Wert Auswahlliste	Sofern die Datenquelle Manuell gewählt wurde und als Manueller Wert Datentyp die Option Auswahlliste oder Auswahlliste (Mehrfachauswahl) hinterlegt sind, muss dieses Feld die jeweilige Auswahlliste für die Zuordnung enthalten. Es können beliebig viele Auswahllisten im System hinterlegt werden, die jeweils beliebig viele eigene Einträge enthalten können. Weitere Detailinformationen zu Auswahllisten können dem Kapitel Auswahllisten entnommen werden.
Manueller Wert erforderlich	Durch die Aktivierung dieses Feldes kann sichergestellt werden, dass eine Eingabe erfolgt und ein Datensatz nicht ohne die benötigte Information abgelegt wird. Bei der Erfassung der manuellen Werte kann das Schlagwort-Dialogfenster erst erfolgreich geschlossen werden, wenn alle erforderlichen Angaben vorgenommen wurden. Durch Deaktivierung dieses Feldes kann sichergestellt werden, dass es sich bei dem entsprechenden Indexbegriff um eine Kann-Information handelt, die nicht zwingend erforderlich ist.
Manuell: Ersatzwert für Hintergrundprozesse	Bei der Ablage von Dokumenten über Hintergrundprozesse kann eine manuelle Eingabe von Werten über ein Dialogsystem nicht erfolgen. Daher ist es unbedingt notwendig über dieses Feld die Werte festzulegen, die im Zuge eines Hintergrundprozesses als Ersatzwert verwendet werden soll.
Transformationsregel	Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Schlagwort noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Wert vor der Nutzung umzuformen. Sofern als Transformationsregel der Wert Wert formatieren verwendet wird, kann über das Feld Format-Anweisung die entsprechende Formatierungsanweisung übergeben werden. Bei Verwendung der Transformationsregel Linksseitiger Text geben Sie bitte im Feld Fester Wert / Parameter die Anzahl der gewünschten Stellen an.
Format-Anweisung	Sofern als Transformationsregel der Wert Wert formatieren verwendet wird, kann über das Feld Format-Anweisung die entsprechende Formatierungsanweisung übergeben werden. Weitere Informationen zur Nutzung und Hinterlegung von Format-Anweisungen sind der Standard-Dokumentation zu entnehmen (https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics-nav/format-property).

Aktionen#

Innerhalb der Ablagedefinitionen stehen folgende Aktionen bereit:

Kopieren
Der Aufruf der Aktion Kopieren erstellt eine Kopie der jeweils ausgewählten Ablagedefinition. Nach Auswahl dieser Aktion wird ein Fenster eingeblendet, in der neben einem eindeutigen Code für die neu zu erstellende Definition festgelegt werden kann, ob mit der Kopie ebenfalls die Liste der Unterverzeichnisse und der Schlagworte in den neuen Datensatz kopiert werden sollen. Erst nachdem dieses Fenster mit OK bestätigt wurde, erfolgt der Kopiervorgang.

Stapelaktualisierung Datei-Verschlagwortung
Sofern Veränderungen oder Umstellungen an Ablagedefinitionen vorgenommen werden nachdem bereits Dokumente mittels dieser Definition abgelegt wurden, kann mittels der Aktion Stapelaktualisierung Datei-Verschlagwortung die Aktualisierung der abgelegten Dokumente im Archivsystem erfolgen. Dies ist ausdrücklich nur möglich, sofern das eingesetzte Archivsystem für die entsprechenden Dokumente eine Aktualisierungsmöglichkeit unterstützt!

Nach Auswahl der Aktion wird ein Fenster eingeblendet in dem, neben der vorbelegten Ablagedefinition ein Tabellenfilter festgelegt werden kann, um die zu aktualisierenden Dokumente weiter eingrenzen zu können. Nach Bestätigung des Fensters werden die Datensätze in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ entsprechend der Ablagedefinition und dem Tabellenfilter gefiltert. Für jeden einzelnen Datensatz werden daraufhin die abgelegten Dokumente abgerufen und pro abgerufenes Dokument erfolgt eine Aktualisierung aufgrund der hinterlegten Schlagworte.

Darüber hinaus stehen in der Ansicht der Ablagedefinition Schlagworte folgende Aktionen zur Verfügung:

Schlagwort in ausgewählte Ablagedefinition kopieren
Soll ein Schlagwort mit Zuordnung der Datenquelle nebst sonstigen Einstellungen auch in andere Ablagedefinitionen eingebunden werden, so kann die Zeile über diese Funktion kopiert werden.
Nach Auswahl der Funktion öffnet sich eine Liste der Ablagedefinitionen, in der ein oder mehrere Einträge ausgewählt werden können. Mit Bestätigung dieses Fensters wird das Schlagwort in alle ausgewählten Ablagedefinitionen übernommen.
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Hinweis

Sollte das Schlagwort in einer der gewählten Ablagedefinitionen bereits enthalten sein, so bleibt der bestehende Eintrag gültig und wird nicht durch den Kopierlauf ersetzt!

Suchdefinitionen#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Suchdefinitionen aufrufen.

Generelle Informationen zu Suchdefinitionen können Sie dem entsprechenden Kapitel Suchdefinitionen entnehmen.

Allgemein - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden allgemeine Basisinformationen für die Suchdefinition angezeigt.

Feld	Beschreibung
Code	Dieses Feld bezeichnet den eindeutigen Code der Suchdefinition.
Beschreibung	Das Feld Beschreibung kann verwendet werden, um eine Beschreibung der Suchdefinition für eine einfache Zuordnung und Erklärung zu hinterlegen.
Für Tabelle ID	Über die Für Tabelle ID wird die eindeutige Tabellennummer aus der Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Objektliste hinterlegt, die für die entsprechende Suchdefinition als Ursprungsdatenbereich dienen soll. Soll die Suchdefinition beispielsweise für Dokumente eines Debitors verwendet werden, so ist die Für Tabellen ID auf den Wert 18 für die Debitoren-Tabelle einzustellen. Über die LookUp-Schaltfläche kann die Objektliste für Tabellen geöffnet werden, um eine komfortable Auswahl der gewünschten Tabelle zu ermöglichen.
Für Tabelle Name	Das Feld Für Tabellen Name enthält jeweils die Objektbezeichnung der, im Feld Für Tabelle ID gewählten, Tabelle. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar.
Tabellenfilter	Über den Tabellenfilter können Filter hinterlegt werden, um beispielsweise Suchdefinitionen zu ein und derselben Tabelle detaillierter voneinander zu unterscheiden. Beispielsweise sollen für unterschiedliche Debitoren aufgrund einer Debitorengruppierung unterschiedliche Suchdefinitionen verwendet werden obwohl diese auf derselben Tabelle (18) basieren. Unterschieden werden dabei die Debitoren z.B. durch das Feld Debitorenbuchungsgruppe der Tabelle. Sollen nun für unterschiedliche Buchungsgruppen unterschiedliche Suchdefinitionen verwendet werden, so kann an dieser Stelle ein entsprechender Filter hinterlegt werden.
Dokumente mit einzelnen Treffern anzeigen	Durch Aktivieren dieses Feldes kann definiert werden, ob es sich bei der Übergabe der Suchbegriffe um eine "UND"- oder eine "ODER"-Verknüpfung handeln soll. Ist dieses Feld aktiviert, so werden Treffer angezeigt, die einzelnen Suchbegriffen entsprechenden, so dass eine "ODER"-Verknüpfung angewandt wird. Ist dieses Feld deaktiviert, so müssen alle Suchbegriffe enthalten sein, so dass es sich um eine "UND"-Verknüpfung handelt.
Anzeigedefinition Code	Die Treffer, die über eine Suchdefinition und damit verbundene Suche gefunden werden, sollen im Normalfall anschließend in einer Liste angezeigt werden. Über die Zuordnung einer Anzeigedefinition an dieser Stelle kann eine Verknüpfung hergestellt werden, so dass die Ergebnisse mit der hier gewählten Anzeigedefinition und den darin verwendeten Feldern verwendet wird.
Sortierungsnr.	Zu einer Tabelle können mehrere Suchdefinitionen mit unterschiedlichen Merkmalen und Einrichtungen hinterlegt werden. Über die Sortierungsnr. kann definiert werden, wie die Definitionen sortiert werden sollen, wenn nach einer gültigen Suchdefinition zu einem bestimmten Szenario gesucht wird.
Standard	Diese App bietet grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, um Trefferlisten und Suchergebnisse abzufragen und anzuzeigen. Zum einen kann dies, bei allen DMS-Systemen, die mit Verzeichnisstrukturen arbeiten, über die Ordnerstrukturierung erfolgen. Zum Anderen können Suchdefinitionen verwendet werden. Des Weiteren kann es sinnvoll sein, für einzelne Datenbereiche mehrere Suchdefinitionen zu erstellen, um den Benutzer entsprechend der jeweiligen Anforderung die entsprechend passende Suchdefinition auswählen zu können. Über die Aktivierung des Feldes Standard kann festgelegt werden, dass es sich bei der entsprechenden Suchdefinition um die Definition handelt, die standardmäßig in den Listen- und Kartenansichten der jeweiligen Tabelle verwendet werden soll.
Aktiv	Der Schalter Aktiv kennzeichnet, ob eine Suchdefinition für die Verwendung aktiviert ist. Sofern Änderungen an den Einstellungen vorgenommen werden sollen, muss die Definition zuerst deaktiviert werden. Nach erfolgten Änderungen hingegen wird die Definition aktiviert und steht damit für die Verwendung bereit.

Suchdefinition Schlagworte - Felder und Informationen#

In diesem Bereich erfolgt die Suchzuordnung der gewünschten Schlagworte des jeweiligen Archives zu den Feldern oder Funktionen aus BC. Durch diese Zuordnung werden die Verknüpfungen definiert, die bei der Suche von Dokumenten als Filter für die Indexbegriffe verwendet werden sollen.

Feld	Beschreibung
Code	Das Feld Code definiert das jeweilige Schlagwort, das für die Suchdefinition vorgesehen werden soll. Wählen Sie aus der LookUp-Liste den jeweiligen Indexbegriff aus, um ihn für die Suche vorzusehen und die Zuordnung der Filterdaten zu bestimmen.
Beschreibung	Dieses Feld beinhaltet eine erklärende Beschreibung für das jeweilige Schlagwort. Standardmäßig wird nach Auswahl eines "Code" automatisch die Beschreibung mit der Schlagwortbeschreibung vorbelegt. Der Wert ist jedoch nach Bedarf anpassbar und dient der Verdeutlichung der jeweiligen Zuordnung.
Datenquelle	Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung von Werten zu dem jeweiligen Schlagwortfilter aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Filter-Informationen aus der Basistabelle der Suchdefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für den Schlagwortfilter nicht aus der Basistabelle der Suchdefinition, sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt hierbei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. Funktion Diese Datenquelle-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn der Schlagwort-Filter statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. Manuell Die Auswahl der Option Manuell ist an dieser Stelle nicht möglich.
Datenquellfunktion	Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus.
Fester Wert / Parameter	Wenn als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für die jeweiligen Zuordnung zu einem Schlagwort bei der Ablage eines Dokumentes verwendet werden soll. Auch bei anderen Funktionen können an dieser Stelle weitere Parameterangaben gemacht werden. So ist es beispielsweise möglich, dass ein dynamischer Datumsfilter für die Suche nach Dokumenten verwendet werden kann. Dies kann über die Funktion Datumsformel eingerichtet werden. Ist diese Datenquellfunktion gewählt, so wir dieses Feld verwendet, um die anzuwendende Datumsformel für die Filterung zu hinterlegen. Die Datumsformel sollte dabei dem Filterungsmechanismus aus dem Standard entsprechen und einen Datumsbereich abdecken. Des weiteren sollte bei Verwendung von Formeln darauf geachtet werden, dass diese direkt mehrsprachig hinterlegt werden, um regions- und sprachenunabhängig zu sein. Eine mögliche Formel zur Filterung der Dokumente aus dem Vorjahr wäre beispielsweise <-CY-1Y>..<+CY-1Y>. Um alle Dokumente seit Beginn des aktuellen Jahres zu filtern, wäre hingegen die Formel <-CY>.. einzurichten. Weitere Hinweise zur Verwendung von Datumsformeln sind der Standard-Dokumentation zu entnehmen: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/developer/methods-auto/dateformula/dateformula-data-type Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird.
Tabellennr.	Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt.
Tabellenname	Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar.
Tabellenrelation Kette	Wenn als Datenquelle die Option Verknüpfte Tabelle gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Der Wert des Feldes ist daher nicht editierbar.
Feldnr.	Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll.
Feldname	Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar.
Transformationsregel	Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Schlagwortfilter noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Wert vor der Nutzung umzuformen. Wenn als Transformationsregel der Wert Wert formatieren verwendet wird, kann über das Feld Format-Anweisung die entsprechende Formatierungsanweisung übergeben werden. Bei Verwendung der Transformationsregel Linksseitiger Text geben Sie bitte im Feld Fester Wert / Parameter die Anzahl der gewünschten Stellen an.
Format-Anweisung	Wenn als Transformationsregel der Wert Wert formatieren verwendet wird, kann über das Feld Format-Anweisung die entsprechende Formatierungsanweisung übergeben werden. Weitere Informationen zur Nutzung und Hinterlegung von Format-Anweisungen sind der Standard-Dokumentation zu entnehmen (https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics-nav/format-property).

Suchverzeichnisse - Felder und Informationen#

In diesem Bereich erfolgt die Zuordnung der zu durchsuchenden Dokumentenbibliotheken zur Suchdefinition. Über diese Liste wird festgelegt, welche Bibliotheken / Archive innerhalb der DMS-Struktur bei einer Suche mittels der aktuellen Suchdefinition verwendet werden sollen.

Feld	Beschreibung
Dokumentenbibliothek Code	Das Feld gibt den eindeutigen Code der Dokumentenbibliothek an, die bei der Suche berücksichtigt werden soll. Wählen Sie über die LookUp-Schaltfläche die Dokumentenbibliotheken / Archive aus, die bei der Suche berücksichtigt werden sollen.
Dokumentenbibliothek Name	Dieses Feld zeigt den Namen des, im Feld Dokumentenbibliothek Code, gewählten Archives an. Da der Wert automatisch berechnet wird, ist eine Änderung nicht möglich.

Aktionen#

Innerhalb der Suchdefinitionen stehen folgende Aktionen bereit:

Kopieren
Der Aufruf der Aktion Kopieren erstellt eine Kopie der jeweils ausgewählten Suchdefinition. Nach Auswahl dieser Aktion wird ein Fenster eingeblendet, in der neben einem eindeutigen Code für die neu zu erstellende Definition festgelegt werden kann, ob mit der Kopie ebenfalls die Liste der Suchverzeichnisse und der Schlagworte in den neuen Datensatz kopiert werden sollen. Erst nachdem dieses Fenster mit OK bestätigt wurde, erfolgt der Kopiervorgang.

Anzeigedefinitionen#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Anzeigedefinitionen aufrufen.

Generelle Informationen zu Anzeigedefinitionen können Sie dem entsprechenden Kapitel Anzeigedefinitionen entnehmen.

Allgemein - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden allgemeine Basisinformationen für die Anzeigedefinition angezeigt.

Feld	Beschreibung
Code	Dieses Feld bezeichnet den eindeutigen Code der Anzeigedefinition.
Beschreibung	Das Feld Beschreibung kann verwendet werden, um eine Beschreibung der Anzeigedefinition für eine einfache Zuordnung und Erklärung zu hinterlegen.
Aktiv	Der Schalter Aktiv kennzeichnet, ob eine Anzeigedefinition für die Verwendung aktiviert ist. Sofern Änderungen an den Einstellungen vorgenommen werden sollen, muss die Definition zuerst deaktiviert werden. Nach erfolgten Änderungen hingegen wird die Definition aktiviert und steht damit für die Verwendung bereit.
Anzeigeart für Infobox Dokumente	Die Infobox "Dokumente" in den Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Datensätzen kann je nach Anzeigedefinition in verschiedenen Formen erfolgen. Durch die Einstellungen in der Dokumentenablage Einrichtung wird dieses Feld vorbelegt, kann pro Anzeigedefinition jedoch individuell übersteuert werden. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Standard (Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Seite) Hierbei wird eine Standard-Page für die Anzeige der Treffer verwendet. Der Vorteil liegt in der standardnahen Darstellung. Ein Nachteil ist der Platzbedarf des Controls aufgrund nicht einstellbarer Abstände und Formatierungen sowie die aktuell eingeschränkte Möglichkeit des Auf- und Zuklappens der Baumstruktur. (Standard BC-Fehler) Control-AddIn Das Control-Addin zeigt eine einfache Baumstruktur als TreeView-Javascript Control-AddIn an. Hierbei werden gängige Standardmechanismen aus der Web-Entwicklung eingesetzt, so dass es zu einer einfachen und schnellen Anzeigeart führt. Web-Verknüpfung des DMS Bei der Web-Verknüpfung kann das eingesetzte DMS-System selbst eine Darstellung als Web-Seite an die Schnittstelle übermitteln und somit die Anzeige als eigenständiger Frame erfolgen. Diese Lösung ist weder bei Saperion noch bei SharePoint aktuell umgesetzt und wird voraussichtlich erst mit der Anbindung an ELO Digital Office³ verwendet werden.
Dokumentenverknüpfung Anzeigeart	Wird ein Dokument zur Anzeige geöffnet, so kann über die Dokumentenverknüpfung Anzeigeart festgelegt werden, welcher Viewer für die Anzeige verwendet werden soll. Durch die Einstellungen in der Dokumentenablage Einrichtung wird dieses Feld vorbelegt, kann pro Anzeigedefinition jedoch individuell übersteuert werden. Standardmäßig stehen die folgenden Anzeigearten zur Verfügung: Interne Dokumentenansicht Bei der internen Dokumentenansicht wird der Datenstrom des Dokumentes in eine HTML5-Anzeige "verpackt" und mittels des Standard BC-WebBrowser AddIns angezeigt. Hierüber sind je nach Dokumentenart unterschiedliche Einbindungen möglich, so dass beispielsweise Bild-Dokumente anders interpretiert werden als PDF-Dokumente. Externe Link-Verknüpfung Bei der externen Link-Verknüpfung wird der Link, der über das DMS-System übertragen wird, anstelle des Dokumentes selbst aufgerufen. Damit öffnet sich z.B. das Dokument extern in SharePoint anstatt in BC. Wichtig ist hierbei, dass gerade in Bezug auf Domänen-übergreifende Systeme Berechtigungen entsprechend hinterlegt werden müssen!

Anzeigeoptionen - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden Felder angezeigt, die allgemeine Anzeigeoptionen der jeweiligen Anzeigedefinition widerspiegeln.

Dateianzahl pro Ordner anzeigen
Ist dieses Feld aktiviert, so wird in der Infobox Dokumente pro angezeigtem Ordner die Anzahl der darin befindlichen Dokumente angezeigt. Dies geschieht in Klammern neben dem Ordnernamen. Somit ist sofort ersichtlich, wie viele Dokumente das Verzeichnis beinhaltet. Ist dieses Feld deaktiviert, so erfolgt keine Anzeige der Dokumentenanzahl pro Ordner. Eine Anzeige ist dafür etwas schneller, da die enthaltenen Dokumente nicht gezählt werden müssen.

Als Spalten anzuzeigende Tags - Felder und Informationen#

Dieser Bereich bildet die Liste der Schlagworte ab, die in der Infobox Dokumente pro Dokument angezeigt werden sollen. Jedes, hier angegebene, Schlagwort wird über die Suche ebenfalls abgefragt und hier zur Anzeige gebracht.

Hinweis

Sollte entweder generell oder für diese Anzeigedefinition die Anzeigeart für Infobox Dokumente den Wert Control-AddIn aufweisen und parallel dazu ein Archivsystem ohne direkte Dateianzeige (wie z.B. Hyland Saperion ECM²) eingesetzt werden, so werden die hier benannten Schlagworte anstatt in einer Spaltendarstellung als komma-separierte Liste in dem Control-AddIn dargestellt!

Feld	Beschreibung
Tag Code	Über dieses Feld erfolgt die Auswahl des Schlagwortes für die Anzeige in der Infobox. Generell können beliebig viele Zeilen für die Anzeige ausgewählt werden.
Tag Beschreibung	Hier wird automatisch die Beschreibung des Schlagwortes angezeigt, das im Feld Tag Code ausgewählt wurde. Daher ist dieses Feld nicht editierbar.

Für Gruppierung verwendete Tags - Felder und Informationen#

Anstatt Dokumente in Verzeichnisstrukturen anzuzeigen (sofern das eingesetzte Archivsystem dies unterstützt), können diese innerhalb der Infobox Dokumente auch anhand von Schlagworten gruppiert dargestellt werden. Hierzu können Sie bei Bedarf eine oder mehrere Zeilen in dem Bereich Für Gruppierung verwendete Tags erstellen. Die hier genannten Schlagworte werdend daraufhin für eine Gruppierung verwendet.

Feld	Beschreibung
Tag Code	Über dieses Feld erfolgt die Auswahl des Schlagwortes für die Gruppierung in der Infobox.
Tag Beschreibung	Hier wird automatisch die Beschreibung des Schlagwortes angezeigt, das im Feld Tag Code ausgewählt wurde. Daher ist dieses Feld nicht editierbar.

Autom. Berichtsarchivierung#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Autom. Berichtsarchivierung aufrufen.

In der Liste Autom. Berichtsarchivierung werden die verschiedenen Belege und Berichte aufgeführt, die automatisch oder manuell für die Dokumentenablage verwendet werden sollen.

Felder und Informationen#

Innerhalb der Liste sind Report-abhängige Informationen zu hinterlegen, um den Prozess der integrierten Dokumentenablage effektiv und für den Benutzer intuitiv abzubilden.

Feld	Beschreibung
Bericht ID	In diesem Feld wird die eindeutige Objekt-Id des jeweiligen Reports genannt, für den die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden sollen. Durch Auswahl der LookUp-Schaltfläche kann aus der Liste aller Report-Objekte der gewünschte Eintrag ausgewählt werden.
Bericht Name	Sobald ein Bericht über die Bericht ID gewählt wurde, erscheint in diesem Feld die zugehörige Beschreibung des jeweiligen Objekts. Daher ist dieses Feld für den Benutzer nicht editierbar.
Ablagedefinition Code	Über den Ablagedefinition Code kann die Ablagedefinition ausgewählt werden, die für die Dokumentenablage des jeweiligen Reports verwendet werden soll. Über die Ablagedefinition werden Verzeichnisse, Eigenschaften und Schlagworte definiert, mit denen der abgelegte Bericht automatisch angereichert wird. Über die LookUp-Schaltfläche kann die Liste aller vorhandenen Ablagedefinitionen für die einfache Auswahl geöffnet werden. Sollte an dieser Stelle keine feste Ablagedefinition zugeordnet sein, so wird im Prozess der Archivierung des Berichts aufgrund des jeweiligen Datensatzes die bestmögliche Ablagedefinition auf Basis der Sortierungsreihenfolge und möglicher eingesetzter Tabellenfilter verwendet.
Unterverzeichnis Lfd. Nr.	Sofern Dokumente, die auf diesem Report basieren, in einem bestimmten Unterverzeichnis der Ablagedefinition abgelegt werden sollen, kann hier das jeweilige Unterverzeichnis gewählt werden. Über die LookUp-Schaltfläche erscheint eine Auflistung aller Unterverzeichnisse, die der entsprechenden, über das Feld Ablagedefinition Code gewählten, Ablagedefinition zugeordnet sind.
Unterverzeichnis Beschreibung	Sobald über das Feld Unterverzeichnis Lfd. Nr. ein Unterverzeichnis für die Ablage gewählt wurde, wird in diesem Feld die, dem Unterverzeichnis zugeordnete, Beschreibung angezeigt. Daher ist dieses Feld für den Benutzer nicht editierbar.
Dateiname	Bei der Erstellung einer Datei auf Basis eines Belegdrucks in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wird lediglich der Datenstrom mit den Inhalten erzeugt. Ein Dateiname muss für die Speicherung individuell hinterlegt werden. Damit pro Report-Objekt eine eindeutige Zuordnung auch unter Verwendung von variablen Werten möglich ist, muss in diesem Feld der Dateiname für die Speicherung des Dokumentes ohne Erweiterung angegeben werden. Für die dynamisch Angabe ist darüber hinaus die Verwendung von Platzhaltern (%1, %2, %3 ...) möglich, die zur Laufzeit über die, in Feld Platzhalter festgelegten, Werte belegt werden. Die Angabe einer Dateierweiterung (z.B. ".pdf") ist an dieser Stelle nicht notwendig, sondern erfolgt dynamisch.
Platzhalter	Platzhalter dienen der dynamischen Zuordnung von Dateinamen aufgrund von Feldwerten eines Datensatzes in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Um diese Platzhalter variabel gestalten zu können, kann über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes die Seite Ablagedefinition Platzhalter aufgerufen werden. Innerhalb dieser Seite sind beliebig viele Platzhalter definierbar, wobei folgende Informationen zur Definition bereitstehen: Nr. Geben Sie an dieser Stelle die Nr. ein, unter der der jeweilige Platzhalter beschrieben werden soll. Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummerierung wodurch die Verwendung im Feld Dateiname der Autom. Berichtsarchivierung über %1, %2, %3... erfolgt. Datenquelle Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung des Platzhalters aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: - Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Informationen aus der Basistabelle der Ablagedefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. - Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für den Platzhalter nicht aus der Basistabelle der Ablagedefinition sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt dabei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. - Funktion Diese Platzhalter-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. - Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn die Platzhalter-Information statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. - Manuell Die Auswahl der Option Manuell ist an dieser Stelle nicht möglich, da sie eine Benutzerinteraktion bedingen würde, die innerhalb des Prozesses nicht gegeben ist. Datenquellfunktion Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus. Tabellennr. Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt. Tabellenname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar. Tabellenrelation Kette Sofern als Datenquelle die Option "Verknüpfte Tabelle" gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Feldnr. Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll. Feldname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar. Fester Wert / Parameter Sofern als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für den jeweiligen Platzhalter verwendet werden soll. Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird. Transformationsregel Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Platzhalter noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Platzhalter-Wert vor der Nutzung umzuformen.
Automatische Archivierung bei Belegbuchung	Ist dieses Feld aktiviert, so wird der entsprechende Beleg automatisch bei Buchung eines Vorgangs im Hintergrund ausgeführt und im Archivsystem abgelegt. Dieses Feld ist durch den Benutzer nicht editierbar, sondern wird automatisch belegt, sofern es sich bei dem Report um einen Beleg handelt, der einer der folgenden Verwendungen in der Berichtsauswahl - Verkauf bzw. Berichtsauswahl - Einkauf entspricht: Verkauf - Lieferung - Rücksendung - Rechnung - Gutschrift Einkauf - Lieferung - Rücklieferung - Rechnung - Gutschrift
PDF-Dateien archivieren	Das Feld PDF-Dateien archivieren vereint zwei Funktionalitäten in einem Feld. Dies hat u.a. damit zu tun, dass sich im IT-Bereich die Verwendung von PDF-Dateien als optimal für die Archivierung gezeigt hat. Zum Einen wird dieses Feld verwendet, wenn innerhalb einer Benutzerinteraktion ein Beleg mit der jeweiligen Report-ID gedruckt wird. Entscheidet sich der Benutzer beim Druck / Speichern für das PDF-Format, so wird der Beleg nur archiviert, wenn auch dieses Feld aktiviert ist. Des Weiteren wird dieses Feld in der Hintergrundverarbeitung z.B. beim automatischen Archivieren bei Belegbuchungen verwendet. Da hier der Benutzer nicht über das Format der Ausgabe entscheiden kann, wird für die Erstellung und Archivierung immer geprüft, ob dieses Feld aktiv ist. Ist dieses Feld deaktiviert, so wird der Report nicht für die automatische Archivierung verwendet.
Word Dateien archivieren	Ein Benutzer kann innerhalb einer Druck-Interaktion entscheiden, ob er einen Beleg als PDF, Word-Datei oder Excel-Datei erzeugen möchte. Entscheidet sich ein Benutzer für die Option Word-Datei, so wird das entsprechend erzeugte Dokument nur archiviert, sofern dieses Feld aktiviert ist. Sollte dieses Feld deaktiviert sein, so werden keine Word-Dateien archiviert, die während einer Benutzer-Interaktion gedruckt werden. Wichtig: Beachten Sie hierbei, dass vor Allem die Langzeitarchivierung von Word-Dokumenten unter Umständen aufgrund sich verändernder Formate und der nicht gesicherten gleichbleibgenden Anzeigbarkeit in zukünftigen Versionen problematisch sein kann! Wir empfehlen daher für die Archivierung das PDF-Format zu verwenden.
Excel-Dateien archivieren	Ein Benutzer kann innerhalb einer Druck-Interaktion entscheiden, ob er einen Beleg als PDF, Word-Datei oder Excel-Datei erzeugen möchte. Entscheidet sich ein Benutzer für die Option Excel-Datei, so wird das entsprechend erzeugte Dokument nur archiviert, sofern dieses Feld aktiviert ist. Sollte dieses Feld deaktiviert sein, so werden keine Excel-Dateien archiviert, die während einer Benutzer-Interaktion gedruckt werden. Wichtig: Beachten Sie hierbei, dass vor Allem die Langzeitarchivierung von Excel-Dokumenten unter Umständen aufgrund sich verändernder Formate und der nicht gesicherten gleichbleibenden Anzeigbarkeit in zukünftigen Versionen problematisch sein kann! Wir empfehlen daher für die Archivierung das PDF-Format zu verwenden.
Identischen Dateinamen überschreiben	SharePoint versioniert gleiche Dateinamen automatisch indem es am Ende des Dateinamens einen Zähler hinzufügt. Wenn es nicht gewünscht ist, dass zum Beispiel eine Rechnung bei wiederholtem Drucken nochmals abgelegt wird, sollte diese Option aktiviert werden. Nur für SharePoint verfügbar.

Aktionen#

Innerhalb der Autom. Berichtsarchivierung stehen folgende Aktionen bereit:

Stapeldruck getrennter Dateien
Gerade wenn in einem bereits bestehenden Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ System erst zu einem späteren Zeitpunkt die App eingesetzt wird, besteht das Problem, dass historische Belege in einem Stapellauf an das Archivsystem übergeben werden sollen. Hierbei ist die Nutzung eines Standard-Reports nicht direkt möglich, da dieser bei Auswahl mehrerer Belege diese in eine Datei exportieren und nicht nach Belegnummer unterteilen würde.
Aus diesem Grund wurde die Aktion Stapeldruck getrennter Dateien integriert. Diese Aktion wird auf Basis eines gewählten Datensatzes ausgeführt und öffnet für den entsprechenden Report die Optionsseite, um Filter und Einstellungen vorzunehmen. Nach erfolgter Angabe der Parameter und Bestätigung mittels "OK", wird der Report im Hintergrund automatisch für jeden enthaltenen Datensatz rekursiv erneut aufgerufen, so dass jeder Einzelbeleg erzeugt und im Archivsystem abgelegt wird.

Benutzereinstellungen#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Benutzereinstellungen aufrufen.

Über diese Seite sind benutzerspezifische Einstellungen zu hinterlegen. Im Einzelnen sind die folgenden Einstellungen möglich:

Feld	Beschreibung
Benutzer-ID	Geben Sie hier die eindeutige ID des Benutzers an, für den die Einstellungen vorgenommen werden sollen. Über die LookUp-Schaltfläche kann der entsprechende Eintrag aus der Liste der vorhandenen Benutzer ausgewählt werden.
Beleg-Infobox deaktivieren	Standardmäßig werden für die Benutzer automatisch die Infoboxen in den verschiedenen Seiten angezeigt, über die die Dokumentenanzeige sowie der Upload-Bereich für die Dokumentenablage erscheinen. Für einzelne Benutzer kann die Anzeige nicht gewünscht bzw. störend sein, so dass die Anzeige hier global für den Benutzer deaktiviert werden kann.
Basis-Authentifizierung - Benutzername	Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Dokumentenablage Einrichtung als Anmeldeverfahren oder Anmeldeverfahren für Job Queue das Verfahren Basis Authentifizierung gewählt wurde. Geben Sie in diesem Fall für den jeweiligen Benutzer die gültigen Anmeldeinformationen für die Authentifizierung am Archivsystem an. Sollte an dieser Stelle keine benutzerspezifische Angabe erfolgen, so wird automatisch die zentrale Information aus der Dokumentenablage Einrichtung verwendet.
Basis-Authentifizierung - Kennwort	Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn in der Dokumentenablage Einrichtung als Anmeldeverfahren oder Anmeldeverfahren für Job Queue das Verfahren Basis Authentifizierung gewählt wurde. Geben Sie in diesem Fall für den jeweiligen Benutzer das gültige, zu dem in Feld "Basis-Authentifizierung - Benutzername passende Kennwort für die Authentifizierung am Archivsystem an. Sollte an dieser Stelle keine benutzerspezifische Angabe erfolgen, so wird automatisch die zentrale Information aus der Dokumentenablage Einrichtung verwendet.

Auswahllisten#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Einrichtungen die Aktion Auswahllisten aufrufen.

Auswahllisten können z.B. in Ablagedefinitionen für manuelle Werte verwendet werden, um eine strukturierte und fehlerfreie Eingabe von feststehenden Begriffen zu verwenden. Dabei bestehen Auswahllisten aus einem eindeutigen Code und einer Beschreibung, die für eine Darstellung der Nutzung verwendet werden kann. Pro Auswahlliste können beliebig viele Einträge hinterlegt werden. Diese bezeichnen die Werte, die innerhalb des Prozesses der manuellen Pflege von Schlagworten über die jeweilige Auswahlliste gewählt und somit für die Zuweisung des Indexwertes verwendet werden können.

Verbindung testen#

Um eine grundsätzliche Konnektivität zu dem, im Feld Host Name angegebenen, Archivsystem zu testen, kann die Aktion Verbindung testen verwendet werden.

Je nach eingesetztem Archivsystem werden bei der Ausführung der Aktion unterschiedliche Endpunkte kontaktiert, um festzustellen, ob die grundsätzliche Verbindung zu dem jeweils eingestellten System möglich ist. Hierzu sind daher neben der ausgewählten Archivsystemart und dem Host Name auch das Anmeldeverfahren nebst zugehöriger Einstellungen erforderlich.

Folgende Endpunkte werden bei den jeweiligen Archivsystemen kontaktiert:

Hyland Saperion ECM²\ http---Get auf \/archives\ Damit werden alle angelegten Basis-Archive geholt.
Microsoft¹ SharePoint Online\ http---Get auf \/sites/root\ Damit wird die Standard SharePoint-Seite der Organisation bezogen.
ELO Digital Office³ - REST API Service http---Get auf \/api/system/masks/_ids\ Damit werden die Kennzeichner aller hinterlegten Archiv-Masken bezogen.
ELO Digital Office³ - Indexserver REST Schnittstelle http---Post auf \/IXServicePortIF/createSord unter Verwendung eines Json-Contents\ Damit werden die Kennzeichner aller hinterlegten Archiv-Masken bezogen.

Eine Erfolgs- bzw. Fehlermeldung zeigt dem Benutzer im Anschluss an, ob die Verbindung erfolgreich möglich war, oder nicht.

Export / Import Einrichtungsdaten#

Um Einrichtungsdaten der App DMS & ECM Interface exportieren und sichern, oder für die Grundeinrichtung eines weiteren Mandanten oder einer weiteren Instanz verwenden zu können kann die Aktion Export / Import Einrichtungsdaten verwendet werden.

Nach Aufruf der Aktion kann über ein Dialogfenster gewählt werden, ob es sich um einen Import oder einen Export der Daten handeln soll. Wurde die Option Export gewählt, so wird nach Bestätigung des Dialogfensters die Datei mit allen Einrichtungsdaten erstellt und als XML-Datei heruntergeladen.\ Bei gewählter Option Import, wird nach Bestätigung des Dialogfensters ein Dateidialog angezeigt, in dem die gewünschte XML-Datei mit den zu importierenden Einrichtungsdaten entweder per "Drag & Drop" oder über ein Durchsuchen mittels Dateiexplorer bereitgestellt wird.

Dateipakete#

Aus der Dokumentenablage Einrichtung können Sie über die Aktionsgruppe Zugehörig die Aktion Dateipakete aufrufen.

Dateipakete dienen dazu, automatisch Dateien zusammenzusuchen und als Zip-Ordner zum Download bereitzustellen. So kann beispielsweise ein Dateipaket definiert werden, das alle Rechnungen in einer Mahnung zusammenstellt oder ein Dateipaket, welches die Spezifikationen zu allen Artikeln eines Verkaufsauftrags zusammensucht. Nachdem ein Dateipaket definiert wurde, kann es jederzeit mit der gleichnamigen Schaltfläche aus der Belege-Infobox erstellt werden.

Allgemein - Felder und Informationen#

Innerhalb des Bereiches sind allgemeine Informationen zu der Dateipaket-Definition zu hinterlegen.

Feld	Beschreibung
Code	Jede Definition eines Dateipakets muss über einen eindeutigen Code verfügen. Geben Sie hierzu einen Code an, der die Nutzung des Dateipakets beschreibt.
Beschreibung	Um den Nutzen und die Verwendung des Dateipakets zu beschreiben, kann ein kurzer Text in diesem Feld erfasst werden.
Ablagedefinition	Die hier angegebene Ablagedefinition wird verwendet, um den Basisdatensatz, zu dem ein Dateipaket erstellt werden soll, zu beschreiben. Auf Basis der hier definierten Ablagedefinition werden die Felder Für Tabelle Nr. und Für Tabelle Name automatisch zugeordnet.
Für Tabelle Nr.	Dieses Feld gibt die Tabellennummer für den Basisdatensatz wieder, für den diese Dateipaket-Definition gelten soll. Das Feld wird automatisch durch die zugrunde liegende Ablagedefinition gesetzt und kann nicht manuell geändert werden.
Für Tabelle Name	Dieses Feld gibt die Beschreibung der, in Feld Für Tabelle Nr. definierten Tabelle wieder und ist daher nicht editierbar.
Dateiname	Ein Dateipaket mündet in der Nutzung immer in einer ZIP-Datei. Um diese Datei unter einem bestimmten Dateinamen ablegen zu können, kann an dieser Stelle der Dateiname pro Dateipaket definiert werden. Die Angabe einer Dateierweiterung ist nicht erforderlich, sondern wird automatisch innerhalb des Erstellungsprozesses angefügt. Um dynamische Inhalte auf Basis des zu Grunde liegenden Datensatzes im Dateinamen verwenden zu können, sind Platzhalter möglich, die im Dateinamen über die jeweilige Referenzierung (z.B. %1, %2, %3...) zugewiesen werden können.
Platzhalter	Platzhalter dienen der dynamischen Zuordnung von Dateinamen aufgrund von Feldwerten eines Datensatzes in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Um diese Platzhalter variabel gestalten zu können, kann über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes die Seite Ablagedefinition Platzhalter aufgerufen werden. Innerhalb dieser Seite sind beliebig viele Platzhalter definierbar, wobei folgende Informationen zur Definition bereitstehen: Nr. Geben Sie an dieser Stelle die Nr. ein, unter der der jeweilige Platzhalter beschrieben werden soll. Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummerierung wodurch die Verwendung im Feld Dateiname über %1, %2, %3... erfolgt. Datenquelle Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung des Platzhalters aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: - Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Informationen aus der Basistabelle der Ablagedefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. - Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für den Platzhalter nicht aus der Basistabelle der Ablagedefinition sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt dabei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. - Funktion Diese Platzhalter-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. - Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn die Platzhalter-Information statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. - Manuell Die Auswahl der Option Manuell ist an dieser Stelle nicht möglich, da sie eine Benutzerinteraktion bedingen würde, die innerhalb des Prozesses nicht gegeben ist. Datenquellfunktion Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus. Tabellennr. Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt. Tabellenname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar. Tabellenrelation Kette Sofern als Datenquelle die Option "Verknüpfte Tabelle" gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Feldnr. Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll. Feldname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar. Fester Wert / Parameter Sofern als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für den jeweiligen Platzhalter verwendet werden soll. Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird. Transformationsregel Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Platzhalter noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Platzhalter-Wert vor der Nutzung umzuformen.

Dateipaket Zeilen - Felder und Informationen#

In diesem Bereich werden die zu berücksichtigenden Einstellungen für die Inhalte des Dateipakets definiert. Dazu gehören die unterschiedlichen Tabellen, die durchsucht und deren Anhänge in die gezippte Datei aufgenommen werden sollen.

Feld	Beschreibung
Datenquelle	Über die Datenquelle wird definiert, woher die entsprechenden Zeilen für das Dateipaket bezogen werden sollen. Sofern die zu berücksichtigenden Daten in derselben Tabelle wie der Basisdatensatz enthalten sind, so muss hier die Option Eigene Tabelle gewählt werden. Sind die zu berücksichtigenden Dateipaketzeilen wiederum in einer anderen, verknüpften Tabelle enthalten, ist die Option Verknüpfte Tabelle zu wählen.
Tabellennr.	Sofern als Datenquelle die Option Verknüpfte Tabelle gewählt wurde, muss an dieser Stelle die Tabellenrelation für die Verknüpfung ausgewählt werden. Nach Auswahl der LookUp-Schaltfläche erscheint eine Auswahl über alle, aufgrund der hinterlegten Tabellenrelationen, verknüpften Tabellen. Nach Auswahl einer Zeile wird mit dem Schließen des Dialogfensters die entsprechende Zeile in das Feld Tabellennr. übernommen.
Tabellenname	Dieses Feld zeigt automatisch die zugehörige Beschreibung zu der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Daher ist dieses Feld nicht editierbar.
Tabellenrelation Kette	Nach Auswahl einer Tabellennr. wird in diesem Feld die Beschreibung der Tabellenrelation angezeigt. Daher ist dieses Feld nicht editierbar.
Alle zugehörigen Datensätze finden	Ist dieses Feld aktiviert, so werden die Dokumente zu allen gefundenen Datensätzen zurückgeliefert. Bei deaktiviertem Feld wird lediglich der erste gefundene Datensatz verwendet.
Ablagedefinition Code	Über dieses Feld ist die zugeordnete Ablagedefinition zu der gewählten Tabelle zu hinterlegen. Diese wird u.a. zur Filterung der möglichen Suchdefinitionen sowie der Unterverzeichnisse verwendet.
Suchdefinition Code	Der Suchdefinition Code wird verwendet, um die Dokumente zu den einzelnen Dateipaketzeilen suchen zu können. Ist hier keine Suchdefinition angegeben, so werden die Dokumente aufgrund der Verzeichnisstruktur der zugeordneten Ablagedefinition geholt. Durch die Angabe einer Suchdefinition werden hingegen die Dokumente über diese Definition und damit verbunden über die Filterung nach Schlagworten bezogen.
Unterverzeichnis Lfd. Nr.	Sofern Dokumente für die Dateipaketzeilen nicht per Suchdefinition geholt werden sollen, erfolgt die Auflistung immer anhand der Verzeichnisstruktur. Durch die Angabe eines Unterverzeichnisses kann an dieser Stelle der Suchbaum für die zu integrierenden Dokumente eingeschränkt werden, indem nur die Dokumente geholt werden, die in einem definierten Unterverzeichnis abgelegt sind. Möchten Sie die Dateistruktur durch ein Unterverzeichnis einschränken, so wählen Sie über die LookUp-Schaltfläche das entsprechende Unterverzeichnis aus der Ablagedefinition aus.
Unterverzeichnis Beschreibung	Dieses Feld beinhaltet die Beschreibung des, im Feld Unterverzeichnis Lfd. Nr. ausgewählten Unterverzeichnisses und ist daher nicht editierbar.
Verzeichnispfad im Paket	Auch innerhalb eines ZIP-Archives können Verzeichnisstrukturen verwendet werden. Möchten Sie die Dokumente der jeweiligen Dateipaketzeile in einem bestimmten Unterverzeichnis innerhalb des ZIP-Archives ablegen, so geben Sie in diesem Feld den gewünschten Verzeichnispfad im ZIP an. Um eine dynamische Verzeichnisstruktur gewährleisten zu können, können Sie in dem Verzeichnispfad Platzhalter (z.B. %1, %2, %3...) verwenden, die jeweils zur Laufzeit über die, im Feld Platzhalter angegebenen Logik gefüllt werden.
Originalverzeichnis einschließen	Sind die Dokumente, die im Zuge der Erstellung des Dateipakets geholt werden, bereits in einer Verzeichnisstruktur abgelegt worden, so kann bei Bedarf die Verzeichnisstruktur der Originalverzeichnisse übernommen werden. Ist dieses Feld aktiviert, so wird die Originalverzeichnisstruktur an den, im Feld Verzeichnispfad im Paket genannten, Pfad angehängt!
Platzhalter	Platzhalter dienen der dynamischen Zuordnung von Verzeichnispfaden aufgrund von Feldwerten eines Datensatzes in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Um diese Platzhalter variabel gestalten zu können, kann über die AssistEdit-Schaltfläche des Feldes die Seite Ablagedefinition Platzhalter aufgerufen werden. Innerhalb dieser Seite sind beliebig viele Platzhalter definierbar, wobei folgende Informationen zur Definition bereitstehen: Nr. Geben Sie an dieser Stelle die Nr. ein, unter der der jeweilige Platzhalter beschrieben werden soll. Es handelt sich hierbei um eine fortlaufende Nummerierung wodurch die Verwendung im Feld Verzeichnispfad im Paket über %1, %2, %3... erfolgt. Datenquelle Wählen sie die Datenquelle für die dynamische Zuordnung des Platzhalters aus. Je nach gewählter Datenquelle sind unterschiedliche weitere Feldangaben möglich bzw. erforderlich. Zur Verfügung stehen die Optionen: - Eigene Tabelle Bei Nutzung dieser Option bezieht die Logik die Informationen aus der Basistabelle der Ablagedefinition. Bei der Verwendung dieser Option ist die Angabe einer Feldnr. zwingend erforderlich. - Verknüpfte Tabelle Bei dieser Option werden die Daten für den Platzhalter nicht aus der Basistabelle der Ablagedefinition sondern aus einer damit verknüpften Tabelle bezogen. Die Verknüpfung erfolgt dabei über die Standardlogik der Tabellenrelationen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹. Diese lassen sich bei Bedarf erweitern. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Tabellennr. sowie einer Feldnr. erforderlich. - Funktion Diese Platzhalter-Option gibt zur Laufzeit Werte zurück, die aufgrund der Rahmenbedingungen des Prozesses berechnet werden und nicht auf Basis einer Tabelleninformation vorliegen. Dies können beispielsweise Mandanten-, Datums- oder Benutzerinformationen sein. Wenn Sie diese Option gewählt haben, ist die Auswahl einer Datenquellfunktion erforderlich. - Fester Wert Wählen Sie die Option Fester Wert, wenn die Platzhalter-Information statisch belegt werden soll. In diesem Fall ist die Angabe eines Wertes im Feld Fester Wert / Parameter erforderlich. - Manuell Die Auswahl der Option Manuell ist an dieser Stelle nicht möglich, da sie eine Benutzerinteraktion bedingen würde, die innerhalb des Prozesses nicht gegeben ist. Datenquellfunktion Dieses Feld ist lediglich editierbar, sofern die Datenquelle den Wert Funktion aufweist. Wählen Sie an dieser Stelle die interne Verarbeitungsfunktion, wie z.B. das aktuelle Datum oder die Benutzerkennung zur Festlegung der Information aus. Tabellennr. Geben Sie über dieses Feld die eindeutige Nummer der Tabelle an, aus der die Daten für den aktuellen Datensatz bezogen werden sollen, sofern die Datenquelle auf den Wert Verknüpfte Tabelle eingestellt ist. Wählen Sie über die das Feld die gewünschte Tabellenrelation aus, so wird die Tabellennr. automatisch eingesetzt. Tabellenname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung der, im Feld Tabellennr. gewählten, Tabelle an. Aus diesem Grund ist der Wert dieses Feldes nicht manuell änderbar. Tabellenrelation Kette Sofern als Datenquelle die Option "Verknüpfte Tabelle" gewählt und die Tabellennr. auf Basis einer Tabellenrelation ausgewählt wurde, so wird in diesem Feld automatisch die Beschreibung der Verkettung angezeigt. Feldnr. Geben Sie hier die Feldnr. an die, je nach Datenquelle aus der eigenen oder der verknüpften Tabelle als Information für den aktuellen Datensatz verwendet werden soll. Feldname Dieses Feld zeigt die Bezeichnung des, im Feld Feldnr. gewählten, Tabellenfelds an. Aus diesem Grund ist dieser Wert nicht manuell änderbar. Fester Wert / Parameter Sofern als Datenquelle die Option Fester Wert gewählt wurde, kann über dieses Feld der entsprechende Wert hinterlegt werden, der immer für den jeweiligen Platzhalter verwendet werden soll. Des Weiteren wird dieses Feld für die Hinterlegung der gewünschten Zeichenanzahl verwendet, sofern als Transformationsregel der Wert Linksseitiger Text verwendet wird. Transformationsregel Über Transformationsregeln kann festgelegt werden, dass ein berechneter Wert vor der Nutzung als Platzhalter noch umgewandelt werden soll. Neben textuellen Transformationen wie z.B. der Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben, ist auch die Umwandlung von Datumsinformationen oder die Behandlung von Sonderzeichen möglich. Wählen Sie bei Bedarf die entsprechende Transformationsregel aus, um den Platzhalter-Wert vor der Nutzung umzuformen.

Aktionen#

Innerhalb der Dateipakete stehen folgende Aktionen bereit:

Berichtsauswahl Zuweisung
Es kann in bestimmten Fällen gewünscht sein, dass automatisch bei Erstellung eines Berichtes oder Belegs Dateipakete bezogen und dem Vorgang beigefügt werden sollen. Zum Beispiel könnte in diesem Zusammenhang eine Funktionalität verwendet werden, die bei Versand einer Mahnung per E-Mail automatisch ein Dateipaket mit den, der Mahnung individuell zugeordneten, Rechnungen erstellt und als Anhang beigefügt wird.
Hierfür kann über die Berichtsauswahl Zuweisung eine Zuordnung festgelegt werden.

Hinweis

Aufgrund der vielfältigen Erstellmöglichkeit und Eingriffsmöglichkeiten des E-Mail-Versands ist die Integration in den E-Mail-Prozess aktuell nicht produktseitig umgesetzt und muss ggfls. durch den betreuenden Projektpartner individuell umgesetzt werden!

Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩
Alle Hyland-Produktnamen sind eingetragene oder nicht eingetragene Marken von Hyland Software, Inc. oder seinen Tochtergesellschaften in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. ↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩
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