Verwendung des DMS und ECM Interface#

Dokumentensuche / -recherche#

Wenn die grundsätzliche Einrichtung der Anwendung abgeschlossen ist, ist die Nutzung direkt möglich.

In den verschiedenen Pages in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wird dazu die Infobox Dokumente angezeigt. Diese Infobox teilt sich grundsätzlich in 3 Bereiche auf:

• Drop-Zone
  über die Dokumente per "Drag & Drop" oder per Durchsuchen abgelegt werden können

• Dokumentenliste
  in der die verschiedenen existierenden Dokumenteneinträge zu einem Datensatz strukturiert angezeigt werden

• Aktionen
  die teils über die Dokumentenliste, vor Allem aber über die Überschrift Dokumente der Infobox nutzbar sind

Die Drop-Zone wird für die Ablage von Dokumenten verwendet, so dass darauf im Kapitel Manuell / "Drag & Drop" näher eingegangen wird.

Dokumentenliste#

Die Dokumentenliste wird je nach Einstellung in der Dokumentenablage Einrichtung oder der jeweiligen Anzeigedefinition in unterschiedlicher Form angezeigt. Als Grundlage werden jedoch immer die Dokumenteneinträge gezeigt, die über die Suchdefinition oder die Verzeichnisstruktur dem jeweiligen gewählten Datensatz zugeordnet sind.

Als Spalten-Informationen werden die Schlagworte angezeigt, die in der jeweiligen Anzeigedefinition ausgewählt sind. Auch die verwendete Gruppierung erfolgt aufgrund der Einstellung in der Anzeigedefinition.

Anzeige mit Anzeigeoption "Standard"#

Sofern in der Dokumentenablage Einrichtung oder für die jeweilige Anzeigedefinition als Anzeigeart für Infobox Dokumente die Option Standard (Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Seite) gewählt wurde, wird die Dokumentenliste in einer Standard-Page präsentiert. Die, in der Anzeigedefinition gewählten, Schlagworte werden als Spalten verwendet.

Oberhalb der Auflistung kann durch Klick auf Eigene Dokumente bzw. Suche - Dokumente nach ... zwischen der Suche per Verzeichnisstruktur oder über die verschiedenen Suchdefinitionen zu der jeweiligen Tabelle umgeschaltet werden.

Über die Aktion Suchen wird die separate Dokumentensuche geöffnet, in der verschiedene Suchmethoden ausgewählt und angewendet werden können. Details zur Nutzung der Dokumentensuche sind in dem entsprechenden Kapitel nachzuschlagen.

Pro angezeigtem Datensatz kann innerhalb der Dokumentenliste das Aktionsmenü geöffnet werden, über das folgende Aktionen ausgeführt werden können:

• Datei herunterladen
  Lädt die aktuell gewählte Datei herunter und speichert diese im lokalen Download-Verzeichnis.

• Datei öffnen
  Öffnet die Datei je nach Einrichtung in einem internen Dokumentenviewer oder über die externe Anwendung. Die Einstellung, welches Verfahren verwendet werden soll, wird über das Feld Dokumentenverknüpfung Anzeigeart der aktuellen Anzeigedefinition oder der Dokumentenablage Einrichtung festgelegt.

• Ordner öffnen
  Die Aktion öffnet das Verzeichnis, das das aktuell gewählte Dokument beinhaltet, in der Archiv-Anwendung. Diese Aktion ist nur verfügbar, sofern das eingesetzte Archivsystem die Verwendung von Verzeichnisstrukturen unterstützt.

• Manuelle Tags für Datei bearbeiten
  Über diese Aktion ist es möglich, die Schlagworte, die in der Ablagedefinition als Datenquelle den Wert Manuell aufweisen, zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die manuellen Schlagworte inklusive der bestehenden Werte vorgeblendet sind. Hier können neue Werte erfasst werden. Durch Bestätigung des Dialogfensters mittels "OK" werden die geänderten Schlagworte an das Archivsystem übergeben und gespeichert.

Aktionen#

Über die Schaltfläche neben dem Infobox-Titel Dokumente lässt sich das Aktionsmenü für die Anwendung in Bezug auf den aktuellen Datensatz öffnen. Folgende Aktionen stehen an dieser Stelle zur Verfügung:

• Datei hochladen
  Durch diese Aktion wird das Dialogfenster zum Importieren einer neuen Datei geöffnet, in dem per "Drag & Drop" oder durch einen Dateiauswahldialog eine neue Datei hochgeladen werden kann. Sofern für die jeweilige Ablagedefinition Unterverzeichnisse hinterlegt sind, wird anschließend ein Dialog zur Auswahl des Unterverzeichnisses angezeigt. Danach erfolgt, sofern der Ablagedefinition Schlagworte mit Datenquelle Manuell zugeordnet wurden, das Dialogfenster zur Zuweisung der manuellen Schlagworte. Im Anschluss wird die Datei an das Archivsystem mit den automatischen und manuellen Schlagworten übergeben und gespeichert.

• Datei herunterladen
  Lädt die aktuell gewählte Datei herunter und speichert diese im lokalen Download-Verzeichnis.

• Dateipaket erstellen
  Diese Aktion ist nur auswählbar, sofern für die zu Grunde liegende Tabelle des aktuellen Datensatzes ein Dateipaket definiert wurde. Nähere Details zu Dateipaketen sind dem entsprechenden Kapitel zu entnehmen.
  Diese Aktion erzeugt für den aktuellen Datensatz das entsprechende Dateipaket und lädt die erstellte ZIP-Datei herunter.

• Datei öffnen
  Öffnet die Datei je nach Einrichtung in einem internen Dokumentenviewer oder über die externe Anwendung. Die Einstellung, welches Verfahren verwendet werden soll, wird über das Feld Dokumentenverknüpfung Anzeigeart der aktuellen Anzeigedefinition oder der Dokumentenablage Einrichtung festgelegt.

• Ordner öffnen
  Die Aktion öffnet das Verzeichnis, das das aktuell gewählte Dokument beinhaltet, in der Archiv-Anwendung. Diese Aktion ist nur verfügbar, sofern das eingesetzte Archivsystem die Verwendung von Verzeichnisstrukturen unterstützt.

• Autom. Tags für alle Dateien aktualisieren
  Diese Aktion verwendet die Liste der Dokumente und führt, sofern durch das Archivsystem zugelassen, eine Aktualisierung aller automatisch erzeugten Schlagworte durch.
  Wurde beispielsweise die Basisinformation eines Datensatzes, wie ein Debitorenname, korrigiert, so können durch diese Aktion automatisch alle Dokumente des Debitoren mit dem neuen Namen aktualisiert werden.

• Manuelle Tags für Datei bearbeiten
  Über diese Aktion ist es möglich, die Schlagworte, die in der Ablagedefinition als Datenquelle den Wert Manuell aufweisen, zu bearbeiten. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die manuellen Schlagworte inklusive der bestehenden Werte vorgeblendet sind. Hier können neue Werte erfasst werden. Durch Bestätigung des Dialogfensters mittels "OK" werden die geänderten Schlagworte an das Archivsystem übergeben und gespeichert.

• Ablagedefinition anzeigen
  Ruft den Eintrag aus den Ablagedefinitionen auf, der für den aktuellen Datensatz verwendet wird.

• Suchdefinition anzeigen
  Ruft den Eintrag aus den Suchdefinitionen auf, der für den aktuellen Datensatz verwendet wird.

Dokumentensuche#

Die Dokumentensuche kann sowohl vorbelegt aus der Infobox eines Datensatzes, als auch separat z.B. über die TellMe-Funktionalität aufgerufen werden.

Die Seite bildet komplexe Such- und Filterungsmöglichkeiten für die Recherche nach archivierten Dokumenten im Archivsystem ab. Je nach verwendetem Suchmodus sind unterschiedliche Parameter möglich, so dass im Folgenden die Suchmodus inkl. der, zur Verfügung stehenden, Optionen einzeln aufgelistet werden:

Suchmodus: Datensatz#

Der Suchmodus Datensatz greift auf die Verzeichnisstruktur zu, die in der Ablagedefinition zu der jeweiligen Tabelle hinterlegt wurde und fragt die Dokumente anhand dieser Ordnerstruktur ab.

Nach Auswahl dieses Modus sind folgende Angaben erforderlich:

• Tabelle
  Hier ist die Tabelle aus der Liste der Objekte auszuwählen, für die Dokumente gesucht werden. Sollen z.B. Debitorendokumente gesucht werden, so ist hier die Tabelle "18 - Debitor" zu selektieren.

• Datensatz
  Über das Feld Datensatz kann nach Auswahl einer Tabelle die Liste der Datensätze aus dieser Tabelle geöffnet werden, um einen gültigen Datensatz für die Dokumentensuche auszuwählen.

Nach Eingabe einer Tabelle und eines Datensatz wird über die Aktion Suchen die Dokumentensuche gestartet und eine Liste der gefundenen Dokumente zurückgeliefert.

Suchmodus: Suchtext#

Der Suchmodus Suchtext verwendet einen anzugebenden Suchtext für die Suche.

Nach Auswahl dieses Modus ist folgende Angaben erforderlich:

• Suchtext
  Hier ist der Text anzugeben, nach dem gesucht werden soll.
  
  

Nach Eingabe des Suchtext wird über die Aktion Suchen die Dokumentensuche gestartet und eine Liste der gefundenen Dokumente zurückgeliefert.

Suchmodus: Suchdefinition#

Der Suchmodus Suchdefinition verwendet eine anzugebende Suchdefinition sowie einen Datensatz für die Filterung der Dokumente auf Basis der Suchdefinition.

Nach Auswahl dieses Modus sind folgende Angaben erforderlich:

• Suchdefinition
  Hier ist die Suchdefinition auszuwählen, die für den aktuellen Suchvorgang verwendet werden soll.

• Datensatz
  Über das Feld Datensatz kann nach Auswahl einer Suchdefinition die Liste der Datensätze aus der zu Grunde liegenden Tabelle geöffnet werden, um einen gültigen Datensatz für die Dokumentensuche auszuwählen.

Nach Eingabe einer Suchdefinition und eines Datensatz wird über die Aktion Suchen die Dokumentensuche gestartet und eine Liste der gefundenen Dokumente zurückgeliefert.

Suchmodus: Schlagworte#

Der Suchmodus Schlagworte listet alle verfügbaren Schlagworte auf und ermöglicht eine Suche über diese Indexbegriffe.

Nach Auswahl dieses Modus sind folgende Angaben erforderlich:

• Dokumente mit einzelnen Treffern anzeigen
  Hierüber kann festgelegt werden, ob die verschiedenen Schlagwort-Filterungen über eine logische "UND"- oder "ODER"-Verknüpfung verkettet werden sollen. Ist dieses Feld aktiviert, so werden die Schlagwort-Filter unabhängig voneinander angewendet. Ist dieses Feld deaktiviert, so muss ein Treffer allen hier angegebenen Filtern entsprechen.

• Anzeigedefinition
  Über das Feld Anzeigedefinition wird die jeweilige Anzeigedefinition ausgewählt, die für die Anzeige verwendet werden soll. Darin enthalten sind die abzurufenden Schlagworte sowie die Gruppierungseinstellungen.

• Schlagworte
  An dieser Stelle werden alle verfügbaren Schlagworte aufgelistet. Über die Spalte Suchtext können für jeden gewünschten Schlagwortfilter die jeweiligen Werte aufgeführt werden.

Nach Eingabe der Optionen wird über die Aktion Suchen die Dokumentensuche gestartet und eine Liste der gefundenen Dokumente zurückgeliefert.

Dokumente - Felder und Funktionen#

Je nach zugeordneter Anzeigedefinition werden die Spalten für die Dokumentenliste dynamisch bezogen. Ebenso erfolgt die Gruppierung der Einträge dynamisch auf Basis der Einstellungen der Anzeigedefinition.

Folgende Aktionen stehen hier pro gefundenem Dokument zur Verfügung:

• Datei herunterladen
  Lädt die aktuell gewählte Datei herunter und speichert diese im lokalen Download-Verzeichnis.

• Datei öffnen
  Öffnet die Datei je nach Einrichtung in einem internen Dokumentenviewer oder über die externe Anwendung. Die Einstellung, welches Verfahren verwendet werden soll, wird über das Feld Dokumentenverknüpfung Anzeigeart der aktuellen Anzeigedefinition oder der Dokumentenablage Einrichtung festgelegt.

• Ordner öffnen
  Die Aktion öffnet das Verzeichnis, das das aktuell gewählte Dokument beinhaltet, in der Archiv-Anwendung. Diese Aktion ist nur verfügbar, sofern das eingesetzte Archivsystem die Verwendung von Verzeichnisstrukturen unterstützt.

Ablage von Dokumenten#

Manuell / Drag'nDrop#

In den verschiedensten Datensätzen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ steht die Infobox "Dokumente" zur Verfügung. Diese beinhaltet eine "Drag & Drop"-Schaltfläche über die entweder per "Drag & Drop" oder per Dateiauswahldialog eine Datei für die Archivierung zu dem entsprechenden Datensatz vorgesehen werden kann. Sofern für die jeweilige Ablagedefinition Unterverzeichnisse hinterlegt sind, wird anschließend ein Dialog zur Auswahl des Unterverzeichnisses angezeigt. Danach erfolgt, sofern der Ablagedefinition Schlagworte mit Datenquelle Manuell zugeordnet wurden, das Dialogfenster zur Zuweisung der manuellen Schlagworte. Im Anschluss wird die Datei an das Archivsystem mit den automatischen und manuellen Schlagworten übergeben und gespeichert.

Foto-Upload (nur mobiler Client)#

Bei Verwendung des mobilen Clients auf dem Handy oder Smartphone besteht innerhalb einer Infobox eines Dokumentes die Möglichkeit, die Aktion Foto aufnehmen zu wählen. Hierdurch wird die Kamera-Applikation gestartet und das daraufhin aufgenommene Foto wird als Datei für die Archivierung vorgesehen. Sofern für die jeweilige Ablagedefinition Unterverzeichnisse hinterlegt sind, wird anschließend ein Dialog zur Auswahl des Unterverzeichnisses angezeigt. Danach erfolgt, sofern der Ablagedefinition Schlagworte mit Datenquelle Manuell zugeordnet wurden, das Dialogfenster zur Zuweisung der manuellen Schlagworte. Im Anschluss wird die Datei an das Archivsystem mit den automatischen und manuellen Schlagworten übergeben und gespeichert.

Automatisierte Ablage von Belegen und Berichten beim Drucken#

Wird ein Beleg oder Bericht gedruckt oder als PDF-, Word- oder Excel-Datei erzeugt, so kann eine automatische Archivierung erfolgen. Entsprechende benötigte Einrichtungen hierzu können dem Kapitel Autom. Berichtsarchivierung entnommen werden.

Automatisierte Ablage von Belegen beim Buchen#

Bei der Buchung von Einkaufs- und Verkaufsvorgängen (Lieferung, Rücklieferung, Rechnung, Gutschrift) kann eine automatisierte Übergabe der Belege an das Archivsystem erfolgen.

Entsprechende benötigte Einrichtungen hierzu können dem Kapitel Autom. Berichtsarchivierung entnommen werden.