Grundeinrichtung#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die allgemeinen Zusatzeinrichtungen in KUMAVISION base (BOOSTER) für den Bereich Überblick der Aufgaben zum Einrichten von Business Central.

Masterbelege#

Die Masterbelege von KUMAVISION base (BOOSTER) werden in einem einheitlichen Design unter Berücksichtigung aller anderen relevanten Leistungspunkte als ein Paket mitgeliefert. Das einheitliche Design der Belege hat neben der einheitlichen Darstellung den Vorteil, dass Änderungen über alle Belege hinweg vereinfacht werden.

Die nachfolgenden Belege sind in dem Paket enthalten:

Bereich Einkauf:

Einkauf – Anfrage
Einkauf – Bestellung
Einkauf – Reklamation
Einkauf – Rechnung
Einkauf – Gutschrift
Einkauf – Lieferschein
Einkauf – Rücklieferung
Einkauf – Rahmenbestellung
Archivierte Einkaufsanfrage
Archivierter Einkaufsauftrag
Archivierte Einkaufsreklamation
Archivierte Rahmenbestellung

Bereich Verkauf:

Verkauf – Angebot
Verkauf – Auftragsbestätigung
Verkauf– Reklamation
Verkauf – Rechnung
Verkauf – Gutschrift
Verkauf – Lieferschein
Verkauf – Rücksendung
Verkauf – Rahmenauftrag
Archiviertes Verkaufsangebot
Archivierte Verkaufsauftragsbestätigung
Archivierte Verkaufsreklamation
Archivierter Rahmenauftrag
Verkauf – Proforma-Rechnung
Verkauf – Rechnungsentwurf

Bereich Service

Serviceangebot
Serviceauftrag
Service - Rechnung
Service - Proformarechnung
Service - Gutschrift
Service - Lieferung
Servicearbeitsschein
Servicevertrag
Servicevertragsangebot

Bereich Mahnwesen

Reg. Bestellbestätigungsanmahnung
Reg. Lieferanmahnung
Mahnung

Bereich Umlagerung

Umlagerungsauftrag
Umlagerungsausgang
Direkte Umlagerung

Bereich Versand

Gebuchter Versandauftrag

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die Belege in den entsprechenden Berichtsauswahlen hinterlegt werden müssen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass das Zeichen “±“ keinesfalls in der Datenbank (z.B. um Toleranzen darzustellen) verwendet werden darf. Dies kann dazu führen, dass die Belege nicht mehr ausgedruckt werden können.

Der "MwSt.-Betrag Spezifikation“-Bereich von KUMAVISION in den Masterbelegen (zum Beispiel im Verkauf: Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift) ist anhand des Feldes "MwSt.-Kennzeichen“ (Standard Microsoft Dynamics 365 Business Central¹-Feld aus der "MwSt. Buchungsmatrix Einr.") einrichtbar.

Allgemeine Belegeinrichtungen#

In den Firmendaten auf dem Inforegister "Belege“ lassen sich allgemeine Belegeinrichtungen einstellen.

Feld	Beschreibung
Brieffensteradresse	Tragen Sie hier die Adresse ein, die im Brieffenster der Adresse angedruckt werden soll.
Textlänge (Kopf) Textlänge (Zeilen)	Diese beiden Felder haben nur Bedeutung in der Editorversion ohne Textformatierung. Bei diesem Editor wird die Breite des Fensters auf die eingegebene Textlänge eingestellt. Im Gegensatz dazu wird beim Ausdruck des Belegs die gesamte Belegbreite ausgenutzt. Nur manuell eingegebene Zeilenumbrüche werden berücksichtigt. Im Editor mit Textformatierung ist diese Einrichtung nicht notwendig.
Zeile Einrücken (pt)	Einrücken der Zeilen um eine Blockdarstellung (mit Bundle oder Von-Summen-Blöcken) zu erzeugen.
Übertrag drucken	Soll auf dem Beleg ein Übertrag gedruckt werden. Dabei kann gewählt werden ob der Übertrag nur im Belegfuß oder sowohl im Fuß als auch im Kopf der Folgeseite gedruckt werden soll.
Alternativen Zeilensummen drucken	Mit dem Schalter können Summenzeilen in Verkaufsangebotsbelegen getrennt angedruckt werden. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Alternative Zeilensummen drucken".
Firmenadresse auf Briefpapier drucken	Aktivieren Sie den Schalter, wenn die Firmenadresse auf Briefpapier angedruckt werden soll.
Standardschrift /-größe	Der Masterbeleg sieht eine Standardschrift und Schriftgröße vor: Segoe UI / 9 Zentral kann diese Schriftart und -größe für alle verwendeten Masterbeleg geändert werden. Diese Änderung gilt für den Gesamtbeleg, sprich für den Kopf als auch für dessen Zeilen. Eine weitere Möglichkeit das Schriftbild gezielt für die Belegzeilen nach Zeilenart zu ändern, wird im nächsten Abschnitt Belegzeilenformate vorgestellt.
Standardschriftgröße Fußzeilen	In diesem Feld können Sie die Schriftgröße der Fußzeile angeben; der Standardwert ist 7.
Rahmenart Info rechts Rahmenart Infozeile	Die Beleginfobereiche rechts neben der Adresse und der Infoblock unterhalb der Adresse können wahlweise (getrennt voneinander) mit einem Rahmen versehen werden.
Hintergrundfarbe im Belegkopf ausblenden	Die grauen Bereiche in dem Druck der Belege können hier transparent gemacht werden.
Info Darstellung	Die Kontaktinfos (Verkäufer und dessen Kontaktdaten) lassen sich wahlweise im Block oben rechts oder als eigener 5 Spaltenblock unterhalb der Adresse einblenden.
Zeilentrennung	Die Belegzeilen lassen sich auf dem Beleg wahlweise durch einen größeren Abstand oder eine Trennlinie optisch besser trennen.
Ext. Chargennr. in Belegen drucken	Ermöglicht den Druck der externen Chargenummer in allen Masterbelegen. Der Druck wird in der Zeile und als Anhang unterstützt. Das Feld ist standardmäßig deaktiviert und muss aktiviert werden.
Ablaufdatum in Belegen drucken	Ermöglicht den Druck des Ablaufdatums in allen Masterbelegen. Der Druck wird in der Zeile und als Anhang unterstützt. Das Feld ist standardmäßig deaktiviert und muss aktiviert werden.
Herstelldatum in Belegen drucken	Ermöglicht den Druck des Herstelldatum in allen Masterbelegen. Der Druck wird in der Zeile und als Anhang unterstützt. Das Feld ist standardmäßig deaktiviert und muss aktiviert werden.
Debitor EORI-Nr. drucken	Mit diesem Schalter legen Sie fest, ob Ihre eigene EORI-Nummer oder die des Debitors auf der Verkaufsrechnung und Lieferung angedruckt werden soll. Bei Aktivierung des Schalters wird die EORI-Nummer des Debitors, dessen USt-IdNr. im Beleg steht, angedruckt. Wenn die EORI-Nummer des Debitors erscheinen soll, ist zu empfehlen, Ihre eigene EORI in die Fußzeile des Belegs mit aufzunehmen.

Belegzeilenformate#

Für die Belege können pro Zeilentyp (z.B. Überschriftzeile, Alternativzeile etc.) die Formatierungen individuell gewählt werden. Grundsätzlich muss auf der Seite "Belegzeilenformate“ kein Eintrag vorgenommen werden, in diesem Fall greift die Standardformatierung, also so wie die Belege vom Belegdesigner eingerichtet wurden. Wünscht man sich generell eine andere Formatierung (z.B. eine andere Schriftart) so kann diese mit einer Einrichtungszeile auf Report ID = 0 vorgenommen werden. Nur wenn ein spezieller Beleg eine besondere Formatierung erhalten soll, dann muss explizit für dessen Reportnummer eine Einrichtung eingetragen werden.

Eine besondere Rolle spielt dabei der Zeilentyp "Default“. Wenn alle Zeilentypen eine einheitliche Formatierung erfahren sollen, dann kann dies ganz bequem mit einer Zeile vom Type Default errichtet werden.

Zusätzlich kann vor dem Druck im Beleg auf jeder Belegzeile individuell der Schriftstil geändert werden, wobei Default bedeutet, dass diese Formatierung aus dem Belegzeilenformat gezogen werden soll.

Die Formatierung beim Belegdruck wird nachfolgender Reihenfolge ermittelt:

Schriftstil in der aktuellen Verkaufszeile
Report ID des zu druckenden Beleges + zu druckender Zeilentyp
Report ID des zu druckenden Beleges + Zeilentyp = Default
Report ID = 0 + zu druckender Zeilentyp
Report ID = 0 + Zeilentyp = Default
Formatierung laut Belegdesign

Neben dem Schriftstil ist es auf der Belegzeile möglich, einen individuellen Seitenumbruch zu definieren, welcher ansonsten vollständig automatisch durchgeführt wird. Nur wenn Sie an einer bestimmten Stelle einen Seitenumbruch haben möchten, sollte dieser entsprechend gesetzt werden.

Einrichtung#

Um die Belegzeilenformate einzurichten, rufen Sie sich zunächst die Firmendaten über die Anwendersuche auf.

Anschließend rufen Sie sich über den Menüpunkt "Belegzeilenformate“ sich diese auf.

Auf der Belegzeilenformate-Übersicht haben Sie nun die Möglichkeit, mit Hilfe der u.a. Tabelle neue Belegzeilenformate einzurichten, oder bereits bestehende zu ändern.

Feld	Beschreibung
Report ID	Wählen Sie eine Report ID aus, für die die Einstellung gelten soll. Ist keine Report ID angegeben, so gilt die Einstellung für alle Beleg-Berichte.
Berichtsbeschreibung	Dieses Feld enthält die Beschreibung der Report ID und wird automatisch vorbelegt.
Zeilentyp	Auswahl aus Zeilenart für die Sie eine Einstellung vornehmen möchten. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:* • Standard • Beleg Vortext • Beleg Nachtext • Zeile Vortext • Zeile Nachtext • Zeilendimension • Standardzeile • Null-Positionszeile • Alternativzeile • Lieferinformationszeile • Kommentarzeile • Überschriftszeile • Von Zwischensumme • Bundle • Ende Zwischens./Bundle • Attribut • Montagezeile • Mahnzeile • Artikelverfolgungsüberschrift • Artikelverfolgungszeile • Zahlungs-/Lieferbedingungen • Artikel Zu-/Abschlagszeilen • Formatierter Text • Betragszeile *Abhängig vom Beleg bzw. Report Typ wird diese dann verwendet
Schriftart	Angabe der Schriftart
Schriftgröße	Angabe der Schriftgröße
Schriftfarbe	Angabe der Schriftfarbe Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Angabe der Schriftfarbe in englischer Sprache erfolgen muss (z.B. "red“).
Schriftstil	Angabe des Schriftstils: • Standard • Normal • Fett • Kursiv • Fett Kursiv
Schrifteffekt	Angabe des Schrifteffekts: • Standard • Kein • Unterstrichen • Überstrichen • Durchgestrichen

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass diese Funktionalität nur mit den KUMAVISIONS eigenen Berichten (ID5XXXXXX) möglich ist und dass diese in den entsprechenden Berichtsauswahlen angegeben sind.

Haben Sie die Grundeinrichtung für alle Zeilenarten eingerichtet, und sollen einzelne Belege abweichend von der Grundeinstellung eingerichtet werden, können Sie die Zeilenformate für weitere Berichte kopieren und dort nur noch die Abweichungen eingeben. Dazu rufen Sie die Funktion "Formatierung kopieren“ auf und geben sowohl die Quellberichts- als auch die Zielberichts ID ein.

Belegtextübersetzungen#

Zur Einrichtung von Fußtexten auf allen Belegen stehen Ihnen die "Belegtextübersetzungen“ zur Verfügung, die Sie für unterschiedliche Sprachen durch Zuweisungen des entsprechenden Sprachcodes definieren können. In den Prozessen werden je nach Hinterlegung der Sprachcodes bei einem Kreditor / Debitor die vorgesehene Fußtextinformationen angedruckt.

Um diese Einrichtung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Firmendaten auf.

Auf der Firmendaten-Karte haben Sie anschließend die Möglichkeit, über den Menüpunkt "Belegtextübersetzungen“ die hierfür vorgesehene Einrichtung aufzurufen.

Über "Neu“ können Sie eine neue Belegtextübersetzung anlegen.

Sollten Sie einen Fußtext in deutscher Sprache einrichten, ist die Zuweisung des Sprachcodes nicht erforderlich. Hierfür wird das Häkchen "Standardsprache“ aktiviert.

Sollten Sie einen Fußtext in einer anderen Sprache einrichten wollen, ist die Zuweisung des hierfür vorgesehenen Sprachcodes erforderlich.

Anschließend können Sie in den Spalten (Linke Spalte, Linke mittlere Spalte, Rechte mittlere Spalte und rechte Spalte) die Übersetzungen der Fußtexte angeben.

Pflichtfeldprüfung#

Die Pflichtfeldprüfung ermöglicht kundenindividuell Pflichtfelder zu definieren, um die Anlage von Stamm- oder Belegdaten zu unterstützen. Es werden bestimmte Werte vorgegeben, die nach Abschluss der Eingabe geprüft werden.

Hierbei kann in Abhängigkeit zu anderen Feldern ein Pflichtfeld definiert werden mit dem Resultat:

Abbruch:
Die Felder müssen gefüllt werden

Hinweis:
Die Felder können gefüllt werden

Zu den Stammdaten z.B. der Artikel kann eine "Variable Pflichtfeldprüfung“ aktiviert werden. D.h. es können individuell Felder definiert werden, die bei Neuanlage oder Änderung von Stammdaten zwingend angegeben werden müssen. Erst wenn alle Angaben vollständig sind, kann der Stammdatensatz mit "Pflege abgeschlossen“ markiert werden bzw. der Beleg "Freigegeben“ werden und im System (z. B. beim Buchen einer Lieferung) verwendet werden.

Die Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben erfolgt, sobald Sie das Feld "Pflege" in der jeweiligen Stammdatenkarte auf den Wert "Pflege abgeschlossen“ setzen, bzw. über die Funktion "Artikelpflege beenden“.

Alternativ können Sie die Prüfung über die Stammdatenlisten Artikel, Debitor bzw. Kreditor für markierte Datensätze durchlaufen lassen. Hierfür führen Sie die Aktion "Pflichtfeldprüfung" über das Menüband aus. Datensätze, die freigegeben werden können, werden dabei freigegeben. Die anderen bleiben gesperrt.

Wenn nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, erscheint eine Fehlermeldung oder ein Hinweis, je nach Konfiguration des einzelnen Pflichtfeldes. Nachdem "Pflege abgeschlossen" eingetragen wurde, können die Felder des Stammdatensatzes nicht mehr geändert werden. Verbundene Seiten (z. B. Bemerkungen) können aber weiterhin geändert werden.

Sollten Sie die Seite schließen, erhalten Sie bei unvollständiger Pflichtfeldprüfung eine Abfrage, ob Sie die Seite wirklich verlassen möchten. Diese Abfrage lässt sich auch unter "Meine Benachrichtigungen" individuell deaktivieren.

Um den Stammdatensatz erneut bearbeiten zu können, wählen Sie die Funktion – "Artikel bearbeiten“.

Hinweis

Sollten Sie KUMAVISION healthcare365 im Einsatz haben, ist die Pflichtfeldprüfung abweichend zu dieser beschriebenen. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Einrichtung Pflichtfeldprüfung#

Der Einsatz der Pflichtfeldprüfung kann für die einzelnen Bereiche separat aktiviert werden:

Bereich	Einrichtung	Feld
Artikel	Lager Einrichtung	Pflichtfeldprüfung Artikel
Wareneingangskopf u. -zeile Warenausgangskopf u. -zeile	Lager Einrichtung	Pflichtfeldprüfung Lager
Debitoren	Einrichtung Debitoren und Verkauf	Pflichtfeldprüfung Debitor
Verkaufskopf und -zeilen	Einrichtung Debitoren und Verkauf	Pflichtfeldprüfung Verkaufsbelege
Kreditoren	Kreditoren & Einkauf Einrichtung	Pflichtfeldprüfung Kreditor
Einkaufskopf und -zeilen	Kreditoren & Einkauf Einrichtung	Pflichtfeldprüfung Einkaufsbelege
Servicekopf u. -zeile	Serviceeinrichtung	Pflichtfeldprüfung Service
Versandauftragkopf u. -zeilen	Versand und Ladungsträger Einrichtung	Pflichtfeldprüfung
Maßnahmen	Maßnahmen Einrichtung	Datenprüfung Maßnahme
Ressourcen	Ressourcen Einrichtung	Pflichtfeldprüfung

Einrichtung Pflichtfelder#

Das Festlegen der Pflichtfelder erfolgt über die Anwendersuche "Pflichtfelder Einrichtung Tabellen“.

Beim Aufruf werden die "Pflichtfelder Einrichtungstabellen“ geöffnet. In dieser Liste können pro Tabelle die entsprechenden Prüfungen eingesehen werden.

Aus der Liste der Prüfungen heraus können die vorhandenen Prüfungen bearbeitet oder neue Prüfungen hinzugefügt werden.

In diesem Abschnitt werden die Erstellungen von Prüfungen für eine Tabelle und die für eine Prüfung notwendigen Parameter erklärt.

Über "Neu“ wird ein neuer Prüfungsdatensatz angelegt.

Feld	Beschreibung
Tabellennr.	Dieses Feld enthält die Nummer der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist.
Tabellenname	Dieses Feld enthält die Beschreibung der Tabelle, für die diese Prüfung bestimmt ist und wird automatisch vorbelegt.
Anzahl Felder	Gibt die Anzahl der Bedingungsfelder automatisch an

Über den Menüpunkt "Pflichtfelder“ können Sie für den entsprechenden Prüfungsdatensatz die Pflichtfelder definieren.

Feld	Beschreibung
Feldnr.	Gibt das Feld an, welches als Pflichtfeld eingerichtet werden soll.
Feldname	Gibt den Namen des Feldes an, welches als Pflichtfeld eingerichtet werden soll.
Bedingung Feld Nr.	Soll das Pflichtfeld nur in/bei bestimmten Belegarten (z.B. Belegart Auftrag, Debitoren mit Buchungsgruppe Ausland) geprüft werden, kann in dem Feld "Bedingungs Feld Nr.“ ein Bedingungsfeld ausgewählt werden. Anschließend muss in dem Feld "Bedingung“ die jeweilige Bedingung definiert werden.
Bedingungsfeldname	Gibt den Namen des Bedingungsfeldes an.
Bedingung	Gibt die Bedingung in Abhängigkeit des Feldes "Bedingung Feld Nr.“ an.
Aktion	Gibt an, ob es sich nur um einen Hinweis oder um eine Abbruchbedingung handelt. Ist eine Abbruchbedingung hinterlegt, kann der Vorgang nicht beendet werden, bis die Pflichtfeldprüfung positiv erfolgt. Bei einer Hinweismeldung wird ein Hinweis angezeigt, es kann aber anschließend weitergearbeitet werden, ebenso ist eine Freigabe des Belegs möglich.

Hinweis

• Bedingungen auf Primärschlüsselfelder werden aus technischen Gründen nicht unterstützt.

• Für Bedingungen auf Boolean Felder sollten die Werte "TRUE" oder "FALSE" genutzt werden. Wird zum Beispiel der Wert "Ja" (deutsche Sprache) verwendet, funktioniert die Bedingung bei dem Wechsel der Anwendungssprache nicht mehr.

• Datumsfelder werden in den Bedingungen nicht unterstützt.

• In den Belegzeilen für Verkauf, Einkauf und Service werden nur die Zeilen geprüft, in denen das Feld "Nr." gefüllt ist.

Hinweis

Sollten Sie KUMAVISION factory365 im Einsatz haben, ist die Pflichtfeldprüfung abweichend zu der oben beschriebenen. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Weiterführende Informationen zur Prüfung auf Artikelattribute finden Sie hier.

Differenzierte Sperre von Stammdaten#

Um Artikel für bestimmte Prozesse zu sperren, wurden die Standardmöglichkeiten einen Artikel zu sperren erweitert. Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Allgemein" stehen Ihnen folgende weitere Differenzierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Produktion gesperrt	Ist der Schalter aktiviert, kann der Artikel in der Produktion nicht erfasst und nicht gebucht werden.
Prod. Verbrauch gesperrt	Ist der Schalter aktiviert, kann der Artikel in der Produktion nicht verbraucht werden.
Umlagerungsauftrag gesperrt	Ist der Schalter aktiviert, kann der Artikel im Umlagerungsauftrag nicht verwendet werden.
Montage gesperrt	Ist der Schalter aktiviert, kann der Artikel bei Montagen nicht verwendet werden.
Projekt gesperrt	Ist der Schalter aktiviert, kann der Artikel im Projektbereich nicht verwendet werden.

Inventurprüfung:

Unabhängig von den Sperrkennzeichen wird geprüft, ob der Artikel in einer Inventurzeile in einem Inventurauftrag oder Inventurerfassungszeile enthalten ist. Die Prüfung erfolgt hier auf die Felder (Artikel, Variante, Lagerort, Lagerplatz). Beim Buchen erscheint die Hinweismeldung, dass der Artikel sich in einer Inventur befindet.

Zugewiesene Benutzer-ID#

In den Verkaufs- und Einkaufsbelegen gibt es das Standard-Feld "Zugewiesene Benutzer-ID“. Es dient dazu zu kennzeichnen, wer einen VK- oder EK-Beleg erfasst hat, bzw. um Belege auf eine bestimmte ID zu filtern. In KUMAVISION base (BOOSTER) wird dieses Feld automatisch befüllt mit der Benutzer ID des aktuell angemeldeten Users.

Auftragsarten#

Über Auftragsarten können einerseits die Belege unterschieden und strukturiert werden und andererseits kann das Verhalten definiert werden, sowie die Preisfindung beeinflusst werden.

Die Auftragsarten gibt es für die folgenden Belege:

Auftrag als Verkaufsauftragsart auch für Serviceaufträge
Bestellung als Einkaufsbestellart
Umlagerung als Umlagerungsauftragsart
Fertigungsauftrag als Fertigungsauftragsart

Unterscheidungsmerkmale können z.B. Normalauftrag, Eilauftrag, Konsignationsauftrag, Fremdfertigungsauftrag oder auch Nacharbeitsauftrag sein.

Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩