Bestellanforderung (BANF)#
Allgemein#
Die Bestellanforderung (BANF) ist ein Modul, welches zur Verwaltung von nicht artikelstammrelevanten Materialien dient. Beispiele hierfür sind Marketingmaterialien, Arbeitskleidung, etc..
Die Bestellanforderung bildet einen eigenen Prozess mit Freigaberegelungen (Workflows) ab, die nicht über die Artikeldisposition (Bestellarbeitsblätter) laufen.
In einer Bestellanforderung können dabei Positionen als Pseudoartikel für Sachkonten erfasst werden. EinkäuferInnen können die Bestellanforderungen analog den bekannten Bestellarbeitsblättern im Einkauf bearbeiten und über die Ereignismeldung eine entsprechende Einkaufsbestellung auslösen.
Hinweis
Die Bestellanforderung (BANF) ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Einrichtung#
Bestellanforderung Einrichtung#
Die Bestellanforderung Einrichtung ist über die Anwendersuche aufrufbar. In der Bestellanforderung Einrichtung werden folgende Inhalte hinterlegt:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standard Einkaufsbestellart | Die Bestellart für die Vorbelegung der Einkaufsbestellungen wird in diesem Feld ausgewählt. |
| Abteilung Code | Globaler Dimensionscode 1 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
Inforegister Nummernserie#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummernserie | In diesem Feld wird die Nummernserie für die Anlage der Bestellanforderung verwaltet. |
Inforegister E-Mail-Benachrichtigung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Benachrichtigung | Ist der Schalter aktiv, so ist die E-Mail-Benachrichtigung für die BANF aktiviert. |
| Ablehungsmail an | Hier kann ausgewählt werden, ob die Nachricht an den vorherigen Genehmiger, oder an alle am Prozess beteiligten Personen gehen soll. Bleibt das Feld leer, wird niemand benachrichtigt. |
| Textbaustein Freigabe | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow für die Freigabe stehen soll. |
| Textbaustein Abgelehnt | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow bei einer Ablehnung stehen soll. |
| Textbaustein Bestellung | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow im Falle der Bestellung stehen soll. |
| Erinnerungsintervall | In das Feld wird der Erinnerungsrhythmus eingetragen, in dem die Person welche die BANF zu bearbeiten, freizugeben oder abzulehnen hat, erinnert werden soll. |
E-Mail-Konto#
Im Prozess der Bestellanforderung gibt es Genehmigungsabläufe, bei denen im System eingerichtete Personen per E-Mail benachrichtigt werden. Hierzu kann entweder, ein Standard E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 angelegt werden oder ein spezifische für die Bestellanforderungen, von dessen die Benachrichtigungen versendet werden. Für das spezifische Konto können Sie über den Aufruf "Szenario zuweisen" das BANF-Szenario auswählen.
Genehmigungsbenutzereinrichtung#
In der Genehmigungsbenutzereinrichtung wird ein Genehmigungsadministrator und ein Genehmigungsablauf Code hinterlegt.
Der Genehmigungsadministrator hat alle Rechte, um die verschiedenen Funktionen der BANF auszuführen. Genehmigungsadministrator kann nur ein/e BenutzerIn sein, dazu muss das Kontrollfeld aktiviert werden.
BenutzerInnen, die die BANF verwenden, sollte bereits hier ein Genehmigungsablauf Code zugewiesen werden. Da der Code den Freigabeprozess sowie die GenehmigerInnen definiert, ist er für den Genehmigungsprozess zwingend erforderlich. Er wird beim Erstellen der BANF automatisch aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung in den Beleg mitgeführt. Bereits hier gibt es die Möglichkeit, durch Abtauchen im Feld "Genehmigungsablauf Code“ einen Genehmigungsablauf entsprechend dem Abschnitt "Genehmigungsabläufe“ zu hinterlegen und zuzuweisen. Spätestens im Beleg muss der Genehmigungsablauf Code zwingend auswählbar sein, da die BANF sonst wegen fehlender Freigabeprozesse nicht versendet werden kann. Bei Bedarf können BenutzerInnen den Code im Prozess der Bestellanforderung jedoch ändern, etwa wenn er/sie als MitarbeiterIn im Unternehmen z.B. für unterschiedliche Kostenstellen anfordert, oder ein anderer Genehmigungsablauf erforderlich wird.
Eine E-Mail-Adresse muss eingetragen werden, damit die Benachrichtigungen an die entsprechenden Personen erfolgen können, ggf. auch als Sammelemailadresse, wenn mehrere Personen am Genehmigungsprozess beteiligt sind.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, eine/n StellvertreterIn aus der Benutzer Einrichtung zu hinterlegen. Auch diesem muss für einen funktionsfähigen Prozess eine gültige Emailadresse hinterlegt sein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer-ID | Gibt die ID der BenutzerInnen an. |
| Verk.-/Einkäufercode | Hier kann der Code des Verkäufers/Einkäufers für die eigene Benutzer-ID ausgewählt werden. |
| Genehmiger-ID | Hier wird die Benutzer-ID des Genehmigers eingetragen, der von dem/der BenutzerIn aus dem Feld "Benutzer ID" erstellte BANF genehmigen muss. |
| Grenzbetrag für Verkauf | Gibt den Höchstbetrag (Verkauf) an, den der/die BenutzerIn genehmigen darf. |
| Unbegrenzte Verkaufsgenehmigung | Setzen Sie hier das Häkchen, sofern der/die GenehmigerIn an keinem Höchstbetrag für die Genehmigungen gebunden ist. |
| Grenzbetrag für Einkauf | Gibt den Höchstbetrag (Einkauf) an, den der/die BenutzerIn genehmigen darf. |
| Unbegranzte Einkaufsgenehmigug | Setzen Sie hier das Häkchen, sofern der/die GenehmigerIn an keinem Höchstbetrag für die Genehmigungen gebunden ist. |
| Grenzbetrag für Anfrageanforderung | Gibt den Höchstbetrag (Anfragen) an, den der/die BenutzerIn genehmigen darf. |
| Unbegrenzte Anfragegenehmigung | Setzen Sie hier das Häkchen, sofern der/die GenehmigerIn an keinem Höchstbetrag für die Genehmigungen gebunden ist. |
| Stellvertreter | Gibt den möglichen Stellvertreter des Genehmigers an. |
| Zu jeder am Genehmigungsprozess beteiligten Person muss hier eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Es können stattdessen auch Sammeladressen verwendet werden. | |
| Telefonnr. | Gibt die Telefonnummer des Benutzers an. |
| Genehmigungsadministrator | Der Genehmigungsadministrator verfügt über alle Rechte zur Ausführung der Funktionen der BANF. Dazu muss das Kontrollfeld angehakt werden. |
| Genehmigungsablaufcode | Hier wird der Code für den jeweiligen Genehmigungsablauf hinterlegt. |
Genehmigungsabläufe#
Um die Genehmigungsabläufe einzurichten, rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.
Genehmigungsabläufe definieren die Anzahl und die Berechtigungen der genehmigenden Personen oder Abteilungen im Prozess.
Über "Neu“ im Menüband kann in der Übersicht ein neuer Genehmigungsablauf hinzugefügt werden. Alternativ können bereits vorhandene Genehmigungsabläufe hier bearbeitet werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Hier wird ein Code für den entsprechenden Genehmigungsablauf vergeben. |
| Beschreibung | Eine möglichst selbsterklärende Beschreibung dient zur Identifizierung des jeweiligen Genehmigungsablaufs. |
| Anzahl Genehmiger | Die Anzahl GenehmigerInnen ergibt sich aus den zum Ablauf hinterlegten GenehmigerInnen. |
Über die Funktionstaste "Genehmiger“ im Menüband werden alle GenehmigerInnen für den Genehmigungsablauf hinterlegt. Es können aus der Benutzer Einrichtung die GenehmigerInnen eines Genehmigungsablaufes bestimmt oder bereits vorhandene GenehmigerInnen bearbeitet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Genehmiger-ID | Bestimmt den/die BenutzerIn aus der Benutzer Einrichtung, der/die am Genehmigungsprozess teilnehmen soll. |
| Name | Der Name wird aus der Benutzer Einrichtung des ausgewählten Benutzers vorbelegt. |
| Stufe | Legt die numerische Reihenfolge fest, in der die GenehmigerInnen benachrichtigt werden bzw. genehmigen sollen. Dabei können mehrere Personen in der gleichen Stufe enthalten sein. Sie werden dann gleichzeitig benachrichtigt. |
| Genehmigungsgrenzwert | GenehmigerInnen werden nur dann benachrichtigt, wenn der Betrag der Bestellanforderung im Prozess den hier hinterlegten Wert übersteigt. |
| Darf bearbeiten | Bestimmt, ob GenehmigerInnen den BANF Beleg bearbeiten dürfen. |
| Darf ablehnen | Bestimmt, ob GenehmigerInnen die Bestellanforderung ablehnen dürfen. |
| Benachrichtigen bei WG/Anlage | Ist dieses Feld aktiviert, wird der/die GenehmigerIn bei Bestellanforderungen, die in den Zeilen die Art "WG/Anlage“ verwenden, in jeden Fall benachrichtigt. |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION project365 im Einsatz haben, so wird ein Genehmigungsablauf in der "Einrichtung Projekte" hinterlegt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Pseudo Artikel#
Es können über die Pseudo Artikelübersicht für den Prozess der Bestellanforderung beliebig viele Pseudo Artikel zu Sachkonten angelegt und verwaltet werden. Um zur Artikelkarte des Pseudo Artikels zu gelangen, rufen Sie sich die "Pseudo Artikelübersicht“ über die Anwendersuche auf.
Aus der Übersicht heraus können nun mit dem Funktionsaufruf "Neu“ im Menüband Pseudo Artikel zu Sachkonten angelegt oder mit dem Funktionsaufruf "Bearbeiten“ bearbeitet werden:
In der Pseudo Artikelkarte stehen die nachfolgenden Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden. |
| Beschreibung | Bezeichnung des Pseudo Artikels. |
| Beschreibung 2 | Eine weitere Zeile zur Bezeichnung des Pseudo Artikels. |
| Sachkonto | Es können hier nur die Sachkonten ausgewählt werden, die einkaufsseitig buchbar ("Direkt in Einkauf“ = Ja) sind. |
| Beschreibung Sachkonto | Zeigt die dem Sachkonto hinterlegte Beschreibung an. |
| Kreditorennr. | Hier kann ein bereits bestehender Kreditor ausgewählt werden. |
| Kred.-Artikelnr. | Die jeweilige Artikelnummer des Kreditors wird hier hinterlegt. |
| EK-Preis | Hier kann ein EK-Preis pro Einheit eingetragen werden. |
| Einheitencode | Definiert die Einkaufseinheit. |
| Abteilung Code | Gibt bei Bedarf den globalen Dimensionscode 1 an. (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Anzahl Textbausteine | Zeigt an, wie viele Textbausteine am Pseudo Artikel hinterlegt sind. Ein Klick auf die Zahl zeigt die Textbausteinübersicht an. |
Im Prozess der Bestellanforderung werden die Bestellanforderungszeilen mit den Informationen der Pseudo Artikelkarte vorbelegt.
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION project365 im Einsatz haben, so werden Pseudo Artikel derzeit im Projektbudget nicht unterstützt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Textbausteine#
Zusätzlich können pro Pseudo Artikel, Textbausteine hinterlegt werden, die in die Einkaufsbestellung übernommen werden. Dazu steht der Funktionsaufruf "Textbausteine“ im Menüband zur Verfügung. Im Anschluss kann über "Neu“ im Menüband ein neuer Textbaustein angelegt oder mit "Bearbeiten“ ein bereits bestehender Textbaustein bearbeitet werden.
Ein Textbaustein kann durch Hinterlegen eines Start- und Enddatums zeitlich begrenzt verwendet werden. Soll er automatisch in die Belege eingesteuert werden, muss im Feld "Verwendung in Belegtext“ die Option "Automatisch“ ausgewählt werden. Das Feld "Position in Belegtext“ bestimmt, ob der Textbaustein vor oder nach der Zeile gedruckt werden soll.
Hinweis
Die Textbausteine können nur in die Bestellung übernommen werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Einrichtung der Textbausteine.
Artikel Einkaufspreise#
Mit dem Funktionsaufruf "Einkaufspreise“ im Menüband des Pseudo Artikels gibt es die Möglichkeit einer erweiterten Preispflege. Es können hier zeitgesteuert mit Start- und Enddatum gestaffelte Preise in Abhängigkeit von Mindestmengen hinterlegt werden, aber auch Preise und Preisstaffeln alternativer Lieferanten:
Werden hier Preissätze mehrerer bzw. alternativer Lieferanten hinterlegt, ist es ebenso möglich, die unterschiedlichen Kreditor Artikelnummern am Preissatz zu hinterlegen. Die Vorbelegung aus der Pseudo Artikelkarte in den Zeilen einer Bestellanforderung kann dann im Feld "Kreditorennr.“ mit diesen Werten überschrieben werden.
Bestellanforderungsprozess#
BANF erstellen#
Um eine neue BANF zu erstellen, rufen Sie sich die Bestellanforderungen über die Anwendersuche auf und klicken auf "Neu“ im Menüband um eine neue Bestellanforderung anzulegen.
Es öffnet sich daraufhin eine leere Bestellanforderung Karte.
Inforegister Allgemein#
Durch Auslösen der ENTER Taste im Register "Allgemein“ vergibt das System automatisch eine neue Belegnummer.
Mit dem Funktionsaufruf "Bemerkungen“ im Menüband können dem Vorgang sachdienliche Hinweise hinzugefügt werden:
Die Felder in der Registerkarte "Allgemein“ haben folgende Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Das System zieht nach dem Auslösen der ENTER Taste automatisch die nächsthöhere Belegnummer. |
| Bestelldatum | Wird automatisch mit dem Tagesdatum vorbelegt. |
| Fälligkeitsdatum | Im Bestellprozess repräsentiert das Fälligkeitsdatum das gewünschte, das geplante und das erwartete Wareneingangsdatum. Es sollte daher ergänzt werden. |
| Genehmigungscode | Wird, wenn vorhanden, aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung vorbelegt. Ist dies nicht der Fall, muss hier zwingend ein Code hinterlegt werden. |
| Ursachen Code | Um die Funktion "Ablehnen“ ausführen zu können, muss zunächst ein Ursachencode ausgewählt werden. |
| Abteilung Code | Gibt bei Bedarf den globalen Dimensionscode 1 an. (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Status | Zeigt den Belegstatus im Genehmigungsablauf an und wird automatisch im Prozess weitergeführt. Folgende Status sind möglich: • Offen • Warten auf Freigabe • Abgelehnt • Bestellung erstellen |
| Erstellt von | Wird durch den/die BenutzerIn vorbelegt, der die Bestellanforderung erstellt. |
| Erstellt am | Gibt das Datum und die Zeit der Belegerstellung wieder. |
| Korrigiert am | Gibt an, wann der Beleg zuletzt korrigiert wurde. |
| Korrigiert von | Gibt an, von wem der Beleg zuletzt korrigiert wurde. |
| Stufe | Die Nummer neben dem Feld zeigt an, wie weit der Vorgang im Freigabeprozess vorangeschritten ist. Ein Klick auf die blau eingefärbte Zahl zeigt die Reihenfolge der GenehmigerInnen an. |
| Bemerkungen vorhanden | Zeigt durch einen Klick auf den blau eingefärbten Link an, welche Bemerkungen der Bestellanforderung hinterlegt wurden. |
| Gesamt Betrag Netto | Ist die Summe der in den Zeilen erfassten Einzelpositionswerte. |
Hinweis
Sofern der "Genehmigungscode“ nicht bereits aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung vorbelegt wurde, muss er hier zwingend ausgewählt werden, da die BANF sonst wegen fehlender Freigabeprozesse nicht versendet werden kann. Der Genehmigungscode wird, wie unter Abschnitt Genehmigungsbenutzereinrichtung und Genehmigungsabläufe beschrieben, angelegt.
Inforegister BANF Zeilen#
In den BANF-Zeilen können nun die gewünschten Positionen der Bestellanforderung erfasst werden. Zugelassen sind alle Zeilen der Art "Sachkonto“, "Artikel“ "Ressource“ und "WG/Anlage“, wobei Artikel über ihre dispositiven Daten und den Bestellvorschlag bestellt werden sollten.
Anstelle von Sachkonto, Artikel oder WG/Anlage ist es jetzt möglich, Pseudo Artikel auszuwählen. Wird eine Pseudo Artikelnummer in der Zeile eingetragen ohne vorherige Bestimmung der Art, ändert das System das Feld "Art“ automatisch auf Sachkonto und gibt in dem Feld "Nr.“ die dem Pseudoartikel hinterlegte Sachkontonummer vor.
Abschließend wird die Menge eingetragen. Das System ermittelt daraufhin den gültigen Einstandspreis zum Kreditor aus der Pseudo Artikelnummernkarte bzw. eine zu ihm hinterlegte Preisstaffel aus den Pseudo Artikel Einkaufspreisen (sofern hinterlegt). Gleiches gilt für Preise zu Zeilen mit der Art, Sachkonto, Artikel und WG/Anlage.
Sofern auch Preise oder Preisstaffeln alternativer Lieferanten in den Pseudo Artikel Einkaufspreisen hinterlegt wurden, kann in der Bestellanforderungszeile auf dem Feld "Kreditorennr.“ abgetaucht werden, um den Alternativlieferanten mit seinem jeweiligen Preis und der zugehörigen Kreditor-Artikelnummer auszuwählen. Zumeist wird mangels Zusammenfassungskriterien hierfür jedoch eine eigene Pseudo Artikelnummer angelegt.
Das Feld "BANF URL“ dient dem Einkäufer zur Unterstützung. Wenn der Anforderer darin den Link zu einer Webadresse hinterlegt, kann sich der Einkäufer die Informationen und Konditionen zum Artikel im Internet ansehen. Er braucht dazu lediglich in der jeweiligen Zeile auf die Funktion "URL öffnen“ zu klicken:
Sind alle Informationen eingetragen wird die Bestellanforderung durch den Button "Absenden“ im Menüband an den/die erste/n GenehmigerIn versendet:
Die darauffolgende Meldung des Systems mit "Ja“ bestätigen, um den Genehmigungsworkflow zu starten, oder "Nein“ anklicken, um noch eventuelle Änderungen oder Korrekturen an der Bestellanforderung vorzunehmen.
Hinweis
Zum Versand der Emails im Genehmigungsworkflow muss der SMTP-Server eingerichtet sein. Diese Einrichtung hängt von den technischen Gegebenheiten der Umgebung ab und sollte zuvor durch die IT-Abteilung des Unternehmens erfolgt sein.
Im Korrekturfall den Genehmigungsworkflow erneut mit dem Funktionsaufruf "Absenden“ im Menüband starten und dann die Meldung mit "Ja“ bestätigen.
Wird hierbei ein eventuell gesetzter Genehmigungsgrenzwert bei den GenehmigerInnen unterschritten, wird die Bestellanforderung direkt an den/die in der darauffolgenden Stufe hinterlegte/n GenehmigerIn gesendet.
Die GenehmigerInnen erhalten daraufhin eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Bitte, die Bestellanforderung freizugeben.
BANF freigeben#
Über den Aufruf "Bestellanforderungen" über die Anwendersuche, gelangen Sie in die freizugebende Bestellanforderung. Gleich in der Übersicht können Sie den Status der zur Freigabe gesendeten BANF erkennen.
Mit dem Funktionsbutton "Bearbeiten“ oder durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile in der Bestellanforderungen-Übersicht wird zur Bearbeitung in den Beleg navigiert. Alternativ können Sie über den in der E-Mail enthaltene Link die Bestellanforderung öffnen.
Sie können nun über den Funktionsaufruf "Freigeben“ im Menüband den Genehmigungsworkflow fortsetzen, so dass die Bestellanforderung an den/die GenehmigerIn der nächsten Stufe zugesandt wird.
Dies geschieht so lange, bis die Bestellanforderung alle Genehmigungsstufen durchlaufen und in der letzten Stufe den Status "Bestellung erstellen“ erreicht hat.
Ist ein/e GenehmigerIn aber entsprechend seiner Genehmigungsbenutzereinrichtung dazu berechtigt, kann er die BANF auch bearbeiten und/oder ablehnen. Weiterführende Informationen zur Ablehnung einer BANF siehe Abschnitt "BANF ablehnen“.
BANF ablehnen#
Nach Erhalt der E-Mail-Benachrichtigung zur Bestellanforderung im Genehmigungsworkflow, kann ein dazu berechtigte/r GenehmigerIn die Bestellanforderung ebenso gut ablehnen, beispielsweise weil ein Anforderer nicht autorisiert ist, ein Wirtschafts- oder Anlagegut anzufordern.
Dazu geht die benachrichtigte Person über die Bestellanforderung in die freizugebende Bestellanforderung.
Um die Funktion "Ablehnen“ im Menüband ausführen zu können, muss zunächst ein Ursachencode im Feld "Ursachen Code“ des Inforegisters "Allgemein“ ausgewählt werden. Das System meldet ansonsten folgenden Fehler zurück:
Mit dem Funktionsbutton "Ablehnen“ im Menüband wird die Bestellanforderung abgelehnt.
Die Bestellanforderung erhält im Beleg daraufhin den Status "Offen“, der Ersteller erhält eine E-Mail mit der Information, dass die Bestellanforderung abgelehnt worden ist.
Der Ersteller kann die BANF entweder erneut bearbeiten und anschließend den Genehmigungsworkflow erneut starten, oder stornieren.
BANF erneut absenden#
Hat der Anforderer alle entsprechenden Änderungen an der Bestellanforderung für eine erfolgreiche Freigabe vorgenommen, kann er durch erneutes Absenden den Genehmigungsworkflow erneut starten. Er klickt dazu lediglich im Menüband wieder den Funktionsbutton "Absenden“ an.
Der Prozess wird analog zur Beschreibung in Abschnitt "BANF freigeben“ weitergeführt.
BANF stornieren#
Ist die BANF begründet abgelehnt worden und kann durch den Anforderer nicht so verändert werden, dass eine Chance auf Freigabe besteht, kann diese über den Funktionsbutton "Stornieren“ im Menüband beendet und archiviert werden:
Wird die darauffolgende Meldung des Systems mit "Ja“ bestätigt, wird die Bestellanforderung mit dem Status "Storniert“ in Archivierte Bestellanforderungen verschoben.
Mit "Nein“ besteht die Möglichkeit, die Bestellanforderung noch einmal zu bearbeiten.
Bestellung erstellen#
Wurde die Bestellanforderung von allen GenehmigerInnen freigegeben und ist in der letzten Stufe der Status "Bestellung erstellen“ erreicht, geht der Einkäufer aus der Bestellanforderungen Übersicht in den Beleg und führt im Menüband die Funktion "Bestellung erstellen“ aus.
In Abhängigkeit der Anzahl unterschiedlicher in der BANF enthaltener Kreditoren wird nun eine oder mehrere Bestellungen erzeugt.
Der Ersteller der BANF erhält eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung.
Die Bestellungen enthalten unter anderem folgende Informationen aus dem Prozess der Bestellanforderung:
Im Kopf:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Einkaufsbestellart | STANDARD – bzw. je nach Vorbelegung in der Bestellanforderung Einrichtung. |
| Fälligkeitsdatum | Gibt das Fälligkeitsdatum aus der Bestellanforderung an. |
In den Zeilen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geplantes Wareneingangsdatum | Errechnet sich aus dem erwarteten Wareneingangsdatum. |
| Erwartetes Wareneingangsdatum | Fälligkeitsdatum der BANF. |
| Gewünschtes Wareneingangsdatum | Errechnet sich aus dem Erwartetes Wareneingangsdatum |
| BANF Nr. | Belegnummer der Bestellanforderung |
| Pseudo Artikelnr. | Nummer des Pseudo Artikels als "Sachkontenfilter“. |
| Bedarfsanforderer | Entspricht dem BANF Ersteller. |
| Abteilung Code Kostenträger Code |
Die Dimensionen werden aus der Bestellanforderung übergeben (nach Prios ergänzt oder geändert). |
In den Zeilenfunktionen - Belegtexte:
Hier können ggf. Vor- und/oder Nachtexte aus dem Pseudoartikel stehen
Bei Ausführung der Funktion "Bestellung erstellen…“ wird der Beleg der Bestellanforderung abgeschlossen und archiviert. Die aus der BANF erzeugte Bestellung stellt ab hier den üblichen Arbeitsvorrat eines Einkäufers dar.
Archivierte Bestellanforderungen#
Archivierte Bestellanforderungen und der Bestellanforderung Log sind folgendermaßen zu finden:
Sobald ein Bestellanforderungsbeleg durch Auslösen der Funktion "Bestellung erstellen…“ den Status "Bestellt“ erlangt hat, wird der Beleg archiviert und die Bestellanforderungen Übersicht entsprechend aktualisiert. Neben der archivierten BANF werden zudem offene Bestellungen erzeugt.
Wenn eine Bestellanforderung durch Auslösen der Funktion "Stornieren“ den Status "Storniert“ erhält, wird der Bestellanforderungsbeleg ebenfalls archiviert, jedoch ohne eine Bestellung auszulösen. Die Übersicht der Bestellanforderungen wird gleichzeitig um die stornierte BANF bereinigt.
Unabhängig davon, ob eine bewilligte oder stornierte BANF archiviert wird, sind die archivierten Belege in den "Archivierten Bestellanforderungen“ zu finden.
Bestellanforderung Log#
Sämtliche Aktionen werden im Bestellanforderung Log mitgeschrieben.
Der Bestellanforderung Log kann ebenfalls von der unter Abschnitt Archivierte Bestellanforderungen beschriebenen Stelle aufgerufen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, an mehreren Stellen im Prozess der Bestellanforderung über den Funktionsaufruf "Log Einträge“ im Reiter "Zugehörig“ des Menübandes alle bisher erfolgten Prozessschritte einzusehen:
Im Bestellanforderung Log sind sämtliche Änderungen dokumentiert, die sich aus dem Prozess ergeben.