Einkauf#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION base (BOOSTER) für den Bereich Einkauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Verwaltung von Hierarchien#

Durch die Verwendung von Hierarchien können Kontakte, Debitoren und Kreditoren jeweils zueinander in Beziehung gesetzt werden. Über Ansichten kann die Beziehung Top-Down oder Bottom-Up angezeigt werden.

Auf beiden Seiten der Hierarchien können beliebig viele Entitäten in Beziehung zueinanderstehen.

Im nachfolgenden werden Kreditoren-Hierarchien im Detail behandelt.

Hierarchiearten Einrichtung#

Um Hierarchien verwenden zu können, muss die entsprechende Einrichtung durchgeführt werden. Sollten Sie beim Verwenden von Hierarchien eine Meldung "Definieren Sie mindestens eine Hierarchieart …“ angezeigt bekommen, gehen Sie wie folgt vor:

Um die notwendigen Einrichtungen der Hierarchien vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die "Hierarchiearten Einrichtung“ über die Anwendungssuche auf.

Über "Neu“ können Sie eine neue Hierarchieart mit Hilfe der u.a. Tabelle anlegen:

Hierarchie zuweisen#

Um die Hierarchie eines Kreditors anzupassen, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Kreditoren Liste auf. Anschließend wählen Sie sich den gewünschten Kreditor aus und rufen sich die Kreditorenkarte auf.

Für das Festlegen einer Top-Down Hierarchie:
Über das Menüband wählen Sie "Zugehörig" > "Kreditor" > "Hierarchie" > "Zugehörige Kreditoren" aus, um die Hierarchiebeziehungen-Karte aufzurufen.

Überprüfen Sie im geöffneten Formular, ob der Hierarchieartenfilter korrekt ist.

In der Tabelle geben Sie im Feld "Wert“ die Kreditorennummer ein oder wählen mit Klick auf […] Auswahl aus der Liste der Kreditoren.

Klicken Sie in die nächste Zeile und wiederholen die Eingabe, um eine weitere Beziehung zuzuweisen.

Für das Festlegen einer Bottom-Up Hierarchie:
Über das Menüband wählen Sie "Zugehörig" > "Kreditor" > "Hierarchie" > "Gehört zu Kreditor" aus, um die Hierarchiebeziehungen-Karte aufzurufen.

Überprüfen Sie im geöffneten Formular, ob der Hierarchieartenfilter korrekt ist.

In der Tabelle geben Sie im Feld Wert die Kreditorennummer ein oder wählen mit Klick auf […] Auswahl aus der Liste der Kreditoren.

Klicken Sie in die nächste Zeile und wiederholen die Eingabe, um eine weitere Beziehung zuzuweisen.

Hierarchien anzeigen#

Um die Hierarchien eines Kreditors anzuzeigen, öffnen Sie zunächst die gewünschte Kreditorenkarten. Über das Menüband > "Zugehörig" > "Kreditor" > "Hierarchieverwendung" können Sie die Hierarchie aufrufen.

Wählen Sie die Verwendungsmethode:

• Zugehörige Datensätze (Top-Down)
• Gehört zu (Bottom-Up)

Klicken Sie anschließend auf Berechnen. Die Hierarchie wird Ihnen angezeigt.

Einkaufsbestellarten#

Bei einer großen Anzahl an offenen Belegen ist es sehr schwer den Überblick zu behalten. Oftmals haben die Belege unterschiedliche Charaktere wie z.B. Normalbestellung, Eilbestellung, Reparaturbestellung, Konsignationsbestellung als Beispiele für Einkaufsbestellungen. Allein durch diese Charaktere kann die Masse an Belegen bereits für einen Überblick eingeschränkt werden.

Bestellarten können für spätere Analysen Dimensionen zugeordnet werden, welche an die Belege vererbt werden.

Einkaufsbestellarten Einrichtung#

Um die Einkaufsbestellarten anzulegen, verfahren Sie wie folgt:

Geben Sie über die Anwendersuche den Begriff "Einkaufsbestellarten“ ein und wählen den entsprechenden Link.

Die Einkaufsbestellarten-Übersicht öffnet sich auf der Sie über den Menüpunkt "Neu“ eine neue Einkaufsbestellart mit Hilfe der u.a. Tabelle anlegen und definieren können.

Zuweisung von Dimensionen zu einer Einkaufsbestellart#

In der Einkaufsbestellarten-Übersicht haben Sie die Möglichkeit, einer Einkaufsbestellart eine Reihe von Dimensionseinstellungen zu zuweisen.

Hierzu wählen Sie […] > "Zugehörig“ > "Einkaufsauftragsart“ > "Dimensionen“ aus.

Über die Menüauswahl "Dimensionen“ stehen Ihnen die Funktionen "Zuordnung für aktuellen Datensatz“ und/oder "Zuordnung für markierte Datensätze“ für die Dimensionszuordnen zur Verfügung.

Die Vorgabedimensionen-Karte öffnet sich, auf der Sie die Zuweisung mit Hilfe der u.a. Tabelle vornehmen:

Berichtsauswahl nach Einkaufsbestellart#

Neben der Verwendung der Einkaufsbestellart als Unterscheidungskriterium und der Vorbelegung von Dimensionen können je Einkaufsbestellart unterschiedliche Ausdrucke gesteuert werden. Dazu kann in der Berichtsauswahl des Einkaufes neben der Auswahl des eigentlichen Beleges auch die Einkaufsbestellart gewählt werden, um dann entsprechend unterschiedliche Reports hinterlegen zu können.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die "Berichtsauswahl – Einkauf“ über die Anwendersuche auf.

Über die "Verwendung“ können Sie zunächst definieren, für welchen Beleg Sie Ihre Einrichtungen vornehmen wollen.

Neben der Auswahl des eigentlichen Belegs in den Zeilen über das Feld "Berichts-ID“ haben Sie über den Menüpunkt "Berichtsauswahl Auftragsarten“ die Möglichkeit, entsprechend der jeweiligen Einkaufsbestellart (Auftragsart) unterschiedliche Reports zu hinterlegen.

Wie bereits im Standard der Berichtsauswahl ist es auch in Verbindung mit Einkaufsbestellarten (Auftragsarten) möglich mehrere Berichte in einer definierten Reihenfolge zu hinterlegen.

Zuweisen der Einkaufsbestellart#

Um die Einkaufsbestellart einer Bestellung zuzuweisen, erstellen oder öffnen Sie zunächst eine Bestellung. Unter dem Inforegister "Allgemein“ haben Sie in dem Feld "Einkaufsbestellart“ die Möglichkeit, die Einkaufsbestellart anzugeben / zu ändern.

Verteilen von Bestell- / Planungszeilen#

Die Bearbeitung von Bestell- und Planungsarbeitsblätter wird in größeren Unternehmen von mehreren Personen ausgeführt. Der Standard bietet jedoch keine Möglichkeit mehrere Bestellarbeitsblätter/Planungsläufe abgegrenzt je Buch.-Blatt zu erzeugen. Um dieser Anforderung zu entsprechen, werden die Artikel Disponenten zugeordnet. Die Ergebnisse des Bestell- bzw. Planungslaufes werden dann für jeden Disponenten in seinem eigenen Arbeitsblatt eingestellt (verteilt).

Durch diese Verteilungsfunktion werden den Artikeln, BenutzerInnen zugeordnet. Nach einem Beschaffungslauf können die Arbeitsblattzeilen dann in eigene Arbeitsblattnamen verteilt werden. Dazu können jedem Arbeitsblattnamen beliebig viele BenutzerInnen zugeordnet werden und somit auch wieder Gruppen von BenutzerInnen in einen Arbeitsblattnamen verteilt werden.

Um einen Artikel einer/ einem BenutzerIn zuzuordnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf. Auf dem Inforegister "Planung“ können Sie in dem Feld "Zugewiesene Benutzer-ID“ durch Auswahl des gewünschten Benutzers die Zuordnung vornehmen.

In den Bestellarbeitsblattzeilen wird beim Erstellen oder Eingeben einer Artikelnummer und während des Bestell- bzw. Planungslaufes das Feld anhand der Daten aus der Artikelkarte gefüllt.

Die Zuordnung zwischen Zugewiesene Benutzer-ID und den Arbeitsblattnamen erfolgt in der Tabelle Arbeitsblattzeilen Verteilungsfilter, welche in der Verwaltung im Bereich Lager zu finden ist. Zu beachten ist, dass jede Zugewiesene Benutzer-ID nur einmal in den Verteilungsfiltern vorkommen darf.

Bestellungen aus dem Bestellarbeitsblatt nach Lagerort trennen#

Sobald ein Bestellarbeitsblatt in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard mehrere Vorschlagszeilen für den gleichen Kreditor jedoch für unterschiedliche Lagerorte (= verschiedene Lieferadressen) enthält, werden alle Vorschlagszeilen zu einer Bestellung zusammengefasst.

Zur Folge hat dies, dass im Bestellkopf die Lieferung an Adresse A versandt werden soll, hingegen in den Bestellzeilen die Lagerorte B, C und D angegeben sind. Die gesamte Ware wird also zur Adresse A geschickt, obwohl je Lagerort die Ware zu einer anderen Adresse hätte versandt werden sollen.

Mit dem Schalter "Unterscheidung nach Lageort beim Übertrag aus Bestellarbeitsblatt“ in der "Kreditoren & Einkauf Einr.“ kann festgelegt werden, ob bei der Generierung von Bestellungen aus dem Bestellarbeitsblatt eine Bestellung pro Lagerort erstellt wird oder ob es sich wie im Standard verhalten soll.

Preisanfragen mit Preisspiegel#

Dieser Leistungsbereich stellt für Artikel einen Preisspiegel über Preisanfragen von Mengen, Staffelmenge, Preise und Beschaffungszeiten bei unterschiedlichen Kreditoren oder Kontakten bereit. Die Ergebnisse können in den Kreditoren/Artikel Katalog bzw. die Einkaufspreise/-rabatte übernommen werden.

Preisanfragen werden in der Regel aus den Bestell- oder Planungsarbeitsblätten für eine Auswahl an Kreditoren oder Kontakten erstellt. Alternativ können auch die Kreditoren aus dem Kreditoren/Artikel Katalog verwendet werden.

Um eine Preisanfrage aus einem Bestell- oder Planungsarbeitsblatt zu erstellen, setzen Sie in der jeweiligen Arbeitsblattzeile im Feld "Preisanfrage generieren“ einen Haken.

Wählen Sie im Menüband die "Auswahl für Preisanfragen“ aus. Es stehen Ihnen die Auswahlmöglichkeiten: "Zuordnung für aktuellen Datensatz“ oder "Zuordnung für markierte Datensätze“ zur Verfügung. Mit diesen kann der gewünschte Kreditor oder Kontakt ausgewählt werden, bei welchem die Preisanfrage eingeholt werden soll.

Eine Preisanfrage kann über die entsprechende Funktion im Menüband erstellt werden. Pro Kreditorennummer und Kontaktnummer aus der Auswahl für Preisanfragen werden nun die Einkaufsanfragen erzeugt.

In den Optionen kann gewählt werden, ob neben den in der Auswahl für Preisanfragen gelisteten Kreditoren bzw. Kontakten auch die Kreditoren aus dem Artikel/Lieferanten Katalog herangezogen werden. Mit dem Haken im Feld "Preisanfrage drucken" werden die so generierten Preisanfragen direkt gedruckt.

Die zurück gemeldeten Einkaufskonditionen werden in den Preisanfragen im System eingepflegt. Die so erzeugten Ergebnisse der Preisanfragen können unter den Aufruf "Preisspiegel“ angezeigt werden. Der Aufruf kann aus den Bestell- bzw. Planungsarbeitsblättern aufgerufen werden.

Die Preisspiegel-Karte selbst basiert auf den Einkaufszeilen des Typs "Anfrage", diese jedoch nach der Kreditorennummer sortiert ist und andere Felder anzeigt.

Zusätzlich wird vor dem Feld "Menge" das Feld "Beschaffungszeit" eingeblendet. Am Ende gibt es ein berechnetes Feld "EK-Preis ohne MwSt. (Basis MW)". Dieses Feld errechnet sich aus Zeilenbetrag ohne MwSt. / Menge pro Einheit. Ist der Währungscode gefüllt, erfolgt ebenso eine Umrechnung auf Mandantenwährung.

Über das Menüband im Preisspiegel können folgende Menüpunkte aufgerufen werden:

Gültigkeitsdauer in Einkaufsanfragen#

Dieser Funktionsbereich erweitert den Standard dahingehend, dass in den Einkaufsanfragen ein Gültigkeitsdatum eingetragen werden kann. Dieses Datum können Sie auf der Einkaufsanfrage auf dem Inforegister "Allgemein“ in dem Feld "Gültig bis-Datum für Angebot“ pflegen.

Wird die Funktion "Preis / Rabatt speichern“ für die Zeilen aufgerufen und das Feld "Gültig bis-Datum für Angebot“ ist im Kopf der Einkaufsanfrage gefüllt, wird dieses Datum automatisch als Enddatum in die Funktion übernommen und für die Speicherung vorgeschlagen. Ändern AnwenderInnen in dem Fenster zum Speichern von Preisen und Rabatten das Datum manuell, wird der manuell geänderte Preis gespeichert.

Bestellbestätigungen / Lieferanten-Auftragsbestätigungen#

KUMAVISION base (BOOSTER) stellt Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung, erhaltene Auftragsbestätigungen Ihrer Lieferanten direkt in der Bestellung zu erfassen.

Rufen Sie die "Einkaufsbestellungen“ über die Anwendersuche auf. Um eine Bestellbestätigung zu erfassen, öffnen Sie die betroffene Bestellung. Markieren Sie eine oder mehrere Bestellzeilen. Wählen Sie im Zeilenmenü die Funktion "Bestellbestätigung erstellen“ (Funktionen) aus.

Füllen Sie die Felder der Abfrageseite wie folgt aus:

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "Ok". Das System erstellt für die erhaltene Auftragsbestätigung einen Bestellbestätigungsposten. In den erfassten Bestellbestätigungen können Sie jederzeit den Verlauf der Bestätigungen und die Entwicklung der Liefertermine nachvollziehen. Um die erfassten Bestellbestätigungen einzusehen, rufen Sie die "Bestellbestätigungen" in der Bestellung auf. Sie finden die Bestellbestätigungen im Menüband unter: "Zugehörig > Belege > Bestellbestätigungen“ oder über die Anwendersuche.

Bei jeder Veränderung der relevanten Felder in der Einkaufszeile werden die entsprechenden Felder in der Bestellbestätigung aktualisiert. Wird die Einkaufszeile gelöscht, werden auch die dazugehörigen Bestellbestätigungszeilen gelöscht.

Bestellbestätigungsmahnungen#

Um Auftragsbestätigungen von Lieferanten im System ggf. anzumahnen wurde in KUMAVISION base (BOOSTER) die Funktionalität der Bestellbestätigungen erweitert.

Einrichtung#

Kreditoren & Einkauf Einrichtung#

Um die notwenigen Einrichtungen für die Bestellbestätigungsanmahnung vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst die Kreditoren & Einkauf Einrichtung über die Anwendersuche auf.

In dem Inforegister "Allgemein“ können Sie in dem Feld "Standard Bestellbestät.-Mahn. Datumsfeld“ das Bezugsdatum der Bestellbestätigungsanmahnung festlegen. Zur Option stehen Ihnen "Belegdatum“ und "Bestelldatum“. In der Regel wird es auf das Belegdatum gesetzt.

Zusätzlich muss im Inforegister "Nummernserie“ in den Feldern "Bestellbestätigungsmahnung“ sowie "registrierte Bestellbestätigungsanmahnung“ eine Nummernserie hinterlegt werden.

Bestellbestätigungsmahncode#

Anschließend wird ein Bestellbestätigungsmahncode angelegt und ggf. die dazu gehörigen Mahnstufen. Hierzu rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die "Bestellbestät.-Mahn. Methoden“ auf.

Über den Menüpunkt "Neu“ können Sie einen neuen Bestellbestätigungsmahncode einrichten.

Weiterhin sollten Sie Ihre benötigte Anzahl an Mahnstufen und deren Fälligkeit festlegen. Klicken Sie dazu im gleichen Menüband wie zuvor auf den Funktionsbutton "Stufen“ und hinterlegen Sie zunächst Ihre Daten.

Mit passenden Mahntexten für jede Stufe runden Sie das Mahnverfahren ab. Wählen Sie hierzu die […] – Zugehörig – Stufen – Vortext / Nachtext aus und formulieren Sie zeilenweise nach Ihren Vorstellungen Ihren Einleitungs- (Vortext) und den Schlusstext (Nachtext) zu jeder Mahnstufe.

Zuweisung Kreditor#

Abschließend muss jedem Kreditor, für den eine Bestellbestätigungsmahnung stattfinden soll im Inforegister "Lieferung“ der Bestellbestätigungsmahncode zugeordnet werden.

Berichtsauswahl-Erweitert#

Zusätzlich muss für die Mahnung der zugehörige Bericht angesteuert werden. Dies wird in der Berichtsauswahl-Erweitert eingerichtet.

Bestellbestätigungsanmahnung durchführen#

Erstellen Sie eine Bestellbestätigungsanmahnung, um einen Lieferanten an Ihre Bestellung zu erinnern verbunden mit der Bitte, Ihnen diese zu bestätigen. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die Bestellbestätigungsanmahnungen auf.

Eine leere Bestellbestätigungsanmahnung öffnet sich und durch Betätigen der Enter Taste zieht das System sich eine fortlaufende Nummer.

Nun wählen Sie im Menüband den Punkt "Bestellbestätigungsanmahnungen erstellen…“ aus.

Die "Bestellbestätigungsanmahnung erstellen“ Karte öffnet sich, in der Sie weitere Filterungen vornehmen können. Mit Hilfe der Filter können Sie z.B. zu durchsuchende Kreditoren oder Artikel einschränken. Sollten Sie die Filterungen standardmäßig belassen, so durchläuft das System alle überfälligen Bestellbestätigungen.

Das System erstellt Ihnen automatisch die Bestellbestätigungsanmahnung mit den entsprechenden Mahnzeilen.

Die Bestellbestätigungsanmahnung muss im System registriert werden (für weitere Mahnstufen notwendig) und um die entsprechende Bestellbestätigungsanmahnung auszudrucken. Wählen Sie im Menüband den Punkt "Registrieren“ aus.

Sobald Sie die Funktion "Registrieren…“ ausgeführt haben, wird im Nachgang automatisch der entsprechende Beleg auf Ihrem als Standarddrucker eingerichteten Drucker ausgedruckt.

Unter "Reg. Bestellbestätigungsanmahnungen“ können Sie Ihre Bestellbestätigungsanmahnung ebenfalls ausdrucken. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die Reg. Bestellbestätigungsanmahnungen auf und wählen Ihre erzeugte Reg. Bestellbestätigungsanmahnung auf.

Belegprozess ID Einkauf#

Im Einkaufsprozess ist es hilfreich, wenn zusammengehörige Belege von der Anfrage bis zur Reklamation mit einer gemeinsamen ID verfolgt werden können. Besonders wenn Bereichsübergreifend ein Zusammenhang von Belegen wie Verkaufsreklamation zur Einkaufsreklamation hergestellt werden sollen. Dazu gibt es in den Einkaufsbelegen das neue Feld "Dokumenten Prozess ID“ im Einkaufskopf und den -zeilen.

Einrichtung#

Um die Dokumentenverfolgung nutzen zu können, muss zunächst eine Nummernserie in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung angelegt werden.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die Kreditoren & Einkauf Einrichtung über die Anwendersuche auf. Auf der Kreditoren & Einrichtung-Karte auf dem Inforegister "Nummernserie“ haben Sie nun die Möglichkeit, in dem Feld "Dokumentenprozess ID“ eine Nummernserie zu hinterlegen. Anschließend verlassen Sie die Einrichtung.

Prozess#

Das Feld "Dokumentenprozess ID“ wird im Einkaufskopf und auf alle aus dem "Start“-Einkaufsbeleg resultierende Belege und deren Zeilen kopiert.

Anfrage -> Bestellung -> archivierte EK-Belege -> Lieferung -> Rechnung -> EK-Reklamation (nur wenn die Zeilen über die Funktion zu stornierende Belegzeilen abrufen erstellt werden).

Am Beispiel einer Bestellung wird die Dokumenten Prozess ID an der Bestellung erstellt und an die Einkaufsrechnung / -lieferung übertragen, wenn diese gebucht werden.

Über den Menüpunkt "Zeile“ im gleichnamigen Inforegister, kann die "Navigate Dok.Proz.ID“ aufgerufen werden. Auf der Navigate Dok.Proz.ID-Karte werden Ihnen alle Belege zu der jeweiligen Dokumentenprozess ID angezeigt. Über einen Klick auf die Anzahl im Feld "Anzahl der Einträge“ können Sie sich den dazugehörigen Beleg anzeigen lassen.

Genauso kann über die allgemeine Navigate Funktion nach allen Belegen, die in einer Zeile eine bestimmte Dokumentenprozess ID beinhalten gesucht werden. Wichtig hierbei ist, dass für die Suche die Dokumentenprozess ID der Zeile ausschlaggebend ist.

Wird ein Beleg kopiert oder bei der Reklamation die Zeilen mit der Funktion zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen erstellt, so werden die Dokumentenprozess IDs des Originalbelegs übernommen. D.h. diese Zeilen lassen sich dann nur noch mit der Original Dokumentenprozess ID wiederfinden. Soll dies nicht so sein, muss bei der Erstellung entsprechender Belegzeilen aus der Funktion Beleg kopieren die Option Dokumenten Prozess ID kopieren ausgeschaltet werden. Beim Abruf von Reklamationszeilen wird immer die Original Dokumentenprozess ID übergeben.

Buchungsdaten nachtragen#

Mit der Funktion "Buchungsdaten nachtragen“ können Sie in bereits gelieferten, aber noch nicht fakturierten Bestellungen die Buchungsdaten nachträglich korrigieren.

Hierzu nehmen Sie in den entsprechenden Beleg Ihre Korrekturen vor und führen die Funktion "Buchungsdaten nachtragen“ im Menüband aus.

Mit Ausführen der Funktion erfolgt für alle Bestellzeilen die bereits geliefert, aber noch nicht fakturiert wurden eine Übertragung der Felder aus dem offenen Beleg in die gebuchte Lieferung und die damit verbundenen Artikel-, Sach- und Wertposten.

Bei der Übertragung werden folgenden Felder berücksichtigt:

• Geschäftsbuchungsgruppe
  
• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
  
• Produktbuchungsgruppe
  
• MwSt.-Produktbuchungsgruppe
  
• Dimensionssatz-ID
  
• Globaler Dimensionscode 1
  
• Globaler Dimensionscode 2

Erstellung von Anfragen an Kontakt#

Um Anfragen an potentielle Lieferanten, also Kontakte ohne Kreditorenzuordnung zu erstellen, können diese unter Benutzung einer Kreditorenvorlage erfasst werden.

Kreditorenvorlagen werden im Bereich Finanzbuchhaltung erstellt.

Um eine Anfrage an potentielle Lieferanten zu erstellen, wird die Funktion "Anfrage erstellen“ im Aktionsbereich angewählt. Es wird mit den Daten des Kontakts eine Anfrage gezogen und direkt geöffnet. An dieser Stelle kann im Feld "Eink. von Kred.-Vorlagencode“ eine Vorlage ausgewählt werden. Diese wird in der Anfrage übernommen.

Die Anfrage kann auch ohne Anlage eines Kreditors erstellt werden. In diesem Fall muss der Kreditor erst bei Umwandlung in einer Bestellung angelegt werden.

Außerdem können Anfragen an Kontakte in KUMAVISION base (BOOSTER) erstellt und freigegeben werden, ohne dass ein Kreditor erstellt werden muss.

Druck Einkaufsbelege nur für freigegebene Belege#

Bei der Freigabe der Einkaufsbelege durchläuft das System einige Prüfungen. Unter anderem die Pflichtfeldprüfung und die Prüfung auf die Preisfindung. In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard ist es möglich, auch offene Belege zu drucken. In KUMAVISION base (BOOSTER) ist das Drucken nur für freigegebene Belege möglich. Ausnahme hier sind die Einkaufsanfrage und die Druck-Vorschau.

Erweiterung Rahmenbestellwesen#

Wenn Artikel in größeren Mengen bezogen werden, wird mit dem Lieferanten meistens ein Kontingent zu einem niedrigeren Preis vereinbart. Dies lässt sich durch Rahmenbestellungen mit eigenen Preisen abbilden.

Für die Steuerung dieser Rahmenbestellungen sind die Informationen im Standard auf der Rahmenbestellung allerdings sehr rudimentär. Es ist z.B. bis zum Buchen eines Abrufes in der Rahmenbestellung nicht ersichtlich, dass dieser Abruf existiert. Ein weiteres Manko des Standards ist, dass in den Bestell- und Planungsarbeitsblättern, Rahmenbestellung weder angezeigt noch ausgewählt werden können. Ist der Einkäufer nicht aufmerksam oder bei größeren Artikelbeständen, bestellt er den Artikel zu normalen Preisen und Konditionen. Zusätzlich ist der Prozessablauf einen Abruf aus der Rahmenbestellung bei vielen Arbeitsblattzeilen sehr mühsam und zeitraubend.

Rahmenbestellungen erhalten durch diesen Leistungsbereich mehr Informationen über Abrufe durch "Restmenge in Bestellung“. Zusätzlich werden Rahmenbestellungen in Bestell- und Planungsarbeitsblattzeilen pro Zeile angezeigt und können bei ausreichender Restbestellungsmenge manuellen zugeordnet werden. Die Kreditorendaten und Preiskonditionen werden dabei von der Rahmenbestellung übernommen.

Über eine Komfortfunktion kann diese Zuordnung auch automatisch für den ausgewählten Kreditor über die noch offenen Rahmenbestellungszeilen erfolgen. Die Preiskonditionen werden dabei ebenfalls übernommen. Zusätzlich kann auch pro Rahmenbestellungszeile eine eigene Bestellung erzeugt werden.

In der Rahmenbestellung werden durch die Felder "Restmenge in Bestellung“ und "Restmenge in Bestellung (Basis)“ die Informationen über bestehende Abrufe angezeigt.

Das Feld "Restbestellungsmenge in Bestellung (Basis)“ ist ein FlowField und zeigt die Restbestellungsmenge (Basis) aller Bestellzeilen an, die mit dieser Rahmenbestellung verknüpft sind. Das Feld "Restbestellungsmenge in Bestellung“ wird bei normalen Bestellungen aus dem Feld Restbestellungsmenge in Bestellung (Basis) über die "Menge pro Einheit“ der Rahmenbestellung berechnet.

Die Bestellung- und somit Planungsarbeitsblattzeile enthält ebenfalls drei weitere Felder: "Anzahl Rahmenbestellzeilen“, "Rahmenbestellungsnr.“ und "Rahmenbestellungszeilennr.“. Das erste Feld Anzahl Rahmenstellzeilen ist ein Flowfield und zeigt die Anzahl aller Rahmenbestellungszeilennummer, bei denen die Art, die Nr. und der Lagerortcode gleich sind und die Restbestellungsmenge (Basis) > 0 ist. Über das zweite und dritte Feld können BenutzerInnen manuell eine Zuordnung zu einer Rahmenbestellung bzw. Rahmenbestellungszeile durch Lookup vornehmen. Bei Auswahl wird der Kreditor und ggf. eine Kreditorenartikelnummer und die Preiskonditionen (Preis, Rabatt, Preiseinheit, Währung) von der Rahmenbestellungszeile übernommen. Wird die Zuordnung wieder entfernt, erfolgt durch Validieren der Kreditorennr. die Rückstellung der Felder und es wird die Preisfindung erneut durchgeführt.

Bei der Auswahl erfolgt eine Prüfung, ob die Restbestellungsmenge (Basis) – Restmenge in Bestellung (Basis) – bereits zugeordnete Vorschlagszeilenmenge (Basis) noch ausreicht für die Menge (Basis) der Arbeitsblattzeile; ggf. erfolgt eine Fehlermeldung.

Automatisches Zuordnen von Rahmenbestellung#

Diese Variante ist eine Komfortfunktion, sie kann entweder einzeln über den Menüeintrag "Rahmenbestellung zuordnen“ oder beim Erzeugen von Bestellungen über "Ereignismeldung ausführen“ durch die Option "Rahmenbest. automatisch zuordnen“ gestartet werden. Beim direkten Menüaufruf gibt es zusätzlich die Optionen "Zuordnen", "Neu Zuordnen" und "Löschen". Neu Zuordnen ist die Kombination aus Zuordnen und Löschen.

Über "Zuordnen“ geht das System alle gefilterten Arbeitsblattzeilen mit Ereignismeldung=Neu durch. Ist noch keine Zuordnung manuell erfolgt, so sucht das System alle Rahmenbestellungen für diesen Kreditor, Artikel, Artikelvariante und Lagerort mit Restbestellungsmenge <> 0 durch. Die Sortierung dabei ist Belegnummer und Belegzeilennummer. Wird eine Rahmenbestellzeile mit ausreichender offener Restbestellungsmenge gefunden, wird dieser der Arbeitsblattzeile zugeordnet. Ist die Menge der Arbeitsblattzeile größer, wird dieser Teil in eine neue Arbeitsblattzeile ab gesplittet. Zusätzlich zur Rahmenzuordnung werden auch die Preisfelder wie EK-Preis, Preiseinheit und Rabatte übernommen.

Über Löschen kann die Zuordnung wieder entfernt werden. Auch hier erfolgt die Rückstellung der Preisfindung durch Validierung des Kreditors.

Beim "Ereignismeldung ausführen“ gibt es eine weitere Option "Pro Rahmen eine Bestellung“. Wird diese Aktiviert, werden die Arbeitsblattzeile zusätzlich nach der Rahmenbestellungsnummer und Rahmenbestellungszeilennummer sortiert. Je Rahmenbestellung bzw. Rahmenbestellungszeile wird eine neue Bestellung erzeugt.

Manuelles Zuordnen von Rahmenbestellung#

Wird manuell eine Bestellung erfasst, so können AnwenderInnen über die Zuordnung der Rahmenbestellungszeile in der Bestellung auch die Konditionen der Rahmenbestellung übertragen. Dazu wird in der Einkaufszeile in der Spalte "Rahmenbestellnr.“ die betreffende Rahmenbestellnr. eingetragen. AnwenderInnen erhalten eine Abfrage, ob der EK-Preis und Zeilenrabatt % aus der Rahmenbestellzeile übernommen werden sollen.

Rahmenbestellungen unabhängig vom Lagerort#

Mit Hilfe dieser Funktionserweiterung haben Sie die Möglichkeit, entgegen dem Standard eine Rahmenbestellung über mehrere Lagerorte zu verwenden. Der Fokus liegt ausschließlich auf die Abnahmemenge und den vereinbarten Preisen.

Hierzu darf in der entsprechenden Rahmenbestellzeile kein Lagerort angegeben werden. Über das Bestellarbeitsblatt kann anschließend wie gewohnt der Bedarf ermittelt und der Rahmenbestellzeile zugeordnet werden. Bei dem Ausführen der Funktion “Ereignismeldung durchführen” werden je Lagerort eine Bestellung erzeugt.

Artikel kopieren Komfort#

Die Funktion "Artikel kopieren“ wurde um folgende Kopieroptionen ergänzt:

Wird der Kopierprozess ausgeführt, erstellt das System nach dem Erstellen des Artikels ebenfalls eine Fertigungsstückliste bzw. einen Arbeitsplan mit der "Artikelnr.“ als "Nr.“ und hinterlegt diese auf der Artikelkarte. Außerdem werden die Kopfinformationen wie folgt kopiert:

Artikelverfolgung Komfort#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ kann für einen Artikel festgelegt werden, ob er mit einer serien- bzw. chargennummern-spezifischen Verfolgung gebucht wird. Oftmals ändert sich diese Festlegung für einen Artikel aber während seines Produktlebenszyklus. Aus Rückverfolgbarkeits- und Reparaturgründen ist aber ein Wechsel der Artikelnummer unerwünscht bzw. nicht möglich.

In KUMAVISION base (BOOSTER) ist unter bestimmten Voraussetzungen einer Änderung der Seriennr.-spezifischen bzw. Chargennr.-spezifischen Verfolgung möglich.

Bei einer Änderung der Seriennr.-spezifischen bzw. Chargennr.-spezifischen Verfolgung ist folgendes zu beachten:

• Bei Lagerabgangsmethode "Ausgewählt" bleibt es bei der Standardimplementierung.
• Es darf keine offenen Artikelposten geben.
• Es darf keinen nicht komplett fakturierte Artikelposten geben.
• Einstandspreis auf der Artikelkarte muss reguliert sein
• Es darf keine Reservierungsposten für diesen Artikel mit gefüllter Serien- bzw. Chargennummer geben

Sind diese Bedingungen erfüllt, kann einer Änderung durchgeführt werden. Andernfalls ist eine Änderung nicht möglich und eine entsprechende Hinweismeldung erscheint.

Dokumentenanlagen zu Artikeln#

Anlagen#

Sie haben die Möglichkeit, Dokumente wie zum Beispiel Zeichnungen und Zertifizierungen einem Artikel zu hinterlegen und zu überwachen.

Hierzu rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf. Über das Menüregister "Zugehörig“ > "Artikel“ können Sie über den Aufruf "Anlagen“ die gewünschten Dokumente mit Hilfe der u.a. Tabelle dem Artikel hinterlegen.

Im Menüband der Anlagen-Übersicht stehen Ihnen des Weiteren folgende Funktionen zur Verfügung:

Storno von Geb. Einkaufslieferungen#

Soll in einer gebuchten Einkaufslieferung nur Teilmengen storniert werden, muss in der "Kreditoren & Einkauf Einr." das Feld “Logistik Stornierungsart” von Standard auf “Erweiterte Stornierung” gestellt werden.

Eine Stornobuchung kann anschließend aus den "Geb. Einkaufslieferungen" erfolgen. Dazu können pro gebuchte Lieferzeile über die Funktion "Stornomengen editieren“ entsprechende Stornomengen eingetragen werden.

Nachdem die gewünschten Stornomengen eingetragen wurden, kann über die Funktion "Storno Buchen“ der Stornobeleg gebucht werden.

Preise#

Einrichtung Funktionserweiterung#

Die neue Preisverwaltung muss zunächst in der Funktionsverwaltung freigeschalten werden. Hierfür rufen Sie sich die "Funktionsverwaltung“ über die Anwendersuche auf. Die Funktion "Funktionsaktualisierung: "Neue Verkaufskalkulation“ muss in der Spalte "Aktiviert für“ auf den Wert "Alle Benutzer“ gestellt werden.

Preisherkunft#

In den Einkaufsbelegen steht Ihnen das Feld "Preisherkunft“ zur Information des Herkunftspreises zur Verfügung. Je nach Herkunft werden folgende Informationen im Feld "Preisherkunft“ angegeben:

Analog der Preisherkunft wird die Zeilenrabattherkunft je Zeile hinterlegt. Die grundsätzliche Logik und der Sinn der Preisherkunft ist entsprechend auf die Rabattherkunft angewendet.

Speichern von Einkaufspreisen/-rabatten aus Belegen#

Oftmals wird eine Preispflege im Handelsbereich aufgrund der hohen Anzahl an potenziellen Artikeln nicht im Vorfeld, sondern lieferantenspezifisch innerhalb einer Anfrage/Bestellung durchgeführt.

Über den Bereich "Speichern von Preisen / Rabatten" erhalten BenutzerInnen die Möglichkeit, die innerhalb einer Anfrage oder Bestellung individuell abgestimmten Preise / Rabatte komfortabel abzuspeichern, so dass diese bei der nächsten Verwendung der Artikel direkt zur Verfügung stehen.

Um die individuellen Preise / Rabatte innerhalb einer Anfrage oder Bestellung zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie zunächst eine Anfrage / Bestellung mit den gewünschten Artikelzeilen. In den Spalten "EK-Preis“ oder "Zeilenrabatt“ werden die Werte mit den vereinbarten Preisen/Rabatten geändert.

Markieren Sie anschließend die Zeilen, bei denen die Preise / Rabatte gespeichert werden sollen. Über das Inforegister "Zeilen“ wählen Sie den Menüpunkt "Zeile“ > "Preis- / Rabattberechnung“ > "Preis / Rabatt speichern“ aus.

Die "Einkaufspreis / Zeilenrabatt speichern“-Maske öffnet sich auf der Sie die Schalter "Preise speichern“ und "Zeilenrabatte speichern“ aktivieren. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Optionen für die Speicherung der Preise zur Verfügung die individuell aktiviert/deaktiviert werden können:

Bedeutung der Maskenfelder für Preise:

Bedeutung der Maskenfelder für Rabatte:

Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit "OK“.

Einkaufskonditionen#

Einkaufskonditionen sind eine neue Form der Rabattdefinitionen. Der Anwendungsbereich Einkaufskondition ermöglicht Ihnen die flexible Kalkulation des Zeilenrabatt % in der Einkaufszeile mit Hilfe frei definierbarer Kalkulationszeilen.

Sie können die Kalkulationszeilen standardisiert bereits in den Stammdaten definieren. Die Hinterlegung in den Stammdaten erfolgt dabei mit Hilfe sogenannter "Einkaufskonditionen“.

Einkaufskonditionen ermöglichen Ihnen die variable Berechnung eines Zeilenrabatt % und damit letztendlich eine variable Rabattberechnung in einer Einkaufszeile. Einkaufskonditionen werden zunächst als selbständiger Datenbestand in den Stammdaten des Einkaufs definiert und anschließend einem oder mehreren Datensätzen der Tabellen Einkaufszeilenrabatt zugeordnet.

Anlage Einkaufskonditionen#

Um eine neue Einkaufskondition anzulegen, öffnen Sie über die Anwendungssuche die Einkaufskonditionenübersicht und klicken Sie auf "Neu“.

Eine neue Einkaufskondition-Karte öffnet sich auf der Sie mit Hilfe der u.a. Tabellen, die gewünschte Einkaufskondition anlegen können.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Einkaufskondition Subform#

Die Einkaufskonditionszeilen definieren die Rechenschritte zur Berechnung eines Einkaufsrabattes bei Anwendung der Kondition. Beachten Sie bei der Definition der Einkaufskonditionszeilen insbesondere, dass die Reihenfolge der späteren Abarbeitung der Kalkulationsschritte zur Berechnung des Zeilenrabatt % von der Reihenfolge der von Ihnen erfassten Zeilen im Fenster bestimmt wird.

Beispiel:
Die Einkaufskondition weist folgende Merkmale auf:

Bei Anwendung der Einkaufskondition in einer Einkaufszeile, hat diese als Grundlage den EK-Preis des Artikels.

Im ersten Schritt wird ein "Grundrabatt" von 5% berechnet und abgezogen.

Im nächsten Schritt wird von diesem Ergebnis ein "Nachlass für Aktion von 3 %" gewährt, bezogen hier auf den EK-Preis des Artikels.

Die Einkaufskondition soll nun in unserem Beispiel in den Einkaufsrabatten des Artikels verwendet werden. Der Artikel hat in unserem Beispiel einen EK-Preis von 26,80 EUR.

Der Artikel weist folgende definierten Einkaufsrabatte auf:

Der Artikel soll nun in einer Bestellung am 15.04.2023 beim Kreditor 30000 eingekauft werden.

Die Anwendung durchläuft beim Erfassen des Artikels die standardmäßige Routine der Preisfindung. Die Einkaufskondition wird in die Bestellung übernommen und berechnet den Gesamtrabatt für diese Zeile = 8.

Über die Aktion "Translations“ haben Sie die Möglichkeit, für die einzelnen Kalkulationsbeschreibungen eine Übersetzung zu hinterlegen. Diese Übersetzung wird bei Übernahme in die Belege, anstatt der deutschen Beschreibung übernommen, sofern im Beleg ein Sprachcode hinterlegt ist. Ist keine Übersetzung vorhanden, so wird immer die deutsche Beschreibung herangezogen.

Zuweisung Einkaufskondition in Einkaufspreis und Einkauf Zeilenrabatt#

Die Zuweisung einer Einkaufskondition erfolgt immer über das Feld "Preis Kondition" der jeweiligen Preisliste. Dabei muss die Währung der Kondition mit der Währung des "Einkaufpreis“ bzw. "Einkauf Zeilenrabatt" übereinstimmen.

Datensätze der Preisliste mit ausgefülltem Feld "Einkaufskonditionsnr." haben in den Stammdaten immer den Wert 0 im Feld "Rabatt %“, der Rabatt errechnet sich bei der Erfassung in der Einkaufszeilen.

Die Berechnung des Zeilenrabatt % erfolgt immer erst zur Laufzeit bei Verwendung des jeweiligen Datensatzes in einem Einkaufsbeleg mit dessen Daten.

Einkaufspreise bzw. Einkaufszeilenrabatte mit angegebener Einkaufskondition#

Die Einkaufspreise mit angegebener Konditionsnummer werden wie normale Einkaufspreise zur Ermittlung des "Best-Rabattes“ herangezogen. Ob ein Einkaufspreis als gültiger Einkaufspreis zur Preisfindung in einem speziellen Einkaufsbeleg mitberücksichtigt wird oder nicht, ist also von den Daten der Einkaufskondition nicht abhängig. Es wird einzig der Wert des Einkaufspreises dynamisch ermittelt und der Einkaufspreis nimmt mit diesem ermittelten Preis an der Bestpreisfindung dann teil.

Vorbelegung Einheitencode in den Einkaufspreislistenzeilen steuerbar#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard wird beim Pflegen einer neuen Einkaufspreislistenzeile der Einheitencode mit der Einkaufseinheit vorbelegt.

Sollten Sie jedoch Ihre Preise üblicherweise in der Basiseinheit pflegen, müssten Sie beim Pflegen der Preise manuell die Einheit entfernen, um die automatische Umrechnung der Preise in abweichende Einheiten zu aktivieren. Dieses Vorgehen ist sehr fehleranfällig.

Durch diese Funktionserweiterung können Sie in der "Kreditoren & Einkauf Einr." über den Schalter "Keine Vorbelegung Einheitencode" diese Vorbelegung ausschalten. Hierzu aktivieren Sie den Schalter.

Preiseinheiten#

Die Preisberechnung einer Belegzeile des Einkaufs aus dem Standardsystem beruht auf der Formel:

Zeilenbetrag Ohne MwSt. = Menge ∗ EK−Preis ∗ (100 – Rabatt % ) / 100

In der Praxis sind darüber hinaus weitere Berechnungsformeln anzutreffen. Ein Beispiel hierfür ist die Preisberechnung unter Verwendung von Preiseinheiten.

Typisch für die Aufgabenstellung einer Preiseinheit ist Preisangabe eines Vielfachen des EK-Preises.

Dabei ist in jedem Fall die Preisangabe der Belegzeile in dem Einheitencode der Belegzeile zu interpretieren.

Beispiel 1:
Basiseinheit des Artikels ist STÜCK, Einheit der Belegzeile ist ebenfalls STÜCK. Die Preisangabe in der Belegzeile geschieht in einem Vielfachen von 1000 (=Preiseinheit). Der durch den/die AnwenderIn eingegebene Preis ist als Preis für 1000 STÜCK zu interpretieren.

Beispiel 2:
Basiseinheit des Artikels ist STÜCK, Einheit der Belegzeile ist PAKET. Die Einheit PAKET ist in der Tabelle der Artikeleinheiten zum Artikel definiert, wobei 1 PAKET = 50 STÜCK sind. Die Preisangabe in der Belegzeile geschieht in einem Vielfachen von 50 (=Preiseinheit). Der durch den/die AnwenderIn eingegebene Preis ist als Preis für 50 STÜCK zu interpretieren.

Grundablauf#

In den Einkaufszeilen sind zusätzliche Felder für die Erfassung/Verwaltung von Preiseinheiten vorhanden: Spalten "Preiseinheit“ sowie "EK-Preis (Preiseinheit) ohne MwSt“. Ebenso sind die Felder in allen entsprechenden Archivtabellen und in den Tabellen für die gebuchten Belege.

Alternativ können Preiseinheiten nur in einem Beleg verwendet werden oder in der Preisfindung hinterlegt werden. Bei der Pflege in den Artikel EK-Preisen ist darauf zu achten, dass die Einkaufseinheit auch entsprechend gepflegt werden muss.

Z.B. der Artikel wird in der Basiseinheit Stück geführt. Die Belegzeile wird ebenfalls in Stück erfasst, die Preisberechnung der Belegzeile basiert aber nicht auf dem Stück, sondern auf der Gewichtsangabe.

Die Abbildung solcher gewichtsabhängigen Belegpreisangaben stellen eine weitere Preisfindungsmethode dar und ist in diesem Bereich nicht abgebildet.

Belegdruck#

Der Belegdruck in allen Belegen geschieht nun unter Verwendung der Preiseinheit und des EK-Preises in der Preiseinheit. Darüber hinaus kann der/die AnwenderIn bereits in den Stammdaten die mit den Lieferanten vereinbarten Preise unter Angabe einer Preiseinheit verwalten.

Artikelpreisgruppe#

Identische Artikel, die nicht einzeln mit Preisen versehen wurden, können in Artikelgruppen zusammengefasst werden auf deren Basis, Preise gepflegt werden können. Beispielsweise eine Gruppe von Taschenbüchern kostet immer gleich, egal welcher Titel.

Preisvereinbarungen für Artikelpreisgruppen können wie Artikelpreise erfasst werden, d. h. insbesondere:

• Kreditor Hierarchien werden unterstützt
• Einkaufskonditionen werden unterstützt
• Mengenabhängige, Datumsabhängige, Währungsabhängige Preis werden unterstützt
• unterstützt werden auch einheitenabhängige Preise, und zwar wie folgt: Soll ein Preis (definiert für eine Artikelpreisgruppe) für eine spezielle Artikeleinheit gelten, so ist diese in der Zeile zu hinterlegen. Es obliegt dem/der AnwenderIn sicherzustellen, dass diese Einheit dann aber auch als Artikeleinheit bei den Artikeln dieser Artikelpreisgruppe definiert ist.

Bei Eingabe der Artikelnummer in die Einkaufszeile werden zusätzlich zu den direkt am Artikel hinterlegten Preis, ebenso die hinter der Artikelpreisgruppe hinterlegten Preise herangezogen.

Unter allen gefundenen Preisen wird die Bestpreisfindung durchgeführt, die Preise die direkt vom Artikel stammen und die Preise, die indirekt von der Artikelpreisgruppe stammen sind bei der Bestpreisermittlung gleichberechtigt.

Im Infobereich (Einkaufsauftragszeile / Einkaufsrechnungszeile) kann auf die Artikelpreise verzweigt werden. Hier werden auch die von einer Artikelpreisgruppe stammenden Preise mit gezeigt. AnwenderInnen können auch einen solchen Preis wählen (entspricht Funktion Einkaufspreis holen).

Um eine Artikelpreisgruppe zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Artikelpreisgruppen“ auf.

Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Artikelpreisgruppe mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Nach erfolgreicher Anlage der Artikelpreisgruppe können Sie über das Menüband über den Menüpunkt "Preise“ > "Einkaufspreise“ analog zur Standardpreispflege die Preise definieren.

Staffelpreise#

Die Berechnung der Felder "EK-Preis“ und "Zeilenrabatt %“ der Einkaufszeile, beruht auf die in der Preisliste hinterlegten Preis- bzw. Rabattvereinbarungen zwischen Kreditor und Artikel.

Die Möglichkeiten, der Preis- bzw. Rabattvereinbarungen sind dabei sehr vielfältig. So können z.B. kreditorenseitige Vereinbarungen für: alle Kreditoren, für Kreditorengruppen oder für spezielle Kreditoren und artikelseitige Vereinbarungen für Artikelgruppen oder für spezielle Artikel hinterlegt werden.

Sobald Sie in einem Einkaufsbeleg zu einem Kreditor, in einer Einkaufszeile, einen Artikel erfassen, berechnet das System die Felder "EK-Preis“ und "Zeilenrabatt %“ der Einkaufszeile automatisch.

Zur Berechnung wird die Anzahl im Feld "Menge“ der jeweiligen Einkaufszeile mit den Mindestmengen in den hinterlegten Stammdaten gegenübergestellt und unter dessen Berücksichtigung, unter allen ermittelten Einkaufspreisen bzw. -zeilenrabatten eine Bestpreisfindung durchlaufen.

Grundsätzlich führt Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard die oben beschriebene Bestpreisfindung für jede Einkaufszeile eines Einkaufsbeleges getrennt durch. In der Praxis kann es vorkommen, dass Sie einen Artikel mehrfach in einem Einkaufsbeleg erfassen. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn der Artikel zu unterschiedlichen Lieferterminen geliefert werden soll. KUMAVISION base (BOOSTER) erweitert deshalb die Preis- bzw. Rabattermittlung von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ insofern, dass nicht nur die Menge der konkreten Einkaufszeile, welche Sie gerade erfassen, zur Preis- bzw. Rabattberechnung dieser Zeile herangezogen wird, sondern die Summe der Mengen in allen Einkaufszeilen des gleichen Einkaufsbeleges mit der gleichen Artikelnummer.

Preisrelevante Felder für diese Funktionalität der Einkaufszeile sind:

• Art und Nr.
• Variantencode (abhängig von der Einrichtung in der "Kreditoren & Einkauf Einr.", Schalter: "Staffelpreise unabhängig von Varianten“ bzw. dem Feld "Staffelpreise unabhängig von Varianten (Einkauf)“ auf der Artikelkarte)
• Einheitencode und Menge pro Einheit
• Alternative mit Wert <leer>
• Zeilenrabatt zulassen und Rech.-Rabatt zulassen

Es werden zur Summenbildung über das Feld "Menge“ nur diejenigen Einkaufszeilen herangezogen, die, die gleichen Werte innerhalb dieser Felder besitzen.

Es ist möglich, die Staffelpreise unabhängig von den Varianten zu ermitteln (die Menge wird ohne Berücksichtigung der Variante ermittelt).

Dies können Sie global in der "Kreditoren & Einkauf Einr.“ über den Schalter "Staffelpreise unabhängig von Varianten“ steuern. Die Einstellung können Sie bei einem Artikel über das Feld "Staffelpreise unabhängig von Varianten (Einkauf)“ bei Bedarf übersteuern.

Grundsätzlich nicht herangezogen zur Summenbildung werden Einkaufszeilen mit:

• Lieferungsnr. bzw. Rücksendungsnr. mit Wert ungleich <leer> (d.h. Rechnungs- bzw. Gutschriftszeilen, die durch einen Lieferabruf entstanden sind)
• Rahmenbestellnr. mit Wert ungleich <leer> (d.h. Bestellzeilen die sich auf eine Rahmenbestellzeile beziehen)
• Alternative mit Wert ungleich <leer>

Über die Aktion "Staffelpreise aktualisieren“ werden die Staffelpreise berechnet. Die Berechnung der Staffelpreise erfolgt immer auch mit der Freigabe des Belegs.

Wenn in einer Belegzeile der EK-Preis oder Zeilenrabatt % manuell geändert wird, werden bei der Berechnung der Staffelpreise bei diesen Zeilen weder der Preis- noch der Zeilenrabatt neu berechnet. Außerdem geht diese Zeile nicht in die Gesamtmenge für die Berechnung der Staffelpreise und der Rabatte ein.

Das gilt auch für Belegzeilen mit einer Verbindung zu einer Rahmenstellung sowie für Alternativzeilen und bei der Fakturierung von gebuchten Lieferungen oder Rücksendungen.

Preise und Rabatte schließen#

Die korrekte Preis- und Rabattfindung ist abhängig von der Verwendung von Start- und Enddatum in den entsprechenden Preislisten. In KUMAVISION base (BOOSTER) gilt grundsätzlich immer der neueste Preis, bei ansonsten gleicher Konstellation als der aktuell gültige Preis. Analog ist dies auch bei den Zeilenrabatten so. Grundsätzlich ist es aber möglich bestehende Preis oder Rabatt Eintragungen automatisch mit einem Enddatum zu versehen, sobald ein Eintrag mit einem neuen Startdatum und gleicher Konstellation gemacht wird. Damit ist für AnwenderInnen der gefundene Preis bzw. Rabatt eindeutiger zu verstehen.

Dazu muss in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung der Schalter "Preise und Rabatt aut. schließen“ auf dem Inforegister Preise aktiviert werden.

Wird nun ein neuer Preis oder ein neuer Rabatt in die entsprechende Tabelle eingetragen mit einem neuen Startdatum so setzt das System automatisch in vorherigen Einträgen, die dieselbe Konstellation aufweisen und bisher kein Enddatum hatten, das Enddatum auf 1 Tag vor dem neuem Startdatum.

Bestpreisfindung steuerbar#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ gilt die sogenannte Bestpreisfindung. D.h. es wird in der Konstellation Kreditor/Artikel immer der für den Lieferanten niedrigste im System verfügbare EK-Preis und Rabatt gefunden, der zum Zeitpunkt der Belegerfassung gültig ist. Dabei wird eine sogenannte Nettobestpreisfindung gemacht, d.h. es wird der niedrigste EK-Preis und der beste Zeilenrabatt herangezogen. EK-Preise und Rabatte sind in der Preisliste immer unabhängig zueinander. Daher kann es passieren, dass von einer Preislistenzeile inkl. Zeilenrabatt (Preis und Rabatt) nur der EK-Preis für die Preisfindung herangezogen wird, der Rabatt aber von einer anderen Preislistenzeile stammt.

Oftmals gibt es aber Lieferanten, die von dieser Regelung ausgeschlossen sind, die individuelle höhere EK-Preise haben als die allgemein im System verfügbaren EK-Preise.

Aus diesem Grund gibt es in KUMAVISION base (BOOSTER) die Möglichkeit, entweder allgemein über alle Kreditoren oder Kreditoren-spezifisch die Bestpreisfindung auszuschalten. Das Ausschalten der Bestpreisfindung entspricht einer Hierarchischen Preisfindung.

Einrichtung allgemein#

In der "Kreditoren & Einkauf Einr." auf dem Inforegister "Preise" wird über das Feld "Preisberechnungsmethode" gesteuert, ob und inwieweit eine Bestpreisfindung stattfinden soll.

Das Feld "Preisberechnungsmethode" kann mit folgenden Optionswerten belegt werden:

Einrichtung gesteuerte Bestpreisfindung beim Kreditor#

Unabhängig von der allgemeinen Festlegung der Bestpreisfindung in der "Kreditoren & Einkauf Einr." kann für einen bestimmten Kreditor eine abweichende Preisberechnungsmethode festgelegt werden.

Die Festlegung können Sie auf der jeweiligen Kreditoren-Karte über das Feld "Preisberechnungsmethode" vornehmen. Die Optionen sind analog denen in der Einrichtung der "Kreditoren & Einkauf Einr.".

Keine Bestpreisfindung bewirkt, dass für diesen Kreditor immer der lieferantenindividuelle EK-Preis gefunden wird, auch wenn dieser höher ist als der allgemein gültige EK-Preis.

Wird ein neuer Einkaufsbeleg angelegt für einen Kreditor, erhält der Einkaufsbeleg nun auch (automatisch) im Inforegister "Rechnungsdetails" die für ihn gültige Preisberechnungsmethode.

Zur Ermittlung der Preisberechnungsmethode gilt folgende Hierarchie:

1. manuelle Eingabe im Einkaufsbeleg
2. Kreditorenkarte
3. Kreditoren & Einkauf Einr.

Verhalten der Preisfindung#

Für einen Artikel können mehrere EK-Preise hinterlegt werden (z.B. für unterschiedliche Staffelmengen und Kreditoren, alle Kreditoren usw.), die prinzipiell alle gültig sind.

Ist die Bestpreisfindung gewünscht, so findet das System für eine Belegzeile automatisch den für den Lieferanten niedrigsten EK-Preis.

Beispiel:
Es wird ein Artikel bei einem Lieferanten bestellt. Das System ermittelt den niedrigsten EK-Preis für den Lieferanten. Ist keine Bestpreisfindung gewünscht, so findet das System für eine Belegzeile nicht den für den Lieferanten niedrigsten Preis, sondern den spezifischsten EK-Preis des Lieferanten.

Preisfindungsdatum#

Das Preisfindungsdatum in einer Anfrage, Bestellung und Reklamation ist das Bestelldatum. Für Gutschriften und Rechnungen ist das Buchungsdatum das Preisfindungsdatum.

Preisprioritäten#

Die EK-Preise bei einer Nicht-Bestpreisfindung (hierarchische Preisfindung) werden nach Priorität ermittelt.

1. Hierarchie Ebene:
   Die niedrigste Hierarchieebene eines Kreditors hat Vorrang vor der nächsthöheren Ebene. Dies kommt nur zum Tragen, wenn mit Kreditor Hierarchien gearbeitet wird, z.B. im Rahmen von Verbandsstrukturen.

2. Einkaufsart:
   Kampagne, Kreditor, Kontakt, Alle Kreditoren

3. Einkaufsauftragsart:
   Einkaufsauftragsart gefüllt, keine Einkaufsauftragsart

4. Art:
   Artikel, Artikelpreisgruppe

5. Variantencode:
   Variantencode gefüllt, keine Variante, dies kommt nur zum Tragen, wenn bei Artikeln mit Variantencode gearbeitet wird.

6. Einheitencode:
   Einheitencode gefüllt, kein Einheitencode

7. Währungscode:
   Währungscode gefüllt, kein Währungscode, dies kommt nur zum Tragen, wenn beim Kreditor mit Fremdwährungen gearbeitet wird.

8. Zuständigkeitseinheitencode:
   Zuständigkeitseinheitencode gefüllt, kein Zuständigkeitseinheitencode

9. Mindestmenge

10. Startdatum:
    Neuestes Startdatum, Älter, Startdatum nicht gefüllt

Wenn im EK-Beleg eine Kampagne ausgewählt wird, haben die Kampagnenpreise Vorrang vor allen anderen EK-Preisen. Wenn im Beleg keine Kampagne ausgewählt wird, werden keine Kampagnenpreise berücksichtigt.

Zuerst findet die Preisfindung auf der Ebene des Kreditors statt. Gehört der Kreditor in einer Hierarchie zu einem weiteren Kreditor, so bleibt dieser erst mal unberücksichtigt. Erst wenn auf der Ebene des Kreditors kein gültiger EK-Preis gefunden wird, so wird auf der nächsten Hierarchie-Ebene weitergesucht. Gehört der Kreditor zu mehreren Kreditoren auf der nächsten Ebene, so kommt eine Fehlermeldung. Die Anzahl der Hierarchieebenen ist unbegrenzt.

Innerhalb einer Ebene gilt folgende Logik:

Ein EK-Preis mit Variante hat eine höhere Priorität als ein EK-Preis ohne Variante, sofern Einkaufsart und Art gleich sind.

Das gleiche gilt für die Währung: Zuerst der EK-Preis mit Währung, dann ohne Währung. Dieses Kriterium kommt aber nach der Variante.

Danach wird die Mindestmenge verglichen: Die höhere Mindestmenge (innerhalb der Gültigkeit) wird genommen.

Zum Schluss wird das Startdatum geprüft: Ein neuerer EK-Preis hat eine höhere Priorität als ein älterer. Grundsätzlich werden nur zum Bestelldatum (siehe Preisfindungsdatum) gültige Preise genommen.

Verhalten der Rabattfindung#

Die Rabattfindung mit und ohne Bestpreisfindung funktioniert analog der Preisfindung. EK-Preise und Rabatte sind in der Preisliste immer unabhängig zueinander. Daher kann es passieren, dass von einer Preislistenzeile inkl. Zeilenrabatt (Preis und Rabatt) nur der EK-Preis für die Preisfindung herangezogen wird, der Rabatt aber von einer anderen Preislistenzeile stammt.

Preisfindung nach Hierarchie#

In der Best Price- bzw. Best Discount-Findung werden auch Einträge aus der Hierarchie übergeordneten Kreditoren einbezogen (siehe hierzu auch "Verwaltung von Hierarchien“). Um diese Funktionalität verwenden zu können, muss zunächst in der "Kreditoren & Einkauf Einr.“ der Hierarchieartencode im Inforegister "Allgemein“ definiert werden, der in der Preisfindung verwendet werden soll.

Alle über den definierten Hierarchieartencode hinterlegten Kreditoren werden dann entsprechend bei der EK-Preis-/Rabattfindung mitberücksichtigt. Der niedrigste EK-Preis und der beste Rabatt in den entsprechenden Kombinationen (Gültigkeit, Mindestmenge, Einheiten, Währung, Zuständigkeitseinheit…) wird in die Belegzeile übernommen. Dabei spielt es keine Rolle in welcher Hierarchie-Ebene der Preis ermittelt wurde.

Einkaufspreiszeilen in andere Einkaufspreisliste verschieben#

Mit dieser Funktionserweiterung haben Sie die Möglichkeit, ausgewählte Einkaufspreiszeilen von einer Einkaufspreisliste zur anderen, zu verschieben. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn nicht die ganze Preisliste inaktiv gestellt werden soll, sondern nur bestimmte Zeilen, welche beispielsweise in eine inaktiven Einkaufspreisliste verschoben werden.

Um einzelne Einkaufspreiszeilen zu verschieben, wählen Sie diese aus der gewünschten Einkaufspreisliste aus. Anschließend führen Sie die Funktion "Zeilen verschieben" im Menüband des Inforegisters "Zeilen" aus. Die Seite "Preisliste auswählen" öffnet sich. Wählen Sie eine Einkaufspreisliste aus, in der die markierte(n) Zeile(n) verschoben werden sollen. Über den Statusfilter können Sie eingrenzen, welche Einkaufspreislisten Ihnen in der Auswahl angezeigt werden sollen. Nach Auswahl der Verkaufspreisliste bestätigen Sie diese mit "Ok".

Preisfindung nach Zuständigkeitseinheit#

Dieser Leistungsbereich erweitert die "Einkaufspreise“ und "Einkaufsrabatte“ um die Möglichkeit, diese auch pro Zuständigkeitseinheit festzulegen. D.h. sowohl Preise als auch Rabatte können unterschiedlich sein für verschiedene Zuständigkeitseinheiten. Hierzu muss in dem entsprechenden Einkaufspreis bzw. Einkaufsrabatt-Zeile der Preisliste die gewünschte Zuständigkeitseinheit in dem Feld "Zuständigkeitseinheitencode“ gepflegt werden.

Preisfindung in Einkaufsbelegen nicht nach Zahlung an Kreditor, sondern nach Einkauf an Kreditor#

Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ wird die Einkaufspreisfindung immer über den Zahlung an Kreditor (Zahlung an) ermittelt. Dies führt in Verbandsstrukturen bei der Rechnungsstellung zu Problem, sollten Sie als einzelnes Verbandsmitglied (Eink. an) unterschiedliche Preise verhandelt haben.

Mit dieser Funktionserweiterung können Sie definieren, mit welchem Kreditor die Preisfindung durchlaufen werden soll.

In der "Kreditoren & Einkauf Einr." können Sie zunächst eine globale Einrichtung für die Preisfindung über das Feld "Preisfindungskreditor“ definieren. Dabei stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

Bei den letzten beiden Optionen haben Sie die Möglichkeit, am Kreditor eine abweichende Einrichtung zu hinterlegen. Abhängig von der Einstellung am Kreditor wird die Preisfindung durchlaufen.

Preisberechnung bei Übergabe vom Bestell- und Planungsarbeitsblatt in die Bestellung#

Der Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard validiert bei der Übergabe aus dem Bestellarbeitsblatt und Planungsarbeitsblatt an die Bestellung das Bestelldatum neu. Damit wird eine neue Preisfindung angestoßen.

Mit dem Schalter "Preise aktualisieren beim Übertrag vom Bestellarbeitsblatt“ in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung kann entschieden werden, ob bei der Übergabe eine neue Preisberechnung stattfinden soll (Option: "Standard“) oder nicht (Option: "Keine neue Preisfindung“).

Preise (alte Preisfindung)#

Preisherkunft#

In den Einkaufsbelegen steht Ihnen das Feld "Preisherkunft“ zur Information des Herkunftspreises zur Verfügung. Je nach Herkunft werden folgende Informationen im Feld "Preisherkunft“ angegeben:

Analog der Preisherkunft wird die Zeilenrabattherkunft je Zeile hinterlegt. Die grundsätzliche Logik und der Sinn der Preisherkunft ist entsprechend auf die Rabattherkunft angewendet.

Erweiterte Preisfindung#

Dieser Leistungsbereich erweitert die beiden Standardmodule "Einkaufspreise“ und "Einkaufsrabatt“ um die Möglichkeit, diese auch pro Zuständigkeitseinheit festzulegen. D.h. sowohl Preise als auch Rabatte können unterschiedlich sein für verschiedene Zuständigkeitseinheiten.

Zusätzlich werden in die Best Price- bzw. Best Discount-Findung auch Einträge aus der Hierarchie übergeordneten Kreditoren einbezogen (siehe hierzu auch "Verwaltung von Hierarchien“).

Um diese Funktionalität verwenden zu können, rufen Sie sich zunächst über die Anwendersuche die Kreditoren & Einkauf Einrichtung auf. Tragen Sie in dem Feld "Hierarchieartencode Preisfindung“ den Hierarchieartencode ein, der in der Preisfindung verwendet werden soll.

Alle über den definierten Hierarchieartencode hinterlegten Kreditoren werden dann entsprechend bei der Preis-/Rabattfindung mitberücksichtigt. Der beste Preis und der beste Rabatt in den entsprechenden Kombinationen (Gültigkeit, Mindestmenge, Einheiten, Währung, Zuständigkeitseinheit…) wird in die Belegzeile übernommen. Dabei spielt es keine Rolle in welcher Hierarchie-Ebene der Preis ermittelt wurde. Ggf. werden in der unterschiedlichen Hierarchie-Ebene auch unterschiedliche Preise (Kreditorenpreis, Artikelpreisgruppenpreis etc.) ermittelt.

Einkaufskonditionen#

Einkaufskonditionen sind eine neue Form der Rabattdefinitionen. Der Anwendungsbereich Einkaufskondition ermöglicht Ihnen die flexible Kalkulation des Zeilenrabatt % in der Einkaufszeile mit Hilfe frei definierbarer Kalkulationszeilen.

Sie können die Kalkulationszeilen standardisiert bereits in den Stammdaten definieren. Die Hinterlegung in den Stammdaten erfolgt dabei mit Hilfe sogenannter "Einkaufskonditionen“.

Einkaufskonditionen ermöglichen Ihnen die variable Berechnung eines Zeilenrabatt % und damit letztendlich eine variable Rabattberechnung in einer Einkaufszeile.

Einkaufskonditionen werden zunächst als selbständiger Datenbestand in den Stammdaten des Einkaufs definiert und anschließend einem oder mehreren Datensätzen der Tabellen Einkaufszeilenrabatt zugeordnet.

Anlage Einkaufskonditionen#

Um eine neue Einkaufskondition anzulegen, öffnen Sie über die Anwendungssuche die Einkaufskonditionenübersicht und klicken Sie auf "Neu“.

Eine neue Einkaufskondition-Karte öffnet sich auf der Sie mit Hilfe der u.a. Tabellen, die gewünschte Einkaufskondition anlegen können.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Einkaufskondition Subform#

Die Einkaufskonditionszeilen definieren die Rechenschritte zur Berechnung eines Einkaufsrabattes bei Anwendung der Kondition. Beachten Sie bei der Definition der Einkaufskonditionszeilen insbesondere, dass die Reihenfolge der späteren Abarbeitung der Kalkulationsschritte zur Berechnung des Zeilenrabatt % von der Reihenfolge der von Ihnen erfassten Zeilen im Fenster bestimmt wird.

Beispiel:
Die Einkaufskondition weist folgende Merkmale auf:

Bei Anwendung der Einkaufskondition in einer Einkaufszeile, hat diese als Grundlage den EK-Preis des Artikels.

Im ersten Schritt wird ein "Grundrabatt" von 5% berechnet und abgezogen.

Im nächsten Schritt wird von diesem Ergebnis ein "Nachlass für Aktion von 3 %" gewährt, bezogen hier auf den EK-Preis des Artikels.

Die Einkaufskondition soll nun in unserem Beispiel in den Einkaufsrabatten des Artikels verwendet werden. Der Artikel hat in unserem Beispiel einen EK-Preis von 26,80 EUR.

Der Artikel weist folgende definierten Einkaufsrabatte auf:

Der Artikel soll nun in einer Bestellung am 15.04.2023 beim Kreditor 30000 eingekauft werden.

Die Anwendung durchläuft beim Erfassen des Artikels die standardmäßige Routine der Preisfindung. Die Einkaufskondition wird in die Bestellung übernommen und berechnet den Gesamtrabatt für diese Zeile = 8.

Über die "Übersetzungen" haben Sie die Möglichkeit, für die einzelnen Kalkulationsbeschreibungen eine Übersetzung zu hinterlegen. Diese Übersetzung wird bei Übernahme in die Belege, anstatt der deutschen Beschreibung übernommen, sofern im Beleg ein Sprachcode hinterlegt ist. Ist keine Übersetzung vorhanden, so wird immer die deutsche Beschreibung herangezogen.

Einkaufskondition in den Tabellen Einkauf Zeilenrabatt#

Die Anbindung einer Einkaufskondition an einen Datensatz der Tabelle "Einkauf Zeilenrabatt" erfolgt immer über das Feld "Einkaufskonditionsnr." Dabei muss die Währung der Kondition mit der Währung des "Einkauf Zeilenrabatt " übereinstimmen.

Datensätze der Tabelle "Einkaufsrabatte" mit ausgefülltem Feld "Einkaufskonditionsnr." haben in den Stammdaten immer den Wert 0 im Feld "Rabatt %“, der Rabatt errechnet sich bei der Erfassung in der Einkaufszeilen.

Die Berechnung des Zeilenrabatt % erfolgt immer erst zur Laufzeit bei Verwendung des jeweiligen Datensatzes in einem Einkaufsbeleg mit dessen Daten.

Einkaufszeilenrabatte mit angegebener Einkaufskonditionen in der Best-Rabattfindung#

Die Einkaufsrabatte mit angegebener Konditionsnummer werden wie normale Einkaufsrabatte zur Ermittlung des "Best-Rabattes“ herangezogen. Ob ein Einkaufsrabatt als gültiger Einkaufsrabatt zur Preisfindung in einem speziellen Einkaufsbeleg mitberücksichtigt wird oder nicht, ist also von den Daten der Einkaufskondition nicht abhängig. Es wird einzig der Wert des Einkaufsrabattes dynamisch ermittelt und der Einkaufsrabatt nimmt mit diesem ermittelten Rabattsatz an der Bestrabattfindung dann teil.

Übertragung der Einkaufskonditionsdaten in die Tabelle "Einkaufs Rabatt Kalkulationszeile".#

Wird bei der Einkaufsrabattermittlung eine Einkaufskondition gefunden, so werden die Daten der Einkaufskonditionszeilen in eine Untertabelle zur Einkaufszeile übertragen (Tabelle Einkaufs- Rabatt Kalkulationszeile").

AnwenderInnen können die Datensätze der Tabelle "Einkauf- Preis/Rabatt Kalkulationszeile" in einem Fenster anzeigen lassen und diese ggf. dort editieren. Die Parameter können geändert, Zeilen gelöscht und Zeilen hinzugefügt werden.

Zusätzlich kann bei Bedarf auch auf eine völlig leere Kalkulation in der Einkaufszeile aufgerufen werden und per Funktion die Zeilen einer beliebigen von ihm gewählten Kondition übertragen werden.

Das Editieren geschieht dabei stets in einer temporären Umgebung, wodurch AnwenderInnen gestattet werden, die Änderung zunächst zu simulieren und bei nicht gefallen der Auswirkung der Änderung, diese auch komplett wieder zu verwerfen und den vorherigen Zustand vor Aufruf des Fensters wiederherzustellen. Durch Bestätigen mit OK werden die durchgeführten Änderungen in die Einkaufszeile übertragen, die Änderungen bleiben dabei erhalten, diese können erneut aufrufen und editiert werden.

Die Einkaufszeile enthält zwei kalkulierte Felder "Preis Berechnung vorhanden" und "Rabatt Berechnung vorhanden" (beide Ja/Nein). Die Felder werden zunächst nicht in den Einkaufszeile angezeigt, können aber von den AnwenderInnen ausgewählt werden und zeigen an, ob zur Zeile eine jeweilige Berechnung vorliegt oder nicht.

Übertragung der Datensätze der Tabelle "Einkaufs- Preis/Rabatt Kalkulationszeile" beim Kopieren, Buchen, Archivieren, Lieferabruf etc.#

Die Datensätze der Tabelle "Einkauf Preis/Rabatt Kalkulationszeile" werden beim Buchen und Archivieren in die Gebuchten Belege und archivierten Belege mit übertragen.

Diese können in schreibgeschützte vom gebuchten bzw. archivierten Beleg zur jeweiligen Zeile des Beleges angezeigt werden.

Auch in den gebuchten und archivierten Belegzeilen können die 2 kalkulierten Felder "Preis Berechnung vorhanden" und "Rabatt Berechnung vorhanden" angezeigt werden.

Beim Kopieren und beim Lieferabruf werden die Datensätze der Tabelle "Einkauf Preis/Rabatt Kalkulationszeile" zwischen Quellbeleg und Zielbeleg mit kopiert.

Die ist nicht der Fall, wenn stattdessen eine Neuberechnung der Zeilen, z.B. beim Beleg kopieren durch die Auswahl "Zeilen neu berechnen“ erfolgt.

Preiseinheiten#

Die Preisberechnung einer Belegzeile des Einkaufs aus dem Standardsystem beruht auf die Formel:

Zeilenbetrag Ohne MwSt. = Menge * EK-Preis * (100 – Rabatt \% ) / 100

In der Praxis sind darüber hinaus weitere Berechnungsformeln anzutreffen. Ein Beispiel hierfür ist die Preisberechnung unter Verwendung von Preiseinheiten.

Typisch für die Aufgabenstellung einer Preiseinheit ist Preisangabe eines Vielfachen des EK-Preises.

Dabei ist in jedem Fall die Preisangabe der Belegzeile in dem Einheitencode der Belegzeile zu interpretieren.

Beispiel 1:
Basiseinheit des Artikels ist STÜCK, Einheit der Belegzeile ist ebenfalls STÜCK. Die Preisangabe in der Belegzeile geschieht in einem Vielfachen von 1000 (=Preiseinheit). Der durch den/die AnwenderIn eingegebene Preis ist als Preis für 1000 STÜCK zu interpretieren.

Beispiel 2:
Basiseinheit des Artikels ist STÜCK, Einheit der Belegzeile ist PAKET. Die Einheit PAKET ist in der Tabelle der Artikeleinheiten zum Artikel definiert, wobei 1 PAKET = 50 STÜCK sind. Die Preisangabe in der Belegzeile geschieht in einem Vielfachen von 50 (=Preiseinheit). Der durch den/die AnwenderIn eingegebene Preis ist als Preis für 50 STÜCK zu interpretieren.

Darüber hinaus kann der/die AnwenderIn bereits in den Stammdaten die mit den Lieferanten vereinbarten Preise unter Angabe einer Preiseinheit verwalten.

Grundablauf#

In den Einkaufszeilen sind zusätzliche Felder für die Erfassung/Verwaltung von Preiseinheiten vorhanden: Spalten "Preiseinheit“ sowie "EK-Preis (Preiseinheit) ohne MwSt“. Ebenso sind die Felder in allen entsprechenden Archivtabellen und in den Tabellen für die gebuchten Belege. Die Tabelle Artikel EK-Preis enthält ebenfalls die beiden Felder der Preiseinheit.

Alternativ können Preiseinheiten nur in einem Beleg verwendet werden oder in der Preisfindung hinterlegt werden. Bei der Pflege in den Artikel EK-Preisen ist darauf zu achten, dass die Einkaufseinheit auch entsprechend gepflegt werden muss.

Artikelpreisgruppe#

Identische Artikel, die nicht einzeln mit Preisen versehen wurden, können in Artikelgruppen zusammengefasst werden auf deren Basis Preise gepflegt werden können. Beispielsweise eine Gruppe von Taschenbüchern kostet immer gleich, egal welcher Titel.

Preisvereinbarungen für Artikelpreisgruppen können, wie Artikelpreise erfasst werden, d. h. insbesondere:

• Kreditor Hierarchien werden unterstützt
• Einkaufskonditionen werden unterstützt
• Mengenabhängige, Datumsabhängige, Währungsabhängige Preis werden unterstützt
  
• unterstützt werden auch einheitenabhängige Preise, und zwar wie folgt: Soll ein Preis (definiert für eine Artikelpreisgruppe) für eine spezielle Artikeleinheit gelten, so ist diese in der Zeile zu hinterlegen. Es obliegt dem/der AnwenderIn sicherzustellen, dass diese Einheit dann aber auch als Artikeleinheit bei den Artikeln dieser Artikelpreisgruppe definiert ist.

Bei Eingabe der Artikelnummer in die Einkaufszeile werden zusätzlich zu dem direkt am Artikel hinterlegten Preis, ebenso die hinter der Artikelpreisgruppe hinterlegten Preise herangezogen.

Unter allen gefundenen Preisen wird die Bestpreisfindung durchgeführt, die Preise die direkt vom Artikel stammen und die Preise, die indirekt von der Artikelpreisgruppe stammen sind bei der Bestpreisermittlung gleichberechtigt.

Im Infobereich (Einkaufsauftragszeile / Einkaufsrechnungszeile ...) kann auf die Artikelpreise verzweigt werden. Hier werden auch die von einer Artikelpreisgruppe stammenden Preise mit gezeigt. AnwenderInnen können auch einen solchen Preis wählen (entspricht Funktion Einkaufspreis holen).

Um eine Artikelpreisgruppe zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Artikelpreisgruppen“ auf.

Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Artikelpreisgruppe mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

Nach erfolgreicher Anlage der Artikelpreisgruppe können Sie über das "Menüband – Zugehörig – Art.-Preis-Gruppe - Einkaufspreise“ die Preise analog zur Standardpreispflege pro Kreditor bzw. Kreditorengruppe der Artikelpreisgruppe einpflegen.

Staffelpreise#

Die Berechnung des Wertes der Felder EK-Preis und Zeilenrabatt % der Einkaufszeile beruht auf den in den Stammdaten in den Tabellen Einkaufspreis und Einkaufszeilenrabatt hinterlegten Preis- bzw. Rabattvereinbarungen zwischen Kreditor und Artikel.

Die Möglichkeit der Preis- bzw. Rabattvereinbarungen sind dabei sehr vielfältig. So können z.B. auf der Kreditorenseite Vereinbarungen für Alle Kreditoren, für Kreditorengruppen oder für spezielle Kreditoren und auf der Artikelseite Vereinbarungen für Artikelgruppen oder für spezielle Artikel hinterlegt werden.

Erfassen AnwenderInnen in einem Einkaufsbeleg zu einem Kreditor in einer Einkaufszeile einen Artikel, so berechnet die Anwendung den Wert der Felder EK-Preis und Zeilenrabatt % der Einkaufszeile automatisch. Die Berechnung erfolgt, in dem der Wert des Feldes Menge dieser konkreten Einkaufszeile den in den genannten Stammdaten hinterlegten Mindestmengen gegenüberstellt und so unter allen gefundenen Einkaufspreisen bzw. -zeilenrabatten eine Bestpreisfindung durchläuft.

Grundsätzlich führt der Standard die oben beschriebene Bestpreisfindung für jede Einkaufszeile eines Einkaufsbeleges getrennt durch. In der Praxis kann es vorkommen, dass AnwenderInnen ein und denselben Artikel mehrfach in einem Einkaufsbeleg erfassen. Dies kann beispielsweise notwendig sein, wenn der Artikel zu unterschiedlichen Lieferterminen geliefert werden soll. Diese Branchenlösung erweitert deshalb die Preis- bzw. Rabattermittlung von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ insofern, dass nicht nur die Menge der konkreten Einkaufszeile, welche BenutzerInnen gerade erfassen, zur Preis- bzw. Rabattberechnung dieser Zeile herangezogen wird, sondern die Summe der Mengen in allen Einkaufszeilen des gleichen Einkaufsbeleges mit der gleichen Artikelnummer.

Preisrelevante Felder für diese Funktionalität der Einkaufszeile sind:

• Art und Nr.
• Variantencode
• Einheitencode und Menge pro Einheit
• Alternative mit Wert <leer>
• Zeilenrabatt zulassen und Rech.-Rabatt zulassen

Es werden zur Summenbildung über das Feld Menge nur diejenigen Einkaufszeilen herangezogen, die die gleichen Werte innerhalb dieser Felder besitzen.

Grundsätzlich nicht herangezogen zur Summenbildung werden Einkaufszeilen mit:

• Lieferungsnr. bzw. Rücksendungsnr. mit Wert ungleich <leer>
  (d.h. Rechnungs- bzw. Gutschriftszeilen, die durch einen Lieferabruf entstanden sind)
  
• Rahmenbestellnr. mit Wert ungleich <leer>
  (d.h. Bestellzeilen die sich auf eine Rahmenbestellzeile beziehen)
  
• Alternative mit Wert ungleich <leer>

Über die Aktion Staffelpreise aktualisieren werden die Staffelpreise berechnet. Die Berechnung der Staffelpreise erfolgt immer auch mit der Freigabe des Belegs.

Wenn in einer Belegzeile der EK-Preis oder Zeilenrabatt % manuell geändert wird, werden bei der Berechnung der Staffelpreise bei diesen Zeilen weder der Preis- noch der Zeilenrabatt neu berechnet. Außerdem geht diese Zeile nicht in die Gesamtmenge für die Berechnung der Staffelpreise und der Rabatte ein.

Das gilt auch für Belegzeilen mit einer Verbindung zu einer Rahmenstellung sowie für Alternativzeilen und bei der Fakturierung von gebuchten Lieferungen oder Rücksendungen.

Speichern von Einkaufspreisen/-rabatten aus Belegen#

Oftmals wird eine Preispflege im Handelsbereich aufgrund der hohen Anzahl an potenziellen Artikeln nicht im Vorfeld, sondern lieferantenspezifisch innerhalb einer Anfrage/Bestellung durchgeführt.

Über den Bereich "Speichern von Preisen / Rabatten" erhalten BenutzerInnen die Möglichkeit, die innerhalb einer Anfrage oder Bestellung individuell abgestimmten Preise komfortabel abzuspeichern, so dass diese bei der nächsten Verwendung der Artikel direkt zur Verfügung stehen.

Um die individuellen Preise innerhalb einer Anfrage oder Bestellung zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

Erstellen Sie zunächst eine Anfrage / Bestellung mit den gewünschten Artikelzeilen. In den Spalten "EK-Preis“ oder "Zeilenrabatt“ werden die Werte mit den vereinbarten Preisen/Rabatten geändert.

Markieren Sie anschließend die Zeilen, bei denen die Preise / Rabatte gespeichert werden sollen. Über das Inforegister "Zeilen“ wählen Sie den Menüpunkt Zeile – Preis- / Rabattberechnung – Preis / Rabatt speichern aus.

Die "Einkaufspreis / Zeilenrabatt speichern“-Maske öffnet sich auf der Sie die Schalter "Preise speichern“ und "Zeilenrabatte speichern“ aktivieren. Zusätzlich stehen Ihnen weitere Optionen für die Speicherung der Preise zur Verfügung die individuell aktiviert/deaktiviert werden können:

Bedeutung der Maskenfelder für Preise:

Bedeutung der Maskenfelder für Rabatte:

Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl mit "OK“.

Preise und Rabatte schließen#

Die korrekte Preis- und Rabattfindung ist abhängig von der Verwendung von Start- und Enddaten in den entsprechenden EK-Preis und Zeilenrabatt Tabellen. In der KUMAVISION base (BOOSTER) gilt grundsätzlich immer der neueste Preis, bei ansonsten gleicher Konstellation als der aktuell gültige Preis. Analog ist dies auch bei den Zeilenrabatten so.

Grundsätzlich ist es aber möglich bestehende Preis oder Rabatt Eintragungen automatisch mit einem Enddatum zu versehen, sobald ein Eintrag mit einem neuen Startdatum und gleicher Konstellation gemacht wird. Damit ist für AnwenderInnen der gefundene Preis bzw. Rabatt eindeutiger zu verstehen.

Dazu muss in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung der Schalter "Preise und Rabatt“ auf dem Inforegister KUMAVISION aktiviert werden.

Wird nun ein neuer Preis oder ein neuer Rabatt in die entsprechende Tabelle eingetragen mit einem neuen Startdatum so setzt das System automatisch in vorherigen Einträgen, die dieselbe Konstellation aufweisen und bisher kein Enddatum hatten, das Enddatum auf 1 Tag vor neuem Startdatum.