KUMAconnect#
Allgemein#
Mit den APPs "KUMAconnect" und "KUMAconnect Output Link“ haben Sie eine Integrations-Schnittstelle, die das DMS/ECM von ELO Digital Office GmbH (professional und enterprise) direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central1 verbindet.
Dazu wird ein ELO2 Client, der "ELO2 Integration Client“, direkt in zahlreiche Fact Boxen und / oder Page Parts von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 eingebunden. Hierdurch kann direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 mit dem ELO2 DMS/ECM gearbeitet werden. Dateien und Dokumente können per Drag & Drop archiviert werden.
Mit dem "KUMAconnect Output Link“ werden zudem in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 erzeugte Dokumente, z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc. direkt ohne weiteres Zutun im ELO2 DMS/ECM archiviert werden. Alle Dateien und Dokumente werden automatisch mit entsprechenden Metadaten versehen. Zu einem Geschäftsprozess oder eines Vorgangs in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 werden diese dann durch den Integration Client direkt in der Ablagestruktur in ELO2 angezeigt.
Die App kommuniziert mit einem ELO2 DMS/ECM System mittels moderner Webdienste. Hierfür wird auch eine KUMAconnect APP im ELO2 DMS/ECM installiert, damit die beiden Systeme direkt miteinander kommunizieren können.
Zudem werden Standard-Templates mit angeboten, die eine komplette Konfiguration des Integration Clients, der ausgehenden Dokumente, der Metadaten und der Archivstruktur inkl. Referenzstruktur beinhalten. Ein Berechtigungskonzept runden die Templates ab. Der Funktionsumfang und die Bedienung des ELO2 Integrationsclients ist unter dem Link erreichbar.
Einrichtungen für ELO2 werden in der ELO2 Admin-Console eingerichtet. Hier werden die Metadaten definiert, die Ablagepfade und Referenzpfade. Wenden Sie sich hierzu bitten an Ihren ELO2 Partner.
Einrichtung#
DMS Einrichtung#
Bevor der Integration Client in der Fact Box oder im Page Part angezeigt wird, benötigt die App folgende Einstellungen, um mit der ELO2 Archiv kommunizieren zu können. Diese Einstellung wird zunächst in der Page "DMS Allgemeine Einrichtung“ getätigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| ELO Rest API URI | Hier wird die URI der REST-API des angebundenen ELO2 Systems hinterlegt. Die Rest-API wird verwendet, um Dokumente im Hintergrund im ELO2 zu archivieren. Beispiel: http<s>://<<server>>:<<Port>/rest-<<Archivname>>/ |
| ELO Benutzername | Name des ELO2 Service-Users, über dem die Rest-API kommunizieren darf. |
| ELO Passwort | Passwort für den ELO2 Service-User |
| KUMAconnect Fact Box aktiviert | Dieser Schalter aktiviert bzw. deaktiviert die KUMAconnect Schnittstelle. Ist er aktiv, wird der Integration Client in den Fact Boxes bzw. den Page Parts angezeigt. |
| Anzeige des Clients in Listen | Der Integration Client kann auch in vielen Listpages mit angezeigt werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass das Blättern innerhalb der Liste etwas verzögert sein kann, wenn der Integration Client in den Listpages aktiv ist. Das kann über diesen Schalter pauschal abgeschaltet werden |
| Single Sign On verwenden | Mit diesem Schalter werden die Windows Credentials beim Aufruf des Integration Client mit an ELO2 für die automatische Anmeldung übergeben. |
| ELO Integration Client URI | Hier wird die Basis URI des ELO2 Integration Clients hinterlegt. Beispiel: http<s>://<SERVER>:<PORT>/ix-<ARCHIV>/plugin/de.elo.ix.plugin.proxy/wf/apps/app/elo.integration.Client/ |
| Authentifizierung mit oAuth2 | Die Anmeldung an ELO2 kann auch via OAuth erfolgen, das kann hier aktiviert werden. |
| ELO oAuth2 URI | Hier wird URI der OAuth Autorisierungsstelle hinterlegt. Beispiel: login.microsoft.com/common/oauth2/v2.0/authorize? |
| Fact Box Höhe | Welche Höhe soll die Fact Box in allen Pages bzw. Page Parts erhalten? Default: 500px Info: die Breite kann nicht konfiguriert werden. |
| KUMAconnect Archivierung der Ausgangsbelege aktiviert | Hier wird generell aktiviert, ob auch in Business Central erzeugte Dokumente an das ELO2 DMS/ECM übergeben werden sollen. Welche Dokumente das sind wird in der folgenden "Dokumenten Einrichtung“ eingestellt. |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION medtec365 im Einsatz haben, so haben Sie an dieser Stelle weitere Einrichtungsmöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier
Benutzer Einrichtung#
BenutzerInnen die, die KUMAconnect nutzen sollen, müssen in der "Benutzer Einrichtung“ ein ELO2 Profil zugeordnet bekommen. Das Profil wird in dem ELO2 Archiv konfiguriert. Hier kann beispielweise konfiguriert werden, dass der ELO2 Webclient und nicht der ELO2 Vollclient bei der Funktion "In ELO öffnen“ aufgerufen wird. Oder aber, dass die Funktion "Edit in Office“ dem User zur Verfügung steht. Öffnen Sie also die "Benutzer Einrichtung“ in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 und gehen Sie auf die Zeile des entsprechenden Benutzers. Ist der/die BenutzerIn in dieser Einrichtung noch nicht vorhanden, so kann er/sie einfach hinzugefügt werden.
In der Spalte "ELO Profil“ (häufig ganz rechts in der Tabelle) können Sie dann das entsprechende Benutzerprofil auswählen. Ist in der Zelle kein "ELO Profil“ eingetragen, kann diese/r BenutzerIn KUMAconnect nicht nutzen, der Integrationsclient wird nicht angezeigt.
Hinweis
Falls die Spalte "ELO Profil“ nicht angezeigt wird ist die Allgemeine Einrichtung noch nicht fertig eingerichtet.
DMS Dokumenten Einrichtung#
Die DMS Dokumenten Einrichtung können Sie über den Aufruf "Konfiguration der Berichts-Archivierung" im Menüband der DMS Einrichtung öffnen. Über die "DMS Dokumenten Einrichtung" kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis das Ausgangsdokument im Hintergrund ins ELO-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Allgemeine Einrichtung" das Archivieren der Ausgangsdokumente aktiviert ist.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der Aufruf Ihnen nur zur Verfügung steht, sofern der Schalter "Verwendung der Berichts ID zur Identifizierung von Dokumenten in ELO2" deaktiviert ist. Dieser Funktionsschalter steht Ihnen ab KUMAVISION KUMAconnect Version 2.1 oder höher auf ELO2-Seite zur Verfügung.
| Gültigkeitsbereich | Hier kann der Fachbereich eingestellt werden. Abhängig vom Fachbereich können andere Ausgangsdokumente konfiguriert werden. Mögliche Gültigkeitsbereiche: • Lager • Einkauf • Verkauf • Service • Mahnung |
| Tabelle mit Datensätzen | Ein Datensatz steht in Verbindung mit einem Ausgangsdokument. Pro Ausgangsdokument kann über das Feld "Archivierung bei Ereignis“ gesteuert werden, wann und ob es archiviert werden soll. Mögliche Werte sind: • nicht archivieren • Verarbeitung außerhalb von KUMAconnect (Nur relevant für spezielle Branchenlösungen) • beim Drucken • beim E-Mail Versand • beim Drucken oder E-Mail Versand • bei der Freigabe • beim Buchen |
Folgende Ausgangsdokumente sind konfigurierbar:
| Bereich | Tabellen ID | Tabellenname | Dokumenttyp |
|---|---|---|---|
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Angebot |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Auftrag |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rechnung |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Gutschrift |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rahmenauftrag |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Reklamation |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Rechnungsentwurf |
| Verkauf | 36 | Verkaufskopf | Proforma-Rechnung |
| Verkauf | 110 | Verkaufslieferkopf | Ausgang |
| Verkauf | 112 | Verkaufsrechnungskopf | Rechnung |
| Verkauf | 114 | Verkaufsgutschriftskopf | Gutschrift |
| Verkauf | 6660 | Rücksendungskopf | Rücksendung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Anfrage |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Bestellung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Rechnung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Gutschrift |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Rahmenbestellung |
| Einkauf | 38 | Einkaufskopf | Reklamation |
| Einkauf | 120 | Einkaufslieferkopf | Eingang |
| Einkauf | 122 | Einkaufsrechnungskopf | Rechnung |
| Einkauf | 124 | Einkaufsgutschriftskopf | Gutschrift |
| Einkauf | 6650 | Rücklieferkopf | Rücklieferung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Angebot |
| Service | 5900 | Servicekopf | Bestellung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Rechnung |
| Service | 5900 | Servicekopf | Gutschrift |
| Service | 5900 | Servicekopf | Ausgang |
| Service | 5965 | Servicevertragskopf | Vertragsangebot |
| Service | 5965 | Servicevertragskopf | Vertrag |
| Service | 5992 | Servicerechnungskopf | Rechnung |
| Service | 5994 | Servicegutschriftskopf | Gutschrift |
| Lager | 7316 | Wareneingangskopf | Wareneingang |
| Lager | 7318 | Geb. Wareneingangskopf | Gebuchter Wareneingang |
| Lager | 7320 | Warenausgangskopf | Lieferung |
| Lager | 7322 | Geb. Warenausgangskopf | Gebuchte Lieferung |
| Mahnung | 295 | Mahnungskopf | Mahnung |
| Mahnung | 297 | Registrierter Mahnungskopf | Mahnung |
DMS Berichtseinrichtung#
Die "DMS Berichtseinrichtung" können Sie über den Aufruf "Konfigurieren Berichtsarchivierung" im Menüband der DMS Einrichtung öffnen. Über die DMS Berichtseinrichtung kann gesteuert werden, bei welchem Ereignis ein Bericht im Hintergrund ins ELO2-Archiv hochgeladen werden soll. Die Ereignisse werden berücksichtigt, wenn in der "DMS Einrichtung" die Schalter "Ausgangsbelege archivieren" und "Verwendung der Berichts ID zur Identifizierung von Dokumenten in ELO" aktiviert sind.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass der Aufruf Ihnen nur zur Verfügung steht, sofern der Schalter "Verwendung der Berichts ID zur Identifizierung von Dokumenten in ELO" aktiviert ist. Diese Funktionalität steht Ihnen ab KUMAVISION KUMAconnect Version 2.1 oder höher auf ELO2-Seite zur Verfügung.
| Tabelle mit Datensätzen | Ein Datensatz steht in Verbindung mit einem Bericht. Pro Bericht kann über das Feld "Archivierung bei Ereignis“ gesteuert werden, wann und ob er archiviert werden soll. Mögliche Werte sind: • nicht archivieren • Verarbeitung außerhalb von KUMAconnect (Nur relevant für spezielle Branchenlösungen) • beim Drucken • beim E-Mail Versand • beim Drucken oder E-Mail Versand • bei der Freigabe • beim Buchen • beim Buchen asynchron |
Nach der Installation der App sind bereits alle von KUMAconnect standardmäßig unterstützten Berichte vorkonfiguriert. Weitere Berichte können individuell ergänzt werden. Dabei ist zu beachten, dass diese ELO2-seitig ebenfalls konfiguriert werden müssen.
Integration Client Aktivierung#
In dieser Einrichtung können Sie auswählen ob der ELO2 Integration Client in der Fact Box oder im Pagebereich oder gar nicht auf dieser Page angezeigt werden soll.
Hinweis
In Pages vom Typ Liste kann der ELO2 Integration Client nur als Fact Box dargestellt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Seiten ID | ID der Page, auf der der ELO2 Integration Client eingebettet werden soll |
| Seiten Name | Name der Page, auf dem der ELO2 Integration Client eingebettet werden soll |
| Aktiviert | Folgende Auswahlen stehen zur Verfügung: • Deaktiviert • Factbox • Page Party • Factbox und Page Part |
Auf folgenden Pages ist der Integration Client aktivierbar:
| Seiten ID | Seiten Name |
|---|---|
| 20 | Sachposten |
| 21 | Debitorenkarte |
| 26 | Kreditorenkarte |
| 30 | Artikelkarte |
| 39 | Fibu Buch.-Blätter |
| 41 | Verkaufsangebot |
| 42 | Verkaufsauftrag |
| 43 | Verkaufsrechnung |
| 44 | Verkaufsgutschrift |
| 49 | Einkaufsanfrage |
| 50 | Einkaufsbestellung |
| 51 | Einkaufsrechnung |
| 52 | Einkaufsgutschrift |
| 88 | Projektkarte |
| 130 | Geb. Verkaufslieferung |
| 132 | Geb. Verkaufsrechnung |
| 134 | Geb. Verkaufsgutschrift |
| 136 | Geb. Einkaufslieferung |
| 138 | Geb. Einkaufsrechnung |
| 140 | Geb. Einkaufsgutschrift |
| 254 | Einkaufs Buch.-Blätter |
| 434 | Mahnung |
| 438 | Registrierte Mahnungen |
| 507 | Rahmenauftrag |
| 509 | Rahmenbestellung |
| 1171 | Benutzeraufgabe |
| 5050 | Kontaktkarte |
| 5159 | Verkaufsauftragsarchiv |
| 5162 | Verkaufsangebotsarchiv |
| 5164 | Einkaufsanfragenarchiv |
| 5167 | Einkaufsbestellungsarchiv |
| 5600 | Anlagenkarte |
| 5768 | Wareneingang |
| 5900 | Serviceauftrag |
| 5933 | Servicerechnung |
| 5935 | Servicegutschrift |
| 5964 | Serviceangebot |
| 5972 | Gebuchte Servicegutschrift |
| 5975 | Gebuchte Servicelieferung |
| 5978 | Gebuchte Servicerechnung |
| 6050 | Servicevertrag |
| 6053 | Servicevertragsangebot |
| 6620 | Rahmenauftragsarchiv |
| 6623 | Rahmenbestellungsarchiv |
| 6630 | Verkaufsreklamation |
| 6640 | Einkaufsreklamation |
| 6650 | Gebuchte Rücklieferung |
| 6660 | Gebuchte Rücksendung |
| 7330 | Gebuchter Wareneingang |
| 7335 | Warenausgang |
| 7337 | Gebuchter Warenausgang |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION medtec365 im Einsatz haben, so haben Sie stehen Ihnen weitere Einrichtungsmöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Dokumenten Puffer#
Wenn es bei der Übertragung von in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 erzeugten Belegen zu einem Fehler kommt, wird dieser Beleg in der Tabelle "Dokumenten Puffer“ zwischengespeichert.
Mögliche Ursachen sind, dass das ELO2 System nicht erreichbar ist, z. B. gewartet wird, oder aber ein Fehler in der Konfiguration der Archivstruktur in ELO2 vorliegt. Falls der Übertragungsevent "bei Freigabe“ für ein Dokument genutzt wird, wird dieses Dokument grundsätzlich in dieser Tabelle zwischengespeichert. Hintergrund ist ein Sperrverhalten von Microsoft Dynamics 365 Business Central1.
Im Normalfall sollte die Tabelle leer sein. Ist dies nicht der Fall, ist ggf. der Hintergrundjob nicht aktiviert worden, der die Abarbeitung vollzieht. Diese Tabelle wird gefüllt, wenn es bei der Übertragung der Ausgangsdokumente zum ELO2 einen Fehler oder eine Sperre gab.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mode | Art des Datensatzes |
| Nr. | fortlaufende Nummer |
| Anzahl Fehler | Anzahl der Versuche das fehlerhafte Dokument mittels der Aufgabenwarteschlange erneut an ELO2 zu senden. Falls hier grundsätzlich eine 1 stehen sollte ist wahrscheinlich die Aufgabewarteschlange hierfür nicht eingerichtet. (Siehe Einrichtung Hintergrundjob) |
| Letzter Fehler | welcher Fehler ist bei der letzten Übertragung aufgetreten. Hier können beispielsweise folgende Meldungen stehen: • getArchivingSubFolder … "es fehlt die ELO2-Ablagestruktur in der ELO2 Software“ • preparePrintout … "Datensatz für die Struktur konnte per ODATA nicht ermittelt werden“ • kein Dokument Service gefunden … "Für die Usage wurde kein Dokument im Dokumentenservice in ELO KUMAconnect definiert“ |
| Tabellen-ID | Übertragung kam aus der Tabelle |
| Datensatz-ID | Übertragung wurde für den Datensatz mit der ID getätigt |
| Seiten-ID | Übertragung kam aus der Page mit der ID. |
| Parameter-String | Welche weiteren Parameter wurden bei der Übertragung verwendet, um die Archivierung in ELO2 zu ermöglichen. Beispiel: {"tenant":"kumaconnectqs","company":"CRONUS AG", “systemId":"Warehouse Shipment Header:{B95B9BD8-33FD-EC11-9949-9087C1D55CB9}", "objectId":"Table Warehouse Shipment Header", "referenceId":"Page 7335", "usage":"KVSDMS Whse. Shipment", "keys":{"No":"AUSG000005"}} |
Einrichten Hintergrundjob für den Dokumenten Puffer#
Der einzurichtende Hintergrundjob über die Aufgabenwarteschlangenposten überwacht den DMS Dokumenten Puffer. Sind hier Einträge vorhanden und führt der Hintergrundjob eine erneute Verarbeitung durch.
Folgende Einstellungen müssen bei dem neuen Job eingetragen werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art des auszuführenden Objekts | Bitte Codeunit auswählen |
| ID des auszuführenden Objekts | Bitte hier die Codeunit mit der Nummer 5593405 auswählen |
| Beschriftung des auszuführenden Objekts | KVSDMSSendFaultedDocuments |
| Beschreibung | Hier kann eine freie Beschreibung eingetragen werden |
| … weitere Felder | Weitere Felder sind in der Hilfe von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Onlinehilfe beschrieben |
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Microsoft, Microsoft Dynamics und Microsoft Dynamics 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ↩↩↩↩↩↩↩↩↩
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ELO, ELOprofessional, ELOenterprise, ELOoffice und ELO ECM-Suite sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. ↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩↩