Honorarverwaltung gemäß HOAI#
Allgemein#
Um innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Honorare gemäß den Vorgaben der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) berechnen und verwalten zu können, bietet die ergänzende HOAI-Zusatzfunktionalität umfassende Möglichkeiten.
Nachfolgend werden Ihnen sowohl die Einrichtung als auch die Nutzung der HOAI-Optionen detailliert beschrieben.
Hinweis
Die Honorverwaltung gemäß HOAI ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Grundkonzept#
Honorarberechnungen erfolgen in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 stets auf Basis von Projekten. Hierfür können an den Projekten die jeweiligen Leistungsbilder hinterlegt werden, in denen Leistungen gemäß HOAI anfallen.
Innerhalb der Leistungsbilder können anschließend die Honorare HOAI-konform berechnet werden. Nach der Berechnung der Honorare können diese in den Projektstrukturplan überführt werden – denn auch in HOAI-Projekten bleibt der Projektstrukturplan das zentrale Werkzeug zur Planung und Steuerung. Entsprechend können anschließend alle weiteren Funktionen des Projektstrukturplans vollumfänglich verwendet werden.
Auf Basis der Leistungsbilder können zudem HOAI-konforme Angebote, Abschlags- und Schlussrechnungen aus Microsoft Dynamics 365 Business Central1 heraus erstellt sowie Honoraränderungen, bspw. im Zuge der Änderung anrechenbarer Kosten, in einfacher Weise durchgeführt werden.
Auch wenn Subunternehmer beauftragen und gemäß der HOAI honoriert werden sollen, dienen die am Projekt hinterlegten Leistungsbilder als Basis, um Subunternehmerbestellungen zu erzeugen.
Einrichtung#
Import von Datenpaketen#
Zur Nutzung der HOAI-Funktionalität sind zunächst Datenpakete in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 zu importieren, welche die gesetzlichen Vorgaben der HOAI beinhalten, wie Honorartafeln und Grund- und besondere Leistungen.
Diese Daten bilden die Grundlage für die weitere Arbeit und können mit dem in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 integrierten Tool "RapidStart Services“ importiert werden.
Die entsprechenden Datenpakete werden durch KUMAVISION bereitgestellt und beinhalten standardmäßig die folgenden Inhalte:
- Alle Leistungsbilder der HOAI (inkl. Beratungsleistungsbilder)
- Kostenermittlungen nach DIN276
- Erweiterte Honorartafeln gemäß Baden-Württembergs RifT-Tabellen
- Teilleistungstabellen nach Siemon
Sofern benötigt, können über diesen Weg auch weitere Verordnungen bzw. Honorartafeln aufbereitet und importiert werden. So ist es beispielsweise möglich, Leistungsbilder der AHO oder andere erweiterte Honorartafeln zu verwenden.
Projekteinrichtung#
Die zentralen Einrichtungen des HOAI-Moduls befinden sich in der Ansicht "Einrichtung Projekte“ in einem eigenen Inforegister namens "HOAI“.
Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| HOAI verwenden | Gibt an, ob die HOAI-Funktionalität im Mandanten aktiviert ist und genutzt werden kann. Ist dieser Kenner in einem Mandanten nicht gesetzt, werden automatisch alle HOAI-Felder und -Schaltflächen ausgeblendet. |
| Erweiterte Honorartafeln | Wenn bei einer Honorarberechnung die anrechenbaren Kosten oberhalb des von der HOAI definierten Bereichs liegen, so gibt diese Option an, ob das System erweiterte Honorartafeln (beispielsweise die RifT-Tabellen) verwenden soll, um das Honorar zu berechnen. Dabei haben die Auswahlmöglichkeiten folgende Bedeutung: Nie Es werden niemals erweiterte Honorartafeln verwendet. Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs, ist immer eine freie Honorarvereinbarung zu hinterlegen. Immer Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs, werden automatisch erweiterte Honorartafeln verwendet. In einem Feld erfolgt eine Protokollierung, dass die Honorarberechnung auf Basis einer erweiterten Honorartafel stattfindet; ein expliziter Hinweis darauf wird aber nicht angezeigt. Fragen Liegen die anrechenbaren Kosten außerhalb des von der HOAI definierten Bereichs erscheint eine Abfrage, ob erweiterte Honorartafeln verwendet werden sollen. Je nach Auswahl verhält sich das System dann wie bei den Auswahloptionen "Nie“ bzw. "Immer“. |
| Autom. Leistungsbildberechnung | Wenn innerhalb eines Leistungsbildes eine Honorarposition (Leistungsphase oder zusätzliches Honorar) geändert wird, so müssen ggf. weitere Positionen neu berechnet werden. Ist dieser Kenner gesetzt, geschieht dies automatisch direkt bei der Eingabe. Diese Einstellung wird so für die meisten Unternehmen empfohlen. Ist dieser Kenner nicht gesetzt, so kann die Berechnung manuell mittels einer Schaltfläche angestoßen werden. Das sollte genutzt werden, wenn aufgrund umfangreicher Leistungsbilder oder bedingt durch langsame Server die Systemperformance bei automatischer Leistungsbildkalkulation ungenügend ist. |
| Berechnungsstufe für besondere Leistungen | Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte besondere Leistungspositionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen zusätzlichen Honorare in die Berechnung einer Position einfließen. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Zusatzhonorare“. In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der besonderen Leistungen zwischen derjenigen der Zu-/Abschläge und derjenigen der Nebenkosten. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen, hier den Wert "5“ zu hinterlegen, um noch etwas Puffer für etwaige Zwischenabstufungen zu haben. |
| Berechnungsstufe für Zu-/Abschläge | Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte Zu-/Abschlags-Positionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen Zusatzhonorare in die Berechnung einer Position einfließen. In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der Zuschläge unterhalb derjenigen für besondere Leistungen und derjenigen der Nebenkosten. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen, hier den Wert "1“ zu hinterlegen. |
| Berechnungsstufe für Nebenkosten | Gibt die standardmäßig vorbelegte Berechnungsstufe für neu angelegte Nebenkosten-Positionen an. Die Berechnungsstufe bestimmt, welche anderen Zusatzhonorare in die Berechnung einer Position einfließen. In den meisten Unternehmen liegt die Berechnungsstufe der Nebenkosten oberhalb derjenigen für besondere Leistungen und derjenigen für Zuschläge. Sofern dies der Fall ist, wird empfohlen, hier den Wert "10“ zu hinterlegen. |
| Subunternehmerkosten übertragen | Gibt an, ob die Kosten für subunternehmerbeauftragte Leistungsbilder als Einstandspreise/-beträge im Projektstrukturplan hinterlegt werden sollen. |
| HOAI-Leistungen im Anzahlungsplan anhand AP zuweisen | Legt fest, ob das System automatisch alle HOAI-Leistungen zu einer PSP-Zeile zuordnen soll, wenn ein Arbeitspaket in einer Planungsvorerfassung ausgewählt wird. |
| HOAI-Leistungen für Schlussrechnungen autom. zuweisen | Wenn in einem Anzahlungsplan eine Position für eine HOAI-Schlussrechnung erfasst wird und dieser Kenner gesetzt ist, werden automatisch alle noch offenen Honorare der Schlussrechnung zugeordnet. Dies reduziert den Dateneingabeaufwand, wenn auf regulärer Weise nur mit einer Schlussrechnung pro Projekt gearbeitet wird. |
| Leere Kostengruppen minimieren (DIN276) | Wenn der HOAI-Berichtsanhang für Rechnungen bzw. Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob der Kostengliederungsrahmen der DIN276 vollständig, inklusive aller Kostengruppen, aufgelistet wird oder lediglich die Teile des Kostengliederungsrahmens, die tatsächliche Werte beinhalten. Damit der HOAI-Berichtsanhang nicht unnötig viel Platz beansprucht, wird für die meisten Unternehmen empfohlen, diese Einstellung zu nutzen. |
| Inkl. nicht beauftragter Leistungen | Wenn der HOAI-Berichtsanhang für Rechnungen bzw. Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob nicht beauftragte Leistungsphasen angedruckt werden sollen oder nicht. |
| HOAI-Grundleistungen anzeigen | Wenn der HOAI-Berichtsanhang für Rechnungen bzw. Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob die Grundleistungen angedruckt werden sollen. Dies kann bei Bedarf bei jedem einzelnen Druck des HOAI-Berichtsanhangs übersteuert werden, sodass hier der Regelfall ausgewählt werden sollte. |
| Honorarinterpolation anzeigen | Wenn der HOAI- Berichtsanhang für Rechnungen bzw. Angebote gedruckt wird, so kann mit diesem Kenner gesteuert werden, ob der genaue Rechenweg der Honorarinterpolationstabelle auf Basis der jeweiligen Honorartafeln angedruckt werden soll. Dies kann bei Bedarf bei jedem einzelnen Druck des HOAI-Berichtsanhangs übersteuert werden, sodass hier der Regelfall ausgewählt werden sollte. |
Projektvorlage#
Projektvorlagen werden in der HOAI-Funktionalität genutzt, um Leistungsbilder im Projektstrukturplan darzustellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Projektstrukturplanverknüpfung“. In den Projektvorlagen gibt es zwei relevante Einstellungen im Hinblick auf die HOAI, welche auf dem Inforegister "Allgemein“ zu finden sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| HOAI: Budgetzeilen erstellen | Wenn HOAI-Leistungsbilder in den Projektstrukturplan übertragen werden, werden diejenigen Budgetzeilen, welche in der Projektvorlage an den zu übertragenden PSP-Zeilen hinterlegt sind, ebenfalls übertragen. Zusätzlich kann das System automatisch für jede HOAI-Leistung (Leistungsphase und/oder Zusatzhonorar), welche mit einer PSP-Zeile verknüpft wird, eine Budgetzeile anlegen. Die Budgetzeile wird dabei mit der Art "Ressourcengruppe“ erstellt. Die zu nutzende Ressourcengruppe kann am jeweiligen Arbeitspaket in der Spalte "HOAI-Res.-Gruppennr.“ hinterlegt werden. Um die Auswahlmöglichkeiten an einem Beispiel zu verdeutlichen: In einer exemplarischen Projektvorlage gibt es eine PSP-Zeile "Leistungsphasen 1-4“. Daran hinterlegt ist eine Budgetzeile für Projektleitungsaufwände. Im HOAI-Modul werden dieser Projektvorlagenzeile die Leistungsphasen 1,2,3 und 4 zugeordnet. Dazu kommt eine besondere Leistung. Die Auswahlmöglichkeiten würden nun zu folgendem Ergebnis führen: Nein Im Projektstrukturplan wird nur eine Budgetzeile erzeugt – nämlich die für Projektleitungsaufwände. Für Zusatzleistungen Es entstehen zwei Budgetzeilen: Diejenige für Projektleitungsaufwände und eine zusätzliche Budgetzeile für die besondere Leistung auf dem HOAI-Leistungsbild. Für Grund- und Zusatzleistungen Es entstehen sechs Budgetzeilen: Diejenige für Projektleitungsaufwände, je eine für die vier Leistungsphasen 1-4 und eine für die besondere Leistung. |
| HOAI: Alle PSP-Zeilen übertragen | Wenn ein Leistungsbild an den Projektstrukturplan übertragen wird, so fügt das System bei Bedarf die zugehörigen Projektvorlagenzeilen im Projektstrukturplan ein. Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob das System dabei nur diejenigen Projektvorlagenzeilen einfügen soll, die für die Honorare gemäß HOAI anfallen oder ob stets alle Zeilen übertragen werden sollen. |
Sofern gewünscht, können in den Zeilen der Projektvorlagen im Feld "Beschreibung“ Platzhalter angegeben werden. Beim Übertragen eines Leistungsbildes in den Projektstrukturplan werden diese Platzhalter dann automatisch mit den Werten aus dem übertragenen Leistungsbild gefüllt. Dabei können folgende Platzhalter genutzt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| %1 | Bauabschnitt des Leistungsbildes |
| % 2 | Leistungsbildart (Gebäude, Innenräume, …) |
| % 3 | Aktuelle Versionsnummer des Leistungsbildes |
| % 4 | Beschreibung des Leistungsbildes |
Neben diesen Einstellungen kann aus der Projektvorlagenkarte per Schaltfläche "HOAI-PSP-Zuordnung“ die Verknüpfung zwischen der Projektvorlage und den HOAI-Leistungsbildern eingesehen werden.
In dieser Maske ist die prozentuale Verteilung der HOAI-Honorare auf die Positionen der Projektvorlage für alle Leistungsbilder, die später in Projekten genutzt werden sollen, vorzunehmen.
Hierfür sind die entsprechenden Leistungsbilder auszuwählen. Daraufhin erscheinen in den Spalten der Ansicht die Honorarpositionen gemäß HOAI (Leistungsphasen, besondere Leistungen, …). In den Zeilen der Ansicht werden die Zeilen der Projektvorlage aufgeführt. Nun kann pro Spalte angegeben, wie sich das Honorar auf die Projektvorlagenzeilen aufteilt.
Um die nötigen Dateneingaben zu reduzieren, stehen in dieser Ansicht zudem zwei Schaltflächen bereit:
Mit "Zuordnung der Leistungsphasen kopieren“ können Sie die Honorarverteilung für die Leistungsphasen, die für ein Leistungsbild vorgenommen wurde, in andere Leistungsbilder übertragen.
Mit "Zusatzhonorare nach Leistungsphasen zuordnen“ können Sie die Honorarverteilung der Zusatzhonorare, wie besonderer Leistungen, Zu-/Abschläge und Nebenkosten, analog den zugehörigen Leistungsphasen verteilen.
Wurden beispielsweise die Honorare der Leistungsphase 1 einer bestimmten Projektvorlagenzeile zugeteilt, so werden die Honorare aller besonderen Leistungen der Phase 1 ebenfalls dieser zugeteilt.
Leistungsbilder#
Die Leistungsbilder gemäß HOAI werden, wie in den vorigen Abschnitten beschrieben, per Datenimport in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 bereitgestellt. Nach dem Import gibt es jedoch eine Reihe von Einstellungen, die an den Leistungsbildern vorgenommen werden können, die dann bei Berechnung von Leistungsbildern für Projekte herangezogen werden.
Um besagte Einstellungen vorzunehmen, kann die Ansicht "HOAI-Leistungsbilder“ aufgerufen werden. Dort können folgende Felder verändert werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projektvorlagennr. | Gibt eine Projektvorlage an, welche als Basis bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan dient. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt "Verknüpfung mit Projektstrukturplan“. |
| Haupt-Akt. | Gibt die Hauptaktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird. Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der "Einrichtung Projekte“ die Einstellung "Autom. Aktivitätscode“ nicht auf "Hauptaktivität“ eingestellt ist. |
| Unter-Akt. | Gibt die Unteraktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird. Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der "Einrichtung Projekte“ die Einstellung "Autom. Aktivitätscode“ nicht auf "Unteraktivität“ eingestellt ist. |
| Teil-Akt. | Gibt die Teilaktivität an, die bei der Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan verwendet wird. Dieses Feld kann nur verändert werden, wenn in der "Einrichtung Projekte“ die Einstellung "Autom. Aktivitätscode“ nicht auf "Teilaktivität“ eingestellt ist. |
| Beauftragung Subunternehmer | Gibt an, ob das Honorar eines Leistungsbildes zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn und/oder zur Beauftragung eines Subunternehmers herangezogen werden soll. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt "Subunternehmerbestellungen“. |
Honorarberechnung#
Anlage von Leistungsbildern#
Um Honorare gemäß HOAI erfassen zu können, sind für das jeweilige Projekt die Leistungsbilder zu hinterlegen, in denen Leistungen gemäß HOAI anfallen.
Hierfür kann aus der Projektübersicht oder der Projektkarte die Schaltfläche "HOAI-Leistungsbilder“ aufgerufen werden.
In der sich daraufhin öffnenden Übersicht können über die Schaltfläche "Neu“ Leistungsbilder ergänzt werden. Für die Erstellung von Leistungsbildern öffnet sich wiederum ein Eingabeassistent, der Schritt für Schritt durch die notwendigen Eingaben führt.
Der Assistent kann mehrfach nacheinander für ein Projekt genutzt werden, um beliebig viele Leistungsbilder für ein Projekt zu definieren. Zudem können die im Assistenten eingetragenen Informationen später auch nachträglich geändert werden.
Im Folgenden sind die Informationen aufgelistet, welche im Assistenten hinterlegt werden können. Bitte beachten Sie, dass manche Informationen nur für bestimmte Leistungsbilder relevant sind und bei anderen Leistungsbildern entsprechend nicht abgefragt werden.
1. Schritt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Fassung der HOAI | Hier kann die Fassung der HOAI angegeben werden, auf welche sich dieses Leistungsbild bezieht. Diese wird anhand des Startdatums des Projektes vorbelegt. |
| Leistungsbild | Hier kann das Leistungsbild ausgewählt werden, für welches ein Honorar definiert werden soll. In einem Projekt kann bei Bedarf auch mehrmals das gleiche Leistungsbild zur Honorarberechnung verwendet werden. |
| Beschreibung | Gibt eine rein informative Beschreibung des Bauobjekts an, für welches Honorare berechnet werden sollen. |
| Bauabschnitt | In diesem Feld können Leistungsbildern Bauabschnitte zugeordnet werden. Bauabschnitte können individuell pro Projekt definiert werden. Die Zuordnung von Bauabschnitten ist rein optional und führt lediglich zu einer nach Bauabschnitten aufgeteilten Ausweisung in den HOAI-Anhängen, welche bspw. für Angebote oder Rechnungen gedruckt werden können. |
2. Schritt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Honorarzone | Gibt die Honorarzone an, welche auf dieses Leistungsbild angewendet werden soll. |
| Honorarsatz | Gibt den vereinbarten Honorarsatz an, welcher für dieses Leistungsbild herangezogen werden soll. |
3. Schritt
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anrechenbare Kosten | An dieser Stelle können die anrechenbaren Kosten (bzw. je nach Leistungsbild auch die Fläche oder die Verrechnungseinheiten) angegeben werden, welche die Grundlage der Honorarermittlung bilden sollen. Die anrechenbaren Kosten können entweder direkt eingetragen werden oder mittels einer Kostenermittlung nach DIN276 errechnet werden. Letzteres wird im Abschnitt "Kostenermittlungen nach DIN276“ näher beschrieben Übersteigen die anrechenbaren Kosten den von der HOAI definierten Bereich, werden automatisch erweiterte Honorartafeln zur Ermittlung des Honorars angeboten. |
| Honorar | Gibt das Grundhonorar an, welches sich aus Honorarzone, -satz und anrechenbaren Kosten ergibt. Bei Bedarf kann das Grundhonorar auch manuell eingegeben werden, bspw. wenn eine freie Honorarvereinbarung getroffen werden soll. |
| Sonderklauseln | Diese Einstellung ist nur für manche Leistungsbilder relevant. In dieser Auswahlliste erscheinen all diejenigen Bedingungen, unter denen gemäß HOAI eine Leistungsphase mit einem anderen Honoraranteil bewertet wird. Dort können dann in der Spalte "Ausgewählt“ alle Bedingungen markiert werden, welche in der Honorarberechnung berücksichtigt werden sollen. |
Nach dem der Assistent für die Leistungsbilderstellung durchlaufen wurde, wird das neu erzeugte Leistungsbild angezeigt.
Hier finden sich unter anderem die zuvor im Assistenten angegebenen Informationen, welche bei Bedarf nun auch nachträglich geändert werden können.
Leistungsphasen und Grundleistungen#
Innerhalb des Leistungsbildes können die zugehörigen Leistungsphasen eingesehen und bearbeitet werden. Diese werden im Inforegister "Leistungsphasen“ aufgeführt. Die dortigen Felder haben folgende Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Gibt die eindeutige Nummer der Leistungsphase an. |
| Beschreibung | Gibt die Bezeichnung der Leistungsphase an. |
| Ausgewählt | Gibt an, ob eine Leistungsphase zur Beauftragung vorgesehen ist. Wenn eine Leistungsphase nicht ausgewählt wird, wird kein Honorar für sie berechnet. |
| Kostenermittlung | Gibt an, auf welcher Kostenermittlung die aktuell am Leistungsbild hinterlegten anrechenbaren Kosten basieren, sofern diese mittels einer Kostenermittlung nach DIN276 errechnet wurden. |
| HOAI-Honorar % | Gibt den von der HOAI vorgegebenen Honoraranteil für diese Leistungsphase an. |
| Vereinbartes Honorar % | Gibt den tatsächlich vereinbarten Honoraranteil an, welcher beispielsweise aufgrund von Teilbeauftragungen von der Vorgabe der HOAI abweichen kann. |
| Teilleistungsbewertet | Gibt an, ob das Feld "Vereinbartes Honorar %“ durch eine Bewertung der Grundleistungen entstanden ist. Das Vorgehen hierfür wird im nachfolgenden Abschnitt beschrieben. |
| Honorarbetrag | Gibt das Honorar an, welches für diese Leistungsphase auf Basis des vereinbarten Honoraranteils und des Grundhonorars ermittelt wurde. Bei Bedarf kann dieses Feld manuell gefüllt werden – in diesem Fall rechnet das System dazu den passenden vereinbarten Honoraranteil aus. |
| Honorarbetrag zur Abrechnung | Gibt das Honorar an, welches für die Leistungsphase tatsächlich zur Abrechnung anfällt. Dies schließt Zu-/Abschläge, Nebenkosten und besondere Leistungen ein, welche gemäß dem Abschnitt "Zusatzhonorare“ definiert werden können. |
| Abgerechn. Anzahlungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits gestellt wurden. |
| Betrag abgerechn. Anzahlungen | Gibt den Betrag an, der durch Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits abgerechnet wurde. |
| Abgerechn. Schlussrechnung % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits gestellt wurden. |
| Betrag abgerechn. Schlussrechnung | Gibt den Betrag an, der durch Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits abgerechnet wurde. |
Optional können folgende weitere Felder im Bereich der Leistungsphasen mittels der Personalisieren-Funktion eingeblendet werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederholungsfaktor | Gibt einen Faktor an, mit dem das Honorar der Leistungsphase multipliziert wird. Dies kann bei der Honorarberechnung für wiederholte Leistungen genutzt werden. |
| Anrechenb. Kosten | Gibt die anrechenbaren Kosten auf Basis der ausgewählten Kostenermittlung an. |
| Basishonorarbetrag | Gibt das Grundhonorar an, welches sich auf Basis der anrechenbaren Kosten ermittelt. |
| Abzurechn. Anzahlungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Leistungsphase bereits geplant wurden. |
| Abzurechn, Schlussrechnungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Leistungsphase bereits geplant wurden. |
Pro Leistungsphase können mithilfe der Schaltfläche "Grundleistungen“ die zugehörigen Grundleistungen angezeigt werden.
Die dortigen Felder haben folgende Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt den eindeutigen Code der Grundleistung an. |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung der Grundleistung an. |
| Siemon: Honoraranteil von | Sofern eine Honorarbewertung auf Grundleistungsebene durchgeführt werden soll, können die Teilleistungstabellen nach Siemon als Orientierungshilfe dienen. In diesem Feld wird der nach Siemon empfohlene Mindesthonoraranteil angegeben. |
| Siemon: Honoraranteil bis | Gibt den nach Siemon empfohlenen Höchsthonoraranteil an. |
| Siemon: Bemerkung | Gibt Bemerkungen zu den Honoraranteilen nach Siemon an. |
| Beauftragt | Gibt an, ob eine Grundleistung zur Beauftragung vorgesehen ist. |
| Honorar % | Gibt den Honoraranteil, der für eine Grundleistung angesetzt wird, sofern eine Honorarbewertung auf Grundleistungsebene durchgeführt werden soll, an. Werden in dieser Spalte Werte eingetragen, so erscheint beim Schließen der Ansicht "Grundleistungen“ eine Abfrage, ob die Summe der eingetragenen Honoraranteile an der Leistungsphase hinterlegt werden soll. Wird dies bestätigt, so wird die Spalte "Vereinbartes Honorar %“ in der Leistungsphase aktualisiert und der Kenner "Teilleistungsbewertet“ gesetzt. |
Zusatzhonorare#
Pro Leistungsbild kann eine beliebige Anzahl Zusatzhonorare definiert werden. Diese umfassen besondere Leistungen, Zu-/Abschläge sowie Nebenkosten.
Die Zusatzhonorare können im gleichnamigen Inforegister in den Leistungsbildern eingesehen und bearbeitet werden. Die dortigen Felder haben folgende Bedeutung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Gibt an, ob es sich um besondere Leistungen, Zu-/Abschläge oder Nebenkosten handelt. |
| Code | Gibt den eindeutigen Code der Honorarposition an. Hier kann auf eine vordefinierte Liste an Honorarpositionen zurückgegriffen werden, welche in das Leistungsbild übernommen werden können. Diese Liste enthält standardmäßig alle von der HOAI vorgesehenen Positionen – diese können allerdings nach Belieben geändert oder um neue Positionen ergänzt werden. |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung der Honorarposition an. |
| Bezugsart | Gibt an, ob sich die Honorarposition auf alle Leistungsphasen, eine einzelne Leistungsphase oder eine zusammenhängende Gruppe von Leistungsphasen bezieht. |
| Bezogen ab Phasennr. | Gibt die (erste) Leistungsphase an, auf der sich die Honorarposition bezieht. |
| Bezogen bis Phasennr. | Gibt die (letzte) Leistungsphase an, auf die sich eine Honorarposition bezieht. |
| Abrechnungsart | Gibt an, wie das Honorar für diese Position errechnet werden soll. Dies kann auf Basis der anderen Honorare, der anrechenbaren Kosten oder als fixer Pauschalbetrag geschehen. |
| Abrechnung Anteil % | Wurde als Abrechnungsart ein prozentualer Anteil auf Basis der anrechenbaren Kosten oder ein prozentualer Anteil auf Basis des Honorars gewählt, so kann hier der gewünschte Prozentsatz angegeben werden. |
| Berechnungsstufe | Gibt die Grundlage für die Honorarermittlung der Position an. Diese Einstellung ist nur für Positionen der Abrechnungsart "Anteil Honorar“ relevant. Für Positionen die als prozentualer Anteil des Honorars berechnet werden, wird das Honorar auf Basis der zugeordneten Leistungsphasen und aller zusätzlichen Positionen mit einer niedrigeren Berechnungsstufe als der eigenen ermittelt. Beispiel Ein Leistungsbild beinhaltet ein Grundhonorar von 100.000 EUR. Es wurde eine besondere Leistung mit einem Festpreis von 10.000 EUR und einer Berechnungsstufe von 5 ergänzt. Nun wird eine Position für Nebenkosten ergänzt – mit der Abrechnungsart "Anteil Honorar“ in Höhe von 5%. Haben die Nebenkosten eine Berechnungsstufe zwischen 1 und 5, so beziehen sich diese nur auf das Grundhonorar und betragen entsprechend 100.000 EUR * 5% = 5.000 EUR. Haben die Nebenkosten eine Berechnungsstufe, die größer ist als 5, so wird auch die besondere Leistung einbezogen. Die Nebenkosten betragen damit (100.000 EUR + 10.000 EUR) * 5% = 5.500 EUR |
| Betrag | Wurde als Abrechnungsart ein prozentualer Anteil auf Basis der anrechenbaren Kosten oder ein prozentualer Anteil auf Basis des Honorars gewählt, so wird hier automatisch der Honorarbetrag angegeben, der auf Basis des Anteils errechnet wurde. Wurde als Abrechnungsart "Festpreis“ gewählt, so ist hier stattdessen der gewünschte Betrag anzugeben. Für Positionen der Abrechnungsart "Anteil Honorar“ kann mit einem Klick auf dieses Feld eine Auflistung angezeigt werden, wie der Betrag errechnet wurde. |
| Betrag zur Abrechnung | Gibt den Betrag an, der für diese Position zur Abrechnung vorgesehen ist. Der Betrag setzt sich aus dem Feld "Betrag“ zusammen sowie ggf. aus anderen Zusatzhonoraren mit einer höheren Berechnungsstufe. Dieses Feld ist nur bei Positionen mit dem Kennzeichen "Separate Abrechn.“ gefüllt. Beispiel Es wurde eine besondere Leistung über einen Festpreis von 10.000 EUR geplant. Ergänzend wurden Nebenkosten in Höhe von 5% mit einer höheren Honorarstufe angegeben. Damit ist der Betrag der besonderen Leistung 10.000 EUR, der Betrag zur Abrechnung hingegen 10.500 EUR. |
| Preis je Einheit | Gibt den Preis je Mengeneinheit an, auf deren Basis die Honorarposition berechnet werden soll. Dieses Feld kann nur bei Positionen der Abrechnungsart "Festpreis“ verwendet werden und spielt lediglich bei Nutzung des Feldes "Menge“ eine Rolle. |
| Einheit | Gibt die Einheit an, in der die Menge der Honorarposition erfasst wird. Dieses Feld kann nur bei Positionen der Abrechnungsart "Festpreis“ verwendet werden und spielt lediglich bei Nutzung des Feldes "Menge“ eine Rolle. |
| Separate PSP-Position | Gibt an, wie diese Position im Projektstrukturplan aufgeführt werden soll. Ist der Kenner gesetzt, so wird die Position als eigenständige Projektstrukturplanzeile aufgeführt. Ist der Kenner nicht gesetzt, so wird das Honorar der Position auf die Projektstrukturplanzeilen der zugehörigen Leistungsphasen verteilt. Weitere Einzelheiten werden im Abschnitt "Verknüpfung mit Projektstrukturplan“ beschrieben. |
| Separate Abrechn. | Gibt an, ob diese Honorarposition eigenständig abgerechnet werden kann. Ist der Kenner gesetzt, so weist die Honorarposition einen Wert im Feld "Betrag zur Abrechnung“ aus. Im Rahmen der Abrechnung kann damit für die Honorarposition der abzurechnende Betrag direkt angegeben werden. Ist der Kenner nicht gesetzt, so weist die Honorarposition im Feld "Betrag zur Abrechnung“ keinen Wert auf und das Honorar der Position taucht stattdessen im Feld "Betrag zur Abrechnung“ der zugehörigen Leistungsphasen auf. In der Abrechnung wird diese Position dann automatisch proportional zu den zugehörigen Leistungsphasen abgerechnet. Beispiel Es wurde eine besondere Leistung für die Leistungsphase 1 über einen Festpreis von 10.000 EUR eingeplant. Nun wird die Leistungsphase 1 zu 50% abgerechnet. Wenn der Kenner "Separate Abrechn.“ nicht gesetzt ist, so wird die besondere Leistung automatisch ebenfalls zu 50%, also 5.000 EUR, abgerechnet. Wenn der Kenner gesetzt ist, so wird die besondere Leistung nicht automatisch mit abgerechnet – es kann explizit angegeben werden, ob und zu welchem Anteil eine Abrechnung stattfinden soll. |
| Keine Budgetzeilen anlegen | Gibt an, ob Budgetzeilen für diese Leistung erstellt werden sollen, wenn das Leistungsbild an den PSP übertragen wird. |
| Abgerechn. Anzahlungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits gestellt wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn“ gefüllt. |
| Betrag abgerechn. Anzahlungen | Gibt den Betrag an, der durch Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits abgerechnet wurde. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ gefüllt. |
| Abgerechn. Schlussrechnungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits gestellt wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ gefüllt. |
| Betrag abgerechn. Schlussrechnungen | Gibt den Betrag an, der durch Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits abgerechnet wurde. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ gefüllt. |
Optional können folgende weitere Felder im Bereich der Zusatzhonorare mittels der Personalisieren-Funktion eingeblendet werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abzurechn. Anzahlungen % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Anzahlungsrechnungen für diese Honorarposition bereits geplant wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ gefüllt. |
| Abzurechn. Schlussrechnung % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem Schlussrechnungen für diese Honorarposition bereits geplant wurden. Diese Spalte ist nur für Positionen mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ gefüllt. |
Versionsverwaltung#
Um Änderungen an Honorarermittlungen protokollieren und nachvollziehen zu können, bietet das System eine einfache Versionsverwaltung an. Die dafür genutzten Funktionen finden sich in den Leistungsbildern unter der Schaltfläche "Versionen“.
Folgende Aktionen stehen hierbei zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Leistungsbild löschen | Löscht das gesamte Leistungsbild, inklusive aller Versionen. |
| Version löschen | Löscht die aktuelle Version des Leistungsbildes und reaktiviert die vorherige Version. |
| Neue Version erstellen | Öffnet einen Dialog, um eine neue Version des Leistungsbildes zu erstellen. In diesem Dialog kann ausgewählt werden, auf welcher existierenden Version die neue basieren und ob im selben Zuge auch eine neue Version des Projektstrukturplans angelegt werden soll. |
| Versionsübersicht | Öffnet eine Auflistung aller Versionen dieses Leistungsbildes. |
Die neueste Version eines Leistungsbildes ist die jeweils aktive Version. Ausschließlich die aktive Version kann bearbeitet werden.
Die Erstellung neuer Versionen kann jederzeit auf Wunsch durchgeführt werden. Wurde jedoch für eine Version eines Leistungsbildes bereits eine Rechnung verbucht, so ist es aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht mehr möglich, diese Version zu ändern. Es muss nun zwingend eine neue Version erstellt werden, um weitere Änderungen am Leistungsbild durchführen zu können.
Honorarübersicht#
Aus den Leistungsbildern heraus kann über die Schaltfläche "Honorarübersicht“ eine gleichnamige Ansicht geöffnet werden.
In dieser Ansicht werden die Honorare aus allen Leistungsbildern eines Projekts dargestellt und können nach verschiedenen Kriterien angezeigt werden. Entsprechend dient die Ansicht dazu, einen einfachen Überblick über die anfallenden Honorare eines Projekts zu erhalten.
Mit folgenden Einstellungen kann die Anzeige gesteuert werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bauabschnittsfilter | Gibt einen Filter auf die Bauabschnitte des Projekts an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu diesem Bauabschnitt gehören. |
| Anlagengruppenfilter | Gibt einen Filter auf die Anlagengruppen des Projekts an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu dieser Anlagengruppe gehören. |
| Subunternehmerfilter | Gibt an, ob abrechenbare Leistungsbilder und/oder Leistungsbilder zur Subunternehmerbeauftragung angezeigt werden sollen. |
| Leistungsbildartfilter | Gibt einen Filter auf den Typ von Leistungsbildern (Gebäude, Freianlagen, Tragwerk, …) an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur Leistungsbilder gezeigt, welche zu diesem Typ gehören. |
| Leistungsbildfilter | Gibt einen Filter auf einzelne Leistungsbilder an. Im Honorarüberblick werden anschließend nur die ausgewählten Leistungsbilder angezeigt. |
| Besondere Leistungen separat ausweisen | Gibt an, ob besondere Leistungen als eigene Zeilen in der Honorarübersicht aufgeführt oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet werden: Auswahl "Wie Rechnungsstellung“: Besondere Leistungen werden dann als eigene Zeilen angezeigt, wenn diese den Kenner "Separate Abrechn.“ tragen. Auswahl "Wie PSP-Übertragung“: Besondere Leistungen werden dann als eigene Zeilen angezeigt, wenn diese den Kenner "Separate PSP-Position“ tragen. Auswahl "Nein“: Besondere Leistungen werden nie als eigene Zeilen aufgeführt. Auswahl "Ja“: Besondere Leistungen werden immer als eigene Zeilen aufgeführt. |
| Zu-/Abschläge separat ausweisen | Gibt an, ob Zu-/Abschläge als eigene Zeilen in der Honorarübersicht aufgeführt werden oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet wird, analog zu den besonderen Leistungen. |
| Nebenkosten separat ausweisen | Gibt an, ob Nebenkosten als eigene Zeilen in der Honorarübersicht aufgeführt werden oder ob deren Honorare in die zugehörigen Leistungsphasen eingerechnet wird, analog zu den besonderen Leistungen. |
Kostenermittlungen nach DIN276#
Erstellung der Kostenermittlung#
Um die anrechenbaren Kosten für eine Honorarermittlung berechnen zu können, besteht die Möglichkeit, eine Kostenermittlung nach DIN276 durchzuführen.
Kostenermittlungen nach DIN276 können sowohl unmittelbar bei der Anlage von Leistungsbildern erstellt werden als auch jederzeit im Nachgang über die Schaltfläche "Kostenermittlung nach DIN276“ in den Leistungsbildern.
Für die Erstellung von Kostenermittlungen öffnet sich eine eigene Ansicht. In dieser sind zunächst folgende Felder zu füllen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenermittlung Verordnungscode | Gibt die Fassung der DIN276 an, auf deren Basis die Kostenermittlung durchgeführt werden soll. |
| Kostenermittlungsart | Gibt an, um welche Art von Kostenermittlung es sich handelt. Es können beliebig viele Kostermittlungen derselben Art erstellt werden. |
| Stufe | Gibt an, auf welcher Ebene des Kostengliederungsrahmens die Kostenermittlung durchgeführt werden soll. Mit der Stufe 1 findet beispielsweise nur eine Kostenermittlung auf Basis der Hauptkostengruppen 100, 200, 300, … statt. |
| Beschreibung | Gibt einen optionalen Freitext zur Beschreibung der Kostenermittlung an. |
| Bedingungen | Abhängig vom Leistungsbild sind bestimmte Kostengruppen der DIN276 immer anrechenbar, andere dagegen nur unter bestimmten Bedingungen. Diese Bedingungen werden hier aufgelistet. Die zutreffenden können in der Spalte "Aktiv“ ausgewählt werden, sodass die damit verbundenen Kostengruppen automatisch als anrechenbar gekennzeichnet werden. |
Nun kann mit "Zeige Kostengliederung“ der eigentliche Kostengliederungsrahmen angezeigt werden.
Hier können dann die Baukosten und die mitzuverarbeitenden Bausubstanzen angegeben werden, sodass die anrechenbaren Kosten ermittelt werden können. In dieser Ansicht stehen folgende Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenermittlungsgruppe Nr. | Gibt die Nummer der Kostengruppe an. |
| Beschreibung | Gibt die Bezeichnung der Kostengruppe an. |
| Baukosten | Hier können die Baukosten angegeben werden, welche in dieser Kostengruppe anfallen. |
| Mitzuverarb. Bausubstanz | Hier kann bei Bedarf der Wert der mitzuverarbeitenden Bausubstanz hinterlegt werden. Die Berechnung des Wertes kann auf Wunsch über Bemerkungen dokumentiert werden – diese können über die gleichnamige Schaltfläche aufgerufen werden. |
| Anrechenbar % | Gibt den prozentualen Anteil an, zu dem die Kosten dieser Gruppe anrechenbar sind. Der Wert wird vom System vorbelegt, kann bei Bedarf jedoch geändert werden. |
| Grenze anrechenb. Kosten | Gibt eine Grenze für die Ermittlung der anrechenbaren Kosten dieser Gruppe an. Der Wert wird vom System vorbelegt, kann bei Bedarf jedoch geändert werden. |
| Anrechenb. Kosten | Gibt die anrechenbaren Kosten dieser Gruppe an, welche sich aus den Baukosten, der mitzuverarbeitenden Bausubstanz und den Anrechenbarkeiten ermitteln. Bei Bedarf kann das Feld auch manuell befüllt werden. |
| Bemerkung | Gibt eine optionale Bemerkung zu dieser Gruppe an, mit der bspw. Verweise auf getroffene vertragliche Vereinbarungen hinterlegt werden können. |
Kopieren der Kostenermittlung#
Um das Erfassen von Kostenermittlungen zu vereinfachen, wenn mehrere Leistungsbilder in einem Projekt vorkommen, besteht die Möglichkeit, Werte aus einer Kostenermittlung in eine andere zu übernehmen.
Hierfür steht in den Kostenermittlungen die Schaltfläche "Baukosten kopieren“ zur Verfügung.
Bei Auswahl dieser erscheint eine Ansicht, in der eine andere Kostenermittlung ausgewählt werden kann. Anschließend übernimmt das System alle Baukosten und mitzuverarbeitenden Bausubstanzen aus jener Kostenermittlung in die aktuelle.
Das Kopieren der Kosten ist nur von Kostenermittlungen möglich, welche denselben "Kostenermittlung Verordnungscode“ und dieselbe "Stufe“ verwenden wie die aktuelle Kostenermittlung.
Auswahl der Kostenermittlung im Leistungsbild#
Nachdem eine Kostenermittlung für ein Leistungsbild erstellt wurde, kann diese am Leistungsbild im Feld "Kostenermittlung“ hinterlegt werden – anschließend wird das Leistungsbild die anrechenbaren Kosten der Kostenermittlung zur Honorarberechnung verwenden.
Sofern mehrere Kostenermittlungen definiert wurden, kann auch pro Leistungsphase ausgewählt werden, welche Kostenermittlung als Basis der Honorarermittlung dienen soll. Hierfür kann das Feld "Kostenermittlung“ in den Leistungsphasen verwendet werden.
Verknüpfung mit Projektstrukturplan#
Projektstrukturplanverknüpfung#
Nachdem ein Leistungsbild vollständig erstellt worden ist, sollte dieses mit dem Projektstrukturplan verknüpft werden. Hierbei werden die Honorare aus dem Leistungsbereich in den Projektstrukturplan übertragen und ggf. fehlende Projektstrukturplanzeilen angelegt.
Das führt dazu, dass im Projektstrukturplan alle relevanten Plan- und Istwerte eines Projekts zusammenfließen, damit der Projektstrukturplan seiner Rolle als zentrales Werkzeug zur Projektplanung, -steuerung und -kontrolle gerecht werden kann.
Alle relevanten Daten zur Verknüpfung eines Leistungsbildes mit dem Projektstrukturplan finden sich in den Leistungsbildern im Inforegister "PSP-Verknüpfung“.
Grundlage für die Verknüpfung sind die Projektvorlagen, welche im gleichnamigen Abschnitt näher erläutert wurden.
An jedem Leistungsbild wird eine Projektvorlage hinterlegt, die vorgibt, mit welchen Zeilen das Leistungsbild im Projektstrukturplan repräsentiert wird. An den Projektvorlagen ist hinterlegt, wie sich die Honorare aus den Leistungsbildern auf die Zeilen der Projektvorlagen verteilen (siehe "Projektvorlage“.
Die Honorarverteilung kann bei Bedarf pro Leistungsbild abgeändert werden, was mittels der Schaltfläche "Zuordnungsmatrix HOAI zu PSP“ möglich ist.
In dieser Ansicht werden in den Zeilen alle Positionen der Projektvorlage angezeigt, in den Spalten die Leistungsphasen des Leistungsbildes sowie alle Zusatzhonorare mit dem Kenner "Separate PSP-Position“. Zusatzhonorare ohne den Kenner "Separate PSP-Position“ werden analog den zugehörigen Leistungsphasen auf die Projektvorlagenzeilen verteilt.
Übertragung in Projektstrukturplan#
Mittels der Schaltfläche "In PSP übertragen“ kann ein Leistungsbild in den Projektstrukturplan übertragen werden.
Hierbei werden zunächst die Zeilen der Projektvorlage daraufhin geprüft, ob sie bereits im Projektstrukturplan vorhanden sind.
Ist dem so, erscheint eine Abfrage, ob das System die bereits vorhandenen Projektstrukturplanzeilen mit dem Leistungsbild verknüpfen soll. Wird dies verneint, so werden die Zeilen der Projektvorlage neu im Projektstrukturplan eingefügt. Das geschieht ebenfalls, wenn die Projektvorlagenzeilen noch nicht im Projektstrukturplan existieren.
Anschließend überträgt das System die Honorare aus dem Leistungsbild in den Projektstrukturplan. Hierbei ist relevant, welche Einstellung im Feld "Beauftragung Subunternehmer“ im Leistungsbild ausgewählt wurde:
Auswahl "Nur Abrechnung“:
Die Honorare werden im Projektstrukturplan in die Spalte "VK-Preis“ übernommen. Die Abrechnungsmenge wird fest auf "1“ gesetzt.
Auswahl "Nur Subunternehmerbeauftragung“:
Die Honorare werden – sofern am Leistungsbild der Kenner "Subunternehmerkosten übertragen“ gesetzt ist – in die Spalte "Einstandspreis“ übernommen.
Auswahl "Abrechnung und Subunternehmer“:
Die Honorare werden im Projektstrukturplan in die Spalte "VK-Preis“ übernommen. Die Abrechnungsmenge wird fest auf "1“ gesetzt. Zusätzlich werden die Honorare – sofern am Leistungsbild der Kenner "Subunternehmerkosten übertragen“ gesetzt ist – in die Spalte "Einstandspreis“ übernommen.
Alle Projektstrukturplanzeilen, denen gemäß Honorarverteilung Honorare zugeteilt sind, erhalten zudem eine Kennzeichnung in der Spalte "HOAI-Position“.
Solchermaßen gekennzeichnete Projektstrukturplanzeilen weisen eine Reihe von Einschränkungen auf. So dürfen diese Zeilen nicht gelöscht werden. Ebenso dürfen Informationen, die aus dem Leistungsbild übertragen wurden, wie bspw. der "VK-Preis“, nicht mehr geändert werden. Entsprechende Änderungen müssen im Leistungsbild selbst vorgenommen werden.
Sofern an der verwendeten Projektvorlage der Kenner "HOAI: Budgetzeilen erstellen“ verwendet wurde, werden außerdem Budgetzeilen für die Positionen des Leistungsbildes erstellt. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Projektvorlage“.
Damit ist die Übertragung des Leistungsbildes in den Projektstrukturplan zunächst abgeschlossen. Werden nun im Nachgang weitere Änderungen im Leistungsbild vorgenommen, so weist das System unmittelbar mittels einer Benachrichtigung darauf hin, dass die Übertragung in den Projektstrukturplan erneut erfolgen muss. Dies kann per Klick auf die Nachricht oder mittels der Schaltfläche "In PSP übertragen“ erreicht werden.
Mehrere Leistungsbilder#
Wenn in einem Projekt mehrere Leistungsbilder existieren, so kann gesteuert werden, ob für jedes Leistungsbild die Projektvorlagenzeilen eingefügt werden sollen, sodass die Leistungsbilder im Projektstrukturplan getrennt aufgeführt werden, oder ob die Leistungsbilder dieselben Projektstrukturplanzeilen nutzen werden.
Hierfür finden sich im Inforegister "PSP-Verknüpfung“ in den Leistungsbildern die Felder "Haupt-Akt.“, "Unter-Akt.“ und "Teil-Akt.“. Diese werden bei der Übertragung eines Leistungsbildes in den Projektstrukturplan in die gleichnamigen Felder der Projektstrukturplanzeilen übernommen. Alle Leistungsbilder eines Projekts, welche dieselbe Projektvorlage und dieselben Aktivitäten nutzen, werden im Projektstrukturplan zusammengefasst. Das heißt, dass die Zeilen der Projektvorlage nur einmalig im Projektstrukturplan eingefügt werden. Jede Projektstrukturplanzeile enthält die Honorare aus allen Leistungsbildern.
Werden dagegen andere Projektvorlagen und/oder andere Aktivitäten an Leistungsbildern hinterlegt, so werden für jedes Leistungsbild die Zeilen der Projektvorlage eingefügt.
Zurücksetzen der Projektstrukturplanverknüpfung#
Wurden Leistungsbilder ungewollt oder fälschlicherweise mit dem Projektstrukturplan verknüpft, so kann dies jederzeit rückgängig gemacht werden.
Hierfür kann in den Leistungsbildern die Schaltfläche "PSP-Übertragung zurücksetzen“ genutzt werden. Diese entfernt aus den Projektstrukturplanzeilen das Kennzeichen "HOAI-Position“. Anschließend können die Projektstrukturplanzeilen wieder beliebig geändert und auf Wunsch auch gelöscht werden.
Angebotserstellung#
Um Angebote für Bauherrn zu erstellen, können zwei Wege verwendet werden:
Angebote können entweder manuell in der Ansicht Verkaufsangebote erzeugt werden oder per Knopfdruck aus dem Projektstrukturplan mithilfe der Schaltfläche "Verkaufsbelege erstellen“.
Über beide Wege können Angebote samt den anzubietenden Positionen erstellt werden. Bei der manuellen Erstellung von Angeboten ist darauf zu achten, dass die korrekte Projektnummer am Angebot hinterlegt wird. Unabhängig vom genutzten Weg weisen "reguläre“ Angebote im Gegensatz zu HOAI-bezogenen Angeboten eine Besonderheit auf:
In den Zeilen des Angebots kann über die Schaltfläche "HOAI-Leistungen“ eine Ansicht geöffnet werden. In dieser Ansicht werden alle Honorare aufgelistet, welche in den Leistungsbildern des zugehörigen Projekts hinterlegt sind.
Dabei werden in den Spalten der Ansicht alle Leistungsbilder des zugehörigen Projekts aufgelistet. In den Zeilen werden die Leistungsphasen sowie alle zusätzlichen Honorare mit dem Kenner "Separate Abrechn.“ ausgewiesen.
In den Zellen wird das pro Position anfallende Honorar aufgeführt.
Hier sind nun jeweils die Positionen auszuwählen, welche der aktuell ausgewählten Angebotszeile zugeordnet werden sollen. Beim Schließen der Ansicht wird die Summe der zugeordneten Honorare in die Verkaufszeile übertragen.
Wurde das Angebot mit der Funktion "Verkaufsbelege erstellen“ erzeugt, so wurde diese Zuordnung bereits automatisch durchgeführt; andernfalls muss sie manuell vorgenommen werden.
Nachdem das Angebot mit den HOAI-Leistungen verknüpft wurde, kann mit der Schaltfläche "HOAI-Anhang drucken“ ein ergänzender Beleg erzeugt werden, welcher die Honorarermittlung gemäß HOAI ausweist. Dabei kann zunächst ausgewählt werden, welche Teile der Honorarermittlung angedruckt werden sollen. Anschließend kann der Beleg als PDF-, Excel- oder Word-Datei generiert werden.
Wurde ein Angebot beauftragt, so kann dieses mit der Schaltfläche "Auftrag erstellen“ in einen Verkaufsauftrag überführt werden. In diesem Zuge werden am Verkaufsauftrag bereits Anzahlungsplanzeilen für die Schlussrechnung erzeugt, basierend auf allen HOAI-Leistungen, welche dem Angebot zugewiesen wurden.
Der Anzahlungsplan bildet die Basis für die Abrechnung von HOAI-Honoraren und wird im folgenden Abschnitt näher beschrieben.
Abrechnung#
Anzahlungsplan#
Grundlage für die Abrechnung von HOAI-Honoraren bilden die sogenannten Anzahlungspläne der App "Advance Payment“, aus welchen Anzahlungs- und Schlussrechnungen erzeugt werden können.
Im Nachfolgenden werden primär die HOAI-spezifischen Besonderheiten hierzu geschildert. Allgemeine Grundlagen bezüglich der Planung und Erstellung von Anzahlungen entnehmen Sie bitte der Hilfe zu "Advance Payment“.
Anzahlungspläne zur Abrechnung von HOAI-Honoraren können an zwei Stellen gepflegt werden: Entweder auf Basis eines Verkaufsauftrags oder auf Basis des Projekts selbst. In beiden Fällen stehen dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, welche nachfolgend beschrieben werden.
Der Anzahlungsplan lässt sich sowohl im Verkaufsauftrag als auch im Projekt, wie auch in den Leistungsbildern, per Schaltfläche "Anzahlungsplan“ aufrufen. Im Anzahlungsplan können die benötigten Anzahlungen und Schlussrechnungen geplant werden und erstellt werden. Dazu werden die gewünschten Rechnungsdatumsangaben, Beträge und Zahlungsbedingungen angegeben.
Bei HOAI-bezogenen Anzahlungs-/Schlussrechnungen gibt es hierbei eine Besonderheit: Statt den gewünschten Anzahlungsbetrag direkt einzutragen, werden die abzurechnenden HOAI-Leistungen zugewiesen, sodass sich aus diesen der Rechnungsbetrag ermittelt.
Hierfür ist im Anzahlungsplan der Kenner "HOAI-Rechnung“ zu setzen. Anschließend kann über die Schaltfläche "HOAI-Leistungen zuordnen“ definiert werden, welche Honorare abzurechnen sind. Damit öffnet sich dieselbe Ansicht, welche auch bei der Leistungszuordnung in Angeboten verwendet wird und im Abschnitt "Angebotserstellung“ näher beschrieben wurde. Entsprechend können in dieser Ansicht die abzurechnenden Honorarpositionen (Leistungsphasen und zusätzliche Honorare mit dem Kenner "Separate Abrechn.“) mit dem jeweils abzurechnenden Prozentsatz ausgewählt werden.
Beim Schließen der Ansicht wird der abzurechnende Betrag in die Spalte "Anzahlungsbetrag“ im Anzahlungsplan übernommen.
Rechnungen erstellen und buchen#
Anzahlungsrechnungen können aus dem Anzahlungsplan erzeugt werden, in dem die gewünschten Positionen markiert und die Schaltfläche "Erstelle AZ-Rechnungen für markierte Zeilen“ genutzt wird.
Bei Schlussrechnungen ist zu unterscheiden: Wurde der Anzahlungsplan an einem Projekt gepflegt, so kann die Schlussrechnung genauso wie die Anzahlungsrechnungen aus dem Anzahlungsplan erstellt werden. Hierfür kann die Schaltfläche "Schlussrechnung erstellen für markierte Zeilen“ genutzt werden. Wurde dagegen der Anzahlungsplan an einem Auftrag gepflegt, so kann die Schlussrechnung nicht aus dem Anzahlungsplan erzeugt werden. Stattdessen wird der Auftrag selbst gebucht – dabei wird dieser automatisch mit den Schlussrechnungszeilen im Anzahlungsplan verknüpft.
Sowohl vor als auch nach der Buchung der erstellten Anzahlungs- und Schlussrechnungen ist es möglich, über die Schaltfläche "HOAI-Anhang drucken“ eine Rechnungsanlage zu generieren, welche die Honorarberechnung nachweist und so eine HOAI-konforme Rechnungsstellung ermöglicht.
Honoraränderungen#
Sollte sich im Laufe der Projektabwicklung das Honorar eines Leistungsbildes ändern, bspw. durch eine Erhöhung der anrechenbaren Kosten, so bietet das System einfache Möglichkeiten, um diese zu verwalten.
Bei einer entsprechenden Änderung eines Leistungsbildes wird automatisch geprüft, ob es bereits geplante/gebuchte Anzahlungsrechnungen oder Schlussrechnungen gibt, welche von einer Honoraränderung betroffen sind. Wenn dem so ist, erscheint eine Benachrichtigung, dass der Anzahlungsplan im Zuge einer Honoraränderung angepasst werden muss.
Wird der Anzahlungsplan nun geöffnet, so wird in der Spalte "Honoraränderung notwendig“ ausgewiesen, welche Schritte notwendig sind. Diese können anschließend mit der Schaltfläche "Honoraränderung durchführen“ ausgeführt werden.
Die Schritte, die in der Spalte "Honoraränderung notwendig“ vorgeschlagen werden, hängen vom aktuellen Stand der Abrechnung ab:
Anzahlungsplanzeile wurde noch nicht in eine Rechnung übertragen:
In diesem Fall wird "Betrag aktualisieren“ in der Spalte "Honoraränderung notwendig“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt, so berechnet das System den Betrag für die Anzahlungsplanzeile neu und aktualisiert die Spalte "Anzahlungsbetrag“.
Anzahlungsplanzeile wurde in eine Rechnung übertragen, diese wurde noch nicht gebucht:
In diesem Fall wird "Ungeb. Rechnung löschen & Betrag aktualisieren“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt, so wird zunächst die ungebuchte Rechnung gelöscht; anschließend wird der "Anzahlungsbetrag“ aktualisiert.
Anzahlungsplanzeile wurde in eine Rechnung übertragen, welche bereits gebucht wurde:
In diesem Falle ist entscheidend, ob die Honoraränderung eine Honorarerhöhung oder eine Honorarkürzung darstellt.
Bei einer Honorarerhöhung wird "Korrekturrechnung erstellen“ angezeigt. Wird die Honoraränderung durchgeführt, so berechnet das System den Rechnungsbetrag, der gemäß dem erhöhten Honorar fällig gewesen wäre, zieht davon den tatsächlich gebuchten Rechnungsbetrag ab und erzeugt für die Differenz eine zusätzliche Anzahlungsplanzeile. Diese Zeile dient damit zur Nachfakturierung des Rechnungsbetrags, der durch die Honorarerhöhung fällig wurde.
Die Anzahlungsplanzeile kann nun als eigenständige Rechnung aus dem Anzahlungsplan erzeugt und verbucht oder gemeinsam mit der nächsten regulären Rechnung verbucht werden. Um die Zeile gemeinsam mit der nächsten regulären Rechnung zu verbuchen, ist im Anzahlungsplan für beide Anzahlungsplanzeilen dasselbe "Rechnungsdatum“ auszuwählen. Anschließend können die Zeilen markiert und die Schaltfläche "Erstelle AZ-Rechnungen für markierte Zeilen“ genutzt werden.
Fand dagegen eine Honorarkürzung statt, so wird in der Spalte "Honoraränderung nötig“ "Korrekturgutschr. erstellen & buchen“ angezeigt.
Wird die Honoraränderung durchgeführt, so errechnet das System zunächst wie im Falle einer Honorarerhöhung die Differenz zwischen aktuell fälligem und gebuchtem Rechnungsbetrag. Für die so ermittelte Differenz wird danach automatisch eine Gutschrift erzeugt und gebucht.
Subunternehmerbestellungen#
Die Möglichkeiten der Honorarberechnungen kann auch genutzt werden, um Honorare für die Beauftragung von Subunternehmern zu berechnen.
Hierfür kann im Inforegister "Allgemein“ der Leistungsbilder das Feld "Beauftragung Subunternehmer“ genutzt werden. Das Feld bietet folgende Auswahloptionen:
Auswahl "Nur Abrechnung“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen ausschließlich zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn, nicht zur Beauftragung von Subunternehmern.
Auswahl "Nur Subunternehmer“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen ausschließlich zur Beauftragung von Subunternehmern, nicht jedoch zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn.
Auswahl "Abrechnung und Subunternehmer“:
Die Honorare dieses Leistungsbildes dienen sowohl zur Beauftragung von Subunternehmern als auch zur Abrechnung gegenüber dem Bauherrn.
Die Auswahl dieses Feldes hat Auswirkungen auf verschiedene Bereiche. So unterscheidet sich beispielsweise die Übertragung in den Projektstrukturplan je nach Auswahl. Nähere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Übertragung in Projektstrukturplan".
Die Angebotsstellung und Abrechnung kann allein für Leistungsbilder mit den Optionen "Nur Abrechnung“ oder "Abrechnung und Subunternehmer“ verwendet werden. Leistungsbilder der Auswahl "Nur Subunternehmer“ oder "Abrechnung und Subunternehmer“ können allerdings in Einkaufsbestellungen gegenüber Subunternehmern angegeben werden.
Hierfür kann zunächst eine reguläre Einkaufsbestellung erzeugt werden. Es ist dabei darauf zu achten, dass die korrekte Projektnummer an der Einkaufsbestellung angegeben wird. Nun kann – analog wie es bei Angeboten der Fall ist – in den Zeilen der Bestellung über die Schaltfläche "HOAI-Leistungen“ eine Ansicht geöffnet werden. In dieser werden alle Honorare aufgelistet, welche in den Leistungsbildern zur Subunternehmerbeauftragung hinterlegt sind. Die Ansicht ist identisch zu derjenigen aus den Angeboten und dem Anzahlungsplan, sodass die zu beauftragenden HOAI-Leistungen angegeben werden können.
Nachdem die Bestellung mit den HOAI-Leistungen verknüpft wurde, kann mit der Schaltfläche "HOAI-Anhang drucken“ ein ergänzender Beleg erzeugt werden, welcher die Honorarermittlung gemäß HOAI ausweist.
Dabei kann zunächst ausgewählt werden, welche Teile der Honorarermittlung angedruckt werden sollen. Anschließend kann der Beleg als PDF-, Excel- oder Word-Datei generiert werden, um diesen dem Subunternehmer vorzulegen.