Projektabrechnung#

Allgemein#

In diesem Abschnitt wird die Projektabrechnung dargestellt. Dabei wird vor allem auf die unterschiedlichen Abrechnungsarten für Projekte und deren Arbeitspakete eingegangen. Eine Projektabrechnung kann in einer Faktura eines vorhandenen Auftrages oder aber in einer sogenannten Direktrechnung ohne Auftragsbezug enden.

Einrichtung Debitoren und Verkauf#

In der "Einrichtung Debitoren und Verkauf" wurden zwei Felder auf dem Inforegister "KUMAVISION" eingeführt, die sich auf den Druck von Verkaufsbelegen (Angebot bzw. Auftragsbestätigung) auswirken.

Lieferdatumsdruck-Unterdrückung#

Auf dieser Seite kann festgelegt werden, ob das Lieferdatum für Sachkonten, Ressourcen und Artikel in den Verkaufsauftragsbestätigungszeilen nicht gedruckt werden soll.

Erstellen von Verkaufsbelegen (Angebot / Auftrag) aus dem Projekt#

Der Verkaufsbeleg bildet die kaufmännische Basis gegenüber dem Kunden. Aus dem Projektstrukturplan kann die Verkaufskalkulation des Projektes in ein Angebot und / oder ein Auftrag überführt werden. Dazu wird die Funktion "Verkaufsbeleg erstellen“ aus dem PSP aufgerufen. Wichtig ist dabei, welche Ebene jeweils in den Verkaufsbeleg überführt werden soll. Pro PSP-Zeile kann entschieden werden, ob die PSP-Zeile als solches (das Ergebnis der Feinbudgetierung aus den zugehörigen Budgetzeilen) und somit der Verkaufsbetrag der PSP-Zeile in den Verkaufsbeleg übertragen wird, oder ob die einzelnen Budgetzeilen und deren Verkaufsbeträge in den Verkaufsbeleg übertragen werden. Dies muss von Fall zu Fall entschieden werden. Wichtig sind dabei die Überlegungen ob der Kunde mit der Detailplanung etwas anfangen kann und wie später dem Kunden gegenüber abgerechnet werden soll, sprich das Arbeitspaket als Summe oder die einzelnen Komponenten / Teilleistungen.

Werden Budgetzeilen in einen Verkaufsbeleg übertragen, können Artikel aus den Budgetzeilen direkt in den Verkaufsbeleg übertragen werden. Ressourcen und Ressourcengruppen aus den Budgetzeilen werden in der Regel in eine neutrale Abrechnungsressource übersetzt.

Wird statt den Budgetzeilen eine PSP-Zeile in einen Verkaufsbeleg übertragen, so wird diese Verkaufszeile mit der sogenannten Abrechnungsart und -nummer (z.B. Abrechnungsressource) aus dem zugehörigen Arbeitspaketstamm erstellt.

Verkaufsbelege werden an den Projekt-Debitoren erstellt. Dazu werden die Informationen, welche am Projekt hinterlegt sind, verwendet. So werden Verkauf an Debitor, Rechnung an Debitor, die Lieferadresse und die Zahlungsbedingungen des Projektes zum Erstellen der Verkaufsbelege verwendet.

Abweichend vom Projekt-Debitor können auf einzelnen PSP-Zeilen und sogar auf jeder Budgetzeile abweichende Debitoren definiert werden. Je nach Einrichtung im Feld "In VK-Beleg übernehmen“ kann dies nur auf der PSP-Zeile oder auf den Budgetzeilen vorgenommen werden. Ist auf einer PSP-Zeile z.B. die Verkaufsintegration auf Budgetzeilenebene vorgesehen, so kann der abweichende Debitor nur auf den Budgetzeilen eingetragen werden.

Hat eine PSP-Zeile oder eine Budgetzeile einen abweichenden Debitor, so wird die nicht in den Verkaufsbeleg zum Projekt-Debitor übertragen, sondern bekommt einen eigenen Verkaufsbeleg. Mit dieser Funktionalität können Sie gezielt einzelne Leistungsbereiche an unterschiedliche Debitoren anbieten und fakturieren. Auch die spätere Fakturierung über den Abrechnungsvorschlag berücksichtigt einen abweichenden Debitor.

Beim Erstellen von Verkaufsbelegen per PSP-Funktion kann bei Bedarf eine manuelle Verkaufsbelegnummer angegeben werden, wenn dies von der Belegnummernserie zugelassen wird.

Ebenfalls kann mit der Funktion definiert werden, ob im neuen Beleg die Summenzeilen berechnet, die Positionsnummerierung durchgeführt und ob der neue Verkaufsbeleg bereits freigegeben sein soll.

Bei Angeboten kann statt eines Neubeleges auch ein vorhandenes Angebot aktualisiert werden. Dabei werden die vorhandenen Angebotszeilen gelöscht und neu erstellt. Das existierende Angebot kann zuvor archiviert werden.

Übertrag von Anhängen vom Projekt an den Verkaufsbeleg#

Sind zu einem Projekt Anhänge (Dateianhänge auf der Projektkarte im rechten Infoboxbereich) vorhanden, so kann dort im Feld "Anhänge aus Projekt an VK-Beleg übertragen“ definiert werden, dass mit dem Erstellen des Verkaufsbeleg diese Anhänge in den Verkaufsbeleg in dessen Anhänge übertragen werden.

Manuelle Verknüpfung zwischen Verkaufsbeleg und PSP#

Neben der gezeigten Erstellung des Verkaufsbeleges aus dem PSP heraus, gibt es eine weitere Möglichkeit die Belege in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ zu erstellen und zu verknüpfen.

Der Vertriebsprozess ist oft so gestaltet, dass der VK-Beleg bereits vor dem Projekt erstellt wird. Erst danach werden das Projekt und demzufolge auch der PSP erstellt.

Im Verkaufsbeleg besteht über die Funktion "Arbeitspaket holen“ die Möglichkeit, die aktuelle Verkaufszeile mit einer PSP-Zeile zu verknüpfen.

Es gibt dazu eine Funktion um die gerade aktive Verkaufszeile (auf welche der/die AnwenderIn aktuell steht) oder mehrere von dem/der AnwenderIn markierte Verkaufszeilen mit dem Projektstrukturplan zu verknüpfen. Die Ebene (Arbeitspaket oder Budgetzeile), auf welcher diese Verknüpfung erfolgt, ist von jeder einzelnen PSP-Zeile individuell abhängig. Dabei orientiert sich die Funktion am Feld "In VK-Beleg übernehmen“ der PSP-Zeilen. Dort kann gesteuert werden, auf welcher Ebene eine Verknüpfung bzw. ob die PSP-Zeile überhaupt in den Verkauf übernommen werden soll. Die Auswahl zur Verknüpfung ist somit dynamisch gestaltet, es kann somit durchaus sein, dass zu einem zum Projekt PSP-Zeilen als auch Budgetzeilen (je nach Einrichtung) angezeigt werden. Ist eine PSP-Zeile auf die Ebene Budgetzeile eingerichtet, so ist eine Verknüpfung auf der Arbeitspaketebene nicht möglich, und umgekehrt.

Mit der Auswahl werden die Verknüpfungsfelder (z.B. Arbeitspaket) gefüllt. Zusätzlich erfolgen einige Prüfungen, dabei erfolgt bei Datendifferenzen eine Abfrage, ob diese Werte (z.B. Arbeitstyp + Preisfindung) aus dem PSP übernommen werden sollen.

Die Verknüpfung funktioniert nur, wenn in der Auftragszeile im Feld ‚Art‘ Ressource, Artikel oder Sachkonto eingetragen ist.

Ist jedoch der Auftrag neu anzulegen, empfiehlt es sich, die Funktion "Verkaufsbeleg erstellen“ aus dem PSP zu nutzen.

Verkaufschance mit Projekt verbinden#

Wird ein Verkaufsangebot mit einer Verkaufschance verbunden, so wird die Projektnummer aus dem Angebot (Verkaufskopf) in die Verkaufschance übertragen. Damit können aus den Projekten jederzeit die zugehörigen Verkaufschancen ermittelt werden.

Verkaufsangebot in einen Auftrag wandeln#

Ein Verkaufsangebot kann mit der Funktion "Auftrag erst.“ in einen Auftrag überführt werden. Das Angebot wird dabei gelöscht, ob dabei dieses zuvor archiviert wird, hängt von der Einrichtung im Feld "Angebote archivieren“ in der "Einrichtung Debitoren und Verkauf“ ab.

Wenn das zugehörige Projekt sich noch im Status "Angebot" befindet, kann dieses während der Auftragswandlung in den Status "offen“ (= Auftrag) gewandelt werden. Alle im Angebot bezogenen PSP-Zeilen werden dabei ebenfalls in den Status "offen“ geändert.

Sollte das zuvor gestellte Angebot an einen Kontakt ohne Debitor Bezug gestellt worden sein, so wird aus dem Kontakt automatisch ein Debitor anhand der im Angebot verwendeten Debitorenvorlage. Der neue Debitor wird automatisch ebenso in das Projekt eingetragen (sofern dort ebenfalls noch der Kontakt anstelle des Debitors eingetragen ist).

Ein Angebot kann auch nur teilweise in einen Auftrag überführt werden. Dazu muss in den Verkaufszeilen das Feld "beauftragt“ markiert werden. Wird die Funktion "Auftrag erst.“ ausgeführt, kann zwischen den beiden Optionen "Gesamtes Angebot“ und "Nur als beauftragt markierte Zeilen“ ausgewählt werden. Bei einer Teilbeauftragung bleiben die nicht markierten Verkaufszeilen im Angebot bestehen und können bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt in einen Auftrag überführt werden.

Alternativ zur Funktion "Auftrag erst.“ kann auch die Funktion "An Verkaufsauftrag anhängen (Projekt)“ ausgeführt werden. In diesem Fall wird kein neuer Auftrag erstellt. Die beauftragten Angebotszeilen (oder das gesamte Angebot) werden an einen bestehenden Auftrag des gleichen Projektes angehängt. Es stehen nur Aufträge zur Auswahl, die im Auftragskopf zum gleichen Projekt referenzieren.

Rechnungsdruckkennzeichen#

Werden aus einem Auftrag nicht alle Zeilen fakturiert, so werden auch jene Zeilen in die gebuchte Rechnung übertragen, die dort nicht fakturiert wurden. Um den Rechnungsdruck zu verschlanken, gibt es in den gebuchten Rechnungszeilen das Feld "Zeile drucken“. Zeilen mit der Menge 0 können damit aus dem Rechnungsdruck ausgeschlossen werden, so dass auf der Rechnung nur die tatsächlich fakturierten Positionen erscheinen.

Über das Feld "Auf Rechnung drucken“ in den ungebuchten Verkaufsbelegzeilen (Auftrag und Rechnung) kann bereits vor dem Buchen einer Rechnung definiert werden, welche der Verkaufszeilen, die nicht in der aktuellen Faktura berücksichtigt werden, in der späteren gebuchten Rechnung gedruckt werden sollen. Standardmäßig ist das Feld "Auf Rechnung drucken" für alle Zeilen gesetzt. Nur Verkaufszeilen, die im Feld "Menge zu fakturieren“ die Menge 0 haben, können im Feld "Auf Rechnung drucken“ demarkiert werden.

Die tatsächliche Drucksteuerung der Zeile findet im gebuchten Rechnungsbeleg über das Feld "Zeile drucken“ statt, welches dort auch manuell gesetzt werden kann. Das Feld "Auf Rechnung drucken“ bringt lediglich die Möglichkeit, das Feld bereits vor dem Buchen der Rechnung entsprechend zu steuern.

Synchronisation der Verkaufsbelege mit dem Projekt#

Insbesondere in der Angebotsphase müssen Verkaufsbelege und das zugehörige Projektbudget öfters geändert und an den Kunden neu versendet werden. Bei Angeboten ist es kein Problem, die neue Kalkulation im Projektstrukturplan durchzuführen und eine neue Version des Angebotes zu erstellen. Bei Aufträgen kann dies schon komplexer sein, denn Auftragszeilen, welche bereits (teil-) geliefert / fakturiert wurden, können nicht mehr gelöscht werden. Daher ist es sinnvoll, kleine Änderungen direkt im Verkaufsbeleg durchzuführen und eine Aktualisierung des zugehörigen Projektes über eine Synchronisation zu erlangen.

Einrichtung der Synchronisation#

Folgende Felder sind für die Steuerung der Synchronisation in der "Einrichtung Projekte“ verantwortlich:

VK-Beleg - Projektbudget Änd.-Matrix#

Zusätzlich muss dem System mitgeteilt werden, was und wie synchronisiert werden soll. Dies geschieht über die "VK-Beleg - Projektbudget Änd.-Matrix“.

Pro Belegart kann parametrisiert werden, wie sich das System in den einzelnen Änderungsfällen verhalten soll.

Keine:
Es erfolgt kein Abgleich mit dem Projekt, AnwenderInnen bekommen auch keinen Hinweis.

Sofort:
Es wird sofort mit der Änderung der Abgleich in das Projekt angestoßen

Rückfrage:
AnwenderInnen werden zuerst gefragt, ob sie den Abgleich durchführen wollen. Wird diese Frage verneint, so wird das protokolliert.

Anhand der Matrix ist ersichtlich, welche Veränderungen in einer Verkaufszeile überhaupt zu einem Abgleich mit dem Projekt führen:

• Löschen einer Verkaufszeile
• Ändern der Beschreibung in einer Verkaufszeile
• Ändern des Verkaufspreises (inkl. Zeilenrabatt)
• Mengenänderungen auf einer Verkaufszeile

Voraussetzungen einer Synchronisation#

• die Verkaufszeile muss mit einem aktiven Projektstrukturplan verknüpft sein
• das Projekt darf nicht gesperrt sein
• eine PSP-Zeile darf nicht gesperrt sein (auch bei Abgleich auf Budgetzeilenebene)
• auf Budgetzeilenebene erfolgt eine Plausibilitätsprüfung auf Art und Nr.
• beim Löschen darf im Projekt auf diese Position noch nichts gebucht worden sein
• bei Preisänderungen muss die Projektabrechnungswährung identisch sein mit der Verkaufsbelegwährung (wird durch Funktion "Verkaufsbeleg erstellen aus PSP" gewährleistet)
• bei Preisänderungen muss die Einheit der Verkaufszeile identisch sein mit der Einheit im Projekt *(wird durch Funktion "Verkaufsbeleg erstellen" aus PSP gewährleistet).
• bei Mengenänderungen darf im Projekt die geplante Menge nicht von der geplanten Abrechnungsmenge abweichen, da sonst nicht klar ist wie sich die Mengenänderung auswirken soll (Differenz beibehalten, Differenz auflösen, Verbrauchsmenge fixieren nur Abrechnungsmenge ändern)
• bei Mengenänderungen auf Budgetzeilen muss dort die Verkaufseinheit identisch mit der Einheit im Verkaufsbeleg sein (wird durch Funktion Verkaufsbeleg erstellen aus PSP gewährleistet). Mengenänderungen auf PSP-Zeilen setzen eine einheitliche Einheit in der Verbrauchs- als auch der Abrechnungseinheit voraus.
• bei Mengenreduzierungen auf Budgetzeilen darf nur bis zur bereits verbrauchten Menge reduziert werden, wobei sich die verbrauchte Menge zusammensetzt aus tatsächlichem Verbrauch + auf Lagermenge für diese Budgetzeile + Restmenge in Einkaufsbestellung.
• Mengenänderungen auf PSP-Zeilen können nur ausgeführt werden, wenn es zur PSP-Zeile keine Budgetzeilen gibt, da unklar ist, wie sich diese Änderungen dort auswirken soll.

Was wird bei der Synchronisation unterstützt?#

Unterstützte Verkaufsbelegarten#

• Angebot
• Auftrag

Unterstützte Änderungen#

• Löschen von Verkaufszeilen
• Änderung Beschreibung
• Änderung Menge
• Änderung Preis, Zeilenrabatt

Unterstützte Projektebenen#

• PSP-Zeilen der Art Arbeitspaket
• Budgetzeilen jeder Art

Was wird bei der Synchronisation nicht unterstützt#

• Einfügen einer neuen Verkaufszeile (Problem: auf welcher Ebene sollte dies geschehen? Zuweisung zu einer PSP-Zeile notwendig, bzw. eines Arbeitspaketes aus dem Arbeitspaketstamm um eine neue PSP-Zeile zu erstellen).
• Löschen eines kompletten Verkaufsbeleges (hier wird davon ausgegangen, dass ein neuer Verkaufsbeleg auf Basis des eventuell geänderten Projektbudgets erstellt werden soll und nicht das gesamte Projektkonstrukt gelöscht werden soll).
• Änderungen in Strukturelementen (Von-/Bis-/Summenzeilen)

Protokoll#

Erfolgreiche und fehlgeschlagene aber auch von AnwenderInnen abgebrochene Synchronisationen werden protokolliert. Dieses Protokoll kann über den Aufruf "VK-Beleg - Projektbudget Änd.-Protokoll“ sowohl aus dem Verkaufsbeleg als auch aus dem Projekt und dem Projektstrukturplan eingesehen werden.

Abrechnungsvorschlag#

Das System ermittelt bei der Erstellung des Abrechnungsvorschlags alle Informationen die notwendig sind, um alle Aufwendungen zusammenfassend an den Kunden berechnen zu können. Bereits abgerechnete Leistungen bleiben außen vor. Um den Abrechnungsvorschlag sinnvoll und richtig nutzen zu können, sind einige vorbereitende Einrichtungen zu erledigen.

Der Abrechnungsvorschlag orientiert sich dabei immer am aktiven Projektstrukturplan der Projekte. Jede PSP-Zeile wird laut ihrer Abrechnungsart behandelt. Jede PSP-Zeile kann dabei temporär über das Feld "Abrechnung aussetzen“ von dieser Abrechnung ausgenommen werden.

Voraussetzungen für den Abrechnungsvorschlag#

Abrechnungsvorlage#

Zunächst müssen Abrechnungsvorschlagsvorlagen eingerichtet werden. Geben Sie dafür "Abrechnungsvorlagen“ in die Anwendersuche ein. Es bietet sich an, für jeden Projektverantwortlichen, welcher Abrechnungen durchführt, einen eigenen Abrechnungsvorschlag einzurichten. So ist gewährleistet, dass jeder Abrechnungsverantwortliche in seinem eigenen Bereich arbeitet.

Projektdaten#

Um einen Abrechnungsvorschlag erstellen zu können, muss das Projekt einen aktiven PSP haben. Die PSP-Zeilen, welche Arbeitspakete haben, müssen eine Abrechnungsart (Feld "Abrechnungsart“ im PSP) zugewiesen haben (Siehe "Projektstrukturplan"). Die Option "leer“ wird wie "ohne Berechnung“ behandelt. Die Festlegung zu einer Abrechnungsart erfolgt im PSP - sie kann im Abrechnungsvorschlag nicht mehr geändert werden und dient dort nur zur Information.

Zu jeder PSP-Zeile des aktiven PSP prüft der Abrechnungsvorschlag, ob es noch offene d.h. nicht abgerechnete Leistungen gibt. Bei Festpreis wird geprüft, ob das Verkaufsbudget bereits komplett berechnet wurde. Positionen "nach Aufwand" werden auf nicht abgerechnete Projektposten geprüft. Jede abzurechnende Leistung wird mit Bezug zu seiner PSP-Zeile in den Abrechnungsvorschlag eingetragen.

Über das Feld "Berechnungsbasis Restverk.-Betrag“ wird in der PSP-Zeile definiert, wie das Feld "N. abgerechn. Leistungen" errechnet wird. Das Feld dient im PSP nur zur Info und hat keine Auswirkung auf den Abrechnungsvorschlag.

Projektposten#

Der Projektposten ist die Grundinformation für die Projektabrechnung nach Aufwand. Über den Projektposten wird gemeldet, wie groß die verbrauchte Menge ist. Weiterhin wird auf dem Projektposten hinterlegt, wie viel diese verbrauchte Menge an den Kunden weiterberechnet werden soll. Die Kennzeichnung, ob eine Abrechnung vorbereitet oder bereits erfolgt ist, wird ebenfalls auf dem Projektposten mitgeteilt.

Die Anpassung der Abrechnungsmenge kann in unterschiedlichen Stadien des Projektfortschritts erfolgen. So kann bereits bei der Erstellung der Projektzeitposten die Ressource die Abrechnungsmenge gegenüber der Menge anpassen.

Bei der Übernahme der Projektzeitposten in die Projektposten können ProjektleiterInnen die Werte der Abrechnungsmenge überarbeiten.

Auf dem Projektposten selbst kann die Abrechnungsmenge angepasst werden, solange dieser noch nicht abgerechnet wurde oder sich gerade in einem Abrechnungsvorschlag befindet.

Aus dem Abrechnungsvorschlag heraus können die Werte der Abrechnungsmenge ebenfalls noch geändert werden. Sollen weitere Felder des Projektpostens geändert werden, ist allerdings ein funktionaler Aufruf notwendig.

Über den Arbeitstyp der PSP-Zeile kann aber eine von der Aufwandseinheit abweichende Abrechnungseinheit definiert werden. Damit kann eine Zeiterfassung in Stunden, die Abrechnung aber in Tagen erfolgen. Die Umrechnung ist definiert über die Tabelle Einheiten und wird bereits beim Buchen des Aufwandes durchgeführt. Die Projektposten haben in diesem Fall Stunden für den Aufwand und für die Abrechnung die umgerechnete Abrechnungsmenge in der Abrechnungseinheit Tage. Aber auch in diesem Fall muss der Auftrag die korrekte Abrechnungseinheit (Tage) enthalten.

Verkaufsauftrag#

Zur Abrechnung einer PSP-Zeile ist im Normalfall eine zugehörige Verkaufsauftragszeile notwendig. Da sich eine PSP-Zeile durch die Kombination der Felder "Arbeitspaket + Hauptaktivitätscode + Unteraktivitätscode + Teilaktivitätscode" eindeutig identifiziert, gilt für das Suchen nach der zugehörigen Auftragszeile die gleiche Kombination (natürlich inkl. Projektnr.).

Bei Abrechnungen nach Aufwand muss die Auftragszeile eine Restmenge (Verkaufsbudget) in ausreichender Höhe haben. Es muss zwischen den beiden Bereichen eine Homogenität bestehen. D.h. wenn in der PSP-Zeile "Stunden“ als Abrechnungseinheiten definiert sind, können in der Auftragszeile nicht "Stück“ stehen.

Aufbau Abrechnungsvorschlag#

Der Abrechnungsvorschlag wird unter Eingabe von "Abrechnungsvorschlag“ über die Anwendersuche aufgerufen. Nach Auswahl des richtigen Vorschlagsnamens sind die zuletzt dort eingelesenen Abrechnungsvorschläge zu finden. Diese beim Ausführen der Funktion "Vorschlagszeilen erstellen“ automatisch gelöscht.

Abrechnungsvorschläge können nach unterschiedlichen Gesichtspunkten gefiltert und erstellt werden. So ist zum Beispiel die Erstellung eines Abrechnungsvorschlages für alle Projekte eines Debitors möglich, oder gezielt ein Abrechnungsvorschlag für ein bestimmtes Projekt. Der Filter "Verantwortlich“ erlaubt die Erstellung eines Abrechnungsvorschlages aller Projekte bestimmter ProjektleiterInnen.

Felder und Funktionen des Abrechnungsvorschlags#

Die Abrechnungsvorschläge sind mehrstufig aufgebaut:

Ebene 0
Debitor, die Abrechnungsvorschläge werden nach Debitoren gruppiert.

Ebene 1
Herkunftsart, innerhalb des Debitors werden die Abrechnungsvorschläge nach deren Herkunft gruppiert in (Handels-) Aufträge und Projekte. (Derzeit werden bei der weiteren Verarbeitung nur Projekte berücksichtigt, die Zeilen aus den Aufträgen sind noch nicht fakturierte Verkaufslieferungen und dienen derzeit nur zur Info).

Ebene 2
Die einzelnen Projekte zu denen Abrechnungsvorschläge vorliegen.

Ebene 3
Bei Festpreisposition kann dies eine PSP-Zeile oder eine Budgetzeile sein, je nach Abrechnungsebene. Bei "nach Aufwand“ ist es immer die PSP-Zeile.

Ebene 4
Nur bei Abrechnung "nach Aufwand“: Die Projektposten, welche zur Abrechnung vorgeschlagen werden. Diese können vor der Rechnungserstellung noch bearbeitet werden (z.B. die Abrechnungsmenge verändern).

Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder näher erläutert:

In den Zeilen sind je nach Stufe Informationen zur PSP-Zeile bzw. zum Projektposten hinterlegt. Für die PSP-Zeile wird angezeigt:

• Budget (Menge, VK-Preis, Verkaufsbetrag)
• Bisher fakturiert (Menge fakturiert, Betrag fakturiert)
• Restbudget (Restverkaufsbetrag)
• Aktuelle Abrechnung (Abrechnungsmenge, Rechnungsbetrag) (nur für Festpreispositionen).
• Zugewiesene Verkaufszeile (Referenz. Verkaufsauftrag, Referenz. Verkaufsauftragszeile)
• Menge fakturiert wird errechnet aus Betrag fakturiert / VK-Preis, dies kann eine theoretische Menge sein, denn der fakturierte Betrag wird ermittelt aus den Verkaufsprojektposten zur PSP-Zeile.
• Das gleiche gilt für die Abrechnungsmenge, hier wird das restliche Budget (Restverkaufsbetrag) dividiert durch den VK-Preis. Abrechnungsmenge auf der Stufe der PSP-Zeilen ist nur bei Festpreispositionen gefüllt. Bei Positionen nach Aufwand erfolgt die eigentliche Abrechnung in der Stufe der Projektposten.

Für den Projektposten wird angezeigt:

• Verbrauch (Menge, VK-Preis, Verkaufsbetrag)
• Aktuelle Abrechnung (Abrechnungsmenge, Rechnungsbetrag) (nur für Positionen "nach Aufwand“)* Mit der Abrechnungsmenge kann bei Positionen "nach Aufwand“ bestimmt werden, welche Menge an den Kunden tatsächlich abgerechnet werden soll. Abrechnungsmenge x VK-Preis = Verkaufsbetrag der Position.

Auf der Ebene der Projektposten werden in einer Infobox die eventuell zu einem Projektposten vorhandenen Projektpostenbemerkungen angezeigt, inkl. Kennzeichen, ob es dabei um eine interne oder externe Bemerkung handelt. Ist dort das Feld "Im Kundenbeleg drucken“ markiert, so handelt es sich um eine externe Bemerkung, die auf dem späteren Leistungsnachweis gedruckt werden kann.

Aktionen im Menüband#

Vorschlagszeilen erstellen#

Über die Funktion "Vorschlagszeilen erstellen" kann ein neuer Abrechnungsvorschlag erstellt werden.

Verwenden Sie sinnvolle Filter, um einen neuen Abrechnungsvorschlag erstellen zu lassen. So kann gezielt ein Vorschlag für ein einzelnes Projekt, für alle Projekte eines Debitors oder alle Projekte eines Projektleiters für eine vernünftige Bearbeitung sinnvoll sein. Wird mit Projektteamrollen gearbeitet, so kann im Filterfeld "Ressourcennr. (Abrechnungsverantwortlich)“ auf Projekte von bestimmten "Abrechnungsverantwortlichen“ gefiltert werden. Hierbei sind die Einträge im Projektteam relevant, aber nicht das Feld "Abrechnungsvorschlag“ (dieses erlaubt TeammitgliederInnen generell die Erstellung eines Abrechnungsvorschlages für ein Projekt), sondern die Zuordnung eines Projektteammitgliedes zur richtigen Projektteamrolle (jener welche dort im Feld "Abrechnungsverantwortlich“ gekennzeichnet ist).

Ist im verwendeten Filter ein Projekt enthalten, welches sich bereits in einem anderen Abrechnungsvorschlag befindet, so wird dieses, um doppelt Abrechnungen zu vermeiden, nicht in den aktuellen Abrechnungsvorschlag eingelesen. Es erfolgt eine Hinweismeldung mit den betroffenen Projekten.

Ein Datumsfilter im Feld "Leistungsdatum" wirkt sich sowohl auf die abzurechnenden Projektposten als auch auf die Zahlungsplanzeilen aus.

Mit den Filtern "Projektpostenart" und "Nr." kann Einfluss auf die einzulesenden Projektposten "nach Aufwand" genommen werden. Sollen z.B. in einer Abrechnung nur Projektposten eines bestimmten Artikels abgerechnet werden, so kann dies über diese beiden Filter bewirkt werden. Der Filter wirkt auch ohne die Eingabe einer Nummer, um z.B. nur Ressourcen- oder nur Artikelposten in die Abrechnung zu überführen.

Der "PSP-Zeilenstatusfilter" (beides, Angebot, Auftrag) wirkt auf die PSP-Zeilen. In der Regel werden nur PSP-Zeilen im Status "Auftrag (offen)" in der Abrechnung berücksichtigt.

Mit "Abrechnungsposten in Aufträgen löschen" werden vor der eigentlichen Ausführung der Funktion, für die gefilterten Projekte, alle noch nicht gebuchten Abrechnungsposten aus den Verkaufsbelegen gelöscht. Dies bewirkt, dass die mit den ungebuchten Abrechnungsposten zur Abrechnung eigentlich bereits vorbereiteten Projektposten wieder in den Abrechnungsvorschlag abgerufen werden. Sinnvoll ist dies beispielsweise, wenn eine vorbereitete Abrechnung noch einmal neu gestartet werden soll, und sichergestellt werden soll, dass alle noch nicht fakturierten Projektposten ("nach Aufwand") in den Abrechnungsvorschlag eingefügt werden.

Bemerkungen#

Durch den Aufruf "Bemerkungen“ können Sie Hinweise zur Erstellung des Abrechnungsvorschlags einsehen, z. B. eine abweichende Abrechnungswährung in Projektposten, Zahlungsplan oder VK-Auftrag. Rechnen MitarbeiterInnen Projekte ab, zu welchen sie nicht im Projektteam eingetragen sind (und die Prüfung auf das Projektteam bei der Abrechnung eingeschalten ist), dann stehen ebenso diese Informationen in den Bemerkungen.

Projektposten o. Abrech. schließen#

Die Funktion "Proj.-Posten o. Abrechn. schließen“ bewirkt, dass Projektposten geschlossen werden, ohne dass sie in eine Abrechnung aufgenommen werden. Es handelt sich hierbei um Posten, die dem Kunden gegenüber nicht abgerechnet und nicht von dem Kunden eingesehen werden sollen. Das ist nur sinnvoll für Posten nach Aufwand.

Projektposten bearbeiten#

Die Funktion "Projektposten bearbeiten“ bewirkt, dass Sie aus dem Abrechnungsvorschlag den zugrundeliegenden Projektposten nochmals ändern können.

Auftragszuordnung#

Die Funktion "Auftragszuordnung“ erlaubt es AnwenderInnen eine vom Abrechnungsvorschlag automatisch gefundene Auftragszuordnung auf einen anderen Auftrag/eine andere Auftragszeile) zu ändern. Dabei kann aus allen Auftragszeilen mit übereinstimmender Projektnummer, Arbeitspaket, Aktivitätenfeldern (also mit übereinstimmender PSP-Zeilenreferenzierung) ausgewählt werden. Das Wechseln der Auftragszeile ist nur für Dienstleistungszeilen (Ressourcenzeilen) vorgesehen, welche nach Aufwand abgerechnet werden. Eine eventuell gebuchte Aufgabe wird bei der Filterung ebenfalls mitberücksichtigt, so dass ein Aufwand auf eine bestimmte Aufgabe nicht mit einer Auftragszeile einer anderen Aufgabe abgerechnet werden kann. Es muss sich um eine Auftragszeile mit der gleichen Aufgabennummer oder um eine neutrale Auftragszeile handeln.

Auftragszuordnung lösen#

Mit der Funktion "Auftragszuordnung lösen“ können Sie eine vom Abrechnungsvorschlag automatisch gefundene Auftragszuordnung lösen, um den Projektposten ohne Auftragsbezug mit einer Direktrechnung abzurechnen.

Auftragszeile erhöhen#

Für Aufwände, welche nach Aufwand abgerechnet werden, und deren zugehörige Auftragszeile nicht mehr genügend Restmenge übrig hat, kann mit der Funktion "Auftragszeile erhöhen“ die Auftragsmenge so erhöht werden, dass der Gesamtaufwand mit der Auftragszeile abgerechnet werden kann.

Beim Ausführen der Funktion wird eine Bearbeitungsmaske geöffnet, in welcher die aktuelle Auftragsmenge, die Restauftragsmenge und die Abrechnungsmenge zu dieser Auftragszeile angezeigt werden. Im Feld Auftragsmenge können AnwenderInnen die Auftragsmenge erhöhen. Sollte der Auftrag bereits freigegeben sein, so kann dieser über "Status öffnen“ geöffnet werden. Mit "OK“ wird die Änderung übernommen. Beim Schließen der Form wird der Auftrag automatisch wieder freigegeben, wenn dieser vor dem Öffnen der Form freigegeben war.

Bericht nach Auftrag#

Der "Bericht nach Auftrag“ zeigt Ihnen das Ergebnis der Abrechnung aus Sicht der jeweils referenzierten Aufträge, also eine Übersicht, was nach der Abrechnung vom Auftrag noch übrigbleibt.

Projektbelege#

Die zu dem Projekt gehörigen "Projektbelege“ rufen Sie über diese Funktion auf.

Abrechnung erstellen…#

Über "Abrechnung erstellen…“ werden die im Abrechnungsvorschlag vorbereitete Rechnungen erstellt und zur Verbuchung bereitgestellt bzw. Aufträge zur Abrechnung vorbereitet. Durch diesen Schritt werden die ungebuchten Abrechnungsposten gebildet.

Der Abrechnungsvorschlag ruft die noch nicht abgerechneten Projektposten auf. Der Vorschlag sollte so gezielt wie möglich sein, um eine effiziente Weiterverarbeitung mit den Daten optimal zu unterstützen. Langwierige Bereinigung der vorgeschlagenen Daten würde den Arbeitsfluss stoppen. Deshalb sollten die Projektposten bereits im Vorfeld optimal vorbereitet sein.

In folgender Übersicht werden einige Felder der Projektpostentabelle näher erläutert:

Menüregister Zugehörig#

PSP anzeigen#

Der Projektstrukturplan des Projekts kann aus dem Abrechnungsvorschlag über "PSP anzeigen“ aufgerufen werden.

Karte#

Mit dem Aufruf "Karte“ wird die jeweilige Karte aufgerufen, je nachdem ob in der Abrechnungsplanzeile eine Ressource, Artikel oder Sachkonto als Verbrauch steht.

Projektposten anzeigen#

Mit dem Aufruf "Projektposten anzeigen“ wird der Projektposten aufgerufen, welcher der aktiven Abrechnungszeile zugrunde liegt.

Projektpostenbemerkung#

Mit dem Aufruf "Projektpostenbemerkung“ kann, falls vorhanden, ein Bemerkungstext des Postens angezeigt werden.

Bearbeiten des Abrechnungsvorschlags#

Sobald ein Abrechnungsvorschlag aufgerufen ist, können die einzelnen Datensätze nochmals überarbeitet werden.

Abrechungsmenge anpassen#

In der Ebene der Projektposten können die Abrechnungsmengen angepasst werden. Bereits im Vorfeld kann dieser Wert an mehreren Stellen des Arbeitsprozesses überarbeitet werden.

Dabei ist nur das Feld zu aktivieren und der neue Wert einzutragen. Wird die Menge auf 0 gesetzt, wird der Posten trotzdem zur Buchung vorgeschlagen. Bei einer ausführlichen Rechnungsstellung an den Kunden wird die Zeile informatorisch mit der Menge 0 gemeldet.

Projektposten bearbeiten#

Sofern neben der Abrechnungsmenge noch weitere abrechnungsrelevante Werte geändert werden müssen (insbesondere der Wechsel in ein anderes Arbeitspaket), kann über die Aktion "Posten bearbeiten“ der Projektposten speziell bearbeitet werden.

Nach der Ausführung der Aktion, erfolgt eine Abfrage, ob der aktuelle Projektposten geändert und erneut in den Abrechnungsvorschlag übernommen werden soll.

Nach Bestätigen mit "Ja“ öffnet sich die Projektpostenübersicht, auf der Sie Ihre Änderungen vornehmen können.

Folgende Felder sind editierbar:

Über die Funktion "Arbeitspaket wechseln“ können Sie dem Projektposten ein anderes Arbeitspaket zuordnen. Aufgrund der Auswirkungen einer solchen Veränderung erfolgt eine weitere Sicherheitsabfrage.

Durch das Wechseln in ein anderes Arbeitspaket kann es zu einer Änderung des Einstandspreises (wegen abweichendem Arbeitstyp), des Projektkontos (Projektcontrolling) und der Dimensionen kommen. Bei einer Änderung des Arbeitspaketes werden im Projektposten die Felder "Arbeitspaket geändert von“, "Arbeitspaket geändert am“ und "Arbeitspaket geändert um“ mit den entsprechenden Daten gefüllt.

Nachdem die Änderungen abgeschlossen sind und die Eingaben mit "OK“ bestätigt wurden, wird die Zeile aktualisiert, sofern folgende Felder angepasst wurden: "Beschreibung“, "Abrechnungsmenge“ oder "VK-Preis“.

Die Abrechnungszeile wird aus dem Abrechnungsvorschlag gelöscht, wenn der Haken im Feld "Fakturierbar“ entfernt wurde. Ein erneutes Aufrufen des Abrechnungsvorschlags liest diesen Posten nicht mit ein. Ist der Haken versehentlich entfernt und die Eingabe bestätigt worden, können Sie über den Aufruf des Projektpostens direkt, den Haken wieder setzen.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass im Projektposten die oben erwähnten Felder immer auch auf der Projektpostenübersicht geändert werden können, nicht nur über die Funktion im Abrechnungsvorschlag. Wurde das Arbeitspaket angepasst, erscheint die Meldung, dass die zugehörige Abrechnungszeile zur Änderung des Projektpostens gelöscht wurde. Bei Bedarf muss der Abrechnungsvorschlag nochmals neu abgerufen werden.

Durch das Bestätigen fällt der Projektposten aus dem Abrechnungsvorschlag heraus. Die Änderung kann eine ganz andere Zuordnung bedeuten. Nach allen Änderungen muss der Abrechnungsvorschlag neu erstellt werden. Dadurch werden die Projektposten mit geänderten Arbeitspaketen neu einsortiert.

Wird ein Projektposten mit der Funktion "Projektposten bearbeiten“ geöffnet und die Bearbeitung mit Abbrechen beendet, erscheint die Meldung, dass die zugehörige Abrechnungszeile zur Änderung des Projektpostens gelöscht wurde. Bei Bedarf muss der Abrechnungsvorschlag nochmals neu abgerufen werden.

Die dazugehörige Zeile wird aus dem Abrechnungsvorschlag gelöscht. Sie kann in einem weiteren Aufruf wieder in die Bearbeitung einbezogen werden.

Löschen von einzelnen Zeilen#

Einzelne Zeilen auf der Ebene der Projektposten können mit Strg+Entf aus dem Abrechnungsvorschlag entfernt werden. Diese Zeilen werden dann bei einem erneuten Aufruf eines Abrechnungsvorschlags wieder zur Abrechnung angeboten, da die Posten durch das Löschen nicht geschlossen werden. Das Löschen auf höherer Ebene (z.B. ein ganzes Projekt aus dem Abrechnungsvorschlag entfernen) muss mit der Funktion "Ebene Löschen“ durchgeführt werden.

Projektposten ohne Abrechnung schließen#

Sind im Abrechnungsvorschlag Posten enthalten, die nicht zur Abrechnung weitergereicht werden und die auch künftig nicht über einen Abrechnungsvorschlag abgerechnet werden sollen, dann können diese Posten mit der Funktion "Proj.-Posten o. Abrechn. schließen“ dahingehend bearbeitet werden, dass sie aus der Auflistung entfernt werden und bei einem weiteren Aufruf nicht mehr erscheinen.

Diese Funktion hat dieselbe Wirkung wie das manuelle Entfernen des Hakens im Feld "Fakturierbar“ auf dem Projektposten. Ein versehentliches Entfernen kann über das manuelle Setzen des Hakens im Projektposten wieder behoben werden.

Aktionen auf Basis des Abrechnungsvorschlags#

Im Abrechnungsvorschlag gibt es drei Felder, die festlegen, wie diese Zeile in die Abrechnung übernommen wird. Dabei kann pro Abrechnungszeile nur eine der drei Optionen gewählt werden. Die Auswahl der Optionen ist an bestimmte Voraussetzungen gekoppelt, die im Folgenden erklärt werden.

Positionen, die mit einer Auftragszeile abgerechnet werden sollen, müssen über die Felder "Abr.-Vorbereitung“ oder "Auftragsabrechn“ markiert werden. Je nachdem, ob es sich um eine Festpreisposition handelt oder um eine Position "nach Aufwand“ wird dieses Feld auf unterschiedlicher Ebene markiert.

Vorbereitung zur Abrechnung#

Abhandlung nach Festpreis#

Wenn eine Festpreisposition abgerechnet werden soll, dann muss dort der Haken gesetzt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob bereits Projektposten vorhanden sind oder nicht. Die Position kann jederzeit (auch teilweise) abgerechnet werden. Voraussetzung ist lediglich, dass zur PSP-Zeile eine Auftragszeile vorhanden ist.

Abhandlung nach Aufwand#

Hier sind die tatsächlichen Aufwände relevant. Deshalb ist der Haken auf jeden Fall in der Stufe der Projektposten zu setzen. Wird dieses Feld in einer Arbeitspaketzeile gesetzt, werden alle zugehörigen Projektposten automatisch markiert bzw. demarkiert. Zur Abrechnung ist es aber nicht relevant, ob die zugehörige Arbeitspaketzeile markiert ist, wichtig ist nur die Markierung in der Projektpostenzeile.

Problemcodes:
Zeilen mit einem Problemcode können in diesem Feld nicht markiert werden. Es sind 6 Problemcodes hinterlegt. Liegt kein Fehler vor, wird der Code 0 angedruckt.

Die Fehlercodes lauten folgendermaßen:
1. Keine gültige Verkaufsauftragszeile gefunden. 2. Art des Projektpostens weicht von der Art der Verkaufsauftragszeile ab. 3. Verkaufszeile hat nicht genügend Restmenge. Auftrag muss erhöht werden. (Hierzu kann die Funktion im Abrechnungsvorschlag verwendet werden.) 4. Mengeneinheit der Verkaufszeile weicht von PSP-Zeile ab. Dies ist bei Fixpreispositionen nicht möglich. PSP anpassen. 5. Festpreis wurde bereits komplett fakturiert. Nur noch schließen mit letzter Rechnung möglich. 6. Auftrag wurde manuell gelöst (mit Funktion im Abrechnungsvorschlag)

Auswirkungen auf den Auftrag#

Grundsätzlich kann die Option "Abr.-Vorbereitung“ nur angesteuert werden, wenn in der Abrechnungszeile die Felder "VK-Auftrag Ref.“ und eine "VK-Zeile Ref.“ eine Zuordnung aufweisen.

Wird die Rechnungserstellung angestoßen, wenn das Feld mit einem Haken versehen ist, werden im Verkaufsauftrag folgende Änderungen durchgeführt:

• Jede Auftragszeile bekommt pro abzurechnenden Projektposten einen Abrechnungsposten hinzugefügt
• Die festgestellte Abrechnungsmenge wird in den Spalten "zu liefern“ und "zu fakturieren“ eingetragen. In allen Zeilen, die keine Abrechnungsposten haben, werden diese Spalten auf 0 gesetzt, um versehentliche Abrechnungen zu vermeiden.
• Bei diesen vorbereiteten Zeilen im Auftrag kann über die Zeile -> Abrechnungsposten der neu gebildete Abrechnungsposten für diese Zeile betrachtet werden. Im Feld "zugeord. Projektposten“ wird die Nummer des Projektpostens angezeigt.

Im Auftrag selbst können jetzt nochmals Änderungen an den einzelnen Werten vorgenommen werden.

Auswirkungen auf die Projektposten und Abrechnungsposten#

Ein Aufwandsprojektposten wird nur mit einem Abrechnungsposten ausgeglichen. Einem Projektposten werden nie mehrere Abrechnungsposten zugeordnet. Es empfiehlt sich, notwendige Mengen- und Wertanpassungen bereits im Abrechnungsvorschlag zu machen. Wie bereits zuvor beschrieben, gilt ein Aufwandsposten als komplett abgerechnet, wenn ihm ein Abrechnungsposten zugewiesen wurde, auch wenn dabei nur eine Teilmenge fakturiert wurde.

Aus dem Auftrag heraus können jetzt die Lieferung und die Rechnung gebucht werden. Die Abrechnungsposten der VK-Zeile werden in gebuchte Abrechnungsposten zur gebuchten Rechnung übertragen.

Im abgerechneten Aufwandsprojektposten wird die Nummer des gebuchten Abrechnungspostens eingetragen.

Durch die Buchung sind mit der geb. VK-Rechnung neue Projektposten (Verkaufsprojektposten) gebildet worden. In diesen wird das Feld "Verkaufsausgleich" gefüllt. Entgegen den Aufwandsprojektposten können mehrere geb. Abrechnungsposten einem VK-Projektposten zugeordnet sein, weil ein Verkaufsposten in der Regel mehrere Aufwandsposten ausgleicht. Deshalb wird hier die Anzahl eingetragen, wie viele gebuchte Ausgleichsposten und damit abgerechnete Aufwandsposten hinter diesem VK-Projektposten stehen.

Durch einen Lookup in den Feldern "geb. Abrechnungsposten“ bzw. "Verkaufsausgleich“ besteht die Möglichkeit, die gebuchten Abrechnungsposten einzusehen.

Im Feld "Zugeordneter Projektposten“ steht der Aufwandsprojektposten. Im Feld "Verkaufsprojektposten“ steht die laufende Nummer des neu gebildeten Verkaufsprojektpostens.

Der gebuchte Abrechnungsposten kann von den abgerechneten Projektposten sowie vom Verkaufsprojektposten aufgerufen werden. Ebenso können aus dem geb. Abrechnungsposten diese beiden Projektposten aufgerufen werden.

Löschen der übergebenen Abrechnungsposten aus Auftrag#

Bei Bedarf können die Abrechnungsposten aus dem Verkaufsauftrag über die dortige Funktion "Abrechnungsposten löschen“ nochmals gelöscht werden. Dadurch sind die Aufwands-Projektposten wieder offen für einen erneuten Aufruf in einen Abrechnungsvorschlag.

Auftragszeile abrechnen#

Die Option "Auftragsabrechn.“ baut auf derselben Logik auf wie die Option "Abr.-Vorbereitung“.

Der große Unterschied ist, dass die abzurechnende Menge aus dem Verkaufsauftrag sofort als Lieferung gebucht und die Lieferung in eine ungebuchte Rechnung übertragen wird. Die ungebuchten Abrechnungsposten stehen in den ungebuchten Verkaufsrechnungszeilen zur Verfügung. Die vom System vorbereitete ungebuchte VK-Rechnung beinhaltet allerdings nicht die Struktur des VK-Auftrages, sondern nur die abzurechnenden (zuvor automatisch gelieferten) Zeilen. Strukturelemente und Informationszeilen, die im Auftrag hinterlegt sind, werden nicht in die Rechnung übernommen.

Neben dieser dem Auftrag gegenüber recht spartanischen Darstellung hat diese Option noch einen entscheidenden Nachteil: Muss die Abrechnung wegen Fehlern noch einmal durchgeführt werden, muss die ungebuchte Rechnung zuvor gelöscht werden, damit durch das Löschen der Abrechnungsposten die Projektposten wieder frei zur nächsten Abrechnung sind. Dadurch ist aber die gebuchte Verkaufslieferung unberührt, diese bleibt bestehen. Dadurch ist aber die gebuchte Verkaufslieferung unberührt. Der neue Abrechnungsvorschlag erkennt, dass diese Menge bereits geliefert aber noch nicht fakturiert wurde und ruft diese Lieferung einfach noch einmal in eine neue Rechnung ab.

Wurde im neuen Abrechnungsvorschlag allerdings die Abrechnungsmenge geändert, so kann dies zu unschönen Effekten führen. Wenn die Abrechnungsmenge erhöht wurde, dann muss der Abrechnungsvorschlag eine weitere Verkaufslieferung buchen, um damit die gewünschte Gesamtabrechnungsmenge zu erreichen. Damit werden in die Verkaufsrechnung entsprechend mehr als eine Lieferung abgerufen. Das sieht unter Umständen im Rechnungsdruck nicht sehr glücklich aus. Wurde hingegen die Abrechnungsmenge gekürzt, wird aus der bereits zuvor gebuchten Verkaufslieferung nur eine Teilmenge benötigt. Die Restmenge der Lieferung bleibt nach der Fakturierung offen und schlägt beim nächsten Abrechnungsvorschlag als offene Lieferung in die daraus zu erstellende Rechnung auf. Um klare Verhältnisse zu schaffen, empfiehlt es sich, beim Löschen einer solchen Verkaufsrechnung die zugehörige(n) Verkaufslieferungen zu stornieren, bevor ein neuer Abrechnungsvorschlag gestartet wird.

Ansonsten bestehen die bereits mehrfach erläuterten Vorgaben bzgl. der Abrechnung nach Festpreis oder nach Aufwand.

Auswirkungen auf die Belege durch die Rechnungserzeugung#

Beim Aufruf der Rechnungserzeugung erfolgt die Abfrage, dass vorhandene Auftragszeilen noch geliefert werden müssen.

AnwenderInnen werden darauf hingewiesen, dass im folgenden Fenster entschieden werden kann, ob tatsächlich der Lieferschein gebucht werden soll oder ob die Verarbeitung nochmals gänzlich abgebrochen wird.

Mit Abbrechen wird die gesamte Verarbeitung unterbrochen und Sie gelangen zurück in den Abrechnungsvorschlag.

Erfolgt die Bestätigung mit "OK“, wird der Lieferschein gebucht und die Direkt-VK-Rechnung vorbereitet. Das System fragt anschließend ab, ob Sie diese VK-Rechnung nun bearbeiten möchten. Mit "Ja“ wird die ungebuchte Verkaufsrechnung geöffnet. Über den Aufruf der Abrechnungsposten können die ungebuchten Abrechnungsposten eingesehen werden. Im dahinterstehenden Auftrag ist die Abrechnungsmenge bereits geliefert. Diese Lieferung wurde in die Rechnung abgerufen. Aus diesem Grund enthält jede Rechnungszeile einen Verweis auf eine gebuchte Lieferzeile. Dadurch kann die Rechnungsmenge nicht nach oben korrigiert werden, denn es kann nicht mehr fakturiert werden als geliefert wurde.

Auswirkungen auf die Projektposten und Abrechnungsposten#

Die Auswirkungen auf die Bildung von Abrechnungsposten, geb. Abrechnungsposten, Projektposten und deren Ausgleich über die geb. Abrechnungsposten ist identisch wie bei der Option "Abr.-Vorbereitung“.

Direktrechnungszeile einrichten#

Besteht zu einem Projektposten keine Verkaufsauftragszeile, dann kann dieser mit einer Direktrechnungszeile ohne vorherige Lieferung einer Auftragszeile abgerechnet werden. Es ist demzufolge nicht möglich, eine Lieferung zu buchen. Diese Vorgehensweise wird oft bei Reisekosten angewandt, welche nach Aufwand abgerechnet werden, die aber im Verkaufsauftrag keine Zeile haben. Diese Vereinbarungen sind meist im Projektvertrag vermerkt, eine Budgetierung (auch Verkaufsbudget) ist aber oft nicht sinnvoll.

Dazu muss dieser Posten im Feld "Direktrechnung“ markiert werden. Direktrechnungszeilen werden an die Verkaufsrechnung als zusätzliche Zeilen angefügt. Wenn ein Abrechnungsvorschlag bearbeitet wird, in dem Projektposten mit VK-Auftragszeilen zugrunde liegen sowie Projektposten, denen keine Auftragszeilen gegenüberstehen, dann werden die Direktrechnungszeilen (ohne Lieferung) unten als letzte Positionen an die Rechnung angehängt. Sollte die aktuelle Abrechnung nur aus Direktrechnungszeilen bestehen, dann wird eine neue Direktrechnung erstellt.

Maßgeblich dafür ist die gemeinsame Abrechnung von Direktrechnungszeilen und Rechnungszeilen mit Lieferung mit der Funktion "Abrechnung erstellen“. Bei einem getrennten Lauf (wenn zuerst die Positionen mit "Auftragsabrechn.“ markiert und ausgeführt werden und anschließend die Direktrechnungszeilen markiert und ausgeführt werden), auch aus dem gleichen Abrechnungsvorschlag, werden bereits vorhandene ungebuchte Rechnungen nicht um die Direktrechnungszeilen ergänzt.

Gleichartige Projektposten werden zu einer Direktrechnungszeile zusammengefasst. Maßgeblich sind folgende Felder: Art, Nr., Einheitencode, VK-Preis. Alle Projektposten mit gleichem Inhalt in diesen Feldern werden zu einer Direktrechnungszeile zusammengefasst. Pro Projektposten wird ein Abrechnungsposten gebildet, welcher den Projektposten schließt.

Auswirkungen auf die Projektposten und Abrechnungsposten#

Den neu erstellten Rechnungen werden pro Zeile Abrechnungsposten zugeschrieben.

Nach der Verbuchung wird ein gebuchter Abrechnungsposten pro Zeile gebildet. Dieser bildet wieder den Bezug zwischen den Aufwands-Projektposten und den VK-Projektposten. Zudem bildet er den Ausgleich zu diesen anderen Posten.

Gutschrift anstatt Rechnung#

Ist der Gesamtbetrag einer zu erstellenden Rechnung negativ, so wird anstatt einer Rechnung eine Gutschrift erstellt. Eine negative Rechnung kann in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ nicht gebucht werden.

Abrechnungsebene Budgetzeilen#

Die Budgetaufgaben der PSP-Zeilen können auch in den Verkaufszeilen verwendet werden. Damit sind sowohl detaillierte Verkaufsbelege als auch deren Abrechnungen mit dem Abrechnungsvorschlag möglich.

Der Abrechnungsvorschlag orientiert sich pro PSP-Zeile ob die Abrechnung auf PSP-Zeile oder auf den Budgetzeilen erfolgen soll (Feld "Abrechn.-Integration" auf der PSP-Zeile)*.

Bei einer Abrechnungsebene = Budgetzeile:
Bei PSP-Zeilen nach Aufwand wird die PSP-Zeile in den Abrechnungsvorschlag genommen und darunter werden die noch nicht abgerechneten Projektposten nach Aufgabe gruppiert zur Abrechnung vorgeschlagen.

Bei PSP-Zeilen mit Festpreis wird nicht die PSP-Zeile, sondern die abzurechnenden Budgetzeilen in den Abrechnungsvorschlag eingetragen.

Die jeweiligen Projekterlöse sind mit dem Buchen der Verkaufsrechnung immer auf der PSP-Zeile zu sehen, egal ob dabei direkt die PSP-Zeile oder eine zugehörige Budgetaufgabe fakturiert wurde. Die Erlöse der einzelnen Budgetaufgaben (wenn auf dieser Ebene fakturiert wurde) sind auf den jeweiligen Budgetzeilen sichtbar.

Posten und Postenausgleich#

Bei der Projektabrechnung werden Projektposten der Art "Verbrauch“ mit Projektposten der Art "Verkauf“ verrechnet. Zeitaufwendungen, die als Projektposten (Verbrauch) das Projekt belasten, werden an den Kunden verkauft. Es werden Projektposten (Verkauf) gebildet. Dass an dieser Stelle eine genaue 1:1 – Zuordnung besteht, ist der seltenste Fall. Auf der Verkaufsseite werden Projektposten immer gebündelt. Mehrere gleichartige Projektposten werden mit einer Verkaufszeile abgerechnet.

Der Regelfall ist, dass sich zum einen die Postenanzahl wie auch die erfassten Mengen von den abzurechnenden Mengen unterscheiden.

Der Projektpostenausgleich funktioniert mittels Projektabrechnungsposten über den Abrechnungsvorschlag automatisch, er kann jedoch auch manuell durchgeführt werden. Eingehend sind diese Punkte bereits im Vorfeld abgesprochen worden. Hier soll nochmals zusammenfassend das Thema betrachtet werden.

Projektposten#

Projektkosten mit der Art "Verbrauch“ die "nach Aufwand“ abgerechnet werden, werden über einen Abrechnungsposten mit einem Projekterlösposten geschlossen.

Abrechnungsposten#

Die Abrechnungsposten stehen in einer Hilfstabelle, welche eine Beziehung zwischen Aufwandsposten und Verkaufsposten herstellt. Die Abrechnungsposten gibt es für die ungebuchten Rechnungen zur Vorbereitung der Fakturierung. Hier wird definiert, welche Posten mit der Rechnung ausgeglichen werden sollen. Mit dem Buchen der Rechnung werden gebuchte Abrechnungsposten erstellt, diese stellen dann den Ausgleich der Projektposten dar.

Ungebuchte Abrechnungsposten#

Ungebuchte Abrechnungsposten werden gebildet, wenn über den Abrechnungsvorschlag ein VK-Auftrag bearbeitet und zur Abrechnung vorbereitet wird oder wenn aus dem Abrechnungsvorschlag eine Direktrechnung generiert wird.

Im VK-Auftrag oder in der Direktrechnung sind über den Aufruf der "Abrechnungsposten“ die Abrechnungsposten einzusehen.

Gebuchte Abrechnungsposten#

Wird die Rechnung aus dem VK-Auftrag oder aus der Direktrechnung heraus gebucht, verschwindet der ungebuchte Abrechnungsposten und es wird ein gebuchter Abrechnungsposten gebildet. Auf dem Projektposten wird dieser mit dessen laufender Nummer angedruckt. Ein Projektposten mit der Art "Verbrauch" kann nur mit einem einzigen Abrechnungsposten ausgeglichen werden.

Der gebuchte Abrechnungsposten hat aber nicht nur die Referenz zum abgerechneten Aufwandsposten, sondern auch mit dem, zur Rechnung gebuchten Erlösposten. Damit bildet der gebuchte Abrechnungsposten die Brücke zwischen Aufwand- und Erlösposten.

Pro Rechnungszeile wird ein Erlösposten gebucht. Da pro Rechnungszeile aber meist mehrere Aufwandsposten abgerechnet werden, besteht über die gebuchten Abrechnungsposten eine 1:N -Beziehung (dem Erlösposten und den abgerechneten Aufwandsposten).

Auf der Projektkarte können die Projektposten unter "Projektposten“ angezeigt werden.

Über einen Lookup im Feld "Geb. Abrechnungsposten“ kann nun der entsprechende gebuchte Abrechnungsposten eingesehen werden.

Betrachtet man die Abrechnungsposten einer Verkaufsrechnung ergibt folgendes Bild:

Es ist sofort ersichtlich, dass pro gebuchten Abrechnungsposten immer nur ein zugeordneter Projektposten, der den Verbrauch darstellt, existiert; aber auf der anderen Seite kann immer wieder der gleiche Verkaufsprojektposten zugeordnet sein.

Verkaufsausgleich#

Auf dem Projektposten gibt es das Feld "Verkaufsausgleichmenge“. Hier wird bei Verkaufsprojektposten die Anzahl der ausgeglichenen Aufwandsprojektposten angezeigt.

Zu fakturierende Menge gegen Abrechnungsposten prüfen#

Wurde in der "Einrichtung Projekte“ der Schalter "Zu fakturierende Menge gegen Abrechn.-Posten prüfen“ gesetzt, darf es zwischen der Summe der Abrechnungsmengen der (ungebuchten) Abrechnungsposten und der "Menge zu fakturieren“ der zugehörigen Verkaufszeile keine Differenz geben. Dies soll verhindern, dass im Leistungsnachweis eine andere Menge aufgeführt wird, als die dem Kunden in der Rechnung berechnet wird.

Manueller Ausgleich#

Der Ausgleich, der bei der Nutzung des Abrechnungsvorschlags automatisch läuft, kann auch manuell erfolgen.

So kann es vorkommen, dass einem Verkaufsprojektposten nachträglich Aufwandsposten zugeordnet werden, die zum Zeitpunkt der Rechnungslegung noch nicht gebucht waren.

Beispiel:
Dem Kunden werden Reisekosten mit einer Pauschale berechnet. Zum Zeitpunkt der Rechnung waren die Hotelkosten zur Reise noch nicht in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ gebucht. Einige Tage später wird die Hotelrechnung auf das Projekt gebucht und der entstandene Projektposten manuell dem Verkaufsprojektposten zugeordnet und damit geschlossen.

Ein manueller Projektpostenausgleich kann sowohl vom Verkaufs- als auch vom Verbrauchsposten durch die Aktion "Posten ausgleichen“ gestartet werden. Es werden entweder alle noch nicht geschlossenen Verbrauchsposten des Projektes oder alle Verkaufsprojektposten zur Auswahl angezeigt. Der gewünschte Gegenprojektposten wird nach Aufruf der Funktion "Posten ausgleichen“ über "Ausgleichs-ID setzen“ markiert. Da einem Verkaufsposten mehrere Verbräuche zugeordnet werden können, können zu einem Verkaufsposten auch mehrere Verbrauchsposten markiert werden. Der Ausgleich wird mit ++F9++ durchgeführt.

Auch mit dem manuellen Projektpostenausgleich werden die Verbrauchsposten geschlossen und gebuchte Abrechnungsposten errichtet, welche der zum Verkaufsposten zugehörigen gebuchten Verkaufsrechnung zugeordnet sind. Somit sind die manuell erstellen Abrechnungsposten bei den gebuchten Verkaufsrechnungen zu finden.

Projektpostenausgleich auflösen#

Ein Ausgleich von Projektposten kann jederzeit manuell aufgelöst werden. Dadurch werden die Verbrauchsposten wieder geöffnet. Dazu muss der zu lösende gebuchte Abrechnungsposten ausgewählt und die Funktion "Ausgleich aufheben“ ausgeführt werden.

Manuell aufgelöste Abrechnungsposten sind an der geänderten Beschreibung "Ausgleich manuell aufgelöst am … von …“ zu erkennen. In dieser Beschreibung ist vermerkt, von wem und wann die manuelle Auflösung stattgefunden hat.

Die Bezugsfelder "Zugeord. Projektposten“ und "VK-Projektposten“ sind geleert und deren ursprünglichen Werte in die Felder "Alter zugeord. Projektposten“ und "Alter VK-Projektposten“ kopiert worden. Damit ist ein Nachvollziehen des ursprünglichen Zustandes möglich. Informationen wie Arbeitspaket und Aufgabe gehen auf dem Abrechnungsposten durch ein manuelles Lösen des Ausgleichs verloren.

Projektpostenart für Sachkontenbuchungen#

Die Projektpostenart (Verbrauch bzw. Verkauf) bestimmt sich durch die Art des gebuchten Beleges. So werden mit Verkaufsbelegen Projektposten der Postenart "Verkauf" gebildet und mit Einkaufsbelegen Projektposten der Postenart "Verbrauch".

Durch das Feld "Projektpostenart“ auf der Sachkontenkarte kann dies übersteuert werden. Diese Übersteuerung wirkt sich in den Einkaufs- und Verkaufsbelegen als auch im Fibu-BuchBlatt aus.

Mit dieser Einrichtung können z.B. folgende Szenarien abgebildet werden:

• Einkaufsbeleg - Negative Umsätze, die vom Lieferanten in Rechnung gestellt werden.
• Verkaufsbeleg - Auslandssteuern, die bei Rechnungsstellung anfallen

Andruck des Leistungszeitraumes auf der Rechnung#

Laut gesetzlicher Vorgabe ist auf einer Rechnung der Zeitpunkt einer Lieferung / Leistung mit anzugeben. Bei Dienstleistungsabrechnungen handelt es sich dabei meist um einen Zeitraum. Dieser Zeitraum wird bei Leistungen, die nach Aufwand abgerechnet werden, aus den Abrechnungsposten der Rechnung ermittelt. Für die Definition der Formatierung des Andruckens des Leistungszeitraumes auf der Rechnung gibt es in der Einrichtung Projekte das Feld "Formatierung Leistungsdatum“.

Mit diesem wird definiert, in welcher Art das Leistungsdatum auf der Rechnung angedruckt werden soll.

Der aus den Abrechnungsposten ermittelte Leistungszeitraum wird in der definierten Formatierung im Reiter Projektabrechnung angezeigt. Dort kann dieser manuell geändert werden.

Abrechnungsdeckelung#

Bei einer Abrechnung nach Aufwand kann es vorkommen, dass mehr Aufwand entstanden ist als beauftragt wurde. Bei einer klassischen Abrechnung würde der Aufwand, welcher über dem Auftragswert liegt, wegfallen oder müsste durch eine Nachkalkulation als Change Request separat beauftragt werden. Häufig gibt es jedoch eine Vereinbarung mit dem Kunden, dass der Auftrag bis zu einer gewissen Summe über dem eigentlichen Auftragswert gedeckelt ist.

Arbeitspaket#

Im Arbeitspaket-Stamm kann eine Deckelung für Arbeitspakete, die nach Aufwand abgerechnet werden, bereits definiert werden.

Projektvorlage#

Die beiden genannten Einrichtungsfelder können beispielsweise in Projektvorlagen verwendet werden. Wird ein Arbeitspaket in eine Projektvorlagenzeile eingetragen, wird diese Einrichtung in die Projektvorlagenzeile übernommen.

Projekt PSP-Zeile#

Wird eine neue PSP-Zeile der Art "Arbeitspaket“ erstellt, so wird die Einrichtung der Abrechnungsdeckelung aus dem Arbeitspaket in die PSP-Zeile übernommen. Bei der Erstellung des PSP aus einer Vorlage wird die Einrichtung von dort übernommen. In der PSP-Zeile können beide Felder auch individuell eingerichtet oder nachträglich manuell geändert werden.

Abrechnungsvorschlag#

Die Deckelung ist in erster Linie eine Information für die AnwenderInnen. Über die Info-Felder bekommen diese den Deckelungsbetrag und den aktuellen Restwert bis zur Deckelung angezeigt.

Beispiel:
Es wird ein Arbeitspaket nach Aufwand mit einer Deckelung von 10 % im Abrechnungsvorschlag dargestellt. Das Arbeitspaket hat folgende Daten:

Die Abrechnung wird gedeckelt mit 770,00 Euro. Der gedeckelte Restbetrag liegt also bei:

Markierung zur Abrechnung mit Deckelung#

Wird in einem Abrechnungsvorschlag ein Arbeitspaket mit einer Deckelung auf Arbeitspaketebene zur Abrechnung markiert, werden alle zugehörigen Projektposten automatisch zur Abrechnung markiert, ohne dabei die Deckelung zu berücksichtigen. Wird damit die Deckelung überschritten, so ist das in der Spalte "Restbetrag bis zur Deckelung" sichtbar.

Durch Ausführen der Funktion "Deckelungsvorschlag“ werden die Abrechnungsmengen so korrigiert, dass der Deckelungsbetrag eingehalten wird.

Von oben angefangen werden danach die Posten addiert, bis der Deckelungsbetrag erreicht wird. Der Projektposten, mit welchem die Deckelung überschritten wird, wird bei der Abrechnungsmenge so gekürzt, dass die Deckelung passt. Alle folgenden Posten werden auf 0 gesetzt.

Beispiel:
Wir greifen das Beispiel von oben wieder auf. Es bleiben bis zur Deckelung noch 210,-. Im Abrechnungsvorschlag sind folgende Projektposten zur Abrechnung markiert:

Dies entspricht einem Betrag von 450,- Nach ausführen der Deckelungsfunktion sind die Abrechnungsmengen gekürzt und damit der Deckelungsbetrag bei der Abrechnung nicht überschritten:

Gegebenenfalls kommt es hierbei zu Rundungsdifferenzen, welche im Restbetrag zur Deckelung dargestellt werden.

Im Leistungsnachweis werden alle abgerechneten Projektposten aufgeführt, auch jene die komplett auf Abrechnungsmenge = 0 geändert wurden, da auch diese in die Abrechnung als Abrechnungsposten laufen.

Manuelle Übersteuerung#

AnwenderInnen können die einzelnen Projektposten manuell verändern und so die Deckelung gezielt übertreten. Allerdings muss dann die Auftragsmenge entsprechend angepasst werden (s. Problemcode und Problemtext).

Manuelles Setzen der Abrechnungskennzeichen auf einzelnen Projektpostenzeilen#

Wird im Abrechnungsvorschlag statt auf PSP-Zeilen-Ebene das Abrechnungskennzeichen auf jedem einzelnen Projektposten gesetzt, kann die Funktion zur Einhaltung der Deckelung nicht greifen. Es wird lediglich das Feld "Restbetrag bis zur Deckelung“ fortgeschrieben, um einen Überblick zu erhalten.

Verkaufsgutschrift#

Wenn eine Verkaufsgutschrift mit der Funktion "Beleg kopieren" basierend aus einer gebuchten Verkaufsrechnung erstellt wird, so können deren Abrechnungsposten mit kopiert werden (Schalter "Projektabrechnungsposten übernehmen" in der Funktion "Beleg kopieren").

Wird eine Gutschrift auf Grund einer fehlerhaften Rechnung erstellt, muss diese im Nachgang neu gestellt werden. Dabei empfiehlt es sich, die Abrechnungsposten unverändert beizubehalten.

Wenn die Gutschrift lediglich einen Nachlass darstellt, dann sollten die Abrechnungsposten vor dem Buchen jedoch gelöscht werden.

Werden die Abrechnungsposten zum Buchen der Verkaufsgutschrift verwendet, dann erfolgt eine automatische Auflösung der Projektpostenausgleiche. Dabei werden die Abrechnungsposten nicht gelöscht, es wird nur die Referenzierung zum Projektposten gelöst. Zu identifizieren sind die gelösten Abrechnungsposten in der gebuchten Verkaufsrechnung durch einen Eintrag im Feld "Ausgleichsaufhebung" mit der entsprechenden Nummer der gebuchten Verkaufsgutschrift. Die Bezugsfelder "Zugeord. Projektposten“ und "Verkaufsprojektposten“ sind geleert und deren ursprünglichen Werte sind in die Felder "Alter zugeord. Projektposten“ bzw. "Alter VK-Projektposten“ kopiert worden. Damit ist ein Nachvollziehen des ursprünglichen Zustandes möglich.

Die gebuchte Verkaufsgutschrift enthält ebenfalls gebuchte Abrechnungsposten. In den Feldern "Alter zugeord. Projektposten" und "Alter VK-Projektposten" sind die Verweise auf die Projektposten, deren Ausgleich aufgelöst wurde. Somit enthalten diese Felder den gleichen Wert wie die aufgelösten Abrechnungsposten (Vergleich dazu oben). Im Feld "VK-Projektposten" ist der Projektposten eingetragen, welcher mit der Gutschrift entstanden ist. Damit den gebuchten Abrechnungsposten der Gutschriften keine Aufwandsposten ausgeglichen werden, ist das Feld "Zugeord. Projektposten" leer.

Korrigieren einer gebuchten Verkaufsrechnung#

Gutschriften können nicht nur mit der Funktion "Beleg kopieren" erstellt werden. In den gebuchten Verkaufsrechnungen gibt es die Korrekturfunktionen, welche automatisch den Korrekturvorgang in unterschiedlicher Prozesstiefe durchführen. Jeweils werden dabei die gebuchten Abrechnungsposten mit verwendet. Welche Auswirkungen die jeweiligen Funktionen haben, wird nachfolgend erklärt.

"Unbezahlte Verkaufsrechnungen korrigieren oder stornieren"

Korrigieren#

Aus der gebuchten Rechnung wird eine ungebuchte Gutschrift inkl. den zugehörigen Abrechnungsposten erstellt und automatisch gebucht. Hierdurch findet eine komplette Zurücksetzung statt. Es wird anschließend automatisch eine neue ungebuchte Rechnung erstellt, in welcher die Abrechnungsposten wiederum bereitstehen, so dass die eben stornierte Abrechnung neu durchgeführt werden kann. Diese ungebuchte Rechnung kann manuell überarbeitet (Änderung der VK-Preise, weitere Positionen hinzufügen, Positionen löschen etc.) und gebucht werden.

Stornieren#

Aus der gebuchten Rechnung wird eine ungebuchte Gutschrift inkl. den zugehörigen Abrechnungsposten erstellt und automatisch gebucht. Hierdurch findet eine komplette Zurücksetzung statt und die Abrechnung kann neu gestartet werden.

Korrekturgutschrift erstellen#

Aus der gebuchten Rechnung wird eine ungebuchte Gutschrift inkl. den zugehörigen Abrechnungsposten erstellt, so dass ein komplettes Zurücksetzen stattfinden kann und nach dem manuellen Buchen der Gutschrift die Abrechnung neu gestartet werden kann. Dies entspricht der oben erklärten Erstellung einer Gutschrift mittels "Beleg kopieren" und gesetztem Schalter "Projektabrechnungsposten übernehmen".

Zahlungsplan#

Zu Projekten können Zahlungspläne hinterlegt werden. Mit dem Zahlungsplan werden Projektrechnungen an den Kunden geplant, also in einer zeitlichen Folge die Mittelzuflüsse. Diese Zahlungspläne können an zwei Stellen Verwendung finden:

1. im Abrechnungsvorschlag
2. im Projektcontrolling

Diese Verwendungen werden im Folgenden beschrieben.

Zunächst muss der Zahlungsplan eingerichtet werden. Ein Zahlungsplan kann für ein komplettes Projekt oder für einzelne PSP-Zeilen gelten. Diese grundsätzliche Entscheidung muss vor dem Errichten des Zahlungsplanes auf der Projektkarte mit dem Feld "Zahlungsplanebene“ getroffen werden.

Der Zahlungsplan kann auf der Projektkarte über den Aufruf "Zahlungsplan“ definiert werden.

Je nachdem, welche Zahlungsplanebene auf der Projektkarte eingerichtet wurde, kann als Planungsgrundlage das Verkaufsbudget des Gesamtprojektes oder der einzelnen PSP-Zeile herangezogen werden.

Gesamtprojekt#

Wurde die Zahlungsplanebene auf Projekt eingerichtet, so kann kein Quell-Arbeitspaket ausgewählt werden. Die Planungszeilen beziehen sich auf das gesamte Projekt. Das bedeutet, die automatische Berechnung des Nettobetrages erfolgt aus dem Verkaufsbudgetwert des gesamten Projekts.

Ein Zielarbeitspaket muss angegeben werden, wenn der Zahlungsplan im Abrechnungsvorschlag und/oder im Projektcontrolling verwendet werden soll. Näheres dazu finden Sie weiter unten.

Nachfolgend werden Ihnen die Felder im Zahlungsplan näher erläutert:

Es wird ein Warnhinweis eingetragen, wenn die verwendete PSP-Zeile für eine Projektabrechnung nicht geeignet ist oder gar keine ausgewählt wurde.

PSP-Zeile#

Wurde die Zahlungsplanebene auf PSP-Zeile eingerichtet, so muss ein Quell-Arbeitspaket ausgewählt werden. Die Planungszeilen beziehen sich jeweils auf eine bestimmte PSP-Zeile. Das bedeutet, die automatische Berechnung des Nettobetrages erfolgt aus dem Verkaufsbudgetwert der jeweiligen PSP-Zeile.

Es muss nun nicht für jede PSP-Zeile eine Planung hinterlegt werden, wenn der Zahlungsplan rein für den Abrechnungsvorschlag dienen soll und mit dem Kunden nur für eine bestimmte Leistung ein fixer Zahlungsplan definiert wurde. So kann es z.B. sein, dass eine teure Maschine in einer bestimmten PSP-Zeile budgetiert wurde. Für diese Maschine wurde mit dem Kunden ein Zahlungsplan definiert, der Rest des Projektes wird nach tatsächlich angefallenem Aufwand fakturiert. So wird nur für diese eine PSP-Zeile ein Zahlungsplan hinterlegt.

Im Gegensatz zur Zahlungsplanebene auf Projekt, muss jetzt eine Quell-PSP-Zeile angegeben werden, auf welche sich diese Planung bezieht. Die Auswahl erfolgt über klicken im Feld "Quell Arbeitspaket“ oder über die Funktion "Quell AP holen“. Jetzt bezieht sich die Berechnung des Nettobetrages mit Hilfe des Feldes "Betragsanteil %“ auf das Verkaufsbudget der jeweiligen PSP-Zeile.

Dimensionen#

Beim Erstellen einer Zahlungsplanzeile werden entsprechende Dimensionen erzeugt. Dabei wird die Dimensionsfindung für die zukünftige Verkaufsrechnungszeile simuliert. Da eine PSP-Zeile ebenfalls als Dimensionsquelle dienen kann, spielt die Ziel-PSP-Zeile in solchen Fällen eine wichtige Rolle. In der Verkaufszeile ist diese Ziel-PSP-Zeile dann entscheidend für die Dimensionsfindung. Die Dimensionen in der Zahlungsplanzeile lassen sich auch manuell ändern. Diese Änderungen werden dann auf die Verkaufsrechnungszeilendimensionen beim Erstellen einer Verkaufsrechnungszeile übertragen.

Abrechnungsvorschlag#

Wurden die Zahlungsplanzeilen im Feld "In Abrechnungsvorschlag übertragen“ markiert, so werden diese im Abrechnungsvorschlag vorrangig berücksichtigt. Solange noch offene Zahlungsplanzeilen vorliegen, wird vom Abrechnungsvorschlag für das Projekt bzw. die PSP-Zeile keine "normale“ Projektabrechnung vorgeschlagen.

Für die Verwendung des Zahlungsplans im Abrechnungsvorschlag gelten folgende Regeln:

1. Die Planungszeilen müssen im Feld "In Abrechnungsvorschlag übertragen“ markiert sein.
2. Das geplante Datum kann zur Filterung im Abrechnungsvorschlag verwendet werden, so dass immer nur gerade Abschlagsrechnungen vorgeschlagen werden.
3. Die Planzeilen müssen auf eine gültige PSP-Zeile des Projektes verweisen. In den Planzeilen erscheint eine Fehlermeldung, wenn dies nicht so ist. Bei fehlerhaften PSP-Zeilen kann die Planzeile nicht in den Abrechnungsvorschlag abgerufen werden.
4. Zahlungspläne müssen immer mit einer geplanten Schlussrechnung enden.
5. Solange noch offene Planungszeilen vorhanden sind, erfolgt keine "normale“ Projektabrechnung, diese wird unterdrückt und stattdessen der nächste fällige Betrag (Filterung Buchungsdatum) zur Berechnung vorgeschlagen.
6. Die Berechnung erfolgt immer über eine Direktrechnung, nicht über einen Auftrag.
7. Mit der Schlussrechnung erfolgt die eigentliche Projektabrechnung. Je nach Einrichtung werden die PSP- Zeilen nach Aufwand oder Festpreis zur Abrechnung vorgeschlagen. Jetzt erfolgt die Abrechnung über referenzierte Aufträge. Die bereits erstellten Abschlagsrechnungen werden als Gutschrift gegengerechnet.
8. Dieses Verfahren kann für das gesamte Projekt oder selektiv für einzelne PSP-Zeilen verwendet werden (Einrichtung auf dem Projekt im Feld "An- /Zahlungsplanebene“).
9. Wurde für einzelne PSP-Zeilen ein Zahlungsplan hinterlegt, so werden die restlichen PSP-Zeilen (ohne Zahlungsplan) ganz normal zur Abrechnung vorgeschlagen.
10. Wurde für das gesamte Projekt ein Zahlungsplan hinterlegt, so können einzelne PSP-Zeilen mittels des Schalters "Ignoriere Zahl.-Plan“ aus dem Zahlungsplan herausgenommen werden. Dadurch werden diese sofort zur Faktura vorgeschlagen. Dies kann z.B. angewendet werden, wenn trotz festem Zahlungsplan die entstandenen Reisekosten nach Aufwand abgerechnet werden sollen. Diese Kosten werden später in der Schlussrechnung natürlich nicht mehr berücksichtigt.

Über die Regeln 9 und 10 (siehe oben) können für ein Projekt neben fälligen Zahlungsplanzeilen auch PSP-Zeilen ohne Zahlungsplanbezug zur Faktura vorgeschlagen werden. Zahlungsplanzeilen werden immer über Direktrechnung fakturiert (siehe Regel 6). Wenn in der gleichen Abrechnung auch andere Abrechnungsvorschlagszeilen zum selben Projekt für eine Direktrechnung markiert werden, so entstehen zwei Direktrechnungen, eine für die Zahlungsplanzeilen und eine für die restlichen Vorschlagszeilen. Dies vereinfacht eine eventuelle spätere Rückrechnung, wenn im Zahlungsplan eine Schlussverrechnung vorgesehen ist. Werden die Zahlungspläne generell ohne Schlussverrechnung verwendet, so kann über den Schalter "Keine eigene Rechnung für Zahlungsplan“ in der "Einrichtung Projekte“ dafür gesorgt werden, dass diese Trennung nicht geschehen soll.

Gutschriften#

Vollgutschrift#

Wird eine gebuchte Rechnung, welche über einen Zahlungsplan erstellt wurde, mit einer Gutschrift voll gutgeschrieben (der komplette Betrag der Zahlungsplanzeile wird in der Gutschrift gutgeschrieben), so wird die betroffene Zahlungsplanzeile zurückgesetzt, so als ob diese noch nicht fakturiert worden wäre. Die Zahlungsplanzeile kann somit entweder gelöscht, geändert oder einfach unverändert noch einmal in die Faktura laufen.

Teilgutschrift#

Wird eine gebuchte Rechnung, welche über einen Zahlungsplan erstellt wurde. mit einer Gutschrift nur teilweise gutgeschrieben (nicht der komplette Betrag der Zahlungsplanzeile wird in der Gutschrift gutgeschrieben), so wird die betroffene Zahlungsplanzeile im Betrag angepasst, so dass Rechnungsbetrag – Gutschriftsbetrag dem Betrag im Zahlungsplan entsprechen.

Projektcontrolling#

Zur Erstellung von Projektkontoposten, welche im Projektcontrolling Verwendung finden, wird auf das Projektbudget zurückgegriffen. Das Budget wird dabei je nach Einrichtung in der Matrix Projektkonten zugeordnet, um ein projektübergreifendes Controlling durchführen zu können.

Die Schwierigkeit bei einer Budgetierung der Aufwände ist, den daraus zu resultierenden Erlös mit zu planen. Dies ist auf den Budgetzeilen zeitlich nicht richtig zu planen, denn der Zeitpunkt des Aufwandes ist nicht auch der Zeitpunkt des Erlöses. Oft wird aus einem Aufwand nicht direkt ein Erlös generiert, sondern dieser Aufwand wird in einer Pauschale (Festpreis) abgerechnet.

Um beim Projektcontrolling zu vernünftigen Planzahlen der Mittelzuflüsse zu gelangen ist es möglich, den Projektzahlungsplan als Grundlage zu definieren. Dazu muss auf der Projektkarte das Feld "Erlös- Projektkontoposten aus“ auf die Option "Zahlungsplan" eingerichtet werden.

Mit der Funktion "Projektkontoposten aktualisieren“ wird jetzt für die Ermittlung der Erlöskonten nicht das Projektbudget, sondern der Zahlungsplan herangezogen. Das Erlöskonto aus der Matrix ergibt sich anhand des Arbeitspakets, welches den Erlös aufnehmen soll (=Zielarbeitspaket).

Meilensteinabrechnung#

Einführung#

Die Meilensteinabrechnung kann auf vier verschiedene Arten verwendet werden. Unabhängig von den vier Arten muss grundsätzlich zwischen einer Abrechnung für das Gesamtprojekt und einer Abrechnung pro PSP-Zeile sowie zwischen einer reinen Festpreisabrechnung und einer individuellen Abrechnungsart pro Arbeitspaket (PSP-Zeile) unterschieden werden.

Meilensteinabrechnung für Gesamtprojekt#

Beispiel einer Meilensteinabrechnung mit einem Zahlungsplan für das Gesamtprojekt.

Projekteinrichtung#

Meilenstein im PSP#

Meilensteinzeilen für diese Meilensteinabrechnungsart müssen vom Typ "Arbeitspakte“ sein, denn diese Zeilen werden später den Erlös aus den Rechnungen des Zahlungsplanes aufnehmen. Damit der Abrechnungsvorschlag die Zeile bearbeiten kann, muss die Abrechnungsart "Festpreis“ sein. Meilensteinzeilen sind farblich hervorgehoben.

Für Arbeitspakete, welche als Meilensteine markiert wurden, gelten gewisse Restriktionen. So können diese weder mit Budgetzeilen versehen werden noch können Mengen und Preise dort eingetragen werden. Eine Meilensteinzeile ist nicht zur Budgetierung da, sie stellt eine zeitliche Planungskomponente dar.

Arbeitspakete dem Meilenstein zuordnen#

Auf der Meilensteinposition stehend, werden dieser die zugehörigen Arbeitspakete zugeordnet. Hierzu rufen Sie sich über den Menüpunkt "Zeilen“ die "Meilensteindefinition“ auf.

Zur Auswahl stehen nur Arbeitspakete, die nicht Meilensteine sind.

Meilensteinzahlungsplan errichten / aktualisieren#

Über die Funktion "Gesamtprojekt-Meilensteinzahlungsplan aktualisieren“ wird zu jeder Meilensteinzeile eine Zahlungsplanzeile errichtet bzw. bereits vorhandene aktualisiert.

Den Meilensteinen wurden im Zahlungsplan ihre Arbeitspakete zugeteilt. Mit den Summen der Verkaufsbeträge und dem Enddatum der Meilensteinzeile, wird die Zahlungsplanzeile erstellt bzw. aktualisiert.

PSP#

Im PSP werden Ihnen die Meilensteinzeilen farblich angezeigt.

Zahlungsplan#

Da die Zahlungsplanzeilen im Feld "In Abrechnungsvorschlag übertragen“ markiert sind können diese auch im Abrechnungsvorschlag verwendet werden. Da der Zahlungsplan für das gesamte Projekt gilt, werden nicht die einzelnen PSP-Zeilen im Abrechnungsvorschlag verwendet, sondern nur der Zahlungsplan. Da das Projekt auf "Meilensteinabrechnung“ markiert wurde, werden die einzelnen Zahlungsplanzeilen nur dann zur Faktura vorgeschlagen, wenn das Feld "Meilenstein erreicht“ markiert wurde.

Meilenstein erreicht#

Wird ein Meilenstein erreicht, so wird die Meilensteinzeile im PSP im Feld "Arbeitsstatus“ auf beendet oder abgenommen gesetzt (andere Status sind nicht zugelassen in Meilensteine).

Automatisch wird die zugehörige Zahlungsplanzeile im Feld "Meilenstein erreicht“ markiert. Jetzt steht diese dem Abrechnungsvorschlag zur Abrechnung bereit.

PSP-Zeilen außerhalb Zahlungsplan abrechnen#

Soll ein Arbeitspaket nicht über den Zahlungsplan fakturiert werden, weil dessen Aufwände unabhängig vom Erreichen eines Meilensteines fakturiert werden sollen, muss diese PSP-Zeile im Feld "Ignoriere Zahl.-Plan“ markiert werden.

Abrechnungsvorschlag#

Der Abrechnungsvorschlag bringt zur Abrechnung nur die Zahlungsplanzeile des 1. Meilensteines. Die andere Zahlungsplanzeile ist noch nicht zur Faktura freigegeben.

Schlussverrechnung#

Eine Schlussverrechnung ist nicht unbedingt notwendig. Soll in einer Schlussverrechnung der tatsächliche Aufwand von PSP-Zeilen fakturiert werden, müssen Zahlungsplanzeilen vom Planungstyp "Schlussrechnung“ eingeplant werden. Diese Zeilen werden vom Abrechnungsvorschlag erst dann herangezogen, wenn alle Zahlungsplanzeilen vom Typ Rechnung in eine Rechnung überführt wurden. Bei der Schlussrechnung wird der PSP so zur Faktura vorgeschlagen, als ob kein Zahlungsplan vorhanden wäre. Es wird jede PSP-Zeile nach ihrer Abrechnungsart behandelt.

Zusätzlich werden die durch den Zahlungsplan generierten Rechnungen als Gutschriften eingefügt.

Meilensteinabrechnung für einzelne PSP-Zeile#

Beispiel einer Meilensteinabrechnung mit einem Zahlungsplan für eine einzelne PSP-Zeile.

Projekteinrichtung#

Projektstrukturplan#

In diesem Fall sind keine Meilensteine im PSP notwendig, da nicht das Projekt als solches nach Meilensteinen abgerechnet wird.

Arbeitspakete, welche nach einem Meilensteinplan fakturiert werden sollen, müssen "Meilenstein“ im Feld "Abrechnungsart“ eingetragen haben.

Zahlungsplan#

Der Zahlungsplan wird manuell errichtet. Da der Zahlungsplan nicht für das Gesamtprojekt, sondern für einzelne PSP-Zeilen definiert wird, ist hierbei die Referenz im Quell-Arbeitspaket wichtig, d.h für welches Arbeitspaket soll diese Zahlungsplanzeile errichtet werden. Quellarbeitspaket und Zielarbeitspaket sind automatisch identisch da die Faktura auf das gleiche Arbeitspaket erfolgt. Zur Errichtung kann das Feld "Betragsanteil %“ verwendet werden. Es werden aus dem Verkaufsbetrag der zugehörigen PSP-Zeile die anteiligen Beträge berechnet.

Die Abrechnungsart "Meilenstein“ ist eine Abrechnung zum Festpreis in verschiedenen Teilrechnungen die zu unterschiedlichen Meilensteinen abgerechnet werden. Der gesamte Verkaufsbetrag der PSP-Zeile sollte somit im Zahlungsplan als Planungsart Rechnung berücksichtigt werden. Von einer Planungsart Schlussrechnung sollte abgesehen werden, denn sonst wird eine Schlussverrechnung mit Gutschrift der bisher gebuchten Rechnungen erstellt.

Damit der Abrechnungsvorschlag die Zahlungsplanzeilen verwenden kann, müssen diese im Feld in Abrechnungsvorschlag übertragen markiert sein (erfolgt automatisch).

Da in der PSP-Zeile die Abrechnungsart Meilenstein eingetragen ist, werden die einzelnen Zahlungsplanzeilen vom Abrechnungsvorschlag nur dann berücksichtigt, wenn das Feld Meilenstein erreicht gesetzt wird, dies muss natürlich manuell erfolgen. Dies entspricht quasi einer Rechnungsfreigabe der einzelnen Rechnungen.

Abrechnungsvorschlag#

Der erste Meilenstein soll zur Faktura freigegeben werden und ist somit im Feld entsprechen markiert.

Die anderen PSP-Zeilen werden je nach Abrechnungsart entsprechend ganz normal im Abrechnungsvorschlag berücksichtigt.

Meilensteinabrechnung für Gesamtprojekt ohne Zahlungsplan – individuelle abrechnungsarten der PSP-Zeilen#

In diesem Fall wird eine Meilensteinplanung im PSP vorgenommen, aber es wird auf einen Zahlungsplan verzichtet. Die Abrechnung erfolgt bei Erreichen eines Meilensteines, abgerechnet werden die zum Meilenstein zugehörigen Arbeitspakete unter Berücksichtigung derer individuellen Abrechnungsarten.

Projekteinrichtung#

Auf dem Projekt ist keine Einrichtung notwendig

Meilensteine im Projektstrukturplan#

Wie bei der vorgestellten Meilensteinabrechnung werden auch in diesem Fall Meilensteine im PSP geplant. Allerdings sind sie in diesem Fall nicht vom Typ "Arbeitspaket“. Die Art muss "LEER“ bleiben. Es erfolgt auf diese Meilensteine nicht die Faktura, die Faktura wird direkt auf den zugehörigen Arbeitspaketen erfolgen.

Arbeitspakete dem Meilenstein zuordnen#

Auf der Meilensteinposition stehend werden dieser die zugehörigen Arbeitspakete zugeordnet. Hierzu rufen Sie sich über den Menüpunkt "Zeile“ die "Meilensteindefinition“ auf.

Zur Auswahl stehen nur Arbeitspakete, die nicht Meilensteine sind.

Abrechnung aussetzen#

Wenn die einem Meilenstein zugeordneten Arbeitspakete erst mit dem Abschluss des Meilensteines abgerechnet werden sollen, dann muss verhindert werden, dass der Abrechnungsvorschlag diese Arbeitspakete vorzeitig zur Abrechnung vorschlägt. Dies erreichen Sie durch das Setzen des Feldes "Abrechnung aussetzen“.

Deshalb kommt bei der Zuweisung von PSP-Zeilen zu einer Meilensteinzeile der Art LEER die Rückfrage, ob die zugeordneten PSP-Zeilen von der vorzeitigen Faktura ausgeschlossen werden sollen. Die Faktura erfolgt dann erst mit Abschluss des Meilensteins.

Meilenstein erreicht#

Wird nun ein Meilenstein erreicht, so wird dieser im Feld "Arbeitsstatus“ auf beendet gesetzt. Es wird nun geprüft, ob es zugehörige PSP-Zeilen gibt, welche im Feld "Abrechnung aussetzen“ markiert sind. Diese können nun per Rückfrage automatisch zur Abrechnung freigegeben werden.

Abrechnungsvorschlag#

Nun folgt die normale Abrechnung für jede PSP-Zeile nach deren Abrechnungsart.

Meilensteinzeile als Abrechnungssammelzeile#

Diese Abrechnungsart ist im Grunde genommen keine Meilensteinabrechnung. Es wird hierbei lediglich das Instrument der Meilensteinzeile verwendet, um einen Sammelzahlungsplan für mehrere PSP-Zeilen, welche gemeinsam abgerechnet werden sollen, zu errichten.

Wird, statt wie unten beschrieben, die Abrechnungsart der Abrechnungssammelzeile nicht auf "Festpreis“, sondern auf "Meilensteinabrechnung“ gesetzt, so erfolgt wieder eine Meilensteinabrechnung für den Zahlungsplan dieser PSP-Zeile, wodurch Zahlungsplanzeilen erst dann zur Abrechnung vorgeschlagen werden, wenn das Feld "Meilenstein erreicht" für die jeweilige Planzeile markiert wurde.

Projekteinrichtung#

Meilenstein im PSP#

Die Meilensteinzeilen für die Meilensteinabrechnungsart müssen vom Typ "Arbeitspakte“ sein, da diese Zeilen später den Erlös aus den Rechnungen des Zahlungsplanes aufnehmen. Damit der Abrechnungsvorschlag die Zeile bearbeiten kann, muss die Abrechnungsart auf "Festpreis“ definiert sein. Wird die Abrechnungsart auf "Meilensteinabrechnung“ eingerichtet, so wird der Zahlungsplan der PSP-Zeile als Meilensteinzahlungsplan angesehen und verwendet (siehe oben). Meilensteinzeilen sind farblich hervorgehoben.

Für Arbeitspakete, welche als Meilensteine markiert wurden, gelten gewisse Restriktionen. So können diese weder mit Budgetzeilen versehen werden noch können Mengen und Preise dort eingetragen werden. Eine Meilensteinzeile ist nicht zur Budgetierung gedacht, sie stellt eine zeitliche Planungskomponente dar.

Arbeitspakete dem Meilenstein zuordnen#

Auf der Meilensteinposition stehend, werden dieser die zugehörigen Arbeitspakete zugeordnet. Hierzu rufen Sie sich über den Menüpunkt "Zeilen“ die "Meilensteindefinition“ auf.

Zur Auswahl stehen nur Arbeitspakete, die nicht Meilensteine sind.

Die der Meilensteinzeile nun zugeordneten PSP-Zeilen werden automatisch über das Feld "Abrechnung aussetzen“ von der Faktura ausgeschlossen, da die Abrechnung über den Zahlungsplan der Meilensteinzeile erfolgen soll.

Zahlungsplan errichten#

Über die Funktion "Zahlungsplan aktualisieren“ wird zur Meilensteinzeile die Zahlungsplanzeile errichtet. Beim Funktionsaufruf kann angegeben werden, wie viele Zahlungsplanzeilen errichtet werden sollen. Die Summe der Verkaufsbeträge der dem Meilenstein zugeordneten PSP-Zeilen, wird gleichmäßig auf die erstellten Zahlungsplanzeilen aufgeteilt.

Eine manuelle Nacharbeit des Zahlungsplan ist unabdingbar. Zumindest müssen die gewünschten Buchungsdaten eingetragen werden. In der Regel werden ebenso die Verteilung der zu fakturierenden Beträge sowie die Beschreibungen manuell angepasst.

PSP#

Im PSP werden Ihnen die Meilensteinzeilen farblich angezeigt.

Zahlungsplan#

Da die Zahlungsplanzeilen im Feld "In Abrechnungsvorschlag übertragen“ markiert sind, können diese auch im Abrechnungsvorschlag verwendet werden.

PSP-Zeilen außerhalb Zahlungsplan abrechnen#

Alle nicht einer Meilensteinzeile zugeordneten PSP-Zeilen sind auch nicht im Feld "Abrechnung aussetzen“ markiert und können wie gewohnt abgerechnet werden.

Abrechnungsvorschlag#

Der Abrechnungsvorschlag schlägt zur Abrechnung die Zahlungsplanzeilen der Meilensteinzeilen vor. Die zugehörigen PSP-Zeilen sind von der Faktura über das Feld "Abrechnung aussetzen“ ausgeschlossen.

Leistungsnachweis#

Bei Abrechnungspositionen, die nach Aufwand abgerechnet werden, wird in der Regel ein Leistungsnachweis zur Rechnung mitgeliefert. Dieser Leistungsnachweis basiert auf den Abrechnungsposten zur bereits gebuchten Rechnung bzw. zur vorbereiteten Rechnung. Denn der Leistungsnachweis kann bereits im zur Abrechnung vorbereiteten Auftrag / Rechnung gedruckt werden. Dies dient zur Abstimmung mit dem Kunden. So können bereits im Vorfeld Unstimmigkeiten geregelt werden. Korrekturen können in der noch nicht gebuchten Rechnung vorgenommen werden, ein Storno einer vom Kunden nicht akzeptierten Rechnung entfällt.

Ein Leistungsnachweis kann beim Drucken der Rechnung auch automatisch mit gedruckt werden. Dafür ist ein Schalter "Ausgabe Anlage“ auf dem Verkaufskopf verantwortlich.

Ist dieser nicht gesetzt, kann / muss der Leistungsnachweis manuell gedruckt werden. Dieser Parameter und alle anderen Parameter, welche den Druck des Leistungsnachweises steuern, werden bereits im Projekt vorbelegt.

Diese Parameterfelder wandern in die gebuchten Rechnungen. Da diese nicht geändert werden können und um dennoch eine flexible Lösung zu gewährleisten, gibt es auf der Request Page des Leistungsnachweises diese Parameter wiederum zu übersteuern.

Druck Leistungszeitraum in der Rechnung#

Um auf den Verkaufsrechnungen automatisch den Leistungszeitraum oder einen neutralen Leistungstext zu drucken, gibt es folgende Einrichtungen:

Einrichtung Projekte#

In der Einrichtung Projekte definiert das Feld "Formatierung Leistungsdatum“ in welchem Format automatisch der Abrechnungszeitraum dargestellt werden soll. Das Feld "Leistungszeitraum“ auf dem Verkaufskopf kann automatisch mit einem Wert versehen werden, wenn die Abrechnung "nach Aufwand“ geschieht. Da zu dieser Abrechnungsart, Abrechnungsposten verwendet werden, welche jeweils ein Leistungsdatum haben. Die im gesamten Verkaufsbeleg zur Abrechnung vorbereiteten Abrechnungsposten definieren somit automatisch den Abrechnungszeitraum.

Es stehen folgende Optionen zur Verfügung (je 2 Druckbeispiele):

Belegtextübersetzungen#

In den Belegtextübersetzungen sind die beiden Felder "Leistungsdatum Text“ und "Neutraler Text Leistungsdatum“ für die Definition von druckbaren Texten in den Rechnungsbelegen pro Sprachcode vorgesehen.

Für jeden in Verkaufsbelegen verwendeten Sprachcode sollten Belegtextübersetzungen definiert werden.

Feld Leistungszeitraum auf Verkaufskopf#

Das Feld "Leistungszeitraum“ im Verkaufsauftrag und in der nicht gebuchten Verkaufsrechnung kann jederzeit manuell geändert werden.

Bei Abrechnung "nach Aufwand“ wird automatisch ein Leistungszeitraum vorbelegt. Dieser ergibt sich aus den zur Abrechnung vorbereiteten Abrechnungsposten und deren Leistungsdatum. Die Ermittlung des Leistungsdatum erfolgt immer automatisch, wenn manuell oder über den Abrechnungsvorschlag Abrechnungsposten hinzugefügt oder gelöscht werden. Mit Buchen der Rechnung wandert der Feldinhalt "Leistungszeitraum“ in das gleichlautende Feld der gebuchten Verkaufsrechnung.

Sowohl in der Proformarechnung als auch in der (gebuchten) Rechnung wird der Leistungszeitraum über die Variable "Leistungsdatum Text“ gedruckt (siehe oben). Ist das Feld "Leistungszeitraum“ leer, wird der Text im hinterlegten Feld "Neutraler Text Leistungsdatum" gedruckt (siehe oben). Die Leistungstexte werden in der Verkaufsrechnung (auch in der Proformarechnung) nach den Leistungspositionen angedruckt.

Fakturaanforderung (Verkauf)#

In der Praxis werden die Verkaufsrechnungen / -gutschriften meist von betrauten Personen vorbereitet. Die tatsächliche Buchung übernimmt anschließend die Verwaltung, welche die notwendigen Berechtigungen zum Verbuchen der Verkaufsbelege besitzen. Mit der Fakturaanforderung ist ein Hilfsmittel geschaffen worden, mit welchem die Übergabe an die Verwaltung sehr einfach und einheitlich vollzogen werden kann.

Fakturaanforderung erstellen#

Die Funktion "Fakturaanforderung erstellen“ kann aus den Verkaufsaufträgen und ungebuchten Rechnungen und Gutschriften aufgerufen werden. Nach der Vorbereitung zur Faktura wird über diese Funktion ein Eintrag in die Übersicht "Fakturaanforderung (Verkauf)“ erstellt. Ist bereits ein Eintrag vorhanden, so wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Beschreibung der Fakturaanforderung ändern#

Mit dem Starten der Funktion "Fakturaanforderung erstellen“ erfolgt eine Abfrage, ob eine manuelle Beschreibung eingetragen werden soll. Das Hinzufügen einer manuellen Beschreibung ist optional, auch ohne, wird ein Eintrag in die Fakturaanforderung erstellt. Nachträglich kann aus dem Verkaufsbeleg heraus über die Funktion "Beschreibung von Fakturaanforderung ändern“ die manuelle Beschreibung nachgetragen bzw. geändert werden.

Fakturaanforderung (Verkauf)#

Wird die Fakturaanforderung aus dem Verkaufsbeleg heraus aufgerufen, so ist nur jene Anforderung sichtbar, die zum Verkaufsbeleg erstellt wurde (Filterung auf die Belegnummer).

Wird die Fakturaanforderung außerhalb eines Verkaufsbeleges aufgerufen, so sind alle Fakturaanforderung ohne Filterung sichtbar.

Die Fakturaanforderung ist der Aufgabenvorrat für die Verwaltung. Diese Aufträge / Rechnungen / Gutschriften sind zur Faktura (Buchung) freigegeben worden. Aus der Ansicht heraus, sind die einzelnen Belege über den Aufruf "Beleg anzeigen“ einsehbar und können verbucht werden.

Mit dem Ändern des Feldes "Status" auf "In Bearbeitung“ wird der/die aktuelle UserIn als verantwortlich eingetragen. Damit ist diese Fakturaanforderung in seiner/ihrer Bearbeitung. Der Status ist auch im zugehörigen ungebuchten Verkaufsbeleg sichtbar.

Sollte eine Fakturaanforderung nicht mehr benötigt werden (z.B., weil die Buchung doch noch nicht stattfinden soll), so kann diese jederzeit gelöscht oder in das Archiv verschoben werden.

Sie können den Status der Fakturaanforderung auch in den Listen für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften überprüfen. Dazu ist es erforderlich, die Felder "Fakturaanforderung angelegt" und "Fakturaanforderung in Bearbeitung" einzublenden.

Fakturaanforderungsarchive (Verkauf)#

Wie bereits im Abschnitt zuvor erwähnt, können nicht mehr benötigte Fakturaanforderungen mit der Funktion "Anforderung archivieren“ in das Archiv verschoben werden.

Aktive Fakturaanforderungen werden ebenso nach erfolgreicher Buchung der Rechnung, automatisch in das Archiv verschoben. Mit dem automatischen Verschieben in das Archiv, werden die gebuchten Belegnummern und das Buchungsdatum auf dem Archivdatensatz mit dokumentiert.

Projektposten Verkauf#

Die Projektposten der Postenart "Verkauf“ bilden den Erlös der Projekte ab. Diese entstehen mit der Buchung von Verkaufsbelegen.

Bei Abrechnung "nach Aufwand“ schließt ein Verkaufsposten einen oder mehrere Aufwandsposten. Dies kann in den Feldern "Ausgleich mit Verkauf“ (= Anzahl der geschlossenen Aufwandsposten) und "Verkaufsausgleichsmenge“ (= Abrechnungsmenge aus den geschlossenen Aufwandsposten) nachvollzogen werden.

Wurde in einer Verkaufszeile ein Zeilenrabatt verwendet, so ist dies in den gleichlautenden Feldern des daraus entstandenen Verkaufsprojektposten dokumentiert.

Wurde im Verkaufsbeleg mit einem Rechnungsrabatt gearbeitet, so wird dieser anteilig auf die gebuchten Projektposten aufgeteilt und spiegelt sich im Feld "Zeilenbetrag“ wider.

Nachfolgend werden Ihnen zwei Beispiele für die Abbildung der Rabatte erläutert:

Beispiel 1: Zeilenrabatt im Projektposten

Beispiel 2: Rechnungsrabatt:

1. Projektposten:

2. Projektposten: