Projektcontrolling#

Allgemein#

Das Projektcontrolling basiert grundsätzlich auf budgetierten und tatsächlichen Werten. Die Realisierung sollte letztendlich den geplanten Werten entsprechen. Um das Projekt ordentlich und zeitnah betreuen zu können, ist eine umfassende Auswertung der Planwerte und der tatsächlich angefallenen Istwerte, bezogen auf die hinterlegten Zeiträume, immens wichtig.

Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ bietet diese Auswertung an. Über die Projektposten werden die Istwerte dargestellt, die aus der täglichen Arbeit dem Projekt belastet werden. Dies sind in der Regel Waren- oder Zeitbuchungen. Die Planwerte werden über den PSP und dessen Budget definiert. Gemäß einem hinterlegten Projektkontenplan werden aus den Planwerten die Projektkontoposten erzeugt. Jeder Istwert (also jeder Projektposten) ist ebenfalls einem bestimmten Projektkonto zugeordnet. Dadurch ist ein Plan-Ist-Vergleich bestimmter Kostenarten ermöglicht worden. Auf der Basis dieses Projektkontenplans können Auswertungsschemen gebildet werden, mit denen gezielt Informationen aus den Werten gebildet werden können. Die Vorgehensweise entspricht der Kontenauswertung im Finanzbuchhaltungsbereich.

Die Mitführung von Dimensionen sowohl zu jedem Projektposten als auch zu jedem Projektkontoposten bietet aber weit mehr Auswertungsmöglichkeiten als dies die Projektposten und Projektkontoposten allein ermöglichen. So können den Projektkontenschemen speziell für die Dimensionsauswertung konzipierte Analyseansichten erstellt werden. Dadurch sind Ansichten nach Dimensionskriterien möglich. Zugrunde liegen hier Projektanalyseansichtsposten und Projektanalyseansichtsbudgetposten. In den Analysen nach Dimensionen wird direkt auf diese beiden Posten zugegriffen. In einer Matrix sind mit diversen Filtermöglichkeiten entweder Budget-, Ist- oder Differenzwerte darstellbar.

In den nachfolgenden Abschnitten werden Ihnen die Möglichkeiten des Projektcontrollings dargestellt. Es wird darauf eingegangen, wie Projektergebnisse mit mehrstufiger Deckungsbeitragsrechnung im Projekt mit Hilfe des Projektkontenplans dargestellt werden können. Ferner wird darauf eingegangen, wie eine multidimensionale Auswertung des Projekts über Kosten- und Ergebnisträger sowie Kostenstellen in den Analyseansichten von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ durchgeführt werden kann. Darüber hinaus werden die sofort abrufbaren Projektinformationen dargestellt.

Datengrundlage und Aufbau#

Grundlegend für das Projektcontrolling über Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ ist die Anlage des Projektkontenplans. Dieser enthält die wichtigsten Bereiche (Kostenarten und Erlösarten), die für das Unternehmen für die Auswertung von Projekten wichtig sind. Der Detaillierungsgrad der Konten ist frei wählbar. So kann ein sehr kompakter oder auch ein sehr ausschweifender Projektkontenplan zugrunde liegen.

Darauf aufbauend werden die Projektposten bzw. Projektkontoposten gebildet. Die Zusammenführung dieser Posten erfolgt über einen Projektfinanzbericht.

Projektkontenplan und -einrichtung#

Alle Projektbuchungen können, ähnlich wie die Sachposten in der Finanzbuchhaltung, über die Projektkonteneinrichtung auf Projektkonten gebucht werden. Dies ermöglicht Auswertungsmöglichkeiten in ungeahntem Ausmaß.

Das Projektkonto und der Projektkontenplan wurden bereits angesprochen, so dass hier nur noch detailliert auf die Projektkonteneinrichtung eingegangen wird. Die Projektkontenfindung basiert auf die Kombination von Produktbuchungsgruppe, Projekttyp, Arbeitspaket und Hauptaktivität. Jeder Kombination wird ein Verbrauchs- und Verkaufskonto aus dem Projektkontenplan zugewiesen.

Zur Findung des jeweiligen Projektkontos werden die Informationen aus der "Projektkonten Einrichtung“ wie folgt herangezogen:

Mit den oben genannten Angaben kann z.B.:

• der Ressourcenaufwand für die Leitung von Forschungsprojekten mit internen Ressourcen,
• der Materialaufwand für Kleinmaterial bei Montage vor Ort,
• die Reisezeit externer MitarbeiterInnen bei Großprojekten oder
• der Nachtragsaufwand (=Hauptaktivität) bei Kundenprojekten ermittelt werden.

Je nachdem, was später einmal ausgewertet werden soll, muss der Projektkontenplan und vor allem auch die Matrix entsprechend eingerichtet sein.

Verwendungsübersicht Projektkonten#

Einzelne Projektkonten können in dieser Projektkonteneinrichtung mehrfach Verwendung finden. Um eine Übersicht zu bekommen, ob und wie oft ein Projektkonto verwendet ist, gibt es die "Verwendungsübersicht“, aufrufbar im Projektkontenplan.

Neben der Verwendung in der Projektkonteneinrichtung, wird auch die Verwendung des jeweiligen Kontos in Projektbewertungsvorlagen der erweiterten Projektbewertung angezeigt.

Umstieg auf Projektkonteneinrichtung mit Hauptaktivität#

In bisherigen project365-Versionen gab es in der Projektkonteneinrichtung noch keine Hauptaktivität. Um diese zu verwenden, ist ein Umstieg auf die neuere Version der Einrichtung notwendig. Dazu muss in der "project365 Anwendungseinrichtung“ aus der "KUMAVISION Moduleinrichtung“ heraus das Feld "Haupt-Akt. in Projektkonten verw.“ gesetzt werden. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die existierenden Einträge in die neue Einrichtung übertragen und aus der alten gelöscht. Ab nun gilt die neue Projektkonteneinrichtung mit der Möglichkeit, Hauptaktivitäten zu verwenden.

Projektposten = Istwerte#

Mit jeder Buchung, bei der ein Projekt angesprochen wird, bildet das System einen Projektposten. Projektposten bilden die Grundlage für die Projektabrechnung (Aufwandsposten) und spiegeln die Erlöse dieser Abrechnungen wider (Erlösposten). Die Projektbewertung kann ebenfalls auf Projektposten aufgebaut werden.

Für das Projektcontrolling liefern die Projektposten alle Ist-Informationen aus dem Verbrauch und dem Verkauf.

Sobald eine Projektbuchung erfolgt, wird den entstehenden Projektposten über die oben angesprochene Matrix ein Projektkonto zugeteilt. So sind die Ist-Verbräuche und Ist-Verkäufe direkt für das Projektcontrolling nutzbar.

Projektkontoposten = Budgetwerte#

Die Projektkontoposten beinhalten die Menge- und Werteinformationen der Projektplanung. Zur Bildung der Projektkontoposten wird die Planungsebene jeder einzelnen PSP-Zeile berücksichtigt. Sofern zu einer PSP-Zeile Budgetzeilen angelegt wurden und das Feld "Budgetübernahme“ in dieser PSP-Zeile mit "Ja“ gekennzeichnet ist, werden die Projektkontoposten auf Basis dieser Budgetposten gebildet. Ansonsten ist die Planungsebene die PSP-Zeile selbst und auf deren Werten aufbauend wird ein Projektkontoposten erzeugt.

Die Bildung der Projektkontoposten muss manuell angestoßen werden. Über den Aufruf "Projektkontoposten aktualisieren“ über die Anwendersuche wird die Erstellung dieser Posten durchgeführt.

Nach dem Aufruf erscheint eine Filtermaske. Wenn kein Filter eingegeben wird, werden Projektkontoposten für alle Projekte gebildet.

Eine gezielte Aktualisierung kann auch aus einem PSP über den Menüpunkt "Projektkontoposten aktualisieren“ gestartet werden.

Bei einem erneuten Aufruf der Funktion "Projektkontoposten aktualisieren“ werden die Projektkontoposten gelöscht und komplett neu aufgebaut. Damit wird einer flexiblen Planung Rechnung getragen, bei welcher sich z.B. die Dimensionen, die Preise und die Planungsebene (PSP-Zeile oder Budgetzeilen) ständig ändern können.

Die folgenden Felder sind in den Projektkontoposten zu finden:

Wie bereits erläutert, spielt die Produktbuchungsgruppe zur Findung des Projektkontos die entscheidende Rolle. Wird auf Basis der Budgetzeilen das Konto ermittelt, wird die Produktbuchungsgruppe der dort geplanten Ressource bzw. des Artikels verwendet.

Wenn auf Basis der PSP-Zeile geplant wird, wird die Produktbuchungsgruppe aus der Abrechnungsart und –nummer des jeweiligen Arbeitspaketes verwendet. In der Regel ist dies eine Abrechnungsressource. Die Vorgehensweise für die Bildung der Projektkontoposten bedeutet, dass permanent dieser Aufruf erfolgen muss. Beispielsweise ist darauf zu achten, dass bei Änderungen von Planungs- und Budgetdaten der Aufruf gestartet wird.

Besitzt ein Projekt mehr als nur einen PSP, so werden für jeden Projektkontoposten gebildet. Jedoch wird nur die gerade aktive Version im Projektcontrolling berücksichtigt.

Es empfiehlt sich, die Aktualisierung über die Aufgabenwarteschlange regelmäßig automatisch erfolgen zu lassen.

Projektkontoposten für Erlöse#

Die Planung von Erlösen im Projektbudget ist zeitlich nicht identisch mit den Aufwänden zu planen. Denn der Zeitpunkt des Aufwandes ist nicht auch der Zeitpunkt des Erlöses. In der Regel wird aus einem Aufwand nicht direkt ein Erlös generiert, sondern erst in einer nachfolgenden Abrechnungsperiode.

Um beim Projektcontrolling aber zu vernünftigen Planzahlen der Mittelzuflüsse zu gelangen, ist es möglich, mit Parametern auf der Projektkarte steuernd einzugreifen. Dazu gibt es auf der Projektkarte das Feld "Erlös-Projektkontoposten aus“ mit den folgenden Optionen:

Projektbudget#

Bei dieser Option verhält sich die Ermittlung der Projektkontoposten wie bereits für das Aufwandsbudget beschrieben. Es gelten die gleichen Richtlinien wie für die Aufwände. Jedoch kann mit den zusätzlichen Einrichtungen "Basis Erlös-Proj.-Kontoposten“ und "Formel Erlös-Proj.-Kontoposten“ steuernd eingegriffen werden.

Wird die Basis auf "Planungsdatum“ gestellt, so wird angenommen, dass das Verbrauchsdatum des Projektbudgets auch das Erlösdatum ist. Eine Datumsformel greift hier nicht.

Wird dagegen auf "Datumsformel“ gestellt, so wird anhand der definierten Datumsformel ein Erlösdatum aus dem Budgetdatum errechnet.

Beispiel:
In der Budgetzeile ist das Datum 15.05.21 eingetragen, die Anwendung ermittelt für den Erlösprojektkontoposten den 15.06.21.

Anzahlungsplan / Zahlungsplan#

Beide Optionen verhalten sich gleich. Der Unterschied liegt nur in der Datenquelle. Während der Zahlungsplan einen allgemein gültigen Zahlungsplan für Projekte darstellt, handelt es sich beim Anzahlungsplan um einen Bestandteil der App Advance Payment.

Wird eine der beiden Optionen im Feld "Erlös-Projektkontoposten aus“ ausgewählt, ist es nicht mehr möglich, ein Basisdatum oder eine Datumsformel einzutragen.

Ab diesem Zeitpunkt wird nicht mehr auf das Projektbudget zurückgegriffen, sondern die Erlöse aus dem jeweiligen Zahlungsplan ermittelt. Dort sind die geplanten Rechnungsdaten wie Buchungsdatum und Betrag hinterlegt.

Die Ermittlung des Erlös-Projektkontos erfolgt analog zur Ermittlung der Aufwandsprojektkonten, wenn die Projektkontoposten auf Basis der PSP-Zeile errichtet werden. Es wird das Ziel-Arbeitspaket und dessen Abrechnungsart sowie die Abrechnungsnummer (in der Regel die Nummer einer Abrechnungsressource) herangezogen.

Damit der gesamte Mittelzufluss in das Projektcontrolling einfließt, muss die Schlussrechnung mit in den Zahlungsplan aufgenommen werden. Damit aber wiederum nicht zu viel eingeplant wird, darf die Schlussrechnung nur den Rest nach Abzug der Teilrechnungen aufweisen. Die Summe aller Teilrechnungen und Schlussrechnungen muss den Gesamterlös ergeben.

Im Abrechnungsvorschlag wird bei der Schlussrechnung der Gesamtaufwand in Rechnung gestellt und die Teilrechnungen als Gutschrift in Abzug gebracht. Der Zahlungsplan kann auch rein für Planungszwecke verwendet und aus der Abrechnung herausgenommen werden. Dafür darf in den Zahlungsplanzeilen das Feld "In Abrechn.-Vorschlag übertragen“ kein Häkchen aufweisen.

Projektfinanzberichte#

Sobald Projektposten und Projektkontoposten gebildet sind, können Projekte ausgewertet werden. Wie und nach welchen Kriterien diese Projekte auf der Basis der Posten ausgewertet werden, wird in den Projektfinanzberichten abgebildet. Die Denk- und Vorgehensweise dieser Berichte entspricht vollkommen der Vorgehensweise in der Finanzbuchhaltung mit den Finanzberichten auf der dortigen Basis der Sachkonten und Sachposten.

Einrichtung Finanzberichte#

Über die Projektfinanzberichte können mehrere Strukturen festgelegt werden, über die unterschiedliche Sichten auf die Projektergebnisse geworfen werden können. Z.B. sollten interne Projekte anders ausgewertet werden wie Kundenprojekte.

Für die Einrichtung rufen Sie die "Projektfinanzberichte“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Bericht mit Hilfe der folgenden Tabelle definieren.

Zeilendefinition#

Im Finanzbericht selbst wird eine Berichtsstruktur aufgebaut, in der den einzelnen Zeilen die entsprechenden Projektkonten zugeordnet werden. Es können auch Summenzeilen oder Formeln eingegeben werden.

Um die Zeilen zu definieren, wählen Sie den gewünschten Bericht aus und rufen über das Menüband, den Menüpunkt "Zeilendefinition bearbeiten“ auf.

Nachfolgend werden Ihnen die wichtigsten Felder näher erläutert:

Aufrufe über das Menüband#

Über den Menüpunkt "Einfügen“ lassen sich weitere Konten direkt als Zeile einfügen. Eine Weiterbearbeitung der Zeile ist dann sofort möglich.

Spaltendefinition#

Mit der Funktion "Spaltendefinition bearbeiten…“ lassen sich die folgenden Felder aufrufen:

Finanzberichtskarte#

Über das Menüband über den Menüpunkt "Finanzbericht bearbeiten…“ kann dann die Projektfinanzberichtskarte aufgerufen werden. In dieser Ansicht werden die Zeilen des Berichts mit den Spalten der Spaltendefinition übereinandergelegt. Gemäß den eingegebenen Filtern werden die Werte angezeigt.^

In den Kopffeldern werden die Namen des Finanzberichts sowie der Spalten- und Zeilendefinition angezeigt. Weiterhin werden die Datenfilter zur Verfügung gestellt. In allen diesen Vorgaben können die Inhalte, je nach Auswertungswunsch, geändert werden.

Über den Menüpunkt "In Excel exportieren“ kann die gesamte Matrix nach Excel exportiert werden. Es wird eine neue Arbeitsmappe erstellt, die weiterbearbeitet werden kann.

Zudem bieten die beiden Vor- und Zurück-Icons unter "Spalte“ und "Periode“ die Möglichkeit, schnell von einer Spalte oder einem Auswahlzeitraum in die davor oder dahinterliegende Spalte bzw. den davor oder dahinterliegenden Zeitraum zu wechseln.

Durch Klicken in die einzelnen Felder kann über einen Lookup auf die im Kontenplan hinterlegten Konten abgetaucht werden. Über den Aufruf der Posten werden die Projektposten angezeigt, die den Wert in der Matrix ergeben.

Auswertungen auf Basis der Dimensionen#

Eine weitere Möglichkeit ist die Auswertung von Projektdaten über die mit den Projektposten gebuchten Dimensionen. Neben den globalen Dimensionen, die direkt auf Projektposten gebucht werden, können somit zusätzliche Dimensionen in die Betrachtung einbezogen werden.

Durch die Verwendung von verdichteten Auswertungsposten, welche die Dimensionswerte direkt auf dem Posten haben, ist in diesem Fall eine einfache Filterung in Analysen möglich. Die folgenden Posten stehen für Dimensionsauswertungen zur Verfügung:

• Die Projektanalyseansichtsposten werden aus den Projektposten gebildet und bilden die Istwerte ab.
• Die Projektanalyseansichtsbudgetposten werden aus den Projektbudgetposten gebildet und spiegeln die Budgetwerte wider.

Dimensionsquellen#

Um zunächst zu verdeutlichen, woher die Dimensionen stammen, welche auf den Posten bzw. in den Projektbudgetposten berücksichtigt werden, wird nachfolgend erläutert, aus welchen Quellen die Dimensionen eines Projektes und dessen PSP-Zeilen / Budgetzeilen stammen:

Dimensionsquellen eines Projektes#

• Wird ein Projekt angelegt, so kann bei entsprechender Einrichtung automatisch eine neue Dimension identisch zur Projektnummer errichtet werden (z.B. ein neuer Kostenträger)
• Wird das Projekt aus einer Projektvorlage erstellt, so kann diese Vorlage die Dimensionen in das neue Projekt übertragen
• Wird das Projekt einem Projekttypen zugewiesen, so werden von dort Dimensionen in das Projekt übertragen (sofern beim Projekttyp welche hinterlegt sind). Über die Einrichtung in der "Einrichtung Projekte" kann bei Errichtung eines neuen Projekttypen automatisch ein neuer gleichlautender Dimensionswert errichtet und dem neuen Projekttypen zugewiesen werden.
• Wird das Projekt einem Debitor zugewiesen, so kann dieser Debitor seine Dimensionen in das Projekt übertragen. Ist das Projekt im Status "Angebot" und wird nicht einem Debitor, sondern einem Kontakt und einer Debitorenvorlage zugewiesen, so kann von dort eine Dimensionsaktualisierung erfolgen
• Wird dem Projekt ein Projektverantwortlicher zugewiesen, so kann bei entsprechender Einrichtung in der "Einrichtung Projekte" die Dimensionen der Ressource ins Projekt übertragen werden
• Wird das Projekt einem Hauptprojekt zugewiesen, so kann bei entsprechender Einrichtung von dort eine Dimensionsaktualisierung erfolgen
• Wird das Projekt einer Zuständigkeitseinheit zugewiesen, können von dort die Dimensionen in das Projekt übertragen werden
• Wird dem Projekt ein Verkäufercode zugewiesen, können von dort die Dimensionen in das Projekt übertragen werden

Dimensionsquellen einer PSP-Zeile#

• Grundsätzlich erhält jede PSP-Zeile die Dimensionen des Projektes
• Mit der Validierung des Arbeitspaketcodes können vom Arbeitspaketstamm die Dimensionen in die PSP-Zeile übertragen werden

Dimensionsquellen einer Projektbudgetzeile#

• Grundsätzlich erhält jede Projektbudgetzeile die Dimensionen der PSP-Zeile
• Mit der Validierung der Nummer werden die Dimensionen der Ressource (-gruppe), Artikel bzw. Sachkonto in die Projektbudgetzeile übertragen

Dimensionsquellen einer Projektbuchung = Projektposten#

In jedem Beleg und in jedem Buchungsblatt finden für die verwendeten Stammdaten (Ressource, Kreditor etc.) Dimensionsfindungen statt.

• Mit der Validierung der Projektnummer in einer Beleg- oder einer Buchblattzeile werden die Dimensionen aus dem jeweiligen Projekt in die Dimensionsfindung berücksichtigt
• Mit der Auswahl der PSP-Zeile bzw. Budgetzeile (je nach Buchungsebene) wird die Dimensionsfindung um die Arbeitspaketdimensionen erweitert
• Sollen die manuellen Planungsdimensionen auf der PSP-Zeile oder der Budgetzeile bei der Dimensionsfindung mitberücksichtigt werden, so kann dies mit den entsprechenden Schaltern in der "Einrichtung Projekte" eingerichtet werden. Dies ist aber nur notwendig, wenn tatsächlich manuelle Planungsdimensionen auf der PSP-Zeile / Budgetzeile existieren und diese in die Projektposten übertragen werden sollen

Die Projektdimensionsfindung wird auf dem Inforegister "Dimensionen" in der Einrichtung Projekte festgelegt. Dort können z.B. die Dimensionsautomatiken für neue Projekttypen und Hauptprojekte aber auch die Weitergabe von Dimensionen z.B. aus der Projektleiterressource eingerichtet werden.

Projektanalyseansichten#

Über die Analyseansichten werden Sichtweisen definiert, nach denen die Projektdaten ausgewertet werden. Grundlage für diese Auswertungen sind die Projektanalyseansichtsposten und die Projektanalyseansichtsbudgetposten.

Über die Projektanalyseansichtskarte können diese Auswertungsposten definiert werden. Pro Analyseansichtskarte sind vier Dimensionen möglich.

Über den Aufruf "Projektanalyseansichtenübersicht“ über die Anwendersuche wird die Übersicht der Projektanalyseansichtskarten geöffnet.

Es werden alle Projektanalysenansichten angezeigt, mit dem Hinweis, ob Budgetwerte mit gebildet werden sollen. Zudem ist das letzte Aktualisierungsdatum hinterlegt und die vier möglichen Dimensionen.

Aus der Übersicht können die Projektanalysekarten ausgewählt und zur Bearbeitung geöffnet werden.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Dimensionen#

Auf dem Inforegister "Dimensionen“ werden die vier möglichen Dimensionen ausgewählt, die mit dieser Projektanalyseansichtskarte untersucht werden sollen.

Aufrufe über das Menüband#

Über das Menüband > "Zugehörig“ > "Analyseansicht“ > "Filter“ können ausgewählten Dimensionen Dimensionswerte als Filter hinterlegt werden, damit nur gewisse Werte in der Analyseansichtskarte kumuliert werden.

Über den Menüpunkt "Aktualisieren“ durchläuft die Projektanalyseansicht alle potenziellen Projekt- und Projektkontoposten, die gemäß der Filterlegung angesteuert werden, und erzeugt die Projektanalyseansichts- und –budgetposten.

Sobald auf einer Analyseansichtskarte irgendwelche Änderungen vorgenommen werden, welche die angelegten Posten betreffen, werden die bestehenden Posten alle gelöscht. D.h. wenn die Datumskomprimierung oder ein Dimensionsfilter abgeändert wird, werden bei der nächsten Aktualisierung alle Projektanalyseansichts- und Projektanalyseansichtsbudgetposten neu gebildet. Dies ist notwendig, da grundlegende Postenbildungskriterien geändert wurden.

Gebildete Posten#

Durch die Aktualisierung der Projektanalyseansicht werden die Auswertungsposten (Projektanalyseansichtsposten und Projektanalyseansichtsbudgetposten) gebildet. Diese sind komprimierte Posten auf Basis der Projektposten bzw. der Projektbudgetposten, welche die auszuwertenden vier Dimensionen direkt auf den Posten haben.

Die Projektanalyseansichtsbudgetposten enthalten die Werte für die Analyseansicht, den Budgetnamen und das Projektkonto. Dann folgen die vier Dimensionen sowie das Buchungsdatum, die Menge und der Betrag. Es wurden somit die wichtigsten Daten der Projektkontoposten mit den dazugehörigen Belegdimensionen verbunden.

Ebenso verhält es sich mit den Projektanalyseansichtsposten. Hier wurden die Daten aus den Projektposten mit den Postendimensionen zusammengeführt.

In den Flow-Feldern "Menge“ und "Betrag“ kann mit Lookup auf die dahinterliegenden Projektposten bzw. Projektbudgetposten abgetaucht werden. So ist der Bezug zu den ursprünglichen Posten jederzeit gegeben.

Projektfinanzbericht auf Analyseansichtsposten#

Die Ansicht der Daten nach Dimensionen erfolgt identisch wie bei der Ansicht nach Projektposten und Projektkontoposten. In den Zeilen, die über den Assist-Button im Feld "Name“ auf der Seite "Zeilendefinition“ aufrufbar sind, gibt es eine Spalte "Analyseansichtsname“. Sofern eine Analyseansicht eingefügt ist, wird der Projektfinanzbericht automatisch mit den Analyseansichtsposten gefüllt.

Wenn in einem solchen Fall ein Bericht über die "Projektfinanzberichte“ geöffnet wird, erscheinen die vordefinierten Zeilen und Spalten kombiniert.

Beim Klicken in die Werte über den Lookup in die dahinterliegenden Posten ist klar zu erkennen, dass es sich bei der Datengrundlage um die Analyseansichtsposten handelt. Zuerst zeigt das System den auf das in der Spalte verwendete Konto abgegrenzten Projektkontenplan an.

Bei einem Weiterklicken über das Feld "Menge“ oder "Einstandsbetrag“ werden die Projektanalyseansichtsposten dargelegt. Dort sind die in der Projektanalyseansichtskarte hinterlegten Dimensionen zu erkennen.

Unterschied zu den originären Finanzberichten#

Auf den ersten Blick bildet dieser Aufruf nichts Neues ab. Jedoch besteht über Flow-Filter die Möglichkeit, auf die in der Analyseansicht angegebenen Dimensionen Filter zu setzen.

Das sind genau jene vier Dimensionen, welche in der verbundenen Analyseansicht als Auswertungsdimensionen definiert wurden und welche wir in den Analyseansichtsposten wiederfinden. Diese Filter können bereits fix in den Zeilen der Ansicht hinterlegt werden. Dafür müssen Sie die vier Spalten einblenden, die durch die Dimensionen abgebildet werden:

Somit können die Filterangaben für die Dimensionsfelder nicht nur manuell über die Maske angegeben werden, sondern über eine fixe Filterung im Finanzbericht. Das hat den Vorteil, dass Auswertungen immer gleich gestaltet sind und über die Dauer auch vergleichbar bleiben.

Projektanalyse nach Dimensionen#

Die Projektanalyse nach Dimensionen baut ebenfalls auf den Projektanalyseansichts- und -budgetposten auf. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Projektanalyseansichtenübersichten“ auf. Hierüber erhalten Sie zunächst eine Übersicht der bereits definierten Projektanalyseansichten.

Über "Analyse nach Dimensionen“ wird die Definition- und Filteransicht dargestellt.

Datumsfilter, Projektkontofilter, Projektfilter, Budgetfilter und Zuständigkeitseinheitenfilter sind immer als Auswahl hinterlegt.

Die anderen vier Dimensionen werden über die ausgewählte Projektanalyse definiert. Jede dieser 4 Dimensionen kann als Zeilenansicht oder als Spaltenansicht gesetzt werden. Es ist keine fixe Vorgabe wie bei einem Finanzbericht notwendig. Bei der Festlegung der Projektkonten greift das System die hinterlegten Konten der Projektanalyseansichtskarte ab. Dort können die zu betrachtenden Projektkonten gefiltert werden.

Nachfolgend werden Ihnen die auf dieser Karte aufgeführten Felder näher erläutert:

Inforegister Filter#

Inforegister Optionen#

Aufrufe über das Menüband#

Über den Menüpunkt "Zeilen- und Spaltenansicht vertauschen“ besteht die Möglichkeit, die Zeilen- und Spaltenansicht miteinander zu vertauschen.

Mit dem Aufruf "Matrix anzeigen“ gelangen Sie in die Matrixansicht.

Dort gibt es die Möglichkeit, die Ansicht nach Excel zu exportieren. Die Übergabe erfolgt in eine Excel-Tabelle, mit der die Daten weiterbearbeitet werden können.

Unterschiede zw. Projektkalkulationsschema auf Basis einer Analyseansicht und "Projektanalyse nach Dimensionen“#

Grundsätzlich gilt, dass beiden Auswertungen, die über eine Projektanalyseansichtskarte erstellt werden, Projektanalyseansichts- und Projektanalyseansichtsbudgetposten zugrunde liegen.

Die Auswertung erfolgt bei dem Projektkalkulationsschema mit fix definierten Zeilen und Spalten, die durch die Zeilen- und Spaltendefinition eingerichtet werden. Hier besteht die Möglichkeit, über das Filtern der bis zu vier definierten Dimensionen die Daten weiter zu strukturieren.

Bei der Projektanalyse nach Dimensionen ist die Strukturansicht dagegen frei definierbar. In den Zeilen wie in den Spalten kann zwischen den grundsätzlich bereitgestellten Dimensionen (Projektkonto, Periode) und den in der Projektanalyseansichtskarte definierten Dimensionen ausgewählt werden. Die Spalten können mit den Zeilen getauscht werden. Eine Definition von Zeilen- und Spaltenansicht ist nicht notwendig. Nachteil: Es können nur Budget- oder Ist- oder Differenzwerte angezeigt werden. Ein Plan-Ist-Vergleich, z.B. mit allen drei Werten gleichzeitig, ist hier nicht möglich.

Ad hoc Projektauswertungen#

Hier führen wir einige sofort verfügbare und intuitiv nutzbare Einzel-Projektauswertungen auf.

Projektstatistik#

Um wichtige Projektinformationen abrufen zu können, gibt es sowohl zu den Projekten als auch Hauptprojekten die Möglichkeit, Projektstatistiken aufzurufen. Hierbei können die budgetierten und realisierten Werte für Projekte angezeigt und Abweichungen dargestellt werden.

Rufen Sie in einer Projektkarte über den Suchbegriff "Statistik“ die Projektstatistik auf. Sie können in dieser die budgetierten und realisierten Werte des Projektes ansehen.

Inforegister Budgetiert#

Auf dem Inforegister "Budgetiert“ können Sie die budgetierten Werte sowohl auf PSP-Zeilen- als auch auf Budgetzeilenebene (Feinplanung) ansehen.

Inforegister Realisiert#

Auf dem Inforegister "Realisiert“ können Sie die bereits realisierten Werte ansehen.

Nachfolgend werden Ihnen die Werte näher erläutert:

Inforegister Plan-Ist-Vergleich#

Hier werden die Verbrauchswerte den geplanten Zahlen gegenübergestellt.

Inforegister Budget mit Bewertungszahlen#

Dieses Inforegister gehört zu den Modulen "Erweiterte Projektbewertung“ bzw. "Anzahlungsbuchhaltung“ und wird an dieser Stelle nicht behandelt.

Projektcockpit#

Sowohl in der Projektübersicht als auch in der Projektkarte gibt es Elemente für ein Projektcockpit. Zum Teil müssen diese erst über "Personalisieren“ eingeblendet werden.

Auf dem Projektcockpit in der Projektübersicht werden Ihnen die gleichen Elemente wie auf der Projektkarte dargestellt. Lediglich die Projektampeln sind auf der Projektkarte nicht platziert.

Das Projektcockpit ist in zwei Bereiche gegliedert: Die Projektampeln befinden sich direkt in der Liste als Spalten, der zweite Bereich ist in Infoboxen untergebracht.

Projektampeln#

Es sind zwei Ampeln realisiert worden: Eine Budget- und eine Deckungsbeitragsampel. Neben den Zahlen (aktueller Budgetverbrauch in % sowie aktueller DB%) werden diese Werte per Symbol grafisch aufbereitet.

Dazu werden in der Projekteinrichtung global Schwellenwerte definiert, ab denen eine Ampel von Grün auf Gelb bzw. auf Rot schalten soll. Die verwendeten Symbole können in der Firmeneinrichtung als JPG eingelesen werden.

Infoboxen#

Durch die Verwendung von verschiedenen Infoboxen können die unterschiedlichen Informationen zum einen übersichtlicher dargestellt werden und zum anderen können AnwenderInnen sich Infoboxen so einblenden und anordnen, wie es für die Arbeit ideal ist, auch dies verhilft zu mehr Übersichtlichkeit. Diese Infoboxen stehen auch auf der Projektkarte zur Verfügung. Die Boxen im Einzelnen:

Budget/Verbrauch inkl. Obligo#

Hier wird das Projektbudget in Mandantenwährung angezeigt. Durch einen Klick auf den Wert kann in den aktuellen PSP verzweigt werden. Darunter zeigt eine Grafik (Balken) das Verhältnis zwischen diesem Budget und dem Projektverbrauch (realisierter Verbrauch + Obligos) an.

Plan-Ist-Vergleich#

Die oben genannte Grafik wird an dieser Stelle noch einmal rein als Zahlenwerk dargestellt. Bis auf Lagerobligo und Restbudget (werden über eine Funktion ermittelt) können alle Werte auch über einen Mausklick aufgelöst werden.

Projektbelege#

Aufgeteilt in Verkaufs-, Einkaufs- und Projektbelege wird in dieser Auflistung die Anzahl der zum Projekt referenzierten Belege aufgeführt. Mit einem Klick auf die Zahl kann in die zugehörige Belegübersicht gewechselt werden.

Projektzahlungsplan#

Diese Infobox gibt einen Blick auf die nächste zu stellende Rechnung laut Fakturaplan des Projektes (nicht Anzahlungsplan! Anzahlungsbuchhaltung ist ein Freischaltmodul; dieser Plan müsste in einer eigenen Infobox angezeigt werden). Neben dem geplanten Abrechnungsdatum wird auch der geplante Betrag angezeigt.

Fakturaübersicht#

In der Fakturaübersicht wird der aktuelle Stand der Rechnungsstellung grafisch dargestellt. Der linke Balken des Diagramms zeigt den budgetierten VK-Betrag laut Projektstrukturplan in Mandantenwährung an. In der mittleren Säule ist die Summe aus bereits fakturiertem Betrag und noch offenen Projektposten (nach Aufwand) dargestellt. Bei Projekten, welche nach Aufwand abgerechnet werden, ist dies die relevante Größe. Die rechte Säule zeigt an, was nach Zahlungsplan noch offen ist. Da ein Zahlungsplan sowohl bei Festpreis als auch bei Projekten "nach Aufwand“ verwendet werden kann, ist dieser Wert bei beiden Abrechnungsarten interessant.

Projekt Plan / Ist Vergleich auf Arbeitspaketebene#

Der Plan-Ist-Vergleich auf Arbeitspaketebene kann durchgeführt werden, indem im Bereich Projekte das entsprechende Projekt ausgewählt wird und z.B. über die Projektkarte der aktive Projektstrukturplan aufgerufen wird. Danach kann der Plan-Ist-Vergleich über den gleichnamigen Aufruf durchgeführt werden.

Im Kopfbereich werden die Felder des PSP wiedergegeben, von dem aus der Aufruf erfolgt. Änderungen sind hier nicht möglich. Unabhängig davon, welche Version des PSP zugrunde liegt, also welche Planungsversion als Budgetwerte herangezogen werden, werden für die Ist-Daten immer dieselben Werte angezeigt. Somit kann jede Planungsversion für den Plan-Ist-Vergleich herangezogen werden. Da es sich hier nur um eine andere Sicht auf den PSP handelt, werden nun nur die hier zusätzlichen Felder erläutert.

Im hinteren Bereich der Zeilen sind die Werte abgebildet, die zum Vergleich notwendig sind. Es sind die geplanten sowie die verbrauchten Mengen inkl. der Fortschrittszahlen ersichtlich.

Der Projekt Plan/Ist-Vergleich bietet einen Überblick über das gesamte Projekt. Es werden alle Arbeitspakete mit den entsprechenden Plan-, Ist- und Differenzwerten angezeigt.