Projekteinrichtung#
Allgemein#
Projekte in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dynamische, sich über einen längeren Zeitraum erstreckende Geschäftsvorgänge. Diese können mit Hilfe von Aktivitäten und Budgets detailliert geplant, gesteuert und fakturiert werden.
Sie können für einzelne Projekte den Einsatz von Arbeitsstunden, Maschinenlaufzeiten und Material nachvollziehen. Verwaltet wird dies über Projektstrukturpläne, über die, die Aufwendungen und Erträge verwaltet werden.
Die Entwicklung eines Projekts kann so bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Arbeitspakete in einzelne Aufgaben zu unterteilen und gezielt an zuständige BearbeiterInnen weiterzugeben.
Außerdem werden mit Hilfe der integrierten Fakturierung im Verkauf sowie im Einkauf alle dazugehörigen Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet.
Einrichtung#
Dieser Abschnitt beschreibt, welche vorbereitenden Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Projekte vollständig einzurichten, bevor mit diesen gearbeitet werden kann.
Einrichtung Projekte#
In der "Einrichtung Projekte“ werden die grundlegenden Einrichtungen für die Projektverwaltung definiert. Neben den festzulegenden Nummernserien sind einige wichtige Daten oder Vorgaben für die KUMAVISION project365 einzustellen. Rufen Sie sich hierzu über die Anwendersuche die "Einrichtung Projekte“ auf.
Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsmöglichkeiten näher erläutert:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Automatische Aktualisierung der Projektartikelpreise | Aktivieren Sie den Schalter, wenn Projektposten zu Artikelverbräuchen automatisch mitreguliert werden sollen, wenn die zugehörigen Artikelabgangsposten durch die Lagerregulierung geändert werden. Mithilfe dieses Feldes wird im Fenster "Einrichtung Projekte" angegeben, dass Kostenänderungen automatisch reguliert werden sollen, wenn die Stapelverarbeitung "Lagerreg. fakt. Einst. Preise“ ausgeführt wird. Der Regulierungsprozess und dessen Ergebnisse entsprechen dem Prozess und den Ergebnissen beim Ausführen der Stapelverarbeitung "Automatische Aktualisierung der Projektartikelpreise". |
| Belegnr. ist Projektnr. | Gibt an, dass die Projektnummer auch die Belegnummer in den Posten ist, die für das Projekt gebucht wurde. Dies wirkt sich in den Projektbuchungsblättern aus. Das Feld ist als Alternative zum Feld "Prüfe Belegnr. deakt. in Proj.-Buch.-Blatt“ zu sehen. Während "Belegnr. ist Projektnr." immer wirkt, funktioniert das Feld "Prüfe Belegnr. deakt. in Proj.-Buch.-Blatt“ im Projektbuchungsblatt nicht beim Buchen von Artikelverbräuchen. |
| Rechnungsabgrenzung aktivieren | Wird das Feld aktiviert, so werden bei Buchungen mit einem Abgrenzungscode und einer Projektnummer in Einkaufsrechnungen, Verkaufsrechnungen oder im Fibu Buch.-Blatt, zusätzliche Projektposten synchron zu den Sachbuchungen der Abgrenzungsbuchungen gebildet. Beispiel im Verkauf: Eine Verkaufsrechnung für ein Projekt wird über 3 Monate abgegrenzt. Der Erlös wird zunächst in voller Höhe zum Buchungsdatum eingebucht, wieder ausgebucht und laut dem Rechnungsabgrenzungsplan auf 3 Monate verteilt. |
Inforegister Nummerierung#
Auf dem Inforegister "Nummerierung“ werden die wichtigsten Nummernserien für die Projektabwicklung hinterlegt. Über den Lookup-Button (Alt+Down) gelangen Sie in die Tabelle Nummernserie. Hier können Sie die einzelnen Nummernserien definieren.
Nummernserien, die bei der weiteren Abwicklung der Projekte benötigt werden (Einkauf, Verkauf, Ressourcen, etc.) müssen in den Einrichtungsfenstern der entsprechenden Menüs direkt eingerichtet werden.
Inforegister Projektabwicklung#
Auf dem Inforegister "Projektabwicklung“ werden die Einrichtungen für KUMAVISION project365 vorgenommen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projekt im Status Angebot bebuchbar | Sollen Projektaufwände bereits im Status "Angebot“ auf die entsprechenden Projekte gebucht werden, so muss diese Option ausgewählt werden. Ist der Schalter nicht aktiv, können Projekte nur gebucht werden, wenn sich diese bereits im Status "Auftrag“ befinden. Dabei ist sowohl der Status auf der Projektkarte als auch auf der einzelnen PSP-Zeile relevant. Ist der Schalter aktiviert, so kann der Arbeitsstatus einer PSP-Zeile bereits im Angebotsstatus auf "in Arbeit“ oder "offen“ gesetzt werden. |
| Autom. Aktivitätscode | Hier kann eingeschaltet werden, ob beim Errichten einer Projektstrukturplanzeile automatisch die jeweilige interne Zeilennummer als Haupt-, Unter- oder Teilaktivität eingetragen werden soll. Dies kann zur Eindeutigkeit der Zeile beitragen, wenn in einem Projektstrukturplan Arbeitspakete mehrfach vorkommen. Eine Projektstrukturplanzeile wird durch die Kombination von Arbeitspaketcode, Haupt-, Unter- und Teilaktivitätscode innerhalb des Projektstrukturplanes eindeutig. Zur Errichtung einer neuen PSP-Zeile muss diese zwingend eindeutig sein. |
| Autom. Aktivitätscode nicht änderbar in PSP | Soll das Feld des oben definierten Aktivitätscodes in einer PSP-Zeile nicht geändert werden (da bereits automatisch belegt), dann muss dieser Schalter aktiviert werden. Soll das Feld manuell geändert werden können, weil der Automatismus nur eine Eingabehilfe darstellen und gleichzeitig die größtmögliche Flexibilität gewährt werden soll, dann bleibt der Schalter deaktiviert. Diese Einrichtung gilt auch für Projektvorlagen. |
| Budgetfilter in Zeitbuchung | Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen im Zeit-Buch.-Blatt. D.h. wenn im Projekt die "Buchungsebene für Zeitbuchungen“ auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Ressourcen auf die einzelnen Budgetzeilen zurückmelden. Dieser Schalter muss auf jeden Fall aktiviert werden, wenn die Budgetzeilen als Aufgaben eingesetzt werden. |
| Budgetfilter in Belegen | Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen in Einkaufs- und Verkaufszeilen. D.h. wenn im Projekt die Buchungsebene auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Artikel / Ressourcen auf das Projekt gebucht werden. |
| Budgetfilter in Proj. Buch.-Blatt | Aktiviert den Filter bei der Auswahl der Budgetzeilen in Projekt Buch.-Blatt-Zeilen. D.h. wenn im Projekt die Buchungsebene für Projekt Buch.-Blatt auf Budget steht, können nur die im Budget angegebenen Artikel / Ressourcen auf das Projekt verbraucht werden. |
| Prüfe Belegnr. deakt. in Proj.-Buch.-Blatt | Aktivieren Sie den Schalter, wenn das Testen auf eine Belegnummer beim Buchen von Projekt Buch.-Blatt-Zeilen nicht erfolgen soll. Damit ist es möglich, Projektposten ohne Belegnummer zu buchen (z.B. werden Zeitbuchungen bereits durch die Zeiterfassung ohne Belegnummer gebucht). Hinweis Dies gilt nur für Ressourcenbuchungen, beim Buchen von Artikelentnahmen wird dennoch eine Belegnummer benötigt. |
| Prüfe Proj.-Team bei Zeitfreigabe | Die Freigabe von Projektzeiten erfolgt über das Abrufen von gebuchten Projektzeiten in ein Projekt-Buch-Blatt, um diese von dort nach der Kontrolle/Korrektur auf die Projekte zu buchen. Dabei kann eine Prüfung erfolgen, ob AnwenderInnen überhaupt berechtigt sind, Zeiten für ein bestimmtes Projekt über diesen Prozess freizugeben. Dazu muss im jeweiligen Projektteam der/die AnwenderIn (die zugeordnete Ressource) freigeschaltet sein. Wenn diese Prüfungen erfolgen sollen, dann muss in diesem Feld der Schalter aktiv sein. |
| Autom. Res.-Budgetverteilung | Diese Einrichtung ist sinnvoll, wenn auf Basis der Budgetierung von Ressourcen in Projekten eine Ressourcenkapazitätsauslastung abgeleitet werden soll. Mit diesem Schalter wird die geplante Arbeit automatisch linear zwischen Start- und Enddatum der Budgetzeile verteilt, was sonst manuell oder per Funktion gemacht werden müsste. Ohne Verteilung ist der gesamte geplante Aufwand immer am Startdatum platziert. |
| Standard Budgetverteil.-Periode | Hier kann die Vorgabe einer Verteilperiode eingerichtet werden, welche von der "Budget Verteilfunktion“ in den Projektbudgetzeilen verwendet werden soll. Diese Einstellung kann in der Funktion aber geändert werden. Je nach Einrichtung wird eine Budgetmenge im Budget auf die Dauer der Planung tages-, wochen- oder monatsgenau verteilt. |
| Ressourcen mehrfach in Budget verw. | Mit diesem Schalter kann definiert werden, ob eine Ressource /-ngruppe in den Budgetzeilen zu einer PSP- Zeile mehrfach angelegt werden darf. Ist das Feld deaktiviert, so kann pro PSP-Zeile pro Ressource /-ngruppe nur eine Budgetzeile errichtet werden. Unabhängig davon, können beliebig viele Aufgaben der einzelnen Ressource zur PSP-Zeile / Budgetzeile zugeteilt werden. Wenn die Budgetzeilen als Aufgaben verwendet werden sollen, dann muss der Schalter aktiviert werden. Artikel und Sachkonten können mit beliebig vielen Budgetzeilen geplant werden. |
| Autom. Budgetverbindung beim Buchen | Ist dieser Schalter gesetzt, so versucht die Anwendung beim Buchen von Projektposten eine Verknüpfung zu einer Budgetzeile zu erstellen, wenn diese nicht bereits vor dem Buchen durch den/die AnwenderIn oder durch eine Funktion bekannt gegeben wurde. Mit der Verknüpfung zu einer Budgetzeile kann später ein Soll-Ist-Vergleich auf Budgetzeilenebene durchgeführt werden. Eine automatische Verknüpfung wird nur durchgeführt, wenn es eine eindeutige Budgetzeile (Art / Nr.) des zu buchenden Aufwandes oder Ertrages zur PSP- Zeile gibt. |
| AP-Stückl. kalkulieren | Ist dieser Schalter aktiviert, so wird mit der Menge in der PSP-Zeile das Budget von einer zu einem Arbeitspaket definierten Stückliste (im Arbeitspaketstamm) nach Eintrag in die Budgetzeilen mit der Menge der PSP-Zeile kalkuliert. Dabei werden die Mengen der Arbeitsstücklistenzeilen in den Budgetzeilen jeweils mit der PSP-Zeilenmenge multipliziert. Ansonsten wird die Menge nicht mit der Menge in der PSP-Zeile multipliziert. |
| PSP-Update aus Budget bestätigen | Ist hier der Schalter aktiviert, so muss nach einer Änderung des Budgets beim Schließen der Budgetzeilen das Übertragen der neuen Budgetwerte in die zugehörige PSP-Zeile bestätigt werden. Wird diese Abfrage nicht bestätigt, werden die neuen Budgetsummen nicht in die PSP-Zeile übertagen. Diese Abfrage wird gestellt, wenn die PSP-Zeile zur Übernahme der Budgetzeilensumme eingerichtet ist (Feld Budgetübernahme ist dort gesetzt). |
| Keine Buchungsdatum-Prüfung bei Proj.-Postenänderung | Wird ein Projektposten nachträglich in den dafür erlaubten Feldern geändert, so darf dies nur innerhalb des in der FIBU-Einrichtung vorgesehen Buchungszeitraum erfolgen. Ist dieser Zeitraum bereits geschlossen, kann keine Änderung des Projektpostens mehr erfolgen. Relevant dafür ist das Buchungsdatum des jeweiligen Projektpostens. Soll diese Prüfung nicht erfolgen, dann muss dieser Schalter aktiviert werden. |
| Zurücksetzen des Projektstatus bei Schlussrechnung | Deaktiviert die Sperre von Projekten die als schlussverrechnet markiert wurden. |
| Keine Projektkontenfindung | Wenn zum Start der Verwendung der Branchenlösung noch nicht klar ist, wie der Projektkontenplan aussehen soll, so muss dieses Feld aktiviert werden. Damit wird eine Fehlermeldung beim Projektbudgetieren und Buchen auf Projekten verhindert, die wegen nicht vorhandenem oder unvollständigem Projektkontenplan auftreten würde. Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Projektkonten und die zugehörige Matrix eingerichtet sind, können über einen Stapel die bereits vorhandenen Projektposten und Budgetierungen nachträglich mit den Projektkonten versorgt werden |
| Pflichtfeldprfg. Projekt | Aktivierung der Pflichtfeldprüfung. Dazu müssen Pflichtfelder für die Tabelle Projekte definiert werden, ohne diese ausgefüllt zu haben kann ein Projekt nicht zur Verwendung freigeschalten werden. |
| Pflichtfeldprfg. Bürgschaften | Aktivierung der Pflichtfeldprüfung. Dazu müssen Pflichtfelder für die Seite "Projekte" definiert werden. Ohne diese ausgefüllt zu haben, kann eine Bürgschaft nicht zur Verwendung freigeschalten werden. |
| Proj.-Abschlussgrund erforderlich | Sollte ein Projekt auf "Abgeschlossen“ gesetzt sein, ist ein Projektabschlussgrund erforderlich. |
| Autom. Proj.-(An)Zahlungsplanvergleich | Ist dieser Haken gesetzt, so wird beim Abrechnen eines Projektes über den Abrechnungsvorschlag geprüft, ob es einen Zahlungsplan zu diesem Projekt gibt und ob dieser noch konsistent ist, im Sinne von geplante Verkaufsbeträge zu den Verkaufsbeträgen im Zahlungsplan, also ob der Zahlungsplan und der PSP auseinandergelaufen sind. Damit soll verhindert werden, dass mal ein Zahlungsplan erstellt wurde, anschließend der PSP erweitert (oder verkleinert) wurde, diese Änderung aber nie im Zahlungsplan korrigiert wurde und damit zu wenig oder zu viel über den Zahlungsplan fakturiert wird. |
| Projektbudgetname (Summen-PSP) | Dieses Feld aktiviert die Funktionalität "Summen-PSP“. Über das Feld wird der Projektbudgetname für den Summen-PSP definiert. Eine aktive PSP-Version vom Projektbudgetname ist das Ziel zur Übertragung aus den Kalkulations- und Nachtragsversionen. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Summen-PSP“ |
| Abr.-mengen nicht kumulieren | Beim Übertragen in den Summen-PSP werden dort die Abrechnungsmengen in den PSP-Zeilen nicht kumuliert, sondern sind dort pauschal mit der Menge 1 belegt. Eine Kumulierung findet nur im Verkaufsbetrag und im Einstandsbetrag statt. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Summen-PSP“ |
| Dienstleistungspaket Arbeitstyp | Arbeitstyp welcher als Standard verwendet wird, wenn eine Ressource als Dienstleistungspaket definiert wird. Dieser Arbeitstyp muss als Einheit die Ressourcen-Basiseinheit (Stunde) und als Abrechnungseinheit eine Einheit haben, die den Charakter eines Paketes widerspiegelt (z.B. Stück). |
| Dienstleistungspaket Verkaufspreisliste | In welche "Verkaufspreisliste Projekte“ sollen die Verkaufspreise der Dienstleistungspakete automatisch gespeichert werden. Hinweis: Dienstleistungspakete setzten die Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Preislistenfunktionen voraus. |
| Aktualisiere Dienstleistungspaket-Verkaufspreise automatisch | Mit diesem Schalter werden bei einer Änderung des Verkaufspreises auf einer als Dienstleistungspaket markierten Ressource in der oben definierten Verkaufspreisliste der Verkaufspreis dieser Dienstleistung automatisch aktualisiert. Hinweis Der neue Eintrag in der Preisliste findet mit dem eingerichteten Tagesdatum statt. Alternativ kann der neue Preis mit der Funktion "Erzeuge oder aktualisiere Verkaufs- und Einkaufspreise (Dienstleistungspakete)" aus der Ressourcenkarte heraus in die Preisliste aktualisiert werden, wobei dabei ein Datum frei gewählt werden kann. |
| Dienstleistungspaket Einkaufspreisliste | In welche "Einkaufspreisliste Projekte“ sollen die Einstandspreise der Dienstleistungspakete automatisch gespeichert werden. Hinweis: Dienstleistungspakete setzten die Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Preislistenfunktionen voraus. |
| Aktualisiere Dienstleistungspaket-Einkaufspreise automatisch | Mit diesem Schalter werden bei einer Änderung des Einkaufspreises auf einer als Dienstleistungspaket markierten Ressource in der oben definierten Einkaufspreisliste der Einkaufspreis dieser Dienstleistung automatisch aktualisiert. Hinweis Der neue Eintrag in der Preisliste findet mit dem eingerichteten Tagesdatum statt. Alternativ kann der neue Preis mit einer Funktion "Erzeuge oder aktualisiere Verkaufs- und Einkaufspreise (Dienstleistungspakete)" aus der Ressourcenkarte heraus in die Preisliste aktualisiert werden, wobei dabei ein Datum frei gewählt werden kann. |
| Nachträge aus VK-Beleg in vorhandenen PSP mit Block eintragen | Wird aus einem Verkaufsbeleg (z.B. Nachtragsangebot) über die Funktion "Projekt und PSP anlegen" zusätzliche PSP-Zeilen in einen vorhandenen PSP übertragen, so kann dieser Nachtrag mit einem Von-Bis-Block abgesetzt werden. In der Von-Summenzeile steht dann die Verkaufsbelegnummer als Orientierung. |
Mehr zum Thema Dienstleistungspakete finden Sie im Abschnitt "Dienstleistungspakete“.
Inforegister Projektabrechnung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| VK-Budget fest bei Auftrag | Wird ein Projekt in den Status Auftrag gewandelt kann über diesen Schalter definiert werden, dass damit automatisch das Verkaufsbudget im aktiven PSP fixiert ist (siehe dort). |
| Projektpreise in VK verw. | Aktivieren Sie den Schalter, wenn die zu einem Projekt hinterlegten Verkaufspreise auch in den Verkaufsbelegen gültig sein sollen, wenn eine Verkaufszeile mit einer Projektnummer versehen wird. Sie sollten den Schalter aktivieren, wenn Sie Angebote und Aufträge zu einem Projekt nicht nur aus dem Projektstrukturplan, sondern auch manuell errichten wollen und dabei die zu einem Projekt hinterlegten Verkaufspreise gezogen werden sollen. |
| Prüfe Proj.-Team bei Abr.-Vorschlag | Soll beim Erstellen von Abrechnungsvorschlägen geprüft werden, ob AnwenderInnen Abrechnungen für das Projekt durchführen dürfen. Nur die im Projektteam entsprechend definierten AnwenderInnen dürfen Abrechnungen durchführen. |
| VK-Projektbudget synchr. | Hiermit wird eine automatische Synchronisation aktiviert, welche dafür sorgt, dass gewisse Änderungen einer mit einem Projekt verbundenen Verkaufsbelegzeile sich dort in die Projektplanung nachziehen. |
| VK-Proj. Budget-Synchr. Fehlerbehandlung | Ist die Synchronisation (siehe Feld oben) aktiviert, kann in diesem Feld eingerichtet werden, wie sich das System bei Synchronisationsproblemen verhalten soll. Es stehen zur Auswahl: Abbruch Der Vorgang wird mit einer Fehlermeldung komplett abgebrochen, sprich auch die Änderung in der Verkaufszeile wird nicht durchgeführt. Dies ist die richtige Option, wenn eine möglichst hohe Synchronisation zwischen Verkauf und Projekt gewährleistet sein soll und Probleme erst im Projekt behoben werden sollen. Rückfrage AnwenderInnen werden über den Fehlerfall informiert und gefragt, ob sie die Änderungen in der Verkaufszeile dennoch durchführen wollen. Wird diese Frage verneint, dann erfolgt ein Abbruch und der ursprüngliche Zustand in der Verkaufszeile ist wiederherstellt. Wird die Frage bejaht dann findet zwar die Änderung in der Verkaufszeile statt, aber kein Abgleich mit dem Projekt. Gleichzeitig wird das Problem protokolliert. Hinweis AnwenderInnen werden lediglich über das Problem informiert. Eine Synchronisation in das Projekt findet nicht statt, die Änderung in der Verkaufszeile wird aber durchgeführt. Gleichzeitig wird das Problem protokolliert |
| VK-Proj.-Budget-Synchr. Erfolgsmeldung | Mit diesem Feld kann eine Erfolgsmeldung an die AnwenderInnen eingeschalten werden. Ohne diese Aktivierung erfolgt die Synchronisation ohne Rückmeldung an die AnwenderInnen. Im Protokoll können diese sich später noch darüber informieren. |
| Formatierung Leistungsdatum | Für die Abrechnung von Leistung nach Aufwand wird der Leistungszeitraum in der Rechnung mit gedruckt. Dieser kann als Monat/Jahr, als Tag.Monat.Jahr in Ziffern und dergleichen mit ausgeschriebenem Monat gedruckt werden. |
| Projektdebitor bei bereits gebuchten Projektverkaufsposten ändern | Debitoren auf Projekten dürfen nur geändert werden, wenn es noch keine Projektposten der Postenart Verkauf gibt. Soll es dennoch möglich sein, den Projektdebitor trotz Erlösposten zu ändern, muss dies hier eingerichtet sein. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Keine Änderung erlaubt Das Ändern des Projektdebitors ist nicht möglich, wenn es bereits Projektverkaufsposten gibt. Generelle Änderung möglich Das Ändern ist für alle mit entsprechenden Benutzerrechten möglich. Änderung nur für ausgewählte Benutzer möglich Die Änderung ist nur für AnwenderInnen möglich, welche in der Benutzereinrichtung dafür eingerichtet wurden. |
| Zu fakturierende Menge gegen Abrechn.-Posten prüfen | Ist dieser Schalter gesetzt, so werden in den Verkaufsauftrags- und Rechnungszeilen die "Menge zu fakturieren“ gegen die Abrechnungsmenge in den der Verkaufszeile zugeordneten Abrechnungsposten geprüft. Diese darf sich dann nicht unterscheiden. Dies verhindert, dass in der Rechnung eine andere Menge fakturiert wird, als welche im Leistungsnachweis ausgewiesen wird. Diese Prüfung wird nur bei Abrechnungsart "nach Aufwand“ durchgeführt. |
| Keine eigene Rechnung für Zahlungsplan | Aktivieren Sie den Schalter, sofern die Zahlungspläne generell ohne Schlussverrechnung erfolgen. Durch das Aktivieren kann gesteuert werden, dass aus einem Abrechnungsvorschlag nur eine Direktrechnung (anstatt zwei) bestehend aus Abrechnungszeilen aus einem Zahlungsplan und Abrechnungszeilen zur Direktrechnung erstellt werden soll. Ohne das Aktivieren des Schalters werden für Zahlungsplanzeilen eigene Direktrechnungen erstellt, dies vereinfacht eine spätere Schlussverrechnung wenn im Zahlungsplan mit einer Schlussrechnung gearbeitet wird. |
| Buchungsdatum für Zahlungsplanabrechnungen | Wählen Sie hier zwischen "Planungsdatum" und "Tagesdatum". Wird aus einer Zahlungsplanzeile eine Verkaufsrechnung erstellt (egal ob über die Funktion im Zahlungsplan oder über den Abrechnungsvorschlag), so wird dort je nach Einrichtung, das Planungsdatum der Zahlungsplanzeile oder das aktuelle Tagesdatum als Buchungsdatum verwendet. Hinweis: Ist das obige Feld "keine eigene Rechnung für Zahlungsplan“ auf JA gesetzt, so kann nicht das Planungsdatum ausgewählt werden, denn in diesem Fall ist das Buchungsdatum in jedem Fall das aktuelle Tagesdatum, weil aus dem Abrechnungsvorschlag eine Sammelrechnung für "normale“ und Zahlungsplanabrechnungen erstellt wird. |
Inforegister Einkauf#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorgabe Einkaufsbelegart | Definieren Sie hier die Einkaufsbelegart, welche in der Funktion zur Erstellung von Einkaufsbelegen aus dem Projektbudget als Vorgabe verwendet werden soll. Diese kann in der Funktion manuell geändert werden. Zur Verfügung stehen Anfrage, Bestellung, Bestellvorschlag und Bestellanforderung. |
| Standard Bestellvorschlagsvorlage | Definieren Sie hier die Bestellarbeitsblättervorlage, welche bei der Funktion zur Erstellung von Bestellarbeitsblättern aus dem Projektbudget verwendet werden soll. |
| Standard Bestellvorschlagsname | Definieren Sie hier das Bestellarbeitsblatt, welches bei der Funktion zur Erstellung von Bestellarbeitsblättern aus dem Projektbudget verwendet werden soll. |
| Artenfilter für Best.-Erstellung | Definition eines Standard Filters für die Funktion "Bestellung erstellen“ aus dem Projektstrukturplan. Da dort in der Regel Artikel eingekauft werden, wird als Standard "Artikel“ in den meisten Fällen richtig sein. Dieser Filter kann dort aber von den AnwenderInnen jederzeit geändert werden. |
| Genehmigungsablaufcode | Das Feld ist für das Modul "Bestellanforderung (BANF)" erforderlich. Wird eine BANF aus dem Projekt erstellt, so wird dieser Genehmigungsablaufcode automatisch in der BANF verwendet. Weiterführende Informationen zu dem Thema finden Sie hier. |
| EK-Abrechnungsposten verw. | Ist dieser Schalter gesetzt, so wird bei externen Ressourcen das gleichlautende Feld ebenfalls gesetzt (kann dort wieder zurückgenommen werden). Das gesetzte Feld auf der Ressourcenkarte bewirkt, dass bei Einkaufsbelegen zur Ressource die Lieferung nur mit Einkaufsabrechnungsposten erfolgen kann. Dies ist nur notwendig, wenn eine Zeitbuchung im System durch die externe Ressource erfolgt, um eine doppelte Belastung des Projektes mit der EK-Lieferung zu vermeiden. |
| PSP-Beschreibung in EK-Zeilen übertragen | Definiert, ob und wie bei einer Arbeitspaketauswahl (Funktion "Arbeitspaket holen“) in einer Einkaufszeile die Beschreibung der ausgewählten PSP-Zeile bzw. Projektbudgetzeile in die Einkaufszeile übertragen werden soll. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Immer: Die Beschreibung wird immer und ohne Rückfrage in die Einkaufszeile übertragen. Abfrage bei Standardbeschreibung: Ist in der Einkaufszeile die Standardbeschreibung (z.B. Beschreibung aus dem Artikelstamm) eingetragen, so besteht die Möglichkeit, durch eine Systemabfrage, diese durch die Beschreibung aus der gewählten PSP-Zeile bzw. Budgetzeile zu übernehmen. Dies ist die flexibelste Art und verhindert automatisch ein Überschreiben einer manuellen Einkaufszeilenbeschreibung. Nie: Die Beschreibung wird nie in die Einkaufszeile übertragen, es findet auch keine Systemabfrage statt. |
Inforegister Logistik und Produktion#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Proj.-EK mit Lagerführung | Aktivieren Sie den Schalter, wenn mit der Buchung der Einkaufslieferung der Artikel nur an das Lager gebucht werden soll. Es findet keine automatische Verbrauchsbuchung statt. Diese muss zum geeigneten Zeitpunkt manuell erfolgen. Hinweis Hierbei handelt es sich um einen hochsensiblen Schalter! Kontaktieren Sie auf jeden Fall zuerst Ihren Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Berater, bevor dieser geändert wird. |
| Projektlagerbestand automatisch zuweisen | Durch das Aktivieren des Feldes, werden alle Artikelzugänge (Montage-Istmeldung, FA-Istmeldung, Zugang, Einkauf und Umlagerung), die über Bedarfsverursacher oder Reservierung mit einer Projektbudgetzeile verknüpft wurden, automatisch auf den Projektlagerort/-platz der Budgetzeile umgebucht. Dabei wird der Bezug zur Budgetzeile im Artikelposten hinterlegt. |
| Artikelposten bei Projektstorno buchen | Durch das Aktivieren des Feldes, wird bei Lagerorten ohne Lagerplatz beim Entfernen des Projektbezugs eines Artikelpostens eine Umbuchung durchgeführt. Ist das Feld nicht aktiviert, so werden lediglich die Projektfelder im vorhandenen Artikelposten entfernt. Bei Lagerorten mit Lagerplätzen wird unabhängig von diesem Feld eine Umbuchung durchgeführt. |
| Standard Lagerort für n. projektbez. Lagerbest. | Dieser Lagerort wird als Ziellagerort verwendet, wenn eine Umbuchung bei Projektstorno durchgeführt wird. |
| Standard Lagerplatz für n. projektbez. Lagerbest. | Dieser Lagerplatz wird als Ziellagerplatz verwendet, wenn eine Umbuchung bei Projektstorno durchgeführt wird. |
| Standard Prod.-Bestellvorschlagsvorlage | Diese Prod.-Bestellarbeitsblättervorlage wird verwendet, wenn aus einer Projektbudgetzeile ein Fertigungsauftrag generiert wird. Hinweis: Das Feld ist nur mit einer Premium-Lizenz verfügbar. |
| Standard Prod.-Bestellvorschlagsname | Dieser Prod.-Bestellarbeitsblättername wird verwendet, wenn aus einer Projektbudgetzeile ein Fertigungsauftrag generiert wird. Hinweis: Das Feld ist nur mit einer Premium-Lizenz verfügbar. |
| FA-Status für Erstellung aus Budgetzeilen | Wird aus einer Projektbudgetzeile für einen Artikel mit Fertigungsstückliste per Projektbudgetzeilenfunktion ein Fertigungsauftrag erstellt, so hat dieser den in diesem Feld definierten Status. Hinweis: Das Feld ist nur mit einer Premium-Lizenz verfügbar. |
| Projektrückl. auf Projektlager | Nur für Artikel: Wird eine Projektrücklieferung gebucht (ein negativer Projektverbrauch wird gebucht, das Projekt wird entlastet und der Artikel wird wieder auf Lager gebucht), kann mit diesem Schalter definiert werden, ob diese Rücklieferung ans Lager neutral erfolgen soll, oder auf das Projektlager und somit weiterhin für das Projekt reserviert bleiben. |
Inforegister Dimensionen#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Dimensionsintegration (Projekt) | Hier kann eine Dimension hinterlegt werden, zu welcher bei Errichtung eines Projektes automatisch ein Dimensionswert angelegt und dem Projekt zugeordnet wird. Der Dimensionswert hat den gleichen Code wie das Projekt. Beispiel: Bei Dimensionsintegration Kostenträger wird zu einem Projekt 1000 ein Kostenträger 1000 errichtet und zugeordnet. |
| Dimensionsintegration Präfix (Projekt) | Hier kann die oben definierte Dimension mit einem Präfix versehen werden. Beispiel Ein Projekt mit der Nummer 1000 erhält einen Dimensionswert P1000, wenn hier ein Präfix P eingetragen wurde. |
| Dimensionsintegration (Hauptprojekt) | Hier kann eine Dimension hinterlegt werden, zu welcher bei Errichtung eines Hauptprojektes automatisch ein Dimensionswert angelegt und dem Hauptprojekt zugeordnet wird. Der Dimensionswert hat den gleichen Code wie das Hauptprojekt. Beispiel: Bei Dimension Integration Kostenträger wird zu einem Hauptprojekt 1000 ein Kostenträger 1000 errichtet und zugeordnet. Die Dimensionen des Hauptprojektes werden an die dem Hauptprojekt zugewiesenen Projekte weitergereicht. Dies geschieht im Moment der Zuweisung, eine nachträgliche Änderung der Hauptprojektdimensionen wirkt sich nicht auf die zugewiesenen Projekte aus. |
| Dimensionsintegrationspräfix (Hauptprojekt) | Hier kann die oben definierte Dimension mit einem Präfix versehen werden. Beispiel: Ein Hauptprojekt mit der Nummer 1000 erhält einen Dimensionswert P1000, wenn hier ein Präfix P eingetragen wurde. |
| Summendimension für Hauptprojekt | Mit diesem Schalter wird für jedes Hauptprojekt automatisch eine Summenzeile in der Dimension angelegt, welche als "Dimensionsintegration (Hauptprojekt)“ definiert wurde. Wurde zum Beispiel als Projektdimensionsintegration "Kostenträger" definiert, so bekommt jedes Projekt einen eigenen gleichlautenden Kostenträger (siehe oben). Mit der automatischen Summendimension für Hauptprojekte, werden alle Projekte, die einem Hauptprojekt zugeordnet werden, einer Summenzeile in den Kostenträgern zugewiesen. Dabei werden die Projektnummern im Feld "Zusammenzählung" aufgeführt. Mit jeder Neuzuweisung eines Projektes zu einem Hauptprojekt wird die Summe der Summenzeile aktualisiert. Mit der Summenzeile sind komplexe Kostenträgerauswertungen für ein Hauptprojekt möglich. Hinweis: Wie die meisten Einrichtungsschalter wirkt auch dieser nicht rückwirkend, d.h. die Summenzeile wird erst bei einer Neuzuweisung gebildet. |
| PSP-Zeilendim. als Vorgabedimensionen | Ist dieser Schalter gesetzt, so werden die Planungsdimensionen der PSP-Zeilen in die Belege (Verkauf, Einkauf, Projektbelege) sowie in die Buch.-Blätter (Zeit, Projekt, Fibu) mit übertragen, sobald eine eindeutige Zuordnung zu einer PSP-Zeile erfolgt. Damit können manuelle Planungsdimensionen mit in die Posten übertragen werden. Ohne diesen Schalter erfolgt keine Übertragung dieser manuellen Planungsdimensionen, es erfolgt lediglich eine Dimensionsfindung mit Projekt, Arbeitspaket und den anderen Stammdaten wie Ressource oder Artikel. |
| Budgetzeilendim. als Vorgabedimensionen | Analog zum oben genannten Schalter können auch die manuellen Planungsdimensionen einzelner Budgetzeilen mit übertragen werden, wenn eine eindeutige Zuordnung zu einer Budgetzeile gegeben ist. |
| Aktualisiere Projektdimensionen aus Ressource (Projektleiter) | Sollen die Dimensionen der als Projektleiter zugewiesenen Ressource in das Projekt übertragen werden? Der Übertrag der Ressourcendimensionen erfolgt bei der Zuweisung der Ressource im Feld "Verantwortlich“. |
| Projekttyp Dimensionscode | Hier kann eine Dimension hinterlegt werden, zu welcher bei Errichtung eines Projekttypen automatisch ein Dimensionswert angelegt und dem Projekttypen zugeordnet wird. Der Dimensionswert hat den gleichen Code wie der Projekttyp. |
Inforegister Projektteamrollen#
Hier können bis zu 10 Projektteamrollen zur Anzeige auf der Projektkarte und -liste definiert werden. So kann auf einen Blick erfasst werden, wer für ein Projekt, für welchen Bereich / Tätigkeit (z.B. Architekt, Abrechnung, Controlling) zuständig ist.
Es können nur Projektteamrollen ausgewählt werden, welche im Feld "einmalig im Projektteam“ markiert wurden. Nur wenn eine Rolle innerhalb eines Projektes einmalig ist, kann eindeutig die zuständige Person angezeigt werden.
Inforegister Projektkontaktrollen#
Hier können Projektkontaktrollen definiert werden, welche bei der automatischen Kontaktzuweisung zu einem Projekt dem neuen Projektkontakt angefügt wird.
Beispiel:
Wird in einem Projekt ein Debitor eingetragen, so wird dessen Kontakt automatisch in die Projektkontakte eingetragen. Bei korrekter Einrichtung, wird diesem Projektkontakt automatisch die richtige Projektkontaktrolle zugewiesen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kontaktrolle Projekt Rechnung an Unternehmenskontaktnr. | Unternehmenskontakt des "Rechnung an Debitor“ im Projekt. |
| Kontaktrolle Projekt Rechnung an Kontaktnr. | Eventuell zusätzlich im Projekt eingetragener Personenkontakt des "Rechnung an Debitors“. |
| Kontaktrolle Beleg Verkauf an Kontaktnr. | Kontakt des "Verkauf an Debitors“ in einem Verkaufsbeleg für ein Projekt (Projektnummer im Verkaufskopf ist gefüllt). |
| Kontaktrolle Beleg Rechnung an Kontaktnr. | Kontakt des "Rechnung an Debitors“ in einem Verkaufsbeleg für ein Projekt (Projektnummer im Verkaufskopf ist gefüllt). |
| Kontaktrolle Beleg Einkauf von Kontaktnr. | Kontakt des "Einkauf von Kreditors“ in einem Einkaufsbeleg für ein Projekt (Projektnummer im Einkaufskopf ist gefüllt). |
| Kontaktrolle Beleg Zahlung an Kontaktnr. | Kontakt des "Zahlung an Kreditors“ in einem Einkaufsbeleg für ein Projekt (Projektnummer im Einkaufskopf ist gefüllt). |
Inforegister Bewertung#
In diesem Inforegister sind Einstellungen zum Modul "erweiterte Projektbewertung“ untergebracht (siehe hierzu Abschnitt "erweiterte Projektbewertung“).
Inforegister Indikatoren#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Budget-Ampel (Grün) | Bis zu welchem Projektbudgetverbrauch soll die Projektbudgetampel auf "grün“ geschaltet sein. Jeder höhere Verbrauch wird gelb dargestellt |
| Budget-Ampel (Gelb) | Bis zu welchem Projektbudgetverbrauch soll die Projektbudgetampel auf "gelb“ geschaltet sein. Jeder höhere Verbrauch wird rot dargestellt. |
| DB-Ampel (Grün) | Bis zu welchem Projekt-DB soll die Projekt-DB-Ampel auf "grün“ geschaltet sein. Jeder niedere Wert wird gelb dargestellt. |
| DB-Ampel (Gelb) | Bis zu welchem Projekt-DB soll die Projekt-DB-Ampel auf "gelb“ geschaltet sein. Jeder niedere Wert wird rot dargestellt. |
| Deaktiviere Ampelberechnung in Projektliste | Die beiden Controlling Ampeln "Budgetstatus" und "Deckungsbeitrag" inkl. ihren Wertefeldern, können mit diesem Schalter deaktiviert werden. Damit werden diese Felder aus der Sichtbarkeit in der Projektliste inkl. deren Berechnung genommen. Dies ist dann sinnvoll, wenn deren Werte in dieser Übersicht nicht gebraucht und mit der Deaktivierung der Berechnung ein schnelleres Öffnen dieser Seite erzielt werden soll. |
Inforegister Zeiterfassung#
In diesem Register kann die Sichtbarkeit der 4 Zeiterfassungsmöglichkeiten gesteuert werden. In der Regel entscheidet sich ein Unternehmen für eine einheitliche Zeiterfassung für alle MitarbeiterInnen.
Es wird empfohlen neben der Zeiterfassung per ZDE oder Arbeitszeittabelle auch die Projektzeit-Buchungs-Blätter sichtbar zu belassen, denn mit diesen können recht einfach Korrekturbuchungen durchgeführt werden.
Des Weiteren finden Sie in diesem Reiter folgende Einrichtungsfelder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zeitbemerk. im Kundenbeleg drucken | Damit wird definiert, ob die bei der Zeiterfassung erstellten zusätzlichen Bemerkungen im Feld "im Kundenbeleg drucken“ automatisch markiert werden sollen. Die so markierten Bemerkungen zur Zeiterfassung werden später bei der Abrechnung "nach Aufwand“ im Leistungsnachweis an den Kunden gedruckt. Automatisch markierte Zeiterfassungsbemerkungen können aber manuell wieder aus dem Druck herausgenommen werden. |
| Proj.-Zeit Buch.-Blatt verw. | Aktiviert die Sichtbarkeit der Projekt-Zeitbuchungsblätter auf dem Rollencenter (empfohlen) |
| Zeitenkontrolle von Zeitprüfer | Mit diesem Schalter aktivieren Sie die Zeitenkontrolle durch einen/einer ZeitprüferIn, welche/r für jede Ressource individuell definiert werden muss. Ohne diesen Schalter erfolgt die Freigabe der gebuchten Zeitposten durch die ProjektleiterInnen. Siehe Abschnitt Projektaufwand - Projektbuchungsblätter. |
| Proj.-Teamfilter bei Zeitbuchung | Mit diesem Schalter bewirken Sie, dass Ressourcen bei der Zeiterfassung nur die Projekte zur Auswahl angezeigt bekommen, in welchen sie zur Zeiterfassung im Projektteam eingetragen wurden. Dies gilt nur für Projekte, welche mit dem Feld "Projektteam bei Zeitbuchung“ definiert wurden. Projekte, die diesen Schalter nicht haben, gelten als allgemeine Projekte und können von jeder Ressource gebucht werden. Diese Projekte werden in jedem Fall bei der Zeiterfassung in der Projektauswahl angezeigt. |
| Strenger Proj.-Teamfilter | Dieser Schalter bewirkt, dass bereits bei der Zeiterfassung mit der Eingabe der Projektnummer eine Prüfung auf die Erlaubnis zur Zeiterfassung erfolgt und nicht erst beim Buchen der Zeiten. D.h. dieser Schalter geht noch einen Schritt weiter als das Feld zuvor. Wenn AnwerderInnen, die eventuell bekannte Projektnummer manuell eintragen (obwohl diese in der Projektauswahl noch gar nicht sichtbar ist), erfolgt sofort eine Prüfung, ob sie überhaupt zu einer Zeiterfassung auf das Projekt zugelassen sind. Für allgemeine Projekte (kein Eintrag im Feld "Projektteam bei Zeitbuchung) muss kein Projektteam geführt werden, diese sind für alle Ressourcen buchbar. |
| Eindeutigen Treffer bei Projektsuche auswählen | Wenn ein Projekt über die Projektsuche im "Proj.-Zeit Buch.-Blatt" oder in der "ZDE Zeiterfassung" gesucht wird, wird bei nur einem Projekt-Treffer das Projekt automatisch ausgewählt. Voraussetzung hierfür ist, dass der Schalter aktiviert ist. Sollte der Schalter deaktiviert sein, wird das Projekt nicht automatisch ausgewählt und es muss manuell ausgewählt werden. |
| Neutrale Zeiterfassungsressource | Dummy-Ressource, welche in Projektbudgetzeilen verwendet wird, wenn dort Projektaufgaben / Projektbudgetzeilen angelegt werden, die nicht einer konkreten Ressource / Ressourcengruppe zugeteilt sind, sondern allgemein gültig sind und von jeder Ressource mit Zeiten bebucht werden können. Diese Sonderressource ist, neben der eigenen Ressource und Ressourcengruppe, automatisch in der Filterung bei der Zeiterfassung auf Projektbudgetebene enthalten. |
| ZDE-Karte verw. | Schaltet die Sichtbarkeit der ZDE-Karten auf dem Rollencenter ein. |
| ZDE Zeiterfassung verw. | Schaltet die Sichtbarkeit der ZDE-Zeiterfassung auf dem Rollencenter ein. |
| ZDE-Buchung als | Angabe, ob ZDE-Buchungen als Projektzeitposten oder als Projektposten oder beide Posten gleichzeitig verbucht werden. Projektzeitposten Diese Zeitposten müssen später von dem/der ProjektleiterIn ins Projekt abgerufen und freigegeben werden, dadurch entstehen Projektposten. Projektposten Wenn direkt Projektposten verbucht werden, dann entstehen keine Zeitposten, eventuell können dann gewisse Auswertungen im Ressourcenbereich die auf Basis der Projektzeitposten erfolgen nicht durchgeführt werden. Proj.Zeit + Projektposten Werden beide Posten gleichzeitig gebucht dann muss der/die ProjektleiterIn keine Zeitposten abrufen und freigeben, das Projekt ist sofort belastet und mit den Zeitposten können auch Auswertungen durchgeführt werden, die auf Basis der Zeitposten beruhen. |
| Zeiterfassung mit Von-/Bis-Zeiten | Die Zeiterfassung muss in den ZDE-Zeilen mit Angabe der Von und bis Uhrzeiten erfolgen, eine direkte Eingabe der Zeitmenge im Feld "Menge“ ist nicht möglich. |
| Pausenverteilung in ZDE prüfen | Die im ZDE-Kopf angegebene Pausenmenge (Feld "Pause in Std.) muss in den Zeilen entsprechend im Feld "Pause in Std.“ verteilt werden. |
| Kein Pausenminimum | Keine Prüfung auf eine Mindestpause |
| Abrechnungsmenge in Zeiterfassung veränderbar | Die Abrechnungsmenge ist in der Regel mit der Menge (=Leistungsmenge) identisch und wird von dieser vorbelegt. Nur bei Leistungen, die nach Aufwand abgerechnet werden, kann bereits bei der Zeiterfassung eine abweichende Abrechnungsmenge angegeben werden. Dies ist aber nur möglich, wenn der Schalter "Abrechnungsmenge in Zeiterfassung veränderbar" aktiviert ist. Eine Besonderheit stellen dabei Zeiterfassungen auf Budgetzeilenebene dar. Hier können Sie bereits eine spätere Abrechnungsquote (z.B. 50%) im Feld "Abrechnungsmenge %" definieren, bis hin zur nicht Fakturierbarkeit einer solchen Projektaufgabe. Somit gilt: Nur wenn die Budgetzeile auf fakturierbar "Ja" gesetzt ist und die "Abrechnungsmenge %" = 100 kann die Abrechnungsmenge bei der Zeiterfassung geändert werden. In allen anderen Fällen gibt die Budgetaufgabe die Abrechnungsmenge vor. |
| Abrechnungsdifferenzmenge für Zeitbuchung freigeben | Mit diesem Schalter wird festgelegt, dass im Projektbuchblatt bei der Zeitpostenkontrolle eine eventuell vorhandene Abweichung zwischen Menge (=Leistungsmenge) und Abrechnungsmenge vor der Buchung bestätigt werden muss, andernfalls kann eine betroffene Projektbuchblattzeile nicht gebucht werden. Dies betrifft nur Projektbuchblattzeilen, die durch die Funktion "Proj.-Zeitposten abrufen" entstanden sind. Zeitbuchungen auf PSP-Zeilen, die auf "ohne Berechnung" eingerichtet sind, haben immer eine Differenz, denn dort ist die Abrechnungsmenge immer 0. Aus diesem Grund werden diese Zeitbuchungen im Projektbuchblatt automatisch auf "freigegeben" markiert. |
| Projekt Zeit Korrektur Vorlage | Gibt an, aus welcher Vorlage für Projektzeitbuchblätter ein Buchblatt zur temporären Durchführung der Stornos von ZDE-Zeilen ausgewählt werden soll. |
| Projekt Zeit Korrektur Buch.-Blatt | Wählen Sie ein Projektzeitbuchblatt aus, in dem temporär die ZDE-Zeilen-Stornos erfolgen. Das Buchblatt sollte keiner Ressource zugeordnet sein. Die Stornos werden dort von bearbeitet und gebucht; danach werden die Buchblattzeilen automatisch gelöscht. |
| Arbeitszeittabelle verw. | Schaltet die Sichtbarkeit der Arbeitszeittabellen auf dem Rollencenter ein. |
| Arbeitszeitnachw.-Genehmigung durch Manager | Wenn der Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeiters durch einen Ressourcenmanager freigegeben (kontrolliert) werden soll, bevor daraus über den Stapellauf Zeitposten/Projektposten gebucht werden, muss dieser Schalter aktiviert werden. |
| Arbeitszeitnachw.-Buchung als | Die Arbeitszeiten aus den Arbeitszeitnachweisen können auf unterschiedliche Arten übermittelt werden: Projektzeitposten Diese Zeitposten müssen später von dem/der ProjektleiterIn ins Projekt abgerufen und freigegeben werden, dadurch entstehen Projektposten. Projektposten Wenn direkt Projektposten verbucht werden, dann entstehen keine Zeitposten, eventuell können dann gewisse Auswertungen im Ressourcenbereich die auf Basis der Projektzeitposten erfolgen nicht durchgeführt werden. Proj.Zeit + Projektposten Werden beide Posten gleichzeitig gebucht, dann muss der/die ProjektleiterIn keine Zeitposten abrufen und freigeben. Das Projekt ist sofort mit den Projektposten belastet. Mit den Zeitposten können Auswertungen auf Basis der Zeitposten durchgeführt werden. |
| Auto-Archiv. Arbeitszeitnachweise älter als | Datumsformel mit welcher eine Automatische Archivierung der Arbeitszeitnachweise gesteuert werden kann. Z.B. -1J (Archivierung aller Arbeitszeitnachweise die älter als 1 Jahr sind). Die eigentliche Archivierung wird durch den Job "Arbeitszeitnachweise in Archiv verschieben“ in der Aufgabenwarteschlange ausgeführt. |
| Neg. Menge in AZT als Storno buchen | Soll bei einer negativen Menge in einem Arbeitszeitnachweis versucht werden eine Stornobuchung, statt einfach einer negativen Zeitbuchung auszuführen. Bei der Stornobuchung wird versucht einen passenden zu stornierenden Zeitposten zu finden: Projekt, PSP-Zeile, Aufgabe, Datum, Menge sind die Kriterien. Alternativ kann ein Storno auch jederzeit über das ZeitBuchBlatt erfolgen. |
Inforegister ZDE-Kalender Farben#
Für die ZDE-Zeiterfassung können unterschiedliche Farb-/Schriftstyles ausgewählt werden, um im Kalender die einzelnen Tage sehr einfach nach Zeiterfassungsstatus unterscheiden zu können.
Inforegister Archivierung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Autom. Archivierung abgeschlossener Projekte | Ist dieser Schalter aktiviert, wird ein Projekt automatisch in das Archiv verschoben, wenn es auf Status "Abgeschlossen" gesetzt wird. Hinweis Da archivierte Projekte separat von aktiven Projekten angezeigt werden (durch Filterung auf der Liste), befinden Sie sich nach der automatischen Archivierung nicht mehr auf das abgeschlossene und archivierte Projekt, da es aus der Ansicht herausgefiltert wurde. |
Projektbuchungsgruppen#
In diesem Abschnitt werden die Einrichtungen der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung und die Projektbuchungsgruppen erläutert, sowie einzelne Konten, die in der Buchungsmatrix hinterlegt werden.
Buchungsmatrix#
Verbräuche und Verkäufe werden auf unterschiedliche Sachkonten gebucht. Welche Sachkonten dabei herangezogen werden, wird in der Buchungsmatrix der Finanzbuchhaltung festgelegt.
Hierzu rufen Sie sich die "Buchungsmatrix Einrichtung“ auf.
Die Felder "Projektumsatz Regul.-Konto“ und "Projektkosten Regul.-Konto“ werden bei der Projektaktivierung und Projektdeaktivierung verwendet.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Projektumsatz Regul.-Konto | Verkauf: In der Stapelverarbeitung "Aktivierung buchen“ stellt dieses Konto das Gegenkonto (GuV- Konto) für das Bilanzkonto "Umsatz n. abgs. Arb.“ dar (Projektbuchungsgruppe). Hierauf werden die Erträge von Leistungen verbucht, die in der Abrechnungsperiode erbracht, aber nicht fakturiert wurden. |
| Projektkosten Regul.-Konto | Verbrauch: dieses GuV-Konto wird für die Stapelverarbeitung "Aktivierung buchen“ benötigt. Das Konto stellt das Gegenkonto für das Bilanzkonto "Kosten n. abgs. Arb.“ (Projektbuchungsgruppe) dar. Hier werden die Aufwände von Verbräuchen verbucht, die in der Abrechnungsperiode verbraucht, aber nicht als Aufwand (EK-Rechnung) verbucht wurden. |
project365 Projektbuchungsgruppen#
In den project365 Projektbuchungsgruppen werden Konten hinterlegt, auf welche bei der Projektaktivierung und Projektdeaktivierung mit Integration in die Finanzbuchhaltung verwendet werden.
Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder, die für die Projektaktivierung und Projektdeaktivierung relevant sind, näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kosten n. abgs. Arb | Verbrauch: Einstellung, auf welches Konto die Kosten für die nicht abgeschlossenen Projekte gebucht werden sollen |
| Umsatz n. abgs. Arb. | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise bei Stapelverarbeitung Aktivierung buchen bzw. Sollbuchungen bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen. Bei der Aktivierung stellt das Konto Projektumsatz Regul. Konto aus der Buchungsmatrix das Gegenkonto dar. Bei der Deaktivierung stellt das Konto Projekterlöse aus der Projektbuchungsgruppe das Gegenkonto dar |
| Projektkostenkonto | Verbrauch: Sollbuchungen der Einstandspreise auf diesem GuV-Konto bei Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen |
| Projekterlöskonto | Verkauf: Habenbuchungen der VK-Preise auf diesem GuV-Konto mit der Stapelverarbeitung Deaktivierung buchen |
| Verkaufskonto and. Projektkosten | Wird nur für Buchungen auf Sachkonten bei Projekten verwendet. Auf dieses Konto wird ein Habenbetrag gebucht, wenn in den Verkaufszeilen der Projektverbrauch abgerufen wird. |
| Gewinnanteilskonto | Konto zur anteiligen Gewinnverrechnung gemäß der Percentage of Completion (POC) – Methode nach IAS. |
| Verrechnungskonto | Gegenkonto für das Gewinnanteilskonto |
Weiterführende Informationen finden Sie unter dem Abschnitt "Erweiterte Projektbewertung“.
Projekttypen#
Es können verschiedene Projekttypen eingerichtet werden, mit denen Projekte klassifiziert werden können, um zum Beispiel Projekte bei Auswertungen zu filtern. Darüber hinaus ist der Typ wichtig für die Projektkontoeinrichtung.
Mit dem Projekttyp können Standard-Werte folgender Felder in den Projekten vordefiniert werden:
- Buchungsebenen
- Interne Projekte
- Fixe Zeitperiode
Projekttypen können Projekte als "Interne Projekte“ auszeichnen, diese brauchen keine Debitoren, da interne Projekte Kostensammler darstellen, deren Leistungen nicht an einem Kunden abgerechnet werden.
Weitere Standard-Werte können mit Projektvorlagen definiert werden. Jede Vorlage wiederum ist mit einem Projekttypen verbunden.
Projektvorlagen#
Für die Anlage von Projekten können eine Vielzahl von Feldinhalten vorgegeben werden. Je nach Unternehmensorganisation kann es mehrere Projekttypen geben. Für jeden Projekttyp bietet es sich an, mindestens eine Erstellungsvorlage zu generieren.
In den einzelnen Projektvorlagen sind Informationen vordefiniert, die für einzelne Projekttypen von hoher Wichtigkeit sind und pro Projekttyp immer identisch sein sollten. Die entsprechenden Felder werden in der Projektkarte sofort mit den Werten aus der Projektvorlage gefüllt.
Um eine neue Projektvorlage zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Projektvorlagenübersicht“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Projektvorlage definieren.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Angabe eines Projektvorlagencodes |
| Beschreibung / Beschreibung 2 | Benennung der Projektvorlagenkarte; wird in die Projektkarte übernommen |
| Sprachcode | Vorgabe einer Projektsprache, ist hier keine definiert, wird die Sprache des jeweiligen Debitors im Projekt verwendet. Der Sprachcode steuert in welcher Sprache später die Verkaufsbelege erstellt werden sollen, z.B. werden hiermit Artikelübersetzungen gesteuert. |
| Nummernserie | Hinterlegung der jeweiligen Projektnummernserie, die bei der Projekterstellung gezogen wird. |
| Datumsformel Erlöskontoposten | Hier kann die Datumsformel definiert werden. So kann z.B. mit +1M definiert werden, dass der geplante Projekterlös im Projektcontrolling in der Regel 1 Monat nach dem geplanten Verbrauch eingeplant wird. |
| Aktiver Start-PSP | Wenn es dafür keinen Freigabeprozess geben soll, dann kann ein neues Projekt sofort mit einem aktiven PSP gestartet werden. Ohne aktiven PSP ist ein Projekt nicht buchbar. |
| Projekttyp | Vorgabe des Projekttyp (siehe im Abschnitt "Projekttypen“) |
| Status | Das neue Projekt soll mit diesem Status starten. |
| Dimensionsintegration | Vorgabe, welche Dimension automatisch errichtet und dem neuen Projekt zugeordnet werden soll. |
| Dimensionsintegration Präfix | Der Code der neuen Integrationsdimension hat den gleichen Code wie das Projekt selbst, diesen Integrations-Dimensionen können vorgestellte Zeichen zugeordnet werden. So kann für ein Projekt 2365 statt einem Kostenträger 2365 ein Kostenträger IT2365 erstellt werden. |
| IC-Partner liefert an Kundenadresse | Mit diesem Feld wird bei einem eventuellen Transfer des Projektes in einen anderen Mandanten die Lieferadresse des Projektes auch als Lieferadresse im Leistungsmandanten eingetragen. Ohne diesen Schalter liefert der Leistungsmandant an den Abrechnungsmandant, an die Debitorenadresse, welche im Zielmandant im dortigen Projekt verwendet wird. |
| Automatischer Block | Zum Erstellen eines PSP aus einer Vorlage kann zusätzlich eine weitere Vorlage definiert werden, aus der automatisch PSP-Zeilen entweder vorangestellt oder nachgelagert in den neuen PSP eingefügt werden. Hierdurch können allgemeine Kostenblöcke, die in vielen Projektvorlagen vorkommen sollten, nur einmalig in einer eigenen Vorlage definiert werden, und automatisch miteingefügt werden. Dieser Automatismus funktioniert sowohl beim Erstellen des PSP im Projekt als auch wenn ein PSP aus einem Verkaufsbeleg aus einer Projektvorlage heraus, erstellt wurde. Im zweiten Fall macht das Ganze nur Sinn, wenn es sich um Kostenblöcke handelt, die nicht in den Verkaufsbeleg überführt wurden, die aber im PSP enthalten sein müssen. |
| Automatischer Block Position | Bestimmt die Position des automatischen Blocks, entweder vorangestellt (also als erste PSP-Zeilen) oder nachgelagert (nach den PSP-Zeilen der eigentlichen Projektvorlage). |
Die weiteren Felder werden später beim Projekt beschrieben.
Inforegister Buchung#
Die Felder auf diesem Inforegister werden später beim Projekt beschrieben.
Inforegister Projektabrechnung#
Die Felder auf diesem Inforegister werden später beim Projekt beschrieben.
Inforegister Zeilen#
Auf dem Inforegister "Zeilen“ können Sie den Projektstrukturplan für die Projektvorlage definieren. Pro Projektvorlage kann ein Vorlagen-PSP hinterlegt werden. Bei Verwendung einer solchen Vorlage kann die Struktur in den Projekt-PSP übernommen werden. Bereits in der Projektvorlage kann mit den Gliederungselementen wie Von- und Bis-Summe gearbeitet werden.
Weiterführende Informationen zur Anlage eines Projektstrukturplans finden Sie unter dem Abschnitt "Projektstrukturplan“.
Das Feld "Budgetzeilen erweitern“ ist für den Prozess zur Erstellung eines PSPs aus einem Verkaufsbeleg relevant. Wurden die Verkaufszeilen mit der Funktion "Zeilen aus Projektvorlage erstellen“ errichtet, und ist eine Vorlagenzeile auf "In VK-Beleg übernehmen“ auf PSP-Zeile eingerichtet, so kann mit diesem Feld definiert werden, dass mit dem Erstellen der PSP-Zeile, die zugehörigen Budgetzeilen aus der Projektvorlage in die neue PSP-Zeile übertragen werden.
Die weiteren Felder werden später im Abschnitt Projektverwaltung bei der Beschreibung der Projekte erläutert. Sollten Sie das Freischaltmodul "Rollierende Planung (Verteilung)" im Einsatz haben, finden Sie die Beschreibungen zu den zugehörigen Feldern im Abschnitt Projektvorlagen - Inforegister Zeilen.
Inforegister Verteilung#
Sollten Sie das Freischaltmodul "Rollierende Planung (Verteilung)" im Einsatz haben, ist dieses Inforegister sichtbar. Weiterführende Informationen zu den Feldern finden Sie im Abschnitt Projektvorlagen - Inforegister Verteilung.
Projektbudget#
Zu jeder PSP-Zeile der Art ""Arbeitspaket" in der Vorlage können auch Budgetzeilen definiert werden. Im Gegensatz zum Budget im Projekt werden die zugehörigen PSP-Zeilen nicht mit den Werten aus den Budgetzeilen aktualisiert. Es findet auch keine Preisfindung statt.
Um die Budgetzeilen zu definieren, markieren Sie die gewünschte PSP-Zeile und wählen über das Inforegister "Zeilen“ > "Zeilen“ > "Proj.-Budgetzeilen“ aus.
Die Felder der PSP-Budgetzeilenvorlage werden im Abschnitt zur Beschreibung der "Budgetzeile“ erklärt. Weitere Informationen finden Sie hier Budgetzeilen.
Vorgänger / Nachfolger#
Sowohl auf der Vorlagen-PSP-Zeilenebene als auch auf der Vorlagen-Budgetzeilenebene können Vorgänger und Nachfolger definiert werden. Diese Beziehungen werden später in die neu zu errichtenden Projektstrukturpläne übertragen.
Siehe auch Vorgangsbeziehungen im Abschnitt Projektplanung.
Funktionen in der Projektvorlage#
Vorlage kopieren#
Wurde eine neue Projektvorlage erstellt, welche noch keinen Vorlagen-PSP enthält, so kann mit der Funktion "Vorlage kopieren“ die Werte aus einer bereits vorhandenen Projektvorlage in die neue Projektvorlage inkl. Vorlagen-PSP, Dimensionen, Zusatztexten und Bewertungsbüchern kopiert werden.
Positionen nummerieren#
Der Aufruf der "Positionen nummerieren“ bewirkt eine automatische Vergabe einer Nummerierung der PSP-Zeilen.
Zeilen neu nummerieren#
Die Funktion "Zeilen neu nummerieren“ hat einen systemtechnischen Hintergrund:
Jede Zeile im PSP hat eine fortlaufende Zeilennummer, die beim Anlegen einer neuen Zeile automatisch im 10.000er Schritt vergeben wird. Beim Anlegen neuer Zeilen zwischen bereits vorhandenen Zeilen bekommt die neue Zeile eine Zeilennummer zwischen der ersten und der zweiten Zeile.
Projektvorlage aus bestehendem Projekt erstellen#
Ein bestehendes Projekt kann samt Projektstrukturplan in eine neue Projektvorlage überführt werden. Dazu wird auf der Projektkarte oder -liste die Funktion "Projektvorlage aus Projekt erzeugen“ aufgerufen.
In der nun folgenden Abfrage sind im oberen Teil die Projektnummer und die aktive PSP-Version aufgeführt, welche überführt werden. Bei Bedarf kann aber auch eine andere PSP-Version zur Überführung ausgewählt werden.
Im unteren Teil wird ausgewählt, was tatsächlich in die neue Projektvorlage übertragen werden soll. Hierzu muss zunächst der gewünschte Projektvorlagencode eingetragen werden. Systemseitig findet anschließend eine Dublettenprüfung statt. Hierbei wird geprüft, ob bereits eine Projektvorlage mit diesem Code im System vorhanden ist. Ist dies der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Die Auswahlfelder im Einzelnen sind selbsterklärend.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass bei dem Feld "Projektdaten transferieren“ die Daten gemeint sind, welche direkt auf der Projektkarte zu finden sind. Diese werden in die gleichlautenden Felder der Projektvorlage übertragen.
Projektkonten#
Im Bereich Projekte werden Verbrauchs- und Verkaufsbuchungen auf einem Projektkontenplan dargestellt, welcher für das Projektcontrolling über die Werkzeuge Projektkalkulation und Analyseansichten verwendet wird. Gesteuert wird die Auswahl der entsprechenden Projektkonten über die Projektkontoeinrichtung.
Hinweis
Wenn zum Start der Verwendung der Branchenlösung noch nicht klar ist, wie dieser Projektkontenplan aussehen soll, so muss in der "Einrichtung Projekte“ das Feld "Keine Projektkontenfindung“ gesetzt werden. Damit wird eine Fehlermeldung beim Projektbudgetieren und Buchen auf Projekten verhindert, die wegen nicht vorhandenem oder unvollständigem Projektkontenplan auftreten würde. Zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Projektkonten und die zugehörige Matrix eingerichtet sind, können über einen Stapel die Projektposten und die Budgetierungen nachträglich mit den Projektkonten versorgt werden. Sprechen Sie dazu Ihren Business Central Partner an.
Projektkontenplan#
Der Projektkontenplan dient dem Projektcontrolling und enthält alle Umsatz- und Kostenkonten, die für eine differenzierte Projektbetrachtung herangezogen werden sollen. Der Projektkontenplan ist nicht vom FIBU-Kontenplan abhängig.
Schritt 1:
Im Feld "Abrechnungsart“ können Sie zwischen fünf Optionen wählen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Konto | Es kann ein buchbares Konto ausgewählt werden |
| Überschrift | Textzeile, in der eine Überschrift als Strukturmerkmal eingegeben werden kann |
| Summe | Eine Summe, die über das Feld "Zusammenzählung“ definiert wird. |
| Von-Summe | Eine Anfangsmarkierung für eine zusammenzählende Projektkontoreihe, die mit der Kontoart Bis-Summe abschließt. |
| Bis-Summe | Eine Endmarkierung für eine zusammenzählende Projektkontoreihe, die mit der Kontoart Von-Summe beginnt. Die Gesamtsumme wird über das Feld Zusammenzählung definiert. |
Schritt 2:
Nachdem Sie das Projektkonto eingerichtet haben, wählen Sie im Menüband "Aktionen“ > "Einrückung des Kontenplans“. Wählen Sie anschließend im Meldungsfenster die Option "Ja“.
Bemerkungen hinzufügen#
Mit Hilfe von den Bemerkungen können Sie zusätzliche Informationen erfassen, die über den Inhalt der Felder der Projektkontokarte hinausgehen.
Hierzu markieren Sie die gewünschte Zeile und wählen über das Menüband "Zugehörig“ > "Bemerkungen“ aus. Das Fenster "Bemerkungen“ öffnet über das Sie den Text in das Feld "Bemerkung“ eingeben (insgesamt max. 80 Zeichen) können.
Projektkontoeinrichtung#
Die Vorgehensweise ist nahezu identisch zur Einrichtung der Buchungsmatrix im Bereich der Finanzbuchhaltung.
Die Projektkontoeinrichtung legt fest, auf welche Projektkonten Verbräuche und Erlöse im Projektbereich gebucht oder budgetiert werden. Es handelt sich bei der Projektkontoeinrichtung um eine Matrix, die für Produktbuchungsgruppen die Verbrauchs- und Verkaufskonten festlegt. Dabei kann die Projektkontoauswahl über den Projekttyp und/oder das Arbeitspaket gesteuert werden. Jeder Projektposten (oder Planungsposten) erhält je nach seiner Postenart (Verbrauch oder Verkauf) entweder ein Verbrauchskonto oder ein Verkaufskonto zugewiesen. Bei der Findung des Projektkontos werden die Feldinhalte des Projektpostens herangezogen. Interessant ist dabei, woher die Feldinhalte kommen:
- Produktbuchungsgruppe: die Produktbuchungsgruppe der gebuchten Ressource bzw. Artikel
- Projekttyp: der Projekttyp des gebuchten Projektes
- Arbeitspaketcode: der Arbeitspaketcode der gebuchten PSP-Zeile.
Aktivitäten#
Die Aktivitäten lassen sich in verschiedene Bereiche einordnen: als erstes gilt es die Arbeitspakete zu definieren. Des Weiteren stehen Haupt-, Unter – und Teilaktivitäten als Gliederungsinstrumente zur Verfügung.
Arbeitspakete#
Bei den Arbeitspaketen handelt es sich um Leistungspakete (Dienstleistung und/oder Material), die in mehrere Teilaufgaben gegliedert werden können. Sie stellen eine wichtige Komponente für den Projektstrukturplan dar, d.h. Projekte werden mit Arbeitspaketen gegliedert. Auf diese Arbeitspakete kann budgetiert und Aufwände gebucht sowie controlled werden.
Alle Projekte bedienen sich im Projektstrukturplan aus dem gleichen Arbeitspaketestamm. Jedes Arbeitspaket aus dem Arbeitspaketestamm bringt in den Projektstrukturplan Vorgabewerte in gleichlautenden Felder, die aber dort meist abgeändert werden können.
In diesem Abschnitt wird der Arbeitspaketestamm behandeln. Die meisten Felder des Arbeitspaketestamm werden bei der Beschreibung der PSP-Zeilen erläutert.
Im nachfolgenden werden jene Felder, die nicht im PSP beschrieben werden, weil sie dort nicht als Feld vorhanden sind, näher erläutert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Gesperrt | Das Arbeitspaket kann nicht (mehr) in den PSP-Zeilen verwendet werden. Für bereits vorhandene PSP-Zeilen mit diesem Arbeitspaketecode hat dieses Feld auf dem Arbeitspaketestamm keine Auswirkungen. |
| Art für Abrechnung | Wird das Arbeitspaket (PSP-Zeile) in einen Verkaufsbeleg übertragen (Angebot, Auftrag, etc.) dann wird diese Art in der Verkaufszeile verwendet. In den meisten Fällen empfiehlt es sich Ressource zu verwenden. |
| Abrechnungsnr. | Je nach Auswahl im vorherigen Feld ist hier eine Ressource, Artikel oder Sachkonto einzutragen, welches in der Verkaufszeile verwendet werden soll. In den meisten Fällen empfiehlt es sich eine spezielle Abrechnungsressource (nicht eine Personenressource) zu verwenden. |
| Info Stckl. Einst.-Betrag (MW) | Wurde zum Arbeitspaket eine Stückliste definiert, so sehen Sie hier den Gesamtwert der Stückliste in Einstandsbeträgen. |
| Info Stckl. VK-Betrag (MW) | Wurde zum Arbeitspaket eine Stückliste definiert, so sehen Sie hier den Gesamtwert der Stückliste in Verkaufsbeträgen. |
| Letzte Stückl.-Kalk. | Wann wurde die Stückliste des Arbeitspaketes zuletzt kalkuliert |
| In Ressourcenplan verwenden | Definiert, ob dieses Arbeitspaket in der Ressourcenplanung relevant ist. Arbeitspakete mit reinen Materialkosten sollten hier nicht markiert werden. |
| Budgetart Ressource | Definiert, ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Ressourcen budgetiert werden darf. |
| Budgetart Artikel | Definiert, ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Artikel budgetiert werden darf. |
| Budgetart Sachkonto | Definiert, ob dieses Arbeitspaket in einem PSP mit Sachkonten budgetiert werden darf. |
| Budgetübernahme | Definiert, ob überhaupt Budgetzeilen zu einer PSP-Zeile definiert werden dürfen, die mit diesem Arbeitspaket angelegt wurden. |
Beispiel:
| Code | Beschreibung | Arbeits- typencode | Einheiten-code | Art für Abrechnung | Abrech-nungsnr. | Abrechnungs- art |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AP007 | Schulung | DL | STUNDE | Ressource | ABR0001 | nach Aufwand |
| AP008 | Support n. Auf. | DL | STUNDE | Ressource | ABR0001 | nach Aufwand |
| AP009 | Begleitende Einführung | DL | STUNDE | Ressource | ABR0001 | nach Aufwand |
| AP010 | Serviceleistung | DL | STUNDE | Ressource | ABR0001 | nach Aufwand |
Zusatztexte für Arbeitspakete#
Für Arbeitspakete können weiterführende Texte definiert werden.
Bei der Auswahl des Arbeitspaketes in einen Strukturplan wird dessen Zusatztexte in die Zusatztexte der Strukturplanzeile übernommen. Von dort wird der Text bei Erstellung eines Verkaufsbeleges (Angebot oder Auftrag) in dessen Zusatztexte übertragen. Die Drucksteuerfelder im Text des Arbeitspaketes sind bereits Vorbelegungen für die Drucksteuerung im Verkaufsbeleg (in welchem Beleg soll der Text tatsächlich ausgedruckt werden).
Abweichende VK-Texte#
Beschreibung und Beschreibung 2 der Arbeitspakete werden in die PSP-Zeilen übertragen, können dort auch individuell abgeändert werden. Diese Beschreibungen werden bei dem Erstellen von Verkaufsbelegen auch in die Verkaufszeilen übertragen. Wenn im Verkaufsbeleg aber eine andere Beschreibung verwendet werden soll als intern, so kann dies über die abweichenden Verkaufstexte im PSP abgebildet werden. Bereits der Arbeitspaketestamm bietet hier eine Vorgabe die ebenso verschiedene Sprachcodes unterstützt. So können verkaufsrelevante Beschreibungen in verschiedenen Sprachen definiert werden, die je nach Sprache im Projekt in die Verkaufsbeschreibung der PSP-Zeile übertragen werden.
Arbeitspaketestückliste#
Im Arbeitspaketestamm kann pro Arbeitspaket eine einfache Stückliste definiert werden die später im PSP in die zugehörigen Budgetzeilen der PSP-Zeile abgerufen werden können. So kann bereits im Arbeitspaketestamm eine Vorgabestruktur für die spätere Feinplanung definiert werden.
Verwendung von Arbeitspaketen einsehen#
Um sich die Verwendung von Arbeitspaketen in den verschiedenen Projekten und Belegarten (Einkauf, Verkauf und Projektbelege) anzusehen, gibt es eine Arbeitspaketinfo. Hier wird angezeigt, wie oft das Arbeitspaket Verwendung findet. So können z.B. die nicht verwendeten Arbeitspakete identifiziert und gelöscht werden.
Für die Informationseinsicht öffnen Sie die Arbeitspaketkarte in den Arbeitspaketestamm. Wählen Sie im Menüband […] > "Zugehörig“ > "Arbeits-paket“ > "Infor“ aus.
Aktivitäten#
Bei den Aktivitäten wird zwischen Haupt- Unter- und Teilaktivitäten unterschieden. Innerhalb der Arbeitspakete im Projektstrukturplan können hiermit noch weitere Strukturierungsebenen eingefügt werden.
Hauptaktivitäten
definieren eine projektübergreifende Struktureinheit. Unteraktivitäten definieren ebenfalls eine projektübergreifende Struktureinheit.
Teilaktivitäten
stellen eine speziell für das Projekt definierte Struktureinheit dar und können pro Projekt festgelegt werden.
Projektbudgetnamen#
Es lassen sich mehrere Budgetnamen definieren. Diese Budgetnamen können bei jedem Projekt ausgewählt werden. Es können auch mehrere Projektbudgets nebeneinander pro Projekt geführt werden. Allerdings kann nur ein Budget als aktiv geführt werden.
Es kann zudem hinterlegt werden, welcher Budgetname als Standard vorgeschlagen wird. Über das Feld gesperrt lassen sich einzelne Projektbudgets projektübergreifend sperren.
Buch.-Blattvorlagen#
Projekt Buch.-Blattvorlagen#
Jede/r ProjektleiterIn muss ein eigenes Projekt Buch.-Blatt haben. Es genügt dazu eine Projekt Buch.-Blatt Vorlage zu verwenden, die am besten PROJEKT heißt.
Zu dieser Vorlage werden die Buchblätter für die einzelnen MitarbeiterInnen, welche auf Projekte buchen sollen, angelegt. In der Regel ist dies nur der Prozess "Zeitposten in das Projekt übernehmen“ (siehe dort) und deren Korrekturbuchungen. Es genügt, wenn jede/r ProjektleiterIn und bestimmte Personen aus der Verwaltung jeweils ein Buchblatt haben.
Um die Buchblätter für die entsprechenden AnwenderInnen zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Projekt Buch.-Blattvorlagen“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie eine neue Vorlage anlegen.
Über den Menüpunkt "Buch.-Blattnamen“ im Menüband haben Sie anschließend die Möglichkeit, für die jeweilige Projekt Buch. Blattvorlage die BenutzerInnen zuzuweisen.
Beim Öffnen der Buchblätter werden BenutzerInnen automatisch auf ihrem Buchblatt geleitet. Ohne ein eigenes Buchblatt erhalten AnwenderInnen eine Fehlermeldung.
Projekt Zeit Buchblätter#
Ähnlich wie bei den Projektbuchungsblättern erfolgt auch hier eine Zuordnung zu den MitarbeiterInnen, jedoch nicht über die User ID, sondern über die Ressourcennummer. Diese wird auch automatisch beim Erfassen der Zeiten in das gleichlautende Feld der Buch.-Blatt-Zeilen gefüllt.
Projekt Bewertung Buchblätter#
Diese werden in gleicher Weise wie Fibu Buchblätter errichtet. Eine Zuweisung zu einem/einer MitarbeiterIn / UserIn findet nicht statt. Es genügt eine Vorlage.
Abrechnungsvorschlag#
Diese werden am besten pro abrechnende Person angelegt, hier findet auch keine Zuweisung zu einem/einer MitarbeiterIn / UserIn statt. Der Abrechnungsvorschlag muss beim ersten Zugriff manuell ausgewählt werden.