Projektplanung#

Allgemein#

Im Folgenden wird Ihnen die Projektplanung vorgestellt. Es wird gezeigt, wie ein Projekt gegliedert werden kann und wie Planwerte hinterlegt werden können.

Zudem wird verdeutlicht, wie den einzelnen Planungsebenen, Kapazitäten zugeordnet werden können, sowie der darauf aufbauende Soll/Ist-Vergleich.

Projektstrukturplan (PSP)#

Im Projektstrukturplan (PSP) wird die Struktur eines Projektes abgebildet. Über den Aufruf "Projektstrukturplan“ im Menüband der Projektkarte oder der Projektübersicht (für das markierte Projekt) kann eine Übersicht, der dem Projekt zugeordneten PSP aufgerufen werden.

Über Ansicht kann die jeweilige Version geöffnet werden.

Auf Arbeitspakete (PSP-Zeilen) können Planwerte erfasst werden. Diese Arbeitspakete können wiederum durch die Aktivitäten (Haupt-, Unter- und Teilaktivitäten) individualisiert und/oder klassifiziert werden. Somit lassen sich unendlich viele Gliederungsmöglichkeiten abbilden. Nur durch die Kombination von Arbeitspaketcode mit den drei möglichen Aktivitätscodes wird eine PSP-Zeile innerhalb eines Projektstrukturplanes eindeutig. Das bedeutet, wird ein Arbeitspaketcode in einem PSP mehrfach verwendet, so müssen diese PSP-Zeilen mittels eines Aktivitätencodes individualisiert werden. Welche der Aktivitäten dabei verwendet werden ist eine rein organisatorische Frage. Dies kann aber auch automatisch gelöst werden durch eine Einrichtung des Feldes "Autom. Aktivitätscode" in der Einrichtung Projekte. Einzelne PSP-Zeilen können wiederum mit Budgetzeilen feingeplant werden. Mittels Budgetaufgaben können PSP-Zeilen in viele Teilaufgaben gestückelt und einzelnen Ressourcen zur Abarbeitung zugewiesen werden.

Jeder Strukturplan besteht aus dem PSP-Kopf (Inforegister Allgemein) und den PSP-Zeilen. Pro Projekt können mehrere PSP-Versionen verwaltet werden.

Projektstrukturpläne können auf folgende Weise errichtet werden:

PSP erstellen#

Projektstrukturpläne können auf folgende Weise errichtet werden:

Einen PSP kopieren#

Eine einfachere Art, einen PSP zu erstellen, ist einen solchen aus einem anderen Projekt (ähnliches oder Musterprojekt) zu kopieren. Das Kopieren wird auch verwendet, wenn eine neue Version des PSP innerhalb eines Projektes errichtet werden soll. Weiterführende Informationen finden Sie unter "PSP-Kopieren“.

PSP aus Projektvorlage erstellen#

Die gängigste Methode, einen PSP zu erstellen, ist das Übertragen aus der Projektvorlage. Weiterführende Informationen finden Sie in dem Abschnitt"Projektverwaltung – Projekt anlegen“

Einen Block aus einer Projektvorlage einfügen#

Mit der Art = Block kann an einer beliebigen Stelle im PSP ein Block aus einer Projektvorlage eingefügt werden. Es empfiehlt sich, dazu spezielle Projektvorlagen zu definieren. Denn es wird aus der Projektvorlage der gesamte PSP als Block übertragen.

Nach dem Eintragen der Art = Block kann im Feld "Nr.“ die Projektvorlage ausgewählt werden deren PSP übertragen werden soll. Nach der Auswahl erfolgt die Auflösung (die Übernahme) des Blockes per Funktion "Block Auflösen“. Hierzu führen Sie die Funktion unter "Funktionen“ > "Block Auflösen“ auf dem Inforegister "PSP Zeilen“ aus.

PSP-Kopf#

Der "Projekt PSP Kopf“ setzt sich aus der Projektnummer (Feld "Nr.“ des Projektes), den Projekt Budget Namen und der Versionsnummer zusammen. Der PSP wird über diese Kombination verwaltet. Pro Projekt können mehrere PSP angelegt und verwaltet werden.

PSP-Zeilen#

In den PSP-Zeilen wird das Projekt nach gewissen Gliederungsgesichtspunkten angelegt. Oft bietet es sich an, sinnlogische Abläufe zu berücksichtigen und diese in einzelne Bereiche zu unterteilen. Mit den Gliederungsmöglichkeiten kann ein PSP auch nach seinen Projektphasen angelegt werden.

Als Gliederungsart stehen "Leerzeile“, "Überschrift“, "Von-Summe“, "Bis-Summe“ und "Summe“ zur Verfügung. Block ist keine Gliederung, hier handelt es sich um ein Element, welches einen ganzen Block aus einer Projektvorlage in den aktuellen PSP kopiert.

Eine Von-Summe wird von einer Bis-Summe abgeschlossen und bildet mit ihr einen Block, welcher Summen in der Bis-Summenzeile enthält.

Mehrere Von-Bis-Summenblöcke können ineinander verschachtelt werden. Die Gliederungsart "Summe“ ist zur Bildung einer Gesamtsumme vorgesehen. Diese wird immer von einer Überschrift aus gebildet. Die Kombination Überschrift – Summe kann nicht geschachtelt werden.

Nur Arbeitspakete können budgetiert und später bebucht werden.

Im nachfolgenden werden Ihnen die wichtigsten Felder der PSP-Zeilen erläutert:

Funktionen im PSP#

Positionen nummerieren#

Der Aufruf der "Positionen nummerieren“ bewirkt eine automatische Vergabe einer Nummerierung der PSP-Zeilen.

Zeilen neu nummerieren#

Die Funktion "Zeilen neu nummerieren“ hat einen systemtechnischen Hintergrund:

Jede Zeile im PSP hat eine fortlaufende Zeilennummer, die beim Anlegen einer neuen Zeile automatisch im 10.000er Schritt vergeben wird. Beim Anlegen neuer Zeilen zwischen bereits vorhandenen Zeilen bekommt die neue Zeile eine Zeilennummer zwischen der ersten und der zweiten Zeile.

Beispiel:
Zwischen 10.000 und 20.000 wird eine Zeile eingefügt, diese erhält die Zeilennummer 15.000. Wird dies oft an der gleichen Stelle durchgeführt, so ist das Einfügen nicht mehr möglich, wenn sich die Zeilennummer nicht mehr im ganzzahligen Bereich befindet. Eine Zeilennummer mit Kommastellen gibt es nicht. Um diesem Problem Abhilfe zu schaffen, werden mit dieser Funktion die Zeilennummern für den kompletten PSP neu vergeben. Damit ist wieder Platz, um neue PSP-Zeilen einfügen zu können.

Vorgänger berechnen#

Die Funktion "Vorgänger berechnen“ hat als Voraussetzung, dass die Felder "Meilenstein", "Anzahl der Vorgänger" und "Vorgänger" eingeblendet sind. Es sind Felder, mit denen die zeitlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen PSP-Zeilen festlegt werden können. Einzelne PSP-Zeilen lassen sich als Meilensteine festlegen. Eine PSP-Zeile kann mehrere Vorgänger haben, die manuell zugewiesen werden können. Die Funktion "Vorgänger berechnen" stellt dann in das Feld "Vorgänger" die entsprechende Positionsnummerierung als Info ein. Im Feld "Anzahl der Vorgänger" steht wie viele Vorgänger dieser Zeile vorangestellt wurden.

Summen und n. abger. Leistungen aktualisieren#

Diese Funktion ist notwendig wenn sich nach dem Öffnen des PSP, Änderungen ergeben, die bei der Summenbildung zum Zeitpunkt der Öffnung noch nicht vorhanden waren (neue Buchungen, Abrechnungen etc.). Eine ständige automatische Aktualisierung ist aus Performance Gründen nicht sinnvoll. Grundsätzlich werden mit jedem Öffnen des PSP die Werte aktualisiert. In der Regel ist es nicht notwendig diese Funktion zu starten, nur in besonderen Situationen.

Verkaufsbeleg erstellen#

Mit der Funktion "Verkaufsbeleg erstellen“ kann im Verkauf ein Angebot oder ein Auftrag aus den Daten des PSP erstellt werden. Die Steuerung, welche Daten in diese Belege übernommen werden, wird über die Spalte "In VK-Beleg übernehmen“ im PSP festgelegt. Dort kann die PSP-Zeile, die Budgetzeilen oder die Aufgaben ausgewählt werden. Es kann auch definiert werden, dass überhaupt keine Werte von einer Zeile übergeben werden.

Einkaufsbeleg erstellen#

Die Funktion "Einkaufsbeleg erstellen“ unterstützt AnwenderInnen bei der Erstellung von Projekteinkäufen. Es lassen sich aus dem PSP Anfragen und Bestellungen erstellen. Eingekauft werden können alle Artikel und Dienstleistungen (externe Ressourcen) aus dem Projektbudget (Feinbudgetierung). Weiterführende Informationen finden Sie in den Abschnitt "Externe Ressourcen“.

Projektlieferschein erstellen#

Die Funktion "Projektlieferschein erstellen“ wird in Abschnitt "Materialaufwand“ näher erläutert.

Projektbeistellung erstellen#

Die Funktionen "Projektbeistellung erstellen“ wird in Abschnitt "Materialaufwand“ näher erläutert.

Benutzeraufgabe erstellen#

Mit dieser Funktion können neue mit dem Projekt verbundene Benutzeraufgaben erstellt werden. Dabei sind die Benutzeraufgaben automatisch über die Verknüpfungselemente "Verknüpfte Tabelle" und "Verknüpfter Datensatz" mit dem aktuellen Projekt verknüpft.

PSP kopieren#

Mit der Funktion "PSP kopieren“ kann bei der Erstellung einer Planung ein PSP vom gleichen oder einem anderen Projekt kopiert werden. Es ist dabei zu beachten, dass Planwerte aus dem Muster-Plan mit kopiert werden können.

Vor dem Ausüben der Funktion können in einem Auswahlfenster die entsprechende Quelle sowie die Auswahlmodalitäten festgelegt werden.

Die Funktion "PSP kopieren" wird hauptsächlich bei neuen PSP-Versionen innerhalb eines Projektes verwendet. Bei der Anlage eines neuen Projektes bietet es sich an, mit der Projektvorlage zu arbeiten.

Mit der Kopierfunktion kann ein kompletter Strukturplan oder nur ausgewählte Zeilen kopiert werden. Um nur ausgewählte Zeilen zu übertragen, aktivieren Sie den Haken im gleichlautenden Feld. Nach dem OK erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit der zu kopierenden PSP-Zeilen. Mit dieser Option ist es auch möglich, Teile des aktuellen PSP in sich selbst zu kopieren.

Wird in einem PSP kopiert, welcher bereits Zeilen enthält, so werden die kopierten Zeilen immer an das Ende angehängt, dabei muss aber eine Autoaktivität in der "Einrichtung Projekte" eingerichtet sein, damit die Kopierfunktion die Arbeitspaketzeilen automatisch eindeutig anlegen können.

Wenn in einem laufenden Projekt zu einem gewissen Zeitpunkt der aktuelle Stand "eingefroren“ werden soll, kann mittels "PSP kopieren" eine neue Version errichtet werden. Diese weitere Version greift auf dieselben Ist-Werte zu. Pro PSP-Version werden aber die Projektbudgetposten extra geführt. Bei den gebuchten Posten wird lediglich ein Bezug aufgebaut. Sobald auf eine PSP-Zeile Ist-Buchungen vorhanden sind, kann diese nicht mehr gelöscht werden. Sofern ein PSP nun irrtümlich kopiert wurde und somit auf bereits vorhandene Buchungen verweist, kann er aus Sicherheitsgründen ebenfalls nicht mehr gelöscht werden. Der PSP muss dann auf beendet gesetzt werden.

Werte aus Budget übertragen#

Die Funktion "Werte aus Budget übertragen“ übernimmt die budgetierten Werte aus den Budgetzeilen und trägt sie in die PSP-Zeilen ein, aufsummiert auf Arbeitspaketebene. Diese Funktion wird nur für Projektstrukturplanzeilen, in welchen das Feld "Budgetübernahme“ markiert wurde, ausgeführt.

Projektkontoposten aktualisieren#

Mit der Funktion "Projektkontoposten aktualisieren“ werden die Projektkontoposten aktualisiert. Sofern in den PSP-Zeilen "Menge" oder "Preise" geändert werden, ändern sich die Budgetwerte für das Projektcontrolling. Diese Funktion steht auch projektneutral zur Verfügung in der Projektübersicht, Sie können dazu komfortabel die Anwendersuche aufrufen und "Projektkontoposten aktualisieren“ eingeben.

PSP mit Budgetansicht#

Über den Aufruf "PSP mit Budgetansicht“ können Sie den gesamten PSP mit weiteren Informationen einsehen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Projektstrukturplan mit Budgetansicht“.

Statistik#

Die Statistik zeigt das Budget des PSP in zweierlei Sichtweisen:

1. Auf dem Inforegister "Budgetiert" sind die Werte aus allen PSP-Zeilen enthalten. Dabei werden die Spalten Verkaufsbetrag und Einstandsbetrag aufsummiert angezeigt.

2. Auf dem Inforegister "Realisiert" werden die Werte der einzelnen Budgetzeilen angezeigt. Es werden die Werte aller hinterlegten Budgetzeilen aufsummiert und nach der unten angezeigten Aufteilung angezeigt. PSP-Zeilen, denen keine dezidierten Budgetzeilen (Feinplanung) hinterlegt sind, werden hier nicht berücksichtigt. Inhaltlich gleichen sich die Werte mit den Spalten Budgetzeileneinstandsbetrag (MW) und Budgetzeilenverkaufsbetrag (MW) aus dem PSP.

Bemerkungen#

Bei den "Bemerkungen“ sind die Bemerkungszeilen hinterlegt, die auch über den Aufruf im PSP-Kopf erstellbar und einsehbar sind.

Belege#

Über den Aufruf der "Belege" können alle offenen und gebuchten Belege, die zu diesem Projekt bestehen, aufgelistet werden. Über gezieltes Weiterklicken kann der Beleg von dieser Stelle aus geöffnet werden.

Plan-Ist-Vergleich#

Mit dem "Plan-Ist-Vergleich" lassen sich bereits erstellte Ist-Daten des Projektes mit den hinterlegten Plandaten gegenüberstellen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Plan-Ist-Vergleich“.

Projektkontenposten#

Als Projektkontoposten werden alle Budgeteingaben im Projektbereich erstellt. Der Projektkontenrahmen stellt eine Möglichkeit dar, zusätzlich Auswertungen nach unterschiedlichen Kriterien zu vollziehen. Buchungsroutinen müssen analog zur Finanzbuchhaltung vorab definiert sein. So lässt sich auf Basis dieser Projektkontoposten ein dezidiertes Projektcontrolling aufbauen. Der Aufruf enthält alle Projektkontoposten des aktuellen Projekts für jeden einzelnen PSP.

Funktionen in den PSP-Zeilen#

Arbeitspaketkarte#

Auf einer PSP-Zeile sind viele Informationen in diversen Feldern zu pflegen. Eine bessere Übersicht zu den Feldinhalten einer PSP-Zeile bekommen Sie über deren Karte. Übersichtlich unterteilt in Inforegister, werden die Informationen einer PSP-Zeile angezeigt. Über die "Budgetzeilenübersicht" werden die zugehörigen Budgetzeilen aufgelistet. Neben den Feldinhalten sind auch jene Funktionen verfügbar, die genau für eine PSP-Zeile (und nicht für den PSP als Ganzen) gelten. Zum Beispiel der Aufruf der zugehörigen Texte und Bemerkungen, Werte aus Budgetzeilen übertragen etc..

Zeile verschieben#

Mit der Funktion "Zeile verschieben“ lassen sich die PSP-Zeilen anders anordnen. Dabei muss man die zu verschiebende Zeile zur aktiven Zeile machen und die Funktion aufrufen.

Wenn Sie mit "Ja“ bestätigen, wird die PSP-Zeilenauswahl geöffnet. Hier geben Sie an, an welcher Stelle die Zeile eingefügt werden soll. Es ist die Zeile zu markieren, vor welcher die zu verschiebende Zeile eingefügt werden soll. Ein erneutes Bestätigen setzt die Zeile um. Wichtig ist jetzt, dass die Positionsnummerierung neu durchgeführt wird.

Datum wechseln#

Mit der Funktion "Datum wechseln“ lässt sich für die aktive Zeile das Start- und Enddatum um den einzugebenden Zeitraum verschieben.

Formelberechnung#

Über diesen Menüpunkt kommen Sie auf eine Seite, in welcher definiert werden kann, auf Basis welcher anderen Projektstrukturplanzeilen sich die Budgetwerte der aktuellen Projektstrukturplanzeile automatisch errechnen sollen. Diese Definition kann sowohl für den Budgetwert Einstandsbetrag als auch für Verkaufsbetrag separat bestimmt werden. Verwenden Sie dazu in der Übersicht Formelberechnung die Felder "Verwendung als Berechnungsgrundlage“ und "Verwendung als Berechnungsgrundlage (Verkaufspreis)“.

Damit die Werte auf Basis dieser markierten PSP-Zeilen kalkuliert werden können, müssen im Kopf dieser Übersicht die Felder "Anteil zum Zuweisen (%)“ bzw. "Anteil % für Verkaufspreis“ mit einem Prozentsatz versehen werden. Mit dieser Formelberechnung kann somit z.B. folgendes Szenario abgebildet werden:

Eine PSP-Zeile bildet die Wartungskosten ab, diese sollen automatisch mit 15 % aus den Einstandsbeträgen von zwei anderen PSP-Zeilen (Herstellungskosten und Beschaffungskosten) ermittelt werden.

Für das Szenario, dass sich alle anderen PSP-Zeilen auf eine Sonder-PSP-Zeile beziehen sollen und neue PSP-Zeilen automatisch mit in die Formelberechnung fließen sollen, gibt es im Kopf der Seite noch die beiden Felder "Automatische Implementierung einer neuen PSP-Zeile für die Einkaufsberechnung“ und "Automatische Implementierung einer neuen PSP-Zeile für die Verkaufsberechnung“. Die ganze Formelberechnung kann bereits in der Projektvorlage definiert werden.

Qualifikationen#

Unter Qualifikationen können zur Erfüllung des Arbeitspaketes notwendige Qualifikationen hinterlegt werden. Diese können bereits in der Projektvorlage eingerichtet werden. Diese Qualifikationen dienen später in der Funktion "Ressourcen mit Qualifikation zuweisen“ als wichtiger Filter, um geeignete Ressourcen für das Arbeitspaket zu finden.

Dimensionen#

In den Dimensionen werden die zugewiesenen Dimensionswerte der aktiven PSP-Zeile angezeigt.

Arbeitspaketinfo#

Über die "Arbeitspaketinfo" lassen sich die Belege anzeigen, in denen das Arbeitspaket von diesem Projekt hinterlegt ist. Ein direkter Einstieg in den Beleg ist jederzeit möglich.

Aktivitätenprotokollposten#

In den Aktivitätenprotokollposten werden jene Posten angezeigt, die über die Aktivitätenerstellung generiert werden. Werden Änderungen im Verkaufsbeleg in das Projekt synchronisiert, so können unter "VK-Beleg - Projektbudget Änd.-Protokoll" die Protokolle dazu gesichtet werden.

Texte#

In den Texten gibt es folgende Optionen:

Vortexte / Nachtexte#

Die Vor- und Nachtexte werden in Verkaufsbelege zum Projekt übertragen und können dort mit ausgedruckt werden. Während die Vortexte vor den Verkaufszeilen gedruckt werden, erscheinen die Nachtexte nach dem Druck der Verkaufszeilen.

Bemerkung#

Hierbei handelt es sich um zeilenbezogene Bemerkungen, die nicht in Folgebelegen verwendet werden.

Budgetzeilen#

Jedem Projekt können über die PSP-Zeile, Planwerte hinterlegt werden. Im Projektverlauf werden Ist-Daten generiert und den Plandaten gegenübergestellt.

Die Branchenlösung bietet an, dass diese groben Planwerte auch detailliert budgetiert werden können. D.h. die geplanten Mengen werden auf die unterste Planungsebene aufgeteilt (Ressourcen, Artikel, Sachkonto, Ressourcengruppen). So werden z.B. einzelne MitarbeiterInnen direkt den Tätigkeiten zugewiesen. Diese Angaben sind die Basis für eine detaillierte Kapazitätsplanung.

Während im späteren Verlauf die Budgetierung immer für genau 1 Arbeitspaket erfolgt, kann eine Gesamtübersicht aller Budgetzeilen eines Projektes (über alle Arbeitspakete hinweg) aus der Projektkarte mit Budgetzeilenübersicht aufgerufen werden.

Vorgaben für die Nutzung von Budgetzeilen#

Um die Budgetzeilen sinnvoll nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen in der zugehörigen Projektstrukturplanzeile beachtet werden:

Budgetübernahme:
Auf der Projektstrukturplanzeile kann im Feld "Budgetübernahme“ festgelegt werden, ob die Budgetwerte aus den zugehörigen Budgetzeilen in die Zeile übernommen werden sollen. Ist der Haken gesetzt, werden die Summen der Einstandsbeträge und Verkaufsbeträge aus dem Detailbudget in die Projektstrukturplanzeile übertragen. Bei homogener Planungsstruktur

• (wenn sowohl in den Budgetzeilen als auch in der PSP-Zeile die gleichen Einheiten verwendet werden)
• werden zudem auch die Planmengen übertragen und aus den Beträgen ein (durchschnittlicher) Preis (Einstandspreis und Verkaufspreis) ermittelt.

In VK-Beleg übernehmen:
Hiermit kann gesteuert werden, ob die PSP-Zeile selbst oder aber die einzelnen Budgetzeilen in einen Verkaufsbeleg (Angebot, Auftrag, Rechnung) übertragen werden sollen.

Unabhängig von der Einrichtung dieser beiden Felder ist eine Erfassung des Aufwandes (z.B. Zeiterfassung) sowohl auf der PSP-Zeile selbst oder auf den Budgetzeilen möglich. Dies steuert die Buchungsebenen auf der Projektkarte.

Erfassung der Budgetzeilen#

Der Aufruf für die Erfassung der Projektbudgetzeilen zu einer PSP-Zeile erfolgt entweder über den PSP durch den Aufruf "Budgetzeilen" oder über die Ansicht "Projektstrukturplan mit Budgetansicht“.

Die einzelnen Felder der Budgetzeilen werden nachfolgend beschrieben:

Kalkulation des Verkaufspreises#

In der Regel werden Verkaufspreise mit der Preisfindung aus den Preislisten gezogen, oder es werden manuelle Verkaufspreise in die Budgetzeilen eingetragen. Die dritte Möglichkeit ist die Kalkulation eines Verkaufspreises auf Basis des gegebenen Einstandspreises.

Zur Verfügung stehen dabei drei Zuschlagssätze auf den Einstandspreis, die in einer bestimmten Folge zur Kalkulation des Verkaufspreises dienen. Die folgenden notwendigen Felder müssen dazu eingeblendet werden:

Folgendes Beispiel soll eine Kalkulation unter Verwendung aller 3 Zuschlagssätzen verdeutlichen:

Die Zuschläge 1 + 2 sind in einer Folge zusehen, während die Zuschläge 1 + 3 parallel zu sehen sind.

Manueller Verkaufspreis#

Im Bereich "Statistik" unterhalb der Budgetzeilen (über den Aufruf "Budgetzeilen") bzw. in der rechten Infobox im Bereich der Feinplanung (über den Aufruf "PSP mit Budgetansicht") sind folgende Werte aufgeführt:

Hier wird der aufsummierte Einstandsbetrag und Verkaufsbetrag der Ressource aus der Budgetzeile angezeigt. Dieselbe Aufstellung gibt es ebenso für Artikel und direkte Budgetzeilen auf Sachkonten.

Für Ressourcenzeilen wird zusätzlich die Gesamtstundenzahl der Aufgaben zur zugehörigen PSP-Zeile angezeigt.

Zu jeder Zeile gibt es zudem eine Auflistung des für diese Art vergebenen Rabattes, des DB und DB % sowie der Beträge in der verwendeten Währung.

Budgetzeilen als Budgetaufgaben#

Budgetzeilen können einer groben Planung dienen, indem die Budgetzeilen Ressourcengruppen zugewiesen werden. Die Planung umfasst den Bedarf der voraussichtlich benötigten Arbeitsleistung, um das Arbeitspaket erledigen zu können.

Über Budgetzeilen können aber auch gezielt Tätigkeiten konkreten Personen oder Gruppen zugewiesen werden. Mit einer feineren Planung über einzelne Aufgaben ist eine Budgetzeile nicht nur eine Planungszeile, sondern auch eine Budgetaufgabe.

Auf diese Aufgaben können in der Zeiterfassung durch die Ressourcen/-gruppen Aufwände (Zeiten, Verbrauch) erfasst werden. In den Budgetzeilen bekommen sie eine fortlaufende Aufgabennummer, welche innerhalb eines Mandanten eindeutig ist. Die Nummer wird automatisch aus der Nummernserie der Einrichtung Projekte gezogen und kann nicht geändert werden.

Im Grunde sind die Budgetaufgaben nichts anderes als ein fein detailliertes Projektbudget. Genügt in den ersten Planungsphasen (Angebotskalkulation) eines Projektes noch eine grobe Planung, so wird später daraus eine immer detailliertere Planung, indem aus den Budgetzeilen auf Ressourcengruppen einzelne Aufgaben auf konkrete Ressourcen erstellt werden. Dazu kann die Funktion "Zeile aufteilen...“ verwendet werden. Ist keine konkrete Ressource für eine Aufgabe zuzuordnen, so kann diese auch auf einer Ressourcengruppe bleiben.

Eine Übersicht über aller Budgetaufgaben eines Projektes erhalten Sie auf der Projektkarte über den Punkt "Budgetaufgabenübersicht“.

Für die Verwendung von Budgetaufgaben sind folgende Felder wichtig:

Budgetaufgabensuche#

Um eine Budgetaufgabe anhand ihrer Aufgabennummer in allen Projekten zu finden, nutzen Sie die Budgetaufgabensuche. Sie können die Suche entweder über die Anwendersuche oder das Rollencenter der Projektabwicklung aufrufen.

Geben Sie die Aufgabennummer ein und starten Sie die Suchfunktion, wodurch in den aktiven Projektstrukturplänen aller Projekte gesucht wird. Wird eine Übereinstimmung gefunden, öffnet sich die Budgetzeilenkarte. Wenn auch die inaktiven PSP-Versionen durchsucht werden sollen, kann dies über den entsprechenden Schalter aktiviert werden.

Das ist sinnvoll, wenn verschiedene PSP-Versionen unterschiedliche Budgetaufgaben enthalten, etwa weil abgeschlossene Aufgaben nicht übernommen werden. Falls eine Budgetaufgabe in mehreren PSP-Versionen des Projekts auftaucht, wird eine Auswahlliste angezeigt.

Funktionen in den Budgetzeilen#

Stückliste entfalten#

Wurde einem Arbeitspaket in der Arbeitspaketübersicht eine Stückliste zugeordnet, wird diese mit der Funktion "Stückliste entfalten“ in ihre Einzelzeilen aufgespalten.

Montagestückliste entfalten#

Wird ein Artikel mit einer hinterlegten Montagestückliste in eine Budgetzeile eingetragen, so kann über eine Funktion, die Montagestückliste in die Budgetzeilen entfaltet werden. Dabei wird zunächst die ursprüngliche Budgetzeile mit dem Montageartikel entfernt. Des Weiteren wird die Menge, welche in der Budgetzeile eingetragen war, für die Berechnung der Mengen der neuen Budgetzeilen auf Basis der Stücklistenmengen verwendet.

Menge verteilen#

Durch die Funktion "Menge verteilen“ wird die Menge der Budgetzeile auf den Zeitraum der Budgetzeile zwischen Start- und Enddatum gleichmäßig verteilt, wobei das Verteilungsintervall ausgewählt werden kann. So können die Mengen auf die Wochen oder Monate oder sogar tagesgenau verteilt werden. Das standardmäßige "Verteilungsintervall“ kann in der Einrichtung Projekte vorgegeben werden. Die Projektbudgetposten werden bei der Verteilung angepasst. D.h. eine Menge von 20 wird bei einem Zeitraum von zwei angefangenen Monaten auf je 10 pro Monat verteilt.

Zeile aufteilen#

Die Funktion "Zeile aufteilen“ ermöglicht es, eine im ersten Schritt grob auf eine Ressourcengruppe geplante Budgetaufgabe teilweise an eine konkrete Ressource zu vergeben. Das heißt, eine Aufgabe kann in zwei Aufgaben gesplittet werden, um in der neuen Aufgabe die Teilmenge an eine andere Ressource zu vergeben, oder sonstige Änderungen (z.B. Datum) vorzunehmen.

Zur besseren Abschätzung der Splittmenge sind alle relevanten Mengen zur Budgetzeile aufgeführt. Im Feld "Neue Art“ kann entweder eine Ressource oder Ressourcengruppe gewählt werden. Im Feld "Neue Nr.“ kann je nach vorheriger Auswahl eine Ressource und/oder eine Ressourcengruppe ausgewählt werden, welche nun Teile der Aufgabe zugewiesen bekommen soll. Die Aufsplittung der geplanten Menge kann entweder über die Eingabe der "Aufteilung neue Zeile“ oder über die Angabe der noch zu verbleibenden Menge für die alte Budgetzeile im Feld "Restmenge aktuelle Zeile“ erfolgen. In beiden Fällen erfolgt die Berechnung des jeweiligen anderen Feldes auf Basis der Budgetmenge. Eine Erhöhung der gesamten Budgetmenge kann hier nicht erfolgen, dies muss nach dem Splitten in einer oder gar in beiden Budgetzeilen erfolgen. Sollen beide Budgetzeilen unter der gleichen Aufgabennummer laufen so kann dies im Feld "Aufgabennr. beibehalten“ definiert werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich nach dem Splitt dennoch um die gleiche Aufgabe handelt und die einzelnen Splitt-Budgetzeilen eventuell später zusammen betrachtet werden sollen.

Wird mit "neues Startdatum" ein vom ursprünglichem Startdatum abweichendes Datum eingetragen, so wird automatisch das Feld "Preise neu berechnen" markiert. Damit kann eine neue Preisfindung sowohl für Einstandspreise als auch Verkaufspreise angestoßen werden.

Arbeitspaket wechseln#

Mit der Funktion "Arbeitspaket wechseln“ können Sie mit einer Budgetzeile auf eine andere PSP-Zeile umziehen, auch wenn bereits Posten auf die Budgetzeile gebucht wurden.

Sind zu der entsprechenden Budgetzeile bereits Posten vorhanden, werden diese automatisch mit der Budgetzeile auf die neue PSP-Zeile verschoben. Eventuell findet auch eine neue Preisfindung statt.

Diese Funktion gibt es in zwei Versionen, die erste Version gilt nur für die bei der Ausführung aktive Budgetzeile und die zweite Version gilt für alle über "weitere Auswählen“ markierten Budgetzeilen.

Projektbudgetposten Einstandspreise aktualisieren (= Gleitender Einstandspreis)#

Wird eine Budgetzeile über einen längeren Zeitraum geplant, so können sich während der Projektphase die Einstandspreise ändern. Eine Möglichkeit diesem zu begegnen wäre, die Budgetzeile zu splitten, so dass für jeden Zeitraum mit einem neuen Einstandspreis eine eigene Budgetzeile existiert.

Mit der Funktion "Projektbudgetposten Einstandspreise aktualisieren" kann auf das Splitten verzichtet werden. Voraussetzungen für den Einsatz der Funktion sind, dass zum einen die geplante Menge über den Planungszeitraum (Startdatum bis Enddatum) mittels Projektbudgetposten verteilt wurde (Funktionen "Menge verteilen" oder "Datum zuordnen") und zum anderen muss ein neuer Einstandspreis mit dem korrekten Startdatum in den Preislisten vorhanden sein.

Nach dem Aufruf der Funktion wird ein Datumsfilter abgefragt. Dieser ist mit dem "Arbeitsdatum..", (z.B. „15.06.2025..“) vorbelegt. Das bedeutet, alle Projektbudgetposten ab dem Arbeitsdatum sollen aktualisiert werden. Der Datumsfilter kann bei Bedarf geändert werden.

Mit Ausführen der Funktion, findet für alle Budgetposten innerhalb des Datumsfilters eine neue Einstandspreisfindung statt. Dadurch ergibt sich für die Budgetzeile ein neuer Einstandsbetrag.

Beispiel:

Zum 01.01. liegt der Preis für einen Artikel bei 150,00 €. Dieser wird mit einer Menge von 12 Stück innerhalb des Zeitraums vom 01.01. bis 31.12. geplant, und monatlich verteilt, so dass pro Monat je 1 Stück kalkuliert wird. Der Gesamtbetrag beträgt zum Zeitpunkt der Planung 1.800,00 €.

Zum 15.10. gibt es eine Preiserhöhung auf 170,00 €. Dies ist bereits am 08.05. bekannt. Die Funktion wird mit dem Filter "8.5.." ausgeführt. Da der Preis für die Budgetposten vom 01.01. bis 01.10. noch gültig ist, bleiben diese unverändert. Lediglich die Budgetposten für den 01.11. und 01.12. werden auf 170,00 € aktualisiert. Dadurch ergibt sich ein neuer Einstandsbetrag für die Budgetzeile von 1.840,00 €, was wiederum bedeutet, dass der Einstandspreis auf der Budgetzeile ebenfalls mit der Funktion geändert wird auf 153,3333 €.

Zusätzlich zur Preisänderung füllt die Funktion folgende Felder auf der Budgetzeile:

Bedarfsverursacher#

Über den Bedarfsverursacher kann ermittelt werden, ob zu dieser Budgetzeile ein entsprechender Bedarfsdecker (z.B. Bestellung) vorhanden ist. Auf den Bedarfsdecker kann aus der Form Bedarfsverursacher zugegriffen werden. Umgekehrt kann z.B. aus einer Bestellung heraus über den Bedarfsverursacher ebenfalls die Budgetzeile geöffnet werden.

Attributssuche#

Die aus den Einkaufs- und Verkaufsbelegen bekannte Artikelsuche nach Attributen steht auch in den Budgetzeilen zur Verfügung.

An Kalender senden#

Eine konkrete Budgetaufgabe kann auch als Outlookaufgabe an die zuständigen MitarbeiterInnen gesendet werden.

Wichtig ist, dass für die eingetragene Ressource in der Benutzer Einrichtung eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen hat.

Mit dem Versenden erhalten MitarbeiterInnen eine E-Mail mit dem Kalendereintrag und folgenden Informationen:

• Beschreibung der Aufgabe
• Start / Enddatum
• Projektnummer / Aufgabennr.
• Projektleiter
• Kundenname
• Telefonnr. Kunde

Wird der Status der Budgetaufgabe auf storniert oder zurückgestellt gesetzt, wird die Outlookkalenderaufgabe automatisch zurückgerufen.

Datum wechseln#

Die Funktion "Datum wechseln..." öffnet ein Eingabefenster, über das eine Zeitaufholung bzw. ein Zeitaufschub eingegeben werden kann.

Mit dieser Funktion können Sie genau den Zeitraum für die Verschiebung der Budgetaufgabe durch Eingabe einer Datumsformel definieren:

• (T = Tag(e);
• W = Woche(n);
• M = Monat(e);
• Q = Quartal(e);
• J = Jahr(e): usw.).

Bei der Eingabe einer falschen Angabe wird auf die falsche Eingabe hingewiesen und die richtigen Erfassungsdaten erklärt.

Mit dieser Funktion kann aufgrund von evtl. geänderten Lieferdaten das Budget angepasst werden. Das Start- und Enddatum ändert sich für die betroffenen Budgetzeilen entsprechend. In der Abfrage geben Sie den entsprechenden Wert ein.

Datum zuordnen#

Mit dem Aufruf "Datum zuordnen...“ wird zuerst eine Matrix geöffnet, die die Projektbudgetzeilen in einer zeitlichen Matrix zeigt. Das System setzt den gesamten Aufwand auf das Startdatum.

Aus dieser Matrix kann die Menge gezielt auf Ebene der Projektbudgetposten detailliert geplant werden, d.h. die Menge kann kalendarisch für die hinterlegte Ressource oder den Artikel geplant werden. Die Unterteilung geht von Tag genau bis zu Jahres genau. In den einzelnen Zeitabschnitten kann nun manuell die Budgetmenge zugewiesen werden. Dabei werden Projektbudgetposten gebildet.

Die Projektbudgetposten bilden die feinste Planungsebene. Sie bilden die Grundlage für die Ressourcenkapazitätsplanung (siehe "Kapazitätsplanung“).

Art + Nr. ändern#

Die Funktion "Art + Nr. ändern“ bringt eine gewisse Flexibilität in die Planung. Generell können diese beiden Felder einer Budgetzeile geändert werden, solange noch keine Zeitbuchung auf die Aufgabe erfolgte. Danach muss mit der Funktion "Zeile aufteilen..." eine neue Budgetzeile errichtet werden. Wenn eine Budgetzeile lediglich von einer Ressource auf eine andere umgeplant werden soll, dann kann dies direkt in der Budgetzeile ohne diese Funktion durchgeführt werden. Lediglich bei einem Wechsel von einer Ressourcengruppe auf eine konkrete Ressource muss aus technischen Gründen diese Funktion verwendet werden.

Reservieren#

Mit "Reservieren“ kann für die aktuelle Budgetzeile manuell eine Reservierung auf einen Bedarfsdecker (Lagerbestand, Einkaufsbestellung etc.) erstellt werden.

Lagerentnahme#

Mit der Funktion "Lagerentnahme“, die nur für Artikelbudgetzeilen aufgerufen werden kann, können freie (nicht reservierte) Artikellagerbestände dem Projekt zugeordnet werden. Der dem Projekt bereits zugeordnete Bestand wird daran festgemacht, ob an den Artikelposten die Projektnummer hinterlegt ist. Beim Aufruf der Funktion "Lagerentnahme“ öffnet sich eine neue Oberfläche, welche den bereits vorhandenen Projektlagerbestand für diese Budgetzeile anzeigt.

Darunter befindet sich eine Liste möglicher zuweisbarer Artikelposten. Es handelt sich dabei um positive, offene und nicht reservierte Artikelposten des Projektbudgetartikels im Lagerort der Projektbudgetzeile, die noch keinem Projekt zugeordnet sind. Der Filter auf die Projektnummer lässt sich bei Bedarf entfernen, um Artikel von anderen Projekten umlagern zu können. In dieser Liste können nun pro Artikelposten die zu entnehmende Menge eingetragen werden, die natürlich die Restmenge des Postens nicht übersteigen kann. Beim Schließen der Page erscheint eine Bestätigungsmeldung, ob die Lagerentnahme erfolgen soll. Wird diese bestätigt, erfolgt die Lagerentnahme. Dabei werden von den ausgewählten Artikelposten die zu entnehmenden Mengen auf das Projektlager umgebucht. Die umgelagerte Menge ist nun direkt dem Projekt (genauer der Projektbudgetzeile) zugeordnet, in dem die neuen Artikelposten die Projektreferenz aufweisen. Letztendlich muss der Artikelverbrauch über den Projektlieferschein gebucht werden, damit wird erst der Artikel vom Lager und ein Projektverbrauch gebucht.

Projektposten zuweisen#

Diese Funktion hängt mit der Eindeutigkeit einer Budgetzeile zusammen. Zur Zuordnung von Projektposten (=Istwerte) wird die Zeilennummer einer Budgetzeile in die Projektposten eingetragen. Diese Zuordnung geschieht in der Regel automatisch beim Buchen des Projektverbrauches. Sollte eine Budgetzeile für das System nicht eindeutig zuordenbar sein, weil z.B. ein Artikel mit mehr als einer Budgetzeile zu einer PSP-Zeile geplant wurde, so muss die Zuordnung manuell erfolgen. Diese manuelle Zuordnung kann auch nach der Buchung mit der Funktion "Projektposten zuweisen...“ erfolgen.

Über die Form können alle Projektposten der PSP-Zeile zur aktuellen Budgetzeile zugewiesen werden. Dabei gilt folgendes:

• Einer Ressourcenbudgetzeile können nur Ressourcenposten der gleichen Ressource zugewiesen werden.
• Einer Ressourcengruppe können nur Ressourcenposten der gleichen Ressourcengruppe (Ressource muss Mitglied der Ressourcengruppe sein) zugewiesen werden.
• Einer Artikelbudgetzeile können nur Artikelposten der gleichen Artikelnummer zugewiesen werden.
• Einer Sachkontobudgetzeile können nur Sachkontozeilen der gleichen Sachkontonummer zugewiesen werden.

Zuweisen:
Die Zuweisung erfolgt für alle markierten Posten mit dem Aufruf "Verbinden“.

Trennen:
Vorhandene Zuweisungen (Feld Budgetzeilennummer ist gefüllt) können mit dem Aufruf "Trennen“ gelöst werden.

Karte#

Über diesen Aufruf öffnet sich die Budgetzeilenaufgabenkarte.

Artikelverfügbarkeit#

Diverse Artikelverfügbarkeitsübersichten sind analog zu den gleichnamigen Artikelverfügbarkeiten in den Verkaufsbelegen.

Dimensionen#

Hier werden die Dimensionen angezeigt, die der Budgetzeile hinterlegt sind.

Reservierungsposten#

Über den Menüpunkt "Reservierungsposten“ können Sie die für die Budgetzeile reservierten Artikel aufrufen.

Vorgänger / Nachfolger#

Jeder Budgetzeile können Vorgänger und / oder Nachfolger zugeordnet werden. Diese werden zur Planung in der PSP-Terminplanung verwendet.

Vortext/Nachtext#

"Vortext/Nachtext“ können Zeilentexte zu den Budgetzeilen hinterlegt werden, welche in die Verkaufs- und / oder Einkaufsbelege übertragen werden können.

Bemerkung#

Unter "Bemerkung“ können interne Bemerkungen zur Budgetzeile hinterlegt werden.

Posten in Budgetaufgaben suchen#

Über die Aufgabennummer wird ermittelt wo diese Aufgabe (Budgetzeilenaufgabe) verwendet wird. Gesucht wird in Einkaufs- und Verkaufsbelegen, sowie in Projekt- und Zeitposten, ZDE-Zeilen und Arbeitszeitnachweise.

Ressourcen pro Projekt#

Mit dem Aufruf "Ressourcen pro Projekt“ können die geplanten Projektbudgetposten pro Projekt und pro ausgewählte Ressource eingesehen werden. Berücksichtigt werden immer nur die Posten des aktuellen PSP. Sobald ein anderer PSP aktiviert wird, ändert sich der Andruck der Werte.

Über den Lookup können die einzelnen Posten wieder im Detail eingesehen werden. Änderungen können in den Posten hier nicht gemacht werden.

Ressourcengr. pro Projekt#

Der Aufruf der "Ressourcengr. pro Projekt“ ist identisch aufgebaut. Lediglich bezieht sich der Auswahlfilter nicht auf einzelne Ressourcen, sondern auf Ressourcengruppen.

Kapazitätsplan#

Über den Kapazitätsplan werden für alle Ressourcen die Kapazitätswerte angezeigt. Es können mehrere Filteroptionen gewählt werden. Angezeigt werden immer die Werte der aktiven PSP. Im Abschnitt "Kapazitätsplanung“ werden diese Punkte ausführlich behandelt.

Qualifizierte Res. zuweisen#

Die Planungsfunktion "Qualifizierte Res. zuweisen“ zuweisen bietet die Möglichkeit, speziell Ressourcen in das Budget zu übernehmen, die gewisse Qualifikationen haben. Diese Qualifikationen müssen zuvor bei den Ressourcen hinterlegt werden. Den Arbeitspaketen (=PSP-Zeilen) können bereits notwendige Qualifikationen zugeordnet werden, die hier als Filter für eine geeignete Ressource dienen. Die Filterung kann aber auch manuell erfolgen.

Angezeigt werden alle Ressourcen mit den unterschiedlichen Kapazitätswerten, d.h. mit der Bruttokapazität, den Abwesenheiten, den bereits in Angeboten oder Aufträgen verplanten Werten. Über den Command-Button "Schnellzuweisung“ können Ressourcen auf einfache und schnelle Weise in das Budget übernommen werden. Die weitere Planung z.B. Mengen, erfolgt dann in den Budgetzeilen.

Mit der Funktion "Detailzuweisung" gelangen Sie in eine Matrix, in welcher eine detaillierte Zuweisung per Mengenplanung pro Woche erfolgt.

Dienstleistungspaket Mengen#

Mengen für Sonderressourcen "Dienstleistungspakete" können nicht direkt in diesen Feldern geändert werden, dies geht nur über diese Funktion. Mehr über diese Sonderressourcen und diese Funktion finden Sie im Abschnitt Verwendung in einer Projektbudgetzeile.

Projektstrukturplan mit Budgetansicht#

Im Projektstrukturplan mit Budgetansicht wird der PSP zusammen mit den Budgetzeilen dargestellt. Der Aufruf zeigt immer die aktive Version des PSP an. Während oben der PSP gezeigt wird, sind in mehreren weiteren Teilfenstern die zur gerade aktiven PSP-Zeile gehörenden Textzeilen, Bemerkungen und vor allem die Budgetzeilen dargestellt. Die Werte der Fensteransichten beziehen sich immer auf die gerade angewählte PSP-Zeile.

In der Infobox "Feinplanung" rechts werden zur aktiven PSP-Zeile die geplante Ressourcenmenge sowie das Budget unterteilt nach Art mit Einstands- und Verkaufsbeträgen dargestellt. In den Zeilen "Budgetzeile Summe“ werden die Budgetwerte aufsummiert. In der Infobox "PSP Zeile“ werden die Werte aus der PSP-Zeile gegenübergestellt. Abweichungen zwischen PSP-Zeile und Feinbudget sind hier sofort zu erkennen.

In der Infobox "Ist-Werte“ werden die bereits erreichten Verbrauchswerte auf der Basis Einstands- und Verkaufsbetrag dargestellt. In den Zeilen "Faktura“ zeigt die Zeile "Verkauf-Verkaufsbetrag“ den bereits fakturierten Betrag. Darunter steht in der Zeile "N. abgerech. Leistungen“ der noch offene Betrag, welcher aufgrund des Leistungsfortschritts an den Debitor in Rechnung gestellt werden kann (abhängig von der Abrechnungsart der PSP-Zeile).

Die Funktionen sind die gleichen wie in den beiden Einzelansichten Projektstrukturplan + Budgetzeilen.

Summen-PSP#

Die Funktionalität "Summen-PSP" dient dazu, die ursprüngliche Kalkulation, die Nachträge und eventuellen Minderungen während der Projektlaufzeit zu verwalten. Die Veränderungen während der Projektlaufzeit werden dabei in nicht aktiven PSP-Versionen angelegt und nach Freigabe dieser Versionen in einen definierten Summen-PSP übertragen. Der Summen-PSP ist die aktive Version, gegen welche auch gebucht wird. Die Veränderungen (Mehrungen oder Minderungen) sind somit in den nicht freigegebenen Versionen protokolliert. Das Übertragen in den Summen-PSP findet nur auf der Ebene der PSP-Zeilen statt, es werden keine Budgetzeilen übertragen. Im Summen-PSP findet bei Bedarf dann die Feinplanung auf Budgetzeilenebene statt.

Einrichtung#

In der Einrichtung Projekte sind für den Summen-PSP folgende zwei Felder einzurichten:

Summen-PSP#

Der Schalter "Summen-PSP“ im PSP-Kopf zeigt an, ob es sich um einen Summen-PSP handelt. Das Feld ist automatisch auf "Ja" gesetzt, sobald der Projektbudgetname identisch mit dem Feld "Projektbudgetname (Summen-PSP)“ in der "Einrichtung Projekte“ ist.

PSP-kopieren - nur Struktur kopieren#

Im Auswahlfenster der Funktion "PSP-Kopieren“ gibt es den Parameter "Nur Projektstrukur kopieren“, welcher für die Nachträge sehr wichtig ist. Wird für einen Nachtrag ein neuer PSP erstellt und sollen darin im Summen-PSP bereits vorhandene PSP-Zeilen geändert werden (Erhöhung oder Minderung), so muss mit "PSP-kopieren“ die Struktur aus dem Summen-PSP in die neue Nachtragsversion kopiert werden. Mit dem Schalter "Nur Projektstrukur kopieren“ werden dabei die Mengen im Ziel-PSP gelöscht, damit diese dort als Nachtrag eingetragen werden können. Siehe auch nachfolgende Vorstellung "Vorgehenseise (Beispiel)“.

Vorgehensweise (Beispiel)#

Nachfolgend wird Ihnen ein Beispiel zur Vorgehensweise vorgestellt:

Es wird ein erster PSP mit dem Budgetnamen "Standard“ erstellt und eine Kalkulation durchgeführt. Eventuell mit mehreren Versionen. Keine Version ist bisher freigegeben.

Nach Beauftragung durch den Kunden wird ein PSP mit dem Budgetnamen "Summen-PSP“ erstellt. In der "Einrichtung Projekte“ ist dieser Budgetname im Feld "Projektbudgetname (Summen-PSP)“ eingetragen. Dieser PSP wird freigegeben und auf "Aktiv“ gesetzt.

Die beauftragte PSP-Version des Budgetnamens "Standard“ wird nun auf "Freigegeben“ gesetzt. Damit werden die PSP-Zeilen in den Summen-PSP übertragen. Alternativ hätte die Kalkulation direkt im Summen-PSP erfolgen können, in diesem Fall wäre keine ursprüngliche Kalkulationsversion archiviert. Der freigegebene und aktive Summen-PSP ist nun die Version, gegen die gebucht wird.

Nun soll ein Nachtrag erstellt werden. Dazu wird ein neuer PSP mit dem Budgetnamen "Nachtrag“ erstellt. Mit der Funktion "PSP-kopieren“ und dem dortigen Schalter "Nur Projektstruktur kopieren“ werden die PSP-Zeilen ohne Mengen in die Nachtragsversion kopiert.

Der Nachtrag kann nun wie folgt definiert werden:

• Es wird in einer vorhandenen PSP-Zeile eine Menge eingetragen, dabei gilt: eine positive Menge entspricht einer Auftragserhöhung um diese Menge, eine negative Menge entspricht einer Auftragsreduzierung um diese Menge.
• Es werden neue PSP-Zeilen hinzugefügt und kalkuliert.
• PSP-Zeilen die keine Änderung erfahren, können einfach belassen oder aus der Nachtragsversion gelöscht werden (ein Löschen wird später nicht in den Summen-PSP nachgezogen).

Nach Beauftragung durch den Kunden und Freigabe der Nachtragsversion werden die Änderungen in den Summen-PSP nachgezogen. Dabei werden

• Mengenänderungen in vorhandenen PSP-Zeilen durchgeführt
• Neue PSP-Zeilen aus dem Nachtrags-PSP im Summen-PSP angelegt
• Änderungen im Feld "Beschreibung" werden ebenfalls in den Summen-PSP übertragen
• Wurde bei einer vorhandenen PSP-Zeile neben der Menge auch der Preis geändert, so wirkt sich auch diese Änderung im Summen-PSP aus.
  Beispiel:
  Im Summen-PSP sind vor dem Nachtrag in einer PSP-Zeile 100 Std. zu 80,00 Euro, im Nachtrag kommen weitere 20 Std. jedoch zu 100,00 Euro hinzu, so ergibt sich daraus 120 Std. zu einem Mischpreis von 83,33 Euro.

Der Summen-PSP hat nun den aktuellen Auftragsstand, die ursprüngliche Kalkulationsversion ist unter dem Projektbudgetnamen "Standard“, die Nachträge unter dem Projektbudgetnamen "Nachtrag“ weiter verfügbar.

Weitere Nachträge werden wiederum in neuen Versionen des Projektbudgetnamen "Nachtrag“ analog durchgeführt.

Kapazitätsplanung#

Für die Kapazitätsverwaltung sind die Festlegung der Kapazitätsverfügbarkeit sowie die Planung des Kapazitätsbedarfs notwendig. Für eine aussagefähige Kapazitätsverwaltung müssen diese beiden Größen zueinander in Bezug gesetzt werden. Erst dann ist es möglich, sinnvolle Aussagen aus den Daten zu ziehen.

Im Abschnitt "Kapazität einrichten“ wurde die Einrichtung der Ressourcenverfügbarkeit auf Ebene der einzelnen Ressourcen wie auch für die Ressourcengruppen aufgezeigt. Jede Ressource, oder kumuliert jede Ressourcengruppe, hat je nach Vereinbarung ein gewisses Angebot an Kapazitäten. Diese Kapazitäten werden den Planzeilen im PSP zugeordnet.

Im Kapazitätsplan werden diese Daten aufgezeigt und die Differenz zwischen Verfügbarkeit und dem bereits erfolgten Verbrauch sowie dem Restbedarf dargelegt. Eine revolvierende Planung ist somit sehr schnell umsetzbar.

Vorausgesetzt wird hier, dass jeder Ressource eine Kapazität zugrunde gelegt ist. Zudem wird ein pauschaler Basiskalender, über den die Wochenenden und Feiertage gepflegt sind, bei der Verfügbarkeit berücksichtigt.

Der Kapazitätsplan kann von mehreren Orten aufgerufen werden, sowohl aus dem Bereich der Ressourcen wie auch vom Projekt über den Aufruf "Kapazitätsplan“ oder aus den Projektbudgetzeilen. Je nach Aufruf wird der Datumsfilter vorbelegt.

Die Struktur des Kapazitätsplans erfolgt nach folgenden Kriterien:

Die Ressourcen werden nach Ressourcengruppen ausgegeben. Zudem wird pro Ressourcengruppe die Summe mit angezeigt.

Ganz oben stehen die Ressourcen, die keiner Ressourcengruppe zugeteilt wurden. Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass alle Ressourcen sinnvoll einer Ressourcengruppe zugeordnet sind.

Über den Aufruf "Excel Export...“ im Menüband, können Sie die ermittelten Werte in Excel exportieren. Vor dem Export sind die Werte für den Datumsfilter auszuwählen.

PSP-Terminplanung#

Wurde bisher von einer Projektplanung im Sinne von Mengen und Werten gesprochen, so kann in der Branchenlösung auch eine Projektterminplanung durchgeführt werden.

In dieser Planungsfunktion kann sowohl auf PSP-Zeilenebene als auch auf Budgetzeilenebene geplant werden. Sowohl Start- / Enddatum als auch Dauer, fixierte Termine und Vorgängerbeziehungen werden dabei berücksichtigt.

Vorgangsbeziehungen#

Die Vorgangsbeziehungen bilden die Grundlage, um Terminplanungen durchführen zu können. Vorgangsbeziehungen können sowohl auf Arbeitspaketebene als auch auf Budgetzeilenebene definiert werden.

Über die Zeilenfunktionen "Vorgänger / Nachfolger" können der aktuellen Position, andere Positionen zugewiesen werden. Es erscheint eine entsprechende Auswahl. Die Beziehung kann zusätzlich mit einer Art und einem Zeitabstand in Tagen spezifiziert werden.

Die Art richtet sich dabei nach den Arten wie sie bei Vorgangsbeziehungen in MS-Project gebräuchlich sind.

Dauer in Tagen#

Sowohl auf den Arbeitspaketen als auch in den Budgetzeilen kann neben dem Start- und Enddatum auch die "Dauer in Tagen" gepflegt werden.

Dabei werden die Daten wie folgt automatisch berechnet (wobei bei der Dauer nur Werktage berücksichtigt werden): rot = von AnwenderIn geändert grün = Berechnet

Festes Startdatum / Festes Enddatum#

Start- und / oder Enddatum einer PSP-Zeile / Budgetzeile können über die gleichlautenden Felder festgelegt werden. Dies wird später in der Planungsfunktion berücksichtig. In der direkten Eingabe auf der PSP-Zeile / Budgetzeile wird dies nicht geprüft.

Nicht in Planung einbeziehen#

Es gibt auf den PSP-Zeilen das Feld "Nicht für Planung“, damit können Arbeitspakete, welche reine Kostensammler darstellen (z.B. Reisekosten, Lizenzkosten etc.), also welche als Arbeit gar nicht geplant werden sollen, von der Planung ausgeschlossen werden.

Planungsrichtung#

Auf der Projektkarte kann im Feld "Planungsrichtung“ definiert werden, ob die Projektplanung als Vorwärts oder Rückwärts-Terminierung durchgeführt werden soll.

PSP-Terminplanung#

Die eigentliche Planung wird in einem eigenen Planungsfenster über den Aufruf "PSP Terminplanung" durchgeführt.

Ist für den Projektstrukturplan bereits eine Planungssimulation vorhanden, erscheint eine entsprechende Meldung mit der Abfrage, ob diese überschrieben werden soll.

Wird diese Meldung mit "Ja“ bestätigt, werden die hinterlegten Simulationswerte aus einer vorherigen Planung gelöscht.

Im Planungsfenster werden sowohl der PSP als auch die Budgetzeilen mit den notwendigen Planungsinformationen dargestellt. Beide Ebenen werden dabei gleichzeitig geplant.

Die Planung in diesem Fenster wird als Simulation erstellt und kann nach Prüfung und eventueller manueller Korrektur mit der Funktion "Planung übernehmen“ in den Projektstrukturplan übernommen werden.

Die Simulationswerte werden in den Feldern geplantes Startdatum, geplantes Enddatum und geplante Dauer in Tagen abgelegt und können auch manuell geändert werden.

An der Farbe können Sie den Status eines Planungswertes erkennen. Diese Statusfarben werden in der Infobox Legende erklärt.

• Rot-fett: Die Planungswerte überschreiten das Start- / Enddatum des Projektes (auf der Projektkarte)
• Rot: Laut Planung sollte diese Position bereits in Arbeit sein, aber der Arbeitsstatus ist noch auf offen.
• Grün: Dieser Planungswerte wurde entweder manuell oder durch den Planungslauf geändert
• Blau: Hierbei handelt es sich um einen fixierten Wert, welcher weder manuell noch durch den Planungslauf geändert werden kann

Eine manuelle Planung macht erst Sinn, wenn die Planungsfunktion durchgelaufen ist. Manuelle Planungsvorbereitungen (Dauer, fixieren Start- / Enddatum, Definition Vorgängerbeziehungen) werden bereits in einer der beiden Projektstrukturplanansichten durchgeführt. Die Planungsfunktion geht immer von diesen Planungsparametern der PSP-Zeile / Budgetzeile aus.

Die eigentliche Planung wird mit der Funktion "Planung starten" ausgeführt. Von der Planungsfunktion wird jede PSP-Zeile und deren Budgetzeilen unter Berücksichtigung ihrer Vorgängerbeziehungen, deren Dauer und der fixen Daten geplant. Das Planungsergebnis wird in die Simulationsfelder geplantes Startdatum, geplantes Enddatum und geplante Dauer eingetragen.

Je nach Planungsrichtung des Projektes wird die Planung vom Projekt Startdatum oder Projekt Enddatum aus begonnen. Die Übernahme der Simulationswerte in den PSP erfolgt mit der Funktion "Planung übernehmen". Wird das Planungsfenster geschlossen, ohne dass die Planung übernommen wurde, so wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.