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Projekt aus Verkaufsbeleg erstellen#

In den vorherigen Abschnitten beginnt der Prozess mit der Errichtung und Kalkulation eines Projektes und der daraus resultierenden Errichtung von Verkaufsbelegen.

In diesem Abschnitt wird als Alternative das Errichten eines Projektes aus einem Verkaufsbeleg erläutert. Der Startpunkt hierzu ist ein Verkaufsbeleg (Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag). Damit aus den Verkaufszeilen, PSP-Zeilen bzw. Projektbudgetzeilen entstehen können, müssen dafür zwingend die Parameter (z.B. Ziel-Arbeitspakete) festgelegt werden.

Verkaufszeilen aus Projektvorlage erstellen#

Gestartet wird mit einem neuen Verkaufsangebot (oder Auftrag) ohne Zeilen. Zur Errichtung der Verkaufszeilen kann über die Funktion "Zeilen aus Projektvorlage erstellen“ eine Projektvorlage ausgewählt werden, aus deren PSP-Vorlagezeilen die Verkaufszeilen erstellt werden. In den Verkaufsbeleg übertragen werden dabei nicht nur die Arbeitspaketzeilen, sondern auch die Strukturelemente (Von-Bis-Summenzeilen). Damit ist gewährleistet, dass das spätere Projekt die gewünschte Struktur aufweist.

Je nach Optionswert im Feld "In VK-Beleg übernehmen“ wird eine Projektvorlagenzeile entweder auf der PSP-Zeilenebene oder aber in deren Budgetzeilen in den Verkaufsbeleg übertragen. Um die übertragenen Budgetzeilen einer PSP-Vorlagenzeile herum, wird ein Von-Bis-Summenblock gebildet, so dass die zusammengehörigen Budgetzeilen auch in den Verkaufszeilen optisch zusammengehören.

Für den Fall, dass eine Projektvorlagenzeile auf der PSP-Zeilenebene in den Verkaufsbeleg übertragen werden soll und später beim Erstellen des PSP aus diesem Verkaufsbeleg, die in der Projektvorlage hinterlegten Budgetzeilen in die neue PSP-Zeile übertragen werden sollen, ist das Feld "Budgetzeilen erweitern bei Erstellung PSP-Zeile aus Verkauf“ in den Projektvorlagenzeilen vorhanden.

Hinweis

Projektvorlagezeilen, die im Feld "In VK-Beleg übernehmen“ auf "Keine Übernahme“ eingerichtet sind, werden nicht in den Verkaufsbeleg übertragen. Sind solche Elemente im späteren PSP gewünscht, müssen diese dort nachträglich (nach dem Erstellen des PSP aus dem Verkaufsbeleg) entweder manuell hinzugefügt werden, oder Sie lassen diese aus der Projektvorlage heraus und erstellen spezielle Projektvorlagen, die im Nachgang über Blockauflösung eingefügt werden.

Ein Verkaufsbeleg kann ebenso ohne Verwendung einer Projektvorlage für die Errichtung eines Projektes erstellt werden. In diesem Fall müssen Sie eigenständig für eine saubere Struktur sorgen. Des Weiteren ist zu beachten, dass Sie die Ziel-Arbeitspakete ebenfalls manuell zuweisen müssen.

Projekt und PSP aus Verkaufsbeleg erstellen#

Die Seite "Projekt und PSP aus Verkaufsbeleg erstellen" steht Ihnen über den Aufruf "Projekt und PSP anlegen..." im Menüband in den Verkaufsangeboten und -aufträgen zur Verfügung. Über die Seite "Projekt und PSP aus Verkaufsbeleg erstellen" stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Neues Projekt anlegen
  • Erstelle PSP und PSP-Zeilen
  • Projektpreise erstellen

Neues Projekt anlegen#

Ist der Verkaufsbeleg nicht mit einem Projekt verbunden, so kann aus dieser Funktion heraus ein neues Projekt errichtet werden. Dazu wird automatisch der Projekt-Wizard gestartet. Die Debitor-relevanten Felder sind bereits vorbelegt und können nicht geändert werden. Auch der Projektstatus wird aus dem Verkaufsbeleg vorbelegt, so wird aus einem Verkaufsangebot ein Projekt im Status "Angebot" und aus einem Verkaufsauftrag ein Projekt im Status "Offen (Auftrag)" erstellt. Wurden die Verkaufszeilen mit Hilfe einer Projektvorlage errichtet, so ist im Projekt-Wizard diese Projektvorlage auch schon vorbelegt.

Die anderen Felder (z.B. Startdatum und Projektleiter) können gewählt werden. Eine Projektvorlage muss ausgewählt werden. Das Erstellen eines PSP aus der Vorlage ist nicht vorgesehen, denn dieser wird aus den Zeilen des Verkaufsbeleges mit der Funktion Erstelle PSP und PSP-Zeilen errichtet.

Nach Rückkehr aus dem Projekt-Wizard in die Funktion erhalten Sie die Abfrage, ob die neue Projektnummer auch in die Zeilen übertragen werden soll. Diese Frage wird in der Regel mit "JA" beantwortet.

Nach Abschluss der Funktion

  • ist das Projekt errichtet (die Projektkarte kann im Anschluss geöffnet werden)
  • sind sowohl der Verkaufskopf als auch die Verkaufszeilen mit dem Projekt verbunden
  • sind die Projektdimensionen in den Verkaufsbeleg übertragen worden

Hinweis

Die Funktion kann nicht ausgeführt werden, wenn der Verkaufsbeleg bereits mit einem Projekt verbunden ist.

Erstelle PSP und PSP-Zeilen#

Diese Funktion kann sofort aus der noch geöffneten Seite gestartet werden. Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt kann die Funktion jederzeit gestartet werden, um weitere noch nicht übertragene Verkaufszeilen in den PSP zu überführen. In der Funktion werden nur Verkaufszeilen angezeigt, die noch nicht mit einer PSP-Zeile / Budgetzeile verbunden sind. Des Weiteren, werden nur Verkaufszeilen der Art: Ressource, Artikel und Sachkonten angezeigt und übertragen.

Hinweis

Verkaufszeilen mit der Art "Ressource" und deren Ziel eine PSP-Zeile mit einem Dienstleistungsarbeitspaket (Arbeitspaket hat einen Arbeitstyp) ist, müssen bereits in der Verkaufszeile mit einem Arbeitstyp versehen werden. Nur dadurch ist gewährleistet, dass bereits in der Verkaufszeile ein gültiger Einheitencode und eine Preisfindung stattgefunden hat, der Verkaufspreis kann aber auch manuell geändert werden. Der in der Verkaufszeile gewählte Arbeitstyp muss nicht jenem des Ziel-Arbeitspaketes entsprechen, denn auch in einer PSP-Zeile oder Budgetzeile kann der Arbeitstyp gewechselt werden.

In Projekt übernehmen / Ziel-Projektnr.#

Nur Verkaufszeilen welche im Feld "in Projekt übernehmen“ markiert wurden, werden in der Funktion berücksichtigt.

Wurde über die Funktion "Neues Projekt anlegen" die Abfrage, ob die Verkaufszeilen mit der neuen Projektnummer gefüllt werden sollen, mit "JA" beantwortet, so sind die Verkaufszeilen mit der neuen Projektnummer im Feld "Ziel-Projektnr.“ gefüllt. Ansonsten wird das Feld automatisch gefüllt, wenn die Zeile im Feld "in Projekt übernehmen“ angehakt wird.

Von- und Bis-Summenzeilen eines Verkaufsbeleges, die automatisch per Funktion aus einer Projektvorlage erstellt wurden, um eine Klammer für die Budgetzeilen einer PSP-Zeile zu bilden, können nicht zur Übernahme ins Projekt markiert werden. Grund hierfür ist, dass für Verkaufszeilen, deren Ziel-PSP-Ebene eine Budgetzeile ist, automatisch die zugehörige PSP-Zeile errichtet wird. Eine zusätzliche Von-Bis-Summenbildung ist nicht möglich.

Ziel-PSP-Ebene#

Mit der Ziel-PSP-Ebene wird definiert, ob die Verkaufszeile als PSP-Zeile oder als Budgetzeile übertragen wird. Neue Budgetzeilen mit dem gleichen Ziel-Arbeitspaket (und ggf. den gleichen Ziel-Aktivitätsfelder) werden zu einer PSP-Zeile zusammengefasst und dort als Budgetzeilen errichtet.

Ziel-Arbeitspaket#

Das Ziel-Arbeitspaket muss für beide Ziel-Ebenen gewählt werden.

Hinweise

Ist die Ziel-PSP-Ebene = PSP-Zeile, so muss in der Verkaufszeile die Abrechnungsressource des Ziel-Arbeitspaketes verwendet worden sein. Denn im umgekehrten Prozess, wenn aus einer PSP-Zeile eine Verkaufszeile erstellt wird, wird in der Verkaufszeile genau diese Abrechnungsressource eingetragen.

Wurde die Verkaufszeile mit Hilfe einer Projektvorlage erstellt, so ist das Ziel-Arbeitspaket (noch nicht in der Verkaufszeile selbst) bereits vorbelegt. Auch die korrekte Abrechnungsressource ist in der Verkaufszeile automatisch eingetragen worden.

Wurde eine Artikelverkaufszeile manuell hinzugefügt, so wird deren Ziel-Arbeitspaket entweder von der Artikelkategorie oder vom Artikel selbst vorbelegt, denn sowohl in den Artikelkategorien als auch auf der Artikelkarte gibt es das Feld "Ziel-Arbeitspaket“. Ist der Artikel keiner Artikelkategorie zugeordnet oder hat diese kein "Ziel-Arbeitspaket“, so wird der Wert aus der Artikelkarte verwendet.

In allen Fällen gibt es eine Prüfung auf ein geeignetes Ziel-Arbeitspaket, denn im Arbeitspaketstamm kann definiert werden, für welche Arten (Artikel, Ressourcen/-gruppen, Sachkonto) Projektbudgetzeilen errichtet werden können. So kann z.B. in den Artikelkategorien und im Artikelstamm kein Ziel-Arbeitspaket ausgewählt werden, das gar keine Artikelbudgetzeilen zulässt.

Ziel-Aktivitätscodes#

Ziel-Aktivitätscodes (Haupt-, Unter-, Teilaktivität) sind optional und müssen nicht ausgewählt werden. Der Aktivitätscode, der in der Einrichtung Projekte als Auto-Aktivitätscode festgelegt ist, kann nicht manuell verwendet werden, da dieser automatisch bei der Erstellung der PSP-Zeile zugewiesen wird.

Für den Prozess "PSP aus Verkaufsbeleg erstellen" ist die Nutzung von Autoaktivitätscodes empfehlenswert. Nach dem Erstellen des PSP können diese Codes (zum Beispiel von ProjektleiterInnen) angepasst werden, solange keine weiteren Belege (z.B. Einkauf) oder Buchungen (z.B. Zeitbuchungen) vorliegen. Die aktualisierten Aktivitätscodes werden in die entsprechenden Verkaufszeilen übernommen, sodass die Referenz zur PSP-Zeile erhalten bleibt.

Ziel-Ressource#

Ist die Ziel-Ebene eine Budgetzeile und in der Verkaufszeile ist eine Ressource eingetragen, so kann eine Zielressource oder Ressourcengruppe gewählt werden. Wird keine Ziel-Ressource gewählt, so wird die Ressource der Verkaufszeile für die Budgetzeile verwendet.

Hinweis

In Budgetzeilen können keine Abrechnungsressourcen eingetragen werden, daher müssen diese unbedingt mit einer Ziel-Ressource für die Budgetzeile versehen werden.

Ziel-Abrechnungsart#

Dieses Feld wird aus der Projektvorlage belegt und kann bei Bedarf manuell geändert werden. Wurde die Verkaufszeile manuell ohne Projektvorlage erstellt, so kann in der Verkaufszeile im Feld "Gewünschte Abrechnungsart“ diese vorbelegt werden.

Arbeitsstatus#

Dieses Feld wird aus der Projektvorlage vorbelegt und kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Projektvorlagencode und Projektvorlagenzeilennummer#

Wurde die Verkaufszeile mit der Funktion "Verkaufszeilen aus Projektvorlage erstellen“ erstellt, so sind in diesen Feldern die Information aus welcher Vorlagenzeile diese stammen. Relevant ist diese Information in Kombination mit dem folgenden Feld: "Budgetzeilen erweitern".

Budgetzeilen erweitern#

Mit diesem Feld wird der Funktion zur Erstellung der PSP-Zeilen mitgeteilt, dass zu einer neuen PSP-Zeile die Budgetzeilen aus der zugehörigen Projektvorlagenzeile erstellt werden sollen. Dieses Feld wird automatisch aus der Projektvorlagenzeile gesetzt, und kann bei Bedarf manuell geändert werden. Das manuelle Setzen des Feldes funktioniert nur bei Verkaufszeile der Ziel-Ebene PSP-Zeile und macht nur Sinn, bei Zeilen mit Projektvorlagencode.

Auflösung automatischer Block#

Wurden die Verkaufszeilen mit einer Projektvorlage erstellt, und ist in dieser Projektvorlage ein "automatischer Block" definiert, so wird beim Errichten des neuen PSP dieser Block (PSP-Zeilen aus einer anderen Projektvorlage) automatisch eingetragen. Sinnvoll ist die Definition eines automatischen Blockes für intern Kostenzeilen, die nicht in einen Verkaufsbeleg überführt werden, die aber im PSP enthalten sein müssen.

Sonstige Felder aus der Verkaufszeile#

Aus den Verkaufszeilen werden die Verkaufspreise, Zeilenrabatte, Abrechnungsmenge und Beschreibung in die PSP-Zeilen / Budgetzeilen übertragen.

Dimensionen#

Für Verkaufszeilen, welche in einem Verkaufsbeleg aus einer Projektvorlage errichtet wurden, werden zunächst die Standarddimensionen aus den Stammdaten (z.B. Debitor) herangezogen. Sobald ein Projekt aus dem Verkaufsbeleg mit einer Projektvorlage generiert wird, werden die Vorgabedimensionen der Vorlage in das neue Projekt übernommen.

Mit dem Zurückschreiben der Projektnummer in den Verkaufsbeleg, werden auch die Projektdimensionen überführt.

Beim Erstellen der PSP-Zeilen aus den Verkaufszeilen können bestehende Dimensionen aus den PSP-Vorlagezeilen übernommen werden und diese fließen dann ebenso in die jeweilige Verkaufszeile ein.

Belegtexte#

Wenn in einem Verkaufsbeleg die Funktion zum Erstellen von Verkaufszeilen aus einer Projektvorlage genutzt wird, erfolgt eine Abfrage, ob die dort enthaltenen zusätzlichen Texte zum Projekt in den Verkaufskopf übernommen werden sollen. Bereits vorhandene Texte bleiben dabei erhalten.

Falls in der Projektvorlage Zusatztexte zu den PSP-Zeilen vorhanden sind, werden diese stets in die neuen Verkaufszeilen übernommen.

Bei der Projekterstellung aus einem Verkaufsbeleg wird die Projektvorlage benutzt, aber statt deren Zusatztexte werden die Texte aus dem Verkaufskopf in das neue Projekt übernommen.

Wenn die PSP-Zeilen aus den Verkaufszeilen generiert werden, werden auch die Zusatztexte in die neuen PSP-Zeilen übernommen.

Projektpreise erstellen#

Mit dem Erstellen der PSP-Zeilen / Budgetzeilen kann ebenso eine Verkaufspreisliste für das Projekt erstellt werden. Pro Projekt wird eine eigene "Verkaufspreisliste Projekt“ erstellt. Dazu wird der gleichlautende Schalter im Kopf der Funktion markiert.

Jeder Verkaufspreis aus den Verkaufszeilen wird in dieser Verkaufspreisliste eingetragen. Ist für das Projekt bereits eine solche vorhanden, so wird diese Preisliste erweitert. Vorhandene Verkaufspreise werden nicht überschrieben. Zum Beispiel sind für Ressourcen mit dem Arbeitstyp "xy" bereits ein Verkaufspreis in der Preisliste eingetragen, so kommt ein Hinweis, dass diese nicht überschrieben werden.

Hinweis

Berücksichtigt werden nur Preise von Verkaufszeilen, welche gerade in den PSP übertragen werden. Die Funktion kann nicht nachträglich ausgeführt werden, sie muss immer zusammen mit den zu übertragenden Verkaufszeilen durchgeführt werden.

Nachträge#

Sowohl aus Angeboten als auch aus Aufträgen können Nachträge in bereits bestehenden Projekten und deren PSP-Zeilen übertragen werden. Dazu wird der Verkaufsbelegkopf mit dem Projekt verbunden (aber noch nicht die Verkaufszeilen). Wird in einen leeren Verkaufsbelegkopf (nur die Belegnummer ist bereits vergeben) eine Projektnummer eines bestehenden Projektes eingetragen, so werden aus dem Projekt die Debitoreninformationen in den Verkaufsbeleg übernommen. Ebenso werden die Felder "Ihre Referenz“ und "Externe Belegnummer“ aus dem Projekt in den Verkaufskopf übertragen, sofern diese Felder im Projekt nicht leer sind. Dies verhindert eine Überschreibung eventueller manueller Eingaben. Führend ist allerdings das Projekt in diesem Prozess.

Dabei gilt:

  • Verkaufszeilen aus einem Angebot werden im PSP als Angebotszeilen übertragen
  • Verkaufszeilen aus einem Auftrag werden im PSP als Auftragszeilen übertragen und können somit nur in ein Projekt im Status "offen (Auftrag)" übertragen werden
  • Sofern in der "Einrichtung Projekte" im Feld "Nachträge aus VK-Beleg in vorhandenen PSP mit Block eintragen" es entsprechend definiert wurde, erhalten diese Nachträge automatisch einen Von-Bis-Summenblock mit dem Hinweis auf den Verkaufsbeleg.
  • Selbst wenn als Ziel-Arbeitspaket ein bereits im PSP vorhandenes Arbeitspaket gewählt wird, Nachträge bekommen grundsätzlich eigene PSP-Zeilen.

Hinweis

Werden aus einem Verkaufsbeleg zuerst ein Projekt erstellt, anschließend eine Teilmenge der Verkaufszeilen in den neuen noch leeren PSP und später in einem weiteren Durchlauf die restlichen Verkaufszeilen in den nun bereits gefüllten PSP übertragen, so werden diese wie ein Nachtrag behandelt.