Rollierende Planung - Verteilung#
Allgemein#
Nachfolgend wird das Teilmodul "Verteilung" der rollierenden Planung erläutert. Diese Planungsmethode ermöglicht Ihnen, den aktuellen Projektstatus und -fortschritt auf einen Blick zu erfassen. Zugleich bietet sie einen Überblick über den zukünftigen Planungsverlauf, wodurch Unsicherheiten in der Planung minimiert werden. Die Planung ist kontinuierlich aktualisierbar, und bei Bedarf kann ein automatischer Verteilungsvorschlag verwendet werden.
Das Modul für die Verteilung liefert eine Übersicht über die geplante Budgetierung. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, die vorgeschlagene Verteilung individuell anzupassen, um somit die Budgetsteuerung Ihres Projekts nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten.
Die rollierende Planung kann wie ein Projektstrukturplan, sowohl auf der PSP-Zeile als auch auf der Budgetzeile durchgeführt werden.
Hinweis
Das Teilmodul Verteilung kann unabhängig vom Teilmodul Prognose eingesetzt werden, beide ergänzen sich aber hervorragend.
Hinweis
Die "Rollierende Planung - Verteilung" ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Einrichtung#
Einrichtung Projekte#
Inforegister Verteilung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilung aktiv | Aktivieren Sie den Schalter, um die Verteilung einzusetzen. |
| Abrechnungsverteilungsart | Gibt die Verteilung der Abrechnungsmenge in Abhängigkeit zur geplanten Menge an. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl: Proportional zur Mengenverteilung: Wenn eine Menge von 10 und eine Abrechnungsmenge von 20 geplant und verteilt wird, dann findet eine 1:2 Verteilung statt. Budget aufbrauchen: Es findet eine 1:1 Verteilung von Menge und Abrechnungsmenge statt. |
| (An-) Zahlungsplan in Verteilung | Sofern im Projekt ein Zahlungsplan vorhanden ist, wird über diese Einrichtung definiert, ob die Abrechnungsmenge in der Verteilung vom Zahlungsplan bestimmt werden soll. |
| Farbe Plan Farbe IST Farbe Verteilungsvorschlag |
Die Einrichtungsfelder für die Farben beziehen sich auf die Graphen, die aktuell ausgeblendet sind. |
| Verteilung Graphenart | Dieses Feld bestimmt die grafische Darstellung der Werte in den entsprechenden Infoboxen in der Schnellverteilung. Folgende Darstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: • Zeile • Balken • Radar |
| Hinweis Planung | Hierüber wird definiert, was passieren soll, wenn eine Über- oder Unterplanung stattfindet. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: • Keine • Benachrichtigung • Fehler |
| Benachrichtigung Kapazitätsüberplanung | Über dieses Feld kann gesteuert werden, was bei einer Überplanung passieren soll. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Keine: Sie erhalten bei einer Überplanung keine Benachrichtigung. Benachrichtigung: Sie erhalten bei einer Überplanung eine Hinweismeldung. Fehler: Sie erhalten bei einer Überplanung eine Fehlermeldung. Bei dieser Option ist eine Überplanung nicht möglich. |
| Standardwert für "Verteilung Restbudget" | Wenn eine PSP-Zeile "Beendet" wird, kann ein Standardwert für das rein informative Feld "Verteilung Restbudget" definiert werden, das beim Beenden der PSP-Zeile automatisch befüllt wird. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Abruf: Das Budget kann für einen Bedarf zum späteren Zeitpunkt abgerufen werden. Nicht benötigt: Das Budget wird nicht mehr benötigt. Umverteilung: Das Budget wurde/wird auf andere PSP-Zeile umverteilt. |
| IST Werte aktualisieren Standard | Ist der Schalter aktiviert, werden über die Codeunit für die Aufgabenwarteschlange die IST-Werte in der Verteilung automatisch aktualisiert. |
| Commit Intervall "Lücken füllen in Aufgabenwarteschlange" | Gibt an, wie oft die Änderungen commited werden sollen. Der Standardwert ist 500. Das bedeutet, dass die Änderungen nach allen 500 geprüften Projektbudgetposten commited (in die Datenbank geschrieben) werden. |
| Planung archivieren | Ist der Schalter aktiviert, wird über die Codeunit für die Aufgabenwarteschlange die Planung des Projekts einmal im Monat kumuliert archiviert. |
| Negativer Verteilungsvorschlag und Abrechnung anzeigen | Ist der Schalter aktiviert, ist es erlaubt, das Budget zu überschreiten und negativ zu planen. |
| PSP Zeilen Arbeitsstatusfilter | Der Filter wird angewendet, bei allen Aktionen, in denen die Verteilung für mehrere PSP-Zeilen aktualisiert wird. Dadurch lassen sich zum Beispiel beendete oder stornierte Zeilen ausschließen, um an der Stelle Performance zu gewinnen, in dem weniger Zeilen berechnet und aktualisiert werden. |
| Abrechnungsänderungen ignorieren bei blockiertem Verkaufsbudget | Wird die Abrechnungsmenge in der Verteilung geändert, während das Verkaufsbudget blockiert ist, so erscheint standardmäßig eine Fehlermeldung. Der Schalter sorgt dafür, dass diese Meldung nicht erscheint und die Änderungen der Abrechnungsmenge in der Verteilung ignoriert werden. Dies gilt nur, wenn die Abrechnungsmenge der Verteilung von der Abrechnungsmenge der Budgetzeile bzw. PSP-Zeile abweicht. Solange die Abrechnungsmenge gleichbleibt, erscheint weder mit aktiviertem Schalter noch ohne, eine Fehlermeldung. |
| PSP-Arbeitsstatusfilter in Schnellverteilung | Der Filter wird in der Schnellverteilungsansicht angewendet. Hierdurch lassen sich zum Beispiel beendete oder stornierte Zeilen ausschließen, um an der Stelle eine bessere Übersicht über die zu verteilenden PSP-Zeilen zu erhalten. |
| Budgetzeilenstatusfilter in Schnellverteilung | Der Filter wird in der Schnellverteilungsansicht angewendet. Dadurch lassen sich zum Beispiel beendete oder stornierte Zeilen ausschließen, um an der Stelle eine bessere Übersicht über die zu verteilenden Budget-Zeilen zu erhalten. |
| Einstandspreis Periodenberechnung | Wenn der Einstandspreis sich in der Budgetzeile oder PSP-Zeile ändert, soll sich das oft nicht auf die komplette Verteilung auswirken. Über ein "Fixes Datum" oder einer "Datumsformel" kann hinterlegt werden, welche Verteilungsperioden davon betroffen sein sollen. |
| Einstandspreisaktualisierung fixes Startdatum | Sofern im Feld "Einstandspreis Periodenberechnung" die Option "Fixes Datum" gewählt wurde, ist dieses Feld editierbar. In diesem Feld können Sie ein Fixes Datum angeben, ab welchem der Einstandspreis geändert werden soll. |
| Einstandspreisaktualisierung Periodenstart | Sofern im Feld "Einstandspreis Periodenberechnung" die Option "Datumsformel" gewählt wurde, ist dieses Feld editierbar. In diesem Feld können Sie eine Datumsformel angeben, ab welchem berechneten Datum (ausgehende vom Arbeitsdatum) der Einstandspreis geändert werden soll. |
| Verteilungsposten IST Berechnung | Damit die Verteilung nicht immer alle IST-Buchungen überprüfen muss, kann der Datumsbereich über ein fixes Datum oder eine Datumsformel eingegrenzt werden. |
| Verteilungsposten IST fixes Startdatum | Sofern im Feld "Verteilungsposten IST Berechnung" die Option "Fixes Datum" gewählt wurde, ist dieses Feld editierbar. In diesem Feld können Sie ein Fixes Datum angeben, ab welchem die IST-Werte in der Verteilung aktualisiert werden sollen. |
| Verteilungsposten IST Periodenstart | Sofern im Feld "Verteilungsposten IST Berechnung" die Option "Datumsformel" gewählt wurde, ist dieses Feld editierbar. In diesem Feld können Sie eine Datumsformel angeben, ab welchem Datum (ausgehend vom Arbeitsdatum) die IST-Werte in der Verteilung aktualisiert werden sollen. |
| Datumsbereich Prüfung Ist Wert | Gibt einen Datumsbereich an, der über den IST-Verteilungsprüfungszeitraum (vorherige Felder) hinaus geprüft werden soll. Für die Prüfung muss der Bericht "Überprüfung der Buchungen vor Datumsvorgabe" Report 5548341 in der Aufgabenwarteschlange ausgeführt werden. Berücksichtigt werden nur Projekte, in denen der Schalter "Verteilung IST Werte prüfen" aktiviert ist.Die zu prüfenden Zeilen sind dann in einer Kachel im Projektmanager Rollencenter ersichtlich. |
| Warteschlangen Aktualisierungsintervall | Für große Projekte kann angegeben werden, dass diese über die Aufgabenwarteschlange aktualisiert werden sollen. Das Intervall gibt an, wie häufig (zum Beispiel alle 2 Wochen) diese Aktualisierung angestoßen werden soll. |
| Archivdauer | Gibt die Dauer an, wie lange eine archivierte Verteilung gespeichert werden soll. |
| Verteilungsarchive nach Archivierungsdauer löschen | Gibt an, ob das Verteilungsarchiv, nach der Archivdauer gelöscht werden soll. |
| Archivintervall | Gibt den Zeitabstand zwischen den Archivierungen an. |
| Archivperioden Vergangenheit | Gibt den Zeitraum an, wie lange in die Vergangenheit archiviert werden soll. |
| Archivperioden Zukunft | Gibt den Zeitraum an, wie lange in die Zukunft archiviert werden soll. |
| Warnung ab Abweichung (Prozent) | Gibt einen prozentualen Abweichungswert für den Vergleich von archivierten Planungen über die Aufgabenwarteschlange an. Ab dieser Abweichung wird der Wert wie im Feld "Style Abweichungswarnung" definiert, ausgegeben. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie nur einen Abweichungswert (prozentual oder absolut) für die Warnung festlegen können. |
| Warnung ab Abweichung (Wert) | Gibt einen absoluten Abweichungswert für den Vergleich von archivierten Planungen über die Aufgabenwarteschlange an. Ab dieser Abweichung wird der Wert wie im Feld "Style Abweichungswarnung" definiert, ausgegeben. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie nur einen Abweichungswert (prozentual oder absolut) für die Warnung festlegen können. |
| Krit. Warnung ab Abweichung (Prozent) | Gibt einen prozentualen Abweichungswert für den Vergleich von archivierten Planungen über die Aufgabenwarteschlange an. Ab dieser Abweichung wird der Wert wie im Feld "Style Krit. Abweichungswarnung" definiert, ausgegeben. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie nur einen Abweichungswert (prozentual oder absolut) für die kritische Warnung festlegen können. |
| Krit. Warnung ab Abweichung (Wert) | Gibt einen absoluten Abweichungswert für den Vergleich von archivierten Planungen über die Aufgabenwarteschlange an. Ab dieser Abweichung wird der Wert wie im Feld "Style Abweichungswarnung" definiert, ausgegeben. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie nur einen Abweichungswert (prozentual oder absolut) für die kritische Warnung festlegen können. |
| Style Abweichungswarnung | Gibt an, wie eine Warnungsabweichung farblich dargestellt werden soll (z.B. als Indikator für: Abweichung muss geprüft werden). |
| Style Krit. Abweichungswarnung | Gibt an, wie eine kritische Warnungsabweichung farblich dargestellt werden soll (z.B. als Indikator für: Abweichung muss dringend geprüft werden). |
Inforegister Rollierende Planung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planungsart Standard | Die Auswahl der Planungsart im Planungswizard wird standardmäßig mit der Angabe aus diesem Feld vorbelegt. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: • Budget • PSP Zeilen • Gemischt |
| Planungsart Auswahl überspringen | Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird im Planungswizard die Auswahl der Planungsart nicht angezeigt. |
| Neue Version Standard | Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird der Kenner "Neue Version" im Planungswizard standardmäßig auf "Ja" gesetzt. |
| Verteilung aktualisieren Standard | Wenn der Schalter aktiviert ist, dann wird der Kenner "Verteilung aktualisieren" im Planungswizard standardmäßig auf "Ja" gesetzt. |
| Differenzen verteilen | Dieses Feld definiert, welche Auswahl beim Planungswizard für das Feld "Differenzen verteilen" vorbelegt werden soll. |
| IST Werte aktualisieren Standard | Wenn der Schalter aktiviert ist, dann wird der Kenner "Ist Werte aktualisieren" im Planungswizard standardmäßig aktiviert. |
| Neue Version nach Initialer Planung erstellen | Wenn Schalter aktiviert ist, wird nach der initialen Planung über den Planungswizard automatisch eine neue PSP-Version erstellt und diese als aktive Version markiert. |
| Standard Planungsansicht für Planungswizard | Gibt an, welche Ansicht des PSP in der "Plananpassung" geöffnet wird. |
| PSP Versionsauswahl editierbar | Gibt an, ob die PSP-Version im Planungswizard geändert werden darf. |
| Standard PSP Version Planungswizard | Hierüber wird angegeben, welche PSP-Version in der "Plananpassung" des Planungswizards geöffnet wird. |
| Planungsansicht editierbar | Gibt an, ob die PSP-Ansicht im Planungswizard geändert werden darf. |
| Verteilung aktualisieren ausblenden | Gibt an, ob die Option "Verteilung aktualisieren" im Planungswizard ausgeblendet werden soll. |
| Rundungspräzision für Artikel / Sachkonto Zeilen | Gibt an, auf wie viele Nachkommastellen in der Verteilung für Budgetzeilen der Art "Artikel" und "Sachkonto" gerundet wird. |
| Rundungspräzision für Ressourcen(-gruppen) Zeilen | Gibt an, auf wie viele Nachkommastellen in der Verteilung für Budgetzeilen der Art "Ressource" und "Gruppe" (Ressource) gerundet wird. |
Die weiteren nicht editierbaren Felder in den Gruppen "Prognose" und "Verteilung" zeigen an, ob es entsprechende Einrichtungen gibt. Wenn Einrichtungen vorhanden sind, wird dies durch "Ja" angezeigt. Mit einem Klick auf das "Ja" bzw. "Nein" gelangen Sie in diese Einrichtung. Für das Teilmodul "Verteilung" sind im Einzelnen die Einrichtungen: Verteilungsformeln, Verteilungsmatrix Arbeitspaketzuordnung und Verteilungsvorlageneinrichtung relevant.
Verteilungsformeln#
Die Verteilungsformeln können Sie zum einen über einen Lookup über das Feld "Verteilungsformeln Einrichtung" in der "Einrichtung Projekte" oder über die Anwendersuche aufrufen.
Verteilungsformeln werden an Projekte übertragen und dort verwendet. Wird eine Verteilungsformel nachträglich geändert, so kann über die Funktion "Projekte aktualisieren" die Verteilungsformel an den Projekten aktualisiert werden. Aktualisiert werden nur Projekte mit dem Kennzeichen "Verteilung aktiv".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt einen Code zur eindeutigen Identifizierung der Formel an. |
| Beschreibung | Gibt eine Beschreibung der Formel an. |
| Formel | Gibt eine Formel an. Zur Auswahl stehen Ihnen: Linear: Verteilt die Werte unter Berücksichtigung der Feiertage, gleichmäßig auf die Perioden. Parabel: Kann genutzt werden, um einen steigenden Verlauf oder einen Verlauf mit einem Hoch- oder Tiefpunkt darzustellen. |
| Exponentiell | Kann für eine exponentielle Steigung oder einen wellenförmigen Verlauf (Basis -1) verwendet werden. Absteigend Kann für einen absteigenden Verlauf genutzt werden. Chaotisch Über diese Option lässt sich eine chaotische Formel hinterlegen. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Chaotische Formeln". |
| Parameter 1,2,3, Bemessungsgrundlage | Beeinflussung des Verlaufs. Die genauen Auswirkungen der Parameter, können Sie über "Formelerklärungen öffnen" im Menüband einsehen. |
| Startwert | Hier kann ein fester Startwert, mit dem die Verteilung anfangen soll, eingegeben werden. |
| Requestpage benutzen | Gibt an, ob bei der Auswahl der Verteilungsformel eine Abfrageseite geöffnet werden soll, auf der die Parameter der Verteilungsformel zeilenspezifisch geändert werden können. |
| Chaotischer Verteilungscode | Hier kann bei der Formel "chaotisch" eine chaotische Formel hinterlegt werden. |
Wird der Bereich "Testdaten (Vorschau)" mit entsprechenden Testwerten gefüllt, so lässt sich in der Infobox der Verlauf der Formel erkennen.
Chaotische Formeln#
Die "Chaotischen Formeln" können Sie über die Anwendersuche aufrufen.
Die chaotischen Formeln kombinieren mehrere der anderen Formeln. Dazu wird die Periode in x-beliebige gleichgroße Phasen aufgeteilt und ein Anteil an der Gesamtmenge definiert. Pro Phase kann anschließend eine Verteilungsformel hinterlegt werden.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt einen Code zur eindeutigen Identifizierung der Formel an. |
| Beschreibung | Gibt die Beschreibung der Formel an. |
| Status | Gibt den Status der Formel an. Nur freigegebene Formeln können verwendet werden. Zum Freigeben muss die Menge zu 100 % verteilt sein. Die Freigabe erfolgt über "Formel freigeben" im Menüband. |
| Verteilt | Zeigt an, wie viel Prozent in den Zeilen bereits verteilt sind. |
Inforegister Zeilen#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Phase | Gibt einen Code zur eindeutigen Identifizierung der Phase an. |
| Prozent | Gibt den prozentualen Anteil an der Gesamtmenge an. |
| Verteilungsformel | Gibt die in der Phase zu verwendende Formel an. |
Verteilungsmatrix-Arbeitspaket Zuordnung#
Die "Verteilungsmatrix Arbeitspaket Zuordnung" können Sie zum einen über einen Lookup über das Feld "Verteilungsmatrix Arbeitspaket Zuordnung" in der "Einrichtung Projekte" oder über die Anwendersuche aufrufen.
In dieser Einrichtung wird die Sichtbarkeit von Matrixzeilenarten in den Verteilungsmatrixen pro Arbeitspaket definiert.
So können zum Beispiel für Arbeitspakete, die nicht abrechenbare interne Leistungen beinhalten, die Zeilenarten der Abrechnungsmengen etc. ausgeblendet werden.
Diese Einrichtungsdaten werden an Projekte übertragen und dort verwendet. Das heißt, wenn eine Zuordnung nachträglich geändert wird, so muss mit der Funktion "Projekte aktualisieren" diese Änderung an die Projekte übertragen werden. Aktualisiert werden nur Projekte mit dem Kennzeichen "Verteilung aktiv".
Verteilungsvorlagen#
Die "Verteilungsvorlagen" können Sie zum einen über einen Lookup über das Feld "Verteilungsvorlagen Einrichtung" in der "Einrichtung Projekte" oder über die Anwendersuche aufrufen.
Verteilungsvorlagen können verwendet werden, um in Projekten pro Arbeitspaketcode eine Verteilung zu definieren. Dazu werden diese Felder verwendet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitspaket | Gibt den Code des Arbeitspakets an, für den die Einrichtung gelten soll. |
| Arbeitspaket Beschreibung | Gibt die Beschreibung des Arbeitspakets an, welches im Feld "Arbeitspaket" ausgewählt wurde. |
| Verteilungsformelcode | Auswahl aus den oben genannten Verteilungsformeln. |
| Periodeneinheit | Gibt die Periodeneinheit an, in welcher geplant werden soll (Woche, Monat, Quartal oder Jahr). |
| Verteilungsebene | Gibt an, ob die Verteilung auf PSP-Zeile (Arbeitspaket) oder in den einzelnen Budgetzeilen Ebene vorgenommen werden soll. |
| Verteilungsgrundlage | Mengenverteilung (z.B. Ressourcen) oder Betragsverteilung (z.B. Sachkonten). |
| Differenzen verteilen | Gibt an, ob die Differenzen automatisch verteilt werden sollen. |
| Gesamtmenge beibehalten | Ist bei Verteilungsgrundlage "Betrag" relevant, wird z.B. mit Menge 1 ein Betrag geplant und dieser verteilt, so soll nach der Verteilung die Menge wieder die 1 sein. |
| Ressourcenkapazität verwenden | Relevant bei Verteilung von Menge für Ressourcen. |
| Keine aktive Planung | Gibt an, ob es bei der Zeile keine aktive Planung in der Verteilung gibt und nur die IST-Werte in die Planung übernommen werden sollen. |
Projekte aktualisieren#
Diese Funktion kann nachträgliche Änderungen in den Einrichtungen "Verteilungsmatrix-Arbeitspaket Zuordnung" und "Verteilungsformeln" gleichzeitig an die Projekte übertragen. Die Aktualisierungsfunktion kann aus den beiden Einrichtungsseiten ausgeführt werden, wahlweise kann nur eine der beiden oder alle beide gleichzeitig aktualisiert werden. Generell erfolgt die Aktualisierung nur in Projekte mit gesetztem Kennzeichen "Verteilung aktiv".
Neue PSP Version Optionswerte#
Einrichtung für Standardbelegung des Berichtes "PSP-kopieren".
Projektvorlagen#
Bereits in den Projektvorlagen können auf dem Inforegister "Zeilen" und "Verteilung" wichtige Parameter für neue Projekte vorgegeben werden.
Inforegister Zeilen#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilung Formel | Gibt die Verteilungsformel für die Zeile an (z.B. "Lineare Verteilung"). Diese Angabe übersteuert die Berechnungsformel aus der Verteilungsformelvorlage. Weiterführende Informationen zu den Berechnungsformeln finden Sie im Abschnitt "Priorität der Einrichtungsfelder". |
| Periodeneinheit | Gibt die Periodeneinheit, in welche geplant werden soll (Woche, Monat, Quartal oder Jahr), an. |
| Verteilungsebene | Gibt an, ob die Verteilung auf PSP-Zeile (Arbeitspaket) oder in den einzelnen Budgetzeilen Ebene vorgenommen werden soll. |
| Verteilungsgrundlage | Mengenverteilung (z.B. Ressourcen) oder Betragsverteilung (z.B. Sachkonten). |
| Gesamtmenge beibehalten | Ist bei der Verteilungsgrundlage "Betrag" relevant, wird z.B. mit Menge 1 ein Betrag geplant und dieser verteilt, so soll nach der Verteilung die Menge wieder die 1 sein. |
| Ressourcenkapazität verwenden | Relevant bei Verteilung von Menge für Ressourcen. |
| Keine aktive Planung | Gibt an, ob es bei der Zeile keine aktive Planung in der Verteilung gibt und nur die IST-Werte in die Planung übernommen werden sollen. |
| Differenzen verteilen | Gibt an, ob die Differenzen automatisch verteilt werden sollen. |
Inforegister Verteilung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilung aktiv | Aktivieren Sie den Schalter, sofern für das Projekt die Verteilung verwendet werden soll. |
| Verteilungsvorlagencode | Gibt eine Verteilungsvorlage an, welche bei der Verteilung verwendet werden soll. Hiermit kann pro Arbeitspaket definiert werden, wie später die einzelnen PSP-Zeilen über den Planungszeitraum anhand von Berechnungsformeln verteilt werden (z.B. lineare Verteilung). Mehr zu den Verteilungsvorlagen weiter unten. |
| Periodeneinheit | Gibt die Periodeneinheit, in welche geplant werden soll (Woche, Monat, Quartal oder Jahr), an. |
| Nur Verteilungsfelder der Zeilen verwenden | Die oben genannten Felder (Verteilung aktiv, Verteilungsvorlagencode, Periodeneinheit) gibt es zusätzlich noch auf den PSP-Zeilen und deren Vorlagen, mit diesem Schalter wird definiert, dass sich die Verteilung nur an diesen Feldern orientieren soll. Damit ist es möglich, einzelne PSP-Zeilen aus der Verteilung herauszunehmen. Siehe auch "Priorität der Einrichtungsfelder". |
| Verteilung Ist-Werte prüfen | Gibt an, ob bei diesem Projekt geprüft werden soll, ob es IST Buchungen außerhalb des eingerichteten Zeitraums gibt. Weiterführende Informationen finden Sie im Abschnitt "Einrichtung Projekte - IST Felder". |
| Verteilung archivieren | Es gibt eine Codeunit für die Aufgabenwarteschlange. Wenn der Schalter aktiviert ist, wird über die Codeunit die Planung des Projekts einmal im Monat kumuliert archiviert. |
Arbeitspaket#
Auch im Arbeitspaketstamm gibt es Einrichtungsfelder für die Verteilung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilungsformel | Gibt die Verteilungsformel für die Zeile an (z.B. "Lineare Verteilung"). Weiterführende Informationen zu den Berechnungsformeln finden Sie im Abschnitt "Priorität der Einrichtungsfelder". |
| Periodeneinheit | Gibt die Periodeneinheit, in welche geplant werden soll (Woche, Monat, Quartal oder Jahr), an. |
| Verteilungsebene | Gibt an, ob die Verteilung auf PSP-Zeile (Arbeitspaket) oder in den einzelnen Budgetzeilen Ebene vorgenommen werden soll. |
| Verteilungsgrundlage | Mengenverteilung (z.B. Ressourcen) oder Betragsverteilung (z.B. Sachkonten). |
| Gesamtmenge beibehalten | Ist bei der Verteilungsgrundlage "Betrag" relevant, wird z.B. mit Menge 1 ein Betrag geplant und dieser verteilt, so soll nach der Verteilung die Menge wieder die 1 sein. |
| Ressourcenkapazität verwenden | Relevant bei Verteilung von Menge für Ressourcen. |
| Rundungspräzision | Gibt die Rundungspräzision an, die in der Verteilung von Budgetzeilen zu diesem Arbeitspaket angewendet wird, um die Mengen in den Planungsperioden zu runden. |
| Keine aktive Planung | Vorbelegung für das Feld "Keine aktive Planung" in der PSP-Zeile. |
Priorität der Einrichtungsfelder#
Wie im vorherigen Verlauf dargestellt, gibt es Einrichtungsfelder, die im Arbeitspaketstamm, in der PSP-Zeile und / oder im Projekt festgelegt werden können. Nachfolgend wird beschrieben, wie diese priorisiert werden.
Die Verteilung erfolgt immer pro PSP-Zeile. Zuerst werden die Felder der PSP-Zeile geprüft, dann die Projekteinrichtungen und schließlich die des Arbeitspaketstamms. Mit "Nur Verteilungsfelder der Zeilen verwenden" können die Ebenen "Projekt" und "Arbeitspaketstamm" deaktiviert werden, sodass nur die Einrichtung auf PSP-Zeile berücksichtigt wird. Ohne festgelegte Felder erfolgt keine Verteilung.
Benutzer Einrichtung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Verteilungsformeln bearbeiten | Steuert, ob die Berechnungsformeln verändert werden dürfen. |
| Ursprungsbudget bearbeiten erlauben | Steuert, ob die als Ursprungsbudget gekennzeichnete PSP-Version bearbeiten werden darf. |
| Darf Ursprungsbudget setzen | Steuert, ob eine PSP-Version als Ursprungsversion gekennzeichnet werden darf. |
Projekt erstellen#
Beim Erstellen eines neuen Projekts mithilfe des Wizards und einer Projektvorlage können bereits im Wizard Felder der rollierenden Planung (z.B. Verteilung Aktiv) überprüft und bei Bedarf für das neue Projekt angepasst werden. Selbstverständlich lassen sich diese Felder auch direkt auf der Projektkarte auf dem Inforegister "Planung" überprüfen und anpassen.
Auf Grund von Aggregationen im Zuge von Auswertungen wird empfohlen, die Felder "Verteilungsformelvorlage" und "Periodeneinheit" im Projekt zu pflegen, statt ausschließlich über die PSP-Zeilen oder den Arbeitspaketstamm zu steuern. Deshalb sollten diese beiden Felder idealerweise bereits in der Projektvorlage definiert werden.
Wenn aus der Projektvorlage auch der PSP generiert wird, werden die in dieser Vorlage enthaltenen Verteilungseinrichtungsfelder übernommen. Diese Felder können jedoch in jeder PSP-Zeile manuell angepasst werden.
Das Feld "Verteilung Restbudget", wird nicht durch die Projektvorlage voreingestellt. Dieses Feld legt fest, wie mit verbliebenem Budget verfahren wird, wenn eine PSP-Zeile abgeschlossen ist, aber noch ein Restbudget verbleibt.
Auch bei den Budgetzeilen sind die meisten Verteilungseinrichtungsfelder vorhanden und werden mit den Werten aus der PSP-Zeile vorbelegt.
Zur Verteilungskontrolle stehen auf der PSP-Zeile und der Budgetzeile folgende Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Menge verteilt | Gibt die Menge an, welche verteilt wurde. Im Falle einer Neuplanung und der anschließenden automatischen Verteilung sollte diese Menge der Budgetmenge entsprechen. Wurde die Verteilung jedoch manuell angepasst, können Abweichungen auftreten. |
| Menge unverteilt | Gibt die Menge an, welche noch nicht verteilt wurde. |
Im PSP auf dem Inforegister "Verteilung" ist bei einer aktiven Verteilung der gleichlautende Schalter aktiviert.
Verteilungsansichten im Projekt#
Im Menüband der Projektkarte stehen Ihnen analog zu den beiden PSP-Ansichten ("Projektstrukturplan" und "PSP mit Budgetansicht") zwei Verteilungsansichten zur Verfügung. Die Ansichten ermöglichen eine detaillierte Betrachtung des Projektstrukturplans durch die Ergänzung einer "Verteilungsmatrix".
Verteilungsmatrix#
Die Verteilungsmatrix ist das wesentliche Element der Verteilungsansichten.
In der "PSP-Verteilungsansicht" bezieht sich die Verteilungsmatrix auf die aktive PSP-Zeile. Bei der "PSP-Verteilung mit Budget" betrachtet sie entweder die aktive PSP- oder Budgetzeile, wobei Budgetzeilen dynamisch ein- und ausgeblendet werden.
Die Verteilungsmatrix zeigt Werte wie die Planmenge, aufgeschlüsselt nach Planungsperioden, die je nach Periodeneinheit in Wochen, Monaten usw. angegeben werden. Welche Zeilen in der Matrix sichtbar sind, hängt von den Einstellungen in der "Verteilungsmatrix Arbeitspaketzuordnung" ab.
Die Informationsinhalte der einzelnen Zeilen dieser Matrix sind im Wesentlichen selbsterklärend, oder sie werden später genauer behandelt. Daher werden an dieser Stelle nur folgendes näher erklärt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Planungszeile | Die oberste Zeile dient zur eigentlichen Planung und zeigt die aktuellen Verteilungswerte an. Sie enthält ebenfalls Beschreibungstexte aus der Budget- oder PSP-Zeile, die Gegenstand der Planung sind. Die Werte innerhalb der Matrix entstehen durch Verteilungsposten und können manuell angepasst werden. Diese angepassten Werte werden später als Projektbudgetposten in das Projektbudget übernommen. |
| Verteilungsvorschlag | Über die Funktion erstellter Vorschlag zur neuen Planung. Auch diese Werte werden mit speziell gefilterten Verteilungsposten gebildet. Diese Werte können nicht manuell geändert werden. Dieser Vorschlag kann über die Funktion "Verteilungsvorschlag in Planung übernehmen" in die Planungszeile übertragen werden. |
| Ist | Über die Funktion "IST-Werte aktualisieren" können die Ist-Werte aus den Projektposten pro Planungsperiode aktualisiert werden. |
Funktionen der Verteilungsmatrix#
In der Verteilungsmatrix sollten die folgenden drei Funktionen nacheinander und in dieser Reihenfolge angewendet werden:
- IST-Werte aktualisieren
- IST/Verteilungsvorschlag in Planung übertragen
- Auftragsbestand aktualisieren
Die Funktion "Verteilung aktualisieren" kombiniert diese Aufgaben und führt sie automatisch in der korrekten Reihenfolge mit einem einzigen Aufruf aus.
IST-Werte aktualisieren#
Die in der Matrix gezeigten Ist-Werte werden basierend auf den Projektposten aktualisiert. Nicht genutztes Restbudget wird automatisch auf die nächsten Perioden verteilt, wodurch abgeschlossene Leistungsperioden keine Mengen mehr im Verteilungsvorschlag enthalten.
Siehe auch "Reihenfolge einer Fortschreibung nach Abschluss einer Leistungsperiode".
Verteilungsvorschlag in Planung übertragen#
Nach der Aktualisierung der IST-Werte kann der daraus resultierende neue Verteilungsvorschlag in die Planung übernommen werden.
Siehe auch "Reihenfolge einer Fortschreibung nach Abschluss einer Leistungsperiode".
Hinweis
Eine Verteilung auf die aktuelle Periode findet nicht statt; sie erfolgt nur in den folgenden Perioden.
Auftragsbestand aktualisieren#
Nach der Übernahme des Verteilungsvorschlages in die Planung können auf Basis der neuen Planung die geplanten Abrechnungsmengen aktualisiert werden.
Siehe auch "Reihenfolge einer Fortschreibung nach Abschluss einer Leistungsperiode".
Verteilung aktualisieren#
Kombiniert die drei zuvor beschriebenen Funktionen in einem einzigen Aufruf. Mit dieser Funktion werden alle drei Funktionen automatisch nacheinander ausgeführt.
Planung zurücksetzen#
Eine manuelle Verteilung kann mit der Funktion "Planung zurücksetzen" anhand der Verteil-Einrichtungen automatisch neu verteilt werden, die manuellen Änderungen gehen dabei verloren.
Verteilung#
Neue Planung nach Menge#
Wenn auf der Verteilungsseite "PSP-Verteilung mit Budgetansicht" eine neue Budgetzeile erstellt wird und dabei Start- und Enddatum angegeben sind, wird die eingetragene Budgetmenge automatisch in der Verteilungsbudgetmatrix basierend auf der gewählten Verteilungseinrichtung verteilt. Zum Beispiel erfolgt vom 01.11. bis 30.06. eine monatliche lineare Verteilung nach Menge.
Die oberste Zeile in der Verteilungsmatrix (Budgetzeilenbeschreibung) zeigt die aktuelle Planmenge, die nach automatischer Verteilung der Zeile Verteilungsvorschlag entspricht. Bei Bedarf kann die Planung manuell in der ersten Zeile geändert werden, während die Werte der Zeile Verteilungsvorschlag unverändert bleiben.
Neue Planung nach Betrag#
Eine Verteilung nach Betrag berücksichtigt ebenfalls automatisch die Einrichtungsfelder und verteilt die Planung automatisch, sobald alle Daten erfasst sind. Im Gegensatz zur Mengenverteilung richtet sich die Verteilung hier jedoch nach dem Betrag. Ein typisches Beispiel dafür sind Kosten, die in der Budgetzeile einem Sachkonto mit der Menge 1 und einem Einstandspreis zugewiesen werden. Dabei wird nicht die Menge 1 über die Perioden verteilt, sondern der Betrag. Sollte die Einstellung die Beibehaltung der Gesamtmenge vorsehen, wird unter Berücksichtigung der Rundungspräzision die Menge so aufgeteilt, dass die Summe der Verteilposten wieder die Menge 1 ergibt. Hierbei ist nicht die Menge relevant, sondern der Betrag.
Automatische Aktualisierung#
Wenn planungsrelevante Felder wie "Einstandspreis" oder "Startdatum" geändert werden, kann nach Rückfrage eine automatische Aktualisierung der Verteilung vorgenommen werden.
Verteilungsposten#
Die Verteilungsposten sind parallel zu den Projektbudgetposten. Aus diesen Verteilungsposten kann eine Budgetierung generiert werden, wodurch sie die erste Planungsstufe darstellen, aus der später die Projektbudgetposten hervorgehen. Die Verteilungsposten lassen sich beispielsweise durch einen Lookup im Feld "Menge verteilt" einsehen.
Werte aus Verteilungsposten übertragen#
Diese Funktion übernimmt eine Verteilung in die Projektbudgetierung, indem die Verteilungsposten mit den Projektbudgetposten synchronisiert werden. Bereits bestehende Budgetposten werden dabei ersetzt. Durch diese Übertragung schließt die Anwendung den Kreis zum im Abschnitt "Projektplanung" erläuterten Funktionsumfang.
Werte aus Verteilung übertragen#
Diese Funktion gibt es in zwei Varianten, einmal für die aktuelle PSP-Zeile und einmal für alle PSP-Zeilen. Es werden dabei alle Stufen der Planung aktualisiert.
Die Verteilungsposten der Budgetzeilen aktualisieren die Budgetposten und damit die Planung in den Budgetzeilen. Aus den Budgetzeilen werden die Planwerte in die zugehörige PSP-Zeile übertragen.
Ablauf#
Projektplanung mittels Verteilung in den Projektbudgetzeilen#
(Initialplanung nach Bottom-up Methode)
Verteilungsebene ist die Budgetzeile
- Budgetzeilen errichten mit Planungsrelevanten Feldern, vor allem der Planmengen
- Es wird ein Verteilungsvorschlag erstellt.
- Übernahme des Verteilungsvorschlages mit der Funktion "Verteilungsvorschlag in Planung übernehmen"
- Eventuell manuelle Änderung der Planung (= Verteilung)
- Übernahme der Verteilmenge als neue Planmengen in die Budgetzeilen mit der Funktion "Werte aus Verteilungsposten aktualisieren"
- Übernahme der Planung von den Budgetzeilen in die PSP-Zeilen.
Diese Funktionen können zum Teil automatisiert hintereinander ausgeführt werden.
Projektplanung mittels Verteilung in den PSP-Zeilen#
(Initialplanung nach Top-Down Methode)
Verteilungsebene ist die PSP-Zeile
- Die grobe Planung erfolgt auf der PSP-Zeile
- Es wird ein Verteilungsvorschlag erstellt
- Detailplanung (falls gewünscht)
Fortschreibung nach Abschluss einer Leistungsperiode#
Ein Beispiel soll diese Fortschreibung verdeutlichen. In einer Budgetzeile sind 600 Stunden linear auf 6 Monate verteilt. Startmonat ist Januar, End Monat ist Juni. In der Erstplanung wurde eine Verteilung erstellt und in die Budgetierung übertragen die folgende Werte enthält:
| Jan | 100 |
| Feb | 80 |
| März | 120 |
| April | 80 |
| Mai | 120 |
| Jun | 100 |
Im Januar werden 80 Stunden gebucht (also 20 weniger als geplant). Wir befinden uns nun im Februar. Der Januar wird abgeschlossen, die Planung soll fortgeschrieben werden.
Mit der Funktion "IST-Werte aktualisieren" werden die 80 Stunden Ist-Werte in die Verteilungsmatrix übernommen, gleichzeitig wird ein neuer Verteilungsvorschlag erstellt, welcher den abgeschlossenen Monat Januar mit 0 berücksichtigt und die 20 nicht geleisteten Stunden auf die restlichen Monate verteilt.
| Vert. Vorschl. | Ist | |
| Jan | 80 | |
| Feb | 85 | |
| März | 122 | |
| April | 85 | |
| Mai | 125 | |
| Jun | 103 |
Der Verteilungsvorschlag kann nun mit der Funktion "Verteilungsvorschlag in Planung übertragen" übernommen werden. Damit ist die neue Planung aber noch nicht in den Projektbudgetposten angekommen. Die Planung kann nun immer noch manuell geändert werden.
Mit der Funktion "Auftragsbestand aktualisieren" werden die geplanten Abrechnungsmengen an die neue Planung angepasst.
Mit der Budgetzeilen-Funktion "Werte aus Verteilungsposten aktualisieren" können nun die Projektbudgetposten aus den neuen Verteilungsposten aktualisiert werden.