Allgemeine Geschäftsfunktionen#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION trade365 für den Bereich Allgemeine Geschäftsfunktionen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Erweiterung der Zuständigkeitseinheiten#

Zusätzlich zu den Standardinformationen können Sie in den Zuständigkeitseinheiten ein Logo sowie die "Belegtextübersetzungen“ hinterlegen.

Diese Einrichtung ist nur notwendig, wenn Sie bei Verwendung dieser Zuständigkeitseinheit auf den Belegen im Einkauf und Verkauf ein anderes Logo und/oder andere Fußzeilen drucken wollen, als in den Firmendaten hinterlegt sind.

Damit haben Sie z.B. die Möglichkeit, z.B. im Verkauf, Belege ohne Ihr Logo und ohne Fußzeileninformationen für einen "anonymen Versand“ als Direktlieferer zu erzeugen. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass Sie auf Belegen einer bestimmten Zuständigkeitseinheit abweichende Informationen andrucken möchten.

Rufen Sie für die Einrichtung über die Anwendersuche die "Zuständigkeitseinheiten" auf. In der entsprechenden Zuständigkeitseinheit können Sie direkt ein abweichendes Logo (ggf. ein leeres Bild) hinterlegen. Über "Belegtextübersetzungen“ können Sie abweichende Informationen für den Belegfußbereich in diversen Sprachen hinterlegen.

Erweiterung der Artikelkarte#

Im Standard werden Ihnen die Felder "Menge in Auftrag“, "Menge in Bestellung“ etc. angezeigt.

KUMAVISON trade365 zeigt Ihnen zusätzlich die "Menge in Angebot“ und "Menge in Anfrage“ an. In beiden Feldern haben Sie die Möglichkeit, direkt in die Belege zu navigieren.

Erweiterung der Lagerhaltungsdaten#

Im Standard werden Ihnen die Felder "Menge in Auftrag“, "Menge in Bestellung“ etc. angezeigt.

KUMAVISON trade365 zeigt Ihnen zusätzlich die "Menge in Angebot“ und "Menge in Anfrage“ an. In beiden Feldern haben Sie die Möglichkeit, direkt in die Belege zu navigieren.

1-stufige Varianten#

Zur einfachen Definition von wiederkehrenden Varianten, z.B. viele Artikel gibt es in der gleichen Größe, kann ein Variantenmerkmal definiert und im Artikelstamm hinterlegt werden.

Um nun die Varianten zu erstellen, wählen Sie über das Menüpunkt > "Aktionen“ > "Funktionen“ > "Varianten erstellen (Matrix)“ aus. Mit dieser Unterstützung können Sie schnell und einfach die Varianten anlegen, alternativ können Sie die Varianten manuell erfassen.

2-stufige Variante#

Neben den einstufigen Varianten am Artikelstamm ist es bei bestimmten Artikeln notwendig mit 2-stufigen Varianten zu arbeiten. 2-stufige Varianten werden beispielsweise bei Artikeln verwendet, die sowohl in unterschiedlichen Größen als auch unterschiedlichen Farben vorhanden sind, und unter derselben Artikelnummer geführt werden sollen.

KUMAVISION trade365 ermöglicht die einfache Generierung und die einfache Handhabung im Verkaufs- und Einkaufsprozess von 2-stufigen Varianten.

Einrichtung#

Nachfolgend wird beschrieben, wie die Einrichtung am Artikelstamm für 2-stufige Varianten erfolgt.

Lager Einrichtung#

Bei der Anlage von 2-stufigen Varianten wird die Variantenbeschreibung aus den beiden Variantenmerkmalen zusammengefügt. Um diese optisch zu trennen, kann in der "Lager Einrichtung" eingerichtet werden, mit welchem Trennzeichen die beiden Beschreibungen getrennt werden.

Hierzu rufen Sie sich die "Lager Einrichtung“ über die Anwendersuche auf. Auf dem Inforegister "KUMAVISION trade“ haben Sie in dem Feld "Trennzeichen f. Variantenbeschr.“ die Möglichkeit, das gewünschte Trennzeichen anzugeben.

Artikelvariantenmerkmale#

2-stufige Varianten werden mit sogenannten Variantenmerkmalen abgebildet. Dazu werden zunächst allgemeine Artikelvariantenmerkmale, wie zum Beispiel Größe oder Farbe angelegt und diese wiederum mit Merkmalwerten (bei Farbe z.B. rot, blau und weitere) belegt. Die Artikelvariantenmerkmale können für das Erstellen von n:Artikeln verwendet werden.

Um ein Artikelvariantenmerkmal zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Artikelvariantenmerkmale“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie ein neues Artikelvariantenmerkmal mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren:

Anschließend müssen Sie über das Menüband, die Merkmalwerte zu dem jeweiligen Artikelvariantenmerkmal anlegen.

Sie haben die Möglichkeit, Übersetzungen für die Artikelvarianten zu erstellen. Dazu müssen die Artikelvariantenmerkmale und deren Ausprägungen jeweils übersetzt werden.

Beim Erstellen der Artikelvarianten werden dann automatisch die Übersetzungen zu den einzelnen Varianten angelegt. Es werden nur die Übersetzungen für Sprachcodes angelegt, die zuvor am Artikelstamm ebenfalls hinterlegt worden sind.

Einzelne Merkmalswerte können gesperrt werden. Diese werden dann bei der Anlage der Varianten am Artikel nicht mehr angeboten. Wurden jedoch zuvor Artikelvarianten mit dieser Ausprägung angelegt, sind diese nach wie vor vorhanden und werden auch nicht gesperrt. Über die Sortierreihenfolge der Merkmalswerte wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Merkmale in der Varianten-Erstellungs-Matrix dargestellt werden. Die Standardsortierung erfolgt nach dem Feld "Code", in alphanummerischer Reihenfolge.

Artikelkarte#

Um für einen Artikel 2-stufige Varianten anzulegen, wechseln Sie auf die Artikelkarte. Die Einrichtung erfolgt auf dem Inforegister "Lager“ durch folgende Felder:

• Variantenmerkmal 1
• Variantenmerkmal 2

Um nun die Varianten zu erstellen, wählen Sie über das Menüband den Menüpunkt "Aktionen“ > "Funktionen“ > "Varianten erstellen (Matrix)“ aus.

Es öffnet sich die Matrix zur Erstellung von 2-stufigen Varianten für einen Artikel.

Hier wird angekreuzt, welche Kombinationen aus "Merkmal 1" und "Merkmal 2" als Varianten für den Artikel vom System erstellt werden sollen. Mit Klick auf "OK“ werden die gewählten Varianten erstellt.

Die weitere Verarbeitung der 2-stufigen Varianten erfolgt herkömmlich in den Verkaufs- und Einkaufprozessen.

Vorgabe Variante für den Verkauf#

Bei Artikeln, die Sie mit Varianten führen, kann es sinnvoll sein, eine Vorbelegung für eine bestimmte Variante im Verkauf zu definieren (z.B. wenn Sie Varianten für Versionen von Produkten verwenden).

Durch die Definition einer "Vorgabe Variante" reduzieren Sie den Erfassungsaufwand in Verkaufsbelegen. Um eine Variante als Vorgabe für den Verkauf zu hinterlegen, rufen Sie den entsprechenden Artikel auf.

Auf der Artikelkarte auf dem Inforegister "Preise und Verkauf“ können Sie im Feld "Vorg. Verkauf Variantencode“ eine der bestehenden Varianten auswählen. Diese wird dann nach Erfassung der Artikelnummer in den Verkaufsbelegen automatisch als Variante eingetragen.

AnwenderInnen haben im Verkaufsbeleg jederzeit die Möglichkeit, die Variante manuell zu ändern.

Varianten-Schnellerfassung#

Gerade im Bereich der variantenfähigen Artikel werden oftmals Sortimente bestehend aus verschiedenen Varianten desselben Grundartikels gekauft. Hierzu bietet KUMAVISION trade365, eine Schnellerfassung zur einfachen Erfassung von verschiedenen Variantenmengen an.

Einrichtung#

Um die Varianten-Schnellerfassung für einen Artikel einzurichten, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister "Varianten“ können Sie die nachfolgenden Schalter für die einzelnen Geschäftsvorfälle aktiviert werden:

Verkauf Variantenschnellerfassung:

• Verkaufsangebot
• Verkaufsauftrag
• Verkaufsrechnung
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsrahmenauftrag
• Verkaufsreklamation
• Verkaufsrahmenvereinbarung

Einkauf Variantenschnellerfassung:

• Einkaufsanfrage
• Einkaufsbestellung
• Einkaufsrechnung
• Einkaufsgutschrift
• Einkaufsreklamation

Umlagerung Variantenschnellerfassung:

• Uml.-Auftrag-Varianten Schnellerfassung

Buch.-Blatt Variantenschnellerfassung:

• Artikelbuchblatt – Varianten Schnellerfassung

Verwendung im Prozess#

Ist das Feld zum Beispiel für Einkaufsbestellungen aktiviert, so wird nach Erfassung der Artikelnummer innerhalb der Bestellung die Variantenschnellerfassung geöffnet.

Über diese Schnellerfassung können nun die gewünschten Mengen für die jeweiligen Varianten erfasst werden. Nach Quittierung des Fensters mittels der Schaltfläche "OK“ werden die jeweiligen Zeilen in dem Ursprungsbeleg hinzugefügt.

Analog ist dieser Vorgang auch in den anderen Prozessen integriert.

Für die Vorgänge, für die keine Schnellerfassung aktiviert wurde, müssen Sie bei bestehender Variantenpflicht die Artikelnummer eingeben und anschließend manuell die Variante auswählen. Beachten Sie, dass in einer Belegzeile immer nur eine Artikelvariante verarbeitet wird.

Einzelne Varianten aus der Schnellerfassung ausschließen#

Häufig verändern sich die Varianten, z.B. gibt es eine Farbe nicht mehr oder Sie möchten bestimmte Varianten nicht mehr aktiv verkaufen und nur noch für Reklamationen akzeptieren. Solange eine Variante nicht gesperrt ist, kann diese in den Vorgängen verwendet werden.

Um Sie jedoch dabei zu unterstützen, dass AnwenderInnen nur bestimmte Varianten in der Schnellerfassung angezeigt bekommen, können Sie einzelne Varianten von der Anzeige in der Schnellerfassung ausschließen.

Rufen Sie hierzu über die Artikelübersicht die jeweiligen Varianten und anschließend die entsprechende Variantenkarte des Artikels über das Menüband auf. Alternativ können Sie dies direkt über die jeweilige Artikelkarte tun. Auf dem Inforegister "Lager“ können Sie den Schalter "Aus Variantenmatrix ausschließen“ aktivieren. Diese Variante wird Ihnen nun nicht mehr in der Schnellerfassungsmatrix angezeigt.

Variantenkarte#

Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ stellt im Standard für die Anzeige von Varianten eine Listenansicht zur Verfügung. In KUMAVISION trade365 wurden diverse Funktionen und Erweiterungen für das Arbeiten mit Varianten bereitgestellt und werden stetig erweitert.

Ihnen steht für die Übersichtlichkeit und die Bearbeitung von Varianten und deren zugehörigen Informationen eine Kartenansicht zur Verfügung. Auf der Artikelvariantenkarte können Sie:

• Übersetzungen
• Unverbindliche Preisempfehlungen
• Textbausteine
• die Definition der Komplettlieferungspflicht
• die Zuordnung für die Berechnung des Kalkulierten Einstandspreises und diesen selbst bearbeiten und einsehen (unabhängig an welcher Stelle Sie zuvor bereits Daten zu einer Variante gepflegt haben). Informationen zu den jeweiligen Möglichkeiten finden Sie unter "Kalk.-Einstandspreis“.

Varianten Textbausteine#

Die erweiterten Textbausteine sind in KUMAVISION trade365 auch für Artikelvarianten verfügbar. Damit können Sie für jede Artikelvariante individuelle Textbausteine hinterlegen. Die Funktionsweise von Textbausteinen ist in dem Abschnitt "Zusatztexte“ beschrieben.

Einkaufscode für Varianten#

Um Artikel immer als Direktlieferung oder Spezialauftrag zu beschaffen, stellt Ihnen Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard die Möglichkeit zur Verfügung, auf der Artikelkarte einen Einkaufscode zu hinterlegen. Dieser Einkaufscode wird in die Verkaufsvorgänge übernommen und Sie können diesen, bei Bedarf direkt im Vorgang ändern. Damit kann Ware ausnahmsweise z.B. über das Lager geliefert werden.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass Artikel grundsätzlich lagerhaltig sind, bestimmte Varianten nur bei Bedarf bestellt, und z.B. direkt zum Kunden geschickt werden sollen (Direktlieferung für eine Variante).

KUMAVISION trade365 stellt Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Einkaufscodes nur für bestimmte Varianten zu hinterlegen und andere Varianten ab Lager zu liefern.

Um einen Einkaufscode nur für eine bestimmte Variante zu hinterlegen, rufen Sie die Artikel über die Anwendersuche auf. Öffnen Sie die Artikelkarte und rufen die Varianten auf (über die Anwendersuche oder über den Menüpunkt Zugehörig > Artikel > Varianten). Öffnen Sie die Variantenkarte.

In der Variantenkarte auf dem Inforegister "Allgemein" können Sie den Einkaufscode aus der hinterlegten Tabelle auswählen. Alternativ können Sie das Feld in der Variantenübersicht durch "Personalisieren" einblenden.

In der weiteren Verarbeitung wird der Einkaufscode nur bei der Variante, welcher ein Einkaufscode hinterlegt wurde, in die Verkaufsbelege übertragen.

Artikelvarianten vorhanden#

Auf der Artikelkarte und in der Artikel Übersicht wurde das Feld "Artikelvarianten vorhanden" ergänzt. Wird für einen Artikel erstmalig eine Variante angelegt, so ändert sich die Anzeige von "Nein" zu "Ja". Somit ist auf den ersten Blick erkennbar, für welche Artikel, Varianten existieren und für welche nicht.

Artikelhistorie#

Im Artikelstamm steht Ihnen in KUMAVISION trade365 eine Übersicht, jeweils für den Einkauf und Verkauf, mit den zum Artikel erfassten Belegen zur Verfügung. Die Artikelhistorie kann von der Artikelkarte oder Artikelübersicht aus aufgerufen werden. Der Aufruf erfolgt über "Zugehörig > Historie > Einkaufs-/ oder Verkaufsstatistik".

Sortiert nach Belegarten werden Ihnen die einzelnen Belege in den Registern der Statistik angezeigt.

Erweiterte Artikelposten#

Zur verbesserten Auswertung und zur Vereinfachung von Recherchen auf Artikelposten-Ebene wurden folgende Felder eingeblendet bzw. neu hinzugefügt:

Damit können Sie innerhalb der Artikelposten direkt recherchieren oder auswerten, welche Lieferung von welchem Lieferanten oder an welchen Kunden ging bzw. über welchen Montage- oder Fertigungsauftrag verbraucht wurde.

Erweiterte Ansicht Herkunftsbelege und Herkunftsbelegzeilen holen#

Wenn Sie in Logistikbelegen die Funktion “Herkunftsbelegzeilen holen…” verwenden, wird Ihnen automatisch auch der Debitor-/Kreditorname für die entsprechenden Belege angezeigt. Auch die Ansicht der Funktion “Herkunftsbelegzeilen holen…” ist in KUMAVISION trade365 um das Feld “Für Name” ergänzt worden.

Artikelattributsfilter speichern#

In der Artikel Übersicht können Sie nach Artikelattributen filtern. In KUMAVISION trade365 haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, sich diese Filter für die Zukunft abzuspeichern. Rufen Sie hierfür in der Artikel Übersicht die Funktion “Nach Attributen filtern” auf und setzen Sie die gewünschten Filter. Im nächsten Schritt aktivieren Sie den Schalter “Attributfilter speichern”. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie einen Code und eine Beschreibung definieren können. Mit dem Schalter “Filter nur für mich speichern” legen Sie fest, ob der Filter nur von Ihnen oder auch von allen anderen UserInnen genutzt werden kann. Gespeicherte Filter können Sie über die Seite “Artikel nach Attribut filtern” im Feld “Attributfiltercode” aufrufen.

Beleg bei Drucken/Senden als Anhang hinzufügen#

Über den Schalter “Beleg bei Drucken/Senden als Anhang hinzufügen” richten Sie ein, ob Belege beim Ausführen der Funktion Drucken/Senden automatisch auch als PDF in den Anhängen abgelegt werden sollen. Ist der Schalter deaktiviert, müssen Belege über die Funktion “Als PDF anhängen” manuell abgelegt werden. Sie können den Schalter jeweils für den Einkauf in der “Kreditoren & Einkauf Einr.” sowie für den Verkauf in der “Einrichtung Debitoren und Verkauf” aktivieren.

Gebuchte Belege löschen#

Das Löschen von gebuchten Belegen ist in KUMAVISION trade365 standardmäßig nicht möglich. Möchten Sie dennoch gebuchte Belege löschen, so müssen Sie dies jeweils in der "Einrichtung Debitoren und Verkauf", "Kreditoren & Einkauf Einr." und/oder in der "Serviceeinrichtung" freigeben. Tragen Sie hierfür auf dem Inforegister "Allgemein" im Feld "Löschen des Belegs zulassen vor" ein Datum ein. Über dieses Datum legen Sie fest, bis zu welchem Buchungsdatum gebuchte Belege gelöscht werden können. Zusätzlich müssen Sie auf dem Inforegister "KUMAVISION trade365" den Schalter "Löschen von gebuchten Belegen erlauben" aktivieren.

Ausgewählte Zeilen aus Verkaufsangeboten/Einkaufsanfragen in Verkaufsaufträge/Einkaufsbestellungen übernehmen#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard werden mit der Funktion "Bestellung erstellen" bzw."Auftrag erstellen" alle Zeilen aus einer Einkaufsanfrage oder einem Verkaufsangebot in eine Einkaufsbestellung oder Verkaufsauftrag übernommen. Einzelne Positionen können nicht übernommen werden.

In KUMAVISION trade365 wurden die Zeilen der Einkaufsanfragen bzw. Verkaufsangeboten um das Kennzeichen "Übernahme in Bestellung" bzw. "Übernahme in Auftrag" ergänzt. Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so werden nur diese Zeilen beim Ausführen der Funktion "Bestellung erstellen" bzw. "Auftrag erstellen" in den dazugehörigen Beleg übernommen.

Zustellertransportarten#

Für einen Zusteller können mehrere Zustellertransportarten hinterlegt werden. Soll eine Zustellertransportart für einen Zusteller vorrangig verwendet werden, so kann diese als "Standard" gekennzeichnet werden.

Auf der Debitorenkarte und in den Verkaufs-, Service- sowie ausgehenden Logistikbelegen wird bei der Erfassung des Zustellers automatisch, der als Standard definierte Zustellertransportartencode ermittelt.