Einkauf#

Der nachfolgende Abschnitt erläutert Ihnen die Zusatzfunktionen in KUMAVISION trade365 für den Bereich Einkauf in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹.

Automatische Anzeige Bestelladressen bei Einkaufsbelegerfassung#

Um die automatische Anzeige von Bestelladressen zu aktivieren, rufen Sie sich zunächst die "Kreditoren & Einkauf Einr." über die Anwendersuche auf.

Anschließend aktivieren Sie den Schalter "Bestellungsadressen in Einkaufserfassung anzeigen“ auf dem Inforegister “KUMAVISION trade“.

Um Erfassungsfehler zu minimieren und den allgemeinen Prozess der Einkaufsbelegerfassung zu optimieren, werden Bestelladressen zu Kreditoren automatisch zur Auswahl eingeblendet, sobald ein Kreditor in einem Einkaufsvorgang gewählt wird.

Hierzu überprüft das System nach Validierung des Feldes "Kreditorennr.", ob zu dem jeweiligen Kreditor, Bestelladressen hinterlegt sind. Ist dies der Fall, so wird Ihnen die Liste der Bestelladressen eingeblendet. Sie können nun die entsprechende Bestelladresse für den Vorgang auswählen. Falls keine der angezeigten Bestelladressen verwendet werden soll, so kann das Fenster mittels "Abbrechen" geschlossen werden. Hierdurch wird die Bestelladresse nicht geändert.

Artikelreferenz aus Einkaufszeile erstellen#

Lieferanten verwenden in ihren Preislisten i.d.R. ihre eigenen Artikelnummern. Diese Lieferantenartikelnummern können bei der Bestellerfassung im Feld "Referenznummer“ verwendet werden, sofern sie im Artikel- oder Kreditorenstamm in den Artikelreferenzen gepflegt sind.

Um Ihnen die Stammdatenpflege zu erleichtern, können diese Referenznummern in KUMAVISION trade365 aus der Einkaufszeile heraus gepflegt bzw. angelegt werden.

Einrichtung#

Um diese Funktion zu verwenden, aktivieren Sie in der "Kreditoren & Einkauf Einrichtung“ den Schalter "Einfügen Artikel Referenz Datensatz“ auf dem Inforegister "KUMAVISION trade“.

Vorgehensweise#

Eine Einkaufszeile wird mit nachfolgenden Feldern erfasst:

Das System legt nun automatisch einen Referenzeintrag zu diesem Artikel und diesem Kreditor an.

Gibt es im System bereits einen Referenzeintrag für die Kombination aus Artikel und Lieferant, so erhalten Sie die Abfrage, ob der vorhandene Referenzeintrag überschrieben werden soll.

Wenn Sie diese Meldung mit "Ja“ bestätigten, so wird der vorhandene Referenzeintrag überschrieben. Bei der Auswahl "Nein“, wird der Vorgang abgebrochen und die erfasste Nummer nicht in den Artikelreferenzen gespeichert.

Erweiterung bei Direktlieferung / Spezialauftrag#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard werden Direktlieferungsbestellungen und –aufträge fest miteinander verbunden. Dies bedeutet, dass nach Erstellung einer Bestellung keine Änderungen mehr in Bezug auf einer abweichenden Menge, Einheit oder geänderte Artikelnummer möglich sind.

Gerade im Handelsumfeld mit täglich wechselnden Artikeln oder kritischen Verfügbarkeitszeiten ist dieser Umstand nicht umsetzbar, da z.B. ein Artikel bestellt wurde, aber durch den Lieferanten ein anderer Artikel als Ersatz geliefert wird.

Durch diese Erweiterung ist es möglich, Bestellungen, die als Direktlieferungen zu Aufträgen angelegt wurden, zu modifizieren. Sowie Bestellungen, die als Direktlieferungen angelegt wurden, wieder zu löschen.

Folgende Erweiterungen wurden vorgenommen:

• Austausch von Artikeln (bestellt wurde Artikel A1, Hersteller kann jedoch nur Artikel A2 liefern) oder Einheiten
• Mengenänderung (bestellt wurden 5 Stück von Artikel A1, Hersteller kann jedoch nur 3 Stück liefern oder liefert 6 Stück)
• Link löschen (Bestellung wurde als Direktlieferung erfasst, der Hersteller liefert die Ware jedoch nicht zum Kunden, sondern ins Haus)
• Buchen der Verkaufsrechnung vor der Einkaufsrechnung
• Direktlieferungsbestellung automatisch erzeugen
• Spezial- und Direktlieferungsaufträge im Service

Austausch / Änderung von Artikel, Menge und Einheitencode#

Um einen Artikel in einer Direktlieferungsbestellung auszutauschen oder Änderungen der Menge / des Einheitencodes vorzunehmen, rufen Sie sich zunächst im System die Einkaufsbestellung auf.

Nehmen Sie die Änderungen in der entsprechende Bestellzeile vor. Nach Eingabe einer anderen Artikelnummer oder Änderung der Menge / des Einheitencodes, erfolgt eine Abfrage vom System, ob Sie die Änderungen in den dazugehörigen Verkaufsauftrag aktualisieren möchten. Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja“.

Die Änderung wird ausgeführt. Die Verbindung zwischen Verkaufsauftragszeile und Bestellzeile bleibt hierbei bestehen.

Beim Löschen der Bestellung wird die Referenz aus der Auftragszeile entfernt, so dass der Auftrag als "Normalauftrag" weiter zu verarbeiten ist bzw. eine neue Direktlieferungsbestellung erzeugt werden kann.

Link "Direktlieferung“ oder "Spezialauftrag“ aus der Bestellung löschen#

In der Einkaufsbestellung kann die Referenz, der Direktlieferung- und des Spezialauftrages zu der Verkaufszeile gelöscht werden.

Hierzu rufen Sie sich zunächst im System die Einkaufsbestellung auf.

Anschließend wählen Sie die gewünschte Bestellzeile aus und wählen im Inforegister "Zeilen“ > "Bestellung“ > "Direktlieferung“ bzw. "Spezialauftrag“ und führen anschließend die Funktion "Direktlieferungslink / Spezialauftragslink entfernen“ aus.

Beim Aufruf dieser Menüpunkte wird die entsprechende Verknüpfung der aktuell in der Bestellung markierten Bestellzeile zu einer Verkaufszeile gelöscht, es besteht dann keine Direktlieferungsverknüpfung bzw. keine Spezialauftragsverknüpfung zwischen der Bestellzeile und der Verkaufsauftragszeile, die Belege können weiter als "normale“ Bestellzeile und Verkaufsauftragszeile verarbeitet werden

Direktlieferungsbestellung automatisch erzeugen#

Sie haben mit KUMAVISION trade365 die Möglichkeit, Direktlieferungsbestellungen automatisch beim Freigeben eines Verkaufsauftrages erstellen zu lassen.

Hierfür müssen Sie lediglich definieren, für welche Kreditoren, Einkaufsbestellungen automatisch erzeugt werden sollen. Wählen Sie den entsprechenden Kreditor aus und aktivieren Sie auf dem Inforegister "Allgemein" das Feld “Direktlieferungsbestellung automatisch erstellen”. Im nächsten Schritt hinterlegen Sie den Kreditor auf einer Artikelkarte auf dem Inforegister "Beschaffung" im Feld “Kreditorennr.”. Wenn Sie jetzt Verkaufsaufträge mit diesem Artikel erfassen und dieser als Direktlieferung klassifiziert ist, wird beim Freigeben des Verkaufsbeleges automatisch die zugehörige Einkaufsbestellung erstellt.

Spezial- und Direktlieferungsaufträge im Service#

In Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard ist es nicht möglich im Service mit Spezial- oder Direktlieferungsaufträgen zu arbeiten. Insbesondere bei Reparaturen vor Ort kann es sinnvoll sein, den Ersatzartikel direkt vom Lieferanten zum Kunden schicken zu lassen.

Wenn Sie die Spezial- oder Direktlieferung im Service nutzen möchten, wählen Sie in den Zeilen des “Service Artikel Arbeitsblatt” die entsprechende Zeile aus und aktivieren das Feld “Direktlieferungsauftrag” oder “Spezialauftrag”. Alternativ wählen Sie den entsprechenden Einkaufscode im Feld “Einkaufscode”. Wenn Sie alle Zeilen markiert haben, können Sie über das Menüband unter “Aktionen > Planen > Direktlieferung / Spezialauftrag” die Bestellung erzeugen, oder die verknüpfte Einkaufsbestellung öffnen.

Fakturieren der EK-Direktlieferungsbestellung vor VK-Auftrag erlauben#

Wenn es beim Direktlieferungsprozess erforderlich ist, dass die Einkaufsbestellung vor dem Verkaufsauftrag fakturiert wird, so können Sie diese Funktionalität in der “Kreditoren & Einkauf Einr.” auf dem Inforegister KUMAVISION trade über den Schalter “Fakturieren der EK-Direktlieferungsbestellung vor VK-Auftrag erlauben” aktivieren. Standardmäßig bzw. bei deaktiviertem Schalter muss zwingend zuerst der zugehörige Verkaufsauftrag fakturiert werden, bevor die Einkaufsbestellung abschließend fakturiert werden kann.

Archivierungsgründe Einkaufsbelege#

Einkaufsbelege können aus unterschiedlichen Gründen archiviert werden, der Ursprung dieses Archivdatensatzes ist im Standard nicht dokumentiert. Durch den Einsatz von KUMAVISION trade365 werden die systemseitigen Archivierungsgründe automatisch in der jeweiligen Archiv-Version dokumentiert.

Archivierungsgründe bei Anfragen:

• Manuell
• Löschen
• Drucken
• Anfrage nach Bestellung

Archivierungsgründe bei Bestellungen/Einkaufsreklamationen:

• Manuell
• Löschen
• Drucken
• Buchung

Archivierungsgründe bei Rahmenbestellungen:

• Manuell
• Löschen
• Drucken

Kennzeichnung Abverkaufsartikel im Einkauf#

Abverkaufsartikel sind Artikel, die aus dem Sortiment auslaufen. Es können entweder Artikel sein, die im Unternehmen nicht mehr nachbestellt werden, oder aber Artikel, die der Lieferant nicht mehr nachliefert. Durch Verwendung dieses Kennzeichens, werden die EinkaufsmitarbeiterInnen im Bestellprozess darauf hingewiesen, dass diese Bestellung u.U. vom Lieferanten nicht mehr ausgeführt wird.

Zum Abverkauf können Artikel oder nur einzelne Artikelvarianten gekennzeichnet werden.

Um einen Artikel bzw. eine Artikelvariante als ein Abverkaufsartikel zu kennzeichnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Artikelkarte auf.

Auf dem Inforegister "Artikel“ können Sie durch Aktivierung des Schalters "Zum Abverkauf“ den Artikel entsprechend kennzeichnen.

Alternativ können Sie die Kennzeichnung pro Variante vornehmen in dem Sie das Häkchen in der Checkbox "Zum Abverkauf“ bei der entsprechenden Variante setzen.

Bei der Erfassung eines zum Abverkauf markierten Artikels in einer Einkaufsanfrage/-bestellung, erhalten AnwenderInnen einen Hinweis, dass es sich hier um einen eben solchen handelt.

Die Bestellung bzw. Anfrage können standardmäßig abgearbeitet werden, da es sich hier nur um eine Meldung handelt. In der Verfügbarkeitsübersicht des Artikels wird der geplante Zugang ebenfalls angezeigt.

Mindestbestellmenge und Einkaufslosgröße#

Wenn Sie mit der Funktion der "Bestellarbeitsblätter" arbeiten, lassen sich die Losgrößen, in denen ein Artikel eingekauft werden kann, auf der Artikelkarte oder in den Lagerhaltungsdaten steuern. Wird ein Artikel jedoch bei mehreren Lieferanten bestellt, und deren Mindestbestellmenge und Einkaufslosgröße ist unterschiedlich, lässt sich dies im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ nicht abbilden. Außerdem erfolgt bei eingetragener Mindestlosgröße keine Information an die AnwenderInnen, sofern diese eine manuelle Bestellung für diesen Artikel erfassen. Durch die Funktion der Mindestbestellmenge und Einkaufslosgröße je Lieferant ist dies in KUMAVISION trade365 gelöst.

Grundsätzlich gilt, dass wenn mit Mindestbestellmenge, Einkaufslosgröße und Bestands-/Abnahmelosgröße gearbeitet wird, diese Größen in Abhängigkeit voneinander gepflegt werden müssen. Die Mindestbestellmenge muss immer ein Vielfaches der Einkaufslosgröße sein. Wird zusätzlich mit der Bestands-/ Abnahmelosgröße gearbeitet, muss diese der Einkaufslosgröße bzw. auch der Mindestlosgröße entsprechen.

Mindestbestellmenge#

Mit der Mindestbestellmenge wird im Artikel-/Lieferantenkatalog pro Lieferanten gesteuert, wie groß die kleinste zu bestellende Menge sein muss. Fordert der Lieferant z.B. eine Mindestabnahmemenge von 1.000 Stück, so wird hier 1.000 eingetragen.

Die Mindestbestellmenge hat keine Auswirkung auf die Bestellarbeitsblätter. Das Bestellarbeitsblatt wird über das Feld "min. Losgröße" gesteuert. Jedoch wird im Bestellarbeitsblatt geprüft, ob für diesen Lieferanten eine Mindestbestellmenge vorhanden ist, wenn:

• manuell das Feld "Menge" eingetragen wird.
• manuell die Kreditorennummer eingetragen wird.

Vom System wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben. Diese Meldung ist eine Warnmeldung, keine Abbruchmeldung. D.h. es kann eine kleinere Menge als die Mindestbestellmenge bestellt werden. Wird aus dem Bestellarbeitsblatt heraus die kleinere Menge bestellt, so erscheint kein weiterer Hinweis.

Die Prüfung auf die Mindestbestellmenge erfolgt auch beim manuellen Erfassen einer Bestellung. Hier wird geprüft, wenn

• Das Feld Menge eingetragen wird
• Das Feld Variantencode eingetragen wird (auch wenn der Artikel mit Variantenpflicht über das Matrix-Fenster eingetragen wird)
• Die Referenznummer eingetragen wird
• Die Einheit eingetragen wird.

Auch beim Abruf einer Bestellung aus einer Rahmenbestellung heraus wird auf die Mindestbestellmenge des Lieferanten geprüft.

Bestands- und Abnahmelosgröße#

Die Einkaufslosgröße entspricht dem Feld "Bestands-/Abnahmelosgröße" auf der Artikelkarte. Sie steuert die Einkaufslosgröße jedoch pro Lieferanten. Bei der Berechnung des Bestellarbeitsblatts hat sie keine Auswirkung. Dieser wird basierend auf das Standardfeld "min. Losgröße" berechnet. Die grundsätzliche Anwendung entspricht der Einstellung in der "Lager Einrichtung". Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Wird der Kreditor im Bestell-/Planungsarbeitblatt gewechselt und die Menge in der Arbeitsblattzeile passt nicht zu der Bestands- und Abnahmegröße, erhalten AnwenderInnen eine Meldung und können entscheiden ob auf- oder abgerundet werden soll. Wird anschließend für eine solche Arbeitsblattzeile eine Bestellung erstellt, wird empfohlen, dabei die Planungsflexibilität auf “keine” zu setzen, um auszuschließen, dass eine erneute Berechnung bei Überdeckung keine Änderung dieser Bestellung vorschlägt.

Wird eine Bestellung manuell erfasst, oder die Bestellarbeitsblattzeile im Feld "Menge" manuell geändert, so werden AnwenderInnen gefragt, ob auf die nächstgrößere Bestands- und Abnahmelosgröße auf- bzw. abgerundet werden soll.

Damit kann nur eine Menge, die ein Vielfaches der Bestands- und Abnahmelosgröße ist, erfasst und bestellt werden.

Bei der Erfassung eines Artikels mit Bestands- und Abnahmelosgröße in einer Rahmenbestellung erfolgt lediglich eine Hinweismeldung, dass die Menge nicht der Bestands- und Abnahmelosgröße entspricht. Jedoch bei dem Abruf der "Menge akt. Lieferung" aus einer Rahmenbestellung in eine Bestellung erfolgt wieder die Prüfung. Entspricht die "Menge akt. Lieferung" nicht einem Vielfachen der Bestands- und Abnahmelosgröße, so erfolgt ein Abbruch und die Bestellung kann nicht erstellt werden. Wird die "Menge akt. Lieferung" manuell eingetragen, so erscheint wieder das Fenster Runden auf Bestands- und Abnahmelosgröße und es kann auf- oder abgerundet werden.

Anzeige von Volumen und Gewicht pro Kreditor im Bestellarbeitsblatt und Planungsarbeitsblatt#

Für die bessere Planung des Einkaufs von Artikeln aus dem Bestell-/Planungsarbeitsblatt können Sie sich pro Kreditor das im Bestell-/Planungsarbeitsblatt geplante Gesamtvolumen und Gesamtgewicht anzeigen lassen.

Dazu wählen Sie eine Zeile im Bestell-/Planungsarbeitsblatt aus. Für den Lieferant, der in der Zeile hinterlegt werden die Werte ermittelt. Mit Klick auf "Volumen / Gewicht (Kreditor)" im Menüband errechnet das System über alle im Bestellarbeitsblatt befindlichen Zeilen das Volumen und das Nettogewicht der zu bestellenden Ware aus und zeigt die Werte an.

Statistik Liefertermintreue#

Die Liefertermintreue von Lieferanten kann ausgewertet werden. Wahlweise können die Daten "gewünschtes Wareneingangsdatum“, "zugesagtes Wareneingangsdatum“ oder "erwartetes Wareneingangsdatum“ als Basis für die Auswertung festgelegt werden. Die Einstellung, welches Datum ausgewertet werden soll, erfolgt in der "Kreditoren & Einkaufs Einrichtung“ auf dem Inforegister "KUMAVISION trade“.

Die Auswertungstabelle wird über den Aufruf "Liefertermintreue" direkt am jeweiligen Kreditor geöffnet. Die Tabelle zeigt die Anzahl der Lieferungen nach "Woche" oder "Tag" an (auswählbar).

Es kann ausgewählt werden, in welchen Zeithorizont die Lieferungen betrachtet werden sollen, also wieviel Abweichung in der Auswertung berücksichtigt werden soll.

Alle Lieferungen die nicht im Zeitraster liegen werden als vorher oder später angezeigt.

Bestellarbeitsblatt ohne Datumsbezug#

Das Bestellarbeitsblatt in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard berechnet die zu bestellenden Artikel auf Basis von Bedarfsverursacher und Bedarfsdecker immer zum richtigen Zeitpunkt (so spät als möglichst). Dies führt speziell bei Verschiebungen zu Stornierungsvorschlägen und Neubestellungen basierend auf dem korrekten Bedarfsdatum. Im Handel lässt sich der Vorschlag von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ mit strengem Datumsbezug oft nicht immer effektiv umsetzen.

Für Kunden, die einmal bestellte Ware nicht mehr umbestellen können und für deren Anforderungen im Einkauf es genügt, Warenbestellungen vorgeschlagen zu bekommen und nach auslösen der Bestellung einfach nur noch die bestellte Menge als Bedarfsdecker zu sehen, ohne Bezug auf Warenausgangs- und Wareneingangsdatenverschiebungen, gibt es daher in KUMAVISION trade365 eine Ergänzung im Bestellarbeitsblatt.

Im Bestellarbeitsblatt kann nun die "Vereinfachte Planberechnung“ über das Menüband aufgerufen und ausgeführt werden.

Berechnung der Bestellmengen mit der Vereinfachten Planberechnung#

Generell werden alle Bedarfsmengen summiert, ebenso wie alle Bedarfsdecker. Bedarfsverursacher der vereinfachten Planberechnung sind dieselben wie im normalen Bestellarbeitsblatt, also auch Minimalbestand und Sicherheitsbestand Meldungen.

Planungszeitraum ist dabei immer Startdatum bis Enddatum. Wenn in diesem Zeitraum der Gesamtbedarf größer ist als die Bedarfsdeckung, wird eine Bestellarbeitsblattzeile erstellt mit Bestelldatum = Arbeitsdatum.

Unterstützt werden die Wiederbeschaffungsverfahren:

• Auftrag
• Los-für-Los
• Feste Bestellmenge
• Auffüllen auf Maximalbestand

Wiederbeschaffungsparameter aus den Lagerhaltungsdaten haben Priorität vor den Wiederbeschaffungsparametern der Artikelkarte analog zum Standard-Bestellarbeitsblatt.

Zudem können für die Berechnung des Bestellarbeitsblatts offene (nicht freigegebene) Verkaufs- bzw. Einkaufsbelege sowie Umlagerungsaufträge ausgeschlossen werden.

Ablauf Vereinfachte Planberechnung#

Aufruf des Planlaufs wie oben beschrieben aus dem Bestellarbeitsblatt heraus. Daraufhin öffnet sich die Optionsseite, in der die gewünschten Planungsparameter eingetragen werden:

Register Optionen:

Im Register "Artikel“ können einzelne Artikel oder Artikelgruppen zur Planung analog der Standard-Planung gefiltert werden.

Beim Planen muss der Lagerortfilter immer gesetzt werden.

Als Ergebnis erhalten Sie ein gefülltes Bestellarbeitsblatt. Im Gegensatz zur Standardfunktion "Planung berechnen…" werden Sicherheitsbestände nicht als extra Zeile im Bestellarbeitsblatt eingefügt. Von hier aus kann, wie im Standard, entschieden werden, welche Vorschlagszeilen bestellt werden.

Nur freigegebene Verkaufsaufträge in der Planung im Bestellarbeitsblatt berücksichtigen#

Für einen effizienten Planungsdurchlauf bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard die Funktion "Planung berechnen". Diese ermöglicht die Bestimmung der Artikelbedarfe auf Grundlage der Dispositionsparameter und der aktuellen Auftragslage. Im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ gibt es jedoch keine Möglichkeit, ausschließlich auf freigegebene Aufträge zu filtern. Wenn Sie nur freigegebene Verkaufsaufträge in die Planung einbeziehen möchten, können Sie dies in KUMAVISION trade365 bei Funktionsaufruf in den Optionen durch die Auswahl "Nur freigegebene Aufträge berücksichtigen" vornehmen.

Mindestbestellwert und Frachtfreigrenzen im Einkauf#

Für den Großhandel ist eine Optimierung der Bestellkosten zwingend notwendig. In KUMAVISION trade365 ist es möglich, die Mindestbestellwerte und Frachtfreigrenzen der Lieferanten im Bestellprozess zu berücksichtigen.

Um einen Mindestbestellwert bzw. eine Frachtfreigrenze für Ihren Lieferanten zu definieren, rufen Sie sich die gewünschte Kreditorenkarte auf.

Tragen Sie auf dem Inforegister "Lieferung“ in den Feldern "Mindestbestellwert“ bzw. "Frachtfreigrenze“ die gewünschten Beträge ein. Die Angabe der beiden Felder beim Kreditor beziehen sich immer auf die Währung des Kreditors.

Die hier eingetragenen Werte werden in der Bestellstatistik und in den Bestell-/Planungsarbeitsblättern angezeigt, führen jedoch nicht zu einem Abbruch des Vorganges.

Bestellstatistik#

In einer Bestellung können Sie im Menüband über den Menüpunkt "Bestellung“ > "Statistik“ die Bestellstatistik einsehen.

Auf dem Inforegister "Kreditor“ sind die beiden Felder "Mindestbestellwert“ und "Frachtfreigrenze“ eingebunden. Somit lassen sich diese Informationen direkt im Prozess der Bestellungs-Erstellung einsehen.

Die Anzeige der beiden Felder "Mindestbestellwert“ und "Frachtfreigrenze“ in der Bestellstatistik auf dem Inforegister "Kreditor" geschieht immer in der Währung des Kreditors, unabhängig davon, welche Währung der Einkaufsbeleg ausweist.

Bestell- und Planungsarbeitsblatt#

Im Bestell-/Planungsarbeitsblatt werden unterhalb des Vorschlagsblatts Ihnen ebenfalls die Mindestbestellwerte und Frachtfreigrenzen (falls vorhanden) des Kreditors angezeigt.

Zusätzlich wird in diesem Bestell-/Planungsarbeitsblatt von dem jeweiligen Kreditor der bereits geplante Betrag im Feld "Kreditor Bestellwert" angezeigt.

Bei der Freigabe einer erfassten Bestellung werden die Werte gegen die Frachtfreigrenze und den Mindestbestellwert geprüft. Bei Unterschreitung wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Bei Freigabe einer Bestellung geschieht eine Prüfung des Bestellwertes gegenüber dem Mindestbestellwert nur dann, wenn die Währung der Bestellung gleich der Währung des Kreditors ist.

BenutzerInnen können an dieser Stelle entscheiden, ob trotzdem die Bestellung freigegeben werden soll.

Der Mindestbestellwert, der beim Kreditor hinterlegt ist, wird je nach Einstellung des Schalters "EK-Preise inkl. MwSt.“ mit dem Netto bzw. Bruttowert der Bestellzeilen verglichen. Ist dieser Schalter gesetzt, so wird mit dem Wert inkl. MwSt. der Bestellzeile abgeglichen und ermittelt, ob der Mindestbestellwert erreicht wird. Bei der Freigabe der Bestellung erfolgt deshalb auch nur dann eine Prüfung, wenn dieser Schalter bei der freizugebenden Bestellung gleich dem Schalter des Kreditors ist.

Beim Bestellarbeitsblatt werden die EK-Preise entsprechend aufgefasst. In der Bestellarbeitsblattzeile gibt es kein Feld "Zeilenbetrag". Hier wird der "Zeilenbetrag" addiert, der sich aus den Feldern "Menge", "EK-Preis" und "Zeilenrabatt %" ergeben würden. Im Fall von EK-Preis inkl. MwSt. = Ja wird pro Zeile der in einer Bestellung zu erwartende MwSt.-Betrag hinzuaddiert.

Wenn "Einkauf von Kreditor" und "Zahlung an Kreditor" voneinander abweichen, so wird für die Prüfung die Einstellungen des "Einkauf von Kreditor" berücksichtigt.

Infobox Artikel/Lieferanten Katalogpreise im Bestellarbeitsblatt#

Diese Infobox ermöglicht es Ihnen, die Einkaufspreise Ihrer Artikel auf einen Blick im Bestellarbeitsblatt zu vergleichen. Angezeigt werden stets die Preise der ausgewählten Artikelzeilen im Arbeitsblatt. Falls für einen Artikel keine Preise im System existieren, bleibt die Infobox leer. Neben den Einkaufspreisen zeigt die Infobox auch Informationen über Einkaufsrabatte sowie den Einstandspreis und den kalkulierten Einstandspreis des Artikels an.

Manuelles Zuordnen von Rahmenbestellung#

Wird manuell eine Bestellung erfasst, so können AnwenderInnen über die Zuordnung der Rahmenbestellungszeile in der Bestellung, auch die Konditionen der Rahmenbestellung übertragen. Dazu wird in der Einkaufszeile in der Spalte "Rahmenbestellnr."/"Rahmenbestellzeilennr." die betreffende Rahmenbestellnummer eingetragen. AnwenderInnen erhalten eine Abfrage, ob der Einkaufspreis und der prozentuale Zeilenrabatt aus der Rahmenbestellzeile übernommen werden soll.

Bei einer Bestätigung mit "Ja", werden die entsprechenden Konditionen übertragen. Bei Bestätigung mit "Nein" wird der Preis dieser Zeile so wie in der Bestellung beibehalten.

Zeitliche Limitierung von Rahmenbestellungen#

Rahmenbestellungen können zur standardmäßigen Limitierung der Menge durch KUMAVISION trade365 auch zeitlich limitiert werden. Eine zeitliche Limitierung wurde eingefügt, dass nach Ablauf der Gültigkeit, nicht weiter die Konditionen der Rahmenbestellung genutzt werden können.

In der der Rahmenbestellungskarte kann im Feld "Gültig bis“ die Gültigkeit der Rahmenbestellung erfasst werden. Wird das Feld nicht gefüllt, gilt die Rahmenbestellung als zeitlich unbegrenzt gültig.

Rahmenbestellung Restmenge#

In den Rahmenbestellungen ist im Standard ersichtlich, welche Restmenge noch geliefert werden muss. Was nicht direkt ersichtlich für den/die AnwenderIn ist, ist die Menge aus der Rahmenbestellung, die bereits in eine Bestellung abgerufen wurde, jedoch noch nicht geliefert wurde. Dazu wurden die Rahmenbestellzeilen um die Felder "Menge in Bestellung“ und "Restmenge abzüglich Bestellung“ erweitert.

Containerverwaltung#

Im Überseegeschäft wird in der Regel die bestellte Ware per Schiff oder Luftfracht in Containern angeliefert. Die angelieferten Container beinhalten oft diverse Teillieferungen aus mehreren Bestellungen. Die Abrechnung der Lieferanten erfolgt containerweise, da meist beim Verladen des Containers auf das Schiff, also bei Gefahrenübergang, die Zahlung fällig wird.

Die Zusammenstellung der einzelnen Teillieferungen nach Container erfolgt bei der Abwicklung des Geschäftsprozesses in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ mehrfach, z.B. beim Wareneingang an Bord, bei der Umlagerung auf das Zolllager, bei der Rechnungsstellung, bei der Verteilung der Zuschläge für Zoll- und Frachtgebühren. Um diese Vorgänge zu vereinfachen ist in KUMAVISION trade365 eine Containerverwaltung integriert.

Anlage von Containern#

Zunächst werden Container mit der Containernummer angelegt. Hierzu rufen Sie sich über die Anwendersuche die "Container“ auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie einen neuen Container mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren.

In der Liste der Container kann auf die Belege, in denen diese Containernummer verwendet wird, verzweigt werden. Container können in

• Bestellungen
• Wareneingängen
• Geb. Einkaufslieferungen
• Umlagerungsaufträgen verwendet werden.

Schiffstracking#

Mit dem "Schiffstracking" werden Ihre Lieferketten noch transparenter. Rufen Sie hierfür über die Anwendersuche die Seite “Schiffe” auf und legen dort das Schiff an mit welchem Ihr Container transportiert wird.

Öffnen Sie nun die “Container” und weisen Sie das Schiff über das Feld "Schiffscode" dem jeweiligen Container zu. Über die Funktion "Schiffstracking" im Menüband öffnet sich ein Fenster mit einer Karte und dem aktuellen Standort des Schiffes.

Container in Bestellungen#

Container können bereits in einer Bestellung auf Kopf- oder Zeilenebene zugeordnet werden. Diese Vorgehensweise vereinfacht das spätere Erstellen eines Wareneingangs, der aus unterschiedlichen Bestellungen besteht.

Um einen Container auf Kopfebene einer Bestellung zuzuordnen, rufen Sie sich zunächst die gewünschte Bestellung auf. Auf dem Inforegister "Allgemein“ haben Sie in dem Feld "Container Nr.“ die Möglichkeit, einen Container der Bestellung zuzuordnen.

Wird der Container bereits im Bestellkopf hinterlegt, so kann er automatisch auf alle Zeilen der Bestellung eingetragen werden, wenn die Abfrage mit Ja beantwortet wird. Diese Abfrage erscheint nur, wenn bereits Zeilen enthalten sind.

Bei der Erfassung der Zeilen wird automatisch die Container Nummer aus dem Kopf in die Zeilen übertragen. In den Bestellzeilen können die Container Nummern manuell geändert werden, wenn diese Ware in einem anderen Container verpackt wird.

Erwartetes Wareneingangsdatum setzen#

Da es in der Realität häufig vorkommt, das sich Lieferungen verzögern, haben Sie durch die Funktion “Erw. Wareneingangsdatum setzen” die Möglichkeit, das erwartete Wareneingangsdatum für Lieferungen eines Containers zu ändern. Durch diese Funktionalität müssen Sie das erwartete Wareneingangsdatum nur einmalig in der Container Übersicht ändern. Für sämtliche mit dem Container verknüpften Bestellzeilen und Umlagerungszeilen wird das erwartete Wareneingangsdatum automatisch angepasst.

Öffnen Sie hierfür die Liste der Container und wählen den entsprechenden Container aus. Im Menüband finden Sie die Funktion “Erw. Wareneingangsdatum setzen”. Es öffnet sich ein Fenster in welchem Sie das erwartete Wareneingangsdatum eintragen und mit "Ok" bestätigen können. Anschließend erhalten Sie die Rückmeldung, dass das erwartete Wareneingangsdatum geändert wurde.

Wareneingang für Container erstellen#

Manuelle Zuordnung#

Wird die Container Nummer in einer Bestellung noch nicht gepflegt, so kann sie über den Wareneingang zugeordnet werden. Dazu wird ein Wareneingang erstellt, im Kopf die Container Nummer eingetragen und über die verfügbaren Funktionen Herkunftsbeleg oder Herkunftsbelegzeilen holen die Bestellzeilen abgerufen.

Die Containernummer aus dem Kopf wird dabei automatisch in die Zeilen übertragen. Beim Buchen des Wareneingangs, wird die Containernummer auf Zeilenebene mit in die gebuchten Lieferzeilen übertragen und steht damit der weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Container in einen Wareneingang Abrufen#

Alternativ zur manuellen Zuordnung, kann durch die Pflege der Container Nummer in den Bestellzeilen oder Bestellkopf auf diese gefiltert werden beim Ausführen der Funktion Herkunftsbeleg oder –zeilen holen.

Umlagerungsauftrag für Container erstellen#

Um den Umlagerungsauftrag vom Lager am Hafen in das Zoll Lager oder auch das endgültige Lager zu erstellen kann der notwendige Umlagerungsauftrag für die Funktion Umlagerungsauftrag erstellen in der Container Liste erstellt werden.

Zunächst öffnet sich eine Seite, in der beide Lagerorte (der Abgangs- und der Eingangslagerort) sowie der Transitlagerort für diese Umlagerung angegeben werden. Mit Klick auf OK wird der Umlagerungsauftrag erstellt.

Dieser kann über den Lookup auf die Anzahl Umlagerungsauftragszeilen aufgerufen werden.

Die externe Belegnummer aus dem Container wird übertragen und alle gebuchten Wareneingänge auf das Abgangslager mit dieser Containernummer werden in den Umlagerungsauftragszeilen übertragen.

Beim Verbuchen der Umlagerung wird die Containernummer in die jeweiligen gebuchten Belege übertragen.

Alternativ kann der Umlagerungsauftrag auch manuell erstellt werden und über die Funktion Container holen werden alle Einkaufslieferungs-Buchungen dieser Container Nummer abgerufen.

Alternativ zur Containernummer kann auch die Bestellnummer oder die Kreditoren Lieferscheinnummer zum Abruf der Container verwendet werden.

Container in Einkaufsrechnungen abrufen#

Um Lieferungen aus einem Container in eine Einkaufsrechnung des Lieferanten abzurufen, wird eine neue Einkaufsrechnung erstellt und über die Funktion Wareneingangszeilen holen auf die gebuchten Lieferungen verzweigt. Hier kann dann auf die Container Nummer abgefiltert werden.

Zu-/Abschlagszuweisung für Container#

Wird im Nachgang eine Zoll Rechnung oder eine Frachtrechnung gebucht, deren Kosten auf die Lieferung aus einem Container verteilt werden sollen, so kann bei der Zu-/Abschlagszuweisung ebenfalls auf die Container Nummer gefiltert werden.

Kreditoren Lieferschein Nr. in Lieferzeilen#

Zur besseren Verwaltung von Einkaufslieferungen wurden die Einkaufslieferzeilen um das Feld "Kred.-Lieferungsnr.“ erweitert. Wird eine Lieferung im Wareneingang durchgebucht, so wird die "Kred.-Lieferungsnr." aus dem entsprechenden Feld im Bestellkopf bzw. Wareneingangskopf in die gebuchte Lieferung auf Zeilenebene übertragen.

Die "Kred.-Lieferungsnummer" steht ebenfalls beim Abruf von Wareneingangszeilen in den Einkaufsrechnungen zur Verfügung, so dass die Zuordnung der Kreditoren Lieferung zu einer Kreditoren Rechnung vereinfacht ist.

Reichweitenplanung#

Die klassische Mindestbestands-Disposition ist in den meisten Fällen dem Handelskunden ausreichend. Allerdings ist es aufgrund der meist sehr großen Artikelstämme fast unmöglich eine permanente Pflege dieses Dispo-Parameters durchzuführen. Die Funktionalität Reichweitenplanung berechnet für einen definierten Zeitraum den Durchschnittsverbrauch pro Tag. Dieser Wert multipliziert mit der Beschaffungszeit wird dann als Mindestbestand für den Artikel neu vorgeschlagen. D.h. auf einen ansteigenden oder rückläufigen Absatz von Artikeln wird "automatisch" in der Dispo eingegangen.

Voraussetzung dabei ist, dass dem Artikel ein sogenanntes Gewichtungsschema hinterlegt wird, in dem die Datumsformeln für die Bezugszeiträume mit prozentualer Gewichtung hinterlegt werden. Basis für die Berechnungen der Reichweitenplanung sind die Artikelposten mit der Postenart "Verkauf" und "Verbrauch".

Das Gewichtungsschema kann auf folgenden Ebenen und in dieser Priorisierung hinterlegt werden:

• Artikelkategorie
• Artikel
• Lagerhaltungsdaten

Einrichtung Gewichtsschema#

Das Gewichtsschema wird genutzt, um auf der Seite "Artikel" den gewichteten "Verbrauch" eines Artikels zu berechnen. Dabei verstehen wir unter dem "Verbrauch" des Artikels die Summe seiner Artikelposten der Postenart "Verkauf", "Montageverbrauch" oder der Postenart "Verbrauch" in der Produktion. Berechnet werden kann der Verbrauch des Artikels in unterschiedlichen Zeiträumen, die in den Zeilen des Gewichtsschemas definiert werden. Es können variable Zeiträume (Datumsformel) oder auch feste Zeiträume (Festes Datum) definiert werden. Bei ersteren erfolgt die Angabe von Datumsformeln für den Beginn und das Ende eines Zeitraumes, bei letzterem erfolgt die Angabe von konkretem Startdatum und Enddatum. Die Gewichtung der einzelnen Zeiträume kann unterschiedlich pro Zeitraum sein. Die Angabe erfolgt im Feld "Gewichtung %". Die Summe des Feldes über alle Zeilen des Gewichtungsschemas muss 100 % ergeben.

Um ein neues Gewichtsschema anzulegen, rufen Sie sich die "Gewichtsschemata“ über die Anwendersuche auf. Über "Neu“ im Menüband können Sie ein neues Gewichtsschema mit Hilfe der u.a. Tabelle definieren:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Zeilen#

In den Zeilen des Schemas kann nun ein Zeitraum oder mehrere Zeiträume mit unterschiedlichen Gewichtungen eingegeben werden.

Zuordnung Gewichtsschema#

Das Gewichtungsschema kann auf folgenden Ebenen und in dieser Priorisierung hinterlegt werden:

• Artikelkategorie
• Artikel
• Lagerhaltungsdaten

Artikelkategorie#

Rufen Sie sich die Artikelkategorien über die Anwendersuche auf. In der gewünschten Artikelkategorie haben Sie über das Feld "Verbrauch Gewichtungsschemacode“ die Möglichkeit, das Gewichtsschema zu hinterlegen.

Artikel#

Rufen Sie sich die Artikel über die Anwendersuche auf. Auf der gewünschten Artikelkarte haben Sie auf dem Inforegister "Planung“ über das Feld "Verbrauch Gewichtungsschemacode“ die Möglichkeit, das Gewichtsschema zu hinterlegen.

Lagerhaltungsdaten#

In den Lagerhaltungsdaten des Artikels auf dem Inforegister "Planung“ über das Feld "Verbrauch Gewichtungsschemacode“ die Möglichkeit, das Gewichtsschema zu hinterlegen.

Ablauf Reichweitenplanung#

Die Reichweitenplanung erfolgt im Artikel Planungsparametervorschlag. Diesen können Sie über die Anwendersuche aufrufen. Der Planungsparametervorschlag ist ein Buchblatt. Sie können, wie bei anderen Buchblättern, beliebig viele Buchblattnamen für unterschiedliche Berechnungsläufe angelegt werden.

Im Buchblatt werden die Daten des Artikels mit oder ohne spezielle Angaben für Varianten oder Lagerorte dargestellt. Zum Berechnen dient der Report "Zeilen berechnen" im Menüband.

Die Berechnung durchläuft alle (ggf. durch den/die AnwenderIn abgefilterten) Artikel. AnwenderInnen haben die Möglichkeit, zunächst alle Daten in das Buchblatt zu übernehmen, diese dort zu bearbeiten und danach die überarbeiteten Daten in den Artikelstamm zu übertragen. Je nach Einstellung im Optionsteil des Reports werden pro Artikel ein oder mehrere Buchblattzeilen erstellt.

Es gilt folgende Logik zur Ermittlung der Daten beim Berechnen der Vorschlagszeilen des Buchblattes und dem dabei ermittelten Gewichtsschemas einer Buchblattzeile:

Priorität 1:
Existiert für den Artikel und den Angaben für den verwendeten Lagerortfilter und Artikelvariantenfilter der Buchblattzeile ein konkreter Datensatz aus den Lagerhaltungsdaten, so wird das den Lagerhaltungsschema zugeordnete Gewichtsschema ermittelt.

Existieren keine zutreffenden Lagerhaltungsdaten oder ist dort kein Gewichtungsschema zugeordnet, wird das dem Artikel zugeordnete Gewichtungsschema verwendet.

Die Ermittlung von Lagerhaltungsdaten kann also, sofern diese überhaupt existieren, nur erfolgreich sein, wenn der verwendete Lagerortfilter exakt den Code eines Lagerorts enthält und nicht etwa einen Filter mehrerer Lagerorte.

Gleiches gilt für die Artikelvarianten in Analogie.

Das Feld "Lagerhaltungsdaten vorhanden" des Buchblattes zeigt dieses auch an. Wird auf diese Weise bereits ein Gewichtsschema entweder aus dem Artikel oder aus den Lagerhaltungsdaten ermittelt, so wird dieses Gewichtsschema verwendet.

Priorität 2:
Wird beim Artikel oder den Lagerhaltungsdaten kein Gewichtungsschema zugeordnet, wird in nächster Stufe die Artikelkategorie geprüft, die ggf. dem Artikel zugeordnet ist.

Wurde auf diese Weise für eine konkrete Buchblattzeile kein Gewichtungsschema ermittelt, so wird die Buchblattzeile beim Füllen in das Buchblatt nicht eingefügt, weil für die Angaben der Buchblattzeile ohne Gewichtsschema keine Reichweite bestimmt werden kann.

Durch die Berechnung wird der "Kalkulierter Verbrauch pro Tag" über das Gewichtungsschema und den darin definierten Zeiträumen ermittelt. Unter Beachtung des "Bezugsdatums" (dieses stammt aus dem gleichnamigen Feld aus dem Optionsteil des Berechnungs-Reports) ergibt sich eine Reichweite (Datum) des ermittelten Lagerbestandes.

Die Berechnung des "Kalkulierten Verbrauches pro Tag" können sich AnwenderInnen auch detailliert zur Kontrolle anzeigen lassen. Sie klicken dazu entweder auf den Drilldown-Pfeil des Feldes selbst oder auf Button Zeile – Reichweitenberechnung im Menüband. Es erscheint ein entsprechendes Schema zur Darstellung.

Neben der Reichweiten Berechnung mit aktuellem Bestand und gewichtetem Verbrauch schlägt der Artikel Parametervorschlag auch basierend auf diesen Werten neue Planungsparameter vor. Diese sind editierbar, um ggf. manuell abweichende Daten einzupflegen. Zusätzlich werden die alten Planungsparameter, welche aus den Stammdaten übernommen worden sind, schreibgeschützt angezeigt.

Die Logik, wie sich die neuen Parameter aus den alten Parametern berechnen lautet:

• Der neue Sicherheitsbestand entspricht dem alten Sicherheitsbestand mit folgender Ausnahme:
  Für den Fall, dass der "Kalk. Verbrauch pro Tag" der Buchblattzeile <= 0 ist und der/die AnwenderIn im Optionsteil des Füllaufes den Schalter "Sicherheitsbestand bei 0-Verbrauch löschen" mit einem Häkchen versehen hat, so ergibt sich der Neue Sicherheitsbestand = 0

• Der neue Minimalbestand ist gleich dem neuen Sicherheitsbestand zzgl. dem Verbrauch, der sich aus dem "kalk. Verbrauch pro Tag" in der Zeitspanne Beschaffungszeit + Sicherheitszuschlag Beschaffungszeit ergibt.

• Der neue Maximalbestand ist gleich dem neuen Minimalbestand zzgl. dem Verbrauch, der sich aus dem "kalk. Verbrauch pro Tag" in der Zeitspanne Bestellzyklus ergibt.

Beim Füllen des Buchblattes besteht die Möglichkeit, nur solche Zeilen in das Buchblatt zu übernehmen, deren Werte sich in den vorgeschlagenen neuen Parametern von den Werten in den bestehenden Parametern unterscheiden. Dieses geschieht mit Hilfe des Schalters "Zeilen ohne Änderungen anzeigen" im Optionsteil Berechnungslaufes.

AnwenderInnen können, nachdem sie bei Bedarf die vorgeschlagenen neuen Parameter manuell angepasst haben, diese in die Stammdaten des Artikels oder der Lagerhaltungsdaten übernehmen. Dazu stehen zwei Funktionen "Änderungen in Artikel übernehmen…“ und "Änderungen in Lagerhaltungsdaten übernehmen…“ zur Verfügung, welche sich auf die zuvor im Buchblatt markierten Zeilen auswirken.

Abverkaufvorschlag#

Mit derselben Logik wie für die Reichweitenplanung und denselben Voraussetzungen bezüglich des Gewichtungsschemas lässt sich das Buchblatt "Artikel Abverkaufvorschlag“ füllen. Den "Artikel Abverkaufvorschlag" können Sie über die Anwendersuche aufrufen.

Das Buchblatt "Artikel Abverkaufvorschlag" enthält den Einstandspreis und den Verkaufspreis des Artikels sowie den Deckungsbeitrag. Die Anwendung füllt diese durch die Berechnung mit den entsprechenden Feldern des Artikels bzw. der Lagerhaltungsdaten (nur Einstandspreis). Auch hier werden die bisher in den Stammdaten enthaltenen Werte in schreibgeschützten alten Feldern des Buchblattes, den editierbaren Werten in den neuen Feldern gegenübergestellt.

Über die Funktion "Zeilen berechnen" befüllen Sie den Artikel Abverkaufsvorschlag. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Entsprechend der eingestellten Filter im Bereich "Filter: Artikel" werden die Daten berechnet

Die Vorschläge der Werte der neuen Felder werden durch die Berechnung stets gleich den Werten der alten Felder gesetzt. AnwenderInnen können diese manuell abändern.

AnwenderInnen können per Funktion die Werte der markierten Zeilen in eine Kampagne übergeben. Diese Kampagne wird dabei neu angelegt und die "Neuen Preise" aus den markierten Zeilen werden als VK-Preise zu dieser Kampagne errichtet. Dies geschieht über den Funktionsaufruf "Verkaufskampagne errichten“ im Menüband.

Katalogartikelerweiterung BMEcat#

Während der aktive Artikelstamm eines typischen Großhandelsunternehmens grundsätzlich ca. 40 – 50.000 Artikel enthält, können prinzipiell mehrere 100.000 Artikel geliefert werden. Diese Differenz resultiert aus der Tatsache, dass ein Unternehmen alle Artikel der entsprechenden Partnerunternehmen beschaffen kann. Aus performanceseitigen Gesichtspunkten sowie aus dem Bereich der Datenpflege heraus, macht eine direkte Übernahme der Artikeldaten der Lieferanten in den Artikelstamm des Unternehmens keinen Sinn. Aus diesem Grund wird hierfür der Bereich der Katalogverwaltung genutzt. Katalogartikel sollen in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard den so genannten "Schattenartikelstamm", also alle Artikel, die rein prinzipiell geliefert werden könnten, bislang aber noch nie bewegt wurden, abbilden.

Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard bietet die Möglichkeit, Artikelkataloge von Lieferanten über eine Standardschnittstelle in die Katalogartikel einzulesen.

Für Großhändler ist es jedoch notwendig, nicht nur neue Artikel einzulesen, sondern auch per Einlesung Änderungen der Stammdaten der Artikel vorzunehmen bzw. Informationen zu erhalten, welche Artikel z.B. im Preis vom Lieferanten geändert wurden und sich bereits in “aktiven” Artikelstamm befinden. Dies ist möglich für die Schnittstelle BMEcat.

Grundsätzlicher Ablauf:
Es wird zunächst über eine Importliste aus den Eingangsdateien eingelesen (inkl. Mapping), dabei werden z.B. auch Artikel, die sich geändert haben, gesondert markiert.

Zusätzlich steht ein Importvorschlag zur Verfügung, der gewisse Vorgaben und Möglichkeiten für die Einlesung bietet. Aus der Importliste wird im nächsten Schritt in den Katalogartikelstamm importiert, und abhängig von der Importvorlage werden direkt die aktiven Artikel aktualisiert.

trade365 Katalogartikel Einrichtung#

Um die notwendigen Einrichtungen vorab zu definieren, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "trade365 Katalogartikel Einrichtung“ auf.

Generell müssen Sie die Verwendung der erweiterten Katalogartikeln der Branchenlösung KUMAVISION trade aktiviert werden. Bitte starten Sie die Anwendung nach der Aktivierung neu.

Nachfolgend werden Ihnen die Einrichtungsfelder näher erläutert:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Nummerierung#

Inforegister Vorlagen#

trade365 Katalogartikel Schnittstellen#

Über die Seite "trade365 Katalogartikel Schnittstellen" werden die verschiedenen Importformate definiert. Der Aufruf erfolgt über die Anwendersuche "trade365 Katalogartikel Schnittstellen“. Im Standard der Branchenlösung wird eine BMECat-Schnittstelle mit ausgeliefert.

Zu den frei hinterlegbaren Codes und Beschreibungen werden Business Central-Objekte über die Felder "Objektart" und "Objekt ID" zugeordnet, die für den Import der jeweiligen Daten sorgen. Hierdurch können ggf. individuelle Schnittstellen an dieser Stelle eingebunden werden.

In KUMAVISION trade365 ist standardmäßig der "Report 5157138" für den BMEcat-Import enthalten. Alternative Objekte könnten z.B. Excel-Dateien, CSV- oder sonstig separierte Dateien, XML-basierte Formate sowie Datanorm, Eldanorm oder Eigenformate verarbeiten, diese Schnittstellen sind nicht im Lieferumfang enthalten.

trade365 Katalogartikel Kataloge#

Zu jeder Katalogartikel Schnittstelle können verschiedene Kataloge hinterlegt werden. Die Kataloge dienen der Kenntlichmachung der importierten Daten und werden mit dem Katalogartikel Import bzw. dem Katalogartikel gespeichert (Herkunft der Daten). Über die Kataloge können sowohl verschiedene Lieferanten benannt werden, die dieselbe Schnittstelle verwenden, als auch die Jahreskataloge für den Import hinterlegt werden.

Um verschiedene Kataloge einer Katalogartikel Schnittstelle zu hinterlegen, wählen Sie zunächst die gewünschte Schnittstelle aus. Über "Kataloge“ im Menüband können Sie die Kataloge definieren.

Datenvorlagen#

Jedem Katalogartikel Katalog kann ein Datenzuordnungscode hinterlegt werden. Über diesen Code wird das jeweilige Datenmapping benannt, das für den entsprechenden Import verwendet werden soll. Über die Katalogartikel Datenzuordnung können Feldwertersetzungen vorgenommen werden. So wird z.B. über einen Lieferantenkatalog für die Einheit "Stück“ der Wert "PCE“ übertragen.

Dieser kann über das Datenmapping in die in Ihrem System definierten Einheit umgesetzt werden. Das Mapping selbst erfolgt während des Importes.

Hinter den "Datenzuordnungscode" liegen die einzelnen Feldzuweisungen, für die, die Feldmappings definiert sind.

trade365 Katalogartikelerstellungsvorlage#

Über die "TRADE Katalogartikel Vorlagen“ können verschiedene Formate definiert werden, die für die Übernahme der Katalogartikel Importe in Katalogartikel verwendet werden. Somit kann z.B. eingerichtet werden, dass eine Erstellvorlage für die Anlage und Modifikation der Daten verwendet wird, wohingegen eine andere Vorlage lediglich für die Übernahme von Preisänderungen verwendet wird und keine Stammdaten ändert.

Folgende Einrichtungen können Sie in den Vorlagen vornehmen:

Inforegister Allgemein#

Inforegister Übertragung#

Wählen Sie über die folgenden Schalter aus, welche Daten ggf. in den Katalogartikelstamm und die Artikel übertragen werden sollen:

Im Bereich der Zeilen können Sie je Feld definieren, wie die Übertragung der einzelnen Felder erfolgen soll. Dabei können Sie auch z.B. fehlende Informationen durch Standardinformationen ergänzen.

Über Aktionen “Alle Felder einfügen” können Sie die folgenden Zeilen mit den zur Verfügung stehenden Feldern der Tabelle befüllen und anschließend gemäß der folgenden Beschreibung definieren.

trade365 Katalogartikel Artikelerstellungsvorlage#

Die "trade365 Katalogartikel Artikelerstellungsvorlage" unterscheidet sich von den "trade365 Katalogartikelerstellungsvorlage" darin, dass Sie hier die Einstellungen (analog der vorangehenden Beschreibung) definieren können, die bei der Erstellung von Artikeln in Verbindung mit der Übernahme aus dem Katalogartikelimport oder zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden sollen.

In diesem Abschnitt werden nur die Felder, die abweichend zur Katalogerstellungsvorlage vorhanden sind erläutert:

Inforegister Nummerierung#

Inforegister Sperrung#

Importieren eines Artikelkataloges im BMEcat-Format#

Um den Import durchzuführen, rufen Sie sich über die Anwendersuche die "trade365 Katalogartikel Importübersicht“ auf.

Über das Menüband "Aktionen“ > "importieren…“ haben Sie die Möglichkeit, einen entsprechenden Katalog auszuwählen und diesen zu importieren.

Anschließend erfolgt die Auswahl des Dateinamens für den Import und die Angabe eines Verzeichnisses für die MIME-Informationen (Bilder, Dokumente etc.).

Nun wird der Importlauf gestartet. Und die Artikel werden in die "Trade Katalogartikel Import Übersicht“ eingelesen.

In der Übersicht können Sie nun prüfen, welche Artikel durch den Katalog importiert wurden, dabei werden zunächst weder die Katalogartikel noch der Artikelstamm aktualisiert.

Durch die Filter im Kopf der "Trade Katalogartikel Importübersicht" besteht die Möglichkeit, sich einen besseren Überblick zu verschaffen. Dabei können Sie im Feld “Änderungen hervorheben” einstellen, dass Ihnen nur Datensätze und/oder Felder angezeigt werden, die eine Abweichung zu den bereits im System bestehenden Daten aufweisen.

Zur Übernahme der so eingelesenen Katalogartikel in den Katalogartikelstamm wird die Funktion "Katalogartikel Import übertragen“ im Menüband aufgerufen.

Es folgt die Auswahl der Importvorlage. Anschließend sind die Artikel im Katalogartikelstamm angelegt bzw. geändert und ggf. auch die Artikel im Artikelstamm aktualisiert.

Vergleichsreport und Vergleichsliste#

Um eine Übersicht über die geänderten oder neuen Artikel einer Einlesung zu erhalten, gibt es einen Vergleichsreport. Der Aufruf des Vergleichsreports "Vergleich drucken…“ erfolgt über das Menüband der Seite "trade365 Katalogartikel Importübersicht“.

Der Bericht läuft über alle Katalogartikel Import Einträge. Es können noch Filter bzw. Optionen gesetzt werden.

Im Katalogartikel Import Protokoll ("Menüband > Importprotokoll“) wird mitgeschrieben wer, wann was importiert hat.

Kalk.-Einstandspreis#

Im Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard stehen Ihnen Einkaufspreise und -rabatte zur Verfügung, die bei der Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Zusätzlich wird vom System der Einstandspreis auf Artikelbasis berechnet und mitgeführt, sowie für die Berechnung des Lagerwertes verwendet.

Dabei beinhaltet der Einstandspreis neben den direkten Beschaffungskosten ggf. auch Beschaffungsnebenkosten, die zusätzlich über Zu-/Abschläge gebucht wurden. Der Einstandspreis bezieht sich immer auf bereits gebuchte Vorgänge, er ist also von der Preisbetrachtung “rückwärtsgerichtet”.

Für Einkaufsentscheidungen - wo soll bestellt werden, was ist der tatsächliche Preis inkl. der Nebenkosten, bietet der Standard keine Unterstützung. KUMAVISION trade365 stellt Ihnen hierfür die Funktionalität des “Kalkulierten Einstandspreises” zur Verfügung.

Sie können div. Kalkulationsvorlagen definieren und Artikel-Lieferantenkombinationen zuweisen. Wahlweise kann die Berechnung des Kalk. Einstandspreise automatisiert oder manuell erfolgen und Ihnen stehen immer tagesaktuelle Werte für Beschaffungsentscheidungen zur Verfügung. Der kalkulierte Einstandspreis wird Ihnen immer in Mandantenwährung angezeigt. Der kalkulierte Einstandspreis wird nicht über Buchungen berechnet, sondern über die Stammdaten der Einkaufspreise und -rabatte und der Einträge aus den Kalkulationsvorlagen. Die Berechnung wird archiviert und Sie können jederzeit auf ältere Berechnungen detailliert zugreifen. Darüber hinaus steht Ihnen der Kalk. Einstandspreis im Verkauf als Grundlage für die Mindestdeckungsprüfung zur Verfügung.

Einrichtung#

Lager Einrichtung#

Um mit dem Kalkulatorischen Einstandspreis arbeiten zu können, müssen Sie diese Funktionalität zunächst aktivieren. Dazu rufen Sie über die Anwendersuche die “Lager Einrichtung” auf.

Auf dem Inforegister “KUMAVISION trade” aktivieren Sie den Schalter “Kalk. Einst.-Preis verwenden”. Erst nach der Aktivierung werden Ihnen die Felder auf der Artikelkarte und an div. weiteren Stellen im System angezeigt.

Im Feld “'Einstandspreis mit Kalk. Einst.-preis ersetzen” können Sie definieren, ob und wie der kalkulierte Einstandspreis für die "Mindest-DB-Prüfung im Verkauf“ verwendet werden soll, folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Kalk. Einst.-Preis Zu-/Abschlagsarten#

Die “Kalk. Einst.-Preis Zu-/Abschlagsarten” sind die Grundlage für die Kalkulationsvorlagen und bieten Ihnen die Möglichkeit, gleiche Auf-/Abschläge nur einmal anzulegen und in diversen Kalkulationsvorlagen zu verwenden.

Zusätzlich bieten Ihnen diese Zu-/Abschlagsarten die Möglichkeit, bei veränderten Bedingungen, an einer Stelle im System den Zu-/Abschlag zu ändern und diesen automatisiert in alle Kalkulationsvorlagen zu übertragen. Die nächste Berechnung erfolgt dann mit den neuen Werten der Zu-/Abschlagsarten.

Um die Zu-/Abschlagsarten einzurichten, rufen Sie über die Anwendersuche “Kalk. Einst.-Preis Zu-/Abschlagsarten” auf. Mit NEU / + legen Sie eine neue Zu-/Abschlagsart an.

Inforegister Allgemein#

Auf dem Inforegister Allgemein definieren Sie folgende Werte:

Inforegister Berechnung#

Definieren Sie auf dem Inforegister Berechnung, wie die Zu-/Abschlagsart sich auf die Kalkulation auswirken soll. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Automatische Berechnung des Kalk.-Einstandspreises#

Wenn Sie die Funktion des kalkulierten Einstandspreises in der "Lager Einrichtung“ aktivieren, erhalten Sie eine Abfrage, ob das System automatisch einen Aufgabenwarteschlangenposten erstellen soll. Wenn Sie diese Abfrage mit "JA" beantworten, sind alle Vorbereitungen getroffen, um den Kalk. Einstandspreis automatisch zu berechnen.

Rufen Sie anschließend die Aufgabenwarteschlangenposten auf, nehmen ggf. Änderungen an den Einstellungen vor, und aktivieren diesen Aufgabenwarteschlangenposten. Weiterführende Informationen finden Sie unter "Verwenden von Aufgabenwarteschlangen für die Aufgabenplanung".

Ad Hoc-Berechnung Kalk. Einstandspreis#

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, den kalkulierten Einstandspreis für eine größere Einkaufsmenge zu berechnen. Der Kalk. Einstandspreis auf der Artikelkarte bezieht sich immer auf die Basis Einheit und hat immer den Bezug zur Einkaufsmenge, die in der Kalkulationsvorlagenzuordnung hinterlegt wurde.

Wenn Sie den Kalk. Einstandspreis für eine abweichende Einkaufsmenge berechnen lassen möchten, rufen Sie über die Anwendersuche die "Einkaufspreiskalkulation“ auf.

Mit Hilfe dieser Berechnung können Sie auch Kalk. Einstandspreise prüfen, für die bisher keine Vorlagenzuordnung hinterlegt wurde. Füllen Sie dazu die Felder auf der Seite wie folgt aus:

Inforegister Allgemein#

Zur Berechnung wählen Sie anschließend über das Menüband die Funktion "Berechnen“ aus. Das System ermittelt nun den Kalk. Einstandspreis.

Im rechten Teil des Fensters wird Ihnen zusammengefasst das Ergebnis der Berechnung dargestellt. Hier zeigt das System neben dem Einstandspreis, den ermittelten Einkaufspreis und -rabatt an, sowie den Kalk. Einstandspreis.

Solange Sie dieses Fenster nicht verlassen, können Sie weitere Berechnungen durchführen. Diese Berechnungen können Sie in den folgenden Inforegistern direkt vergleichen. Bei Verlassen des Fensters werden diese temporär errechneten Daten wieder gelöscht.

Inforegister Kalkulationen#

Auf dem Inforegister "Kalkulationen“ werden Ihnen die unterschiedlichen Berechnungen angezeigt, diese können z.B. für verschiedene Kreditoren oder mit verschiedenen Mengen durchgeführt worden sein. Sie haben die Möglichkeit die Werte direkt zu vergleichen.

Inforegister Kalkulationsdetails#

Das Inforegister "Kalkulationsdetails“ zeigt Ihnen immer die detaillierte Berechnung die dem Eintrag auf dem Inforegister "Kalkulationen“ zugrunde liegt. D.h. es werden Ihnen neben den eigentlichen Preisfaktoren auch alle Zu- und Abschlagspositionen angezeigt, die aus der Kalkulationsvorlage berücksichtigt wurden.

Anzeige des Kalk.-Deckungsbeitrages#

Der kalkulierte Deckungsbeitrag ist eine Berechnung des erwarteten Deckungsbeitrags, auf Basis Verkaufspreis abzüglich Rabatts zu dem Kalk. Einstandspreis. Somit also eine Betrachtung, welcher DB erwirtschaftet wird, wenn die Ware heute neu beschafft werden muss und dadurch andere Grundlagen als beim Einstandspreis zum Tragen kommen.

Der kalkulierte Deckungsbeitrag wird Ihnen in % in den Verkaufsbelegen (Angebot, Auftrag, etc.) zum einen direkt in einem Feld in der Verkaufszeile angezeigt. Dieses Feld müssen Sie ggf. über "Personalisieren“ anzeigen.

Zusätzlich werden Ihnen der Kalk. Einstandspreis, Kalk. Einstandsbetrag sowie der Kalk. Deckungsbeitrag in Mandantenwährung und der Kalk. Deckungsbeitrag in % in der Infobox "VK-Zeile Deckungsbeitragsdetails“ angezeigt.

Prüfung, ob Artikel im Lieferantenkatalog enthalten ist#

Erfassen Sie in Einkaufsbelegen Artikel, die nicht im Lieferantenkatalog enthalten sind, erhalten Sie im Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Standard keine Hinweismeldung. Möchten Sie jedoch bei der Erfassung von Artikeln, die nicht im Lieferantenkatalog enthalten sind, eine Hinweismeldung erhalten, oder dies sogar verhindern, richten Sie Ihr System folgendermaßen ein:

Öffnen Sie über die Anwendersuche die “Kreditoren & Einkauf Einr.” und wählen auf dem Inforegister “KUMAVISION trade” im Feld “Meldung wenn Artikel nicht in Lieferantenkatalog” eine der folgenden Optionen aus:

Wareneingangsdaten in Kalenderwochen erfassen#

Im Handel wird der Einkauf von Waren häufig für spezifische Kalenderwochen getätigt. Innerhalb des Standards von Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ lassen sich Kalenderwochen mithilfe einer Datumsformel (z.B. M5 = Mittwoch KW 5) erfassen.

In KUMAVISION trade365 besteht die Möglichkeit, in den vorgesehenen Feldern für erwartetes Wareneingangsdatum, gewünschtes Wareneingangsdatum und zugesagtes Wareneingangsdatum die Kalenderwochen anzugeben. Die Kalenderwoche für das Wareneingangsdatum wird auf der Anfrage und der Bestellung angedruckt.

Einrichtung#

Um diese Funktionserweiterung nutzen zu können, öffnen Sie zunächst die "Kreditoren & Einkauf Einr." und aktivieren Sie den Schalter "Wareneingangstermine in Kalenderwochen anzeigen" auf dem Inforegister "KUMAVISION trade365".

Ist der Schalter aktiviert, erscheint der gleichlautende Schalter auf dem Inforegister "Lieferung" auf der Kreditorenkarte und kann dort aktiviert werden.

Verwendung im Prozess#

Die Erfassung der Kalenderwochen im Beleg ist in folgenden Formaten möglich:

• KW/JJJJ
• JJJJ/KW
• KWJJJJ
• KW
• KWJJ
• KW/JJ

Die ursprünglichen Datumsfelder berechnen sich auf den ersten Tag der erfassten Kalenderwoche.

Wie in der Einkaufsbestellung können auch in der Rahmenbestellung die Wareneingangdaten in Kalenderwochen erfasst werden.