Miete#

Das Mietmodul stellt eine Erweiterung des Standards für die Abwicklung von Mietgeschäften für Geräte und Maschinen dar. Vermietbare Geräte und Maschinen sind vollständig in den Servicebereich und die Anlagenbuchhaltung integriert. Neben der kaufmännischen Abwicklung der Vermietungen bietet dieser Bereich auch eine grafische Abbildung der Planung im Vermietungsbereich. Für den Bereich der Vermietung steht eine gesonderte Preisfindung zur Verfügung. Zu Maschinen und Geräten kann Zubehör definiert und ggf. mit vermietet werden. Die Abbildung obligatorischer Zuschläge, wie z.B. Versicherungen sind ebenfalls enthalten.

Einrichtung und Stammdaten#

Rollencenter#

In der Branchenlösung KUMAVISION trade365 gibt es ein eigens konzipiertes Rollencenter für die Mietabwicklung. Das Rollencenter finden Sie in den Einstellungen unter der Bezeichnung “Rental Manager”. Es beinhaltet für Sie alle für die Vermietung relevanten Informationen und Aktivitäten. In den verschiedenen Kacheln sind alle wichtigen Zahlen ersichtlich und der grafische Mietplaner kann ebenso von dieser Stelle aus aufgerufen werden.

Wenn das Rollencenter in den Einstellungen noch nicht aufgelistet ist, müssen Sie es einmalig aktivieren und hinzufügen. Weiterführende Informationen finden Sie hierzu in der Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Onlinehilfe Verwalten von Benutzern und Rollen .

Miete Einrichtung#

In der "Miete Einrichtung" werden die Grundeinrichtungen für das Modul vorgenommen. Im Rollencenter finden Sie die Einrichtung unter den "Aktionen>Einrichtung" oder Sie rufen die "Miete Einrichtung" über die Anwendersuche auf.

Inforegister Allgemein#

Inforegister Mietplaner#

An dieser Stelle bestimmen Sie die Farbeinstellung des grafischen Mietplaners. In der Farbwahl für die jeweiligen Auftragsarten sind Sie völlig frei.

Artikelkategorien#

Die Artikelkategorien werden hier zur Gruppierung und Kategorisierung der Mietgeräte verwendet. Die Planung und die Erstellung von Mietangeboten findet auf Basis von Artikelkategorien statt. Auch die Preisfindung der Miete basiert auf den Artikelkategorien.

Felder in den Artikelkategorien, die für die Miete verwendet werden:

Zusätzliche Mietzeilen Einrichtung#

Die zusätzlichen Mietzeilen sind eine Erfassungshilfe und damit ein Vorschlag, den Sie während der Erfassung in ein Angebot oder Auftrag noch abändern können.

In den zusätzlichen Mietzeilen stellen Sie ein, welche Artikel und Ressourcen bei der Erfassung eines Mietangebots oder -auftrags zusätzlich angezeigt werden sollen. Damit stellen Sie sicher, dass zum Beispiel eine Versicherung, ein zur Maschine benötigter Verkaufsartikel oder ein Monteur zum Aufbau miterfasst werden.

Die zusätzlichen Mietzeilen werden in Abhängigkeit von Artikelkategorien der jeweiligen Mietartikel eingerichtet. Es können Artikel, Sachkonten oder Ressourcen berücksichtigt werden.

Zusätzliche Mietzeilen erzeugen dabei immer eine eigene Auftragszeile und in der Regel auch einen Berechnungswert. Im Gegensatz zu Mietartikelkomponenten.

Mietpreise#

Über das Rollencenter rufen Sie im Aktionsbereich unter den Menüpunkt "Einrichtung" die Mietpreise auf. Mietpreise können Sie in Abhängigkeit von Artikelkategorie und Mietpreisgruppe anlegen. Die Mietpreisgruppe wird verwendet, um unterschiedliche Preise für z.B. Firmen und Privatkunden abbilden zu können.

Analog zu der Preisfindung im Verkaufsbereich können Sie:

• für Artikelkategorien Staffelpreise mit Mindestmengen vergeben

• Preise nach Mietpreisgruppen anlegen (z.B. Privatkunden und Firmenkunden)

• inkl. oder ohne MwSt. anzeigen lassen

• nach Verkaufsart unterscheiden, also nach Debitorenpreisgruppe oder Kampagne und sogar individuelle Preise für einzelne Kunden vergeben

• durch Start- und Enddatum Gültigkeiten steuern und die Preishistorie verfolgen

Ressourcen#

Ressource für die Abrechnung#

Für die Abrechnung der Miete müssen Sie mindestens eine Ressource anlegen. Diese richten Sie in den Standard-Ressourcen ein und schalten den Kenner "Abrechnungsressource" ein.

Wichtig ist, dass die Ressource in der Basiseinheit für Stunden angelegt wird und in den Ressourceneinheiten zusätzlich die Einheit für einen Tag hinzugefügt wird, damit die Umrechnungen zwischen Tagen und Stunden vom System korrekt durchgeführt werden kann.

Für den Fall, dass Sie Ihre Artikelkategorien in der Finanzbuchhaltung auf unterschiedliche Konten verbuchen möchten, können Sie mehrere Abrechnungsressourcen anlegen.

Welche Ressourcen für die Abrechnung herangezogen werden, definieren Sie in den Artikelkategorien.

Prozess: Zuordnen der Ressourcen

1. Rufen Sie die Artikelkategorien auf
2. Tragen Sie in die Spalte “Miet-Ressource Nr.” die entsprechende Ressource ein.

Damit ist es möglich für unterschiedliche Maschinen und Geräte auch unterschiedliche Sachkonten anzusprechen.

Ressource für die Versicherung#

Für die Berechnung von zusätzlichem Versicherungsschutz (z.B. Maschinenbruch, Diebstahl, etc.) wird eine Ressource “Versicherung” benötigt. Diese richten Sie in den Standard-Ressourcen ein und schalten den Kenner "Versicherungsressource" ein.

Erfolgt die Abrechnung der Versicherung einmalig pauschal, stellen Sie die Einheit auf Stück wird die Versicherung nach Tagen abgerechnet, stellen Sie die Basiseinheit auf die von Ihnen definierte Abrechnungseinheit für Tage.

Mietartikel#

Um Mietartikel anzulegen, rufen Sie die Mietartikel Übersicht auf und wählen Sie “Neu”.

Inforegister Allgemein#

Dazu vermietende Maschinen und Geräte grundsätzlich vorab eingekauft werden müssen, ist in der Regel bereits ein Artikelstammsatz vorhanden. Dieser kann als Vorlage für den neuen Mietartikel verwendet werden und vererbt die Artikelkategorien, sowie Bezeichnung und Suchbegriff.

Ein Mietartikel erhält bei der Neuanlage immer automatisch den Kenner "Mietartikel".

Inforegister Debitor#

An dieser Stelle sehen Sie den Debitor, für den z.B. Serviceaufträge nach Mietrücknahme angelegt werden. In der Regel ist das der Eigentümer der Maschine bzw. der Debitor, für den der Follow-Up Service angelegt wird.

Inforegister Kreditor#

Hier können Informationen zum Kreditor eingetragen werden.

Inforegister Detail#

Die Felder unter diesem Register sind Informationsfelder, die Sie für Ihre Übersicht pflegen können.

Übersicht über die Menüfunktionen#

In den Menüfunktionen finden Sie alle Informationen zu Ihrem Mietartikel, beispielsweise die zugehörigen Posten oder Protokolle und Verfügbarkeiten. Außerdem können hier auch Bilder abgelegt werden.

Betriebsstunden anzeigen#

Über den Menüpunkt "Betriebsstunden anzeigen" können Sie die aktuelle Anzahl der Betriebsstunden einsehen. Mit dem Buchen der Mietrücknahme im Mietauftrag wird das Feld aktualisiert. Außerdem kann an dieser Stelle historisch nachverfolgt werden, wenn der Zähler getauscht wurde.

Mietartikelkomponenten#

Mit diesem Aufruf gelangen Sie in eine Liste, in der die Komponenten erfasst werden können, die zu diesem Artikel gehören.

Mietartikelkapazität#

Um mit den Mietartikeln arbeiten zu können, müssen Sie wie bei Ressourcen Kapazitäten eintragen, gegen die Sie planen können. Diese Kapazitäten müssen Sie für jeden Mietartikel eintragen.

Damit wird auch die generelle Verfügbarkeit gesteuert. Wenn Sie eine neue Maschine in Betrieb nehmen, und diese schon in der Verfügbarkeit angezeigt werden soll, können Sie das mit dem Startdatum in der Verfügbarkeit steuern. Ebenso wenn Sie planen, eine Maschine auszulisten: In diesem Fall setzen Sie in der Kapazitätsplanung ein Enddatum.

Prozess: Mietartikelkapazität zuweisen

1. Klicken Sie im Rollencenter auf "Planung" und dann auf "Mietartikelkapazität" oder rufen Sie sich die "Mietartikelkapazität" über die Anwendersuche auf. Sie sehen eine Matrix mit den Mietartikeln und den zugehörigen Zeitspalten. Die Anzeige der Zeitangabe können Sie in den Matrixoptionen beliebig nach Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr, und Buchhaltungsperiode auswählen.
2. Wählen Sie nun die Zeile des Mietartikels aus, für den Sie die Kapazität eingeben möchten. Über die Zeilenfunktion "Planung > Kapazität festlegen" gelangen Sie in die Kapazitätskarte des Mietartikels.
3. Legen Sie Start und Enddatum fest.
4. Haben Sie Arbeitszeitvorlagen angelegt, können Sie diese hier verwenden.
5. Sie können für jeden Wochentag die entsprechenden Stunden eintragen.
6. Klicken Sie im Anschluss auf “Kapazität erstellen” und Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ füllt nun die Matrix mit den entsprechenden Kapazitäten.
7. Nun sehen Sie die Mietartikel in der Ansicht “Verfügbare Mietartikel”.

Ausgabe- und Prüfprotokolle einrichten#

Für die Mietabwicklung können Sie in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ Ausgabe- und Prüfprotokolle erstellen, die Sie dann bei Ausgabe und Rücknahme eines Mietartikels für die Dokumentation verwenden können.

Für weitere Informationen siehe auch unter Mietauftrag.

Prozess: Erstellung Prüf-Protokoll

1. Im Rollencenter finden Sie unter "Aktionen > Einrichtung > die Miet-Prüfprotokoll Einrichtung". Es erscheint eine Listenübersicht.
2. Mit “Neu” legen Sie ein neues Protokoll an.
3. Zuerst legen Sie Code und Beschreibung fest.
4. Anschließend bleiben Sie auf der Zeile und klicken im Menüband auf “Fragen bearbeiten” um die Fragen und Antworten zu erstellen.
   Art:
   Frage oder Antwort. Es muss zuerst eine Frage und dann eine Antwort folgen. Jede Frage kann mehrere Antwortzeilen haben. An dieser Stelle wird auch definiert, ob eine oder mehrere Antworten zugelassen werden.
   (Beispiel Tank: voll/halbvoll/leer, nur eine Antwort möglich)
   Beschreibung:
   Geben Sie hier den Text der Frage oder den Text der Antwort ein.

Miete Follow Up Service Einrichtung#

Die "Miete Follow Up Service Einrichtung" hilft Ihnen dabei, Verfügbarkeiten von Geräten besser planen zu können und die Qualität Ihrer Mietgeräte sicherzustellen. Außerdem könne Sie einrichten, dass Verbräuche oder Schäden bei der Schlussrechnung mit abgerechnet werden können, z.B. wenn das Gerät nicht vollgetankt wurde.

Dazu können Sie im Bereich Follow Up Service einrichten, was nach der Rückgabe der Mietgeräte noch an Servicezeit hinzukommt, beispielsweise für Reinigung oder Wartung der Geräte.

Es entsteht automatisch ein Serviceauftrag. Auf diesen Auftrag können Teile und Zeiten gebucht werden.

Mietabwicklung#

Mietangebot#

Sie können Mietangebote für Debitoren erstellen. Ein Mietangebot an einen Kontakt ist nicht möglich.

Angebote werden grundsätzlich auf der Ebene der Artikelkategorie erstellt, eine Zuordnung eines bestimmten Gerätes ist an dieser Stelle noch nicht notwendig.

Sollen die Mietangebote in der Planung der Kapazitäten berücksichtigt werden, müssen Sie einen bestimmten Mietartikel auswählen.

Der Haken für die Langzeitmiete darf nicht gesetzt werden. Dies ist erst im Auftrag wirksam. Sie können sich das Feld im Angebot mit der Personalisierungsfunktion ausblenden.

Belegtexte und alternative Adressen sind wie im Verkaufsbereich möglich.

Prozess: Mietangebot anlegen

1. Klicken Sie unter Aktionen auf "+Mietangebot" und erstellen Sie ein neues Mietangebot.
   Wählen Sie einen Debitor aus.
2. Wenn Sie mit Mietpreisgruppen arbeiten, müssen Sie diese im Angebot auswählen.
3. Erfassen Sie nun in den Zeilen die jeweilige Artikelkategorie, die angeboten werden soll. Weil der Artikelkategorie eine Abrechnungsressource zugeordnet ist, wird diese mit in die Zeile gezogen.
4. Als nächstes erfassen Sie Mietstart-Datum und Mietende-Datum. Da die Abrechnung tageweise erfolgt, wird die Mietstartzeit immer auf 00:00 Uhr gesetzt und die Mietende-Zeit auf 23:59 Uhr. Sollten Sie mit anderen Uhrzeiten planen, können die Zeit-Felder entsprechend abgeändert werden.
5. Optional öffnet sich im Anschluss das Fenster mit den zugehörigen Mietzeilen, falls für diese Artikelkategorie welche angelegt wurden. Wählen Sie die passenden Zeilen aus, setzen Sie den Haken "Übernehmen" und verlassen Sie das Fenster mit "OK".
6. Fügen Sie bei Bedarf weitere Zeilen hinzu. Dies können weitere Mietartikel, aber auch Verkaufsartikel oder Ressourcen sein.
7. Wenn Sie alle Mietartikel und zugehörigen Zeilen erfasst haben, können Sie das Angebot freigeben und wie jeden anderen Beleg, drucken und/oder versenden.

Ein Mietangebot können Sie im Falle einer Beauftragung direkt aus dem Angebot heraus in ein Auftrag überführen. Dazu führen Sie im Angebot die Funktion “Auftrag erstellen” aus.

Mietauftrag#

Mietauftrag anlegen#

Einen Mietauftrag können Sie von verschiedenen Stellen aus anlegen:

• Nutzen Sie in einem bestehenden Mietangebot die Funktion “Auftrag erstellen” und generieren damit einen Auftrag aus den Daten des Angebots. Alles, was im Angebot erfasst wurde, wird in den Auftrag übernommen und Sie können ihn dann ergänzen.
• Starten Sie direkt auf der Startseite Ihres Miet-Rollencenters über den Schnellzugriff und steigen Sie in einen neuen leeren Mietvertrag ein.
• Gehen Sie in die Mietauftragsübersicht und klicken Sie auf die Schaltfläche “Neu” und legen damit einen neuen leeren Mietauftrag an.

Generell gibt es im Mietauftrag die gleichen Felder und Funktionen, wie im Verkaufsauftrag. Zusätzlich gibt es noch einige zusätzliche spezifische Felder für die Miete.

Prozess: Mietauftrag anlegen

1. Erfassen Sie wie im Verkaufsauftrag Debitorenname oder -nummer und füllen Sie die restlichen Felder im Kopf des Auftrags entsprechend. Wie im Verkaufsauftrag werden die Felder auch gemäß den Einstellungen am Debitor gefüllt, wenn vorhanden.
2. Anschließend können Sie in den Zeilen erfassen.
3. Um einen bestimmten Mietartikel vermieten zu können, muss dieser über das Feld "Mietartikelnr." der Zeile erfasst werden. Im Lookup werden nur Mietartikel mit Verfügbarkeit und Kapazität für den eingegebenen Mietzeitraum angezeigt.
4. Haben Sie alle Mietartikel erfasst, geben Sie den Auftrag frei.

Langzeitmiete#

Mit der Langzeitmiete können Mietaufträge einfach und unkompliziert zu von Ihnen definierten Daten und Abrechnungszeiträumen periodisch abgerechnet werden.

Dazu müssen Sie die Felder für die Langzeitmiete im Kopf des Mietauftrags aktivieren. Wird der Haken gesetzt, sind auch die jeweiligen Datumsfelder editierbar. Dort tragen können Sie die gewünschten Abrechnungsperioden mittels Datumsformel eintragen.

Miet-Lieferung buchen#

Wenn der Mietartikel an den Kunden ausgegeben wird, müssen Sie eine Mietlieferung buchen. Die Mietlieferung buchen Sie direkt im Mietauftrag über die Zeilenfunktion "Mietlieferung" buchen.

Haben Sie dem Mietartikel Komponenten zugeordnet, so öffnet sich mit der Buchung ein Fenster mit den Mietartikelkomponenten, in dem Sie den Zustand und die Ausgabe der Komponenten dokumentieren können.

In den Bemerkungen erfassen Sie Informationen oder ggf. den Zustand der ausgegebenen Artikel, um diesen für die Rückgabe abzugleichen.

Nachdem die Mietlieferung für die Mietartikelzeile gebucht wurde, ist der Haken "Mietlieferung gebucht" in der Zeile automatisch gesetzt.

Als Kundenbeleg für die Ausgabe der gemieteten Maschine wird das Übergabe- / Rückgabeprotokoll verwendet. Der Druckaufruf befindet sich im Menüband im Register Aktionen.

Die weiteren Artikel, die Sie an den Kunden mit dem Mietauftrag ausgeben, werden über die Warenausgangs- oder Lagerkommissionierungs-Funktion geliefert. Auch die Ampelfunktion der Mietaufträge bezieht sich ausschließlich auf im Mietauftrag enthaltene Kaufartikel.

Miet-Unterbrechungen#

Unter Miet-Unterbrechungen versteht man Unterbrechungen, die ein Nutzen des gemieteten Artikels unmöglich machen, beispielsweise wenn MieterInnen durch besondere Umstände daran gehindert wurden, den Mietartikel zu nutzen oder auch, wenn der Mietartikel unverschuldet defekt war und eine Reparatur vor Ort nötig wurde. Um dies im Auftrag und damit in der abschließenden Rechnung dokumentieren zu können, gibt es die Funktion "Miet-Unterbrechung".

Die Kriterien, die für eine abrechnungsfreie Unterbrechung geltend gemacht werden können, werden von Ihnen als Vermieter definiert.

Die Miet-Unterbrechungs-Funktion wirkt sich ausschließlich auf die Mietgebühren aus, nicht auf die Berechnung der Versicherungstage. Zur Registrierung der Mietunterbrechung wählen Sie die Zeilenfunktion "Mietunterbrechung".

Die Verändert nicht den Mietzeitraum, deswegen bleibt das Datum gleich, es wird separat erfasst (Beispiel Bagger, Miete von März bis November, Winterwetter im April).

Prozess: Miet-Unterbrechung eintragen

1. Wählen Sie im Mietauftrag die Zeilenfunktion “Mietunterbrechung” aus.
2. Geben Sie im Fenster Mietunterbrechungen den Unterbrechungszeitraum ggf. mit genauer Uhrzeit ein.
3. Die Unterbrechungsmenge muss nach Eingabe des Unterbrechungszeitraums manuell eingetragen werden. Im Feld Bemerkung können Sie den Grund der Unterbrechung berücksichtigen.
4. Mit Klick auf OK öffnet sich die Abfrage, ob die Zeilen des Mietauftrags entsprechend korrigiert werden sollen.
5. Die Unterbrechungsmenge muss in der jeweiligen Einheit der Mietgebührenzeile berechnet werden. I.a. sind das Stunden.

Mit Bestätigung der Abfrage wird das Feld "Menge" der Mietgebührenzeile um die Unterbrechungsmenge reduziert.

Mietverlängerungen und Mietverkürzungen#

Kommt es zu einer Mietverlängerungen oder Kürzung des Mietzeitraums, muss das Enddatum verändert werden. Die zusätzlichen Mietzeilen müssen hinsichtlich der Versicherung nochmals mit der geänderten Mietdauer bestätigt werden.

Anlagenaktivierung#

Die Anlagenaktivierung dient dazu, Artikel aus dem Umlaufvermögen automatisiert in das Anlagevermögen zu überführen und als Mietartikel in die Anlage zu übernehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Maschinen/Geräte zuerst in Microsoft Dynamics 365 Business Central¹ gekauft wurden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie die Geräte in der Anlagenbuchhaltung anlegen und aktivieren und anschließend dem Mietartikel zuordnen.

Einrichtung für die automatische Anlagenaktivierung#

In der Anlageneinrichtung gibt es im Inforegister "KUMAVISION trade" den Bereich "Aktivierung Mietobjekte“.

Anlagenbuchungsgruppen#

In den Anlagenbuchungsgruppen muss ein Gegenkonto für die Anschaffung hinterlegt werden.

Das Gegenkonto wird benötigt, wenn für die Anlage das AfA-Buch mit FiBu-Integration gebucht wird und somit das Anlagen FiBu-Buch.-Blatt gefüllt wird.

Artikelkategorien#

Für den Mietartikel müssen in der Artikelkategorie folgende Felder gefüllt werden:

• AfA-Buchcode
• Anlagenbuchungsgruppe
• AfA-Methode
• Nutzungsdauer
• Anlagenklassencode
• Anlagensachgruppencode
• Zweites AfA-Buch (wenn zwei AfA-Bücher eingesetzt werden, ansonsten leer lassen)

Diese Felder werden für das Anlegen der Anlage und des Anlagen-AfABuchs benötigt.

Herkunftscodeeinrichtung#

In der Herkunftscodeeinrichtung kann auf dem Inforegister "KUMAVISION trade" in der Mietartikelaktivierung ein Herkunftscode eingetragen werden.

Ablauf Aktivierung von Mietartikeln#

Zur Aktivierung von Mietartikeln wählen Sie die Funktion "Mietartikel aktivieren" auf der entsprechenden Mietartikelkarte im Menüband.

Ausbuchung des Artikels aus dem Umlaufvermögen#

Im ersten Schritt überprüft das System, ob sich der Artikel im Umlaufvermögen befindet. Hierzu wird überprüft, ob es einen Artikelposten mit der Art "Einkauf" zu der angegebenen Seriennummer gibt.

Findet das System keinen entsprechenden Artikelposten, wird der Vorgang abgebrochen.

Wird ein Artikelposten gefunden, wird das eingerichtete Artikel-Buch.-Blatt gefüllt und ein Abgang des Artikels gebucht.

Anlagenkarte anlegen und Anlage buchen#

Nach Ausbuchung des Artikels wird eine Anlagenkarte und das (die) zugehörige(n) AfA-Buch angelegt.

Je nach Einstellungen im AfA-Buch wird ein Buch.-Blatt gefüllt und verbucht:

• MIT FiBu-Integration: Anlagen Fibu-Buch.-Blatt
• OHNE FiBu-Integration: Anlagen Buch.-Blatt

Wenn 2 AfA-Bücher hinterlegt werden, wird nur das Standard-AfA-Buch automatisch verbucht. Für weitere AfA-Bücher wird eine Anlage (FiBu-) Buch.-Blattzeile erstellt. Hier erscheint eine Meldung, dass eine Buch. Blattzeile angelegt wird, die manuell verbucht werden muss. (Im Standard wird für weitere AfA-Bücher immer nur das Buch.-Blatt gefüllt und nicht direkt durchgebucht.)

Daten in Mietartikelkarte schreiben#

Nach erfolgreicher Aktivierung der Anlage werden die Anlagedaten in die Mietartikelkarte übertragen: Der Mietartikel wird als "Aktiviert“ gekennzeichnet und die zugehörige Anlagennummer eingetragen. Die Infobox Serviceartikel Buchwert zeigt die Anlagennummer und deren aktuellen Buchwert.