Bestellanforderung (BANF)#
Allgemein#
Das Bestellanforderung (BANF)-Modul ermöglicht die effiziente Abbildung interner Freigabeprozesse für die Anforderung von Anlagen, Waren und Dienstleistungen. In einer Bestellanforderung können sowohl herkömmliche Anlagen, Artikel und Ressourcen verwendet als auch nicht bestandsgeführte Positionen als Pseudoartikel für Sachkonten erfasst werden. Genehmigende Personen werden automatisch per E-Mail über eine Freigabeanforderung informiert. Mit dem letzten Freigabeschritt einer Bestellanforderung wird automatisch eine Bestellung erstellt.
Hinweis
Die Bestellanforderung (BANF) ist ein Freischaltmodul, dessen Nutzung nur mit zusätzlicher Lizenzierung und Aktivierung möglich ist.
Einrichtung#
E-Mail-Konto#
Im Prozess der Bestellanforderung gibt es Genehmigungsabläufe, bei denen im System eingerichtete Personen per E-Mail benachrichtigt werden. Hierzu kann entweder, ein Standard E-Mail-Konto in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 angelegt werden oder ein spezifische für die Bestellanforderungen, von dessen die Benachrichtigungen versendet werden. Für das spezifische Konto können Sie über den Aufruf "Szenario zuweisen" das BANF-Szenario auswählen.
Bestellanforderung Einrichtung#
Die Bestellanforderung Einrichtung ist über die Anwendersuche aufrufbar. In der Bestellanforderung Einrichtung werden folgende Inhalte hinterlegt:
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standard Einkaufsbestellart | Die Bestellart für die Vorbelegung der Einkaufsbestellungen wird in diesem Feld ausgewählt. |
| Pflichtfeldprüfung | Dieses Feld de-/aktiviert die Pflichtfeldprüfungen für den Bestellanforderungskopf u. -zeilen. |
| Abteilung Code | Globaler Dimensionscode 1 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Anleitung anzeigen | Legt fest, ob bzw. wie die Anleitungen welche auf dem Inforegister "Anleitungen" oder in den "Bestellanforderung Genehmigungsabläufen" definiert wurden, in einer BANF angezeigt werden. Nicht anzeigen Die Anleitung wird nicht in einer BANF angezeigt. In Register anzeigen Die Anleitung wird im dafür vorgesehenen Inforegister in einer BANF angezeigt. In FactBox anzeigen Die Anleitung wird in einer dafür vorgesehenen Infobox in einer BANF angezeigt. |
| Abgelehnte Bestellanforderung archivieren | Gibt an, ob eine Bestellanforderung sofort nach Ablehnung archiviert werden soll. Die Bestellanforderung wird dann gelöscht. |
| Code für Besondere Hinweise | Gibt einen Code an, der verwendet wird, um Bemerkungen von Kreditoren, Artikeln und Ressourcen bei den Bestellanforderungen anzuzeigen. |
Inforegister Nummernserie#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummernserie | In diesem Feld wird die Nummernserie für die Anlage der Bestellanforderung verwaltet. |
Inforegister Anleitung#
Auf diesem Inforegister können Sie eine allgemeine Anleitung zur Erstellung einer BANF oder weitere Informationen hinterlegen, die in einer BANF angezeigt werden. Die Art der Anzeige (Inforegister oder Infobox) lässt sich über das Feld "Anleitung anzeigen" festlegen.
Hinweis
Eine in den "Bestellanforderung Genehmigungsabläufen" festgelegte Anleitung ersetzt diesen Text; es wird dann ausschließlich der Text aus dem Genehmigungsablauf in der BANF angezeigt.
Inforegister E-Mail-Benachrichtigung#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Benachrichtigung | Ist der Schalter aktiv, so ist die E-Mail-Benachrichtigung für die BANF aktiviert. |
| Ablehungsmail an | Hier kann ausgewählt werden, ob die Nachricht an den vorherigen Genehmiger, oder an alle am Prozess beteiligten Personen gehen soll. Bleibt das Feld leer, wird niemand benachrichtigt. |
| Textbaustein Freigabe | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow für die Freigabe stehen soll. |
| Textbaustein Abgelehnt | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow bei einer Ablehnung stehen soll. |
| Textbaustein Bestellung | Beinhaltet den Vorgabetext, der in der E-Mail der Benachrichtigung im Genehmigungsworkflow im Falle der Bestellung stehen soll. |
| Erinnerungsintervall | In dieses Feld wird das gewünschte Erinnerungsintervall eingetragen (z.B. 1T für einen Tag), in dem die für die Bearbeitung, Freigabe oder Ablehnung der BANF verantwortliche Person an ihre Aufgabe erinnert wird. |
Bestellanforderung Genehmigungsabläufe#
Die Genehmigungsabläufe für Bestellanforderungen legen fest, welche Freigabestufen erforderlich sind und wer diese ausführen darf. Die Festlegung von Genehmigungsgrenzwerten ermöglicht eine präzisere Abbildung der Freigabestruktur.
Um die Genehmigungsabläufe einzurichten, rufen Sie sich diese zunächst über die Anwendersuche auf.
Über "Neu" im Menüband kann in der Übersicht ein neuer Genehmigungsablauf hinzugefügt werden. Alternativ können bereits vorhandene Genehmigungsabläufe hier bearbeitet werden.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Hier wird ein Code für den entsprechenden Genehmigungsablauf vergeben. |
| Beschreibung | Eine möglichst selbsterklärende Beschreibung dient zur Identifizierung des jeweiligen Genehmigungsablaufs. |
| Abteilung Code | Globaler Dimensionscode 1 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Anzahl Genehmiger | Die Anzahl der Genehmigenden wird durch die im Ablauf hinterlegten Personen bestimmt. |
Inforegister Anleitung Bestellanforderung#
Auf diesem Inforegister haben Sie die Möglichkeit, spezifische Anleitungen oder weiterführende Informationen zum Genehmigungsablauf für die Erstellung einer BANF zu hinterlegen. Diese werden anschließend in jeder BANF angezeigt, bei der der entsprechende Ablauf ausgewählt wurde. Die Art der Darstellung – als Inforegister oder Infobox – kann über das Feld "Anleitung anzeigen" in der Bestellanforderung Einrichtung festgelegt werden.
Genehmiger#
Über "Genehmiger" im Menüband legen Sie alle Genehmigenden für den Ablauf fest. Die Auswahl erfolgt aus der Benutzer Einrichtung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Genehmiger-ID | Bestimmt den/die BenutzerIn aus der Benutzer Einrichtung, der/die am Genehmigungsprozess teilnehmen soll. |
| Name | Der Name wird aus der Benutzer Einrichtung des ausgewählten Benutzers vorbelegt. |
| Stufe | Legt die numerische Reihenfolge fest, in der die GenehmigerInnen benachrichtigt werden bzw. genehmigen sollen. Dabei können mehrere Personen in der gleichen Stufe enthalten sein. Sie werden dann gleichzeitig benachrichtigt. |
| Genehmigungsgrenzwert | GenehmigerInnen werden nur dann benachrichtigt, wenn der Betrag der Bestellanforderung im Prozess den hier hinterlegten Wert übersteigt. Hinweis Anlagen sind von den Genehmigungswertgrenzen ausgenommen und durchlaufen grundsätzlich alle Stufen des Genehmigungsprozesses. |
| Darf bearbeiten | Bestimmt, ob GenehmigerInnen den BANF Beleg bearbeiten dürfen. |
| Darf ablehnen | Bestimmt, ob GenehmigerInnen die Bestellanforderung ablehnen dürfen. |
| Benachrichtigen bei WG/Anlage | Ist dieses Feld aktiviert, wird der/die GenehmigerIn bei Bestellanforderungen, die in den Zeilen die Art "WG/Anlage“ verwenden, in jeden Fall benachrichtigt. |
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION project365 im Einsatz haben, so wird ein Genehmigungsablauf in der "Einrichtung Projekte" hinterlegt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Ursachencode#
Der Ursachencode ist verpflichtend anzugeben, wenn eine BANF abgelehnt wird, da er die Begründung für die Ablehnung liefert. Zur Definition der erforderlichen Ursachencodes rufen Sie sich diese über die Anwendersuche auf und legen die entsprechenden Codes unter Angabe eines eindeutigen Kürzels sowie einer aussagekräftigen Beschreibung an.
Genehmigungsbenutzereinrichtung#
Die Genehmigungsbenutzereinrichtung führt sämtliche Personen auf, die zur Erstellung oder Genehmigung von Bestellanforderungen berechtigt sind. BenutzerInnen, die zuvor als Genehmiger im Genehmigungsablauf hinterlegt wurden, werden automatisch in dieser Übersicht angezeigt. BenutzerInnen mit Berechtigung zur Erstellung einer BANF müssen über das Feld "Benutzer-ID" ausgewählt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer-ID | Gibt die Benutzer-ID an, die berechtigt ist, eine BANF zu erstellen oder – sofern sie im Genehmigungsprozess hinterlegt ist – eine BANF zu prüfen. |
| Zu jeder am Genehmigungsprozess beteiligten Person muss hier eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Es können stattdessen auch Sammeladressen verwendet werden. | |
| Genehmigungsadministrator | Nur ein Benutzer kann als Genehmigungsadministrator festgelegt werden, indem die entsprechende Checkbox aktiviert wird. Der Genehmigungsadministrator verfügt über alle Rechte zur Ausführung der BANF-Funktionen. |
| Genehmigungsablaufcode | An dieser Stelle kann ein passender Genehmigungsablauf hinterlegt werden. Ein Genehmigungsablauf muss spätestens im Beleg festgelegt werden, da ohne ihn keine Bestellanforderung möglich ist. Wird der Ablaufcode bereits in der Einrichtung hinterlegt, kann er bei Bedarf im Prozess angepasst werden, etwa bei unterschiedlichen Kostenstellen oder abweichenden Anforderungen. |
Hinweis
Die übrigen Felder auf dieser Seite stammen aus dem Microsoft Dynamics 365 Business Central1 Standard und stehen für die Bestellanforderung nicht zur Verfügung bzw. haben keine Relevanz.
Pseudo Artikel#
Es können über die Pseudo Artikelübersicht für den Prozess der Bestellanforderung beliebig viele Pseudo Artikel zu Sachkonten angelegt und verwaltet werden. Um zur Artikelkarte des Pseudo Artikels zu gelangen, rufen Sie sich die "Pseudo Artikelübersicht“ über die Anwendersuche auf.
Aus der Übersicht heraus können nun über "Neu" im Menüband Pseudo Artikel zu Sachkonten angelegt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Ist ein Pflichtfeld und muss ausgefüllt werden. |
| Beschreibung | Bezeichnung des Pseudo Artikels. |
| Beschreibung 2 | Eine weitere Zeile zur Bezeichnung des Pseudo Artikels. |
| Sachkonto | Es können hier nur die Sachkonten ausgewählt werden, die einkaufsseitig buchbar ("Direkt in Einkauf“ = Ja) sind. |
| Beschreibung Sachkonto | Zeigt die dem Sachkonto hinterlegte Beschreibung an. |
| Kreditorennr. | Hier kann ein bereits bestehender Kreditor ausgewählt werden. |
| Kred.-Artikelnr. | Die jeweilige Artikelnummer des Kreditors wird hier hinterlegt. |
| EK-Preis | Hier kann ein EK-Preis pro Einheit eingetragen werden. |
| Einheitencode | Definiert die Einkaufseinheit. |
| Abteilung Code | Gibt bei Bedarf den globalen Dimensionscode 1 an. (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Anzahl Textbausteine | Zeigt an, wie viele Textbausteine am Pseudo Artikel hinterlegt sind. Ein Klick auf die Zahl zeigt die Textbausteinübersicht an. |
Im Prozess der Bestellanforderung werden die Bestellanforderungszeilen mit den Informationen der Pseudo Artikelkarte vorbelegt.
Hinweis
Sollten Sie KUMAVISION project365 im Einsatz haben, so werden Pseudo Artikel derzeit im Projektbudget nicht unterstützt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Textbausteine#
Zusätzlich können pro Pseudo Artikel, Textbausteine hinterlegt werden, die in die Einkaufsbestellung übernommen werden. Dazu steht der Funktionsaufruf "Textbausteine“ im Menüband zur Verfügung. Im Anschluss kann über "Neu“ im Menüband ein neuer Textbaustein angelegt oder mit "Bearbeiten“ ein bereits bestehender Textbaustein bearbeitet werden.
Ein Textbaustein kann durch Hinterlegen eines Start- und Enddatums zeitlich begrenzt verwendet werden. Soll er automatisch in die Belege eingesteuert werden, muss im Feld "Verwendung in Belegtext“ die Option "Automatisch“ ausgewählt werden. Das Feld "Position in Belegtext“ bestimmt, ob der Textbaustein vor oder nach der Zeile gedruckt werden soll.
Hinweis
Die Textbausteine können nur in die Bestellung übernommen werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Einrichtung der Textbausteine.
Artikel Einkaufspreise#
Über "Einkaufspreise" im Menüband des Pseudo Artikels gibt es die Möglichkeit einer erweiterten Preispflege. Es können hier zeitgesteuert mit Start- und Enddatum gestaffelte Preise in Abhängigkeit von Mindestmengen hinterlegt werden, aber auch Preise und Preisstaffeln alternativer Lieferanten:
Werden hier Preissätze mehrerer bzw. alternativer Lieferanten hinterlegt, ist es ebenso möglich, die unterschiedlichen Kreditor Artikelnummern am Preissatz zu hinterlegen. Die Vorbelegung aus der Pseudo Artikelkarte in den Zeilen einer Bestellanforderung kann dann im Feld "Kreditorennr." mit diesen Werten überschrieben werden.
Bestellanforderungsprozess#
BANF erstellen#
Um eine neue BANF zu erstellen, rufen Sie sich die Bestellanforderungen über die Anwendersuche auf und klicken auf "Neu“ im Menüband um eine neue Bestellanforderung anzulegen.
Es öffnet sich daraufhin eine leere Bestellanforderung Karte.
Inforegister Allgemein#
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Das System zieht nach dem Auslösen der ENTER Taste automatisch die nächsthöhere Belegnummer. |
| Bestelldatum | Wird automatisch mit dem Tagesdatum vorbelegt. |
| Fälligkeitsdatum | Im Bestellprozess repräsentiert das Fälligkeitsdatum das gewünschte, das geplante und das erwartete Wareneingangsdatum. Es sollte daher ergänzt werden. |
| Genehmigungscode | Wird, wenn vorhanden, aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung vorbelegt. Ist dies nicht der Fall, muss hier zwingend ein Code hinterlegt werden. |
| Ursachen Code | Um die Funktion "Ablehnen“ ausführen zu können, muss zunächst ein Ursachencode ausgewählt werden. |
| Abteilung Code | Gibt bei Bedarf den globalen Dimensionscode 1 an. (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Abteilungen) |
| Kostenträger Code | Globaler Dimensionscode 2 (in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 sind dies in der Regel die Kostenträger Code) |
| Status | Zeigt den Belegstatus im Genehmigungsablauf an und wird automatisch im Prozess weitergeführt. Folgende Status sind möglich: • Offen • Warten auf Freigabe • Abgelehnt • Bestellung erstellen |
| Erstellt von | Wird durch den/die BenutzerIn vorbelegt, der die Bestellanforderung erstellt. |
| Erstellt am | Gibt das Datum und die Zeit der Belegerstellung wieder. |
| Korrigiert am | Gibt an, wann der Beleg zuletzt korrigiert wurde. |
| Korrigiert von | Gibt an, von wem der Beleg zuletzt korrigiert wurde. |
| Stufe | Die Nummer neben dem Feld zeigt an, wie weit der Vorgang im Freigabeprozess vorangeschritten ist. Ein Klick auf die blau eingefärbte Zahl zeigt die Reihenfolge der GenehmigerInnen an. |
| Bemerkungen | Zeigt durch einen Klick auf den Hyperlink an, welche Bemerkungen der Bestellanforderung hinterlegt wurden. Bemerkungen können über den gleichnamigen Aufruf im Menüband hinterlegt werden. |
| Gesamtbetrag Netto | Ist die Summe der in den Zeilen erfassten Einzelpositionswerte. |
Hinweis
Sofern der "Genehmigungscode“ nicht bereits aus der Genehmigungsbenutzereinrichtung vorbelegt wurde, muss er hier zwingend ausgewählt werden, da die BANF sonst wegen fehlender Freigabeprozesse nicht versendet werden kann. Der Genehmigungscode wird, wie unter Abschnitt Genehmigungsbenutzereinrichtung und Genehmigungsabläufe beschrieben, angelegt.
Inforegister BANF Zeilen#
In den BANF-Zeilen können nun die gewünschten Positionen der Bestellanforderung erfasst werden. Zugelassen sind alle Zeilen der Art: Sachkonto, Artikel, Ressource und WG/Anlage, wobei Artikel über ihre dispositiven Daten und den Bestellarbeitsblatt bestellt werden sollten. Ebenso ist es möglich, Pseudo Artikel auszuwählen. Wird eine Pseudo Artikelnummer in der Zeile eingetragen ohne vorherige Bestimmung der Art, ändert das System das Feld "Art" automatisch auf "Sachkonto" und gibt in dem Feld "Nr." die dem Pseudo Artikel hinterlegte Sachkontonummer vor.
Abschließend wird die Menge eingetragen. Das System ermittelt daraufhin den gültigen Einstandspreis zum Kreditor aus der Pseudo Artikelnummernkarte bzw. eine zu ihm hinterlegte Preisstaffel aus den Pseudo Artikel Einkaufspreisen (sofern hinterlegt). Gleiches gilt für Preise zu Zeilen mit der Art: Sachkonto, Artikel und WG/Anlage.
Wenn für alternative Lieferanten Preise hinterlegt sind, kann in der Bestellanforderung über das Feld "Kreditorennr." ein anderer Anbieter mit passendem Preis und Artikelnummer ausgewählt werden
Das Feld "BANF URL" erleichtert dem Einkäufer die Arbeit. Gibt der Anforderer einen Weblink an, kann der Einkäufer direkt per Klick auf "URL öffnen" alle Informationen und Konditionen zum Artikel online abrufen.
Nach Eingabe aller Informationen klicken Sie im Menüband auf "Absenden", um die Bestellanforderung an den ersten Genehmiger zu senden. Bestätigen Sie die Abfrage mit "Ja" zum Starten des Workflows oder wählen Sie "Nein" um ggf. nochmal Änderungen vorzunehmen.
Bei Korrekturen starten Sie den Genehmigungsablauf erneut über "Absenden" im Menüband und bestätigen Sie die erneute Abfrage mit "Ja". Wird der Genehmigungsgrenzwert (sofern eingerichtet) unterschritten, geht die Bestellanforderung direkt an die nächste Genehmigungsstufe. Die GenehmigerInnen erhalten eine E-Mail zur Freigabe der Anforderung.
Hinweis
Zum Versand der E-Mails im Genehmigungsablauf muss der SMTP-Server eingerichtet sein. Diese Einrichtung hängt von den technischen Gegebenheiten der Umgebung ab und sollte zuvor durch die IT-Abteilung des Unternehmens erfolgt sein.
BANF freigeben#
Über die Anwendersuche oder den Hyperlink in der E-Mail gelangen Sie direkt zur betreffenden Bestellanforderung. In der Übersicht erhalten Sie unmittelbar eine Statusanzeige der zur Freigabe vorliegenden BANF.
Sie können nun über "Freigeben" im Menüband den Genehmigungsablauf fortsetzen, so dass die Bestellanforderung an die GenehmigerInnen der nächsten Stufe zugesandt wird.
Dies geschieht so lange, bis die Bestellanforderung alle Genehmigungsstufen durchlaufen und in der letzten Stufe den Status "Bestellung erstellen" erreicht hat.
Ist ein/e GenehmigerIn aber entsprechend seiner Genehmigungsbenutzereinrichtung dazu berechtigt, kann er die BANF auch bearbeiten und/oder ablehnen. Weiterführende Informationen zur Ablehnung einer BANF siehe Abschnitt "BANF ablehnen".
BANF ablehnen#
Nach Erhalt der E-Mail-Benachrichtigung über die Bestellanforderung im Rahmen des Genehmigungsprozesses kann eine entsprechend befugte Person die Bestellanforderung auch ablehnen, beispielsweise wenn der Anforderer nicht zur Anforderung eines Wirtschafts- oder Anlageguts berechtigt ist.
Dazu geht die benachrichtigte Person über die Anwendersuche oder den Hyperlink in der E-Mail direkt zur betreffenden Bestellanforderung.
Um eine Bestellanforderung abzulehnen, ist zunächst die Angabe eines Ursachencodes im entsprechenden Feld erforderlich. Danach kann die Ablehnung der Bestellanforderung über die Funktion "Ablehnen" im Menüband durchgeführt werden.
Die Bestellanforderung erhält im Beleg daraufhin den Status "Abgelehnt", der Ersteller erhält eine E-Mail mit der Information, dass die Bestellanforderung abgelehnt worden ist.
Wenn der Schalter "Abgelehnte Bestellanforderung archivieren" in der Bestellanforderung Einrichtung aktiviert ist, wird die Bestellanforderung nach einer Ablehnung archiviert. Ist der Schalter deaktiviert, kann der Ersteller die BANF entweder erneut bearbeiten, um den Genehmigungsablauf wieder zu starten, oder sie stornieren.
BANF erneut absenden#
Hat der Anforderer alle entsprechenden Änderungen an der Bestellanforderung für eine erfolgreiche Freigabe vorgenommen, kann er durch erneutes Absenden den Genehmigungsablauf erneut starten.
Der Prozess wird analog zur Beschreibung in Abschnitt "BANF freigeben" weitergeführt.
BANF stornieren#
Ist die BANF begründet abgelehnt worden und kann durch den Anforderer nicht so verändert werden, dass eine Chance auf Freigabe besteht, kann diese über den Funktionsbutton "Stornieren" im Menüband beendet und archiviert werden.
Wird die darauffolgende Meldung des Systems mit "Ja“ bestätigt, wird die Bestellanforderung mit dem Status "Storniert" in Archivierte Bestellanforderungen verschoben.
Mit "Nein“ besteht die Möglichkeit, die Bestellanforderung noch einmal zu bearbeiten.
Bestellung erstellen#
Wurde die Bestellanforderung von allen GenehmigerInnen freigegeben und ist in der letzten Stufe der Status "Bestellung erstellen“ erreicht, geht der Einkäufer aus der Bestellanforderungen Übersicht in den Beleg und führt im Menüband die Funktion "Bestellung erstellen“ aus.
In Abhängigkeit der Anzahl unterschiedlicher in der BANF enthaltener Kreditoren wird nun eine oder mehrere Bestellungen erzeugt.
Der Ersteller der BANF erhält eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung.
Die Bestellungen enthalten unter anderem folgende Informationen aus dem Prozess der Bestellanforderung:
Im Kopf:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Einkaufsbestellart | STANDARD – bzw. je nach Vorbelegung in der Bestellanforderung Einrichtung. |
| Fälligkeitsdatum | Gibt das Fälligkeitsdatum aus der Bestellanforderung an. |
In den Zeilen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geplantes Wareneingangsdatum | Errechnet sich aus dem erwarteten Wareneingangsdatum. |
| Erwartetes Wareneingangsdatum | Fälligkeitsdatum der BANF. |
| Gewünschtes Wareneingangsdatum | Errechnet sich aus dem Erwartetes Wareneingangsdatum |
| BANF Nr. | Belegnummer der Bestellanforderung |
| Pseudo Artikelnr. | Nummer des Pseudo Artikels als "Sachkontenfilter“. |
| Bedarfsanforderer | Entspricht dem BANF Ersteller. |
| Abteilung Code Kostenträger Code |
Die Dimensionen werden aus der Bestellanforderung übergeben (nach Prios ergänzt oder geändert). |
In den Zeilenfunktionen - Belegtexte:
Hier können ggf. Vor- und/oder Nachtexte aus dem Pseudoartikel stehen
Bei Ausführung der Funktion "Bestellung erstellen…“ wird der Beleg der Bestellanforderung abgeschlossen und archiviert. Die aus der BANF erzeugte Bestellung stellt ab hier den üblichen Arbeitsvorrat eines Einkäufers dar.
Archivierte Bestellanforderungen#
Sobald ein Bestellanforderungsbeleg durch Auslösen der Funktion "Bestellung erstellen…“ den Status "Bestellt“ erlangt hat, wird der Beleg archiviert und die Bestellanforderungen Übersicht entsprechend aktualisiert. Neben der archivierten BANF werden zudem offene Bestellungen erzeugt.
Wenn eine Bestellanforderung durch Auslösen der Funktion "Stornieren" den Status "Storniert" erhält, wird der Bestellanforderungsbeleg ebenfalls archiviert, jedoch ohne eine Bestellung auszulösen. Die Übersicht der Bestellanforderungen wird gleichzeitig um die stornierte BANF bereinigt. Gleiches gilt wenn der Schalter "Abgelehnte Bestellanforderung archivieren" in der Bestellanforderung Einrichtung aktiviert ist, wird die Bestellanforderung nach einer Ablehnung ebenfalls archiviert.
Unabhängig davon, ob eine bewilligte, abgelehnte oder stornierte BANF archiviert wird, sind die archivierten Belege in den "Archivierten Bestellanforderungen“ zu finden.
Bestellanforderung Log#
Sämtliche Aktionen werden im Bestellanforderung Log mitgeschrieben.
Der Bestellanforderung Log kann ebenfalls von der unter Abschnitt Archivierte Bestellanforderungen beschriebenen Stelle aufgerufen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit, an mehreren Stellen im Prozess der Bestellanforderung über den Funktionsaufruf "Log Einträge“ im Reiter "Zugehörig“ des Menübandes alle bisher erfolgten Prozessschritte einzusehen:
Im Bestellanforderung Log sind sämtliche Änderungen dokumentiert, die sich aus dem Prozess ergeben.