Expense Management#
Die Expense Management Bridge App erweitert KUMAVISION project365 um zusätzliche Funktionen in Verbindung mit der Expense Management App von Continia. Diese Funktionen unterstützen die Umsetzung projektbezogener Prozesse und optimieren so das Reisekostenmanagement im Rahmen der Projektabwicklung.
Einrichtung#
Continia Expense Management verfügt über einen Einrichtungsassistenten, der die grundlegenden Einstellungen für die Reisekosteneinrichtung vornimmt und alle wichtigen Angaben bereitstellt. Den Assistenten können Sie über die "Expense Management Einrichtung" unter "Unterstütztes Setup" im Menüband öffnen.
Im Folgenden werden grundlegende Einrichtungen zu den Reisekosten in Verbindung mit KUMAVISION project365 beschrieben.
Arbeitspaketbezug#
Für die ordnungsgemäße Erfassung projektbezogener Reisekosten ist es erforderlich, die korrekte Projektstrukturplanzeile zu bebuchen. Das entsprechende Arbeitspaket zur Zuordnung der Reisekosten kann an zwei Stellen vorgegeben werden.
Belegarten
Das Arbeitspaket für reine Belege wird auf der Seite "Belegarten" zugeordnet. Zu diesem Zweck stehen zwei Felder zur Verfügung:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitspaket Code | Gibt das Arbeitspaket an, auf das die Kosten dieser Belegart gebucht werden sollen. |
| Arbeitspaket Beschreibung | Gibt die Beschreibung des Arbeitspakets aus dem Feld "Arbeitspaket Code" an. |
Expense Management Einrichtung
Die Zuordnung des Arbeitspakets für Fahrstrecken sowie Pauschalen (Übernachtungen / Verpflegungsmehraufwand) erfolgt in der "Expense Management Einrichtung".
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitspaket (Fahrstrecke) | Gibt das Arbeitspaket an, auf das die Kosten einer Fahrstrecke gebucht werden sollen. |
| Arbeitspaket Beschreibung (Fahrstrecke) | Gibt die Beschreibung des Arbeitspakets aus dem Feld "Arbeitspaket Code" an. |
| Arbeitspaket (Pauschale) | Gibt das Arbeitspaket an, auf das die Kosten einer Pauschale gebucht werden sollen. |
| Arbeitspaket Beschreibung (Pauschale) | Gibt die Beschreibung des Arbeitspakets aus dem Feld "Arbeitspaket Code" an. |
Leistende Ressource#
In einigen Unternehmen dürfen andere Personen, wie etwa SachbearbeiterInnen, die Reisekosten für MitarbeiterInnen erfassen, insbesondere wenn die Ausgaben über die Firmenkreditkarte laufen. Möchte man die Reisekosten bei der Buchung als "Leistungsressource" direkt den reisenden MitarbeiterInnen zuordnen, empfiehlt sich das folgende Vorgehen:
Erstellen Sie ein Feldtyp auf der gleichnamigen Seite mit folgenden Eigenschaften:
| Code | EFFICIENCY RES NO |
| Datentyp | Code |
| Herkunftstabelle | Ressource (156) |
Nachdem Sie das Feld angelegt haben, müssen Sie es auf der Seite "Konfigurierte Felder" in der Ansicht "Beleg" hinterlegen.
Zudem muss in der Expense Management Einrichtung der Feldtyp auf dem Inforegister "Benutzerdefinierte Felder" im Bereich "Beleg" hinterlegt werden.
Ab sofort können MitarbeiterInnen das Feld direkt in der App auswählen. Bleibt das Feld leer, wird beim ersten Abgleich mit Microsoft Dynamics 365 Business Central1 automatisch die Ressource eingetragen, die dem Benutzenden zugeordnet ist, der die Reisekosten erfasst hat.
Datenpflege im Personalcockpit#
Um die Verwaltung der Mitarbeitenden zu vereinfachen, lassen sich bestimmte Informationen, die für die Erfassung der Reisekosten benötigt werden, direkt im Personalcockpit hinterlegen. Im Folgenden werden die einzelnen Felder erklärt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Inforegister Basisdaten | |
| Continia Reisekosten Benutzer | Wird dieser Schalter aktiviert, richtet das System für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter eine Continia-Benutzereinrichtung ein und aktiviert dort den Schalter "Expense Benutzer". Diese Einstellung ist notwendig, damit MitarbeiterInnen Reisekosten erfassen können. |
| Kreditor erstellen | Die Aktivierung dieses Schalters ist ausschließlich erforderlich, sofern die Auszahlung der Reisekosten über den Kreditor erfolgt. |
| Inforegister Mitarbeiter | |
| Mitarbeiterbuchungsgruppe | Wenn der Schalter "Kreditor erstellen" deaktiviert ist, werden die Reisekosten direkt über die MitarbeiterInnen ausgezahlt. In diesem Fall muss das Feld "Mitarbeiterbuchungsgruppe" ausgefüllt werden, da es angibt, auf welches Sachkonto die Verbindlichkeiten gegenüber den MitarbeiterInnen gebucht werden. |
| Inforegister Reisekosten | |
| Dokumentensichtbarkeit einschränken | Wenn der Schalter aktiviert ist, haben MitarbeiterInnen ausschließlich Einsicht auf ihre eigenen Reisekostenabrechnungen. |
| Unbegrenztes Genehmigungslimit für Reisekosten | Wenn der Schalter eingeschaltet ist, können MitarbeiterInnen, welche als Genehmiger eingetragen sind, die Reisekosten anderer MitarbeiterInnen direkt freigeben. Sollte für Reisekosten kein Genehmigungsprozess bestehen, muss dieser Schalter ebenfalls bei den MitarbeiterInnen aktiviert werden. |
| Reisekosten Genehmiger ID | Hier wird die Person angegeben (zum Beispiel der Vorgesetzte), die die Reisekosten eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin freigeben muss. |
| Reisekostenniederlassung | Gibt den zugehörigen Standort eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an. Dies ist vor allem dann relevant, wenn es beispielsweise niederlassungsbezogene Reisekostenpauschalen gibt. |
| Firmenwagen-Kennzeichen | Falls Kennzeichen von Firmenfahrzeugen beispielsweise als Dimension in Microsoft Dynamics 365 Business Central1 erfasst werden sollen, kann das entsprechende Kennzeichen an dieser Stelle angegeben werden. In den "Konfigurierten Feldern" wird für den definierten Feldtyp (siehe Personalcockpit Einrichtung – Feld „Feldtyp Code Kennzeichen“) ein „Lookup Wert Zugriff“ mit dem gewünschten Wert hinterlegt. |
| Spesen Erinnerung | Der Erinnerungscode dient dazu, Benutzerinnen und Benutzern bei der Vervollständigung ihrer Belege zu unterstützen bzw. sie zu erinnern. |
| Spesen Benutzergruppe | Gibt die Spesen Benutzergruppe an (z.B. um Zuweisungen zu unterschiedlichen Mitarbeitergruppen durchzuführen). |
| Expense Management Anmeldetyp | Gibt an, wie sich MitarbeiterInnen im Web Portal bzw. in der Mobile App anmelden sollen. Die Anmeldung über "Microsoft365" wird empfohlen. |
| Mailadresse | Gibt an, welche Mailadresse für die Anmeldung verwendet wird. |
Im Menüband der Personalcockpit-Karte können Sie über "Fahrzeugzuweisung" einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter unterschiedliche Fahrzeugarten aus der Seite "Fahrzeugliste" zuweisen.
So können beispielsweise MitarbeiterInnen ohne Firmenfahrzeug die Option "Privatfahrzeug" zugewiesen werden. Abhängig von den zugeteilten Fahrzeugen können BenutzerInnen bei der Reisekostenerfassung und insbesondere bei der Eingabe einer Fahrstrecke ausschließlich dieser Fahrzeuge auswählen, welche ihnen zugewiesen wurden. Die Werte aus der Fahrzeugzuweisung werden in den "Konfigurierten Feldern" für den definierten Feldtyp (s. Personalcockpit Einrichtung – Feld „Feldtyp Code Fahrzeug“) als "Lookup Wert Zugriff" hinterlegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Benutzer-ID | Gibt den zugehörigen Benutzer für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter an, welche/r aktuell gepflegt wird. |
| Fahrzeug Code | Gibt an, welche Fahrzeuge von Mitarbeitenden bei der Erfassung einer Fahrstrecke verwendet werden dürfen. |
| Fahrzeug Beschreibung | Gibt die Beschreibung des Werts aus dem Feld "Fahrzeug Code" an. |
Personalcockpit Einrichtung#
Um im Personalcockpit für bestimmte Informationen eine allgemeine Vorgabe zu ermöglichen, wurden in der "Personalcockpit Einrichtung" spezielle Felder hinzugefügt, die dort vorab vorbelegt werden können.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitarbeiterbuchungsgruppe | Gibt an, auf welches Sachkonto die Verbindlichkeiten gegenüber den MitarbeiterInnen gebucht werden, falls diese nicht direkt über die MitarbeiterInnen ausgezahlt werden. |
| Dokumentensichtbarkeit einschränken | Wenn die Checkbox aktiviert ist, haben MitarbeiterInnen ausschließlich Einsicht auf ihre eigenen Reisekostenabrechnungen. |
| Unbegrenztes Genehmigungslimit für Reisekosten | Wenn die Checkbox aktiviert ist, können MitarbeiterInnen, welche als Genehmiger eingetragen sind, die Reisekosten anderer MitarbeiterInnen direkt freigeben. Falls für Reisekosten kein Genehmigungsprozess besteht, muss diese Checkbox ebenfalls bei den MitarbeiterInnen aktiviert werden. |
| Feldtyp Code Fahrzeug | Gibt den Feldtyp aus den konfigurierten Feldern an, für den die Fahrzeugzuweisung gilt. |
| Feldtyp Code Kennzeichen | Gibt den Feldtyp aus den konfigurierten Feldern an, für den das Firmenwagen Kennzeichen gilt. |
| Feldtyp Code Länder/Regionen | Gibt den Feldtyp an, der für die Pauschale als Abreiseland definiert wird. |
| Spesen Benutzergruppe | Gibt die Spesen Benutzergruppe an. Wenn es keine Unterscheidung hinsichtlich unterschiedlicher Mitarbeitergruppen gibt, wird empfohlen, immer eine Gruppe "MA" oder "STANDARD" (alle MitarbeiterInnen) anzulegen und diese vorzubelegen. |
| Spesen Erinnerung | Der Erinnerungscode dient dazu, BenutzerInnen bei der Vervollständigung ihrer Belege zu unterstützen bzw. sie zu erinnern. |
| Expense Management Anmeldetyp | Gibt an, wie sich MitarbeiterInnen im Web Portal bzw. in der Mobile App anmelden sollen. Die Anmeldung über "Microsoft365" wird empfohlen. |
| Mailadresse | Gibt an, welche Mailadresse für die Anmeldung verwendet wird. Nur bei "Microsoft365" kann alternativ zur Firmen-E-Mail auch die Authentifizierungsmail verwendet werden. |
| Kreditor Nrn.-Serie | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Präfix Kreditor | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Kreditorenbuchungsgruppe | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Zahlungsbedingungscode | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Zahlungsformcode | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Ausgleichsmethode | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe | Nur dann relevant, wenn die Reisekosten über den Kreditor ausbezahlt werden. |
| Reisekostenniederlassung | Gibt den zugehörigen Standort eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin an. Dies ist vor allem dann relevant, wenn es beispielsweise niederlassungsbezogene Reisekostenpauschalen gibt. |
Projektteamfilter#
Projektteamfilter, die innerhalb von Projekten verwendet werden, gelten grundsätzlich auch für die Erfassung von Reisekosten. Dies setzt voraus, dass in der Einrichtung Projekte der Schalter "Projektteamfilter bei Zeitbuchung" aktiviert wurde.
Ist der Schalter "Prüfe Projektteam bei Zeitbuchung" im Projekt aktiviert, wird für jedes Teammitglied mit aktivierter Checkbox "Zeitbuchung" ein Lookup-Zugriff für "Project No." erstellt. So können MitarbeiterInnen das Projekt über die Mobile App oder das Webportal auswählen.
Außerdem gibt es eine CodeUnit (CodeUnit 72616), die über einen Aufgabenwarteschlangenposten ausgeführt werden sollte, beispielsweise nachts. Dies ist besonders relevant, wenn nachträglich für Projekte der Schalter "Prüfe Projektteam bei Zeitbuchung" aktiviert wurde. Die CodeUnit sorgt dafür, dass die Lookup Wert Zugriffe anschließend aktualisiert werden.
Darüber hinaus verwaltet diese Codeunit die Zugriffsrechte für sämtliche Projekte, bei denen der Schalter "Prüfe Projektteam bei Zeitbuchung" deaktiviert ist. Für diese Projekte werden Lookup Wert Zugriffe für die definierte Spesen Benutzergruppe hinterlegt.
Reisekostenpauschale#
Wenn Reisekosten dem Debitor nicht nach Aufwand berechnet werden, sondern eine Pauschale vereinbart wird, wird dies über die Reisekostenpauschale abgebildet. In der Regel werden für die Reisekostenpauschale ein separates Arbeitspaket und eine eigene Projektstrukturplanzeile angelegt. Alle Bestandteile, die über die Reisekostenpauschale abgedeckt sind, werden auf die Abrechnungsart "ohne Berechnung" umgestellt. Das Arbeitspaket zur Reisekostenpauschale erhält die Abrechnungsart "RK-Pauschale".
Beispiel:
Spesen, Reisezeit und Kilometererfassungen werden pauschal abgerechnet; nur Einzelbelege werden nach tatsächlichem Aufwand berechnet.
In diesem Fall sind alle PSP-Zeilen der Reisekostenabrechnung auf "ohne Berechnung" gestellt, lediglich die PSP-Zeile für Einzelnachweise wird auf "Paketabrechnung" (eine Sonderform der Abrechnung nach Aufwand) gestellt. Die Zeile für die Pauschale wird als "RK-Pauschale" eingerichtet ist.
Bei der Buchung der Reisekosten wird pro Erfassungszeile geprüft, welche Abrechnungsart die zugehörige Projektstrukturplanzeile aufweist. Wenn eine Projektstrukturplanzeile die Abrechnungsart "ohne Berechnung" hat, wird der Projektposten auf "nicht fakturierbar" gesetzt. Sofern eine Projektstrukturplanzeile mit der Einrichtung "RK-Pauschale" existiert, wird im Zuge der Reisekostenbuchung ein Sonderprojektposten für die Reisekostenpauschale ohne Einstandspreis generiert. Dieser enthält den festgelegten Verkaufsbetrag zur späteren Abrechnung.
Verkaufspreise niederlassungsbezogene Reisekostenpauschale#
Die Reisekostenpauschale wird im Projekt über "Reisekostenpauschale" gepflegt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Reisekostenniederlassungscode | Gibt die Reisekostenniederlassung(en) an, für die eine Reisekostenpauschale vereinbart wurde. Wenn der Niederlassungscode nicht gefüllt wird, gilt die Pauschale allgemein bzw. für alle nicht abweichend definierten Reisekostenniederlassungen. |
| Reisekostenpauschale (Abrechnungswährung) | Gibt die Reisekostenpauschale (Verkaufsbetrag) in der Abrechnungswährung an. |
Projektabrechnung#
Änderung Arbeitspaket#
Die Verbuchung von Reisekosten erfolgt standardmäßig stets gemäß Einrichtung auf die jeweils geeignete Projektstrukturplanzeile, deren Status entweder "offen" oder "in Bearbeitung" ist. Sollte ein in den Belegarten oder der Expense Management Einrichtung definiertes Reisekosten-Arbeitspaket mehrfach im Projekt mit den genannten Status vorkommen, wird für die Buchung die zuerst gefundene Projektstrukturplanzeile verwendet.
Das Arbeitspaket kann bei Bedarf gezielt manuell in der Reisekostenabrechnung ausgewählt werden.
Abrechnung im Projekt#
Bei der Buchung von Reisekostenabrechnungen erfolgt die Verbuchung der Reisekosten auf entsprechenden Sachkonten, da das Continia Expense Management standardmäßig eine projektintegrierte Finanzbuchhaltung nutzt. Die daraus resultierenden Projektaufwandsposten werden ebenfalls den entsprechenden Sachkonten für Reisekosten zugeordnet.
Beim Erstellen eines Abrechnungsvorschlags wird mithilfe des Arbeitspakets in der Projektstrukturplanzeile die passende Abrechnungsressource ermittelt und für die Abrechnung herangezogen. So wird gewährleistet, dass der Erlös aus der Verkaufsbuchung nicht versehentlich auf das Aufwandskonto für Reisekosten gebucht wird.
- Der Projektposten der Art "Verbrauch" bleibt weiterhin ein Posten der Art "Sachkonto".
- Der Projektposten der Art "Verkauf" ist ein Posten der Art "Ressource".