Service Wareneingang#

Über den Service Wareneingang werden alle Wareneingänge gebucht, die im Rahmen eines technischen Service stattfinden.

Der Service Wareneingang ist in der Lage, jeden Artikel, unabhängig seiner Artikelverfolgung und ob dieser bereits dem System bekannt oder unbekannt ist, einzubuchen. Sendet ein Kunde diverse Artikel zur Reparatur zurück, können alle Artikel über einen Service Wareneingang erfasst werden.

Dabei wird zwischen einem unerwarteten (Artikel wird vom Debitor unangekündigt zugesendet) und erwarteten (Artikel wird vom Debitor vorab angekündigt und dann zugesendet) Service Wareneingang unterschieden.

Service Wareneingang Karte#

Inforegister Allgemein#

Inforegister Service Wareneingang#

Nach der Eingabe von Seriennummer, Chargennummer und/oder Artikelnummer öffnet sich automatisch eine Erfassungsmaske. Dabei prüft das System, ob die Nummer bekannt ist. Falls ja, werden die Felder automatisch vorbelegt. Im Service Wareneingang und im Serviceauftrag wird die Menge standardmäßig auf 1 gesetzt und kann nicht geändert werden. Soll z. B. dieselbe Chargennummer mehrfach repariert werden, erfassen Sie pro Stück eine separate Zeile.

Nach Bestätigung mit "OK" wird die Zeile automatisch in das Inforegister "Servicewareneingangszeilen" übernommen. Pro Servicewareneingangszeile können Sie einen abweichenden Lagerort und Lagerplatz hinterlegen.

Funktionen#

Zubehör#

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Zubehör" die Seite zur Erfassung des Zubehörs geöffnet werden. Für weitere Informationen siehe "Zubehörverwaltung".

Befundung#

Pro Servicewareneingangszeile kann über die Funktion "Befundungscode" die Seite zur Erfassung der Befundungen geöffnet werden. Somit können z.B. Transportschäden vermerkt werden. Die hinterlegten Befundungen werden mit Buchung des Service Wareneingangs in den Serviceauftrag übertragen. Für weitere Informationen siehe "Service Befundungsgruppen".

Service Information#

In der Servicewareneingangszeile können Sie für jeden Artikel individuelle Informationen hinterlegen, die für Debitor, Kreditor und/oder Lager relevant sind.

Unerwarteter Service Wareneingang#

Ein unerwarteter Service Wareneingang entsteht, wenn Kunden Reparaturartikel ohne vorherige Ankündigung an das Unternehmen zurücksenden. In diesem Fall nimmt der Lagermitarbeiter die Ware entgegen, erfasst den Service Wareneingang im System und bucht ihn. Dabei werden automatisch eine Verkaufsreklamation erstellt und gebucht sowie ein neuer Serviceauftrag generiert.

Um einen unerwarteten Service Wareneingang anzulegen, rufen Sie sich die Service Wareneingangsliste über die Anwendersuche auf. Über "Neu" im Menüband können Sie einen neuen Service Wareneingang erstellen. Sobald Sie im Feld "Nr." die Enter-Taste betätigen, wird automatisch eine fortlaufende aus der hinterlegten Nummernserie vergeben.

Grundlegende Dateneingabe#

Optional können Sie im Feld "Liefer an Code" aus den hinterlegten Lieferadressen des Kunden eine Adresse angeben. Das Buchungsdatum wird automatisch mit dem aktuellen Arbeitsdatum vorbelegt.

Sofern eingerichtet, ist die "Externe Belegnummer" eine Pflichtangabe. "Ihre Referenz" ist optional und kann bei Bedarf angegeben werden.

Die Felder "Lagerortcode" und "Lagerplatzcode" werden automatisch mit den Standardwerten aus der Service Einrichtung (Felder "Service Lagerortcode" und "Service Lagerplatzcode") befüllt. Die Felder können bei Bedarf manuell angepasst werden.

Im Feld "Debitor Markercode" kann ein Code aus der Debitorenkarte ausgewählt werden. Der Debitor Marker dient dazu, eine Station oder einen Bereich des Debitors zu hinterlegen.

Artikelerfassung#

Für die Artikelerfassung stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Direkte Eingabe der Seriennummer
• Direkte Eingabe der Chargennummer
• Direkte Eingabe der Artikelnummer
• Nutzung der Suchfunktion über die den Assist Button im jeweiligen Feld

Nach der Eingabe öffnet sich automatisch die Erfassungsmaske. Im Artikelstamm als notwendig markierte Felder sind editierbar und Pflichtfelder. Alle übrigen Felder sind nicht editierbar. Mit "OK" übernehmen Sie den Artikel in die Servicewareneingangszeilen.

Sobald ein Artikel in den Servicewareneingangszeilen erfasst wird, erstellt das System automatisch einen Call und hinterlegt die Call-Nr. im Servicewareneingangskopf.

In einem Service Wareneingang können Sie mehrere Artikel gleichzeitig erfassen – unabhängig von der jeweiligen Artikelverfolgung.

Die Mengenerfassung erfolgt dabei automatisiert - das System setzt standardmäßig die Vorgabemenge von 1 Stück.

Service Wareneingangszeilen#

In den Servicewareneingangszeilen können Sie einzelne Felder manuell anpassen, z. B. Lagerort- und Lagerplatzcode.

Der Debitor-Markercode wird aus dem Kopf in die Zeile übernommen und kann bei Bedarf je Zeile manuell angepasst werden.

Im Feld "Debitor Referenznr." können Sie manuell eine Nummer hinterlegen, z. B. die Positionsnummer des Reparaturlieferscheins, sodass diese in der Serviceartikelzeile abgebildet werden kann.

Zubehör#

In der Servicewareneingangszeile können Sie das mitgelieferte Zubehör zu jedem Artikel dokumentieren.

Wählen Sie dazu im Feld "Art" die Option "Artikel" und im Feld "Nr." die entsprechende Artikelnummer aus. Falls vorhanden, können Sie zusätzlich eine Serien- oder Chargennummer hinterlegen.

Die Zubehörerfassung dient ausschließlich der Information und hat keine buchhalterische Relevanz.

Die erfassten Informationen werden automatisch in den zugehörigen Serviceauftrag übernommen.

Befundung#

In der Servicewareneingangszeile können Sie für jeden Artikel individuelle Befundungscodes hinterlegen, um eine erste Fehlerbewertung zu dokumentieren.

Wählen Sie dazu zunächst die Befundungsgruppe und anschließend den oder die passenden Befundungscodes aus. Bei Bedarf können Sie pro Zeile über den HTML-Editor zusätzliche Texte erfassen.

Diese erfassten Informationen werden automatisch in den entsprechenden Serviceauftrag integriert.

Service Information#

In der Servicewareneingangszeile können Sie für jeden Artikel individuelle Informationen hinterlegen, die für Debitor, Kreditor und/oder Lager relevant sind.

Wählen Sie zunächst den Gruppencode und anschließend den oder die passenden Codes aus. Die Checkboxen "Debitor" und "Kreditor" kennzeichnen, ob die Information für den Debitor bzw. Kreditor relevant ist.

Ist die Checkbox "Lager" aktiviert, wird diese Zeile automatisch in den aus dem Serviceauftrag gesteuerten Warenausgang und Wareneingang übernommen.

Pro Zeile besteht die Möglichkeit, über den HTML-Editor weitere Texte hinzuzufügen.

Diese erfassten Informationen werden automatisch in den entsprechenden Serviceauftrag integriert.

Service Wareneingang buchen#

Um den Service für den Wareneingang zu buchen, klicken Sie auf "Buchen".

Mit der Buchung werden automatisch folgende Prozesse ausgelöst:

• Erstellung und Buchung einer Verkaufsreklamation
• Anlage eines neuen Serviceauftrags
• Verschiebung des Service Wareneingangs in die gebuchten Service Wareneingänge
• Automatische Hinterlegung der gebuchten Verkaufsreklamation im Call

Diese automatisierten Abläufe gewährleisten eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung des Wareneingangs.

Alternativ können Sie auf "Buchen und Drucken" klicken, um zusätzlich einen Servicewareneingangsbeleg auszudrucken.

Erwarteter Service Wareneingang#

Ein erwarteter Service Wareneingang liegt vor, wenn Kunden Reparaturartikel vorab ankündigen und anschließend an das Unternehmen zurücksenden.

Der Prozess beginnt mit der Meldung der defekten Artikel beim Innendienst, der daraufhin einen Serviceauftrag mit allen relevanten Informationen erfasst. Auf dieser Grundlage werden eine Verkaufsreklamation und daraus der Service Wareneingang erstellt.

Sobald die Ware eintrifft, prüft der Lagermitarbeiter den Service Wareneingang und bucht ihn. Dadurch wird der zugehörige Serviceauftrag automatisch aktualisiert. Diese strukturierte Vorgehensweise sorgt für eine lückenlose Dokumentation und eine effiziente Bearbeitung des Reparaturvorgangs.

Serviceauftrag anlegen#

Ein Serviceauftrag kann über die Debitorenkarte oder die Serieninformationskarte angelegt werden. Klicken Sie dazu im Menüband auf "Neuer Call – Serviceauftrag Reparatur". Dabei werden alle relevanten Debitorendaten automatisch in den Serviceauftrag übernommen. Alternativ können Sie die Serviceauftragsliste über die Anwendersuche aufrufen und über die "Neu" einen Serviceauftrag erstellen.

Automatische Prozesse#

• Bei Vergabe einer Serviceauftragsnummer wird automatisch ein neuer Call erstellt.
• Die Serviceauftragsart wird standardmäßig aus der Service Einrichtung übernommen (Feld "Service Auftragsart Reparatur") und kann bei Bedarf manuell angepasst werden.
• Bei manueller Anlage des Serviceauftrags wird die als "Standard" gekennzeichnete Serviceauftragsart verwendet.
• Der Tätigkeitsort wird automatisch aus der Service Einrichtung übernommen (Feld "Vorgabe Tätigkeitsort", in der Regel "Im Haus").

Serviceartikelzeilen hinterlegen#

Die Serviceartikelzeilen dienen der Erfassung aller vom Debitor zurückgesandten Artikel.

Im Feld "Artikelnr." wird die Artikelnummer eingegeben oder ausgewählt. Durch die Eingabe der Artikelnummer werden folgende Felder automatisch befüllt:

• Zeilennr./ Call Zeilennr.
• Serviceartikelgruppe (falls in der Artikelkarte eingerichtet)
• Tätigkeit Vorlagencode (falls in der "Serviceauftragsart" eingerichtet)
• Buchungscode: "F-DEB" (aus Serviceeinrichtung, Feld "Buchungscode Fremdeigentum")
• Service Zustand: "Ausstehend"
• Tätigkeitsort: "Im Haus" (aus Serviceeinrichtung, Feld "Vorgabe Tätigkeitsort")
• Aktueller Ort: "Vor Ort"
• Reparaturstatus: "10 AUF ERS" (Auftrag erstellt) (aus Serviceeinrichtung, Haken im Feld "Anfang")
• Grenzbetrag KV (falls in der "Service Vertrag Einrichtung" eingerichtet)
• Im Feld "Artikelverfolgungsnr." ist die Serien- oder Chargennummer des Artikels einzutragen.

Zusätzliche Eingaben#

Gemeldete Defekte können im Serviceauftrag über das Zeilenmenü "Service - Befundungscodes" dokumentiert werden. Wählen Sie dazu zunächst die Befundungsgruppe und anschließend den passenden Befundungscode aus. Bei Bedarf können Sie einen zusätzlichen Text über den HTML-Editor erfassen.

Zusätzliche Informationen für Debitor, Kreditor oder Lager können über das Zeilenmenü "Service - Service Informationen" dokumentiert werden. Wählen Sie dazu zunächst den Gruppencode und anschließend den passenden Code aus.

Die Checkboxen "Debitor" und "Kreditor" kennzeichnen, ob die Information für den Debitor bzw. Kreditor relevant ist. Die Checkbox "Lager" kennzeichnet Informationen, die für Warenausgang und Wareneingang relevant sind und automatisch in die Belege übernommen werden. Bei Bedarf können Sie einen zusätzlichen Text im HTML-Editor erfassen.

Verkaufsreklamation aus Serviceauftrag anlegen#

Für ausgewählte Positionen kann direkt aus dem Serviceauftrag bzw. der Serviceartikelzeile eine Verkaufsreklamation erstellt werden. Der erzeugte Beleg wird automatisch im bestehenden Call dokumentiert. Voraussetzung für die Erstellung einer Verkaufsreklamation ist die Durchführung der Tätigkeit "Rücknahme". Hierfür stehen zwei Methoden zur Verfügung:

1. Über die Infobox "Service Tätigkeiten"

2. Klicken Sie in der Infobox auf "Rücknahme". Die blaue Markierung der drei Punkte zeigt die erfolgreiche Auswahl an.

3. Wählen Sie "Service Tätigkeitsgruppen" und anschließend "Ausführen".

4. Die Verkaufsreklamation wird erstellt und automatisch geöffnet.

5. Über das Zeilenmenü "Tätigkeit"

6. Wählen Sie die Funktion "Tätigkeit - VK-Rücknahme"

7. Die Verkaufsreklamation wird erstellt und direkt geöffnet

Bei mehreren Zeilen öffnet sich eine Artikelauswahl. Markieren Sie dort alle Zeilen, für die die Tätigkeit ausgeführt werden soll.

Beim Erstellen der Verkaufsreklamation werden die relevanten Daten aus dem Serviceauftrag (Debitor, Artikel und Artikelverfolgung) automatisch übernommen. Der Standardservicecode "Rücknahme" legt dabei die Verkaufsauftragsart und den Rabattgrund fest.

Service Wareneingang aus VK-Rücknahme erstellen#

Nach Freigabe der Verkaufsreklamation erstellen Sie den Service Wareneingang über die Funktion "Wareneingang erstellen".

Alternative Vorgehensweise: VK-Rücknahme in Service Wareneingang überführen#

Alternativ können Sie eine freigegebene Verkaufsreklamation nachträglich in einen Service Wareneingang überführen, wenn kein direkter Service Wareneingang aus der Verkaufsreklamation erstellt werden soll:

1. Neuen Service Wareneingang anlegen und Debitor eintragen
2. Im Menüband die Funktion "Hole Herkunftsbelege (Service)" auswählen
3. Aus der Liste der freigegebenen Verkaufsreklamationen des Debitors den gewünschten Beleg auswählen
4. Mit "OK" bestätigen, um die Artikelzeilen in die Servicewareneingangszeilen zu übernehmen

Service Wareneingang bearbeiten und buchen#

Rufen Sie den Service Wareneingang über die Service Wareneingangsliste auf und bearbeiten Sie ihn wie folgt:

• Überprüfung der Debitor-, Artikel- und Artikelverfolgungsdaten
• Erfassung des mitgelieferten Zubehörs pro Servicewareneingangszeile (bei Bedarf)
• Dokumentation der Erst-Befundungen je Servicewareneingangszeile (bei Bedarf)
• Dokumentation der Service Informationen (bei Bedarf)
• Eingabe der Kundenauftragsnummer im Feld "Ext. Belegnr." (Pflichtfeld)

Nach Eingabe und Prüfung aller Daten buchen Sie den Service Wareneingang. Dabei werden folgende Prozesse ausgeführt:

• Der Service Wareneingang wird in die gebuchten Service Wareneingänge verschoben.
• Die gebuchte Verkaufsreklamation wird automatisch im Call hinterlegt.